Как пройти секретаря: Как обойти секретаря при холодном звонке: скрипты и примеры

Как обойти секретаря при холодном звонке: скрипты и примеры

Время чтения: 5 мин.  Нет времени читать?

Содержание статьи

Для опытных менеджеров этой проблемы не существует, они просто не замечают секретаря. Их тон и уверенность просто прокладывают им дорогу. А что делать новичкам?

В этой статье мы ответим на такие вопросы:

• Какие существуют методы обхода секретаря при холодном звонке?
• Как подружиться с секретарем?
• Как собрать необходимую нам информацию о компании?

Если вы звоните в крупную компанию, то на страже спокойствия компании появляется секретарь. Иногда никаких проблем не возникнет, и вас без лишних вопросов соединят с нужным вам сотрудником, вдобавок снабдив полезными сведениями:

— День добрый, компания «Рога и Копыта». Скажите, пожалуйста, кто у вас отвечает за закупку сырья для вашего производства мундштуков?
— Иван Иваныч.
— Это ваш директор?
— Нет, это наш начальник отдела закупок. Соединяю.

Заметили? Мы не попросили секретаря тупо соединить нас с нужным человеком, мы вообще не просили об этом. Это подразумевалось по умолчанию. Мы начали с вопроса. Секретарь тоже человек и для него важно ощущать свою значимость на своем рабочем месте. Зачастую именно поэтому секретари бывают несговорчивыми и отказываются просто так соединять вас со своим начальником – чтобы подчеркнуть свою значимость. Мы начали с вопроса, и, ответив на него, секретарь:

• а) почувствовала себя значимой;
• б) помогла нам своим ответом, потратив на нас свое время (пусть пару секунд), потратила на нас свою энергию. Теперь секретарю не логично останавливаться на полпути, а логично – помогать нам и дальше, т.е. соединить с интересующим нас лицом.

Правило первое: чтобы секретарь не стал для вас непреодолимым препятствием, в самом начале разговора задайте ему вопрос, на который секретарю ответить будет проще простого и который окажется полезным для вас. Тем самым, вы подчеркнете значимость секретаря, вместо того, чтобы дать почувствовать ему, что он всего лишь мини-АТС на фирме, и получите полезную информацию.

Но что если это не сработало?

— День добрый, компания «Рога и Копыта». Скажите, пожалуйста, кто у вас отвечает за закупку сырья для вашего производства мундштуков?
— По какому вопросу..?

Как обойти секретаря при холодном звонке

В таких случаях можно использовать несколько универсальных скриптов:

• 1. Большой босс;
• 2. Очень большой босс;
• 3. Давайте дружить домами;
• 4. Вы самый Важный человек в компании;
• 5. Заход с тыла;
• 6. Загрузить;
• 7. Давние знакомые;
• 8. Детали.

Для каждого бизнеса мы подготавливаем индивидуальные варианты прохода, но эти подходят для большинства бизнесов.

К содержанию

1. Большой босс

Как звонит в компанию большой начальник?

— Дубов на проводе, с директором соедините.

Четко, просто, сильно, попробуй возрази. Или попробуй уточни, кто такой Дубов… Для этого способа нужно иметь уверенный голос и здоровую наглость. А если нет таковой?
Тогда подойдет следующая техника:

К содержанию

2. Очень большой босс

Как звонит очень большой начальник? Да никак, за него это делает секретарь.

— Добрый день, из приемной Дубова, соедините с Вашим руководителем пожалуйста.

Тут уже самый ласковый голос может произвести эффект разорвавшейся бомбы.

К содержанию

3. Давайте дружить домами

Не всегда нужно ставить себе цель обойти секретаря. Можно просто договориться с ним, добиться того, чтобы сформировались взаимоотношения. А потом по-дружески секретарь будет помогать Вам дальше работать.

— Добрый день, компания Рога и Копыта. Эльвира, слушаю Вас.
— Эльвира, очень рад знакомству с Вами. Посоветуйте, по вопросу развития продаж с кем лучше всего поговорить в Вашей компании..

К содержаниюК содержанию

Прослушать запись техники 

К содержанию

4.

Вы самый Важный человек в компании

Еще одна вариация дружбы с секретарем, повысить статус.

— Добрый день, компания Рога и Копыта. Эльвира, слушаю Вас.
— Эльвира, наверно только Вы мне сможете помочь. Я уже несколько раз разговаривал с сотрудниками компании и никто мне не может сказать, с кем лучше обсудить мой вопрос.

К содержанию

5. Заход с тыла

Если компания крупная и секретарь на все Ваши действия говорит, что у него регламент и он не может соединить с необходимым сотрудником, попробуйте сделать еще звонок, представиться соискателем и выйти на отдел подбора персонала или клиентом и выйти на отдел продаж. В других отделах нет регламентов не переключать на закупки или ЛПР (подробнее об ЛПР) и часто можно легко попасть на нужный отдел.

— Добрый день это отдел закупок?
— Нет, это отдел продаж.
— А можете переключить на закупки?

К содержанию

6. Загрузить

Можно попросить переключить на ответственного человека, а можно задать секретарю вопрос, который сам заставит секретаря сбросить Вас на человека, отвечающего за этот вопрос.

— Добрый день! Подскажите пожалуйста, на Ваших объектах какой марки сталь используется, мне в проект нужно занести эту информацию.

К содержанию

7. Давние знакомые

Есть еще одна простая и эффективная техника обхода секретаря, которая часто без объяснений позволяет переключиться на нужный отдел. Для того, чтобы ее использовать нужно вспомнить, как Вы звоните клиенту с которым давно работаете. Вы звоните просто и непринуждённо, особо не представляетесь. Разговаривайте с секретарем так, чтобы она подумала, будто вы звоните, чтобы продолжить некие ранее состоявшиеся договоренности. Но не лгите напрямую. А сделайте так, чтобы секретарь сама невольно сделала такие выводы:

— Добрый день, Иванов, строй сервис, с закупками соедините.

К содержаниюК содержанию

Прослушать запись техники 

К содержанию

8. Детали

— Мне нужно обсудить детали закупки нашего сырья.

Ключевое слово здесь «детали». Вы преподносите секретарю в завуалированной форме версию, будто вопрос закупки уже давно решен. Кем решен? Ведь вы даже не знаете имени начальника отдела закупок. Уж не собственником ли?!! Вау! Чтобы не рисковать своим рабочим местом, секретарь, скорее всего, соединит вас с нужным вам человеком.
Заметьте, вы никого не обманываете. Даже если вопрос закупок еще никем и никогда с вами не решался, разве это мешает, даже при первом разговоре, сразу обсудить детали?

Вот еще несколько примеров:

— Я хочу обсудить с вашим собственником детали нашей встречи (на самом деле вы хотите просто договориться о встрече).
— Мне нужно обсудить детали визита Иван Иваныча на выставку нашего оборудования для производства мундштуков (на самом деле вы просто хотите пригласить директора фирмы на выставку, чтобы лишь потом обсудить детали и убедить его купить ваше оборудование)
— Я сделал для Ивана Ивановича анализ ценовых предложений нашего товара (на самом деле вы просто хотите предложить купить ваш товар)….

Иногда бывает так, что секретарь получил от своего босса строгую установку – не соединять его с торгашами, агентами и прочими представителями, которые «только мешают». И вообще ни с кем не соединять. Только с женой Люсей и Сан Санычем из налоговой.

Если ничего не помогло, есть еще одна хитрость:

К содержанию

Поздний звонок

Позвоните после 18.00. Дело в том, что секретари редко задерживаются на работе после шести. А вот их начальники задерживаются на работе частенько. Велика вероятность того, что в отсутствии секретаря, трубку поднимет лично Иван Иванович.

Или на худой конец какой-нибудь сотрудник, который задержался на работе с квартальным отчетом:

— Алло! Иван Иванович?
— Его уже нет.
— Как так? А мне было сказано позвонить ему сегодня ровно в шесть тридцать (кем сказано – остается загадкой, возможно, самим забывчивым Иваном Ивановичем). — А вы не можете помочь мне связаться с Иваном Ивановичем?

Есть шанс, что исполнительный сотрудник (если он остается на роботе сверхурочно, значит – исполнительный) даст вам прямой телефон своего шефа, чтобы лишний раз угодить ему. Или на худой конец посоветует – когда и как вам будет легче дозвониться до него.

Обход секретаря при холодном звонке это искусство. Мы привели лишь несколько способов. Но так же, как невозможно заранее просчитать сюжет нового художественного фильма, так же невозможно заранее предвидеть те ситуации, с которыми вы можете столкнуться при общении с секретарем. Для каждой ситуации требуется свое решение. Проявляйте творчество, но никогда не лгите. При этом говорите так, чтобы секретарь воспринимал вас, как лицо, в котором его шеф крайне заинтересован. Тогда обход секретаря не будет у вас вызывать лишних вопросов, и никакие популярные скрипты, методы или техники вам не понадобятся

13 способов как выйти на ЛПР

25. 03.2020

Автор: Academy-of-capital.ru

Добавить комментарий

Рейтинг:

Из этого материала вы узнаете:

• Суть обхода секретаря
• Типы секретарей
• Типичные ошибки обхода секретаря
• Трудности обхода секретаря
• Разница обхода секретаря при продаже товаров и услуг
• С чего начать обзвон
• 13 способов обхода секретаря
• 4 хитрости обхода любого секретаря
• Как обучить сотрудников методам обхода секретаря

Обход секретаря – целое испытание, это как последний уровень игры, который либо проиграл и все пропало, либо выиграл и ты на коне. А если без шуток, это тонкий психологический прием, который нужно научиться использовать.

Существуют десятки методов обхода секретаря, но не все работают одинаково. Для продажи услуг подходят одни, для товара – другие. Со всеми тайнами обхода секретарей познакомим вас в этой статье.

Суть обхода секретаря

Для опытных продавцов и менеджеров не составляет сложностей обойти секретаря и обсуждать вопросы напрямую с лицами, принимающими решения. Для них не существует преград, а уверенные интонации и умение приводить нужные аргументы составляют проверенную тактику общения на любом уровне. Только приступившим к работе менеджерам далеко до таких высот, потому отказы от секретарей являются ежедневной составляющей их рабочего дня.

На специальных курсах и тренингах секретарей учат общению с нежелательными людьми, рассказывают о существующих скриптах и сценариях, используемых продавцами, чтобы добиться разговора с руководителем.

Рекомендуем

«Как обойти секретаря: 17 эффективных методов»
Подробнее

Хороший секретарь в состоянии, услышав говорящего, понять с кем имеет дело. Некоторые фразы, например, «менеджер по продажам», «взаимовыгодное сотрудничество», «коммерческое предложение», «мы занимаемся», «мы предлагаем» и пр., способны сразу же закрыть путь к руководству. Не следует менеджерам и строить фразы, используя частицу «не», например, «Не могли бы Вы» и др. Порой достаточно одного лишнего слова или неуместной паузы, чтобы разговор не удался.

Разговаривая с секретарем, не нужно задавать вопросы относительно того, что он мог бы сделать. Напротив, следует использовать уверенный тон и в утвердительной форме сообщать, что необходимо сделать, переключить, соединить, сказать и т. п.

Не следует рассматривать секретарей как ненужный для организации персонал. Звонящего соединяют с начальником, при условии, что:

• звонок действительно важный;
• начальник лично знаком со звонящим.

Соответственно, чтобы выполнить обход секретаря, перед звонком важно ответить на несколько вопросов:

• Есть ли необходимость в обходе секретаря?
• Каким способом следует воспользоваться для обхода?
• С кем именно вам необходимо переговорить?
• О чем вы будете разговаривать с этим лицом, после того как вас с ним соединят?
• Какую цель вы преследуете, общаясь с ним?

Типы секретарей

Одно дело – пообщаться с физическим лицом, другое – позвонить руководителю компании, входящие звонки которого проверяются личным секретарем. При общении с помощником руководителя можно узнать множество важных подробностей, однако не всегда общение складывается в пользу звонящего менеджера.

Любой менеджер может вспомнить как минимум одну историю, как ему приходилось придумывать действия для выхода на ЛПР в обход секретаря.

Поскольку велика вероятность того, что личный помощник лица, принимающего решения, не позволит вам поговорить с ним, следует для начала определиться с тем, что представляет собой секретарь и для чего он нужен. Одной из задач, возлагаемых на этого сотрудника, является фильтрация входящей корреспонденции и входящих звонков, особенно если их целью является разговор с руководителем.

Можно выделить несколько разновидностей секретарей в соответствии с типом их личности:

1. Помогающий секретарь

   
   Такой сотрудник считает, что любой звонок является важным, поскольку звонить может будущий клиент, а значит, теоретически каждый звонок может нести прибыль компании. Общение с таким секретарем только поможет менеджеру по продажам.

