Мини атс для офиса как выбрать: Как выбрать мини АТС в офис | Схемы

Содержание

Как выбрать мини АТС в офис | Схемы

Давайте договоримся на берегу, пока вы еще ничего не выбрали и не купили. Мини АТС может приносить деньги (и немалые), а может их проедать. Второе вам категорически не подходит. Поэтому в первую очередь обратим внимание на базовые параметры – если правильно их подобрать, телефонная станция будет точно соответствовать вашим задачам, особенностям бизнеса и даже (если подумать об этом заранее) – его перспективам. Итак,

Выбор мини АТС

При выборе офисной АТС прежде всего необходимо определиться с числом городских линий, которые будут к ней подключены, и количеством внутренних линий. Желательно, чтобы у каждого сотрудника была своя внутренняя телефонная линия. Кроме этого, важно оценить перспективы развития организации, учесть как возможное увеличение числа сотрудников, так и необходимость добавления сервисных функций. На практике это выглядит следующим образом.

Во-первых, Вы определяете количество городских линий, которое вы подключаете к офисной АТС.  Оптимально включить в АТС все имеющиеся у организации городские линии. Иногда это вызывает несогласие сотрудников (особенно руководства предприятия), имеющих в своем распоряжении прямые городские номера. Однако, опасения, что сотрудники смогут после этого звонить по городской линии «эксклюзивно принадлежавшей» ранее директору, и к нему будет невозможно дозвониться из города, напрасны. Ситуация с установкой офисной АТС при ее правильном программировании выглядит с точностью до наоборот.

В зависимости от типа предприятия, соотношение соединительных и внутренних линий может быть разным. Например. для организаций, которые активно пользуются внешней связью, это может быть 1:2 (одна СЛ приходится на 2 АЛ) и даже 1:1. Если же приоритет отдается внутренней связи (кстати. она бесплатна!), то соотношение может быть и 1:6, и 1;7, да хоть 1:20!

 

В АТС «Maxicom» существует опция запрета выхода на определенную городскую линию. Если запретить выход на эту линию всем сотрудникам кроме директора, то она будет занята не чаще обычного. Более того, она будет чаще свободна, если директор будет осуществлять исходящие звонки в город по другим внешним линиям, включенным в АТС, а свою линию будет «экономить» для входящих звонков.  О других возможностях мини АТС “Максиком” можно узнать здесь.

Второе опасение — при включении городских линий в офисную АТС возникает ситуация, когда пропадает электропитание. В этом случае пропадает и связь с городом. Однако в АТС «Maxicom» предусмотрено переключение ВСЕХ городских линий на заранее определенные внутренние номера при отсутствии электропитания. Кстати, стоит заранее позаботиться о качестве электропитания и подобрать источники бесперебойного питания и стабилизаторы. Единственным исключением, когда включение городской линии в АТС неоправданно, может быть телефонная линия, по которой осуществляется коммутируемый доступ в Интернет. Дело в том, что при подключении через любую офисную АТС снижается скорость передачи данных. Так, если на линии модем спецификации V.90 показывает скорость передачи 56 кбит/с, то при включении через офисную АТС скорость будет вряд ли больше 32 кбит/с.  Если вы задумываетесь об IP- телефонии, очень советуем:

К цифровой IP АТС МАКСИКОМ MXM500-P можно подключать как четырехпроводные, там и двухпроводные (цифровые) системные телефоны

Во-вторых, после того, как Вы решите сколько городских линий включается в АТС, следует определиться с количеством и типом внутренних абонентских линий. Необходимо не только определить какое количество абонентов будет обслуживать офисная АТС, но и кому из них требуются системный телефонный аппарат*
Помимо спикерфона, кнопок прямого набора и русифицированного дисплея системные аппараты предоставляют абоненту дополнительные возможности, присущие пультам директорской и оперативно-диспетчерской связи. Поэтому, определяя сотрудников, которым необходимы подобные аппараты, учтите специфику их деятельности. Очевидно, что секретарь или телефонистка, часто переводящие внешние звонки на сотрудников или на руководителя, нуждаются в системном телефонном аппарате. На нем проще осуществлять перевод звонка и есть возможность видеть, занят телефон сотрудника или свободен. Это, безусловно, экономит время и деньги абонента, который звонит в организацию. Нуждаются в системном телефоне и руководители, которые регулярно проводят совещания по телефону с несколькими участниками. Собрать конференцию с системного аппарата гораздо проще. Кроме этого, если совещания проводятся с одним и тем же составом участников, то в АТС «Maxicom» семейства MXM можно запрограммировать их сбор в конференцию одной программируемой кнопкой.  Вот примеры системных телефонных аппаратов:

В-третьих, необходимо определиться с максимальной емкостью АТС. Неправильная оценка этого параметра может вылиться в неоправданно высокие затраты по замене АТС, уже не удовлетворяющей потребности выросшей организации. Поэтому с учетом возможного роста штата сотрудников важно выбрать АТС, увеличение емкости которой будет осуществляться только установкой дополнительных блоков расширения. Например, мини АТС MP80 имеет набор плат расширения. Но у любого набора есть свои ограничения, и в какой-то момент может оказаться, что для новых задач не хватит даже расширенных возможностей имеющейся АТС.  Может быть, чтобы избавиться от затрат на покупку и установку дополнительных модулей и перепрограммирование АТС, имеет смысл сразу приобрести станцию «на вырост» — это зависит от динамики развития вашего бизнеса.

В-четвертых, при выборе офисной АТС важно оценить интенсивность телефонной нагрузки у предприятия. Если организация работает в такой сфере бизнеса, где велика доля внешних звонков (например, недвижимость), то важно правильно выбрать соотношение количества внешних и внутренних линий, чтобы не возникало ситуаций, когда все городские линии заняты. Обычно используется статистически обоснованное соотношение городских и внутренних линий 1:3 — 1:4, однако в зависимости от указанных условий оно может колебаться от 1:10 до 1:2. При правильной оценке интенсивности городских разговоров можно избавиться от лишних городских линий, сэкономив на ежемесячной абонентской плате оператору. Кроме этого, телефонную нагрузку необходимо учесть при выборе типа АТС. Гибридные АТС «Maxicom» имеют меньшее количество шлейфов (одновременных разговоров) по сравнению с цифровыми, но при этом стоимость порта у гибридных АТС ниже.

Выбор офисной АТС с учетом подключения дополнительных внешних устройств

В составе офисных АТС «Maxicom» могут поставляться дополнительные устройства, такие как домофон или блок громкоговорящей связи. Они существенно расширяют возможности телефонной станции, позволяя организовать контроль доступа в помещения фирмы и громкое оповещение с возможностью безадресной передачи вызовов. При выборе АТС для организации необходимо учитывать, что в различных типах АТС «Maxicom» количество одновременно подключаемых внешних устройств различно, и для их подключения может потребоваться  абонентская или соединительная линия.

Рассмотрим это на примере системы связи караула. С одной стороны, система достаточно специфичная. С другой стороны, функции и оборудование, которые в нее заложены: пульт связи, громкоговорящая связь, дуплексные переговорные устройства — эффективно используются и в офисах организаций, и на самых разных гражданских объектах.

 

 

Дополнительные рекомендации

  1. Проверьте наличие у выбранной Вами АТС сертификатов на работу по российским линиям связи, выданных Министерством связи. Желательно, чтобы организация, поставляющая Вам АТС, имела свидетельство производителя на право обслуживания и установки выбранного Вами оборудования. Техника “Максиком” имеет необходимые декларации и сертификаты.
  2. Не лишним будет наличие у продавца лицензии на право производства работ по пуско-наладке телекоммуникационного оборудования, выдаваемой региональными комитетами по строительству.
  3. Уточните, есть ли в Вашем регионе представительство производителя, имеющее собственный сервисный центр по обслуживанию выбранного Вами оборудования. Существует ли у представительства возможность оперативно предоставить временную замену оборудованию, вышедшему из строя. Если Вы также выясните, как полно сервисный центр обеспечен ЗИПом, то сможете сделать вывод о том, насколько оперативно Вам починят вышедшее из строя оборудование.
  4. Перед покупкой уточните тип имеющихся у Вас внешних линий. Это надо учитывать, в связи с тем, что не все импортные АТС могут работать со всеми видами существующих в России городских АТС. Кстати. АТС “Максиком” не зря разрабатываются специально для России — они совместимы со всеми сетями связи.

Примеры расчетов конфигураций представлены в материалах:

Мини АТС на 3 номера

Мини АТС на 4 номера

Мини АТС на 5 номеров

Мини АТС на 6 номеров

Мини АТС на 7 номеров

Мини АТС на 8 номеров

Мини АТС на 9 номеров

Мини АТС на 10 номеров

 

Другие материалы на эту тему:

Как выбрать мини АТС для офиса? Рекомендации по выбору.

Как выбрать мини АТС для офиса? На что обратить внимание? Важнейшие критерии выбора мини АТС для офиса.

Проблема коммуникации внутри отдельно взятой компании или офиса сегодня эффективно решается установкой мини АТС. Принцип действия мини АТС схож с многоканальными телефонными станциями, и отличие состоит лишь в количестве номеров. Мини АТС обеспечивает нормальное функционирование всего офиса и равномерно распределяет нагрузку между телефонными линиями, поэтому установить мини АТС – первоочередная задача, обеспечивающая экономию средств на телефонные разговоры. Выбор мини АТС – вопрос непростой, ему и будет посвящен этот материал.

Для правильно выбора мини АТС необходимо понимать исходные данные, т.е. количество стационарных линий и необходимое число внутренних номеров. По стандарту, на каждую городскую линию приходится три-четыре внутренних телефонных линии. Наименьшая емкость мини АТС – три стационарных линии и 8 абонентов внутренней сети.

Мини АТС для офиса: как выбрать?

Помимо понимания необходимой емкости вашей мини АТС, желательно предусмотреть возможность оставить свободные каналы – и внешние, и внутренние. Большой запас оставлять не обязательно, однако при его отсутствии в ближайшем будущем могут появиться сложности. Обязательно учитывайте и внутренние линии для офисной техники – модемов, факсов и пр.

Выбор производителя – еще один важный вопрос при приобретении офисной мини АТС. Сегодня самым большим спросом пользуется оборудование таких известных компаний, как LG и Panasonic. Для обеспечения возможности бесперебойной работы офисной телефонной станции желательно купить мини АТС со встроенным адаптером, так вам не придется переживать о том, что работа компании будет парализована из-за внезапного отключения электричества.

Важные критерии выбора мини АТС

Самые популярные мини АТС для офиса — LG и Panasonic

Мини АТС – сложная система, поэтому будет лучше, если при выбор ее вы обратитесь за советом к специалисту. С ним необходимо обсудить такие важные моменты, как наличие специального разъема для компьютера, протоколирующего переговоры, а также вопрос, есть ли необходимость в вашем случае использовать режим равномерного распределения нагрузки на телефонные линии. Специалист изучит исходные данные и наверняка сможет предложить вам наиболее оптимальный вариант мини АТС. Не лишним будет обратиться к специалисту по вопросу установки мини АТС – даже если в штате вашей компании есть технически грамотные сотрудники, они могут допустить ошибки при монтаже системы.

Мини АТС – это стабильность работы вашего офиса и рациональное расходование средств. Специалисты компании ООО «Ланфикс» готовы помочь вам в выборе мини АТС, соответствующей потребностям вашего бизнеса. В перечень услуг компании входит также установка мини АТС в офис и их обслуживание.

Выбор мини-АТС. Рекомендации и советы. АТС-Телеком


Выбрать нужную вещь среди изобилия ей подобных всегда непросто. А выбрать сложное техническое устройство, каким является АТС из множества представленных сегодня на рынке, и обладающих примерно одинаковыми потребительскими свойствами, непросто вдвойне. В таких условиях на первый план выходят конкретные задачи, которые должна будет решать мини-АТС в данном конкретном месте.

Прежде чем приступить к выбору, неплохо было бы определиться, а что же Вы хотите от мини-АТС. Если Вы еще не совсем представляете, что собственно она умеет, советуем почитать раздел «Функции мини-АТС».

Прежде всего, определитесь с емкостью станции, т.е. какое количество внешних линий Вам понадобится ввести в АТС и сколько рабочих мест, оснащенных телефонами Вы хотели бы получить. При этом не забудьте про факсы и модемы.

Здесь очень важно спрогнозировать дальнейшее развитие телефонной сети Вашего предприятия или офиса. Как показывает практика примерно в 70% случаев первоначальной емкости мини-АТС, определенной при покупке не хватает, и приходится ее наращивать. Это может произойти уже на этапе монтажа АТС (когда выясняется, что забыли учесть что-либо) или в дальнейшем процессе эксплуатации, когда развитие Вашей фирмы потребует организации дополнительных рабочих мест или увеличения количества внешних линий. Поэтому важно выбрать такую АТС, которая могла бы «расти» вместе с Вами, а не потребовала бы замены на другую модель уже в ближайшем будущем. Есть множество АТС, которые строятся по модульному принципу – их можно наращивать, докупая отдельные блоки.

После того, как определились с емкостью, нужно максимально точно определить задачи, которые будет решать станция. Что для этого нужно?:

  1. Желательно иметь план размещения рабочих мест или хотя бы их примерное количество.
  2. Знать количество внешних линий, а также их тип – аналоговые 2-х проводные, цифровые ISDN Е1 или IP линии

Линии могут предоставлять различные операторы и как следствие эти линии могут быть разнородными (например, от МГТС к Вам приходят обычные аналоговые 2-х проводные линии, а от коммерческого оператора – цифровые ISDN линии). Кроме того, даже аналоговые линии могут быть разнородными – одни работать в «Пульсе», другие в «Тоне» или иметь различный выход на городскую телефонную сеть – прямой или через дополнительную цифру. Как правило, выход через дополнительную цифру имеют лини, приходящие от какой-нибудь ведомственной АТС или от АТС, установленной в здании, где Вы арендуете помещения. В связи с этим желательно, чтобы Ваша АТС умела бы работать с такими разнородными линиями. АТС должна уметь распознавать тип линии и в соответствии с этим типом автоматически выполнять требуемые действия (т.е. например, добавлять в линию ту самую дополнительную цифру). Эта функция называется ARS (Automatic Route Selection).

Кроме того, что у линий может быть разный тип набора, у них могут быть разные тарифы на исходящую связь, причем тарифы могут быть достаточно гибкими, т.е. например днем дешевле звонить по одной линии, вечером по другой, а ночью по третьей. Здесь полезна функция выбора наиболее дешевого маршрута исходящей связи (LCR – Least Cost Routing).

Аналоговые 2-х проводные линии поддерживают практически все мини-АТС. С цифровыми линиями дело обстоит несколько сложнее. В этом случае Ваш выбор ограничен цифровыми мини-АТС, т. к. только они позволяют работать с цифровыми линиями. Для начала Вам следует уточнить у своего оператора, какую именно цифровую линию он готов Вам предоставить. Если это ISDN линия, то какой интерфейс – PRI или BRI, и какого стандарта. Подробнее о том, что такое ISDN читайте здесь.

После того как оператор предоставит Вам такую информацию, то круг поиска сузится еще немного, т.к. не все цифровые мини-АТС поддерживают различные типы сигнализаций и интерфейсов.


  1. После определения количества и типа входящих линий нужно продумать схему распределения входящих звонков. Вариантов такого распределения может быть множество. Условно выделим 4 возможных варианта :

    • 1:1 — Одна входящая линия звонит на один внутренний телефон. Варианты: прямые номера руководителей, номера, приходящие на секретарский телефон, номер факса.
    • 1:N — Одна входящая линия звонит на N внутренних телефонах, причем они могут звонить все одновременно (звонок примет тот, кто первый снимет трубку) или часть из них может звонить с задержкой (сначала звонит одна группа телефонов, если на звонок не ответили в течение определенного времени, то начинает звонить другая группа телефонов). Варианты: общие телефонные номера отделов, служб, подразделений.
    • Групповой вызов – звонок поступает на специальную группу телефонов. Существуют разные типы групп:
      • группа последовательного опроса, где звонок поступает сначала на один телефон, в случае если тот занят, переходит на другой, и т.д.
      • Группа общего вызова – звонят сразу все телефоны в группе
      • Группа автоматического (универсального) распределения звонков ACD/UCD. Применяется, как правило, для создания группы операторов, обрабатывающих большое количество входящих звонков. Звонки в такой группе обрабатываются таким образом, чтобы нагрузка распределялась равномерно среди всех операторов. Может использоваться совместно с выдачей звонящему приветственного сообщения или справочной информации, в том случае, если в данный момент все операторы заняты и не могут ответить на звонок. В некоторых станциях предусмотрена возможность для членов группы временно выйти из группы, и не принимать входящие вызовы.
    • Дополнительные возможности обработки входящих звонков
      • прямой доступ в систему (DISA), позволяет звонящему дозвониться до конкретного сотрудника. После ответа станции он должен ввести в тональном режиме внутренний номер этого сотрудника.
      • Автоматический секретарь (АА). Звонящему выдается голосовое меню, в котором предлагается ввести в тональном режиме короткий номер для связи с определенными отделами или сотрудниками. Например: «Наберите 1 для связи с отделом продаж, наберите 2 для связи с техническим отделом и т.д.»

  2. После того как определились с входящей связью, нужно определиться с исходящими звонками. Для оптимальной загрузки станции существует определенное соотношение количества внешних и внутренних (имеющих право на исходящую связь) линий. Обычно это соотношение составляет 1:3 или 1:4. Необходимо определить какие внутренние абоненты, по каким внешним линиям будут иметь выход на городскую сеть, кто и по каким линиям будет иметь право выхода на междугороднюю и международную сеть.
  3. Помимо своих основных функций многие АТС обладают дополнительными функциями, для использования которых требуется приобретение отдельных блоков и модулей. К таким функциям, как правило, относятся следующие :

    • DISA — функция прямого доступа в систему. Помимо возможностей соединения с конкретным сотрудником. Она предоставляет возможность, находясь вне офиса занять одну из внешних линий АТС и сделать по ней звонок (например, междугородный)
    • ACD – автоматическое распределение вызовов, с возможностью выдачи приветственного сообщения.
      DECT – система микросотовой связи, позволяющая сотрудникам иметь свободу передвижения внутри офиса по прилегающей территории и при этом всегда быть на связи. Более подробно читайте здесь.
    • DECT – система микросотовой связи, позволяющая сотрудникам иметь свободу передвижения внутри офиса по прилегающей территории и при этом всегда быть на связи. Более подробно читайте здесь.
    • Голосовая почта – позволит максимально эффективно обрабатывать входящие звонки и избегать их потерь из-за отсутствия сотрудников на рабочем месте. Она позволяет обеспечить каждого сотрудника личным голосовым почтовым ящиком, реализовать функцию автоматического оператора, создать систему иерархических голосовых меню, вести запись разговоров, обслуживать вызовы в режиме интервью. Подробнее о голосовой почте читайте здесь.
    • Гостиничные функции – позволяют повысить эффективность работы АТС, установленных в гостиницах. Это такие функции как контроль заселения/отъезда, пробуждение по телефону, информация о статусе номера и пр. Подробнее читайте здесь.
    • CTI – компьютерно-телефонная интеграция, позволяет интегрировать АТС с различным ПО, например для обеспечения более эффективной работы операторов. Подробнее читайте здесь.
    • Сетевые возможности. Немаловажной функцией является возможность объединения АТС, установленных в разных местах (например в головном офисе и филиале) в единую сеть с общим номерным полем. Подробнее читайте здесь

Может возникнуть вопрос – а какую АТС выбрать – аналоговую или цифровую? Однозначного ответа на этот вопрос нет. С точки зрения пользователя основные сервисные функции одинаковы для обоих типов АТС. Аналоговые АТС обладают одним существенным преимуществом – они дешевле аналогичных по емкости цифровых. С другой стороны цифровые АТС более современны, у них выше качество связи. Но если в цифровую АТС заведены аналоговые внешние линии, то это преимущество распространяется только на внутреннюю связь. Однако все меняется если Вам нужно подключать цифровые линии или систему микросотовой связи DECT или использовать компьютерно-телефонную интеграцию CTI. С этими задачами может справиться только цифровая АТС.