2. Секретарь-фильтр

   
   Секретарь этого типа считает, что звонки по большей части мешают работать. Его задача заключается в том, чтобы не допустить к руководителю ненужных людей, но при этом не отпугнуть потенциальных клиентов. Техника обхода такого секретаря при холодном звонке заключается в том, чтобы с первой фразы, изначальной интонации показать, что вы – нужный для компании человек, звонка которого ждут.

   
   Например, на вопрос о том, кто вы и по какому поводу звоните, можно ответить: «Передайте Владимиру Андреевичу, что звонит Валентин Петрович из ООО «Фрегат». Услышав подобную фразу помощник лица, принимающего решения, придет к выводу, что руководитель вас знает и ждет вашего звонка.

3. «Не впущу ни за что!» 

   
   Этот тип сотрудников сразу сообщает позвонившему, что компания ни в чем не нуждается, даже если достоверно ему об этом не известно, да и в целом выходит за пределы его компетенции.

   
   Для обхода секретаря этого типа с ним следует подружиться, вызвать личную симпатию, проявив вежливость, настойчивость, но не в коем случае не назойливость. Для таких сотрудников важно ощущать собственную значимость.

   
   Приведем пример обхода секретаря такого типа. К нему следует обратиться с просьбой о помощи или совете: «Помогите мне, пожалуйста» или «Как бы Вы поступили на моем месте?».

4. Call-оператор

   
   Обычный оператор, чья задача заключается в приеме входящих звонков и соединении абонента с руководителем или другим необходимым лицом.

Типичные ошибки обхода секретаря

Секретарей можно сравнить со стражниками, охраняющими вход в средневековый замок. Как стражники решали, кого можно впустить внутрь крепостных стен, так и секретарь решает, можно ли пропустить звонящего к руководителю. Есть два вида таких работников:

• Общие, к которым относятся секретари, офис-менеджеры, операторы, бухгалтеры и прочие менеджеры низшего звена. Их задачами является обработка входящих звонков. Действуют они либо по инструкции, предписывающей строго фильтровать кого можно, а кого нельзя соединять с ЛПР, либо на интуитивном уровне определяя полезность того или иного позвонившего лица.

  
  Зачастую менеджеры, попав на такого сотрудника, начинают описывать ему предлагаемый продукт, рассказывать о его качествах и выгодах сотрудничества. Это очень частая ошибка при общении с секретарями подобного типа, поскольку развитие компании не входит в их зону ответственности.

• Личные помощники руководителя – люди, вовлеченные в бизнес-процессы, имеющие четкое представление о работе компании, знающие психологию своего начальника. Обход секретаря личного помощника заключается в том, чтобы вызвать у него интерес к предлагаемому вами продукту.

  
  После того как вы успешно совершили обход секретаря и начали общаться непосредственно с лицом, принимающим решение, важно не допустить другую распространенную ошибку – сразу же выступать в роли продавца. Руководителям не интересны продавцы, они заинтересованы в партнерах, способных решать стоящие перед ними задачи. Не следует, в первый раз общаясь с человеком, пытаться продать ему свой продукт или услугу. Вспомните, какое желание посещает вас, когда вам звонит незнакомый человек и с первых секунд начинает предлагать что-либо. Скорее всего вашим первым желанием станет поскорее положить трубку. А значит, общаясь с лицом, принимающим решения, нужно показать свою заинтересованность и ответно заинтересовать его в общении с вами. В установлении точек соприкосновения как раз и помогут личные помощники.

  
  Но для начала разберемся с тем, какие методы обхода секретаря по телефону являются самыми эффективными.

Трудности обхода секретаря

Direct marketing, Branding, PR, Event marketing, SEO, SMM, SMO – современный бизнес привлекает клиентов самыми различными способами, используя множество маркетинговых инструментов. Но есть такие потенциальные клиенты, которых хочется заполучить непременно и как можно скорее, не переживая о том, что стратегия конкурентов окажется более эффективной. Лучшим способом в этом случае станет прямой холодный звонок.

Холодные звонки входят в компетенцию менеджеров отдела продаж. Если в компании создан эффективно работающий отдел продаж, в котором трудятся первоклассные специалисты – можно говорить о том, что компании крупно повезло. Но все же стоит задаться вопросами: «О каком количестве способов обхода секретаря известно менеджерам? Смогут ли они работать эффективнее, если узнают еще десяток вариантов выхода на ответственное лицо?».

В первую очередь стоит понять, сложно ли в вашем деле выйти на лицо, ответственное за принятие решений.

В некоторых компаниях выход на руководителя достаточно прост. Кроме того, в каждой организации есть определенные должности, на которые можно выйти без проблем. К примеру, если ваша компания организует и проводит курсы повышения квалификации личных помощников руководителя, то проблем с выходом на нужное лицо у вас не возникнет. Собственно, с первого раза вы попадете на требуемого сотрудника. Совсем другое дело, если организация занимается продажами дорогостоящего оборудования крупным промышленным предприятиям. В таком случае, прежде чем обсудить вопросы с ответственным лицом, придется потрудиться, выполняя обход секретарей, начальников отделов, заместителей руководителя и т. п. Чем больше сложностей возникает у менеджеров по продажам, тем больше способов обхода они должны знать и успешно применять на практике.

Еще одним заслуживающим внимания моментом является квалификация менеджеров. Перед любым начинающим продажником рано или поздно встает вопрос относительно выхода на нужное лицо. Поэтому неплохо, перед тем как приступить к обзвонам, ознакомить новоиспеченного специалиста со скриптами обхода секретаря при холодных звонках. В таком случае менеджер не будет испытывать психологический дискомфорт, попав на «блокера». Ведь он будет знать, что если один, второй или даже третий способы обхода не сработали, у него в запасе имеется еще с десяток, и уж какой-то из них обязательно окажется эффективным.

Рекомендуем

«Выявление ЛПР: стратегии и способы, которые работают»
Подробнее

С опытными менеджерами дело обстоит иначе. Чаще всего они знают и успешно используют 2-3 способа обхода. Но если вдруг у них не получается решить вопрос, пользуясь привычными вариантами, то они не будут пытаться и дальше пробиться к ответственному лицу этой компании, а перейдут к следующей. Соответственно, приведя опытному менеджеру еще с десяток примеров обхода секретаря при холодном звонке, можно повысить эффективность его работы в разы, увеличив одновременно клиентскую базу вашей компании.

Разница обхода секретаря при продаже товаров и услуг

Стоит заметить, что барьеры, с которыми сталкиваются менеджеры, предлагающие товары и услуги, существенно отличаются друг от друга. Продавая товары, легче выйти на лицо, которое занимается закупками. Скрипт обхода секретаря в b2b может быть следующим:

— Здравствуйте! Компания «N». Подскажите, с кем можно пообщаться по поводу закупки сырья для вашего предприятия?

или

— Добрый день! Подскажите, пожалуйста, кто у вас является сотрудником, ответственным за закупку арматуры (тканей, древесины и пр.)?

Чаще всего ответом будет:

1. Переключение на отдел закупок.

2. Просьба прислать предложение на электронную почту.

При получении второго варианта ответа учтите, что в большинстве случаев отдел закупок знакомится с входящими предложениями, так как задача его сотрудников заключается в том, чтобы снизить затраты на закупки, не теряя в качестве приобретаемого продукта.

При предложении услуг задача усложняется, поскольку нужно будет помочь секретарю определиться, кто именно отвечает за решение того или иного вопроса. К примеру, спросив, кто в компании занимается оптимизацией бизнес-процессов, вы вряд ли сразу получите выход на нужное лицо. В таком случае лучше подсказать, какой отдел вам необходим. Так, занимаясь полиграфией, просите соединить вас с маркетологами, занимаясь консалтинговыми услугами – с коммерческим или генеральным директором, финансовыми услугами – с бухгалтерией, IT-услугами – с системными администраторами и пр.

С чего начать обзвон

Прежде чем позвонить в компанию, необходимо собрать как можно больше информации о ней и о работающих в ней лицах, принимающих решения. Здесь действует правило, чем более дорогие товары и услуги вы предлагаете, тем больше информации нужно собрать и тем тщательнее ее проанализировать. Общаясь с секретарем и назвав имя ЛПР, вы повысите свои шансы на успех. Для сбора информации подойдут многочисленные открытие источники: сайт организации, социальные сети, публикации в СМИ. Многие сведения можно получить, зная ИНН и ОГРН. Заранее собрав данные о компании, используйте ее при обходе секретаря сначала во время холодных звонков по телефону, а затем и при личной встрече.

Менеджеру необходимо решить следующие задачи:

• выйти на нужное лицо;
• установить с ним контакт;
• определить потребности;
• уточнить варианты решения задачи;
• вызвать заинтересованность в своем предложении;
• назначить встречу;
• провести переговоры и заключить сделку.

При отсутствии в свободном доступе информации о нужном вам лице звоните в компанию и задавайте интересующие вас вопросы. Главное — придумать причины, по которым вам должны ее сообщить.

Прежде чем приступать к обзвону, важно понять, какова структура и работа компании. Так, если в ней трудится свыше тысячи человек, то решением тех или иных вопросов занимаются определенные отделы, в небольших фирмах решение аналогичных задач поручается конкретным сотрудникам, а в маленькой компании все решает сам руководитель.

13 способов обхода секретаря

Расскажем о наиболее эффективных методах обхода секретаря по телефону.

4 хитрости обхода любого секретаря

1. Пользуйтесь точными данными

   
   Используйте проверенные варианты обхода секретаря.

   
   – Здравствуйте, Иванов Иван Иванович, компания «Тендер». Переключите, пожалуйста, на Петрова Петра Петровича.

   
   Называя ЛПР по имени и отчеству, вы вызываете доверие у личного помощника. Следовательно, прежде чем звонить в компанию, уточните сведения о нужном вам лице.

2. Не забудьте правильно представиться

   
   В первую очередь назовите свою фамилию. Если в компании, в которую вы звоните, принято обращение по ФИО, сообщите и свое отчество. В последнюю очередь говорите название вашей организации.

   
   С психологической точки зрения человек называет свою фамилию, когда уверен в собственной значимости. К примеру: «Богданов, соедините с Владимиром Андреевичем».

   
   Если должность, занимаемая звонящим, незначительна, то он, скорее всего, назовет только свою компанию: «Добрый день, компания «Метод», соедините с начальником отдела рекламы, пожалуйста». При таком подходе шансы на успех снижаются.

3. Для первого звонка используйте повод, не связанный с продажами

   
   Выделитесь среди множества звонков менеджеров по продажам.

   
   – Здравствуйте, Мартынов Валерий Петрович, компания «Эдем». Руководитель отдела маркетинга направил нам заявку на участие в семинаре, однако он указал только свою должность, а не ФИО. Так как я занимаюсь отправкой именных приглашений, мне необходимо уточнить, кто занимается закупками оборудования Х, чтобы я указал его полные данные в именном приглашении?

   
   Таким образом можно выяснить ФИО нужного лица, а в последствии при звонке в компанию просить соединить именно с ним.

   
   Задача секретарей и офис-менеджеров заключается в том, чтобы оградить руководителя от звонков посторонних лиц. Поэтому, скорее всего, у вас поинтересуются, по какому вопросу вы хотите поговорить с Андреем Ивановичем.

   
   Ответить вам нужно содержательно, однако не шаблонно.

4. Используйте авторитетные и нестандартные формулировки 

   
   Для обхода секретаря воспользуйтесь нестандартными формулировками, к примеру:

   
   – По какому вопросу?

   
   – Это по вопросу тендера 542-Ж.

   
   Или «Возникли некоторые вопросы по представленному отчету по приказу Минтруда 865-Н».

   
   Задача заключается в том, чтобы сбить секретаря с толку. Если ему не захочется брать на себя ответственность в решении сложного вопроса, он скорее всего соединит вас с ответственным специалистом.

   Рекомендуем

   «Подготовка к переговорам: основные этапы и главные ошибки»
   Подробнее

   
   При таком подходе успешность звонков с выходом на ЛПР повышается с 1-2 до 6-8 на каждые 10 звонков. Использование приведенных техник обхода секретаря особенно важна при необходимости выхода на крупные и перспективные компании, в сотрудничестве с которыми заинтересованы многие.

   
   Используя шаблонные вопросы, менеджер сталкивается с шаблонными ответами. Поэтому пересматривать скрипты обхода секретаря нужно хотя бы дважды в год.

Как обучить сотрудников методам обхода секретаря

Прибыль компании зависит от эффективности работы менеджеров по продажам. А значит, повышение их квалификации имеет существенное значение для руководства фирмы. Проще всего это сделать, прибегнув к помощи специалиста, который, не отрывая сотрудников от работы, проведет разного рада тренинги. Недостатком такого способа является тот факт, что в основе большей части программ лежит личный опыт, а значит оценить эффективность работы специалиста может быть проблематично.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

Можно пригласить такого специалиста на время, не включая его должность в штатное расписание. Таким образом, если сотрудник не справится с поставленными перед ним задачами, его можно будет без проблем заменить. Кроме того, приглашать можно узких специалистов, работающих в разных сферах. Эффективность подобных тренингов весьма высока, а намеченные ими цели достигаются за короткое время. При этом тренинги проводятся в свободное время, что не сказывается на исполнении менеджерами трудовых обязанностей.