В последнее время все большую популярность приобретают IP АТС. IP АТС — это цифровые АТС, которые для передачи речи используют не телефонные сети, а компьютерные (локальные — ЛВС, или глобальные — Интернет)

Все функции и возможности цифровых АТС, IP АТС также поддерживают.

Основные преимущества IP АТС:
  • Высокая функциональность уже заложенная в базовую конфигурацию
  • Существенное снижение расходов на междугороднюю и международную связь
  • Возможность объединения нескольких офисов компании в единую сеть по IP (ЛВС, Интранет, Интернет)
    Простая организация удаленных рабочих мест — филиалы компании, работники на дому, торговые точки, склады и т.п.
  • Возможность удаленного доступа сотрудников к мини-АТС (например в командировке) с ноутбука или смартфона
  • Снижение расходов на создание инфраструктуры (вместо двух сетей — телефонной и компьютерной, можно развернуть только одну компьютерную, обладающую достаточной пропускной способностью)
  • Возможность подключения внешних IP линий, что дает ряд преимуществ –
    • эти линии остаются с Вами при любых переездах, они не привязаны к Вашему местоположению
    • можно подключить внешние линии с кодом другого города (если у вас есть клиенты или партнеры в разных городах, вы можете давать им для связи с вами номера в этих городах)
    • как правило тарифы на такие подключения и абонентская плата ниже, чем для традиционных линий
    • Возможность прямого подключения к IP операторам междугородней и международной связи для экономии на звонках

Если перечисленные выше преимущества имеют для Вас приоритет при выборе решения, то тогда Вам нужно сделать выбор в пользу IP мини-АТС.

Суммируя, можно сказать что IP АТС позволят не только снизить первоначальные затраты на покупку и установку офисной АТС, но также позволят существенно уменьшить ежемесячные платежи за телефонную связь. И кроме того IP мини АТС сможет решить такие задачи, на решение которых средствами традиционной телефонии потребовалось бы много затрат, как финансовых так и организационных.

Более подробно о преимущестах и функциях IP мини-АТС можно почитать здесь >>>

  1. Немаловажным вопросом является выбор телефонных аппаратов для работы с мини-АТС. Все производители АТС предлагают специальные системные телефоны, которые совместимы только с АТС данного производителя и обеспечивают удобный доступ ко всем сервисным функциям АТС. Все системные телефоны располагают гибко программируемыми кнопками с индикацией, на которые можно вывести либо наиболее часто вызываемые внутренние телефоны, либо запрограммировать определенные сервисные функции. Кроме того, имеются кнопки с жестко заданными функциями. Большинство моделей системных телефонов имеют спикерфоны и жидкокристаллический дисплей, на который выводится информация, передаваемая АТС. Нужно учитывать, что с обычных аналоговых телефонов недоступен такой сервис, какой обеспечивают системные телефоны. Производители АТС как правило рассчитывают на то, что на столе у пользователя мини-АТС должен стоять системный телефон, а аналоговые телефоны будут использоваться в качестве факсов, автоответчиков и модемов. Но у такого сервиса есть и обратная сторона медали – цена на системные телефоны выше, чем на аналоговые. Кроме того, кабельная проводка для системного телефона может отличаться от проводки аналогового, что также увеличивает общую стоимость системы. Поэтому при определении расположения рабочих мест необходимо заранее предусмотреть количество и местонахождение системных телефонов. Подробнее читайте здесь

Если все вышеперечисленные критерии выбора мини-АТС кажутся Вам слишком сложными, тогда доверьте этот выбор специалистам. Мы с радостью поможем Вам решить непростую проблему выбора и подберем для Вас оптимальный вариант, максимально подходящий Вам по своим функциональным возможностям, и разумеется по цене.

© Компания АТС-Телеком

Рекомендованные статьи

Часто приходится слышать вопрос от людей, интересующихся покупкой мини-АТС — «Что такое системный телефон, зачем он нужен и нельзя ли обойтись без него?». Часто также встречается заблуждение, что системный телефон нужен только для программирования АТС, ну или в крайнем случае для секретаря, чтобы она могла с него переключать звонки. По сравнению с обычными аналоговыми аппаратами, системные телефоны обладают целым рядом преимуществ, что делает их установку на рабочих местах экономически выгодной, за счет повышения производительности и эффективности работы сотрудников.
Читать дальше

У многих современных компаний имеются удаленные филиалы и подразделения. По статистике 70% всех соединений филиалов приходится на головной офис. При этом занимаются внешние линии, ограничивая поступление входящих звонков, кроме того приходится оплачивать исходящий трафик. В связи с этим возникает проблема связи головного офиса со своими филиалами, а также создания собственной сети, объединившей бы все подразделения компании в единое целое. Имеется множество способов решения данной проблемы. Рассмотрим некоторые из них:
Читать дальше

Современные АТС предоставляют функции, обеспечивающие совместную работу мобильных телефонов с мини-АТС, причем эти функции выполняются так, как будто пользователь мобильного телефона является внутренним абонентом УАТС. Это позволит достичь истинной мобильности в Вашей работе и будет особенно полезно в таких сферах деятельности как агентства недвижимости, страховые компании, юридические фирмы, службы доставки, строительный бизнес.
Читать дальше

Зачастую при открытии филиала или дополнительного офиса, у компаний возникают проблемы с подключением телефонных линий. Причины могут быть разные — нет возможности провести телефон из-за отстутствия кабеля или отстутствия в нем свободных пар, в данном конкретном месте присутствует только один оператор связи и его тарифы непомерно высоки из-за подобного монополизма и т.д.
Читать дальше

Качественное решение по монтажу мини-АТС в 19” стойку или телекоммуникационный шкаф. Коммутация станционной и абонентской проводки выполняется на патч-панелях, которые соединяются между собой патч-кордами. Дальнейшее обслуживание кабельногй сети (при переезде сотрудников или добавлении новых линий) сводится к простому «перетыканию» патч-кордов.
Читать дальше

Блог «Офис на связи»

Узнаем как выбрать мини-АТС для офиса и как ее установить?

Любой современный офис компании невозможно представить без мини-АТС. Ведь это устройство отвечает за организацию качественной внутренней связи и рациональное использование городских телефонных линий. Сегодня борьба между офисными работниками за право осуществить звонок с единственного имеющегося номера осталась далеко в прошлом. В наше время эта проблема решается путём использования внешних и внутренних линий. Количество стационарных телефонных номеров при этом увеличивать не нужно. Как выбрать мини-АТС для офиса и как её установить? Ответы на эти и другие вопросы вы найдёте в этой статье.

Что такое мини-АТС?

Офисная мини-АТС – это небольшая автоматическая телефонная станция. Она рассчитана на обслуживание малого количества городских номеров. С помощью такого устройства компания может позволить себе не выделять отдельную линию на каждый номер, который используется. Это ведёт к уменьшению расходов на оплату разговоров.

Мини-АТС концентрирует нагрузку на линии. За счёт того, что каждая из них используется более интенсивно, компания может отказаться от части стационарных номеров или обеспечить нормальное функционирование предприятия при имеющемся их дефиците.

Принцип действия мини-АТС для офиса аналогичен работе многоканальных станций, на которых работают операторы телефонной связи. Отличие заключается лишь в количестве обслуживаемых номеров. Для офисной установки это число значительно меньше. Также для мини-АТС характерна разбивка на внутренние и внешние линии.

Как выбрать мини-АТС для офиса? Подробнее об этом написано ниже.

Как выбрать офисную мини-АТС?

Для того чтобы сделать правильный выбор при покупке мини-АТС, нужно определиться с входными данными и обозначить желаемые критерии.

Под входными данными подразумевается количество имеющихся стационарных линий и желаемое число рабочих внутренних номеров. Стандартное распределение такое: каждой городской линии соответствует 3-4 внутренних. В любом случае при определении количества обслуживаемых номеров рекомендуется посоветоваться со специалистом по установке мини-АТС для офиса. Самая маленькая ёмкость такого устройства – это 3 стационарных линии и 8 внутренних абонентов.

Необходимо уточнить, останутся ли после установки офисной мини-АТС свободные внешние и внутренние каналы. Такой запас не должен быть большим, однако при его полном отсутствии в ближайшем будущем может возникнуть ряд проблем. Нельзя забывать и про внутренние линии для факсов и модемов.

Также следует определиться с производителем. Наиболее популярные фирмы, которые выпускают мини-АТС для офиса, – Panasonic и LG.

Имеется ряд важных вопросов, которые просто необходимо обсудить со специалистом по подключению мини-АТС:

  • наличие встроенного адаптера для возможности подключения аккумулятора бесперебойного питания;
  • необходимость разъёма для подключения компьютера, ведущего протоколы переговоров;
  • возможность установки режима распределения нагрузки равномерно на каждую из городских линий.

Теперь вы знаете, как выбрать мини-АТС для офиса. Настало время подробнее ознакомиться с основными функциями этого устройства.

Основные функции, которыми оснащена мини-АТС

Офисная мини-АТС обладает следующими основными функциями:

  • Переадресация вызова. Эта функция является самой популярной вне зависимости от вида деятельности предприятия. Она позволяет переадресовать входящий звонок на факс или конкретного сотрудника компании. Для этого нужно просто набрать соответствующий внутренний номер на системном телефоне и положить трубку. Внешний абонент будет слышать мелодию, пока не установится новое соединение. Если конкретного сотрудника не оказалось на месте, или его линия занята, внешний звонок будет снова возвращён на системный телефон.
  • «Перехват» вызова. Эта функция необходима в случае, когда один из сотрудников подошёл к другому рабочему столу, а в это время зазвонил его телефон. Мини-АТС для офиса позволяет этому работнику принять вызов даже во время передвижения по периметру. Для этого сотрудник должен будет набрать определённую комбинацию цифр на любом из аппаратов.
  • Приём вызова во время разговора. Если во время разговора поступит параллельный звонок, в трубке будет слышен определённый сигнал. Набрав несложный код, можно будет ответить на этот вызов.
  • Заказ соединения. При безуспешных попытках дозвониться на стационарный номер, который постоянно занят, нужно набрать специальный код. Мини-АТС уведомит о том, что необходимая линия освободилась, и соединение будет установлено автоматически.
  • «Следуй за мной». Эта функция позволяет выполнить переадресацию на любой из внутренних номеров в периметре офиса. Таким образом, сотрудник может не находиться на рабочем месте, но все его входящие звонки будут приняты им же.
  • Конференц-связь. Такая функция позволяет подключить к телефонной беседе одного или нескольких дополнительных участников. Участники конференции могут быть как внутренними абонентами, так и внешними.
  • Подключение к разговору. Благодаря этой функции руководитель в любой момент может соединиться с любым из подчинённых, даже если в этот момент ведётся телефонная беседа. Подключиться к разговору может только абонент с соответствующим уровнем приоритета. Этот процесс сопровождается звуковым сигналом. Соответствующие уровни приоритета присваиваются во время установки и настройки мини-АТС.

Дополнительные функции мини-АТС

Кроме основных функций, которыми по умолчанию обладают офисные мини-АТС, имеется ряд дополнительных, полезных в том или ином конкретном случае. Ниже описаны некоторые из них.

Если секретарь, принимающий звонки на системном телефоне, занят, входящий вызов можно поставить в очередь. Внешний абонент при этом будет слышать не гудки, а голосовое сообщение, которое вы можете создать самостоятельно. Это может быть как послание рекламного характера, так и простая просьба оставаться на линии.

Ещё один вариант немного разгрузить секретаря – предоставить право внешним абонентам самостоятельно набирать необходимый внутренний номер конкретного сотрудника компании.

Возможность использования речевых процессоров позволяет снабдить каждого внутреннего абонента автоответчиком. Кроме этого, такая голосовая почта даёт возможность обработки входящих вызовов без привлечения операторов.

Для того чтобы определить, кто из сотрудников совершал какие междугородние или международные звонки, можно каждому из работников выдать личный код, используя который человек будет иметь возможность использовать дальнюю связь. Если у сотрудника нет специального набора цифр, то и позвонить на платную линию он не сможет.

Ниже будут описаны как стандартные, так и современные виды офисных мини-АТС.

Аналоговые мини-АТС

Аналоговые мини-АТС можно использовать, когда число внутренних абонентов не более пятидесяти, а к функциональным возможностям телефонной сети не предъявляется высоких требований.

Такое оборудование трансформирует речь в импульсный или непрерывный электрический сигнал, амплитуда которого изменяется. На сегодняшний день аналоговые мини АТС способны обслужить до 46 портов.

Основное преимущество такого оборудования – более низкая стоимость в сравнении с цифровыми при одинаковых показателях ёмкости. Недостатком аналоговых мини-АТС является небольшое число сервисных функций.

Цифровые мини-АТС

Цифровые мини-АТС позволяют обслуживать более 50 портов. Такое оборудование преобразует речь в потоки двоичных импульсов, используя метод импульсно-кодовой модуляции.

Цифровые мини-АТС имеют более высокую стоимость в сравнении с аналоговыми. Но благодаря этому такое устройство обладает большим числом сервисных функций. Также эти мини-АТС гораздо легче устанавливать в офисах.

Беспроводные мини-АТС

Беспроводные мини-АТС для офиса обеспечивают мобильность сотрудников и не требуют прокладки проводов. При использовании такого устройства у работников в наличии имеются радиотелефоны, с которыми можно передвигаться по всему периметру.

В отличие от сотовой, беспроводная связь бесплатна. Ёмкость таких мини-АТС можно наращивать безо всяких проблем. Эксплуатация этой связи не требует наличия разрешительной документации.

В отличие от проводных телефонов, радиоаппараты защищены от прослушивания и тайного подключения. Качество звука при использовании беспроводных мини-АТС характеризуется как высокое.

Виртуальные мини-АТС

Виртуальная мини-АТС для офиса – это продукт современнейших технологий. Она находится на сервере интернет-оператора, не требует покупки дополнительного оборудования и работает на основе имеющейся в офисе сети.

При использовании такого оборудования затраты на связь сокращаются до минимума. При необходимости расширение ёмкости этой мини-АТС осуществляется очень быстро.

Если офис сменил месторасположение, то смена имеющихся телефонных номеров не нужна. Также отпадает необходимость вызова специалистов для установки и подключения такой мини-АТС – всё управление осуществляется через Интернет.

Мини-АТС с использованием GSM

Мини-АТС GSM для офиса предназначена для того, чтобы организовать телефонную связь в тех местах, где отсутствует возможность проведения обычной линии, но имеется сигнал оператора мобильной связи.

GSM-шлюз помогает увеличить количество внешних линий, при этом обеспечивая снижение офисных расходов на мобильную связь. Его установка возможна в любом здании, городе или стране, где будет доступна ваша сеть IP. Мини-АТС для офиса с использованием такого оборудования обеспечивает возможность осуществлять как можно больше мобильных звонков с использованием межсетевого или корпоративного тарифа в случае, когда они ниже обычной стоимости вызовов.

Установка офисной мини-АТС

Установка мини-АТС для офиса включает в себя проектирование и комплектацию. Прислушиваясь к мнению специалиста по подключению такого оборудования, нужно определить наиболее актуальные для вас опции и необходимую ёмкость телефонной станции.

Следующий этап установки – монтаж оборудования. Обычно оно располагается внутри специального шкафа. После подключаются внешние и внутренние порты, кроссируются и маркируются все кабели и проводится процесс первичного тестирования системы.

Далее следует этап программирования и настройки мини-АТС. Этот процесс сугубо индивидуален для конкретного клиента, ведь пожелания и требования у каждого различны.

Если офисы компании располагаются в нескольких зданиях, то в каждом из них следует установить свою мини-АТС, которые будут взаимодействовать друг с другом при помощи цифровой или аналоговой соединительной линии. Обычно используется один системный телефон, установленный у секретаря. Остальных сотрудников следует обеспечить обычными аппаратами. В случае возникновения необходимости снабжения всех работников системными телефонами нужно будет приобрести добавочные системные платы для мини-АТС, что повлечёт за собой дополнительные расходы.

Заключение

Мини-АТС для офиса представляет собой специальное устройство для равномерного распределения нагрузки между абонентскими телефонными линиями. Использование такого оборудования позволяет направлять входящие вызовы на любой аппарат связи, переадресовывать их, устанавливать режим ожидания. Это современное устройство позволяет эффективно организовать работу предприятия и снизить затраты на телефонную связь. В статье описано, как выбрать мини-АТС для офиса и как её следует устанавливать.

Что такое мини-АТС для офиса и как ей пользоваться

Аббревиатура АТС расшифровывается, как автоматическая телефонная станция. Это большая система устройств, которая обеспечивает соединение и обслуживание телефонной линии без участия человека. То есть она работает в автоматическом режиме.

Для чего нужна мини-АТС

Существует множество видов классических АТС, но их объединяет одно – огромные размеры. Полноценная телефонная станция представляет собой большое количество компьютеризированных машин, занимающих внушительное пространство.

Патент на первую АТС был выдан в 1889 году американскому ученому Элмону Строуджеру. Параллельно технология развивалась и в России, но массовое распространение она получила значительно позже.

Классические телефонные станции обслуживают одновременно большое количество людей, проживающих в различных городах и районах. Но в рамках офиса какой-либо компании представить полноценную АТС попросту невозможно. Поэтому для связи в рамках фирмы предлагается использовать уменьшенную копию телефонной станции.

Мини-АТС – это компьютер, в который забиваются внешние телефонные линии. От него же отходят и внутренние линии, обеспечивающие связь внутри офиса. Подобное оборудование необходимо для того, чтобы экономить время и деньги. Абоненты внутри сети могут пользоваться внешними линиями, а в итоге:

  • Владелец создает собственную телефонную связь.
  • Абоненты получают удобный сервис без лишнего оборудования.
  • Повышается имидж компании.

Сейчас представить офис фирмы без мини-АТС практически невозможна. Связь внутри компании и с клиентами крайне важна, а использование стандартной телефонии не предполагает наличие многоканальных номеров и прочих фишек, улучшающих обслуживание.

Внутри учреждения мини-АТС будет полезна, если компания занимает большое помещение. Телефонная станция упростит связь между сотрудниками, так как она позволяет присвоить каждому работнику внутренний номер. Кроме того, человек, подключивший мини-АТС, сможет пользоваться дополнительными фишками. Например:

  • Организация конференц-связи.
  • Пейджинг.
  • Подключение домофонов.
  • Создание микросотовой сети.

Но самая большая польза от мини-АТС проявляется в связи с клиентами. Абонент может позвонить в фирму, используя многоканальный номер. Таким образом, вызов направится на свободного сотрудника. Это позволит избежать долгого ожидания ответа, чтобы клиент смог быстро получить ответ на интересующий вопрос.

Кроме того, многоканальные номера в рамках мини-АТС распределяются на группы. К примеру, одни контакты предназначены для работы рекламного отдела, а другие – для приема заявок. Еще каждому сотруднику можно организовать персональный почтовый ящик. Таким образом, работа уменьшенной копии телефонной станции отнюдь не ограничивается возможностью совершать и принимать звонки.

Подведем итог, обозначив главные фишки мини-АТС:

  • Переключение входящих звонков на свободных сотрудников.
  • Простой переход на свободную линию.
  • 1 телефон включает в себя городские линии и местную связь.
  • Нет необходимости лишний раз перемещаться по офису, когда можно набрать номер нужного кабинета.
  • Создание иерархии с распределением обязанностей между сотрудниками на телефонной линии.
  • Автоматическое переключение входящих на факс или автоответчик.
  • Проведение корпоративных совещаний по телефону.
  • Создание сокращенных номеров для быстрого набора.
  • Переадресация звонков.
  • Работа громкой связи для объявлений внутри офиса.
  • Подключение домофона и других цифровых устройств к АТС.

Сложно переоценить значимость мини-АТС в организации офисной работы. Это основной элемент любой компании, которая старается усовершенствовать связь с клиентами и внутри фирмы.