Следует учесть, что для повышения квалификации персонала потребуются финансовые вложения.

Конечно, при желании сэкономить, можно самостоятельно проводить тренинги. К достоинствам такого способа можно отнести доскональное значение руководителем особенностей своего бизнеса. Недостаток же заключается в том, что знания зачастую оказываются сугубо теоретическими. К тому же на эффективность продаж влияют не только теория, но и в большей степени практический опыт сотрудников.

Шпаргалка, как обойти секретаря? Речевые заготовки и скрипты

Менеджеры которые имеют большой опыт  секретарей совсем не замечают. Своей уверенностью и командным голосом открывают себе дорогу к лицу, принимающему решение (ЛПР). Ну а как же быть простым, новичкам? Мы создали шпаргалку Шпаргалка как обойти секретаря в крупных компаниях и не только.

Сделав звонок в большую фирму, конечно же на ваш звонок ответит секретарь. Не всегда, но бывает что вас соединяют с тем кто вам нужен особенно с руководством компании. А как же хочется, чтобы сразу соединили с директором и он сказал,что хочет назначить с вами деловую встречу, а еще лучше сразу оплатить счет)) Но вернёмся на землю…

Попав на секретаря или администратора начинайте свой разговор не со слов «Свяжите меня с…» В этот момент секретарь может не понять насколько вы значимый собеседник. Очень часто секретарши отказываются вас соединять с руководством компании по причине непонимания ценности некоторых предложений. Им надо просто и спокойно говорить причину звонка. Начните свою беседу, задав свой вопрос, секретарша может легко соединить вас с нужным человеком.

Пример скрипта обхода секретаря

Например:

-Здравствуйте, компания “Иванов и партнеры”, Меня зовут Александр, подскажите кто у вас занимается вопросами закупки канцелярской продукции?

-Светлана Федоровна – отвечает секретарь

-Она руководитель закупок?

-она бухгалтер и занимается этим вопросом, переключаю…

Нам достаточно было просто попросить вежливо и спокойно и мы не только соединились с нужным человеком, но и сразу получили некоторую информацию должности собеседника.

Первый способ обойти секретаря:

что бы секретарь не стоял на вашем пути, спросите то, на что легкого может ответить секретарь.

Но как и что делать если это не помогло? Секретарь может поставить в тупик:

 -Здравствуйте, компания “Иванов и партнеры”, Меня зовут Александр, подскажите кто у вас занимается вопросами закупки канцелярской продукции?

-Что вы хотите? 

Способы выйти на ЛПР

1. Существует специальные техники прохода секретаря, которые мы даем нашим ученикам на бизнес-тренингах по продажам. Мы поделимся ниже рабочими техниками со своими незадачливыми названиями для простоты запоминания. Итак скрипты прохождения секретаря и выхода на лицо, принимающее решение:
   
   1) Начальник
   2) Самый главный
   3) Давайте дружить
   4) Вы осень значимы для компании
   5) Заход с тыла
   6) Загрузить
   7) Старые знакомые
   8) Все детали

• В любом бизнесе есть свои варианты подходов к секретарям, но все выше перечисленные, подойдут почти под любую специфику бизнеса.

      1.Сценарий обхода секретаря: Начальник
Звонок начальника звучит так и вы должны командным голосом произнести.

Пример диалога:
– Никитин на связи, свяжите меня с директором.    (Лучше еще работает эта техника,если вы предварительно выясните имя с кем вам нужно связаться и скажите его вместо слова директор)

-Здравствуйте. Это Никитин,соедините меня с Игорем Алексеевичем!

Просто, ясно и без возражений. Узнать кто же это «Никитин» не каждой секретарше хватит наглости спросить. Если вы не можете из сбя выдавить нужный голос и эмоцию. Вам подойдут другие техники, изучайте до конца.

2. Сценарий обхода секретаря: Самый главный начальник.
Запомните, самый главный начальник никогда не позвонит. Вместо него это сделает секретарь.

Пример диалога:
– Здравствуйте! Вас беспокоят из приёмной Никитина, свяжите меня с директором!

Можно и добрым голосом произносить на позитиве, только уверенно. Более подробно мы разбирает техники холодных звонков на тренинге телефонных переговоров.

     3. Сценарий обхода секретаря:  Давайте дружить.

Чтобы обойти секретаря в холодном звонке старайтесь договориться, найдите общий язык, найдите контакт. Ну а потом секретарь может вам помочь.

Пример диалога:
– День добрый! Фирма «Жил-Строй»
– Анна, слушаю вас.
– Анна, добрый день! Мне нужна ваша помощь дайте мне, пожалуйста, совет с кем лучше всего обсудить вопрос привлечения клиентов в вашу компанию?

СМОТРИТЕ ВИДЕО ИНСТРУКЦИЮ СПАРТАКА АНДРИЕШИНА “КАК ОБОЙТИ СЕКРЕТАРЯ”

     4. Сценарий обхода секретаря: ВЫ ОЧЕНЬ ЗНАЧИМЫ ДЛЯ КОМПАНИИ.

Это еще один вариант подружиться с секретарем и дать почувствовать ей свою значимость.

Пример диалога:
– Здравствуйте! Фирма «Жил-Строй», Анна, чем могу вам помочь?
– Здравствуйте Анна. Я думаю что помочь мне сможете только вы. Я разговаривал с вашими коллегами, но никто из них не смог мне помочь узнать с кем из руководства обсудить вопрос участия вашей компании на международной выставке “ПРОДЭКСПО”?

    5. Сценарий обхода секретаря: ЗАХОД С ТЫЛА.

Когда вы совершаете холодный звонок чтобы обойти секретаря в для выхода на руководителя отдела снабжения крупной компании, секретарь часто отвечает что связать вас с данным руководителем не может. В этой ситуации просто позвоните еще разок, но чуть позже(через 1-3 дня)

Пример диалога:
– Здравствуйте, отдел снабжения?
– Здравствуйте, нет это отдел продаж.
– Переключите меня на отдел снабжения пожалуйста.

Как только вы попадете в нужный отдел, можете спокойно выяснить, кто ЛПР отдела, предложив отправить им коммерческое предложение на имя руководителя по электронной почте. Отправляете предложение ( или если не предложение, то информационное письмо о вас и продукте\услуге) и звоните, спрашивая напрямую ЛПР и говорите, что выслали ему предложение и хотите обсудить.

6. Сценарий обхода секретаря: Загрузить.

В этом случае попросите переключить вас на нужного сотрудника. Или задать такой вопрос, после которого секретарь сам вас переключит.

Пример диалога:
– Здравствуйте! Можете подсказать мне, какой сорт пластика вы используете для комплектования вашей еды на доставке. Эта информация нужна мне для расчета коммерческого предложения.

-Напишите свой запрос на почту

-Это долгое время может занять, а мне нужно сейчас просто уточнить, соедините меня пожалуйста со специалистом.

7. Скрипт обхода секретаря: ДАВНИЕ ЗНАКОМЫЕ.

Существует еще одна легкая методика по обходу секретаря. Она и без всяких объяснений переключит на нужный вам отдел. Ее использование очень простое. Для этого просто припомните себе как вы звон те тому, с которым очень долгое время являетесь коллегами. Простой звонок, простой разговор с легкостью. Ведите беседу так что бы секретарь думала что бы звоните по поводу прошлых договорённостей, и готовы предложить что-то очень интересное. Не врите, говорите так что бы секретарша сама додумала вашу мысль.
– Здравствуйте! Петров, на снабжение переключите пожалуйста!

8. Скрипт обхода секретаря: ДЕТАЛИ.
   НАДО ОБСУДИТЬ С ВАМИ НЕКОТОРЫЕ ДЕТАЛИ.
   «ДЕТАЛИ»это ключевые слова. Скажите секретарю о том что ваша проблема решена. Но кем? Ведь вы даже не предполагаете как зовут и какая фамилия у начальника отдела. В данной ситуации секретарь может подумать что вы решили свой вопрос напрямую с начальством. Ну и только для того что бы остаться на своём рабочем месте, соединит вас со своим руководством. Обсуждать детали, это никогда не поздно. К примеру:

– Мне хотелось обсудить некоторые детали контракта о поставке, соедините с руководителем. (вы всего лишь хотите на встрече обсудить предложение и условия договора)
– Я хочу обсудить детали будущей встречи с Сергеем Александровичем(ЛПР), соедините…

      9. Техника прохождения секретаря “Последний звонок”.

Секретари уходят в 6 вечера, а вот, а вот начальство часто остаются что бы немного поработать. Позвоните в 18:15 возможно вам повезет, и трубку поднимет сам Николай Павлович!

Небольшой шанс, но все же есть что секретарь поможет вам выйти на связь со своим начальником, только для того что бы « заработать очки» перед начальством.
И так, мы разобрали нашу шпаргалку как обойти секретаря при холодном звонке. Но не совсем возможно угадать заранее с какими трудностями вас может столкнуть судьба. Помните, что секретари такие же нормальные люди и не стоит к ним относится с пренебрежением. Не врите, но показывайте инициативу. Общайтесь с секретарем так что бы она чувствовала себя должным лицом. Тогда все вышеперечисленные сценарии и скрипты покажутся вам очень простыми и работающими.

Как обойти секретаря при холодных звонках: наверняка!

Совершая холодный звонок, заставьте технику работать на все 100. Как?

Холодные звонки слишком часто воспринимаются холодно. Очевидно, что отсюда и пошло название метода привлечения клиентов. Но маркетологи не дремлют и, разрабатывая новые способы эффективного общения с потенциальным покупателем, предоставляют нам не просто работающие алгоритмы “уговаривания”, а целые комплексные системы построения диалога с клиентом, дающие качественные плоды.

Вы – уже гуру холодных звонков?

Есть одно “но”. Практикуя холодные обзвоны, вы можете собаку съесть на этом деле. Вы способны усовершенствовать, как вам кажется, до предела собственные навыки и таланты общения по телефону с клиентом напрямую. Вы также можете наблюдать результаты непосредственно на практике – люди, с которыми вы ведете диалог, не бросают трубку и даже соглашаются на предлагаемые вами семинары, услуги, товары (нужное подчеркнуть). И вот однажды перед вами предстает следующая задача – необходимо провести беседу с директором солидной компании или корпорации.

Чей голос в трубке вы услышите первым, набрав заветный номер? Конечно же, голос секретаря. И вот здесь начинается совсем новая игра со своими особыми правилами.

Как обойти секретаря при холодных звонках: 7 эффективных методов

Как правило, существует масса подробных алгоритмов проведения подобных звонков – скриптов (они же – сценарии). И зачастую применять их гораздо проще в беседе непосредственно с целевым клиентом. А что делать, если до потенциального клиента предстоит добраться, лишь минуя определенные преграды в лице секретаря? Как обойти секретаря, сделав это быстро и качественно?

Для результативного диалога можно использовать множество методов. В основном каждый из них базируются на элементарной (или не такой уж и элементарной?) человеческой психологии. Рассмотрим наиболее интересные и практичные из них:

1. Включите внутри себя “босса”.

   Хоть здесь все просто объяснить, воплотить в жизнь схему немножко сложнее. Нужна уверенность и стойкость. Необходимо без лишней вежливости, изобразив голос важного начальника, прямо сказать секретарю соединить вас с директором. Как ни странно, это часто работает. Умеренная наглость в сочетании с уверенностью порой способны давать потрясающие результаты.

   Модель разговора примерно следующая:
   – Компания “Кабель Плюс”, Елена, здравствуйте.
   – Добрый. Сергей на месте? Соедини.
   – По какому вопросу? Как Вас представить?
   – Скажи, что Евгений звонит. (Призыв к действию!)

   Или, при максимальной уверенности в себе, можно попробовать следующий вариант:
   – Компания “Кабель Плюс”, Елена, здравствуйте.
   – Добренько! Где там этот красавец гражданин генеральный директор?
   – Ээм, а кто его спрашивает?
   – Да, Евгений это!
   – Извините, какой Евгений?
   – Червячков! Из “Метрополя”! (Здесь главный упор – именно на интонацию! Что-то, вроде: “Ох, глупенькая… я – партнер твоего босса и по совместительству – лучший друг!”)

2. Сядьте на место секретаря.

   

   Как обычно совершает звонки крупный начальник, знаете? Обычно он их не совершает. В этом-то и секрет – за него это делает секретарь. Да-да, точно такой же, как тот, которому вы собрались сейчас позвонить. Вооружившись ласковым тоном, вы набираете необходимый номер и говорите: “Добрый день! Беспокоят из приемной Епифанцева (любая вымышленная, но очень важно звучащая фамилия). Соедините с руководителем, пожалуйста”. Практически всегда соединяют.

3. Дружелюбный метод.

   Он заключается в том, чтобы стать товарищем секретарю. В этом способе меньше практичности, но он хорош в перспективе. Вежливо познакомившись с секретарем по телефону и сведя диалог в приятный, дружелюбный формат, можно заиметь союзника в тылу (нет, не врага) будущего потенциального партнера. Метод такого обхода секретаря особенно хорош в модели мужчина-женщина.

   Подобный метод хорош и для выяснения ФИО руководителя, чтобы, перезванивая завтра, применить следующую тактику обхода секретаря. Например:

   – Компания “Кабель Плюс”, Елена, здравствуйте.
   – Добрый день. Это Евгений, компания “Метрополь”, подскажите, пожалуйста, отчество вашего руководителя для рекомендательного/благодарственного письма.
   – Валерьевич.
   – Денис Валерьевич, спасибо!
   – Сергей Валерьевич…..
   – Ой, а я что сказал…? Спасибо! Всего доброго! (Имя-Отчество добыто! Совет: прощайтесь максимально быстро, пока секретарь не начала возмущаться, “что ее развели”).

4. Повысьте статус.

   Каждый человек любит чувствовать себя важным, это логично. Обратитесь к секретарю за помощью в соответствующей манере – попросите помочь так, будто никто другой больше не в силе это сделать. Работает не со всеми, но работает.

   Выглядеть на практике данный метод может приблизительно так:
   – Добрый день! Вы секретарь? Наверное, лишь вы можете оказать мне помощь! С кем уже только в вашей компании я не говорил, но никто так и не дал мне уверенного ответа… (и далее в таком духе).

5. Загрузка.

   

   Здесь необходимо задать секретарю вопрос, на который он явно не сможет ответить. Цель такого действия – заставить секретаря самостоятельно и по собственной инициативе соединить вас с человеком, который компетентен в данном вопросе. Естественно, необходимо постараться, чтобы этим человеком оказался начальник.

6. Детали.

   Это слово – своего рода ключ к любой двери. Набрали номер и уверенно попросили соединить с директором для обсуждения деталей “закупки новой партии” или чего-либо еще. Это создает впечатление того, что у вас с начальством уже имеется какое-то дело, тонкости которого вам осталось уточнить. Проверено – работает.

7. Вечерний звонок.

   Хитрая уловка – позвоните по окончанию рабочего дня. У вас есть шанс застать директора работающим в офисе, когда его секретарь уже едет домой.

Умение говорить – искусство. А умение обходить в процессе беседы секретаря – его особый вид. Берите на вооружение один из методов, либо сразу все и пробуйте! Помните, что главное – это уверенность и упорство в движении к поставленной цели. “Пробить” можно стену даже самого непробиваемого секретаря, если найти его слабое место. А как искать – поймете только вы, и только с опытом.

14 практических приемов как обойти секретаря

Часто продажнику нужно пробиться через колл-центр и переговорить с лицом, принимающим решение (ЛПР). Как это сделать, не зная, кто из сотрудников этим лицом является? Работники колл-центра просто отправят вас на стандартный ящик компании info @… ru, потому что корпоративные правила не позволяют соединять напрямую, а за нарушение они получат взыскание. 

Как выйти на лпр

Один из вариантов — попробовать в других подразделениях, в которых не наказывают за соединение не с теми людьми. Например, отдел продаж — через него уже проще выйти на нужного сотрудника. Конечно, существуют специфические компании, где трудно выйти даже на сам отдел продаж. Но самый простой способ — найти ФИО в любом сервисе по компаниям и пробовать выйти на этого человека. Если с ним не соединяют — найти ответственного. Принцип такой: если мы на кого-то в компании ссылаемся, это увеличивает шансы на контакт. 

Вот еще 14 способов пробиться через секретаря, выйти на нужного сотрудника и предложить ему свой продукт или услугу:

1. Вы мне звонили

Когда вы не знаете, кому звонить, можете сделать вид, что в вашу компанию кто-то звонил. Пример: 

«Здравствуйте. От вас был звонок. Видимо, по вопросу закупки запчастей для конвейера. Кто бы это мог от вас звонить?.. Обычно это главный механик или снабженец. Соедините меня с ним». 

Такой прием работает с небольшими и средними компаниями. С крупными можно попробовать, но срабатывает далеко не всегда. 

2. Мы раньше уже общались

Создать впечатление, что вы уже общались с нужным вам специалистом компании. Пример: 

«Здравствуйте, а снабженец на месте? Соедините меня с ним, пожалуйста». 

3. Путаница с именем

Пример:

«Соедините меня с Павлом Иванычем. Как, кто это? Главный механик. Нет такого? Это компания “Х”? Странно. Мне передали, что звонили из вашей компании по поводу комплектующих для конвейера. Наверное, неправильно записали имя-отчество. А как правильно зовут главного механика? Семен Петрович? Соедините, пожалуйста». 

4. Разъединилось

Способ для работы со средними компаниями. 

Пример: 

«Здравствуйте, соедините, пожалуйста, еще раз со снабжением, а то разъединилось».

Конечно, могут спросить, с кем именно вы разговаривали.

«Да толком еще и познакомиться не успели, только начали разговор и он прервался». 

5. Как правильно пишется

Если вы стандартно просите соединить вас с директором или уточняете, кто в компании отвечает за нужное вам направление, сотрудник на том конце провода или мягко предложит написать на рабочий ящик — «Мы посмотрим предложение и свяжемся с вами», или в жесткой форме скажет: «Ничего не нужно» и завершит разговор. Поэтому нужно уметь нестандартно начать диалог. Ваша задача — отличаться от всех остальных звонящих.

Пример:

«Подскажите, где вы находитесь? (С таким вопросом звонят часто: водители, курьеры, менеджеры. Обычно на него отвечают — дают адрес, email). Я сейчас готовлю письмо для вашего начальника ОМТС. Подскажите, как правильно пишется его имя, отчество (Если человек уже помог вам в чем-то, есть вероятность, что он и эту информацию скажет). А он на месте сейчас? Соедините». 

Этот прием похож на диалог из третьего способа, но он увеличивает конверсию по сравнению с обычным заходом. Однако, если у сотрудника на телефоне есть задача блокировать, пробиваться менеджеру все равно будет сложно. 

6. Звонить напрямую или под легендой

Пример:

«Здравствуйте, выставка “ПродЭкспо”. Хотели выслать бесплатные приглашения. Подскажите ваш почтовый адрес (Ваш почтовый адрес Ленина, 21?).Подскажите, как ФИО главного инженера пишется? 

Звоните через день — вас уже никто не вспомнит. Его еще называют «метод звонка через выходные», когда уже точно никто не вспомнит.  

7. Можем их соединить

Способ, который обыгрывает общение между генеральными директорами и взаимодействие их помощников. Работать нужно в паре, роль персонального ассистента выполняет, например, девушка. 

Пример:

«Здравствуйте, меня зовут Анна. Я персональный ассистент Сергея Иванова из “АльфаСнаб”. У него запланирован разговор с Иваном Ивановичем, можем их соединить?». 

Работает игра словами: вы же не лжете, когда говорите: «Здравствуйте, мой руководитель поручил мне связаться с Иваном Ивановичем по обсуждению технических вопросов. Он на месте, можете соединить?». Поручил — не значит, что ведутся переговоры, но слова создают впечатление, что общение уже идет. И повышают вероятность того, что вас соединят. 

8. Метод стелс

Когда задают вопрос: «Кто вы и по какому вопросу», продажники используют метод «стелс» — лететь, не попадая под радары разоблачения холодного звонка, не использовать слова «менеджер», «поставщик», «сотрудничество». Надо произвести впечатление, что мы уже работаем вместе. Один из способов — «Акцепт».

Пример:

«Мы уже выставили вам оферту, теперь ждем акцепт». 

Некоторые будут копать, что за оферта и какой акцепт, а некоторые соединяют. 

9. Наследство

Пример:

«Я из компании “Х”, мне в наследство от коллеги досталась клиентская база с вашей компанией. По записям вижу, что сотрудничество шло. Звоню, чтобы продолжить работу. Соедините с Иваном Петровичем». 

Слово «наследство» и подробности увеличивают вероятность контакта. Есть женский вариант:

«Я вышла из декрета и сейчас восстанавливаю контакты. Соедините с Иваном Петровичем».

10. Потерял

Классический подход.

Пример:

«Я потерял (утопил) мобильник с номером вашего начальника, теперь восстанавливаю контакты. Напомните, как главного механика зовут? Точно! Он сейчас на месте? Соедините». 

11. Повествовательный характер

Когда вас «послали на почту», то есть предложили выслать предложения на почту, вероятность, что соединят с нужным человеком, снизилась. Все равно есть варианты (с использованием артистизма, нахальства).

Пример:

«Да я не с предложением! Мой звонок носит более повествовательный характер. Соедините со снабжением». 

12. Ждет звонка 

Вы не говорите по существу, задача — подтолкнуть к нужному действию. 

Пример:

«А вдруг мы те самые, звонка которых он ждет? Соедините с Иваном Ивановичем». 

13. Давление

Есть вариант с давлением, но он применим, только если вы умеете применять такую стратегию поведения — давить на окружающих для достижения своих целей. 

Пример:

«Правильно ли я понимаю, что это вы занимаетесь покупкой комплектующих для конвейера? Нет? Ну так соедините меня с главным механиком!» 

По большому счету, дело здесь не словах, а в том, насколько эмоционально вы можете это сделать. Иначе метод будет неубедительным. Кейс: менеджер по продажам в компании, продающей стальные трубы, долго пробовал выйти на ЛПР строительной фирмы. Когда он звонил, бухгалтер его не пропускала. Однажды он позвонил так:

«У меня на объекте машина застряла с трубами! Дай телефон прораба». 

Давил в диалоге так, что телефон ему дали и он договорился о встрече. 

14. Прием-забалтывание «Вышлю»  

Пример:

«Да, конечно, я вышлю информацию, как только ваш главный механик скажет: “Мне это интересно, присылайте”. А иначе, сами понимаете, спама в компьютере и без меня хватает. Разговор займет буквально три минуты. Кстати, как его зовут? Соедините меня с ним». 

Как выходить на ЛПР в крупных компаниях

При работе с более бюрократизированными крупным бизнесом или государственными компаниями бывает проще следовать установленной процедуре. Написать письмо на имя генерального директора, узнать у секретаря, какой у письма входящий номер, кому его отписали, и выходить на этого человека. 

Второй подход, его называют директ мэйл, — отправка «физического» письма, которое доставляет курьер. Желательно знать ФИО контактного лица, приложить материалы. Почему это работает? Ну сколько бумажных солидных писем приходит в среднем за неделю в компанию? А электронных очень много. Представьте: приехал курьер службы доставки, привез письмо — иногда оно неоткрытым добирается до первого лица. А в этом случае оно как минимум привлекает внимание. Поэтому при продаже больших дорогих проектов это один из действенных способов выхода на лиц, принимающих решения, и инициации первичного контакта. 

Бланк подготовки холодного звонка

Менеджеру перед звонком лучше составить для себя «бланк подготовки холодного звонка». В нем определить главную цель звонка с точки зрения продаж — выяснить ФИО контактного лица, принимающего решения по данному направлению, договориться об отправке общей презентации, о встрече, понять потребности (имеются ли планы по закупке, объект, который нуждается в продукте. И далее прописать фразы (по скрипту или свои), которые он будет использовать. 

Статья подготовлена на основе лекции эксперта в управлении продажами Максима Горбачева, преподавателя Русской Школы Управления.

Смотрите также: Оплата труда в отделе продаж

Текст: Светлана Щербак

10 убойных способов пройти секретаря – как начать холодный звонок и выйти на ЛПР | Call — центры | Статьи и новости

18 ноября 2015

Секрет холодных звонков был, есть и будет в их массовости, штучными атаками сладкую конверсию не получить. Горечи добавляет тот факт, что не все контакты в базе для прозвона имеют одинаковый приоритет. Кого-то настолько хотелось бы видеть среди своих клиентов, что нет ни какого желания признать свою беспомощность перед выходом на ЛПР. Именно для таких случаев мы и собрали лучшие проверенные методы обхода секретаря, которые если не позволяют зафиксировать продажу, то хотя бы решают вопрос выявления контактов руководителя и его ФИО.

Те менеджеры холодных звонков, которые работают в теме давно, знают, что залог успеха – выстроить последовательную схему со множеством этапов, на каждом из которых удается получить отдельные данные об ЛПР и бизнесе организации. Венчает сложную технику холодных продаж обычно прямой разговор с ЛПР на основе подготовленной информации о самом руководителе и компании в целом.

Итак, если стандартные методы не работают, на том конце провода сидит цербер-секретарь и нужно хотя бы выяснить, как зовут директора, а также его e-mail можно воспользоваться следующими приёмами.

Запрос на интервью

Хорошо зарекомендовал себя способ получить контакты директора, если представиться журналистом местного издания. Обычно такой разговор проходит следующим образом:

— Здравствуйте, я позвонила в компанию…?