Принцип работы Мини-АТС

Для того, чтобы разобраться, как работает небольшая телефонная станция, нужно закрепить ранее изложенную информацию. Итак, мини-АТС – это локальная телефонная станция, которая работает в автоматическом режиме. Она обеспечивает внутреннюю связь, но при этом является независимым каналом связи.

С точки зрения технологий мини-АТС напоминает обычную городскую телефонную станцию.

Принцип действия оборудования мини-АТС основан на работе коммутационного центра. Это своеобразная база, которая использует для подключения стандартные телефонные кабели. Все аппараты офиса соединяются в единую сеть, обеспечивая связь внутри компании. Каждый телефонный аппарат получает порядковый номер в системе. В итоге для связи внутри фирмы не нужно набирать многоканальный номер, а достаточно указать цифру конкретного аппарата (например, 24 для связи с этим кабинетом).

Разумеется, мини-АТС получает выход на городскую телефонную сеть, обеспечивающую связь с клиентами. Когда абонент набирает номер фирмы, он перенаправляется на свободного сотрудника. Таким образом, удается избежать длительного ожидания ответа.

Когда речь касается выбора небольшой телефонной станции для офиса, следует разобраться с тем, сколько аппаратов требуется подключить. Так как разные АТС имеют разное количество подсоединенных устройств.

Так как офисные телефонные станции имеют ряд необходимых функций, мини-АТС следует подключить к компьютеру, принтеру, факсу или домофону. Это позволит управлять возможностями другого оборудования прямо с телефонного аппарата.

Типы офисных и учрежденческих АТС

Так как мини-АТС является неотъемлемой частью любого офиса, нужно внимательно подойти к выбору станции. Однако на рынке представлено много моделей и, во-первых, нужно разобраться с типами подобных устройств.

Телефонные станции различаются по емкости. В офисах, как правило, используются:

  • Микро-АТС.
  • Мини-АТС.

Первый вид подходит для небольших офисов. Обычно это один отдел, занимающийся приемом заявок по конкретному направлению. В таком случае нет необходимости переплачивать за более продвинутое оборудование. Достаточно установить минимальный комплект станции, который справится с повседневными задачами.

Мини-АТС, в свою очередь, позволяют создавать сразу несколько многоканальных номеров. Таким образом, организовывается связь внутри офиса и за его пределами. Но важно учитывать, что емкость станции влияет не только на итоговую стоимость оборудования, но и длительность монтажных и установочных работ. На интеграцию мини-АТС в офисе придется потратить больше времени, в отличие от установки микро-станции.

Следующий вид классификации предполагает деление по типу абонентских линий. В этом отношении офисные станции бывают:

  • Аналоговые.
  • Цифровые.
  • Гибридные.

Аналоговый сигнал – устаревшая технология. Он представляет собой преобразование звуковых колебаний в электрические. Подобное преобразование осуществляется при помощи телефонных аппаратов. Человек говорит в трубку, после чего его голос преобразуется в электрические колебания той же частоты, передается на АТС и превращается в выходной сигнал на обратной стороне провода.

Хотя аналоговый сигнал считается устаревшим типом связи, он используется до сих пор. К его преимуществам можно отнести неплохое качество связи, базовый набор функций, простоту эксплуатации и дешевизну. Но при этом аналоговые АТС не могут похвастать внушительной емкостью.

Цифровые офисные станции работают по иному принципу. Их функционирование основано на преобразовании непрерывного сигнала в определенную последовательность единиц и нулей. Такие АТС коммутируют цифровой сигнал, а также имеют дополнительные возможности. Например, одновременное подключение большого количества устройств и продвинутая обработка данных.

Цифровая АТС, расположенная в офисе, позволяет вести гибкое перенаправление вызовов. Кроме того, присутствует сокращенный набор номера, переадресация звонков и объединение абонентов в группы. Данный тип обладает повышенной емкостью, поэтому в рамках крупных компаний именно к услугам подобного вида телефонных станций прибегают руководители.

Конечно, цифровые аналоги классических АТС стоят дороже. Поэтому часто приходится искать компромисс между двумя видами. Таковым являются гибридные станции. Они коммутируют аналоговый сигнал, однако программное обеспечение работает по схожему принципу с цифровыми моделями.

К гибридным АТС, как и в случае с «цифрой», можно подключать другие приборы. Так добавляются новые функции, которые не доступны на аналоговых станциях.

Также не стоит забывать, что АТС делятся на фиксированные и расширяемые. В первом случае к станции нельзя подключить дополнительное устройство, а во втором – можно. При выборе устройства следует учитывать собственные предпочтения по организации работы офиса.

Основные функции

 

Ранее мы поговорили о том, что собой представляют мини-АТС, для чего используются и чем отличаются их разные виды. Теперь пришло время разобраться с функционалом телефонной станции, которую можно установить в офисе. К основным функциям относятся следующие:

Отзыв нашего читателя

Для моей компании требовалась IP-телефония, которая бы отвечала ряду требований: наличие АТС, возможность использования номеров разных регионов, адекватные цены и возможность оперативно решать вопросы. Выбирал из нескольких провайдеров на рынке, в итоге остановился на Задарма, она отвечает всем нашим требованиям. Подробнее >>>

  • Одновременный разговор нескольких абонентов без использования параллельных телефонов.
  • Распределение входящих звонков. Данная функция может пригодиться в том случае, если звонки поступают на номер секретаря, а абонент просит перенаправить его на руководителя. Также фишка пригодится в работе многоканальных номеров, принимающих заявки в службу поддержки. Это позволяет избежать длительного ожидания ответа специалиста.
  • Удержание вызова позволяет клиента, «висящего» на проводе подождать выяснения обстоятельств. Вместо переговоров сотрудников фирмы он будет слышать приятную музыку.
  • Перехват звонка помогает в том случае, когда сотрудник, на чей номер поступил вызов, не может ответить. В этой ситуации звонок перехватывает другой свободный сотрудник.
  • Переадресация звонка полезна в ситуациях, когда, например, сотрудник покидает свое рабочее место. В таком случае вызов можно перенаправить на мобильный, чтобы клиенту ответил нужный специалист.
  • Конференц-связь пригодится в любой компании, руководитель которой заинтересован в проведении совещаний по телефону.
  • Режим дня и ночи – очень полезная функция, регулирующая график приема звонков в зависимости от времени суток. Например, ночью вызовы могут принимать работники поста охраны, пока другие сотрудники фирмы отдыхают дома.
  • Автосекретарь воспроизводит записанное приветствие, а также перенаправляет клиента в нужный отдел в зависимости от того, какую кнопку он нажмет.
  • Скоростной набор позволяет создать список контактов с быстрым доступом. Например, для связи с кабинетом начальника потребуется набрать на клавиатуре число 23 и так далее.
  • Тарификация звонков записывает в файл всю информацию о звонках, включая время вызова, длительность и другие параметры.
  • Громкое оповещение полезно для голосовых объявлений на весь офис.

Наличие той или иной функции необходимо уточнять на этапе выбора офисной телефонной станции. Аналоговые модели, к примеру, лишены большинства возможностей. А цифровые АТС в большинстве случаев обладают полным функционалом. А еще некоторые модели обладают поддержкой Wi-Fi и функцией записи разговоров.

Сравнение мини-АТС и виртуальной АТС

Рассматривая функциональность мини-АТС, возникает вопрос в том, чем они отличаются от виртуальных станций. Сейчас попробуем в этом разобраться.

Сразу нужно констатировать, что преимущество не на стороне физической телефонной станции. Во-первых, необходимо покупать оборудование. Итоговая стоимость зависит от емкости АТС. В случае с виртуальной станцией дополнительно ничего приобретать не нужно. Правда в офисе уже должно быть несколько компьютеров и телефонов, а за использование услуги придется вносить ежемесячный платеж.

На масштаб бизнеса тип телефонной станции практически не влияет. Однако виртуальный носитель позволяет менять собственные предпочтения по ходу дела. Можно переключиться с одного тарифа на другой, если компания начнет расти. Кроме того, в случае переезда на другое место не потребуется перевозить за собой телефонное оборудование.

Настройка виртуальной АТС занимает меньше времени, если сравнивать с физическим аналогом. Но в любом случае выбор конкретного типа телефонной станции зависит от предпочтений руководителя. В некоторых ситуациях физическая АТС является более удобной и практичной. Поэтому перед выбором следует внимательно оценить все риски.

Возможности станции

 

Данный пункт мы затрагивали при обзоре функций мини-АТС. Сейчас предлагаем закрепить вышесказанное, дав некоторые пояснения. Во-первых, телефонная станция позволяет применить оперативное управление. Это крайне важно, когда необходимо оптимизировать работу большого отдела или офиса.

Также с мини-АТС улучшается качество взаимодействия с клиентами и партнерами. Это достигается путем посылки и передачи вызова. Кроме того, принимать звонки с телефонной станцией можно даже во время параллельного разговора.

Особенного внимания заслуживает эффективность контроля АТС. Цифровые модели предусматривают ряд дополнительных функций. Например, «следуй за мной», регистрация и заказ соединения, управление домофоном и звонком. Благодаря этому, телефонная станция превращается в системообразующее устройство всей компании.

Преимущества и недостатки мини-АТС в офисе

 

Разобравшись с функциональными возможностями небольших телефонных офисах, нужно подвести некий итог. В нашем случае это будет соотношение плюсов и минусов. Они, как известно, встречаются на любых устройствах. А в ситуации с выбором мини-АТС некоторые пункты играют наиважнейшую роль.

ПреимуществаНедостатки
Организация связи внутри компанииПродвинутое оборудование довольно дорогое
Улучшение взаимодействия с клиентами и партнерамиУстановка оборудования требует наличия специальных знаний о мини-АТС
Управление дополнительными функциями
Большая вариативность при выборе телефонной станции для офиса

 

Конечно, мини-АТС – очень полезное оборудование для функционирования любого офиса. Но у данной системы, как и у любой другой, есть конкуренты. О конкретных примерах мы поговорим позже, а пока сосредоточимся на взаимодействии со станцией.

Как работать с мини-АТС

 

Рассмотрим ситуацию, когда все необходимое оборудование уже установлено в офисе. Встает вопрос о начале взаимодействия с телефонной станцией. Все начинается с загрузки необходимого ПК на компьютер. С него будет осуществляться управление аппаратами внутри фирмы. Также для работы потребуется гарнитура.

Система мини-АТС будет принимать звонки и распределять их между сотрудниками, которым необходимо лишь взять трубку. Как правило, на вызов отвечает секретарь. Он, в свою очередь, перенаправляет звонок на нужного абонента. Если офис работает по принципу колл-центра, то делать этого не стоит.

Внутри сети соединение произойдет после набора короткого номера, так как каждому устройству в цепочке назначается порядковое число. Это позволяет быстро переключаться между устройствами и  осуществлять соединение с любым сотрудником фирмы

В процессе взаимодействия с мини-АТС наверняка потребуется перевести звонок. Данная функция работает с консультацией и без нее. В первом случае звонящий абонент сначала получает инструкцию, а уже потом направляется на нужного сотрудника.

Как выбрать офисную мини-АТС

 

Для каждого человека, желающего установить в своем офисе небольшую телефонную станцию, важно разобраться с тем, как следует подбирать подобное устройство. В первую очередь, нужно определиться со штатом сотрудников. От их количества будет зависеть итоговая стоимость оборудования. Также необходимо оценить направление деятельности своей фирмы. Если офис предназначен только для приема и обработки звонков в едином центре, можно обойтись аналоговой АТС.

В случае, когда фирма планирует расти и расширять штат сотрудников, следует покупать станцию «на вырост». Это позволит минимизировать расходы на дальнейшем «апгрейде» оборудования. Но всегда есть риск, что роста не произойдет.

Далее уже идут личные предпочтения руководителя. В крупной компании, безусловно, потребуется использование цифровой станции. Она позволит воспользоваться функциями вроде переадресации звонка или создания голосового приветствия. Также с ее помощью можно управлять другими устройствами в рамках офиса.

Лидером в области офисных мини-АТС является компания Panasonic. Определенной популярностью пользуются и товары фирмы Yeastar. На текущий момент для небольшого офиса можно посоветовать следующие модели станций:

  • Panasonic KX-TEB308.
  • Panasonic KX-TEM824.
  • KX-HTS824RU.

В помещении компании средних размеров потребуется уже более продвинутое оборудование. Например:

  • Panasonic KX-TEM824.
  • Panasonic KX-NS500.
  • iPECS eMG80.

В крупном офисе идеальным вариантом будет Panasonic KX-NS500. Эта станция вмещает 228 внутренних абонентов и 190 внешних. Однако АТС является гибридной, поэтому ее стоимость не так сильно «кусается», в отличие от цифровых моделей.

Более дешевое решение – IP-телефония

Главными недостатками мини-АТС являются дороговизна и сложность установки оборудования. Также при переезде с одной локации на другую придется вновь отсоединять станцию и подключать ее в другом помещении. Избежать подобную ситуацию поможет альтернативное решение в области организации офисной связи – IP-телефония от компании Zadarma.

Фирма предлагает облачную АТС. В отличие от физической станции, телефонизация виртуальной займет всего 5 минут, а из оборудования потребуется только наличие компьютеров. Вызывать мастера и оплачивать его услуги по настройке не придется, так как запустить соединение сможет любой уверенный пользователь ПК.

Функционал IP-телефонии совершенно не уступает передовым моделям мини-АТС. Все возможности цифровых устройств перенесены в облако. При возникновении вопросов можно обратиться в службу поддержки любым удобным способом от телефонного звонка до регистрации заявки через онлайн-чат. В итоге следует выделить несколько главных преимуществ предложения от компании Zadarma:

  • Свыше 10 лет работы на рынке услуг связи.
  • Больше полутора миллиона зарегистрированных пользователей.
  • Круглосуточная служба поддержки.
  • Огромная экономия на телефонизации офиса.
  • Настройка в течение 5 минут.
  • Почти 30 тысяч виртуальных номеров по всей России.

Zadarma имеет собственное приложение, которое работает на устройствах Windows, Android и iOS. Загрузка ПО доступна совершенно бесплатно на официальном сайте.

Чтобы подключить IP-телефонию Задарма в своем офисе, нужно перейти на сайт Zadarma и оставить заявку. При необходимости можно воспользоваться бесплатным промо-периодом работы виртуальной АТС, чтобы оценить ее возможности.

Как выбрать АТС для офиса?

Как правильно купить мини АТС для офиса?


Такой бизнес инструмент, как правильно подобранная телефония не только бережет Ваш бюджет, но помогает увеличивать доход. Цифровые железные АТС занимают совсем не много места, отсюда и приставка: «мини».  Функционал такой АТС напрямую зависит от потребностей бизнеса, например, что бы сделать функцию голосовая почта или научить станцию работать SMS, необходимо будет докупить специальную плату! Перед выбором мини АТС определитесь с теми функциями и опциями телефонии, которые необходимы для Вашего бизнеса. Важно обратить внимание на следующие параметры: количество портов, сервисные функции, принцип коммутации. Зачастую разобраться в обилии технических нюансов, может помочь только специалист.

АТС для малого и крупного офиса.


При правильном подходе к выбору АТС необходимо понимать, что будет, когда компания покажет рост и будет ли выбранная Вами АТС соответствовать  потребностям бизнеса. Сэкономить бюджет можно купив мини АТС ограниченную в линиях.  Но этот вариант не подойдет для компаний, планирующих уверенный рост на рынке. Стоит отметить, что для большинства АТС существуют специальные дорогостоящие платы, которые позволят расширить железную АТС. При подключении виртуальной АТС проблема масштабируемости моментально исчезает, так в современной облачной телефонии заложены все функции для реализации увеличения количества профилей сотрудников.

Какая АТС лучше: виртуальная от Skytel  или железная?


Преимущество виртуальной АТС заключается в том, что настройку системы Вы можете сделать самостоятельно в личном кабинете, и это займет всего несколько минут!  Отличительной особенностью облачной телефонии,  является гарантия стабильной работы. Через виртуальную АТС можно звонить не только с помощью IP телефона, но и с помощью гарнитуры (компьютера), мобильных телефонов. Компания Skytel предлагает полную интеграцию виртуальной АТС и CRM системы, для того что бы Вы с легкостью могли проводить звонки с помощью CRM и смотреть статистику в интерфейсе  CRM системы. Подробнее ознакомиться с тарифами и акциями Skytel вы можете на нашем сайте.

Как выбрать мини АТС для офиса

Общие описание мини АТС и ее предназначение

Автоматическая телефонная станция или АТС — это важнейшее оборудование в любом офисе. Ни одна организация не сможет без него обойтись, ведь это устройство отлично экономит ресурсы. АТС обеспечивает офисы связью, но при этом совершенно не ограничивается возможность звонить за пределы компании. Для фирм, которые делятся на несколько отделов — это просто незаменимый вариант. Если количество сотрудников в компании не более 500 человек, то достаточно будет установить мини-АТС. Такой вариант удобнее и экономнее, он состоит из 100-200 номеров, но при необходимости количество внутренних номеров можно всегда увеличить.

Виды мини АТС

АТС делятся на несколько видов:

  •  аналоговые;
  •  цифровые;
  •  гибридные.

Также они различаются по способу набора номера. Привычным для всех способом является импульсный набор. Этим способом пользуются все владельцы домашних телефонов. В сравнении с тональным, скорость работы такого телефона ниже примерно в 10 раз.

Более старой версией офисной телефонной связи является аналоговая мини АТС. Но несмотря на это ее продолжают использовать в современных офисах. Вместе с общим мировым прогрессом, аналоговая АТС развивается и становится все лучше, качественнее и проще в пользовании.

Она характеризуется тем, что количество встроенных номеров сравнительно с другими — ограничено, но качество и уровень работы никак не хуже чем у цифровых и гибридных устройств.

Такие устройства отличаются своей надежностью и стабильностью в работе, для небольших организаций — это лучший вариант.

Если говорить о цифровом подвиде АТС, то она, конечно же, более современная и технически удобная. Ее работа не зависит от проводного подключения, а вместо этого используется компьютерная сеть. Как правило, цифровые телефонные станции есть смысл приобретать большим компаниям, где работает много людей и функционирует большое количество подразделений.

Самый большой плюс цифровых АТС это возможность работать с большим объемом номеров. Система наполнена большим набором функций. В подключении такой вид значительно проще, чем аналоговый. Не требуется никаких проводов и коммуникаций, а если штат сотрудников будет расти, то добавлять номера можно без дополнительных модулей.

Гибридная станция — многофункциональна, она может быть и цифровой, и аналоговой. Гибридная сеть характеризуется наличием портов, в которые подключаются аналоговые телефоны или обыкновенный телефонные аппараты. К ним также можно подключать аналоговые аппараты и различные цифровые устройства.

Функции и возможности мини АТС

Есть ряд стандартных функций, которые выполняет мини АТС, а именно:

  •  Распределение входящих звонков.
  •  Обеспечение внутренней связи.

Но современные устройства характеризуются наличием перечня дополнительных компонентов, которые делают рабочий процесс более эффективным, например:

  •  Отслеживание и сохранение входящих и исходящих звонков.
  •  Возможность организовать работу операторов.
  •  Подключения любого другого родственного оборудования к АТС.

Где купить мини АТС для офиса

Изучив все особенности работы и разновидности мини АТС возникает следующий вопрос: где выгоднее купить такое оборудование? Большие магазины техники представляют хороших выбор такого оборудования.

 Также можно просмотреть предложения интернет-магазинов, сравнить цены и предложения. Еще рекомендуется обратиться в небольшие магазины, которые занимаются продажей только телефонов и АТС. Удобнее всего осуществлять покупку не выходя из дома, с помощью интернет-магазинов, а за детальной консультацией можно обратиться к оператору, который проинформирует о всех деталях покупки.

Как выбрать АТС для офиса и как ее установить?

Ни один современный офис компании невозможно представить без мини-АТС. Ведь это устройство отвечает за организацию качественной внутренней связи и рациональное использование городских телефонных линий. Сегодня борьба между офисными работниками за право звонить с единого доступного номера осталась далеко в прошлом. В наше время эта проблема решается с помощью внешних и внутренних линий.Количество фиксированных телефонных номеров увеличивать не нужно. Как выбрать АТС для офиса и как ее установить? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в этой статье.