— Да, верно.

Вы, наверное, секретарь или помощник руководителя?

— Да…

Меня зовут… Я репортер в журнале … Скажите, как я могу к вам обращаться?

Секретарь называет свое ФИО;

{ФИО}, у нас сейчас редакционное задание — написать статью про участников рынка … Мнение вашего руководства представляет интерес для читателей, так как ваша компания известна на рынке… Это займет не более 2 минут. Если прямо сейчас перевести звонок на руководство нет возможности, оставьте, пожалуйста, его ФИО и e-mail, мы отправим официальное письмо. Но лучше было бы, если бы вы соединили меня прямо сейчас, думаю, вашему директору было бы приятно поделиться авторитетным мнением с читателями журнала {}. Плюс это дополнительная реклама.

Практика показывает, метод работает на 100%. Если секретарь начинает выстраивать оборону, лучше вообще не отрабатывать возражения, а закончить разговор словами «Я перезвоню завтра». На следующий день повторный звонок репортера вряд ли останется проигнорированным.

Крупный заказ, чтобы обойти секретаря

Пожалуй, самый проверенный и простой в реализации метод – получить данные руководителя через теорию крупного заказа, так как на продажи все падки. Звучит это обычно следующим образом:

— Здравствуйте, вы занимаетесь {название товара\услуги};

— Да, здравствуйте, а что вас интересует?

— Товар\услуга , у нас поставка на …единиц товара\висит до …. числа. С кем могу поговорить по поводу такого заказа?

— Перевожу на отдел продаж (возможно сразу на руководителя отдела продаж)…

Дальше вы последовательно излагаете заготовленные ранее детали заказа, в которых должен быть гигантский объем, сильно ужатые сроки поставки, нюансы по оплате, доставке и личный визит вашего руководителю к руководителю компании, в которую вы звоните. Такой разговор обычно заканчивается двумя способами, или вас переводят на директора или назначается дата, время встречи с директором, и плюсом дается e-mail для отправки КП.

Контакт с выставки

Все что вам нужно – сымитировать знакомство с директором. Обычно это выглядит так:

— Здравствуйте, у меня написано, что это компания …;

— Да, что вас интересует?

Вы, наверное, секретарь или помощник руководителя?

— Да…

— Тут такое дело, на прошлой выставке (обязательно назвать отраслевую выставку) мы с вашим руководителем разговор за кофе закончили обоюдным интересом! Мы продаем {товар\услуга, который компания закупает для производства или собственных нужд}. Я знаю, что вы закупаете {товар\услугу} поэтому звоню по договоренности. Ваш директор сказал: набери через 2 недели, скажи, что Игорь Холодов с выставки, тебя соединят. Вас предупреждали?

— Нет;

— И еще, мне не удобно, но  я забыл имя вашего руководителя, напомните, пожалуйста!

— {Называет ФИО};

— Если сейчас нет возможности, давайте я напишу письмо {ФИО}, какой у него емейл? Скорее всего он сам перезвонит, интерес был прежде всего с его стороны…

Это не холодный звонок, это откуда-то сверху

Психология большинства секретарей такова, что если звонят из большой компании, работающей по всей стране, помощник руководителя начинает робеть и боится построить разговор не в нужном ключе. Следствие – перевод на директора. Такой метод хорошо работает в промышленном секторе. Так, например, если вы позвоните в крупную металлобазу любого города и скажите что звонит менеджер из «Севвер-стали», скорее всего вас моментально соединят с директором. Достаточно лишь сказать, что вы разворачиваете новое направление – сотрудничество с региональными игроками, и ФИО + e-mail, а, возможно, и телефон директора у вас в кармане.

День специалиста в области

День энергетика, химика, строителя, нефтяника и т.д. – все они празднуются в узких кругах профессионалов и порой весьма с размахом. Этим можно воспользоваться, если такой день стоит в календаре в перспективе 2-3 месяцев. Достаточно позвонить, представиться председателем профсоюза специалистов в области {…} или пресс-секретарем союза предпринимателей города и донести до секретаря следующую информацию:

— Такого то числа {…} состоит день работка отрасли {…}.  Государство сейчас поддерживает вашу отрасль, поэтому мы рассылаем поздравления с профессиональным праздником, подписанные министром отрасли. Могу я узнать ФИО вашего руководителя и емейл для отправки официального поздравления? И по возможности не говорите ему о моем звонке, хотелось бы, чтобы это был сюрприз.

Если секретарь предоставил обычный корпоративный емейл, скажите, что вам для отчетности очень нужен емейл директора, так как можно было бы просто набрать названия сайтов и отправить письма на них, а за это вас ругают.

В конце добавьте:

— Это еще не все, на город будут случайно выбраны 2 компании, в которые лично позвонит министр {соответствующей отрасли} и лично поздравит руководителя, возможно, это будет ваш {ФИО}. Думаю, если этот звонок придет на мобильный вашего директора, ему будет приятно. Какой у него телефон?

Опрос секретарей, а не холодный звонок

Комплекс последнего человека в компании всегда будет преследовать любого секретаря, которого пытаются обойти десятки звонящих ежедневно. И сколько бы они сами себе не говорили, что без секретаря директор не справится со своими задачами, суть от этого не меняется. Этим фактом можно воспользоваться и здесь не будет ни капельки цинизма, скорее обычная хитрость.

Здравствуйте, это секретарь компании?

— Да, а что такое?

— Отлично, вы мне как раз и нужны. Наверное, не часто услышишь такое, правда?

— Вы по какому вопросу?

— Извините, что вопросом на вопрос, но как я могу к вам обращаться?

— {ФИО};

— Уважаемая {ФИО}, я представитель исследовательского агентства {Название}. Сейчас мы реализуем проект «Секретари России». Могу я задать вам несколько вопросов?

— Сколько вам лет?

— Какое у вас образование;

— Сколько вы работаете в компании;

— Считаете ли вы, что ваш руководитель достоин лучшего помощника, чем вы?

— Спасибо, за потраченное время, могу узнать ФИО вашего руководителя и емейл? При определении лучших секретарей мы обычно интересуемся мнением самих директоров. Не беспокойтесь, мы направим официальное гербовое письмо, которое сильно не отвлечет ваше руководство.

После немой паузы обычно диктуется ФИО руководителя, e-mail, а порой и телефон.  

Пятница вечер

Если существует час X при проведении эффективных холодных звонков, это вечер пятницы. В конце недели многие уходят с работы пораньше, но только не руководство, чье чувство долга, чаще всего, не позволяет покинуть рабочее место пока не будут доделаны все дела.

Звонков в пятницу вечером всегда меньше, чем обычно отсюда более внимательное отношение секретаря к каждому из них. Отлично работают фразы:

— Я звонил вам в понедельник, вторник и вчера, чтобы обсудить с вашим директором вопрос … Может хотя бы сегодня у него найдется 2 минутки, я тоже хочу на выходные, как и вы…

Именно в пятницу вечером возможны не только прямые попадания на директоров по первому звонку, но и личные встречи. Это связано с тем, что многие руководители одиноки и может сработать даже нахальное завершение разговора:

— {ИО}, а может я к вам подъеду сейчас через пол часа, выпьем чаю, обсудим возможное сотрудничество, неделя выдалась трудная, почему бы не пообщаться.

Начать холодный звонок голосом с иностранным акцентом

Кому-то эта техника прохода через секретаря покажется чудной или притянутой за уши, но она на удивление работает.

Если звонить в компанию и говорить с иностранным акцентом, секретарь начинает вести себя чуть по-другому — более заинтересованно и ответственно по отношению к холодному звонку. Разговор можно построить следующим образом:

— Good afternoon, это компания {…};

— Меня зовут Джейсон, я представитель компании …, наш головной офис находится в {город в другой стране} сейчас мы развиваем бизнес в России. Я работаю коммерческим директором и сам лично предпочитаю общаться с руководителями компаний по поводу… Возможно вашему директору это будет интересно, есть возможность с ним сейчас пообщаться?

— Нет

— Хорошо, дайте, пожалуйста, его емейл, а также Имя, Отчество, чтобы я отправил письмо.

Чаще всего разговор не доходит даже до емейла, абонента соединяют со словами – «там какой-то иностранец звонит, у него заказ \ по поводу сотрудничества».

Участие в исследованиях масштаба страны

Разговор лучше строить сухо и уверенно:

Здравствуйте, компания {…}?

Да, вы по какому вопросу?

— Исследовательский холдинг {…}. Меня зовут Игорь Холодов, старший аналитик. Делаем срез рынка, формируем анализ конъюнктуры и проблематики развития. Есть данные, что ваша компания давно работает на рынке, что очень бы помогло нам. В компании самый компетентный человек в области … бизнеса, это директор?

— Возможно, но есть еще такие-то…

— Хорошо, соедините с наиболее компетентным человек в области… для проведения исследования. И пожалуйста, уточните ФИО руководителя, а также емейл – мы бесплатно высылаем результаты рыночного анализа всем директорам компаний-участников. Вероятно, собранные статистические данные будут вам полезны.

Секретарь будет пройден на 100%, вопрос только в уровне должностного лица, к которому получится пробиться.

Театральные билеты для всей семьи

Как бы ни странно это звучало, но именно таким способом пользуются специалисты в области прямых продаж билетного бизнеса.

Звонки лучше всего совершать со среды по пятницу. Выглядит техника следующим образом:

— Здравствуйте, компания {}?

— Да.

— Меня зовут ИО, я пресс секретарь заместителя по культуре администрации город. Во вторые выходные {месяца}будет проходить театральный фестиваль, может, видели уже афиши?! Руководителям предприятий поручено донести пригласительные на семью. Билеты именные, выпускаются в электронном виде. Как зовут вашего директора? Мне также надо будет выяснить имена членов семьи? Может, соедините меня с ним или дадите емейл, детали уточню в переписке?

Способы пройти секретаря, которые были перечислены выше, это, скорее, последний шанс, чем универсальный инструмент для получения контактов ЛПР. Их рекомендуется применять в ситуациях, когда надежды получить данные директора уже практически нет, а очень хочется. Все они отлично работают в умелых устах операторов колл центров или менеджеров по холодным звонкам. Главное здесь харизма, владение речью, интонацией и психологическими приемами, сама легенда не так важна и может быть преобразована по вашему желанию.

Тем, кого мучает совесть по поводу введения людей в заблуждение, хотелось бы сказать, обратите внимание на продукты в магазинах, которые вы покупаете каждые день. Все они вводят вас в заблуждение по поводу своего состава, однако вы же их покупаете, потому что есть потребность. Компаниях, которым вы звоните, также есть нужны определенные товары и услуги, предлагаемых вами, просто, если вы не донесете о них информацию до руководителя, это сделает кто-то другой.

Привыкли бороться за клиента, поэтому изучаете все методы прямых продаж? А что вы знаете о callback виджетах на сайтах, и как кнопка обратного звонка влияет на конверсию? Читайте в нашей предыдущей статье, какой callback сервис выбрать, сколько это стоит и как это всё работает.

13 способов обхода секретаря и выхода на ЛПР

Direct marketing, Branding, PR, Event marketing, SEO, SMM, SMO, – сейчас бизнес использует массу маркетинговых инструментов для привлечения клиентов. Однако всегда были и будут такие заказчики, до которых ваша компания захочет достучаться напрямую – получить этих конкретных клиентов здесь и сейчас. Не ждать, пока сработает чья-то маркетинговая машина, ваша или конкурента. Конечно же, здесь самый эффективный способ – это прямой холодный звонок.

Понятно, что холодными звонками занимаются менеджеры отдела продаж. Неплохо, если у вас есть эффективный отдел продаж. Еще лучше, если у вас в отделе продаж есть эффективные менеджеры. И вообще отлично, если ваши менеджеры умеют выходить на нужных людей. Все так и есть? Можете дальше не читать. Только перед этим два вопроса задайте себе: «Сколько мои менеджеры знают способов выхода на ЛПР? Насколько больше привлекут клиентов мои менеджеры, если дать им еще дюжину способов выхода на ЛПР?».

Прежде чем мы перейдем непосредственно к способам выхода на нужных людей, надо определиться, насколько сложен в вашем бизнесе сам процесс выхода на лицо, принимающего решение.

Есть компании, в которых выйти на нужного человека достаточно просто. И есть такие должности в любой компании, выйти на которые просто. Если вы зарабатываете деньги тем, что занимаетесь повышением квалификации секретарей, то и заморачиваться не стоит над способами выхода на нужное вам контактное лицо. Первый звонок – и вы сразу говорите с нужным человеком. А вот если вы продаете дорогостоящее оборудование для крупных промышленных компаний, то ваш ЛПР обычно плотно защищен всяческими привратниками: секретари, администраторы, начальники отделов, заместители… Для остроты ощущений многие продавцы называют их «блокер». Чем сильнее блокируют ваших менеджеров на входе, тем больше способов обойти секретаря они должны знать и использовать в работе.

Второй аспект, на который следует обратить внимание – это уровень квалификации ваших менеджеров. Любой начинающий продавец, как только сталкивается с холодными звонками, сразу же задается вопросом: «Как обойти секретаря?». И такому менеджеру лучше сразу дать весь арсенал приемов преодоления секретарского барьера. Далее в работе с «блокерами» ему будет намного легче психологически. Потому что он будет знать: каким бы жестким не был секретарь, у меня есть еще дюжина способов, чтобы его перепрыгнуть.

Другое дело – это опытный менеджер. Такие обычно уверены, что они эффективно справляются и двумя-тремя способами. Хорошо, если так и есть. Но обычно нет. А все потому, что опытный продавец пробует пробиться к ЛПР привычными методами, и если у него это не выходит, просто бросает эту компанию или переносит следующий контакт «на будущее». Если дать этому менеджеру дюжину способов обхода секретаря, то и результативность увеличится. Такой продавец сможет расширить свой боевой арсенал. Как следствие, расширить вашу клиентскую базу.

13 ответов на вопрос, как обойти секретаря

А теперь выберите очень крупного клиента, которого вы хотите видеть в числе ваших заказчиков, подойдите к менеджеру по продажам продаж и скажите: «Хочу, чтобы ты назначил мне встречу с директором этой компании. Вот тебе чертова дюжина способов, как выйти на него».

Фото: pixabay.com

Узнайте, как стать секретарем

Чем занимается секретарь?

Секретарь, также известный как помощник по административным вопросам, отвечает за планирование, административные и организационные обязанности, связанные с обслуживанием организации. Обязанности секретаря различаются в зависимости от работодателя и отрасли, но обычно они включают ответ на телефонные звонки, отправку корреспонденции по электронной почте, организацию встреч, ведение протоколов встреч и координацию межведомственного общения. Помимо основных офисных функций, некоторые секретари также выполняют более сложные исполнительные функции или специализируются в таких областях, как юридическая или медицинская поддержка.

Другие обязанности секретаря включают:

• Планирование встреч и обновление календарей событий
• Помощь посетителям или клиентам в навигации по рабочему пространству
• Управление файлами клиентов и другими документами в офисе
• Внедрение новых процедур и административных систем
• Набор персонала, подбор и контроль новых сотрудников
• Создание отчетов, презентаций и документов

Средняя заработная плата

Многие секретари работают полный рабочий день, а другие работают неполный рабочий день или в качестве временных сотрудников. Заработная плата секретарей варьируется в зависимости от их образования и опыта работы, а также отрасли работодателя, размера компании и географического положения. Чтобы получить самую свежую информацию о заработной плате от Indeed, нажмите на ссылку о зарплате.

• Общая заработная плата в США: 38 880 долларов США в год
• Типичная заработная плата составляет от 24 690 долларов США до 64 230 долларов США в год.

Требования к секретарю

В зависимости от должности, на которую вы претендуете, требования для того, чтобы стать секретарем, будут включать в себя некоторую комбинацию этих требований:

Образование

Хотя выпускники средней школы часто имеют право на начальный уровень вакансии, степень младшего специалиста или технический сертификат могут дать соискателю преимущество, продемонстрировав свое обучение в следующих областях:

• Управление офисом
• Управление базой данных
• Базовое использование компьютера, включая навыки работы с электронными таблицами, базами данных и программным обеспечением для обработки текстов

В то время как степень бакалавра обычно не требуется для общих офисных должностей, она может быть необходима для определенных областей, таких как право и здравоохранение. Лицам, заинтересованным в секретарских должностях в юридической и медицинской областях, возможно, потребуется пройти отраслевые курсы, которые позволят им больше узнать о процедурах и терминологии этого сектора. Людям, стремящимся занять секретарские должности на руководящем уровне, возможно, потребуется несколько лет опыта и степень бакалавра, чтобы повысить свои шансы на получение работы.

Обучение

Секретари обычно получают свои навыки в ходе краткосрочного обучения на рабочем месте. Тренинг помогает им узнать о политике компании, процедурах и использовании специальных технологий и программного обеспечения.Тем не менее, обучение юридических и медицинских секретарей может длиться несколько месяцев, поскольку им необходимо изучить отраслевые обязанности.

Сертификаты

Не все работодатели требуют, чтобы их секретари были сертифицированы, но получение одного из этих полномочий может помочь вам узнать больше о должности и сделать вас более привлекательным кандидатом.

Сертифицированный профессиональный секретарь (CPS) или Сертифицированный специалист по административным вопросам (CAP)

Международная ассоциация административных специалистов (IAAP) предлагает эти полномочия, свидетельствующие о знании офисных систем, офисных технологий, администрирования и управления.Для получения сертификата потенциальным секретарям необходимо сочетание образования и опыта работы. Если у них есть только аттестат о среднем образовании, им необходимо получить не менее четырех лет опыта работы. Если у них есть степень младшего специалиста или бакалавра, им необходим опыт работы не менее трех лет. Они также должны проработать в отдельной компании или организации не менее года, прежде чем их опыт будет учтен в соответствии с требованиями.

Секретарские сертификаты обычно действительны в течение пяти лет.Пока действует сертификация, человек должен набрать 90 баллов в трех категориях — лидерство, непрерывное образование и другие сертификаты или специальности IAAP — для продления полномочий в конце пятилетнего периода.

Сертификаты Национальной ассоциации юридических секретарей (NALS)

Лица, желающие стать сертифицированным юридическим секретарем, могут получить сертификат от NALS по категориям, включая профессиональный помощник юриста (PP), профессиональный юридический секретарь (PLS) и аккредитованный юридический секретарь (БАС).Каждая сертификация имеет определенный опыт и квалификационные требования, а также индивидуальные экзамены, которые стремящиеся секретари должны сдать, чтобы получить учетные данные.

Сертификат Американской ассоциации помощников врачей (AAMA)

После экзамена они должны пройти программу, аккредитованную Комиссией по аккредитации союзных программ медицинского образования или Бюро аккредитации школ санитарного просвещения. Участники должны пересдавать экзамен каждые пять лет, чтобы оставаться сертифицированными AAMA.

Навыки

Секретарям необходимы различные навыки для успешного выполнения своих обязанностей. Вот некоторые твердые и мягкие навыки, которые работодатели обычно ищут при приеме на работу секретаря:

• Базовые навыки работы с компьютером: Секретари проводят много времени за компьютерами, особенно при работе с электронными таблицами, базами данных и программным обеспечением для обработки текстов. Таким образом, знание пакета Microsoft Office очень важно.

• Сильные письменные и устные коммуникативные навыки: Секретари обычно пишут электронные письма и служебные записки при общении с клиентами, сотрудниками и руководителями, поэтому они должны владеть грамматикой, поддерживать профессиональный тон и обеспечивать точность.

• Навыки принятия решений: Секретари часто определяют приоритеты задач и принимают решения от имени своих работодателей, поэтому важно иметь здравый смысл.

• Навыки межличностного общения: Поскольку секретари часто взаимодействуют с персоналом или клиентами, они должны эффективно общаться и быть вежливыми при общении с другими, чтобы обеспечить удовлетворительное обслуживание клиентов и создать благоприятную рабочую среду.

• Организационные навыки: Секретари должны хранить документы, папки и расписания в надлежащем порядке, чтобы офис мог работать эффективно.

• Внимание к деталям: Секретарь должен выполнять все задачи на высоком уровне с минимальными ошибками или без них.

Рабочая среда секретаря

Секретари обычно работают в больницах, школах, государственных учреждениях, корпоративных учреждениях, а также в медицинских и юридических офисах. Секретарь начального уровня может работать в большом помещении в составе команды, ответственный секретарь может работать в просторном офисе в большом офисном здании, а медицинский секретарь может работать в загруженном кабинете врача.Многие секретари работают в быстро меняющейся среде с самыми разными людьми. Большинство секретарей работают от 35 до 40 часов в неделю, а некоторые организации позволяют секретарям работать по гибкому графику.

Как стать секретарем

Вот пять шагов, которые вы можете предпринять, чтобы стать секретарем:

1.

Запишитесь на офисные курсы.

Выпускники средней школы могут пройти офисные курсы, чтобы претендовать на работу начального уровня. Если эти курсы недоступны в их средней школе, будущие секретари могут получить это образование в профессиональных школах или общественных колледжах.

2. Выберите поле.

Прежде чем подавать заявление о приеме на работу или проходить обучение, начинающие секретари должны решить, в какой области они хотят работать. Секретари работают в самых разных сферах, но большинство из них работают в медицинских, юридических или коммерческих организациях.

3. Получите аттестат или диплом о высшем образовании.

Хотя работодатели могут не требовать ученой степени или сертификата, их наличие может продемонстрировать компетентность соискателя. Учебные программы могут помочь подготовить начинающих офисных секретарей, развивая технические навыки.

4. Найдите должность секретаря.

Рассмотрите возможность проверки объявлений о вакансиях на веб-сайтах юридических фирм, медицинских учреждений и офисов. Временные или кадровые агентства могут быть полезным ресурсом для поиска секретарской работы, так как эти агентства иногда проводят формальное офисное и компьютерное обучение. Секретарши также могут работать из собственного дома в качестве виртуальных помощников.

5. Продвижение в поле.

По мере того, как секретари набираются опыта, они могут переходить на более высокие должности, такие как руководители или исполнительные помощники.Эти должности предлагают более высокую заработную плату и обычно связаны с большим количеством обязанностей.

Пример описания должности секретаря

Наша компания ищет секретаря, работающего неполный рабочий день, для помощи сотрудникам офиса и оптимизации рабочего процесса. Секретарь будет отвечать за обслуживание и организацию расходных материалов, файлов и оборудования. Идеальный кандидат на эту должность может определять приоритеты задач, мотивирован на выполнение работы при минимальном контроле и комфортно быть основным контактным лицом для всех видов запросов и запросов.

Смежные карьеры

Как стать секретарем

Секретарши делают больше, чем просто поднимают трубку. Фактически, они выполняют большую часть канцелярских и административных обязанностей в офисе. Поскольку этот вид работы пользуется большим спросом, секретари могут найти работу практически в любой отрасли.

Подумайте обо всех возможностях, которые у вас будут в качестве секретаря. Кроме того, у вас будет свобода выбора, в какой отрасли вы хотите работать. Здравствуйте, каникулы в летних школах.

Многие секретари работают только полный рабочий день, то есть около 40, но это также зависит от того, в какой отрасли вы работаете. Некоторые секретари сохраняют только школьные часы, которые, очевидно, включают любые школьные каникулы и выходные. Для меня это звучит как приятная сделка.

Секретари и помощники по административным вопросам выполняют обычные канцелярские и административные обязанности. Они организуют файлы, готовят документы, назначают встречи и поддерживают других сотрудников.

Обязанности

Секретари и административные помощники обычно делают следующее:

• Ответить на телефонные звонки и принять сообщения или переадресовать вызовы
• Планирование встреч и обновление календарей событий
• Организация встреч персонала
• Обработка входящей и исходящей почты и факсов
• Подготовка служебных записок, счетов-фактур или других отчетов
• Редактировать документы
• Ведение баз данных и файловых систем, электронных или бумажных
• Выполнение основной бухгалтерской отчетности

Секретари и помощники по административным вопросам выполняют различные канцелярские и административные обязанности, необходимые для эффективного управления организацией.Они используют компьютерное программное обеспечение для создания электронных таблиц; управлять базами данных; и готовить презентации, отчеты и документы. Они также могут вести переговоры с поставщиками, покупать расходные материалы и управлять складскими помещениями или корпоративными библиотеками. Секретари и административные помощники также используют видеоконференцсвязь, факс и другое офисное оборудование. Конкретные должностные обязанности зависят от опыта, должности и специальности.

Исполнительные секретари и исполнительные административные помощники обеспечивают административную поддержку высокого уровня для офиса и высшего руководства организации.Они часто берут на себя более сложные обязанности, такие как проверка входящих документов, проведение исследований и подготовка отчетов. Некоторые также контролируют канцелярский персонал.

Юридические секретари выполняют работу, требующую знания юридической терминологии и процедур. Они готовят юридические документы, такие как повестки, жалобы, ходатайства и повестки в суд под наблюдением адвоката или помощника юриста. Они также просматривают юридические журналы и помогают в юридических исследованиях — например, проверяя цитаты и цитаты в юридических сводках.

Медицинские секретари расшифровывают диктант и готовят отчеты или статьи для врачей или ученых-медиков. Они также собирают простые истории болезни пациентов, организуют госпитализацию пациентов или обрабатывают страховые выплаты. Медицинские секретари должны быть знакомы с медицинской терминологией и кодами, медицинскими записями, а также с больничными или лабораторными процедурами.

Секретари и помощники по административным вопросам, за исключением юридических, медицинских и административных работников — самая крупная подкатегория секретарей и помощников по административным вопросам.Они занимаются административной деятельностью офиса почти во всех секторах экономики, включая школы, правительство и частные корпорации. Например, секретари в школах часто несут ответственность за большую часть коммуникаций между родителями, учениками, сообществом, учителями и школьными администраторами. Они назначают встречи, принимают посетителей и ведут записи учеников.