Что такое АТС?

Офисная мини-АТС — это небольшая АТС. Он предназначен для обслуживания небольшого количества городских номеров. С помощью этого устройства компания может позволить себе не выделять отдельную строку для каждого используемого номера. Это приводит к снижению стоимости оплаты звонков.

Mini-ATS концентрирует нагрузку на линии. В связи с тем, что каждый из них используется более интенсивно, компания может отказаться от части стационарных номеров или обеспечить нормальную работу предприятия при имеющемся дефиците.

Принцип работы мини-АТС для офиса аналогичен работе многоканальных станций, на которых работают телефонные операторы. Единственное отличие — количество обслуживаемых номеров. Для офисной установки это количество намного меньше.Также для мини-АТС характерна разбивка на внутренние и внешние линии.

Как выбрать АТС для офиса? Подробнее об этом написано ниже.

Как выбрать офисную АТС?

Для того, чтобы сделать правильный выбор при покупке мини-АТС, необходимо определиться с входными данными и указать желаемые критерии.

Входные данные означают количество доступных фиксированных линий и желаемое количество рабочих внутренних номеров.Стандартное распределение выглядит следующим образом: каждой городской линии соответствует 3-4 внутренние линии. В любом случае при определении количества обслуживаемых помещений рекомендуется проконсультироваться со специалистом по установке АТС для офиса. Наименьшая емкость такого устройства — 3 фиксированных линии и 8 внутренних абонентов.

Необходимо уточнить, остались ли свободные внешние и внутренние каналы после установки офисной мини-АТС. Такой запас не должен быть большим, но при его полном отсутствии в ближайшее время может возникнуть ряд проблем.Не стоит забывать и о внутренних линиях для факсов и модемов.

И нужно определиться с производителем. Самыми популярными компаниями, производящими мини-АТС для офиса, являются Panasonic и LG.

Есть ряд важных вопросов, которые просто необходимо обсудить со специалистом по подключению мини-АТС:

  • Наличие встроенного адаптера для возможности подключения источника бесперебойного питания;
  • Необходимость в разъеме для подключения компьютера, который согласовывает протоколы;
  • Возможность установки режима распределения нагрузки равномерно по каждой из городских линий.

Теперь вы знаете, как выбрать АТС для офиса. Пришло время узнать больше об основных функциях этого устройства.

Основные функции, которыми оснащена АТС

Офисная мини-АТС имеет следующие основные функции:

  • Переадресация звонков. Эта функция наиболее популярна вне зависимости от вида деятельности. Позволяет переадресовать входящий звонок на факс или конкретному сотруднику компании. Для этого просто наберите соответствующий добавочный номер на системном телефоне и положите трубку.Внешний абонент будет слышать мелодию до тех пор, пока не будет установлено новое соединение. Если конкретного сотрудника нет на месте или его линия занята, внешний вызов снова будет возвращен на системный телефон.
  • «Перехват» звонка. Эта функция необходима в случае, если один из сотрудников подошел к другому рабочему столу, и в это время зазвонил его телефон. АТС для офиса позволяет этому сотруднику принимать вызов даже во время поездок по периметру. Для этого сотруднику необходимо будет набрать определенную комбинацию цифр на любом из устройств.
  • Прием звонка во время разговора. Если вы сделаете параллельный вызов во время разговора, в трубке будет слышен определенный сигнал. Набрав простой код, вы можете ответить на этот звонок.
  • Порядок подключения. При безуспешных попытках дозвониться на стационарный номер, который постоянно занят, необходимо набрать специальный код. УАТС уведомит вас о том, что необходимая линия была освобождена, и соединение будет установлено автоматически.
  • «Следуй за мной». Эта функция позволяет перенаправить на любой из внутренних номеров в периметре офиса. Таким образом, сотрудника может не быть на рабочем месте, но все его входящие звонки будут приниматься им.
  • Конференц-связь. Эта функция позволяет подключить к телефонному разговору одного или нескольких дополнительных участников. Участниками конференции могут быть как внутренние абоненты, так и внешние.
  • Подключение к разговору. Благодаря этой функции менеджер в любой момент может связаться с любым из подчиненных, даже если в этот момент ведется телефонный разговор.К разговору может подключиться только абонент с соответствующим уровнем приоритета. Этот процесс сопровождается звуковым сигналом. Соответствующие уровни приоритета назначаются во время установки и настройки УАТС.

Дополнительные возможности АТС

Помимо основных функций, которые офисные мини-АТС по умолчанию имеют, существует ряд дополнительных, которые пригодятся в том или ином конкретном случае. Некоторые из них описаны ниже.

Если секретарь, принимающий вызовы на системном телефоне, занят, входящий вызов может быть поставлен в очередь.Внешний абонент услышит не звуковой сигнал, а голосовое сообщение, которое вы можете создать самостоятельно. Это может быть как рекламное сообщение, так и простая просьба остаться на связи.

Другой вариант — немного разгрузить секретаря — дать право внешним абонентам самостоятельно набирать необходимый внутренний номер конкретного сотрудника компании.

Возможность использования речевых процессоров позволяет каждому внутреннему абоненту получить автоответчик.Кроме того, такая голосовая почта позволяет обрабатывать входящие звонки без привлечения операторов.

Чтобы определить, кто из сотрудников совершал какие-либо междугородные или международные звонки, каждый сотрудник может выдать персональный код, с помощью которого человек сможет использовать междугороднюю связь. Если у сотрудника нет специального набора цифр, то он не может позвонить на платную линию.

Ниже будут описаны как стандартные, так и современные типы офисных мини-АТС.

Аналоговые мини-АТС

Аналоговые мини-АТС можно использовать, когда количество внутренних абонентов не превышает пятидесяти, а к функциональным возможностям телефонной сети не предъявляются высокие требования.

Такое оборудование преобразует речь в импульсный или непрерывный электрический сигнал с разной амплитудой. На сегодняшний день аналоговые мини-АТС способны обслуживать до 46 портов.

Основное преимущество такого оборудования — меньшая стоимость по сравнению с цифровыми при тех же показателях емкости.Недостаток аналоговых мини-АТС — небольшое количество сервисных функций.

Цифровая мини-АТС

Цифровая АТС может обслуживать более 50 портов. Такое оборудование преобразует речь в потоки двоичных импульсов с использованием метода кодово-импульсной модуляции.

Цифровые мини-АТС имеют более высокую стоимость по сравнению с аналоговыми. Но благодаря этому такое устройство имеет большое количество сервисных функций. Также эти мини-АТС намного проще установить в офисах.

Wireless mini-ATS

Беспроводные АТС для офиса обеспечивают мобильность сотрудников и не требуют прокладки проводов.При использовании такого устройства у рабочих есть в наличии радиотелефоны, с помощью которых можно перемещаться по периметру.

В отличие от сотовой связи, беспроводная связь бесплатна. Емкость таких мини-АТС можно без проблем увеличить. Для работы данного подключения не требуется наличие разрешительной документации.

В отличие от проводных телефонов, радиостанции защищены от прослушивания и тайного подключения. Качество звука при использовании беспроводной мини-АТС оценивается как высокое.

Виртуальная мини-АТС

Виртуальная мини-АТС для офиса — продукт самых современных технологий.Он находится на сервере интернет-оператора, не требует приобретения дополнительного оборудования и работает на базе имеющейся в офисе сети.

При использовании такого оборудования затраты на связь сводятся к минимуму. При необходимости расширение емкости этой мини-АТС происходит очень быстро.

Если офис сменил место нахождения, то смена существующих телефонных номеров не требуется. Также нет необходимости вызывать специалистов для установки и подключения такой мини-АТС — все управление осуществляется через Интернет.

Мини-АТС с использованием GSM

Мини-АТС GSM для офиса предназначена для организации телефонной связи в тех местах, где нет возможности проведения обычной линии, но есть сигнал от оператора мобильной связи.

GSM-шлюз

позволяет увеличить количество внешних линий, обеспечивая при этом снижение офисных расходов на мобильную связь. Его установка возможна в любом здании, городе или стране, где будет доступна ваша IP-сеть.АТС для офиса с использованием такого оборудования дает возможность осуществлять как можно больше мобильных звонков по межсетевому или корпоративному тарифу в том случае, если они ниже обычной стоимости звонков.

Установка офисной мини-АТС

Установка АТС для офиса включает проектирование и настройку. Прислушиваясь к мнению специалиста по подключению такого оборудования, необходимо определить наиболее актуальные для вас варианты и требуемую емкость телефонной станции.

Следующий этап монтажа — установка оборудования. Обычно он находится внутри специального шкафа. После подключения внешнего и внутреннего портов все кабели перекрещиваются и маркируются, и выполняется процесс первичного тестирования системы.

Далее идет этап программирования и настройки мини-АТС. Этот процесс сугубо индивидуален для конкретного клиента, ведь пожелания и требования у каждого разные.

Если офисы компании расположены в нескольких зданиях, в каждом из них должна быть установлена ​​собственная АТС, которые будут связываться друг с другом по цифровой или аналоговой магистрали.Обычно используется один системный телефон, устанавливаемый секретарем. Остающийся персонал должен быть снабжен обычным оборудованием. Если возникнет необходимость в обеспечении всех сотрудников системными телефонами, потребуется приобрести дополнительные системные платы для мини-АТС, что повлечет за собой дополнительные расходы.

Вывод

Мини-АТС для офиса — это специальное устройство для равномерного распределения нагрузки между абонентскими телефонными линиями. Использование такого оборудования позволяет направлять входящие звонки на любое устройство связи, переадресовывать их, устанавливать режим ожидания.Это современное устройство позволяет эффективно организовать работу предприятия и удешевить телефонную связь. В статье рассказывается, как выбрать АТС для офиса и как ее установить.

Руководство по системе телефонного коммутатора

| Tech.co

Дополнительные функции телефонного коммутатора

Интерактивный голосовой ответ
Этот тип системы, часто известный как IVR, чаще всего используется для входящих вызовов. Например, в среде обслуживания клиентов вызывающий абонент может услышать несколько автоматических вариантов — «нажмите 1 для… или нажмите 2 для…», а затем направление вызова достигается за счет распознавания речи или ввода параметров на клавиатуре.Варианты, выбранные заказчиком, свяжут их с нужным отделом.

IVR лучше всего подходит для предприятий, которым не требуется выделенный оператор-человек, который физически проверяет и направляет вызовы в нужное место.

Хотя использование IVR только для входящих звонков является наиболее распространенным, существует три основных типа коммутаторов IVR:

Входящие — Предоставьте компаниям возможность управлять вызывающими абонентами, которые находятся на линии, перенаправлять вызовы, обеспечивать безопасность бизнеса и т. Д. записывать звонки и предоставлять информацию
Исходящие — Рассылка приглашений и напоминаний о запланированных встречах, выпуск обновлений о доставке и наличии и управление опросами клиентов
Входящие и исходящие — Комбинация двух опций выше

Автоматический распределитель вызовов

Система телефонной коммутации ACD немного более продвинута, чем IVR.Эта технология также используется для обработки входящих звонков, но обычно применяется более крупными компаниями, которые отвечают за обработку тысяч звонков каждый день.

Система ACD автоматически направляет вызовы наиболее подходящему сотруднику с применением предопределенных бизнес-правил, а также интеграции с системой управления клиентами (CRM) для идентификации вызывающего абонента.

Номеронабиратель

Телефонный коммутатор используется предприятиями, которые совершают много исходящих телефонных звонков.Этот тип системы, обычно используемый в телефонных продажах, обрабатывает соответствующий список, который был загружен в систему. Используя список номеров, система затем определит, когда оператор свободен, а затем автоматически наберет номера, используя функции интеллектуального набора.

Эти три основных применения системы телефонных коммутаторов (фильтрации вызовов) находятся далеко от коммутаторов в ранних телефонных сетях. В следующем разделе мы рассмотрим историю телефонных коммутаторов и то, как они превратились в современные системы, на которые мы полагаемся сегодня.

Прочтите наше параллельное сравнение Ooma и MagicJack.

Все, что вам нужно знать

Все, что нужно знать вашему малому бизнесу о многоканальных телефонных системах в 2020 году

Это первая глава The Ultimate Guide to Small Business Phone Systems. Это руководство поможет вам определить, какая телефонная система лучше всего подходит для вашей компании. Три другие главы в этом руководстве — это телефонные системы VoIP, телефонные системы PBX и облачные телефонные системы.

Читайте наши редакционные обзоры лучших многоканальных телефонных систем 2020 года.


Лучшие двухполосные телефонные системы в 2020 году

Лучшие 4-х линейные телефонные системы в 2020 году


Что такое многоканальные телефонные системы?

Многоканальные телефонные системы улучшают связь в офисе и повышают производительность, упрощая общение с коллегами и клиентами. Стандартные телефонные системы предназначены для передачи пакетов аудиоданных между двумя сторонами — по одному на каждом конце линии.Многоканальные телефонные системы, в том числе телефонные системы с двумя линиями и с четырьмя телефонными линиями, предназначены для того, чтобы несколько человек могли разговаривать по телефону одновременно.

Эти несколько линий могут быть внешними или внутренними. Внешние линии позволяют вам общаться с вашими клиентами, а внутренние линии позволяют вам общаться с вашими сотрудниками и коллегами. Эти линии становятся «системой», потому что им нужно соединиться, чтобы разговаривать друг с другом.



Требуется ли вашей компании многоканальная телефонная система?

Рассмотрите возможность приобретения многоканальной телефонной системы для вашего бизнеса в следующих случаях:

  • Вы индивидуальный предприниматель, который работает из дома, и вам нужны отдельные номера телефонов для служебного и личного использования.Эти две линии станут телефонной системой SOHO (Small Office / Home Office).
  • У вас есть два или более человека, которым нужен постоянный доступ к телефону. Звонки клиентов являются квалифицированными потенциальными клиентами и длятся в среднем 4 минуты 7 секунд. Например, вам может потребоваться мульти-телефонная линия в следующих случаях:
    • У вас есть как минимум два представителя службы поддержки клиентов, и каждому нужен выделенный номер телефона.
    • Вы и ваш администратор должны пользоваться телефоном одновременно.
    • В ваш ресторан очень много звонков во время ужина.
  • Вы изучили более крупные системы, такие как PBX, и пришли к выводу, что их стоимость слишком высока для вашего предприятия.

Частная телефонная АТС — это тип многолинейной телефонной системы, которая централизует компоненты телефонной системы для многих пользователей. Это уменьшенная версия ключевой системы для предприятий с 10-50 пользователями. В ключевой системе используется центральное устройство управления, называемое ключевым системным блоком (KSU), для обеспечения большего количества функций, чем в традиционных линиях.

С УАТС телефоны не имеют соединения 1: 1 с физическими телефонными линиями. Вместо этого несколько телефонных линий подключаются к системе PBX, обычно размещаемой в помещениях компании. Оттуда система PBX подключается ко многим телефонным трубкам, и системы обрабатывают задачу переключения телефонных линий и маршрутизации вызовов внутри организации и автоматически распределяют вызовы по линиям. IP PBX, иногда называемая VOIP PBX, представляет собой другую версию PBX, которая использует Интернет, а не стандартные телефонные линии, для отправки голосовых сигналов.


Что вы узнаете о многоканальных телефонных системах из этой главы?

В этой главе приведены рекомендации о том, сколько линий необходимо вашему малому бизнесу, о функциях, которые следует учитывать при выборе телефонной системы, а также о ведущих брендах и моделях телефонов, которые следует учитывать. В конце главы также есть раздел с часто задаваемыми вопросами.

Телефоны для бизнеса с 2 линиями и телефонные системы с 4 линиями

Используйте эту простую формулу, чтобы рассчитать, сколько линий требуется вашей телефонной системе для малого бизнеса:

1 линия на каждого сотрудника, которому необходим постоянный доступ к частной линии
+
1 линия на группу сотрудников, которые могут использовать общий телефон для нечастых вызовов, которые не происходят одновременно
+
1 линия на каждую нечеловеческую функцию ( например, номер факса, бесплатный номер телефона и т. д.)

=

Всего необходимых линий

Вот несколько примеров, которые помогут вам определить, сколько линий нужно вашему малому бизнесу:

Телефонная система с 2 линиями

Пример: Solopreneur, который работает из дома. У него нет сотрудников, но требуется отдельная линия для использования в бизнесе.

1 линия для дома

1 линия для бизнеса

= 2 строки

Телефонная система с 4 линиями

Пример: страховая брокерская компания с двумя сотрудниками, занятыми полный рабочий день, и пятью специалистами по вводу данных, занятыми неполный рабочий день.

2 линии для брокеров

1 линия для группы ввода данных

1 линия для бесплатного номера

= 4 строки

Телефонная система 5+

Пример: Риэлторское бюро с одним владельцем и тремя сотрудниками.

1 линия собственнику

3 линии для риэлторов

1 линия для факса

= 5 строк


21 Особенности многолинейной телефонной системы

Рассмотрите этот список функций при покупке бизнес-телефонной системы.Основные функции в этом списке обычно входят в состав многоканальной телефонной системы. Расширенные функции обычно не входят в базовую стоимость, но они могут быть полезны для вашей компании.

Основные характеристики:
  1. Идентификатор вызывающего абонента — Идентификатор вызывающего абонента показывает вам номер вызывающего абонента, а идентификатор вызывающего абонента с именем позволяет вам видеть как имя, так и номер вызывающего абонента на дисплее вашего телефона.
  2. Громкоговоритель — Вы можете использовать свою офисную телефонную систему в режиме громкой связи с функцией громкой связи, доступной на большинстве стандартных офисных телефонов.
  3. Отключение звука и регулировка громкости — Большинство телефонов включают функции отключения звука и громкости, которые позволяют пользователю регулировать громкость громкой связи, звука в наушниках и звонка, а также отключать микрофон.
  4. Интеграция факсимильного аппарата — Интеграция факсимильного аппарата дает вам возможность использовать существующие факсимильные аппараты и соединять их с вашей многоканальной телефонной системой.
  5. Голосовая почта — Голосовая почта позволяет вашим клиентам оставлять сообщения, если вы пропустили их звонок.
  6. Индикатор ожидающего сообщения — с функцией индикатора ожидающего сообщения настольный телефон будет мигать красным светодиодом, чтобы напоминать вам о любых голосовых сообщениях.
  7. Функция удержания — Большинство стандартных телефонов имеют возможность удерживать вызывающих абонентов. Когда внешний вызов помещается на удержание, вашему клиенту предоставляется музыка для удержания, которую можно настроить на некоторых телефонах.
  8. Личный справочник — Личный справочник — это личная телефонная книга в каждом настольном телефоне вашей компании.Звонки можно совершать из телефонного справочника. Размер этой телефонной книги зависит от приобретенного вами телефона.
  9. Каталог быстрого набора — Быстрый набор упрощает вызов критически важных номеров для вашего бизнеса, сохраняя номера для удобного доступа и набора. Размер каталога быстрого набора зависит от моделей телефонов вашей компании.
  10. Режим гарнитуры — Многие трубки настольных телефонов оснащены разъемом для подключения гарнитуры к телефону для связи в режиме громкой связи.Это позволяет вам легко делать заметки или получать информацию о клиентах, пока вы разговариваете с ними по телефону.
  11. Внутренний и внешний перевод вызовов — Эта функция позволяет внутреннему абоненту переводить вызов на внутренний внутренний или внешний номер.
  12. All Page / Intercom — Пейджинг позволяет вам разговаривать со всеми телефонами одновременно через громкую связь. Эта функция внутренней связи может использоваться, чтобы делать объявления или информировать ваших сотрудников об ожидающем звонке.
  13. Ожидание вызова — Получите уведомление о входящем вызове, когда вы уже на линии. Эта функция позволяет использовать телефонную трубку для удержания одного вызова и ответа на второй вызов. Ваша компания не пропустит ни одного звонка, а ваши клиенты будут чувствовать себя ценными, разговаривая с реальным человеком.
  14. Не беспокоить — В режиме «Не беспокоить» любой, кто пытается позвонить вам, будет отправлен прямо на вашу голосовую почту. Эта функция удобна, когда вы находитесь на встрече или проводите собеседование и не можете ответить на звонок.
Расширенные функции:
  1. Auto Attendant — Auto Attendant приветствует вызывающих абонентов и направляет их к нужному человеку или нужной информации, 24/7. Благодаря этой функции ваша компания будет звучать масштабнее и профессиональнее.
  2. Беспроводные адаптеры — Избавьтесь от необходимости прокладывать провода к каждому телефону в вашем офисе с помощью беспроводных адаптеров.
  3. Конференц-связь — Конференц-связь дает вам возможность общаться с клиентами и сотрудниками, даже если они не в офисе.
  4. Включенная установка — Многие телефоны не включают установку. Стоит знать, входит ли установка в комплект или вам нужно будет установить многоканальную телефонную систему и телефоны самостоятельно.
  5. Служба поддержки клиентов — Убедитесь, что есть отдел обслуживания клиентов, с которым вы можете связаться, и что есть готовые представители, которые помогут быстро решить любые проблемы по телефону.
  6. Гарантия — Гарантии на оборудование не всегда включены.Решите, нужна ли вашей компании гарантия на вашу телефонную систему.
  7. Текстовые сообщения — Сервисы текстовых сообщений позволяют использовать существующий стационарный номер для отправки текстовых сообщений клиентам на их мобильных устройствах. Вы можете использовать эту функцию, чтобы планировать и подтверждать встречи или предлагать только текстовые предложения и купоны.


Обзоры многоканального телефона

Top 3: 2 Line Phone System Обзоры

Panasonic KXTG9582B 2-х проводная / беспроводная расширяемая телефонная система Link2Cell с двумя беспроводными трубками

Эти телефоны популярны из-за их возможностей Bluetooth, которые делают работу из дома, разговоры во время вождения и конференц-связь намного более удобной.

Преимущества: Общие проблемы:
  • Возможность подключиться к домашнему или офисному компьютеру и принимать звонки из Outlook.
  • Возможность расширения до двенадцати трубок, которым можно присвоить имена, чтобы облегчить общение.
  • В телефонных трубках есть домофоны, устройства громкой связи и функции отключения звука.
  • На трубке нет кнопки удержания, что создает возможность неловкого молчания и мертвого времени.
  • Статические шумы и плохой прием иногда влияют на качество связи.
  • Зарядные подставки не имеют съемных шнуров питания, что иногда делает зарядку неудобной.
Uniden DECT4096 Беспроводной телефон DECT 6.0 с двумя линиями, цифровым автоответчиком и идентификатором вызывающего абонента

Эти телефоны эффективны при повторных звонках, потому что у них есть телефонная книга на пятьдесят человек и идентификатор вызывающего абонента, чтобы отслеживать, кто и когда звонил. Небольшие отделения банка или риэлторы найдут ценность в этом продукте.

Преимущества: Общие проблемы:
  • Возможность расширения до десяти трубок на одной базе.
  • Возможность внутренней связи и передачи вызовов между трубками.
  • Будильник и напоминания по расписанию с режимом «Не беспокоить».
  • Трубки подвержены помехам, часто излучающие нечеткие статические помехи, затрудняющие прослушивание частей разговора.
  • Трубки борются за прием вдали от базовой станции.
  • Сложно получить техническую поддержку от Uniden.
VTech DS6151 Беспроводная телефонная система с 2 линиями для дома или малого бизнеса с цифровой автоответчиком и почтовым ящиком на каждой линии

Эти телефоны эффективны для компаний с несколькими рабочими местами, таких как салон, офис продаж или магазин с несколькими отделами. Каждая линия имеет отдельный номер и собственный почтовый ящик, что позволяет вашему бизнесу работать без проблем.

Преимущества: Общие проблемы:
  • Вызовы оцифрованы и зашифрованы, что защищает их от подслушивания.
  • Возможность расширения до 12 трубок с помощью только одного телефонного разъема.
  • Возможность звонить из любого места, чтобы проверить голосовую почту.
  • Исключительное качество звука.
  • Гарнитура не определяет, когда используются другие линии, необходимо использовать базовую станцию.
  • Программные кнопки не нажимаются при нажатии, что приводит к путанице при подтверждении кнопки.

Обзоры верхней 3: 4-линейной телефонной системы

VTech CM18445 Основная консоль — 4-канальный расширяемый офисный телефон для малого бизнеса DECT 6.0 с автоответчиком

Эти телефоны эффективны для компаний, которые в дневное время работают в пиковое время и которым часто приходится удерживать людей, например, в ресторанах или магазинах пиццы.

Преимущества: Общие проблемы:
  • Тридцать двух номеров быстрого набора и 100 имен и номеров телефонной книги.
  • Совместимость с одной-четырьмя телефонными линиями.
  • Простота установки и настройки.
  • Аппаратные средства неисправны.
  • Когда вы поднимаете трубку и выбираете другую линию, первая линия автоматически переводится в режим ожидания.
  • Проблемы с приемом и качеством связи.
Расширяемая проводная телефонная система AT&T 1070 на 4 линии с идентификатором вызывающего абонента / функцией ожидания вызова и громкой связью, 1 трубка

Эти телефоны подходят для небольших компаний, которым требуется сотрудничество. Трехсторонняя конференц-связь и система внутренней связи позволяют нескольким участникам общаться быстро и эффективно. Малые предприятия, которым требуется, чтобы клиенты общались с несколькими отделами во взаимодействии, выигрывают от этого продукта.

Преимущества: Общие проблемы:
  • Тридцать двух номеров быстрого набора и шестнадцать домофонов.
  • Трехсторонняя конференц-связь и громкая связь.
  • Обслуживает до шестнадцати рабочих мест.
  • Резервная батарея 9 В на всех четырех линиях.
  • Изделие не работает на цифровой линии.
  • Абонентам

  • DSL может потребоваться использование фильтра или разветвителя DSL.
  • Настройка экрана и навигация не интуитивно понятны.
  • Качество звонка варьируется.
RCA ViSys 25424RE1 4-х канальный расширяемый системный громкоговоритель с функцией ожидания вызова / идентификатора вызывающего абонента / внутренней связи

Эти многоканальные телефоны лучше всего подходят для офиса, где у каждого есть собственное рабочее место. Функция шнура удобна для людей, которые большую часть дня проводят за столом. Малые предприятия с функциями бэк-офиса больше всего выигрывают от этих телефонов.

Преимущества: Общие проблемы:
  • Обслуживает до шестнадцати базовых станций.
  • Трехсторонняя конференц-связь и запись двусторонней конференции.
  • Система внутренней связи позволяет звонить на другие добавочные номера.
  • Проводные телефоны, поэтому звонки не мобильные.
  • Телефоны иногда нужно перепрограммировать.
  • Проблемы с оборудованием со временем.
  • Громкий звуковой сигнал каждые десять секунд, когда кто-то переводится в режим ожидания.

Часто задаваемые вопросы

Сколько стоят многоканальные телефоны?

В зависимости от телефона и его характеристик, двухлинейные телефоны обычно стоят от 50 до 200 долларов, а четырехканальные — от 100 до 400 долларов. Обычно телефонное оборудование можно приобрести в местном магазине канцелярских товаров, в телефонной компании или у поставщика служебных телефонов.

Сколько стоит услуга служебной телефонной связи?

Стоимость услуги

Business phone довольно сильно зависит от настройки и сложности.Обычно они начинаются от 50 до 100 долларов в месяц. Вы можете получить телефонные услуги Frontier Business по разумной цене, начиная примерно с 30 долларов в месяц.

Каков радиус действия беспроводных телефонов?

Многие настольные телефоны оснащены беспроводными телефонами, которые позволяют принимать сигнал готовности на расстоянии 40 футов. Этот ассортимент дает вам свободу передвижения при общении с вашей командой и вашими клиентами.

Что произойдет, если отключится электричество?

В зависимости от модели, отключение электроэнергии не повлияет на вашу телефонную систему, если к телефонной розетке подключена хотя бы одна трубка.Вы можете использовать этот телефон для приема и совершения звонков независимо от отключения электроэнергии.

Могу ли я вызвать службу экстренной помощи?

В случае возникновения чрезвычайной ситуации наберите 911. Благодаря современным расширенным функциям системы E911 автоматически отслеживают номер обратного вызова службы 911 и, в большинстве случаев, информацию о местоположении. Этот автоматический идентификационный номер и местонахождение отправляется персоналу службы экстренной помощи, даже если вы не можете произнести эту важную информацию. Вы получите автоматический обратный звонок.

Эта функция безопасности выполняется автоматически на стандартных телефонных линиях и в многолинейных телефонных системах. Если у вас есть линия VoIP, все может быть сложно, поскольку эти типы вызовов могут исходить практически от любого подключения к Интернету. Получить автоматическое определение местоположения может быть сложно, если вы не предоставите физический адрес своему подключенному поставщику услуг VoIP. Если вы это сделаете, ваш физический адрес будет передан службам экстренной помощи, как и любой другой тип телефонной системы, и помощь может быть доставлена ​​к вам.

Могу ли я сохранить свой текущий номер телефона?

Да, многие провайдеры позволяют переносить или «переносить» существующие телефонные номера.

Могу ли я подключить телефон VoIP к моей стандартной телефонной линии?

VoIP другое. Он использует Интернет для обработки голосовых вызовов. Если у вас медленный интернет, возможно, это не лучший вариант для вашего бизнеса. С другой стороны, если вам нужна мобильность и гибкость, VoIP может быть лучшим вариантом для вашего бизнеса.Это гибкая телефонная система, которая помогает малым предприятиям расти и получать доступ к современным усовершенствованным функциям телефонной связи, которых они не могут получить со стандартными телефонными линиями. Такие планы, как офис Ooma или Frontier AnyWare, позволяют получить доступ к некоторым функциям с компьютера, а также с телефона или мобильного телефона. Перейдите к следующей главе, чтобы узнать больше о VoIP.

Как включить доступ с помощью короткого кода?

При звонке с телефона MLTS или PBX (который часто требует набора 9 для получения гудка) или телефона с прямым доступом к тональному сигналу готовности к вызову 9-1-1, а также другим сокращенным набором номера или «коротким кодом». ”Номера, вызов может быть не завершен, если ваша телефонная система запрограммирована неправильно.

Некоторые системы MLTS (также известные как PBX или под другими названиями), которые часто требуют набора 9 для получения тонального сигнала ответа станции для внешней линии, могут не принимать звонки на номера с «коротким кодом», такие как 2-1- 1, 7-1-1, 8-1-1 и 9-1-1. У некоторых вызывающих абонентов могут быть проблемы с завершением вызова, такие как ложные сообщения об отключении, отсутствие тонального сигнала готовности, быстрая занятость или другой тип сбоя вызова, если путь вызова в оборудовании не был правильно запрограммирован для номеров с сокращенным кодом.

Сбои при вызове могут быть вызваны отсутствием программного обеспечения для систем типа MLTS или PBX для распознавания номеров сокращенных кодов, таких как 2-1-1, 7-1-1, 8-1-1 и 9-1-1.Если система типа MLTS или PBX не запрограммирована на использование коротких кодов, отличных от 9-1-1, вызов даже не дойдет до коммутатора или средств оператора.

Для обеспечения доступа к услугам, доступным с помощью коротких кодов, ваше оборудование должно быть запрограммировано вашим поставщиком оборудования. Обратитесь за помощью к своему поставщику. Если вы приобрели систему в Frontier и вам нужна помощь в программировании, свяжитесь с Frontier по телефону 1-800-921-8102 для получения поддержки и помощи.

В чем разница между УАТС и УАТС?

Вы можете рассматривать PABX как обновленную версию PBX (Private Branch Exchange).Эти термины более или менее синонимичны.

По мере роста компаний им требуется больше телефонов для поддержки клиентов, поставщиков и рабочих групп. Однако затраты на установку и обслуживание дополнительных линий могут быть очень высокими. Частная автоматическая телефонная станция (PABX) — это жизнеспособная альтернатива VoIP .

Эта система позволяет иметь множество линий доступа, используя несколько подключений к общедоступной сети. Эта сеть также называется коммутируемой телефонной сетью общего пользования (PSTN). Многие организации используют PABX для обработки большого количества внутренних и исходящих вызовов.

Обзор:

Что такое офисная АТС?

PABX — это бизнес-решение для компаний, которым требуется много линий для внутренних и внешних вызовов. Это позволяет компаниям использовать один номер доступа с несколькими добавочными номерами. Это дешевле по сравнению с использованием множества стационарных телефонов, подключенных к сети общего пользования.

Компания, использующая PBX или PABX, действует как телефонная станция. УАТС автоматизирует задачи переключения, необходимые для соединения вызовов между внутренними номерами.

Это буква «А» в аббревиатуре. Напротив, традиционная АТС требует, чтобы операторы коммутаторов были людьми для подключения пользователей телефонов.

В системе PABX каждое устройство, подключенное к коммутатору, имеет назначенный добавочный номер. Эти устройства включают настольные телефоны, компьютерные модемы и факсов .

УАТС часто принадлежит и администрируется компанией, на которой она размещена. Многие call-центры и крупные предприятия используют PABX. Общие функции включают автосекретарь, конференц-связь, удержание вызова и перевод вызова.

В чем разница между УАТС и УАТС?

PBX и PABX более или менее синонимы. Обе системы коммутации. Они не совсем такие, но это нормально. Вы можете думать о PABX как об улучшенной версии традиционной PBX.

A Private Branch Exchange — это телефонная сеть, которая принадлежит, администрируется и используется внутри организации. В традиционных системах PBX операторы-люди управляют коммутаторами, используемыми в телефонных станциях.

Операторы коммутаторов используют свои руки для подключения проводов для замыкания цепи вызова.

Устанавливает соединение между двумя людьми, используя POTS (обычная старая телефонная служба). Системы, управляемые человеком, стали известны как Private Manual Branch Exchange (PMBX).

Между тем, системы PABX используют компьютеры для автоматизации процесса переключения. В этом главное отличие.

Сегодня АТС может относиться как к автоматизированным, так и к ручным системам.Вы можете разместить Интернет-АТС в облаке. Он также может подключать локальное оборудование с помощью транкинга SIP ( Session Initiation Protocol ).

Как работает система PABX?

PABX работает как мини-версия телефонной станции общего пользования. Типичная система имеет как программное обеспечение, так и оборудование. К ним относятся телефонные аппараты, , маршрутизаторы, , факсы, модемы, концентраторы, адаптеры и коммутаторы.

С помощью PABX компания может управлять собственной внутренней телефонной сетью, используя местные добавочные номера.Эти добавочные номера соответствуют конкретным телефонам и устройствам, используемым в корпоративном здании.

Эта система упрощает внутреннюю телефонную связь. Звонки на дом не должны выходить за пределы местной сети. Пользователи также могут устанавливать внутренние соединения одним нажатием кнопки.

УАТС часто встречает входящий вызов записанным сообщением. Это приветствие также называется интерактивным голосовым ответом (IVR). Обычно он запрашивает номер, который звонящий должен набрать, чтобы связаться с нужным отделом, или может произнести свои команды.

УАТС маршрутизирует входящие вызовы на основе кода или добавочного номера.

Для исходящих вызовов УАТС подключается к телефонной станции общего пользования. Традиционная АТС имеет одну или несколько внешних (магистральных) линий. Он имеет фиксированное количество внутренних линий (расширений), подключенных к магистральной линии. Персоналу и другим местным пользователям необходимо использовать внешние линии для совершения внешних вызовов.

Связано: PBX Device Down? Вот как исправить проблемы с системой PBX

АТС с VoIP

УАТС на базе VoIP лучше.У них может быть неограниченное количество линий или расширений. Интернет-протокол также позволяет осуществлять мультимедийную связь.

Существует множество способов создания системы IP PBX / PABX. Два наиболее распространенных:

  • Начните с нуля. Лучшим и более доступным вариантом для этого случая является использование размещенной на хосте IP-АТС.
  • Модернизация существующих традиционных (стационарных) телефонных систем. Интегрируйте существующие телефонные номера и оборудование через поставщика SIP-магистрали .

Оба метода используют подключение к Интернету для улучшения бизнес-телефонии. Они используют ISDN (цифровая сеть с интегрированными услугами) для обработки различных типов данных. Рассматривайте и то, и другое как сеть передачи данных, а не только как голос.

Стандартные функции УАТС

УАТС позволяет организациям использовать больше телефонных единиц, чем их физических телефонных линий. Компаниям просто нужно присвоить добавочные номера каждому телефонному аппарату. Кроме того, пользователи PABX могут совершать внутренние звонки бесплатно.

Следующие основные функции и расширенные функции доступны в большинстве УАТС:

  • Автосекретарь (цифровая приемная): Автоматически подключает вызывающих абонентов к целевому добавочному номеру. Использует простое меню.
  • Автоматический обратный звонок: Позволяет пользователям предварительно набрать занятую телефонную линию и получить ответный звонок, как только линия освободится.
  • Переадресация вызовов: Позволяет администраторам маршрутизировать входящие вызовы на основе определенных критериев.
  • Парковка вызова: Позволяет пользователям удерживать текущий вызов на одном телефонном аппарате. Затем они могут продолжить разговор на другом устройстве.
  • Перехват вызова: Позволяет персоналу принимать и отвечать на входящий вызов для другого получателя.
  • Очередь вызовов: Позволяет персоналу создавать систему для маршрутизации вызовов в определенные группы звонков.
  • Запись разговоров: Используется для записи разговоров в юридических целях, для документирования, мониторинга, обучения или других целей.
  • Переадресация вызова: Позволяет пользователю передать текущий вызов другому пользователю или добавочному номеру.
  • Ожидание вызова: Позволяет пользователям обрабатывать множество текущих вызовов одновременно.
  • Конференц-связь: Также называется аудио-телеконференцией. Вам это понадобится, когда вам нужно поговорить с более чем одним собеседником.
  • Не беспокоить (DND): Блокирует входящие вызовы на определенный добавочный номер.
  • Прямой набор номера : Позволяет вызывающим абонентам обходить IVR или автосекретаря.Пользователи могут напрямую подключиться к намеченному номеру.
  • IVR (интерактивный голосовой ответ): Работает как обновленный автосекретарь. Компании используют его для запросов к аккаунтам, информации о продуктах и ​​других целей.
  • Группы звонков: Добавьте несколько добавочных номеров в группу. Он дает указание телефонам звонить последовательно или одновременно при поступлении определенного вызова.
  • Быстрый набор: Используйте ярлыки для внутренних номеров.Это упрощает запоминание контактной информации ключевых сотрудников или отделов.
  • Голосовая почта: Предоставьте вызывающим абонентам возможность оставить сообщение голосовой почты, чтобы гарантировать, что вы сможете следить за ними.

Связано: Сколько данных (на самом деле) использует VoIP?

Заключение

PABX дает компаниям больше контроля и гибкости над процессами голосовой связи. Это жизнеспособное решение для внутреннего сотрудничества.Он также идеально подходит для совершения и приема внешних звонков.

Краткий список ведущих провайдеров транкинга SIP может помочь вам решить, какая услуга соответствует вашим потребностям и бюджету.

Откажитесь от оборудования УАТС и перейдите в облако.
Получите индивидуальное предложение сегодня!

Гаэтано ДиНарди является директором по формированию спроса в Nextiva и имеет успешный опыт работы с такими брендами, как Major League Baseball, Pipedrive, Sales Hacker и Outreach.io.Помимо маркетинга, Гаэтано — опытный музыкальный продюсер и автор песен. Он работал с такими крупными артистами, как Толстый Джо, Шэгги, и любит сочинять музыку, чтобы оставаться на высоте. Чтобы связаться с ним, подпишитесь на него в LinkedIn.

35 основных функций офисной телефонной системы (руководство покупателя)

Каждой компании в конечном итоге потребуется телефонная система для поддержки потребностей своих сотрудников и клиентов.

Почему? Согласно отчету, опубликованному Gallup, потери производительности из-за плохой связи обходятся работодателям в США в 550 миллиардов долларов ежегодно.

Неэффективное деловое общение — это не просто неудобство; это может нанести вред всей вашей компании.