Выпускники средней школы, имеющие опыт использования компьютерных программных приложений, таких как текстовые редакторы и электронные таблицы, обычно имеют право на должности начального уровня.Хотя большинство секретарей осваивают свою работу за несколько недель, многим секретарям по юридическим и медицинским вопросам требуется дополнительное обучение для изучения отраслевой терминологии. Исполнительным секретарям обычно требуется несколько лет соответствующего опыта работы.

Образование

Выпускники средней школы могут пройти курсы по обработке текстов и офисным процедурам в технических школах или общественных колледжах. Некоторые агентства по временному трудоустройству также проводят обучение работе с текстовыми редакторами, электронными таблицами и базами данных.

Некоторые медицинские и юридические секретари изучают отраслевую терминологию и практику, посещая курсы, предлагаемые в местных колледжах или технических школах. На должности исполнительных секретарей работодатели все чаще предпочитают нанимать тех, кто окончил курсы колледжа или имеет степень бакалавра.

Обучение

Секретари и помощники по административным вопросам обычно изучают свои навыки в ходе краткосрочного обучения без отрыва от производства, которое обычно длится несколько недель. За это время они узнают об административных процедурах, в том числе о том, как подготовить документы.Обучение медицинских и юридических секретарей может длиться несколько месяцев, поскольку они изучают отраслевую терминологию и практику.

Опыт работы по смежной специальности

Исполнительные секретари могут получить опыт, работая на административных должностях с менее сложными обязанностями. Многие секретари и административные помощники продвигаются на более высокие административные должности.

Лицензии, сертификаты и регистрации

Сертификация, хотя и не обязательна, может продемонстрировать работодателям компетентность.

Международная ассоциация административных специалистов предлагает сертификат сертифицированного административного специалиста (CAP). Кандидаты должны иметь как минимум от 2 до 4 лет опыта административной работы, в зависимости от уровня образования, и сдать экзамен.

У юридических секретарей есть несколько вариантов сертификации. Например, лица, имеющие 1 год общего опыта работы в офисе или прошедшие утвержденный учебный курс, могут получить сертификат аккредитованного специалиста по правовым вопросам (ALP) через процесс тестирования, проводимый NALS (ранее известный как Национальная ассоциация юридических секретарей).NALS также предлагает сертификацию профессионального юридического секретаря (PLS), которая считается продвинутой сертификацией для специалистов по юридической поддержке.

Сертификат сертифицированного специалиста по правовым вопросам (CLSS) выдается юридическими секретарями International в таких областях, как интеллектуальная собственность, уголовное право, гражданские споры, завещание и коммерческое право. Кандидатам, как правило, необходимо иметь 5-летний юридический опыт и сдать экзамен для получения сертификата.

Продвижение

Секретари и помощники по административным вопросам обычно переходят на другие административные должности с более широкими обязанностями, например, к руководителю офиса, менеджеру офиса или исполнительному секретарю.

Пройдя дополнительное обучение, многие секретари по правовым вопросам становятся помощниками юристов или помощниками юристов.

Важные качества

Целостность. Многим секретарям и административным помощникам доверяют работу с конфиденциальной информацией. Например, медицинские секретари собирают данные о пациентах, которые по закону должны оставаться конфиденциальными в целях защиты конфиденциальности пациентов.

Навыки межличностного общения. Секретари и помощники по административным вопросам взаимодействуют с клиентами, заказчиками или персоналом.Они должны эффективно общаться и быть вежливыми при взаимодействии с другими, чтобы создавать благоприятную рабочую среду и удовлетворять потребности клиентов.

Организационные навыки. Секретари и помощники по административным вопросам поддерживают файлы, папки и расписания в надлежащем порядке, чтобы офис мог работать эффективно.

Письменные навыки. Секретари и помощники по административным вопросам пишут записки и электронные письма при общении с менеджерами, сотрудниками и клиентами.Поэтому они должны хорошо владеть грамматикой, обеспечивать точность и поддерживать профессиональный тон.

Как стать профессиональным секретарем за 5 шагов

Узнайте, что нужно, чтобы стать профессиональным секретарем. Узнайте о должностных обязанностях, требованиях к образованию и обучению, чтобы понять, подходит ли вам эта карьера.

Чем занимается секретарь?

Секретари обеспечивают административную поддержку для всех типов организаций и играют ключевую роль в обеспечении бесперебойной работы офиса.Как секретарь, ваши типичные обязанности могут включать планирование встреч и мероприятий, а также общение между персоналом и клиентами. Вы также можете нести ответственность за организацию файлов и канцелярских принадлежностей и управление проектами, а также за ведение протоколов во время собраний. Вам необходимо иметь хорошие коммуникативные навыки и навыки работы с компьютером, а также быть хорошо организованным.

Информацию о требованиях к образованию, потенциальной заработной плате и перспективах работы для этой карьеры см. В таблице ниже.

Источник : * U.S. Бюро статистики труда

Что такое секретарь?

Основная обязанность секретаря — обеспечить эффективную работу офиса. На этой должности вы будете служить связующим звеном между сотрудниками офиса и клиентами компании. Секретари часто специализируются в юридической и медицинской отраслях, что может потребовать формального обучения. Другие работают в корпоративной среде, образовательных учреждениях и государственных ассоциациях. Некоторые секретари осваивают свои навыки на рабочем месте под руководством опытных рабочих.

Шаг 1. Изучите карьерные обязанности секретаря

Секретари выполняют административные, канцелярские и даже управленческие задачи. Они принимают телефонные звонки, приветствуют и направляют посетителей, а также печатают офисную корреспонденцию, служебные записки, повестки дня и протоколы заседаний совета директоров. В этой карьере, в зависимости от вашего точного звания, вы могли планировать встречи и встречи, организовывать бумажные и электронные файлы и управлять специальными проектами. Вы также можете связаться с клиентами или другими предприятиями по телефону, почте, через Интернет и по электронной почте.В своей повседневной работе вы можете использовать программное обеспечение для обработки текстов и бухгалтерского учета, факсы, копировальные аппараты, сканеры, видеоконференцсвязь и многоканальные телефонные системы.

Шаг 2: Получите степень младшего специалиста

Возможно, вам не понадобится степень, чтобы стать профессиональным секретарем. Однако, по данным Бюро статистики труда США, все больше работодателей начали нанимать соискателей с высшим образованием на должности секретарей ( www.bls.gov ). Если вы хотите получить преимущество перед другими кандидатами на работу, вы можете получить степень младшего специалиста по офисному администрированию в профессионально-техническом или общественном колледже.Эти программы предлагают такие курсы, как офисные процедуры, электронные таблицы, расширенный текстовый редактор, офисные программные приложения, клавиатура и управление записями.

Шаг 3. Выберите специальность

Если вы хотите стать секретарем определенного типа, вы можете пройти дополнительные курсы или получить более специализированную степень. Наиболее распространенные области специализации — юридический или медицинский секретарь. Как начинающий секретарь по правовым вопросам вы можете получить степень младшего юриста в области параюридических исследований.Или, если вы предпочитаете работать в области медицины, вы можете записаться на программу младшего специалиста по оказанию медицинской помощи.

Шаг 4. Получите сертификат

Для того, чтобы стать секретарем, не требуется специальной сертификации. Однако некоторые организации предлагают сертификаты, которые могут сделать вас более привлекательными для работодателей. К ним относятся Международная ассоциация административных специалистов (IAAP), которая присуждает сертификат сертифицированного профессионального секретаря, и NALS (ранее Национальная ассоциация юридических секретарей), которая предлагает назначение аккредитованного юридического секретаря.

Шаг 5: Получите работу

Агентства временного трудоустройства часто ищут работников для выполнения секретарских работ. Регистрируясь и проходя тестирование в одном или нескольких агентствах, сотрудники по трудоустройству могут сопоставить ваши навыки и способности со своими клиентами, которые ищут секретарских специалистов. Многие из этих агентств также предоставляют компьютерное обучение. Если вы решите искать работу без помощи специалиста по трудоустройству, вы можете поискать в Интернете секретарские должности в государственных и частных офисах.

Люди, обладающие хорошими организационными, математическими и компьютерными навыками, также могут стать бухгалтерами, требуя лишь некоторого послесреднего образования. Те, кто занимается этой профессией, составляют и проверяют финансовые отчеты. Можно также подумать о том, чтобы стать информационным клерком, для чего требуется только аттестат о среднем образовании. Информационные служащие ведут записи и собирают данные во многих отраслях, включая здравоохранение и гостиничный бизнес.

Основные навыки для успеха на каждом уровне в качестве секретаря

Как секретарь, вы отвечаете за бесперебойную работу офиса в профессиональной среде.В зависимости от вашей отрасли это может включать что угодно, от поддержки коллег до помощи клиентам и выполнения других административных задач.

Навыки начального уровня

Когда вы начинаете работать секретарем, вы, скорее всего, получите роль помощника администратора начального уровня. На этой должности вы обычно беретесь за задачи, связанные с перепиской, составлением расписания и базовой офисной поддержкой.

Со многими задачами помощника администратора легко справиться, но владение необходимыми навыками поможет вам выделиться среди сверстников.Развивайте эти базовые навыки секретаря, чтобы добиться успеха на должности начального уровня.

1. Четкое общение

Как скажет вам любой помощник администратора, четкое общение является наиболее важным компонентом этой должности. В конце концов, почти каждое задание, которое вы будете выполнять, связано с письменной или устной перепиской.

Совет : Если ваши коммуникативные навыки могут потребовать некоторой работы, попробуйте взять уроки письма или литературы, чтобы отточить свою способность ясно излагать мысли на бумаге или на экране компьютера.Уроки импровизационного актерского мастерства также могут помочь вам выражать мысли устно и думать на ногах.

2. Технологическая компетентность

Десятилетия назад большинство секретарей использовали ручку и бумагу или пишущие машинки для записок и корреспонденции. Однако времена изменились, и сегодняшние административные помощники должны продемонстрировать технологическую компетентность. Вам потребуется уметь использовать настольные компьютеры, ноутбуки и интеллектуальные устройства для управления повседневными задачами.

Совет : Но это еще не все.Вам также необходимо овладеть базовыми программами обработки текста, почтовыми приложениями и платформами планирования. Хотя вы будете изучать проприетарное программное обеспечение на работе, вы уже должны иметь базовое представление о важнейших технологиях, необходимых для вашей должности. Не стесняйтесь читать руководства или посещать вебинары, чтобы изучить основы.

3. Чувство профессионализма

Все секретари начального уровня также должны обладать базовыми навыками обслуживания клиентов, которые начинаются с чувства профессионализма.Помните, что независимо от того, где находится ваш рабочий стол, как помощник по административным вопросам вы являетесь лицом компании. Это означает, что вежливость и уважение являются важными качествами, независимо от того, имеете ли вы дело с клиентами или разговариваете с коллегами.

Навыки секретаря среднего уровня

После того, как вы освоите свою работу начального уровня, у вас может появиться возможность взять на себя должность административного секретаря или другую роль секретаря среднего уровня. Прежде чем подавать заявление о приеме на работу, убедитесь, что у вас есть необходимые секретарские навыки среднего уровня.

4. Организационные навыки

Большинство секретарей среднего звена отвечают за обработку огромного количества информации. В зависимости от культуры вашего офиса эта информация может включать бумажные файлы, электронные базы данных или даже устные встречи.

Поскольку ваши коллеги будут зависеть от вашего эффективного извлечения данных, вам потребуются сильные организационные навыки. Если у вас еще нет предпочтительного способа держать вещи в порядке, узнайте о настольных аксессуарах, программном обеспечении и даже концепциях рабочего процесса, которые помогут вам держать все под контролем.

5. Управление временем

По мере того, как вы берете на себя больше обязанностей на должности секретаря среднего уровня, управление временем становится критически важным. Независимо от того, подчиняетесь ли вы одному руководителю или несколько начальников поручают вам работу на ежедневной основе, вам необходимо эффективно совмещать задачи.

Совет : Для большинства административных секретарей это означает научиться работать умнее. Отслеживайте, сколько времени у вас уходит на выполнение задач, и узнавайте, какой график оптимизирует вашу продуктивность.Вы быстро узнаете, как максимально эффективно использовать каждый рабочий день.

6. Решение проблем

Когда вы достигнете должности секретаря среднего уровня, вы больше не сможете полагаться на начальство, которое будет принимать решения за вас. Вместо этого вам придется решать проблему самостоятельно. Как секретарь, общие проблемы могут включать в себя все, что угодно, от устранения проблем с расписанием до общения со сложными клиентами.

Совет : В вашем офисе могут быть действующие правила для руководства вашими усилиями, но вам также придется оттачивать свои собственные навыки решения проблем, чтобы добиться результата.Чтобы эффективно решать проблемы, найдите время, чтобы понять цели своей компании и узнать, что вы можете сделать для их достижения.

Навыки секретаря старшего уровня

Если вы преуспеваете в этой сфере, основанной на поддержке, у вас может быть все необходимое для получения должности секретаря старшего уровня, например, административного руководителя. Хотя эти профессионалы, безусловно, используют важные секретарские навыки и задачи, они также должны выходить за рамки почти во всех аспектах работы. Выведите свою секретарскую карьеру на новый уровень, развивая навыки для одной из этих старших административных должностей.

7. Возможности планирования

Для административного руководителя планирование наперед не может быть более важным. В этой роли у вас будет больше задач, которыми вы будете жонглировать, и у вас также будет небольшой персонал для управления. Это означает, что вам необходимо иметь четкое представление о целях вашей компании и о том, какие ресурсы у вас есть в вашем распоряжении.

Совет : Если ваши способности планирования нуждаются в доработке, попробуйте пройти курс управления проектами. Вы узнаете, как управлять ресурсами, распределять время и управлять персоналом для выполнения как повседневных задач, так и крупных проектов в соответствии с графиком.

8. Проактивный подход

Как административный руководитель, вы быстро поймете, что вы не продвигаетесь вперед, ожидая, пока что-то произойдет. Вместо этого вам нужно проявлять упреждающий подход ко всему в вашем списке дел.

Многие секретари высокого уровня считают, что создание проактивных систем на раннем этапе помогает им добиться успеха в этой карьере. Чтобы разработать такой рабочий процесс, предвидите проблемы, которые могут возникнуть, и воспользуйтесь возможностью, чтобы решить эти проблемы без промедления.Для этого может потребоваться больше времени, но вы сэкономите массу времени, если будете безупречно выполнять проекты.

9. Чувство осмотрительности

Секретарши старшего уровня обычно имеют дело с конфиденциальной информацией, такой как конфиденциальные записи и личные сообщения. Чтобы эффективно обрабатывать такого рода информацию, вам понадобится обостренное чувство осмотрительности и способность сохранять конфиденциальность. Гордитесь своей безупречной способностью хранить секреты, и вы даже можете получить возможность воспользоваться более высокооплачиваемыми возможностями, требующими осмотрительности.

Статьи по теме:

Лидерство. Важный навык, который нужно включить в свое резюме

В каждой отрасли нужны помощники по административным вопросам

Эти 4 коммуникативных навыка помогут вам получить любую работу

Работа помощником по административным вопросам, отличный выбор для универсалов

Советы для идеального помощника по административным вопросам резюме

Вакансии, связанные с секретарем:

Какие уроки мне следует взять в колледже, чтобы стать секретарем? | Образование

В большинстве случаев, чтобы стать секретарем, вам нужен только аттестат об окончании средней школы, но диплом колледжа и специальные навыки помогут вам выделиться среди других, претендующих на должность.Секретарям необходимы отличные коммуникативные навыки, включая хорошую письменную и устную грамматику, организационные навыки и умение использовать различные компьютерные программы. Вы можете получить эти навыки в колледже, но сосредоточение внимания на определенной области может помочь вам занять лучшую позицию.

Общие курсы

Любой курс колледжа может дать вам коммуникативные навыки, необходимые для работы секретарем. Разумно выбрать то, чему вы увлечены, чтобы почувствовать себя более заинтересованным.В общем, занятия по гуманитарным наукам делают правильный выбор, хотя курсы естествознания могут помочь, если вы хотите работать секретарем в исследовательской лаборатории. В частности, рассмотрите классы, в которых есть возможности для написания статей, а также групповые проекты, которые помогут вам научиться работать с другими.

Специализированные курсы

Если у вас уже есть некоторые идеи о типе офиса, в котором вы хотите работать, разумно сосредоточить свои курсы на этих областях. Например, если вы хотите быть секретарем по правовым вопросам, вы должны пройти курсы права, а если вы хотите стать медицинским секретарем, вы можете пройти курсы анатомии.В местных колледжах могут быть специальные курсы о работе секретарем в этих областях.

Курсы по управлению бизнесом

Если вы хотите расширить свои возможности, подумайте о специализации в сфере бизнеса или прохождении значительного количества курсов, посвященных бизнесу. Изучая навыки, необходимые для работы секретарем, вы также узнаете, как работает бизнес, что очень полезно для вспомогательного персонала в офисе. Имея опыт работы в бизнесе, вы можете использовать свою должность секретаря в качестве отправной точки, стремясь построить карьеру в другой области компании, например, в офисном менеджменте или маркетинге.

Компьютерные курсы

Как минимум, вам необходимо знать, как использовать программы обработки текста, такие как Microsoft Word или Open Office. Вы также можете пройти обучение без отрыва от производства по программному обеспечению компании. Обладая дополнительным опытом работы с компьютером, например, знанием электронных таблиц или баз данных, вы окажетесь еще более бесценным для своего работодателя. В местных колледжах часто проводятся курсы, посвященные определенному программному обеспечению, и посещение некоторых из этих курсов окажется разумным шагом.

Ссылки

Биография писателя

Мэгги МакКормик — писатель-фрилансер. Она жила в Японии в течение трех лет, преподавая дошкольные учреждения для маленьких детей, и в настоящее время живет в Гонолулу со своей семьей. Она получила степень бакалавра искусств. в женских исследованиях из колледжа Уэллсли.

Как начать карьеру секретаря

Карьера секретарши — одно из самых разнообразных и приносящих удовлетворение профессий. Такое разнообразие позволяет секретарю работать практически в любой организации.Как секретарь, вы можете работать в частном или государственном секторе, но вы также можете работать в благотворительной организации.

Большинство секретарей, работающих полный рабочий день, работают с 9:00 до 17:00 в офисе с понедельника по пятницу. С появлением гибкой системы работы некоторые организации разрешают работу на дому в некоторые дни, в зависимости от характера деятельности организации. Некоторые могут нанять секретарей на временную работу, а если объем работы ограничен, секретарь может быть нанят на неполный рабочий день.

Основы работы

Работа секретаря начального уровня может приносить зарплату от 14 000 до 16 000 фунтов стерлингов в год. По мере того, как вы приобретаете больше опыта и оттачиваете свои навыки, вы можете ожидать, что эта цифра увеличится до 20 000 фунтов стерлингов. Более опытные секретари зарабатывают около 25 000 фунтов стерлингов и выше.

Чем занимаются секретари

Секретари обычно занимаются административными аспектами организации, в которой они работают. Ежедневно они решают самые разные задачи. Они часто являются первой точкой контакта, когда приходит посетитель, и они занимаются важными входящими и исходящими сообщениями, такими как письма, электронные письма, телефонные звонки и факсимильные сообщения.

Они также следят за тем, чтобы важные документы, такие как счета-фактуры, отчеты и электронные таблицы, правильно сохранялись или обновлялись в электронном виде в базе данных ИТ организации. С административной точки зрения секретари оказывают неоценимую услугу по организации встреч и ведению протоколов во время таких встреч. Они ведут дневник ключевых должностных лиц компании и организуют поездки от их имени.

Что нужно, чтобы стать секретарем

Секретарь должен обладать хорошими навыками решения проблем и способностью проявлять инициативу.Очень важны навыки администрирования, навыки тайм-менеджмента и умение пользоваться офисным оборудованием и современными ИТ-устройствами. Дружелюбный нрав и отличные телефонные манеры также сослужат хорошую службу секретарю.

Работодателям часто требуется минимум GCSE или его эквивалент. Необходима дополнительная квалификация в области администрирования или секретарской учебы, но вместо формального обучения может быть принят соответствующий опыт, ранее приобретенный на работе в результате волонтерской деятельности.

Один из надежных способов подняться по карьерной лестнице в качестве секретаря — это пройти ученичество. Это дает возможность получить практический опыт работы, работая вместе с опытным персоналом. Ученик часто получает стипендию, приобретая профессиональные навыки.

Некоторые виды ученичества дают стажерам возможность совмещать учебу с производственным обучением, предоставляя им свободное от работы время для учебы, связанной с секретарской работой. Продолжительность стажировки варьируется в зависимости от уровня образования и предыдущего опыта обучаемого, но в большинстве случаев не превышает 5 лет.

Перспективы карьеры

Перспективы карьеры секретаря очень радужные, если у человека будут приобретены соответствующие навыки и определенный опыт. Секретари продвигаются на должности, которые предполагают более высокую зарплату и большие обязанности. Успешные секретари становятся исполнительными помощниками и занимают руководящие должности, которые включают надзор за другим персоналом. Позже в своей карьере они могут перейти на работу в отдел кадров или продолжить специализацию в таких областях, как медицина или право.”

У нас есть для вас работа!

У нас есть для вас разные секретарские должности. Скачайте наше приложение прямо сейчас и взгляните на них!

Как стать более эффективным секретарем

Несмотря на то, что название «секретарь» быстро сокращается, поскольку все больше людей предпочитают использовать «помощника по административным вопросам», эти должности выполняют многие аналогичные функции. Для того, чтобы любой секретарь поднялся по служебной лестнице в любой организации, он должен убедиться, что он хорошо осведомлен о ее способности помогать своему работодателю, и должен быть более проактивным и менее реактивным при выполнении своих обязанностей.Чем больше административных функций помощника секретарь может интегрировать в свои традиционные секретарские обязанности, тем легче ей будет реализовать свой потенциал. Вы эффективный секретарь, когда можете предвидеть потребности своего работодателя.

Секретарь

Секретари традиционно занимаются делопроизводством и перепиской, согласовывают график начальника и отвечают на телефонные звонки. Некоторые секретари не назначаются только одному руководителю, а работают в секретарских пулах и обслуживают группу руководителей.

Помощник администратора

У административных помощников больше обязанностей, чем у секретарей, и это даже включает в себя выполнение проектов, которые может дать им начальство, и которые требуют определенной инициативы. Например, в небольших компаниях владельцы могут попросить своих помощников получить предложения по планам медицинского страхования для компании, прежде чем представлять их для окончательного рассмотрения и принятия решения. У помощников также могут быть другие текущие обязанности, такие как сбор и составление отчетов для СМИ, имеющих отношение к деятельности организации, или подготовка ежемесячных финансовых отчетов.

Обязанности

Некоторые типичные обязанности секретарей включают в себя набор корреспонденции, ведение протоколов заседаний или заметок и диктовку, назначение встреч, отправку факсов, размещение и ответ на телефонные звонки, управление календарем начальника, копирование важной информации, а также изготовление авиабилетов, гостиниц и обедов. оговорки. В зависимости от должностных обязанностей секретари могут также выполнять ряд личных задач, таких как приготовление и подача кофе, заказ цветов, получение и получение химчистки, покупка подарка для супруги босса или даже резервирование столика на ужин.Однако эти последние задачи утратили актуальность на современном рабочем месте и стали не так распространены, как когда-то.

Навыки

Чтобы занять должность секретаря, необходимо выполнить несколько требований. К ним относятся: простое использование электронных таблиц, точные навыки набора текста, способность работать и хорошо общаться с представителями общественности, хорошие навыки управления временем, хорошее знание конкретного или проприетарного программного обеспечения, которое используется или требуется на работе, соблюдение конфиденциальности, а также пунктуальность и организованность.Секретари используют телефонные системы, персональные компьютеры, копировальные аппараты, факсы и, в некоторых случаях, диктофоны. Секретарша, которая будет посещать курсы, чтобы держать ее в курсе последних событий, может получить большую пользу от Souters Training, поставщика курсов PA в Лондоне.

Как стать эффективным секретарем

Секретарь, назначенный на одного руководителя, представляет его или ее общественности. Если это вы, постарайтесь узнать основных контактных лиц вашего работодателя и всегда называть их имена, когда они приходят в офис или звонят.Кроме того, подумайте о том, чтобы улучшить свои навыки работы с компьютером, особенно с базовыми программами MS Office, такими как PowerPoint, Excel и Word. Это делает вас более ценным. Пройдите дополнительные курсы в местном общественном колледже, чтобы улучшить, среди прочего, свой английский, математику, компьютерное программное обеспечение и навыки журналистики. Некоторые компании могут даже платить за вас, если курс, который вы посещаете, соответствует вашим обязанностям. Ваша скорость набора текста будет определять объем работы, которую вы выполняете, поэтому работайте над повышением скорости набора текста.

Всегда делайте все возможное, чтобы приступить к работе раньше, чем ваш босс, и дождитесь его ухода, если он работает в разумные часы. Кроме того, подумайте о том, чтобы предугадать потребности своего начальника, задав такие вопросы, как «Вам нужны ежеквартальные отчеты для предстоящего заседания совета директоров?» или «Все ли готово к поездке на встречу на следующей неделе?». Создайте календарь и ведите рабочий дневник для своего начальника, а также записывайте все повторяющиеся задачи и действия. Часто проверяйте его календарь, чтобы всегда быть на шаг впереди своего босса.Выполнение этих действий просто сделает вас незаменимым

.