Однако сложно найти лучшую облачную телефонную систему для вашего офиса. Не все телефонные системы одинаковы. Некоторые из них могут включать скрытые комиссии, сомнительную надежность и могут быть довольно пугающими в управлении.

Как найти лучшую телефонную систему для своего офиса?

В этом руководстве мы расскажем обо всем, что нужно знать малому бизнесу, когда пришло время обновить или заменить телефонную систему на офисную телефонную систему .

Типы офисных телефонных систем

Есть несколько телефонных систем, которые вы можете выбрать для своего офиса, в том числе:

  • Устаревшая коммутируемая телефонная сеть общего пользования (PSTN) . Этот термин описывает традиционную телефонную систему, используемую с конца 1800-х годов. PSTN использует подземные медные провода для соединения телефонных звонков. Их также называют стационарными.
  • Private Branch Exchange (PBX) : Некоторые операторы связи имеют систем PBX .Это позволяет предприятиям переключаться между разными стационарными телефонными линиями. Обычно это дешевле, чем PSTN, потому что вам не нужны отдельные линии для каждого сотрудника.
  • Голосовая связь по Интернет-протоколу (VoIP): Телефонная система VoIP не использует провода для соединения вызовов. Вместо этого звонки совершаются путем передачи данных через интернет-соединение. Это создает виртуальную телефонную линию.

Преимущества офисной телефонной системы VoIP

Во-первых, технология VoIP снижает стоимость звонков.Вы не используете сотовые данные или медные провода для подключения к другому абоненту, что часто может быть ненадежным и дорогостоящим. Для совершения звонка вы используете подключение к Интернету (например, Wi-Fi).

Это имеет положительное влияние на качество звука . Сильный доступ в Интернет и широкая полоса пропускания делают качество звонков таким же хорошим (если не лучшим), как у традиционных звонков.

Плюс, вам не нужно столько оборудования для технологии VoIP. Вам просто нужно устройство, такое как iPhone, Android или настольное устройство с доступом в Интернет.Затем вы можете использовать приложений VoIP , таких как Nextiva, для совершения звонков.

Ограниченное оборудование также делает VoIP более настраиваемым для бизнеса. Для звонков через Интернет не требуется дорогостоящее решение. Для начала вам потребуется подключенное к Интернету устройство и совместимое приложение.

Кроме того, технология, которую вы начнете использовать сегодня, не станет подходящей через несколько лет. Но VoIP можно масштабировать. Вам не нужно никаких серьезных изменений по мере роста вашего бизнеса (или офисной команды).

Обновите свою телефонную систему за меньшие деньги.
Сделайте все это с помощью офисной телефонной системы VoIP!

Функции офисной телефонной системы

1) Объявления (Приветствия)

Скорее всего, люди, которые звонят в ваш контакт-центр, не будут напрямую соединены с кем-то из вашей команды. Они будут поставлены в очередь на звонки.

Особенность, на которую вам нужно обратить внимание, — это объявления. Это несколько предложений, которые приветствуют ваших клиентов и говорят им, что они в очереди. Им не нужно слушать раздражающий звонок, пока они ждут.

Лучшая часть? Средняя длина телефонного приветствия составляет 15 секунд . Это означает, что ваши клиенты развлекаются еще на 15 секунд. Все мы знаем, насколько драгоценны эти секунды, когда вы на удержании.

2) Автосекретарь

У вас нет секретаря, который бы отвечал на входящие звонки. Как убедиться, что вы направляете клиентов в нужный отдел? Ответ: С автосекретарем .

Эта функция телефонной системы приветствует входящих звонков.Он спрашивает, в чем им нужна помощь, и использует их ответ, чтобы указать им правильное направление. Например, автосекретарь сообщает клиентам, в какие отделы им следует связаться, нажав соответствующую клавишу на их телефоне. Как только вызывающий абонент нажимает номер, он переадресовывает вызов в нужный отдел.

Автоматические операторы — ключевая особенность телефонных систем для предприятий. Вы можете повысить уровень удовлетворенности , посылая звонящих людям, с которыми им нужно поговорить, не нанимая секретаря.

3) Состояние индикатора занятости

Вы не хотите передавать клиента своему коллеге, если он не может ответить на его звонок. Состояние индикатора занятости — это функция телефонной системы, которая позволяет вам уведомлять коллег, если вы разговариваете по телефону.

Зеленый свет означает, что они не заняты, и вы можете передать их вызов. Красный свет действует как знак «не беспокоить».

Ваши сотрудники могут выбрать состояние индикатора занятости или включить его автоматически, если они разговаривают по другому вызову.Служащим на стойке регистрации не нужно переводить звонящего в режим ожидания, пока они проверяют доступность. Они могут просто проверить, горит ли их индикатор зеленым, а затем отвлечь их.

4) Переадресация звонков

Вы переезжаете в офис? Работаем удаленно ? Используете свой личный телефон для работы на выходных?

С помощью переадресации вызовов VoIP вы можете автоматически переадресовывать людей, звонящих на ваш старый номер, на новое устройство. Ваш абонент даже не узнает, что его звонок переадресован.(Это так быстро.)

Вы также можете совершать звонки на своем новом устройстве, используя номер VoIP , который распознают ваши контакты. Не нужно возиться с изменением контактных данных. Если вы используете переадресацию звонков, ваш старый номер будет отображаться в идентификаторе звонящего.

5) Парковка вызова

Не хотите задерживать клиентов? С помощью этой функции вы можете запарковать свой вызов .

Вы поместите их звонок на номерную виртуальную парковку.Затем ваши коллеги (или вы) можете вернуться к месту парковки, чтобы продолжить разговор. При ожидании звонящие, которые были припаркованы, будут слышать удерживаемую музыку.

Парковка для звонков — отличный вариант, если вы переезжаете в тихое место, чтобы ответить на звонок. Но это также идеально, если у вас большой офис или телефонный центр и вы не можете запомнить добавочный номер настольного телефона каждого.

Или, если вы работаете из дома, поскольку запаркованные вызовы также можно принимать удаленно.

6) Журналы вызовов

Звонки, сделанные с использованием VoIP, проходят через программное обеспечение телефонной службы, которое записывает основные сведения о вызове. В том числе:

  • Дата и время
  • Продолжительность
  • АОН
  • Статус (принято или отправлено на голосовую почту)

Вы можете использовать данные, хранящиеся в журналах вызовов, для отслеживания вашей торговой активности. Например, вы можете увидеть, что всего на 30% вызовов ответили в течение 30 секунд. Остальные 70% были отправлены на голосовую почту.Как вы можете достичь отметки 100%?

Та же концепция применяется к обработке запросов клиентов. Вы можете проверить, кто обрабатывал их первоначальный запрос. Затем, если они потребуют обновления, вы можете проверить журнал вызовов и спросить обработчика дела.

7) Очереди вызовов

У вас есть перегруженная команда службы поддержки клиентов ? У вас может быть больше звонков, чем вы можете обработать. Очередь вызовов — ваш лучший друг.

Это потому, что входящие абоненты не слышат постоянных звонков во время ожидания.Вместо этого они будут помещены в очередь звонков. Автоматическое сообщение сообщит им, сколько людей впереди, и примерное время ожидания.

Любой может настроить свою виртуальную телефонную систему с этими функциями и настройками. Это займет всего несколько минут — вы можете изменить его, когда захотите.

Очереди вызовов позволяют вызывающему абоненту знать, когда ожидать ответа. Такое удержание их в петле могло помешать им вообще повеситься.

8) Запись разговоров

Несколько телефонных систем VoIP могут записывать звонки.Аудио сохраняется в облачном хранилище и позволяет вам вернуться к разговору позже.

Облачная запись разговоров идеально подходит для учебных целей. Вы можете найти примеры недовольных клиентов и воспроизвести запись, чтобы показать новобранцам, как справиться с ситуацией. Никаких выдуманных историй не нужно!

Стоит отметить, что некоторые телефонные системы удаляют эти записи по истечении определенного периода времени. Прежде чем полагаться на эту функцию, убедитесь, что эта продолжительность подходит для вашего бизнеса.

Связанный: 10 способов выявить (и потерять) плохих клиентов

9) Конференц-связь

Деловые звонки не всегда являются улицей с двусторонним движением. Возможно, вам потребуется привлечь к звонку других сотрудников. В этом случае решающее значение имеет телефонная система , позволяющая осуществлять конференц-связь.

Функция конференц-связи позволяет другим членам команды присоединиться к вашему разговору, даже если они находятся в разных офисах.Они могут быть на другой стороне земного шара. Если у них есть телефонный номер, они могут присоединиться.

Думайте о VoIP-конференц-связи как о конференц-зале только с аудио. Вы можете общаться с несколькими людьми одновременно, используя всего одну линию. Эта же функция поддерживает и видеоконференцсвязь.

10) Настольные телефоны

Вам нужен телефон на столе? Большинство провайдеров VoIP предлагают это оборудование как часть установочного пакета. Настольный телефон позволяет совершать, отвечать и переадресовывать звонки со своего рабочего места.

Но в отличие от традиционных настольных телефонов, VoIP -поддерживающие устройства не нуждаются в аппаратном подключении к сотовой сети. Звонки осуществляются через Интернет. Таким образом, вы можете установить настольный телефон в своем офисе без использования устаревших медных проводов.

11) Прямой входящий набор (DID)

Direct Inward Dialing — это функция телефонной системы, которая помогает предприятиям управлять сетью своих сотрудников.

Вы можете дать каждому сотруднику личный контактный номер, не приобретая для каждого физическую телефонную линию .Это экономит время на установку, а также дает экономию.

Давайте применим это на практике и предположим, что у вас 50 сотрудников. С DID вам не нужно покупать 50 отдельных телефонных линий. Вы можете использовать эту функцию, чтобы купить несколько линий и переадресовать вызовы коллеге, введя их личный идентификационный номер.

У входящих звонков не будет задержки при использовании DID. Их звонок беспрепятственно передается нужному человеку.

12) Найди меня / Следуй за мной

Вы, наверное, не сидите за столом весь день.У вас есть встречи, которые нужно посетить, и рабочие столы, которые нужно посетить. Как вы можете оставаться на связи, когда передвигаетесь? Функция «Найди меня / Следуй за мной» — вот ответ.

Эта функция телефонной системы аналогична переадресации вызовов. Однако вы можете автоматически переадресовывать входящие вызовы со своего настольного телефона на другой с помощью функции «Найди меня / следуй за мной».

Например, ваш добавочный номер 502. Вы можете использовать настольный телефон коллеги по номеру:

  1. Наберите добавочный номер 502
  2. Введите код для Find Me / Follow Me вместе с паролем
  3. Отвечайте на звонки со стационарного телефона коллеги

13) HD голос

Некоторые компании опасаются, что VoIP-звонки не будут такими же качественными, как традиционных звонков .С этой функцией телефонной системы это не так. Звук HD в два раза выше, чем при звонках по сотовой сети.

Телефонные системы предлагают функцию HD Voice для улучшения разговоров с клиентами. Нет необходимости говорить: «Не могли бы вы это повторить?» Вместо этого ваша телефонная линия HD будет звучать так, как будто вы находитесь в той же комнате, что и ваш собеседник.

Этот кристально чистый звук также упрощает транскрипцию. Вы можете записать звонок, загрузить файл в службу транскрипции и получить письменную копию разговора.

14) Удерживать музыку

«Привет, ты еще там?» Кнопка отключения звука или звука во время вызова может беспокоить вызывающих абонентов. То же самое применимо, если вы переводите вызывающих абонентов в режим удержания. Вы же не хотите, чтобы они подумали, что вы прервали их звонок, и положили трубку преждевременно.

С держателем музыки им будет что послушать, пока они ждут. Вы можете загрузить аудиоклип в программное обеспечение VoIP для создания настраиваемой удерживаемой музыки. Этот звук будет воспроизводиться для ваших абонентов, как только вы переведете их вызов в режим удержания.

15) Внутренний / внешний перевод вызова

Вам нужно перевести звонок на другую линию? С помощью этой функции вы можете переадресовать вызывающего абонента на внутреннюю или внешнюю линию.

Стоимость перевода звонка зависит от того, кому вы звоните. Перевод внешнего вызова на другое устройство, например сотовый телефон, с помощью VoIP обычно осуществляется бесплатно. Но если вы отправляете звонящего на устройство, не поддерживающее VoIP, могут применяться стандартные тарифы.

Проверьте эти тарифы перед тем, как выбрать телефонную систему VoIP .

16) Международные звонки

Возможно, вам потребуется вести бизнес за границей. С помощью этой функции вы можете совершать международные звонки со своего устройства VoIP независимо от того, где находится приемник.

А как насчет вашего счета за служебный телефон ? Если вы звоните за границу из США, вам не нужно доплачивать за междугородние звонки. То же самое касается звонков из-за границы домой. Вместо этого вы используете данные из ежемесячного пособия вашего устройства.

Это делает технологию VoIP отличным вариантом, если вы ведете бизнес в нескольких странах.

17) Обмен мгновенными сообщениями

В некоторых телефонных системах есть поддерживающие мобильные и настольные приложения. Эти приложения могут поддерживать обмен мгновенными сообщениями (IM).

Они похожи на SMS-сообщения тем, что вы можете ввести сообщение и сразу же отправить его. Однако для отправки мгновенных сообщений сотовая связь не требуется. Деловые мгновенные сообщения повышают продуктивность, так что ваши сотрудники могут мгновенно отвечать на вопросы, вместо того, чтобы ждать ответа по электронной почте часами или даже днями.

Если вы работаете в сфере поддержки клиентов, продаж или управления, вам следует проверить, поддерживает ли ваша система обмен мгновенными сообщениями. Предлагая эту услугу, вы можете общаться, используя одну и ту же коммуникационную платформу, вместо беспорядка из нескольких приложений.

18) IP-АТС

Частная телефонная станция IP — это функция, которая соединяет вызовы с VoIP на местные линии. Это поможет вашей команде принимать входящие звонки со стационарных телефонов.

Система IP PBX использует несколько телефонных линий, которые есть в вашей телефонной структуре.Это функция, которая сообщает абонентам, что они «сейчас на связи».

Устройство, принимающее вызов, может передавать соединение другим пользователям с помощью добавочных номеров. Это означает, что ваши клиенты могут позвонить по одному номеру и поговорить с кем угодно в вашем офисе. Затем IP-УАТС передает свой вызов на выбранное устройство с поддержкой VoIP в вашем офисе.

19) Расширения линий

Добавочные линии позволяют направлять вызывающих абонентов в наиболее удобном направлении. Они позвонят по вашему основному контактному номеру и нажмут на клавиатуре добавочный номер (например, «2» для обслуживания клиентов).

Примером этого является типичный удаленный работник. Сотруднику не нужно сообщать свой личный номер, чтобы принимать звонки. Вместо этого они могут использовать расширения строк.

Клиент звонит на основную линию, затем нажимает добавочный номер «4». Затем вызов будет передан удаленному работнику.

20) Управляемый идентификатор вызывающего абонента

В 2013 году Министерство сельского хозяйства США (USDA) исследовало причины снижения количества ответов на его телефонные опросы. Министерство сельского хозяйства США определило , что идентификатор вызывающего абонента оказывает значительное влияние на вероятность того, что люди будут отвечать на телефонные звонки.

Ваши клиенты могут не принимать входящие звонки, если они не узнают звонящего. Это нехорошо, особенно для отделов продаж. Почему? Потому что, даже если они пропустят ваш звонок, они могут сослаться на идентификатор вызывающего абонента , чтобы перезвонить вам.

Некоторые телефонные системы позволяют редактировать идентификатор вызывающего абонента , чтобы отображалось название вашей компании. Или, если это личный номер сотрудника вашей компании, вы можете добавить его имя к идентификатору. Проверьте, предлагает ли ваша система это, если идентификатор вызывающего абонента важен при контакте с вашими клиентами.

21) Поддержка нескольких устройств

Вы работаете в большом офисе? Много путешествовать? Принимать рабочие звонки вне офиса? Вы можете извлечь выгоду из поддержки нескольких устройств.

Эта функция выполняет то, что написано в ее названии: она позволяет вам совершать VoIP-вызовы с использованием нескольких устройств — с одним и тем же номером. Например, предположим, что у вас есть программный телефон с приложением VoIP. Вы можете использовать этот же номер для звонков на другие устройства, например:

Благодаря этой функции бизнес-коммуникация никогда не прерывается.У вас по-прежнему есть несколько устройств, с которых можно звонить, если одно из них сломается.

22) Несколько строк

Телефонная система, которую вы используете, может иметь несколько линий. Это означает, что абоненты могут набирать один номер, а звонят несколько устройств.

Это идеальный вариант для больших групп поддержки клиентов. Вы можете дать своим клиентам один контактный номер. Затем, когда они звонят, звонят все настольные телефоны. Первый агент, который берет трубку, подключается к звонку для обработки запроса.

Эта поддержка нескольких устройств предотвращает такие проблемы, как длительное время ожидания. Есть более широкий круг людей, готовых ответить на телефонные звонки, а не полагаться на них.

По теме: Руководство для новичков по многолинейным телефонным системам и лучшим телефонам

23) Пейджинговые / групповые объявления

Вам нужно предупредить всех ваших сотрудников? Не полагайтесь на устаревшие акустические системы. Если у вашего провайдера VoIP есть функция групповых объявлений, вы можете разговаривать со своими сотрудниками через их настольный телефон — со своего.

Вы можете использовать эту функцию перелистывания, если ваш офис расположен на нескольких этажах. Вы можете делать односторонние объявления для определенных отделов.

Или, если это срочно, вы можете передать свое сообщение всем имеющимся у вас VoIP-устройствам. Например: «У нас пожарное учение в 9 утра».

24) Телефонный справочник

Телефонные книги устарели. Электронной почтой сложно управлять, и информация может легко потеряться. Есть альтернатива попроще?

Да, если в вашей телефонной системе есть телефонный справочник.

Вы можете использовать телефонный справочник, чтобы вести журнал данных о ваших клиентах. Думайте об этом как о CRM . Вы можете выполнить поиск в своей виртуальной телефонной книге, чтобы найти клиента по имени. Затем вы можете позвонить им, не просматривая электронную почту, чтобы найти их контактные данные.

25) Аналитика в реальном времени

Аналитика в реальном времени дает вам возможность просматривать данные о звонках в реальном времени. Вы сможете видеть количество звонков по мере их поступления.

Есть несколько вариантов использования этой функции аналитики.Возьмем, к примеру, вашу команду продаж. Вы можете просмотреть свою аналитику VoIP в реальном времени, чтобы увидеть:

  • Как долго обычно длится торговый звонок
  • Какой продавец ответил больше всего на звонки
  • Какие отведения «горячие» (те, которые звонили больше всего)

Plus, вы можете использовать аналитику в реальном времени для управления потоком вызовов. Если вы видите, что у одного сотрудника длинная очередь, вы можете переадресовать часть его звонков коллеге. Это означает, что вашему входящему абоненту не нужно будет проводить больше времени в очереди на звонки.

26) Кольцевые группы

Ранее мы упоминали, как можно использовать несколько линий для передачи входящих вызовов на несколько трубок. Кольцевые группы похожи. Только с помощью этой функции вызова вы можете комбинировать добавочные номера телефонов, чтобы несколько устройств звонили при входящем вызове.

Примером этого на практике является отдел обслуживания клиентов. У вас могут быть команды, которые занимаются выставлением счетов, поддержкой программного обеспечения и настройкой учетной записи. Вы можете создать следующий поток:

  1. Клиент звонит в вашу службу поддержки клиентов
  2. Ваш автосекретарь спрашивает, с чем ему нужна помощь.Они говорят «биллинг».
  3. Внутренние линии в вашей финансовой кольцевой группе называются

27) Поддержка программного телефона

Программный телефон — это приложение, которое можно установить на свой настольный компьютер, ноутбук или смартфон. В приложении есть панель набора номера, используемая для исходящих звонков. Кроме того, у него есть собственный рабочий номер телефона, чтобы входящие звонки приходили прямо на ваше устройство.

Важно проверить, поддерживает ли ваша система программный телефон. Почему? Потому что вы можете использовать его для звонков со своего рабочего стола, без необходимости подключения к сотовой сети.Это делает безупречным бизнес-общением — даже если ваши сотрудники находятся в удаленных местах.

28) SMS / текстовые сообщения

Службы, такие как iMessage, отправляют текстовые сообщения через Интернет. Вам не нужно это стороннее мобильное приложение, если ваша телефонная система VoIP поддерживает обмен SMS-сообщениями.

Вы можете отправлять и получать сообщения через любое устройство VoIP, включая смартфон. Это означает, что вы можете использовать одну платформу, подключенную к Интернету, для общения.

Это функция, которая вам понадобится, если у вас есть удаленный персонал.У них не всегда может быть сильный сотовый сигнал для телефонных звонков. Но если ваша офисная телефонная система поддерживает обмен SMS-сообщениями, вы всегда можете отправить им текст.

29) Бесплатные номера телефонов

Бесплатный номер содержит знакомый трехзначный код города (800, 866, 888 и т. Д.). Клиенты могут набирать этот номер со своего устройства без дополнительной оплаты, в том числе люди, использующие традиционные стационарные телефоны.

По этой причине важно проверить, предлагает ли ваша офисная телефонная система бесплатные номера.Вы не хотите, чтобы клиенты, звонящие в вашу компанию, несли дополнительную плату. Таким образом, они могут связаться с вами, не платя дорогие тарифы на междугороднюю связь.

30) Объединенные коммуникации

Если вы используете несколько устройств в офисе, скорее всего, вы используете пакет Unified Communications . Вы можете увидеть это как UCaaS: Unified Communications as a Service.

Этот пакет может включать:

  • Аудио / голосовые вызовы
  • Конференц-связь
  • Электронная почта
  • Факс
  • SMS-сообщения
  • Голосовая почта

Большинство устройств, включенных в пакет унифицированных коммуникаций, поддерживают VoIP.Однако вам, возможно, придется доплатить за этот полный пакет услуг. Вам потребуется больше оборудования и подключений, чем при использовании традиционного телефона. Уточняйте тарифы заранее.

31) Телефон виртуального офиса

У вас может быть удаленная команда, которая распределена по стране. Но вам по-прежнему нужен контактный номер, по которому клиенты смогут с вами связаться. В этом случае вам нужно будет выбрать систему, которая предлагает виртуальные офисные телефонные линии.

С виртуальным офисным телефоном вы можете принимать звонки от клиентов в одном месте.Другие функции, такие как переадресация звонков и добавочные номера, позволяют переадресовывать звонящего в удаленную группу.

Однако путаница исчезает, потому что ваш клиент думает, что звонит в «офис».

32) Разрешения голосовой службы

Некоторые предприятия обеспокоены использованием облачного VoIP . Большая часть ваших данных защищена в облаке. Средняя стоимость утечки данных составляет 3,86 миллиона долларов . Вы правы, что беспокоитесь о безопасности своей телефонной системы.

Вот почему так важно проверить, есть ли у вашего интернет-телефона . Провайдер позволяет вам изменять разрешения. Это означает, что определенные сотрудники могут получить доступ к определенным функциям.

Например, вы можете запретить сотрудникам нижнего уровня доступ к записям разговоров. Или вы можете настроить учетную запись так, чтобы только генеральный директор мог изменять добавочные номера линий.

33) Виртуальная настройка и инициализация

Системы VoIP установить несложно. Если вам нужна небольшая инструкция, некоторые поставщики телефонных систем предлагают практическую поддержку для удаленной настройки вашей системы.

Вы можете получить индивидуальное обучение с агентом. Они научат вас пользоваться новыми технологиями и проведут обучение на приобретенных вами устройствах, если таковые имеются.

Настройка виртуальной телефонной системы экономит время. Вы можете начать пользоваться телефонными номерами мгновенно с виртуальных телефонных номеров . Вам не нужно ждать две недели, пока к вам в офис приедет личный агент. Вы можете записаться на встречу онлайн и сократить время в пути, чтобы агент помог вам начать работу.

34) Голосовые мосты

Для защищенной конференц-связи, которая позволяет любому позвонить с паролем? Вам нужен голосовой мост. Голосовой мост похож на фиксированную линию конференц-связи, которую привилегированный персонал может использовать в любое время.

На практике голосовой мост используется для предоставления идентификатора собрания группы 1 и пароля для аутентификации вызывающих абонентов. Независимо от того, используют ли звонящие свой мобильный телефон, стационарный телефон или линию VoIP, они получат отличное качество звука.

Другой пример — отношения с инвесторами. Аналитики, СМИ и другие компании могут подключиться к вашему голосовому мосту, пока вы используете односторонний голосовой мост. Этот административный контроль желателен, чтобы избежать нежелательных сбоев конференц-связи.

35) Голосовая почта

«Извините, я не могу сейчас ответить на ваш звонок».

Если вы слышите эти слова при звонке, значит, вы получили чью-то голосовую почту. Это приветствие, которое клиенты слышат, когда вы не можете ответить. 80% звонивших могли быть отправлены туда.

После этого люди могут оставлять сообщения голосовой почты. Обычно они сообщают вам, кто звонит (и почему), а также номер, по которому с ними можно связаться. Вот почему большинство телефонных систем VoIP имеют эту функцию. Проверьте, есть ли у вас, чтобы вы могли связаться со своими пропущенными звонками.

36) Голосовая почта на электронную почту

Вам не нужно блокировать время в календаре, чтобы отвечать на сообщения голосовой почты. Телефонные системы имеют функцию голосовой почты для электронной почты.Это записывает сообщения голосовой почты и прикрепляет их в виде аудиофайла, отправляемого прямо в ваш почтовый ящик.

Голосовая почта-электронная почта отправляет другие важные сведения вместе с аудиофайлом.

Включает дату и время звонка и идентификатор вызывающего абонента. Затем вы можете рассматривать свой почтовый ящик как список дел и отвечать на звонки на своем рабочем столе с помощью VoIP. Точно так же вы можете переслать голосовое сообщение своей команде, чтобы они могли перезвонить им.

37) Телефоны VoIP

Существует два типа подключенных к Интернету устройств, с помощью которых можно совершать телефонные звонки:

Настольные телефоны VoIP : они обычно подключаются к Wi-Fi в вашем офисе.Для их установки не требуются проводные линии. Просто положите телефон на стол, подключитесь к Интернету и начинайте звонить.

Программное обеспечение VoIP : Вместо покупки оборудования вы можете превратить устройство в устройство VoIP с помощью программного обеспечения. Например, приложение Nextiva VoIP позволяет звонить и отправлять текстовые сообщения с устройства, на котором оно установлено.

38) Администрирование через Интернет

Время от времени вам потребуется выполнять техническое обслуживание вашей служебной телефонной системы.Проверьте, есть ли в вашей телефонной системе веб-администрирование. Таким образом, вы можете:

  • Обновить права голоса
  • Добавить или изменить добавочные номера
  • Доступ к вашей платежной информации

… прямо из вашего интернет-браузера, без необходимости звонить вашему провайдеру. Вы получите больший контроль над своей телефонной системой и возможность изменять вещи по своему усмотрению.

39) Беспроводные гарнитуры

Беспроводные гарнитуры — это современный эквивалент настольных телефонов.Это гарнитуры с динамиками и микрофоном, которые позволяют совершать звонки через IP-телефонию, не застревая в одном месте.

Проверьте, предлагает ли ваш провайдер беспроводные гарнитуры VoIP, если у вас есть отдел поддержки клиентов. Таким образом, агенты могут общаться с клиентами без необходимости находиться за своими столами. И клиенты получают ответы на свои вопросы. Это беспроигрышный вариант для всех.

Стоимость офисной телефонной системы

Стоимость новой телефонной системы, вероятно, вас больше всего беспокоит.

Деловое общение важно, но может стоить дорого. При таком большом количестве вариантов сложно сказать, какой ценовой диапазон вам следует ожидать от коммерческой телефонной службы .

Аппаратное обеспечение офисной телефонной системы

Оборудование, такое как настольные телефоны, не является обязательным при выборе корпоративной телефонной системы. Телефоны VoIP рекомендуются в офисной среде, потому что они имеют преимущества в производительности.

Например, у вас может быть загруженный офис открытой планировки.Ваша служба поддержки клиентов разговаривает весь день, и они не используют гарнитуры. Это отвлекает, поэтому открытые офисы могут снизить производительность на 70% .

Такое оборудование как:

… может решить эту проблему, потому что у сотрудников офиса есть собственная телефонная система. Они могут сохранять конфиденциальность звонков и не позволять разговорам мешать коллегам.

Стоимость услуг служебного телефона

Трудно предсказать затраты на телефонную систему удаленного офиса .Как правило, цены на систему VoIP для малого бизнеса варьируются от 30 до 45 долларов за пользователя в месяц.

Цена зависит от:

  • Количество используемых линий
  • Вид деятельности
  • Объем входящих звонков
  • Обязательства вашего бизнеса в отношении офисной телефонной системы
  • Необходимые функции из списка выше

Хорошие новости? Независимо от того, сколько у вас линий, звонки по IP-телефонии все равно намного дешевле.

Традиционные телефонные службы требуют установки и обслуживания большого количества оборудования. Поставщики услуг связи должны учитывать это в своих ценах. Но вызовы VoIP подключаются к установленному интернет-соединению.

Нет необходимости в дополнительном оборудовании и, следовательно, не нужно указывать дополнительную плату в счете за телефонный звонок .

Экономия на офисной телефонной системе

1) Затраты на оборудование

Телефонные системы VoIP подлежат дополнительной оплате.Однако в конечном итоге они экономят деньги в долгосрочной перспективе. Почему? Потому что офисные телефонные системы VoIP не включают в себя дорогостоящее оборудование, которое обесценивается.

Оборудование, такое как настольные телефоны и стационарные записывающие устройства, со временем обесценивается. Оборудование, которое мы использовали десять лет назад, сейчас не подходит. И эти модели сейчас стоят значительно меньше, чем были в то время.

2) Технический персонал

Традиционные офисные телефонные системы также требовали шестизначного технического персонала.Повсюду были провода и оборудование, для работы с которым требовалось техническое образование. Однако технология VoIP может быть такой же простой, как ПК, приложение и подключение к Интернету.

Это значительно упрощает обновление и масштабирование VoIP по мере роста вашего бизнеса. Вы можете приобрести дополнительные телефоны VoIP. С другой стороны, традиционные телефонные линии требуют подключения к жесткой проводке. Это может стоить дорого, особенно если вы вырастете в десять раз.

3) Время простоя

Обновление до VoIP повышает производительность на рабочем месте.Нет простоев из-за ошибочных обновлений или перерывов в ремонте линий техническим персоналом. Большинство провайдеров VoIP также предоставляют круглосуточную поддержку , без выходных.

Цель? Чтобы ваш персонал работал максимально продуктивно. Ищите офисную телефонную систему, которая обеспечивает 99,999% времени безотказной работы с сопроводительной документацией.

Налоги на офисную телефонную систему

При использовании телефонной системы вы будете обязаны платить налоги. Эти федеральные, государственные и местные налоги основаны на физическом адресе телефона.

По этой причине они могут сильно различаться. Разумно ожидать около 10% дополнительных налогов по вашему счету.

Но это небольшая цена. Вы получаете выгоду от современной телефонной системы, которая всегда актуальна и предлагает расширенные возможности службы 911 (E911). Почему? Потому что вы можете получить более быстрое время отклика от служб экстренной помощи. Ищите прозрачные и понятные цены (включая налоги и сборы) для телефонной системы вашей компании.

Связано: Что такое протокол инициации сеанса (SIP)?

Реализация и дальнейшие шаги

Вы готовы найти новую телефонную систему для своего офиса? Следующим шагом будет поиск поставщиков, предлагающих необходимое вам оборудование.Свяжитесь с ними, чтобы получить индивидуальное предложение в зависимости от размера вашего офиса.

Вы можете задать следующие вопросы, сузив список поставщиков:

  • Как клиенты получают помощь?
  • Сколько у них центров обработки данных?
  • Взимается ли плата за активацию при запуске услуги?
  • Как выглядит онбординг?
  • Какие скидки есть?

Ответы могут пролить свет на то, какая компания может лучше всего удовлетворить ваши потребности.

Но если вы все еще не уверены, какие функции вам нужны, ознакомьтесь с полным списком из функций VoIP, которые предлагает Nextiva.

Снижение затрат на колл-центр до 65%
Получите индивидуальное предложение уже сегодня.

Гаэтано ДиНарди является директором по формированию спроса в Nextiva и имеет успешный опыт работы с такими брендами, как Major League Baseball, Pipedrive, Sales Hacker и Outreach.io. Помимо маркетинга, Гаэтано — опытный музыкальный продюсер и автор песен. Он работал с такими крупными артистами, как Толстый Джо, Шэгги, и любит сочинять музыку, чтобы оставаться на высоте.Чтобы связаться с ним, подпишитесь на него в LinkedIn.

5 лучших виртуальных телефонных систем (VoIP) в 2021 году

Сообщения о прекращении существования стационарных телефонов лишь слегка преувеличены. Нет, этот аппарат еще не ушел, но он, вероятно, присоединится к факсу, гибким дискам и Rolodex на кладбище малого бизнеса в течение следующего десятилетия.

Сегодня вы можете совершать звонки с помощью FaceTime, Messenger, Google Voice или десятков других приложений для звонков, а виртуальные телефонные системы делают то же самое для вашего офисного номера.Виртуальные телефонные системы, также известные как VoIP (протокол передачи голоса по Интернету) и облачные телефоны, просто лучше, чем стационарные телефоны: они менее дороги, более гибкие и работают на устройствах, которые вы используете чаще всего — мобильных телефонах, настольных компьютерах и других устройствах. ноутбуки. Вместо того, чтобы использовать для совершения и приема звонков ярдов медных проводов, разнесенных на подключенные офисные телефоны, виртуальные звонки осуществляются с использованием широкополосного подключения к Интернету.

А поскольку так много работы выполняется дома или в сочетании с офисом, необходимость в неуклюжих проводных телефонах для настольного подключения кажется непрактичной.Виртуальные телефоны позволяют вам быть свободными и свободно совершать и принимать деловые звонки, где бы вы ни находились, если у вас есть подключение к Интернету.

Мы провели тщательное тестирование десятков виртуальных телефонных систем, и вот пять лучших решений VoIP.

5 лучших виртуальных телефонных систем

  • Панель набора номера для расшифровки разговоров

  • GoToConnect для масштабирования бизнес-операций

  • Aircall для групп поддержки и продаж

  • 8×8 для неограниченного многофункционального устройства система связи

  • OpenPhone для недорогой телефонной системы для небольших команд и стартапов

Иконка:

Приложение

Лучшее для:

6 Цена

6 Поддерживает

3

Dialpad

Расшифровка разговоров

$ 15 / мес / пользователь

Android, iOS, Windows 9106, Mac

00

Пользовательский API и ap p интеграции

22 доллара в месяц за пользователя

Android, iOS, Windows, Mac, Интернет

Aircall

Команды поддержки и продаж 9000 / мес

0 / пользователь

Android, iOS, Windows, Mac

8×8

Неограниченная универсальная система связи

$ 12 / мес. Android, iOS, Windows, Mac

OpenPhone

Недорогая телефонная система для небольших команд и стартапов

10 долларов в месяц за пользователя

Windows, Android, Android, Mac, Интернет

Что такое виртуальная телефонная система?

Виртуальные телефоны работают с использованием широкополосного подключения к Интернету и так же просты в использовании, как и ваш почтовый ящик.Вот как это работает: выберите услугу и предоставьте кредитную карту для ежемесячной или годовой оплаты, если таковая предлагается, чтобы получить скидку. Затем вы выберете свой номер (а) телефона и загрузите приложение, чтобы за считанные минуты начать звонить с настольного компьютера, ноутбука или мобильного телефона. Никаких долгосрочных контрактов. Никакого оборудования и необходимости ждать, пока технический специалист установит дополнительные кабели.

Большинство служб предлагают выбор номеров: местные, бесплатные, а иногда и специальные номера, такие как 1-504-FAT-CATS, или другие комбинации по вашему выбору, если они доступны.Если вы хотите использовать существующие бизнес-номера, вам необходимо перенести (перенести) эти номера из вашей текущей службы (например, AT&T). Ваш новый поставщик услуг позаботится об этом за вас, но пройдет пара недель, прежде чем вы сможете использовать свой старый номер (а) с новой услугой. А пока вы можете использовать новый номер от нового провайдера, чтобы начать пользоваться услугой, и даже переадресовывать звонки со старой услуги.

Кроме того, если вам нравится идея совершать и принимать звонки с физического телефона, некоторые провайдеры предлагают совместимые модели VoIP за дополнительную плату.Я много лет использовал телефонную трубку VoIP с виртуальной системой в своем домашнем офисе, потому что физическая панель набора номера и подставка были мне так знакомы. Но как только я избавился от этого и начал использовать свой рабочий стол для звонков, я никогда не пропустил его.

После настройки номеров у вас будет множество опций для настройки работы вашей «системы», таких как голосовая почта и интерактивный голосовой ответ (IVR), также называемый автосекретарем, чтобы помочь автоматически перенаправлять входящие вызовы на нужный человек или отдел. Создание добавочных номеров, запись звонков, перевод звонков, текстовые сообщения и аналитика звонков — это лишь некоторые из других функций, которые вы найдете.

Почему виртуальные телефонные системы?

С виртуальными телефонами вам все равно придется полагаться на питание для доступа к Интернету, чтобы совершать и принимать звонки, но с заряженным мобильным телефоном у вас есть возможности. Используйте мобильное приложение оператора сотовой связи, чтобы принимать и совершать звонки с использованием вашего служебного номера или переадресовывать рабочие звонки на ваш номер мобильного телефона. А если вы находитесь в районе, подверженном длительным отключениям, подумайте о источнике бесперебойного питания (от 200 до 2000 долларов), чтобы ваш бизнес и звонки продолжали работать.

Общие затраты на эксплуатацию одной только стационарной телефонной системы сделают ее нереальной для многих малых предприятий. Вам нужно будет инвестировать в PBX (Private Branch Exchange), которая действует как мини-сеть в вашем бизнесе. Оборудование УАТС находится на месте и действует как подключенный концентратор для всех ваших линий, обеспечивая такие функции, как автосекретарь, голосовая почта, переадресация вызовов и т. Д. Вот краткая разбивка потенциальных затрат на стационарные телефоны:

  • Оборудование УАТС: 1000 долларов США или больше в зависимости от количества линий

  • Трубки: 50-500 долларов США за телефон

  • Ежемесячная плата: 60 ​​долларов США за линию

  • Установка / обслуживание: Зависит от вашего офиса / здания

Сравните эти затраты с виртуальными телефонными системами, где все, что вам нужно для начала звонков, — это устройство (мобильный телефон, ноутбук, настольный компьютер) и ежемесячный платеж — всего лишь 10 $ / мес / чел.Никакого дополнительного оборудования для покупки или замены. Никаких сборов за обслуживание или установку, и никаких контрактов. Просто выберите номер (а) для своей компании (или «перенесите» существующий номер), предоставьте кредитную карту, загрузите приложение, и вы будете звонить через несколько минут.

Важно отметить, что если ваша команда работает из одного офиса, убедитесь, что ваше интернет-соединение может соответствовать количеству линий и использованию телефона, которое вы ожидаете, так как это повлияет на качество ваших звонков. Эта статья — хорошая отправная точка для проверки скорости вашего соединения и выяснения того, как это может повлиять на вызовы VoIP.

Что делает виртуальную телефонную систему отличной?

На этапе исследования я рассмотрел 20 различных телефонных систем, выбранных на основе нескольких факторов: простота получения пробной версии и первоначальный опыт работы с группой поддержки / продаж компании — во многих случаях эти две системы совпадали. Это ставки за столом: вы не купите то, что не можете попробовать, и первое впечатление должно быть хорошим, если не звездным, и уж точно не неприятным, как в случае с некоторыми из них.

Оттуда я оценил каждую платформу по следующим критериям:

  • Простота настройки: Если установка не была полностью интуитивно понятной, были ли вспомогательные статьи, которые помогут мне ответить на любые вопросы, которые мне нужно было успешно выполнить. ?

  • Инструменты повышения производительности: Такие инструменты, как запись звонков, распределение звонков, передача голосовой почты в текст, внутренний обмен сообщениями и т. Д., Могут помочь сотрудникам работать более продуктивно и лучше поддерживать клиентов.

  • Интеграции: Интеграция с CRM, обменом сообщениями, живым чатом, службой поддержки и другим программным обеспечением может обеспечить более глубокое понимание клиента и повысить продуктивность сотрудников.

  • Служба поддержки клиентов: Я изучил различные интернет-сайты с обзорами, чтобы убедиться, что каждый поставщик получил в целом положительные оценки службы поддержки клиентов. Я совместил это со своим собственным опытом во время исследований и испытаний.

  • Доступность: Каждая платформа должна быть относительно доступной на основе комбинации всех этих факторов.

Все рассмотренные платформы включают неограниченные звонки в США, мобильные приложения, автосекретаря (IVR), текстовые сообщения и возможность переноса существующих номеров. Кроме того, у каждого из них был четкий, надежный вызов с быстрым подключением, будь то исходящие вызовы, входящие вызовы или текстовые сообщения.

Лучшая виртуальная телефонная система для расшифровки разговоров

Панель набора номера (Android, iOS, Windows, Mac)

Панель набора номера имеет много возможностей, с функциями, которые многие типы бизнеса сочтут привлекательными.В частности, это их Voice Intelligence , который автоматически транскрибирует ваши телефонные разговоры в текст в реальном времени. Технология голосовой транскрипции не нова, но приложение для телефона со встроенной функцией встречается редко.

Опыт использования Dialpad, даже с его многочисленными функциями, был одним из лучших из всех протестированных. Все, что вам нужно, доступно из центрального приложения, включая номеронабиратель, который запускается одним щелчком мыши. Интеллектуально организованный ящик входящих вызовов показывает сверху категории пропущенных вызовов, голосовой почты, записей и других типов вызовов, что позволяет легко увидеть, что может быть у вас на тарелке.Приложение для Android было базовым (как и большинство мобильных приложений), но было надежным при тестировании звонков.

Если вы получаете много входящих звонков по продажам и / или поддержке, маршрутизация звонков может справиться с этим разумно. Варианты маршрутизации включают в себя самый длительный период простоя агента, фиксированный порядок, циклический перебор и вызов всех агентов одновременно. И Fallback Options устанавливает, что происходит, когда все агенты заняты — он может отправлять вызовы в другой отдел, напрямую на голосовую почту или на настраиваемое сообщение. Для текстовых сообщений вы можете отправлять автоматические сообщения в режиме «Не беспокоить» и при получении в нерабочее время.

Функция Voice Intelligence при активации (выключите ее на экране вызова в любое время) в режиме реального времени записывает расшифровку ваших вызовов и выделяет ключевые разделы, избавляя от необходимости делать заметки. Точность диктовки для моих звонков всегда была 90% или лучше. Вы также можете добавить слова, такие как названия брендов, акронимы и отраслевой жаргон, в словарь компании , чтобы научить систему распознавать эти слова.

Когда вызов завершится, на экране появится стенограмма.Щелкните Просмотр сведений о вызове , чтобы воспроизвести вызов, добавить заметки, создать элементы действий и назначить их агентам. Sentiment Analysis предоставляет дополнительный контекст, точно выявляя определенные слова, например, когда покупатель говорит, что он «разочарован». Если вызов становится особенно негативным, система может предупредить менеджера, который может прослушать вызов или присоединиться к нему для оказания помощи. Хотите знать, упоминают ли ваши представители последнее продвижение компании во время звонка? Перейдите к Все вызовы , щелкните Ключевое слово и введите свой запрос.Эти интеллектуальные функции могут помочь менеджерам и владельцам бизнеса обучать представителей службе поддержки и звонкам по продажам, а также могут использоваться для повышения их производительности.

Чтобы расширить функциональность Dialpad, подключите ее к Zapier, чтобы делать такие вещи, как создание заявок в вашей системе поддержки или действия в вашей CRM всякий раз, когда в Dialpad появляются новые вызовы.

Dialpad Цена : от 15 долларов в месяц за пользователя для стандартного плана, который включает неограниченное количество звонков, текстовых сообщений и внутренний чат. Планы включают один местный номер, поэтому, если вы ищете бесплатный номер, вам придется заплатить дополнительно 15 долларов в месяц плюс доллар.02 / мин. Кроме того, только план Enterprise — минимум 100 пользователей — предлагает добавочные номера.

Лучшая виртуальная телефонная система для масштабирования бизнес-коммуникаций

GoToConnect (Android, iOS, Windows, Mac)

GoToConnect (ранее Jive Communications) будет знаком тем, кто использовал родственную платформу GoToMeeting или любой из брендов от компании LogMeIn, материнской компании SaaS. Вы увидите некоторые из этих продуктов GoTo — веб-семинары, собрания, обучение — когда зайдете на сайт GoToConnect.Ценообразование для платформы VoIP является многоуровневым, в зависимости от количества пользователей. Когда вы переходите на второй уровень пользователей (21–99), стоимость на одного пользователя снижается с 26 до 23 долларов в месяц для стандартного плана среднего уровня. Кроме того, вы можете объединить упомянутые выше планы и сэкономить до 50%. Теперь давайте посмотрим на некоторые особенности телефона.

При создании учетной записи вы попадете в веб-приложение и список настроек из шести пунктов, включая выбор номеров телефонов. При выборе номеров (местных или бесплатных) вы можете искать по фразе.Я попробовал «fatcat», и появилось несколько результатов, в том числе 1-209-7FA-TCAT. Вы также можете попробовать поиск по шаблону, используя комбинации букв или цифр, например 1-720-867-5309 (это было недоступно). После того, как вы выберете номер и перенаправите его на добавочный номер (шаг 6), вы будете готовы сделать свой первый звонок. Чтобы совершать звонки, загрузите мобильное или настольное приложение или откройте онлайн-версию в меню своей учетной записи, выбрав GoToConnect .

Функция Найди меня, следуй за мной позволяет маршрутизировать вызовы на основе последовательности.Предположим, у вас напряженный день в офисе и вне его, но вы не хотите пропускать звонки по продажам. Вы можете установить последовательность входящих вызовов: 1) Сначала перейдите на добавочный номер коллеги (звоните в течение 10 секунд), затем 2) Позвоните по номеру вашего мобильного телефона (звоните в течение пяти секунд), затем 3) Позвоните на добавочный номер вашего менеджера. Шаги могут быть изменены, как и время звонка. Фильтрация вызовов позволяет создавать списки для блокировки спамеров и списки для VIP-клиентов, которые будут направляться прямо на вашу линию, минуя автосекретарь.

Базовый внутренний чат и видеоконференцсвязь завершают каналы, и оба они доступны из приложения. Slack, Salesforce, Zendesk, Zoho, Microsoft и около 60 других приложений составляют надежные варианты интеграции.

GoToConnect Цена: От 22 долларов в месяц за пользователя до 20 пользователей для базового плана. Стандартный план следующего уровня стоит 26 долларов в месяц для 20 пользователей и 23 доллара для 21–99 пользователей.

Лучшая виртуальная телефонная система для групп поддержки и продаж

Aircall (Android, iOS, Windows, Mac)

Из 30 долларов США в месяц на пользователя с минимум тремя пользователями для их плана Essentials, Aircall является самым лучшим дорогая авансовая система в нашем списке.Однако у них также есть особенности, характерные для отделов продаж и обслуживания, которых нет у других. Если сотрудники этих отделов проводят много времени по телефону и нуждаются в функциях, чтобы поддерживать свою продуктивность, Aircall стоит бесплатной пробной версии.

Первоначальная настройка была простой. Менее пяти минут потребовалось, чтобы выбрать номер, протестировать его и добавить приветствия для входящих вызовов, которые включают сообщение в нерабочее время, музыку в режиме ожидания (мое любимое — «Jazzy Frenchy») и сообщение голосовой почты. Каждый из них может быть настроен с помощью вашего собственного аудиофайла или, в случае сообщений, вариантов преобразования текста в голос с использованием предварительно записанных мужских или женских голосов на британском, австралийском или американском английском с акцентом.Этот раздел оформлен в виде дерева решений с простыми и интерактивными ссылками для каждого действия, что делает все интуитивно понятным для начинающего пользователя.

Функции повышения производительности помогут отделам продаж и обслуживания эффективно обрабатывать звонки, будь то автоматизация процесса маршрутизации или улучшение совместной работы команды. Например, параллельный вызов позволяет приостановить текущий вызов и начать другой разговор по отдельному номеру (для сбора дополнительной информации), при необходимости переключаясь вперед и назад.С помощью маршрутизации вызовов вы можете указать, кто получит следующий входящий вызов, по доступности и навыкам, например техническим возможностям.

Когда вызов завершится, у вас будет возможность добавить в качестве контакта, создать заметки и назначить. Поэтому, если вам позвонил потенциальный клиент, с которым ранее разговаривал ваш коллега, вы можете добавить примечание о разговоре, нажать «Назначить» и выбрать его имя из своего списка товарищей по команде.

Live Feed предоставляет в реальном времени показатели времени ответа на вызовы, ожидающих вызовов, среднего времени ожидания и доступности пользователей.Отсюда вы также можете отслеживать звонки в прямом эфире в целях обучения. Агент будет уведомлен о том, что его менеджер прослушивает звонок и сможет слышать как клиента, так и его менеджера. Заказчик, конечно, будет слышать только агента.

Более 60 интеграций с CRM, службой поддержки, электронной коммерцией, чатом и другими приложениями еще больше расширяют связь Aircall с вашим бизнесом. Например, я интегрировал HubSpot CRM с помощью нескольких щелчков мыши и вскоре стал звонить из записей контактов с помощью Aircall.Детали звонка, такие как дата, продолжительность и запись (если применимо), фиксируются в записи контакта HubSpot, а также на панели управления и аналитике Aircall. Кроме того, когда вы звоните и контакт находится в HubSpot, в панели набора номера появляется информация о работодателе и последнем контакте со ссылкой для перехода к записи.

Aircall Цена: От 30 долларов в месяц за пользователя минимум с тремя пользователями

Лучшая виртуальная телефонная система для безлимитной универсальной системы связи

8×8 (Android, iOS, Windows, Mac)

Попав на сайт 8×8, я сначала подумал о «предприятии» — в данном случае эта услуга предназначена для крупных компаний с несколькими офисами и тысячами сотрудников.Сайт обширен, их раздел ресурсов обширен, и они, кажется, предлагают телефонные решения для любого типа организаций, от федерального правительства до финансовых служб. И да, у них действительно есть крупные клиенты, но они также предлагают неограниченное количество звонков, видео и чатов, начиная всего с 12 долларов в месяц за пользователя. Для малых предприятий, которым нужна универсальная система связи, определенно стоит изучить 8×8 — с одной начальной оговоркой.

Если есть обратная сторона 8×8, то это неудобная навигация.Когда вы входите в систему, вы попадаете на почти пустую страницу с четырьмя вариантами: My 8×8 , Admin , Meetings (настройки видео) и Support , каждая из которых переносит вас на другую страницу. Кроме того, дезориентацию усугубляет то, что каждая страница выглядит так, как будто она с другого веб-сайта. Доктор Франкенштейн будет гордиться этим. Однако, как только вы разберетесь с рельефом местности, ориентироваться в нем не должно быть слишком сложно. Это просто не так продуманно, как в других рассмотренных здесь приложениях.

Учитывая первоначальный опыт работы с навигацией, я был готов к аналогичной борьбе при настройке.К моему удивлению, настройка действий при входящем звонке была одной из самых интуитивно понятных для всех протестированных. Что касается приветственного сообщения, вас спросят, хотите ли вы настроить приветствие, и если да, то как, с опциями для ввода или записи приветствия. Мое приветствие с преобразованием текста в речь — голос был слишком компьютеризированным, на мой вкус, — затем было легко протестировано одним щелчком мыши. Чтобы записать приветствие, вы можете загрузить файл или сделать так, чтобы приложение позвонило на ваш мобильный телефон. Если вы планируете использовать меню вызова («нажмите 1 для продаж, 2 для поддержки»), вам необходимо включить это меню в свое приветствие.

При обработке вызовов предусмотрены варианты того, куда отправляются входящие вызовы: звонок вашей группе, групповая голосовая почта, автоматическое меню или перенаправление на определенный номер. Автоматизированное меню содержало простые инструкции по выбору направления каждого вызова. И чтобы убедиться, что все маршрутизируется правильно, приложение выполнит для вас тестовый вызов, прежде чем вы опубликуете настройки.

Во время разговора вы можете отправить текстовое сообщение или инициировать видеозвонок одним щелчком мыши. Мои тестовые звонки соединялись быстро, и качество звонков было отличным.Точно так же видео подключается быстро и качественно. Некоторые из функций видео включают совместное использование экрана, скрытые субтитры, чат и запись. Видеоаналитика — находится в Meetings из главного меню — собирает данные об участниках, продолжительности, отзывах пользователей и т. Д. Внутренняя система чата довольно проста, но вы можете создавать чаты, проводить несколько чатов и прикреплять файлы, что, вероятно, достаточно для большинства небольших команд.

Синхронизируйте свой календарь (Google, Outlook, iCloud и другие), чтобы легко планировать звонки и видеоконференции, а для интеграции CRM вы найдете встроенные интеграции с такими платформами, как Salesforce, HubSpot, Zoho, Pipedrive и Sugar.С помощью Zapier вы можете подключать 8×8 к тысячам других приложений, что позволяет вам делать такие вещи, как отправка SMS-сообщений 8×8 для новых потенциальных клиентов или отправка SMS-сообщений 8×8 в Slack.

8×8 Цена : от 12 долларов в месяц за пользователя, включая неограниченные звонки, видео и чат.

Лучшая виртуальная телефонная система для недорогого решения для небольших команд и стартапов

OpenPhone (Android, iOS, Интернет, Windows, Mac)

Если вы работаете в одиночку или работаете в небольшой команде и вам нужен недорогой, простая телефонная система, OpenPhone — отличный выбор.Его легко настроить и использовать, и он имеет несколько удобных автоматических функций, позволяющих оставаться на связи с абонентами. Приложение, как и веб-сайт, может быть любого цвета, если только он черный. Поскольку у любого другого телефонного приложения есть светлый / белый фон, потребовалось несколько раз, чтобы привыкнуть к черному фону, но как только я это сделал, было приятно использовать его, хотя бы по той причине, что он был другим, что-то вроде ностальгического опыт видеоигры.

Для начала у вас есть выбор: использовать местный номер, бесплатный звонок или переносить существующий номер.Чтобы настроить, щелкните свой новый номер, чтобы получить доступ ко всем доступным настройкам. Вы можете настроить идентификатор вызывающего абонента для отображения названия вашей компании, заполнив короткую форму и запросив авторизацию OpenPhone из CNAM (имя идентификатора вызывающего абонента). Мой «Acme Corp.» запрос имени занял неделю для авторизации.

Если вы находитесь в небольшом офисе или магазине, вы можете предоставить доступ к номеру для использования вашими товарищами по команде. Они смогут совершать звонки, просматривать сообщения и будут звонить по входящим звонкам. Еще одна удобная функция — возможность настроить автоматические текстовые сообщения для звонков, пропущенных в рабочее и нерабочее время.Поэтому, если вы собираетесь присутствовать на встрече, но хотите немедленно ответить, чтобы сообщить вызывающим абонентам, можно отправить настраиваемый автоматический текст: «Спасибо за звонок. Я буду на встрече до 15:00 по московскому времени. Чем я могу помочь ? » Другие функции включают в себя переадресацию звонков и список для блокировки звонящих, вызывающих спам.

После того, как вы добавите свой номер OpenPhone в CRM HubSpot, вы сможете совершать звонки из записи контакта и создавать контакты HubSpot одним щелчком мыши из OpenPhone. Другие интеграции включают Slack, Google Contacts и Zapier, поэтому вы можете делать такие вещи, как регистрировать новые входящие текстовые сообщения в Google Sheets или отправлять SMS-сообщения при каждом новом событии Calendly.

Стоимость OpenPhone : от 10 долларов в месяц за неограниченные звонки и текстовые сообщения в США и Канаде. 5 долларов в месяц за дополнительные номера телефонов.

Какая телефонная система лучше всего подходит для вашей команды?

Вам нужны функции повышения производительности отдела продаж и обслуживания? Aircall упрощает обработку большого количества вызовов с помощью таких функций, как автоматическая маршрутизация, параллельный вызов и выбор элементов действий, которые появляются на экране после завершения вызова. Менеджерам понравится функция Live Feed , потому что она предоставляет информацию о том, как работают их представители в режиме реального времени.

Вам нужно недорогое решение? Стандартный тарифный план OpenPhone по цене всего 10 долларов в месяц за пользователя — это самая дешевая телефонная система в наших тестах и ​​одна из самых простых в настройке.

Вам нужны звонки, видео и внутренний чат в одной услуге? 8×8 предлагает относительно недорогой пакет начального уровня, который может обрабатывать все три из этих каналов.

Хотите, чтобы ваши звонки записывались? Панель набора номера — лучший выбор для этого, и это отличное общее решение.

Хотите связать свой VoIP с другими бизнес-решениями? GoToConnect является частью группы приложений, включая программное обеспечение для веб-семинаров, встреч и обучения, поэтому это отличный выбор, если вы уже используете программное обеспечение LogMeIn или планируете масштабирование и можете сделать это в будущем.

Каждая из этих пяти систем показала хорошие результаты в наших тестах с быстрой и простой настройкой, а также отличным качеством связи. И вы сможете звонить практически из любого места, если у вас есть надежное интернет-соединение.Чтобы узнать больше о какой-либо услуге, подпишитесь на бесплатную пробную версию и попробуйте их.

Эта статья была первоначально опубликована в июле 2017 года Эндрю Кунешем.

Что такое телефонная система IP PBX?

PBX расшифровывается как Private Branch Exchange System, которая представляет собой частную телефонную сеть, используемую внутри компании или организации. Пользователи телефонной системы PBX могут общаться внутри (внутри своей компании) и извне (с внешним миром), используя различные каналы связи, такие как передача голоса по IP, ISDN или аналоговый.УАТС или УАТС также позволяют иметь больше телефонов, чем физических телефонных линий (PTSN), и позволяют бесплатные звонки между пользователями. Кроме того, он предоставляет такие функции, как перевод вызовов, голосовая почта, запись разговоров, интерактивные голосовые меню (IVR) и очереди вызовов.

Традиционные УАТС будут иметь свои собственные системные телефоны, так что не будет возможности повторно использовать эти телефоны с другой системой. Это означает, что у нас либо есть блокировка системы (мы привязаны к одной и той же системе, потому что смена системы означает также смену телефонов, что делает отказ от нее чрезмерно дорогим), либо привязка к поставщику (мы привязаны к одному и тому же поставщику потому что телефоны могут использоваться только с системами от одного и того же производителя, иногда только в пределах определенного диапазона систем).

Однако время и технологии изменили ландшафт потребительской телефонии, и флагманом стала IP-АТС на основе открытых стандартов. Суть «IP» в эту новую эру заключается в том, что телефонные звонки доставляются с использованием Интернет-протокола в качестве базовой транспортной технологии.

Телефонные системы PBX

доступны в виде хостинговых или виртуальных решений, а также в виде локальных решений для работы на вашем собственном оборудовании.

При использовании традиционной УАТС вы обычно ограничены определенным максимальным количеством внешних телефонных линий (соединительных линий) и определенным максимальным количеством внутренних телефонных устройств или добавочных номеров.Пользователи телефонной системы PBX (телефоны или добавочные номера) используют внешние линии для совершения внешних телефонных звонков.

Переход на IP-АТС дает множество преимуществ и открывает возможности, позволяя практически неограниченный рост числа добавочных номеров и соединительных линий, а также вводя более сложные функции, которые являются более дорогостоящими и трудными для реализации с традиционной УАТС, например: