Кто проверяет бухгалтерию: Отчет бухгалтера, инструкция по проверке

Как проверить бухгалтера и выполненную бухгалтером работу

Для большинства руководителей и собственников компаний бухгалтерия – это отдельный мир, темный лес, в который, в идеале, лучше не лезть. Поэтому бухгалтеры работают, как умеют, а о проблемах в учете руководство узнает по факту – при получении акта выездной или камеральной проверки с миллионными доначислениями, либо при блокировке счета, когда деятельность компании становится парализована.

Чтобы долги перед бюджетом, несданные декларации, неправильно рассчитанные налоги, отсутствие первички и прочие «мелочи» не стали для директора неприятной неожиданностью, нужно проверить бухгалтера. Причем делать это стоит регулярно.

Но как проверить бухгалтера, не имея знаний в области налогового и бухгалтерского учета? Поверьте, это – реально.

Специально для собственников и генеральных директоров компаний мы подготовили пошаговую инструкцию для тестирования работы бухгалтерии. С ее помощью и без погружения в «дебри» бухучета руководитель и собственник смогут проверить знания бухгалтера и быстро понять, насколько хорошо или плохо работает бухгалтерия и ведется учет.

Тест для бухгалтера

Предлагаем быстро и качественно проверить знания вашего бухгалтера и его способность находить практические решения в конкретных рабочих ситуациях. Тест был разработан ведущими экспертами в области налогового и бухгалтерского учета, методологами и аудиторами компании 1С-WiseAdvice.

Для проведения теста достаточно указать свой электронный адрес и e-mail главбуха. Результат тестирования высылается руководителю в виде диаграммы с пояснениями – насколько бухгалтер разбирается в той или иной области учета.

Эффективность теста проверена на практике! Его проходят все наши бухгалтеры при приеме на работу.

Получить тест и проверить своего бухгалтера >>>

Итак, как проверить работу бухгалтера? Следуйте пошаговой инструкции.

Как проверить своего бухгалтера по базе, в которой ведется учет?

В самом распространенном случае бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия (последняя версия этой программы – 8.3).

Если нужно проверить бухгалтера, самое простое – это открыть бухгалтерскую базу и сделать экспресс-проверку ведения учета. Для этого в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка» как показано на рисунке ниже.

Выберите период, за который необходимо сформировать отчет (например, за 2017 год), и нажмите «Выполнить проверку». Если в учете есть ошибки, то программа их выдаст. Ошибки в учете могут привести к ошибкам в расчетах налогов, соответственно, возможны доначисления, пени и штрафы. Попросите бухгалтера исправить ошибки.

Отчет об ошибках будет выглядеть следующим образом:

Важно!

Если бухгалтер отказывается показать базу, либо ссылается на сложность ее передачи для проверки – бейте тревогу! Наверняка учет ведется некорректно, либо не ведется вовсе. А значит, компания рискует не пройти налоговую проверку. Кроме того, если бухгалтер уволится, возникнут проблемы с передачей дел новому бухгалтеру, и наверняка придется восстанавливать учет. Причем, по закону, налоговая инспекция также может потребовать бухгалтерскую базу компании для проверки, поэтому стоит периодически устраивать своей бухгалтерии тест на боевую готовность.

Как проверить бухгалтера на предмет своевременной и полной сдачи отчетности?

В большинстве случаев отчетность сдается электронно. Фактом подтверждения сдачи отчетности является квитанция, полученная от налоговой или фондов. Отчетность и квитанции могут храниться в электронном виде. Проверьте, что вся отчетность вашей компании с квитанциями действительно хранится в электронном архиве.

Образец квитанции о приеме отчетности приведен ниже. В квитанции выделены поля, на которые необходимо обратить внимание:

Как проверить главного бухгалтера на предмет отслеживания налоговых недоимок?

Для этого попросите вашего бухгалтера запросить в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом на текущую дату. Это можно сделать в электронном виде. Такую справку ИФНС направит также в электронном виде. Средний срок ее изготовления – 3 рабочих дня. В справке будут указаны пени и штрафы (при их наличии), недоимки, а также переплаты по налогам. Попросите бухгалтера пояснить все цифры в Справке и соответствие данных цифр данным учета.

Как проверить бухгалтера и состояние дел в первичных документах?

Порядок в первичной документации очень важен, т.к. это первое, что проверяют контролирующие органы.

Проверьте наличие оригиналов первичных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур) по самым крупным поставщикам. Эти документы должны быть подписаны с двух сторон и храниться в папках. Идеальный вариант – наличие электронного архива документов, по которому можно быстро найти нужный документ в виде отсканированной копии. Все документы должны храниться в порядке, чтобы в любой момент можно было быстро найти нужный.

Как правило, если ИФНС присылает запрос о предоставлении документов, надо в сжатые сроки предоставить нужные документы, иначе есть риск доначисления налогов.

Важно!

Дополнительно стоит проверить, проявили ли должную осмотрительность по самым крупным контрагентам. Как провести такую проверку с учетом последних требований ФНС, читайте в статье нашего блога «Новые способы проверки контрагента в условиях ужесточения налогового контроля по закону № 163-ФЗ».

Как проверить бухгалтера по декларациям?

Для генерального директора компании мы можем предложить экспресс-метод проверки отчетов, которые исправно сдает главбух (своеобразный чек-лист проверь своего бухгалтера).

Эта простая методика позволяет выявить контрольные точки в отчетности, которые являются «красной тряпкой» для налоговиков. Причем, чтобы заметить критические расхождения, необязательно обладать обширными и глубокими познаниями в области бухгалтерского учета.

1. Сравните годовую выручку из деклараций по НДС и декларации по прибыли, а также из Отчета о финансовых результатах

   Как это сделать:

   • Возьмите декларации по НДС за 1, 2, 3, 4 квартал. Сложите выручку в разделе 3 декларации (как показано на рисунке)
   • Возьмите декларацию по налогу на прибыль. Посмотрите выручку в листе 2 (как показано на рисунке ниже)
   • Посмотрите выручку в Отчете о финансовых результатах

   Если есть расхождения – попросите вашего бухгалтера их пояснить (ИФНС однозначно пришлет такое требование).

2. Сравните сумму расходов в декларации по налогу на прибыль и в Отчете о финансовых результатах (по статьям)

   Для этого необходимо в декларации по налогу на прибыль открыть Приложение №2 к Листу 02, в этом разделе указаны все расходы, которые были учтены в налоговом учете. В Отчете о финансовых результатах указаны все расходы, которые учтены в бухгалтерском учете.

   Если есть расхождение между суммами расходов – попросить бухгалтера пояснить причины этих расхождений.

3. Проверьте, нет ли убытка в декларации по прибыли

   Если убыток есть – вас вызовут на убыточную комиссию в ИФНС для дачи пояснений. Попросите бухгалтера предложить варианты не показывать убыток в декларации либо придумать убедительные объяснения причин возникновения убытка.

   Если в декларации по прибыли убыток на протяжении нескольких налоговых периодов – ваша компания рискует оказаться в плане выездных проверок!

4. Посчитайте долю вычета по НДС

   Для этого в разделе 3 декларации берем общую сумму начисленного НДС и общую сумму налога, подлежащего к вычету.

   Доля вычетов = Общая сумма вычетов / Общая сумма начисленного налога * 100%

   Сравните с безопасной долей вычета НДС вашего региона. Если отклонение значительное – попросите бухгалтера предложить варианты для приведения этих показателей к средним. В случае превышения компанией установленной доли вычета по НДС, налоговый орган рассматривает такого налогоплательщика как потенциальный объект для налоговой проверки.

Важно!

К сожалению, в открытом доступе ФНС эти данные не публикует, однако наши коллеги из газеты «Учет. Налог. Право» добывают эти сведения и публикуют актуальные
данные по безопасной доле вычета НДС на своем сайте.

Подготовим налоговую стратегию для вашего бизнеса

Связаться с экспертом

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Подписаться

Проверка ведения бухгалтерского и налогового учета в Минске

Для кого необходима независимая проверка бухгалтерского учета?  Кто заказывает данную услугу?

Бухгалтерский учет – кропотливый процесс в деятельности любого предприятия, требующий глубоких знаний, опыта и ежедневной внимательности. Поэтому не секрет, что ошибки и недочеты, как мелкие так и существенные в работе бухгалтера случаются, и к сожалению, вовсе не редко. Поэтому проверка и оценка ведения бухгалтерского учета независимой стороной становится необходимой как для владельцев бизнеса, так и для бухгалтерии предприятия. Любая заинтересованная сторона должна получать актуальную и достоверную информацию о состоянии бухучета на предприятии.

В каких случаях требуется проверка правильности ведения бухгалтерского и налогового учета?

Оценка и проверка состояния учета необходима для выяснения точной информации о положении дел в бухгалтерии при смене главного бухгалтера или руководителя, перед началом работ по аудиту предприятия, перед собранием учредителей (акционеров) для утверждения и принятия экономических решений, решений о слиянии или разделении, решений по инвестированию.

Для предприятий, организаций, и индивидуальных предпринимателей, независимая проверка ведения бухгалтерского учета необходима для обеспечения уверенности в корректности бухгалтерского учета перед проверками контролирующих органов. Это поможет избежать штрафов и пеней.

Когда независимая проверка ведения бухгалтерского учета наиболее часто востребована?

Профессиональная проверка правильности бухгалтерского учета требуется в следующих случаях:

• при смене учредителей компании, при выходе одного или нескольких участников из ее состава;
• при продаже доли компании новому участнику;
• при разделе компании,
• при реорганизации компании и других видах преобразований;
• при смене руководства компании и директора;
• при приеме нового и увольнении прежнего главного бухгалтера;
• при необходимости иметь независимую оценку положения дел в компании без привлечения штатных сотрудников или проведения процедуры аудита;
• при предстоящей налоговой проверке;
• для оценки налоговых и бухгалтерских рисков компании.

Какие действия и процедуры включает в себя проверка ведения бухгалтерского учета?

Проверяя ведение учета, мы работаем по широкому спектру направлений. При оценке или независимой экспертизе состояния учета осуществляется следующее:

• рассматривается соответствие учета требованиям действующего законодательства, инструкциям, стандартам;
• проводится проверка принятых алгоритмов налогового и бухгалтерского учета;
• оценивается достоверность учетных данных, т.е. соответствие данных учета и фактических по основным или по выборочным показателям;
• оценивается бухгалтерский документооборот;
• оценивается трудоемкость работ по ведению бухгалтерии и необходимое количество работников;
• осуществляется тестирование бухгалтерского персонала.

Экспертиза ведения бухгалтерского учета включает в себя анализ документации, учетной политики предприятия, соответствия бухгалтерской и налоговой отчетности законодательству Республики Беларусь, Кроме того, специалисты ООО «АУДИТВЕСТ» проверяют соблюдение предприятием правильности начислений налогов, обязательных платежей и своевременности их уплаты, правильность налогового учета, соблюдение предприятием трудового законодательства РБ.

Что Вы получите в результате, заказав проверку бухгалтерского учета?

Во-первых, объективный и полный анализ положения дел на предприятии. За время проверки бухгалтерского учета наши специалисты проверяют правильность заполнения первичной документации, корректность формирования учетных регистров, контролируют полноту и достоверность сведений, вносимых в налоговую отчетность и своевременность ее подачи в ИМНС, Статистический комитет, ФСЗН, Госстрах. Кроме того, мы проверяем правильность произведенных расчетов по оплате труда.

Во-вторых, перспективы и направления для роста эффективности компании. Проверка бухгалтерского учета проводится не только с точки зрения соответствия нормативам и требованиям действующего законодательства, анализируется влияния учета на эффективность бизнеса. Мы анализируем выбранную систему учета, соответствие ее учетной политике, заключаемым договорам, изучаем систему работы с дебиторами, отражение данных учета в аналитике.

В-третьих, гарантия конфиденциальности и анонимности. Для исключения возможных вопросов в коллективе и по Вашему желанию, проверка ведения бухгалтерского и налогового учета может проводиться анонимно.

В-четвертых, подробный отчет с рекомендациями. В результате нашей работы руководителю предприятия выдается подробный отчет о состоянии бухгалтерского учета на предприятии, рекомендации по его корректировке и оптимизации.

В чем отличие проверки ведения бухгалтерского учета и бухгалтерским аудитом в ООО «Аудитвест»?

Проверка правильности ведения бухгалтерского учета предприятия или индивидуального предпринимателя практически полностью соответствует процедуре аудита, однако ее стоимость значительно ниже. Стоимость данной услуги зависит от количества проверяемых документов и объема работ.

Заполните форму на нашем сайте или позвоните по указанным на нем телефонам. Наши специалисты ответят на любые вопросы или подготовят для Вас коммерческое предложение.

Проверка ведения бухгалтерского учета компанией «АУДИТВЕСТ» – это возможность получить достоверные и объективные данные, отражающие реальное положение дел на предприятии в области ведения бухгалтерского учета.

Контроль главного бухгалтера | Как контролировать главного бухгалтера? — Контур.Бухгалтерия

Аудиторская проверка

Простой и действенный способ проверки качества работы главбуха — периодические аудиторские проверки. Общий аудит дает информацию о достоверности бухгалтерской отчетности. Налоговый аудит расскажет о правильности исчисления и уплаты налогов. Также аудитор может дать рекомендации по уплате и оптимизации налогов, ведению учета и исправить найденные ошибки.

Подписание отчетности директором

Если вы возьмете за правило подписывать отчетность самостоятельно, когда она уже подготовлена и подписана главбухом, у вас появится еще одна точка контроля. Вы сможете следить за своевременной сдачей отчетности, простимулируете сотрудника правильно формировать отчетность (чтобы потом не пришлось сдавать корректировки). Также вы всегда сможете задать бухгалтеру вопрос о разных показателях бухгалтерского баланса или о суммах налога. Хороший специалист всегда сможет ответить, какие данные и в какой строке баланса у него отражены.

Попросите бухгалтера подготовить календарь отчетности, чтобы быть в курсе предстоящих отчетов и деклараций. Так вы будете уверены, что ваш бухгалтер вовремя формирует и сдает важные документы.

Точно так же вы можете обязать бухгалтера отчитываться вам об уплаченных налогах. Интересуйтесь, можно ли уменьшить сумму налога к уплате. Раз в год просите сделать сверку с налоговой и предоставить документ вам.

Контроль над финансами компании

Регулярно проверяйте платежки, которые подписывает и отправляет главбух. Если у вас появляются сомнения по важным или спорным финансовым вопросам — например по оптимизации налогообложения, разработке финансовых схем, — консультируйтесь со сторонними специалистами. Если ваш рабочий график позволяет взять на себя подписание платежек, то вы будете в курсе движения средств вашего предприятия.

Контроль в сфере бухучета

Проследите за тем, как ваш главбух ведет учет, какими инструментами он пользуется. Грамотный специалист будет скорее стараться перейти к работе с автоматизированными системами, освоит современную бухгалтерскую программу или веб-сервис, который избавит его от рутинной работы.

Также главный бухгалтер должен регулярно приносить вам на подпись первичные документы: накладные, счета-фактуры, акты. Нередко бухгалтеры для экономии времени сами подписывают эти бумаги, что не является законным.

Актуальные знания

Грамотный главный бухгалтер должен быть в курсе нововведений в сфере налогов, финансов и бухгалтерии, должен следить за изменениями в законодательстве и появлением новых форм документов. Обратите внимание, подписан ли ваш главбух на профессиональные издания, посещает ли он вебинары и семинары. Если он не занимается постоянным самообразованием, то его профессиональный уровень вряд ли можно назвать высоким.

Продемонстрируйте главбуху свою вовлеченность в финансовые дела предприятия, задавайте вопросы по поводу важных документов и сумм в платежках. Обсудите с бухгалтером вопрос его ответственности за ошибки в бухгалтерском и налоговом учете, которые повлекут убытки предприятия. Или же доверьте контроль за работой бухгалтера приглашенному специалисту или компании.

Проверка бухгалтерского учета. Ведение бухгалтерского учета.

Состояние бухгалтерского и налогового учета и отчетности на предприятии, в компании или организации – основной показатель деятельности юридического лица, по которому определяется эффективность бизнеса или ошибки в его ведении.

Недочеты в бухгалтерии могут иметь очень серьезные последствия. Проверки налоговой инспекции часто бывают внезапными, и если будет обнаружено, что в учете и отчетности есть недостоверные или не соответствующие законам данные, то на компанию будет наложен существенный штраф, а также его деятельность может быть приостановлена, а банковский счет закрыт.

Проверка бухучета выражается в совершении следующих действий:

• Анализ правильности, полноты и своевременности отражения на счетах и в регистрах произведенных хозяйственных операций.
• Анализ достоверности и соответствия балансовых записей данным регистров и Главной книги.
• Анализ соблюдения сроков сдачи отчетности.
• Анализ контроля расходования финансов, материальных и трудовых ресурсов.
• Анализ учета издержек.
• Проверка правильности ведения документооборота.
• Анализ ведения учета основных средств, а также НМА, своевременной их инвентаризации в соответствии с принятой учетной политикой.

Практически все хозяйствующие субъекты сейчас пользуются при ведении бухгалтерии программами на базе 1С. Ревизоры в ходе проверки анализируют, насколько выбранное ПО соответствует принятой в компании методологии бухгалтерского учета, изложенной в положении об учетной политике, и дают рекомендации по усовершенствованию автоматизированного учета.

Чтобы избежать санкций, вовремя исправить ошибки и подготовиться к выездной проверке налоговиков, многие бизнес-единицы заказывают у сторонних компаний независимый аудит. В него входит анализ, насколько правильно осуществляется ведение бухгалтерского учета, а также исчисление налоговой базы и уплата налогов.

Заказчик заключает договор с компанией, предоставляющей услуги проверки, и к нему прикрепляют независимого ревизора – одного или нескольких. Проверка учета, в зависимости от потребностей клиента, может быть разной:

• сплошной с изучением всех первичных документов, регистров синтетического и аналитического учета, правильности проведения учетной политики;
• выборочной с изучением отдельных участков бухучета;
• комбинированной, то есть сплошной по рискованным операциям и выборочной – по стандартным;
• документальной с изучением представленных заказчиком документов без выезда к нему;
• фактической, когда ревизоры выезжают к заказчику и проверяют ведение бухгалтерского учета непосредственно на месте.

Работа независимых ревизоров в принципе не отличается от проверки налоговиков, но результатом ее будут не штрафные санкции, а экспертное заключение – документ, в котором будут изложены все обнаруженные недочеты и рекомендации по их устранению.

На основании этого документа заказчик принимает оптимальное решение – исправить ошибки и восстановить учет, а в ряде случаев – сменить главного бухгалтера или вообще запустить процесс ликвидации предприятия, на котором ведение бухгалтерского учета запущено и не поддается коррекции.

Компания «ПрофБизнесУчет» предлагает услугу проверки бухучета юридическим лицам. С заказчиками работают опытные бухгалтеры и аудиторы высокой квалификации. В любой момент клиент будет готов к налоговой проверке и пройдет ее без нареканий.

Как проверить работу бухгалтера? Советы из личного опыта

Кухня бухгалтерии для многих руководителей, как непролазные джунгли. Контролировать сферу работы компании, в которой не разбираешься, сложно. Но мы уверены, если вы смогли организовать собственный бизнес – то овладеете и приемами его контроля.  

«Бухгалтерский косяк» способен привести к плачевным последствиям. В лучшем случае налоговая проведет камеральную проверку на основе поданных деклараций – обнаружит маленький недочет и поставит вашу фирму на контроль. Тогда вы отделаетесь оплатой недостающих налогов и пени, возможно штрафом. При худшем исходе контролирующие органы приходят к вам с внеплановой проверкой – и тут уже вашу бухгалтерию «разберут по косточкам». Если инспектор выявляет серьезные нарушения – то вы рискуете получить штраф или даже сесть в тюрьму.

Контролируйте бухгалтера сами

Мы не в коем случае не хотим вас напугать – просто таковы реалии бизнеса. Мы хотим вас предостеречь. Поэтому подготовили для вас несколько советов о том, как контролировать работу бухгалтера.

Совет №1. Следите за деньгами

Пускай все финансовые операции в фирме проходят с вашего ведома. Сделайте так, чтобы снять и перевести деньги со счетов фирмы без вашей подписи было нельзя.

Пример. Вы пользуетесь системой клиент-банк. Сделайте подтверждение платежей в два этапа. Заведите собственный цифровой ключ с подписью и такой же для главбуха. Бухгалтер сможет создать платеж и подписать. А вы потом даете окончательное разрешение на проведение платежа или снятие наличных. Если вы выбрали этот вариант – не подписывайте документы целым списком. Лучше просмотрите каждую платежку.

Еще один способ контроля платежей – смс-подтверждение. Некоторые банки предлагают такую возможность в рамках услуги «Клиент-банк». Перед проведением платежа вы вводите в специальное поле пароль, который банк присылает вам смс-сообщением на мобильный.

Если в вашей фирме есть корпоративная карта – то установите ограничение на снятие денег со счета.

Совет №2. Следите за отчетами

Мы советуем вам составить график сдачи отчетов. Пускай сотрудники дают вам всю отчетность на подпись. А вы сверяйте подписанные отчеты с графиком.

Подводный камень! Некоторые бухгалтеры составляют в спешке налоговую декларацию, чтобы подать ее вовремя. А потом сдают уточняющую декларацию – и вуаля, никаких штрафов и пени. Но если ваш бухгалтер такое практикует регулярно, не удивляйтесь внеплановой проверке из налоговой.

Совет №3. Следите за налогами

Здесь все просто: налоги нужно платить вовремя и без ошибок.

Пускай бухгалтер перед подачей налоговой декларации предоставляет вам отчет о начисленных налоговых вычетах. Если у вас порой не бывает нужной суммы на счету – устанавливайте срок сдачи отчета по начислениям за неделю-две до уплаты налогов.

Также мы советуем не реже раза в год давать бухгалтеру задание сверять вашу отчетность с налоговой. Последнюю вы запрашиваете в налоговом органе.

Совет №4. Следите за квалификацией бухгалтера

Идеальный вариант – это если вы оформляете подписку на «Главный бухгалтер» и отправляете сотрудников на курсы повышения квалификации.

Если у вас такой возможности нет, найдите источник с изменениями в законодательстве. Например, бухгалтерский портал gb.by или buhgalter.by. Следите сами время от времени за выходом новых законов. И проверяйте бухгалтера на их знание. Если вы заметили, что ваш специалист не вникает в правовые нормы, задумайтесь. А нужен ли вам такой специалист вообще?

Как проверяют работу бухгалтеров в «Консалт»?

Для контроля качества работы мы используем два главных инструмента: планирование и проверка по факту.

Составляем план

На каждого клиента в компании мы составляем бизнес-процессы.

Бизнес-процесс – это документ, в котором отражены все платежи и отчеты, сроки совершения/предоставления и даты. В нем содержится вся информация о необходимых хозяйственных операциях.

Например, если вы выплачиваете кредит, то в бизнес-процессах будут указаны даты, когда совершаются платежи. А если в компании клиента зарплата выплачивается 25 числа. То бухгалтер в соответствии с бизнес-процессом начисляет заработную плату не позднее 20 числа каждого месяца. 

При подписании договора на обслуживание, мы рекомендуем составлять график документооборота. Иногда клиент сам выступает инициатором. Так спокойнее. Ведь он знает, что все необходимые операции и платежи будут проходить в срок и без сбоев.

Проверяем работу бухгалтера

Руководитель отдела в соответствии с графиком проверяет раз в квартал/полгода работу бухгалтеров.

Зачем проводить проверку?

1. Наша компания сама заинтересована в правильности ведения бухучета заказчика. Ведь мы несем финансовую ответственность за допущенные ошибки. Если у нас на обслуживании после налоговой проверки вы получаете штраф, то заплатим мы.

2. Несмотря на то, что инспектор проверяет узкие аспекты, клиент не всегда может быть уверен, что в бухгалтерии все гладко. Если вам не хватает документов, наши бухгалтеры во время проверки результатов работы это замечают. Например, налоговая обязательно проверяет наличие и правильность ведения книги доходов и расходов. Если вы не проводите обязательный аудит, то проверить все документы, книги и отчетность не всегда удается. А наши руководители и без специального аудита находят недостатки. Еще пример: проверяющий орган смотрит книгу учета доходов и расходов. А главную книгу проверяет не всегда. А ведь, если вам нужно проверить взносы в уставный фонд, то нужна именно главная книга. Поэтому важно контролировать правильность составления и ведения всей отчетности и документации.  

Руководитель отдела после вашего бухгалтера свежим взглядом проверяет правильность расчета налогов. Это не только дисциплинирует бухгалтеров, но и помогает избежать штрафов и пени.

Как видите, без контроля нельзя. Особенно в бухгалтерии и начислении налогов. Мы желаем вам быть внимательным руководителем. Не ленитесь вникать в бухгалтерские и налоговые вопросы фирмы. Так вы убережете себя от «писем счастья» из налоговой.

Онлайн-кассы и штрафы: как ФНС проверяет предпринимателей

В 2021 году налоговики снова начали проверять ККТ. При этом они могут оштрафовать бизнес даже за нарушения 2020 года. Рассказываем, как проверяют онлайн-кассы и что делать, чтобы избежать штрафов. 

Кто может проверить онлайн-кассу?

Это имеют право сделать только сотрудники ФНС. Представители силовых структур( МВД, прокуратура, ФСБ) могут только изъять ККТ. Но должны быть серьезные основания. Например, нарушение налогового законодательства или скрытие крупной суммы выручки.

Если кассу пришли проверять люди из других ведомств, которые показывают корочки и говорят про какие-то проверки, то это мошенники. Отказывайтесь и вызывайте полицию.

Кого проверяют налоговики?

Больше всего шансов получить проверку у компаний, которые работают с наличкой. Это торговые точки или общепит.  Шансы возрастают в 2 случаях:

• Жалобы. Покупатели или конкуренты жалуются в ФНС, что магазин не выдает чеки или делает это без обязательных реквизитов. 
• Крупная выручка. Возможно, предприниматели все делает по правилам, но налоговики видят крупные поступления денег. Возможно, они захотят убедиться, что торговля идет без нарушений.

Это не значит, что в остальных случаях проверки не будет. ФНС не составляет расписание или планы для этого. Поэтому лучше выстроить работу так, чтобы у проверяющих не было замечаний и возможности выписать штраф. 

Как проходит проверка?

ФНС используют 2 способа для проверки онлайн-кассы:

• Контрольная закупка;
• Электронный мониторинг.

Закупка проходит на месте торговли. Сотрудник ФНС может сам что-нибудь купить или привлечь для этого других людей. Иногда налоговики просто ходят рядом и смотрят, как проходят продажи:

• Если покупатель покупает за наличные, то нужно использовать онлайн-кассу;
• Обязательно выдать чек или бланк строгой отчетности;
• Выдать товарный чек по просьбе покупателя;
• В чеке должны быть все реквизиты.

Если идет контрольная закупка, то сотрудник ФНС обязан об этом сообщить, показать удостоверение и распоряжение о проверке. После этого начнется ревизия. Кстати, если ИП или директора магазина в это время не будет, то налоговики все равно проведут проверку. Сотрудники могут отказаться подписывать документы, но это не остановит ревизию.

Сотрудники ФНС проверят:

• Правила передачи фискальный данных;
• Технические нормы ККТ;
• Учет кассовых операций.

Кроме этого, они попросят кассовую книгу, техническую документацию, договор с  ОФД бланки строгой отчетности, чеки.

После проверки составляют акт, а если есть нарушения, то к нему прикладывают протокол. Налоговики попросят виновника нарушений написать объяснительную, но он имеет право отказаться от дачи показаний.  

Что делать, если ФНС нашли нарушения в работе онлайн-кассы?

Если налоговики выписали штраф, то нужно заплатить, если предприниматель не согласен с решением ФНС, то решение можно оспорить в суде. 

Есть случаи, когда продавцы не виноваты в нарушениях. Например, произошел технический сбой и сотрудники магазина не смогли выдать чек. Чтобы избежать проблем, нужно побить коррекционный чек и сообщить об этом в ФНС. Тогда, скорее всего, контролирующие органы ограничатся предупреждением.

советы и чек-лист для бухгалтера

Предприятия привлекают аудиторов для проведения проверки с целью выявления последними недочетов и несоответствий в порядке ведения бухучета и составления налоговой и финансовой отчетности. Несмотря на то, что результатом аудиторской проверки являются не штрафы и замечания, а рекомендации по устранению ошибок и усовершенствованию существующей системы учета, это вовсе не значит, что говориться к визиту аудиторов не нужно. В статье разберем, как осуществляется подготовка к аудиторской проверке на предприятии:  на что следует обратить внимание перед визитом аудиторов и какие документы необходимо подготовить.

Для чего проводится аудиторская проверка предприятия

Действующее законодательство предусматривает постоянный контроль деятельности предприятия со стороны фискальных органов, внебюджетных фондов, трудовой инспекции, Роспотребнадзора и прочих служб, контролирующих соблюдение организацией существующих правовых норм на государственном уровне. Одним из направлений контроля деятельность организации являются проверки, в том числе выездные. В случае если по результатам проверки государственным контролером выявлены нарушения, к предприятию применяются различные виды взысканий – от начисления штрафа до блокировки счетов, запрета деятельности и уголовной ответственности должностных лиц.

И, несмотря на то, что проверки госконтролеров не осуществляются внезапно (без уведомлений), многие предприятия все же оказываются неподготовленными к визиту проверяющих. Как результат – масса замечания в акте проверки, начисление штрафов и пеней.

Для того чтобы проверить соблюдение предприятием всех установленных налоговых, бухгалтерских, трудовых и прочих законодательных норм, целесообразно привлекать аудиторов.

Основная цель аудита – выявление несоответствий, недочетов в системе ведения бухучета, составлении налоговой отчетности, определение нарушений в сфере трудового права и, как результата, разработка программы по устранению выявленных нарушений, предложения по усовершенствованию и модернизации применяемых систем учета.

Читайте также статью ⇒ “Как подготовиться к налоговой проверке: инструкция для бухгалтера“.

Что проверяют аудиторы

Фактически аудиторская проверка «дублирует» проверку госконтролеров, но начисление штрафов и прочих видом взыскания в данном случае не предусматривается.

Если речь идет об аудите по инициативе компании (так называемый «инициативный аудит»), то в контролеры проверяют организацию в одном (нескольких) из направлений деятельности компании (по выбору руководства), в частности:

• ведение бухучета в соответствие с ПБУ;
• достоверность налоговой отчетности;
• оценка эффективности хоздеятельности;
• оценка финансовых и налоговых рисков.

Информация о том, что именно будут проверять аудиторы, содержится в утвержденном плане, с текстом которого можно ознакомиться перед началом контрольных мероприятий.

Уведомление ответственных лиц компании о планах аудиторской проверки предусмотрено также в случаях, когда проверка проводится в обязательном порядке (в соответствие с ФЗ-307).

Как подготовиться к аудиторской проверке: советы чек-лист для бухгалтера

Порядок подготовки к визиту аудиторов зависит от того, что именно будут проверять контролеры. Таким образом, на первом этапе бухгалтеру следует ознакомиться с планом проверки.

Если речь идет об аудите финансовой отчетности, то особое внимание необходимо уделить подготовке налоговых деклараций, журналов счетов-фактур, а также первичных документов, подтверждающих доходы и расходы, учтенные при расчете и начислении налога.

При аудите финансовой отчетности контролеры проверяют не только правильность составления документов, но и своевременность их подачи. При аудите акционерных обществ особое внимание уделяют проверке соблюдения требований публикации отчетности.

Эксперты в сфере аудита и опытные бухгалтера, которые не раз сталкивались с проверками контролеров, подготовили чек-лист, который поможет организации максимально подготовиться к предстоящему визиту аудиторов.

Шаг #1. Подготовьте финансовую отчетность

99% аудиторских проверок предполагают проверку финансовой отчетности. С одной стороны именно это направление является преобладающим в части обязательных, так и в части инициативных проверок. С другой стороны, на основании баланса и отчета о финансовых результатах аудиторы оценивают финансовые риски предприятия, его ликвидность, делают прогнозы относительно дальнейшей финансовой деятельности компании.

Таким образом, перед визитом аудиторов бухгалтеру необходимо:

• проверить наличие всех форм отчетности, составление которых предусматривает действующее законодательство;
• убедиться, что формы составлены и поданы в установленные сроки;
• удостовериться, что финансовая отчетность опубликована на официальном сайте компании (если это требование предусмотрено законодательством).

Узнать, какие формы именно отчетности ожидает от компании Росстат, можно на официальном сайте регистратора → https://websbor.gks.ru/online/#!/gs/statistic-codes.

Шаг #2. Проверьте соблюдение ПБУ и наличие необходимой бухгалтерской документации

К проверке финансовой отчетности и оценке финансово-экономического состояния организации аудиторы подходят комплексно. Это значит, что тщательному анализу подлежит не только основная финансовая отчетность, но регистры бухучета и бухгалтерская документация.

Все операции, отраженные в учете, должны соответствовать ПБУ. Также обязательно наличие документов, которые выступают основанием для проведения бухгалтерской операции.

Шаг #3. Подготовьте трудовые договора и расчетные документы

Если по инициативе компании аудиторы проводят проверку в части соблюдения трудового законодательства, то бухгалтеру подготовить следующие документы:

1. Трудовые договора. Трудовые отношения с работниками должны быть оформлены трудовыми договорами. Данное правило касается также сотрудников, привлеченных на временные (сезонные) работы, а также работников на испытательном сроке. Оформление договоров гражданско-правового характера с штатными сотрудниками не допускается.
2. Локальные акты. Наличие внутренних документов, регламентирующих порядок установления условий труда, рабочего графика, оплаты труда, является обязательным на предприятии. Если такие документы отсутствуют, их необходимо оформить в срочном порядке.
3. График отпусков. На основании норм ТК РФ, сотрудникам предоставляются дни ежегодного отпуска в соответствие с графиком отпусков, утвержденным в текущем году на предыдущий год.
4. Расчетные ведомости. Аудиторы вправе запрашивать расчетные ведомости по заработной плате с целью последующей проверки полноты суммы начислений и своевременности их выплаты.

Отметим, что проверка зарплатных ведомостей также предусмотрена в случаях проведения аудиторами проверки налоговых расчетов (НДФЛ) и полноты начисления страховых взносов.

Читайте также статью ⇒ «Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекцией: инструкция для работодателя».

Шаг #4. Проверьте порядок соблюдения кассовой дисциплины

Организации и предприятия, за исключением малых, обязаны соблюдать установленный порядок кассовой дисциплины. Как подготовиться к проверке аудиторов в данном направлении – в таблице ниже:

Читайте также статью ⇒ «Учет кассовых операций на ОСНО, УСН, ЕНВД, ПСН».

Как оформляется результат аудиторской проверки

Результаты проверки аудиторы оформляют в виде заключения, которое содержит экспертное мнение контролеров относительно проверки. В зависимости от целей аудита и направления проверки, заключение содержит мнение о:

• точности финансовой отчетности;
• корректности отражения бухгалтерских операций;
• наличии финансовых и налоговых рисков;
• рациональности применяемых форм и систем ведения учета и отчетности.

Кроме того, в тексте заключения могут содержаться предложения аудиторов в части оптимизации процессов учета, повышения эффективности рабочего процесса, снижения расходов, т.п.

Бланк аудиторского заключения можно скачать здесь ⇒ Аудиторское заключение.

Почему чеки и остатки важны в вашей системе бухгалтерского учета?

07 апр. Почему чеки и остатки важны в вашей системе бухгалтерского учета?

Отправлено в 08:33

Тереза ​​Сандерс

При ведении бизнеса необходимо введение системы сдержек и противовесов для предотвращения и обнаружения мошенничества. Наличие системы сдержек и противовесов гарантирует, что ни один человек не сможет контролировать все части финансовой операции.

Система сдержек и противовесов требует, чтобы покупки, начисление заработной платы и выплаты были санкционированы назначенным лицом. Кроме того, необходимо обеспечить отдельную обработку функций получения и депонирования от функций ведения документации.

Функции закупок должны быть отделены от функций кредиторской задолженности. Кроме того, одно и то же лицо, выписывающее чек, не должно быть тем же лицом, которое подписывает чек. Если ваше агентство настолько мало, что вы не можете разделить обязанности, потребуйте независимую проверку работы, выполняемой членом совета директоров или внешним источником.

Здесь, в TBooks, мы уважаем функцию сдержек и противовесов. Когда мы оказываем бухгалтерские услуги, каждый из наших клиентов имеет отдельного бухгалтера и менеджера по бухгалтерскому учету для проверки их счетов. Один из способов удержания наших сдержек и противовесов — это использование процесса утверждения на протяжении всего процесса обработки кредиторской задолженности вашей компании. Мы получаем ваши счета от поставщиков и обрабатываем их с помощью вашей бухгалтерской программы. Программа направит счета соответствующему утверждающему лицу в вашей компании.После утверждения мы оплатим счет. Использование процессов утверждения — это лишь один из способов сохранить систему сдержек и противовесов для наших клиентов.

Еще один метод предотвращения мошенничества и поддержания сдержек и противовесов — это регулярная выверка банковских счетов. TBooks сверяет банковские счета и счета кредитных карт наших клиентов каждый раз, когда мы работаем со счетом клиента. Кроме того, TBooks хранит вашего бухгалтера отдельно от человека, выполняющего сверку. Ваш аккаунт-менеджер выполнит сверку, а ваш бухгалтер позаботится о вводе ваших транзакций.

В целом, разделение финансовых обязанностей уменьшит вероятность мошенничества в вашем бизнесе. Когда вы добавляете TBooks в уравнение, вы добавляете еще один важный уровень защиты. TBooks создан для того, чтобы поддерживать систему сдержек и противовесов в вашем бизнесе и помогать предотвращать мошенничество.

Определение текущего счета

Что такое текущий счет?

Текущий счет — это депозитный счет в финансовом учреждении, который позволяет снимать и вносить депозиты.Текущие счета, также называемые счетами до востребования или транзакционными счетами, очень ликвидны, и к ним можно получить доступ, среди прочего, с помощью чеков, банкоматов и электронного дебетования. Текущий счет отличается от других банковских счетов тем, что он часто позволяет снимать много средств и вносить неограниченное количество депозитов, тогда как сберегательные счета иногда ограничивают и то, и другое.

Ключевые выводы

• Текущий счет — это депозитный счет в банке или другой финансовой компании, который позволяет держателю делать депозиты и снимать средства.
• Текущие счета очень ликвидны, что позволяет делать многочисленные депозиты и снятия средств в отличие от менее ликвидных сберегательных или инвестиционных счетов.
• Компромисс для увеличения ликвидности заключается в том, что текущие счета не предлагают держателям больших процентов, если таковые имеются.
• Деньги можно депонировать в банках и через банкоматы, путем прямого депозита или другого электронного перевода; Владельцы счетов могут снимать средства через банки и банкоматы, выписывая чеки или используя электронные дебетовые или кредитные карты, сопряженные со своими счетами.
• Важно отслеживать комиссии по текущему счету, которые начисляются на овердрафты, выписывая слишком много чеков — а в некоторых банках — позволяя остатку на счете опуститься ниже требуемого минимума.

Общие сведения о текущих счетах

Проверочные учетные записи могут включать коммерческие или бизнес-счета, студенческие счета и совместные учетные записи, а также многие другие типы учетных записей, которые предлагают аналогичные функции.

Коммерческий текущий счет используется предприятиями и является собственностью предприятия.Должностные лица и менеджеры предприятия имеют право подписи на счете в соответствии с руководящими документами предприятия.

Некоторые банки предлагают специальные бесплатные текущие счета для студентов колледжей, которые остаются бесплатными до тех пор, пока они не закончат учебу. Совместный текущий счет — это счет, на котором два или более человека, обычно супруги, оба могут выписывать чеки на счет.

В обмен на ликвидность текущие счета обычно не предлагают высоких процентных ставок (если они предлагают проценты вообще).Но если они хранятся в зарегистрированном банковском учреждении, средства гарантированы Федеральной корпорацией по страхованию вкладов (FDIC) в размере до 250 000 долларов на одного вкладчика на один застрахованный банк.

Для счетов с большими остатками банки часто предоставляют услугу по «очистке» текущего счета. Это включает в себя снятие большей части избыточных денежных средств со счета и их инвестирование в фонды, приносящие проценты овернайт. В начале следующего рабочего дня средства возвращаются на текущий счет вместе с процентами, полученными за ночь.

Расчетные счета и банки

Многие банковские учреждения предлагают текущие счета с минимальными комиссиями. Традиционно большинство крупных коммерческих банков используют текущие счета как лидеры по убыткам. Лидер убытков — это маркетинговый инструмент, с помощью которого компания предлагает продукт или несколько продуктов по цене ниже рыночной для привлечения потребителей. Цель большинства банков — привлечь потребителей бесплатными или недорогими текущими счетами, а затем побудить их использовать более выгодные предложения, такие как личные ссуды, ипотека и депозитные сертификаты.

Однако, поскольку альтернативные кредиторы, такие как финтех-компании, предлагают потребителям все больше кредитов, банкам, возможно, придется пересмотреть эту стратегию. Банки могут решить, например, увеличить комиссию на текущие счета, если они не могут продать достаточно прибыльных продуктов, чтобы покрыть свои убытки.

Измерение денежной массы

Поскольку деньги, хранящиеся на текущих счетах, очень ликвидны, при расчете денежной массы M1 используются общие остатки по стране.M1 является одним из показателей денежной массы, и он включает в себя сумму всех транзакционных депозитов, хранящихся в депозитных учреждениях, а также валюту, хранящуюся у населения. M2, еще один показатель, включает все средства, учитываемые в M1, а также средства на сберегательных счетах, срочных депозитах малого номинала и паевых инвестиционных фондах розничного денежного рынка.

Использование текущих счетов

Потребители могут открыть текущие счета в отделениях банка или через веб-сайт финансового учреждения.Для внесения средств владельцы счетов могут использовать банкоматы, прямой депозит и внебиржевой депозит. Чтобы получить доступ к своим средствам, они могут выписывать чеки, использовать банкоматы или использовать электронные дебетовые или кредитные карты, подключенные к их счетам.

Достижения в области электронного банкинга сделали использование текущих счетов более удобным. Теперь клиенты могут оплачивать счета с помощью электронных переводов, что устраняет необходимость в написании и отправке бумажных чеков. Они также могут настроить автоматические платежи по регулярным ежемесячным расходам и могут использовать приложения для смартфонов для внесения депозитов или переводов.

Не упускайте из виду комиссию за текущий счет — есть вещи, которые банки не будут широко рекламировать людям, которые не читают мелкий шрифт, включая условные комиссии, такие как овердрафты.

Защита от овердрафта

Если вы выпишете чек или совершите покупку на сумму, превышающую сумму на вашем текущем счете, ваш банк может покрыть разницу. Эта кредитная линия, предлагаемая банком, называется защитой от овердрафта.

Многие банки не говорят клиентам, что они будут взимать с вас плату за каждую транзакцию, в результате которой на вашем счете будет использоваться овердрафт.Например, если у вас есть баланс на счете 50 долларов и вы совершаете покупки с помощью дебетовой карты на сумму 25, 25 и 53 доллара, с вас будет взиматься комиссия за овердрафт — обычно огромная — за покупку, которая превысила ваш счет, а также за каждую последующую покупку после того, как вы в минусе.

Но это еще не все. В приведенном выше примере, в котором вы совершили три покупки на сумму 25, 25 и 53 доллара, с вас не будет взиматься комиссия только за последнюю покупку. Согласно соглашению с владельцем счета, многие банки имеют положения, согласно которым в случае овердрафта транзакции будут сгруппированы в порядке их размера, независимо от порядка, в котором они произошли.Это означает, что банк сгруппирует эти транзакции в порядке 53, 25, 25 долларов, взимая комиссию за каждую из трех транзакций в день, когда вы превысили свой счет. Кроме того, если на вашем счете остается овердрафт, ваш банк может также взимать с вас ежедневные проценты по ссуде.

Есть практическая причина для клиринга более крупных платежей перед более мелкими. Многие важные векселя и платежи по долгам, такие как платежи за автомобиль и ипотеку, обычно имеют крупный номинал. Причина в том, что лучше сначала провести клиринг этих платежей.Однако такие комиссии также являются чрезвычайно прибыльным источником дохода для банков.

Вы можете избежать комиссий за овердрафт, отказавшись от покрытия овердрафта, выбрав текущий счет без комиссии за овердрафт или сохранив деньги на привязанном счете.

Некоторые банки прощают от одного до четырех сборов за овердрафт в течение одного года, хотя вам, возможно, придется позвонить и спросить. Chase Bank, например, отказывается от комиссии за недостаточность средств, понесенных в течение четырех рабочих дней в течение каждого 12-месячного периода на его счетах Sapphire Checking.

Плата за обслуживание расчетного счета

В то время как банки традиционно считаются генерирующими доход за счет процентов, которые они взимают с клиентов за заемные деньги, плата за обслуживание была создана как способ получения дохода со счетов, которые не приносили достаточного дохода от процентов для покрытия расходов банка. В современном компьютерном мире обслуживание счета с балансом в 10 долларов обходится банку примерно в ту же сумму, что и счет с балансом в 2000 долларов.Разница в том, что в то время как более крупный счет приносит банку достаточно процентов, чтобы получить некоторый доход, счет в 10 долларов обходится банку дороже, чем приносит.

Банк компенсирует эту нехватку, взимая комиссию, когда клиенты не могут поддерживать минимальный баланс, выписывают слишком много чеков или, как только что обсуждалось, превышают счет.

Иногда есть способ избавиться от хотя бы части этих сборов. Если вы являетесь клиентом крупного банка (а не ссудо-сберегательного отделения в небольшом городке), лучший способ избежать уплаты единовременных комиссий — вежливо спросить.Представители отдела обслуживания клиентов в крупных банках часто имеют право снимать расходы на сотни долларов, если вы просто объясните ситуацию и попросите их отменить плату. Просто имейте в виду, что эти «отмены вежливости» обычно разовые.

Прямой депозит

Прямой депозит позволяет вашему работодателю в электронном виде переводить вашу зарплату на ваш банковский счет, что делает средства немедленно доступными для вас. Банки также извлекают выгоду из этой функции, поскольку она дает им стабильный поток доходов для кредитования клиентов. Из-за этого многие банки будут предоставлять бесплатную проверку (т. Е. Отсутствие минимального остатка или ежемесячной платы за обслуживание), если вы настроите прямой депозит для своей учетной записи.

Электронный перевод денежных средств

С помощью электронного перевода средств (EFT), также известного как банковский перевод, можно напрямую переводить деньги на ваш счет, не дожидаясь получения чека по почте. Большинство банков больше не взимают плату за электронные переводы.

Банкоматы

Банкоматы позволяют легко получить доступ к наличным деньгам с вашего текущего счета или сбережениям в нерабочее время, но важно знать о комиссиях, которые могут быть связаны с их использованием.Хотя вы, как правило, ничего не понимаете, когда используете банкомат своего собственного банка, использование банкомата другого банка может привести к дополнительным расходам как со стороны банка, которому принадлежит банкомат, так и со стороны вашего банка. Однако все более популярными становятся банкоматы без комиссии.

Безналичный расчет

Дебетовая карта стала основным продуктом для всех, кто использует текущий счет. Он обеспечивает простоту использования и портативность основной кредитной карты без бремени счетов по кредитным картам с высокой процентной ставкой.Многие банки предлагают защиту от мошенничества с нулевой ответственностью для дебетовых карт, чтобы помочь защитить от кражи личных данных в случае утери или кражи карты.

Текущие счета и проценты

Если вы выберете процентный текущий счет, будьте готовы платить много комиссий, особенно если вы не можете поддерживать минимальный баланс. Согласно исследованию Bankrate, в 2020 году средний минимальный баланс, необходимый для избежания ежемесячной комиссии по текущему счету процентов, составлял 7550 долларов, что на 6% больше, чем годом ранее.Самый распространенный баланс, необходимый для избежания комиссий по непроцентным текущим счетам, составляет 594 доллара.

Эта минимальная сумма обычно представляет собой совокупную сумму всех ваших счетов в банке, включая текущие счета, сберегательные счета и депозитные сертификаты. Если ваш баланс упадет ниже требуемого минимума, вам придется платить ежемесячную плату за обслуживание, которая в среднем составляет около 15 долларов США для процентных счетов. А в сегодняшнюю эпоху низких процентных ставок средняя доходность на этих счетах составляет всего около 0.04%, согласно исследованию Bankrate.

Лишь горстка банков обслуживает бесплатные текущие счета с процентной ставкой без каких-либо условий. Однако, если у вас есть давние благоприятные отношения с вашим банком, вы можете отказаться от комиссии с вашего текущего текущего счета, приносящего проценты.

Расчетный счет и кредитные баллы

Текущий счет может повлиять на ваш кредитный рейтинг и кредитный отчет при определенных обстоятельствах, но большинство основных операций с текущим счетом, таких как внесение и снятие средств, а также выписка чеков, не имеют никакого влияния.В отличие от кредитных карт, закрытие бездействующих текущих счетов с хорошей репутацией также не влияет на ваш кредитный рейтинг или кредитный отчет. И упущения, которые приводят к овердрафту на текущих счетах, не отображаются в вашем кредитном отчете, если вы своевременно позаботитесь о них.

Некоторые банки проводят мягкий запрос или извлекают ваш кредитный отчет, чтобы узнать, есть ли у вас достойный послужной список в обращении с деньгами, прежде чем они предложат вам текущий счет. Мягкие выплаты не влияют на ваш кредитный рейтинг.Если вы открываете текущий счет и подаете заявку на другие финансовые продукты, такие как жилищные ссуды и кредитные карты, банк, скорее всего, проведет тщательный запрос, чтобы просмотреть ваш кредитный отчет и кредитный рейтинг. Жесткие требования отражаются на вашем кредитном отчете на срок до 12 месяцев и могут снизить ваш кредитный рейтинг на целых пять пунктов.

Если вы подаете заявку на защиту текущего счета от овердрафта, банк, скорее всего, заберет ваш кредит, поскольку защита от овердрафта — это кредитная линия. Если вы не сможете своевременно восстановить положительный баланс вашего аккаунта после овердрафта, вы можете ожидать, что об инциденте будет сообщено в кредитные бюро.

Если у вас нет защиты от овердрафта, и вы переоцениваете свой текущий счет и не можете своевременно восстановить положительный баланс, банк может передать ваш счет коллекторскому агентству. В этом случае эта информация также будет передана в кредитные бюро.

Как открыть текущий счет

Помимо кредитных агентств, есть агентства, которые отслеживают и сообщают вашу банковскую историю. Официальное название этой табеля успеваемости на ваших банковских счетах — «Отчет о работе с клиентами».»Банки и кредитные союзы просматривают этот отчет, прежде чем разрешат вам открыть новый счет.

Два основных агентства по информированию потребителей, которые отслеживают подавляющее большинство банковских счетов в Соединенных Штатах, — это ChexSystems и Система раннего предупреждения.

Когда вы подаете заявку на открытие новой учетной записи, эти агентства сообщают, возвращали ли вы чеки, отказывались ли платить за просрочку платежа или закрывали ли счета из-за плохого управления.

Постоянный возврат чеков, невыплата комиссии за овердрафт, мошенничество или закрытие счета по какой-либо причине могут привести к тому, что банк или кредитный союз откажут вам в открытии нового счета.Согласно Закону о добросовестной кредитной отчетности (FCRA), если ваш текущий счет был закрыт из-за неправильного управления, эта информация может отображаться в вашем отчете о потребительском банковском обслуживании на срок до семи лет. Однако, согласно Американской ассоциации банкиров, большинство банков не будут сообщать о вас, если вы перерасходуете свой счет, при условии, что вы позаботитесь об этом в разумные сроки.

Если не о чем сообщать, это хорошо. Фактически, это лучший из возможных исходов. Это означает, что вы были образцовым владельцем счета.

Отказ в открытии счета

Если вы не были держателем модельного счета, вы можете попасть в черный список, не открывая текущий счет. Лучше всего избегать проблем до того, как они возникнут. Следите за своим текущим счетом и убедитесь, что вы регулярно проверяете баланс, чтобы избежать сборов и комиссий за овердрафт. Когда они случаются, убедитесь, что у вас достаточно средств для их оплаты, и чем скорее, тем лучше.

Если вам отказано, попросите банк или кредитный союз пересмотреть свое решение.Иногда возможность поговорить с банковским служащим — это все, что требуется, чтобы организация изменила свое мнение.

Вы также можете попробовать открыть сберегательный счет, чтобы наладить отношения с финансовым учреждением. Как только вы сможете получить текущий счет, его можно привязать к этому сберегательному счету, чтобы обеспечить защиту от овердрафта своими руками.

Даже если в вашей записи есть настоящие помарки, важно знать, как отслеживаются ваши данные и что вы можете сделать, чтобы исправить ошибку или исправить плохую историю.

Отслеживание и исправление ваших данных

Согласно FCRA, вы имеете право спросить банк или кредитный союз, какую из двух систем проверки они используют. Если проблема будет обнаружена, вы получите уведомление о раскрытии информации, которое, вероятно, проинформирует вас о том, что вы не сможете открыть учетную запись и почему. Тогда вы можете запросить бесплатную копию отчета, на основании которого вы отказались.

Федеральный закон позволяет вам запрашивать бесплатный отчет о банковской истории один раз в год для каждого агентства, в это время вы можете оспорить неверную информацию и попросить исправить запись.Службы отчетности также должны рассказать вам, как оспаривать неточную информацию.

Вы можете и должны оспорить неверную информацию в своем банковском отчете. Это может показаться очевидным, но вам следует получить отчет, внимательно его проверить и убедиться, что он точен. Если это не так, выполните процедуры, чтобы исправить это, и уведомите банк или кредитный союз. Бюро финансовой защиты потребителей (CFPB) предлагает образцы писем для оспаривания неточной информации в вашей истории.

Когда вы обращаетесь в одно из агентств, предоставляющих отчеты, имейте в виду, что оно может попытаться продать вам другие продукты.Вы не обязаны их покупать, и отказ от них не должен повлиять на исход вашего спора.

У вас может возникнуть соблазн заплатить компании за «ремонт» вашей кредитной истории или проверки истории счета. Но большинство компаний по ремонту кредитов — мошенники. Кроме того, если негативная информация верна, службы отчетности не обязаны удалять ее на срок до семи лет. Единственный способ его законного удаления — это запросить его банк или кредитный союз, сообщивший информацию. Так что, возможно, вам лучше попытаться наладить отношения с учреждением самостоятельно.

Некоторые банки предлагают предоплаченные карточные счета только наличными для людей, которые не могут получить традиционные счета. После периода хорошего управления вы можете претендовать на получение обычной учетной записи.

Многие банки и кредитные союзы предлагают другие типы программ второго шанса с ограниченным доступом к счету, более высокими банковскими комиссиями и, во многих случаях, без дебетовой карты. Если вы являетесь кандидатом на участие в программе второго шанса, убедитесь, что банк застрахован FDIC. Если это кредитный союз, он должен быть застрахован Национальным управлением кредитных союзов (NCUA).

Кто должен подписывать чеки в вашей организации?

Твитнуть

Управление внутренним контролем за выплатой денежных средств является важным элементом защиты активов любого бизнеса. Даже в сегодняшнем растущем электронном и безбумажном мире для многих наших клиентов основным методом оплаты является выпуск бумажных чеков. Поскольку это такой важный класс транзакций, организации должны внимательно рассмотреть следующее, прежде чем возлагать эту важную задачу на любого сотрудника:

1.Распределение обязанностей.

В идеале, следующие общие процедуры должны выполняться сотрудниками, не подписывающими чеки:

• Добавление нового поставщика в систему бухгалтерского учета или список поставщиков
• Подготовка счетов к оплате
• Ведение книги кредиторской задолженности
• Подготовка банковской выверки
• Обработка дебиторской задолженности / денежных поступлений

Если руководитель бухгалтерского отдела вашей организации — предположительно главный финансовый директор или контролер — не выполняет ни одну из вышеперечисленных процедур, то логично, чтобы финансовый директор и / или контролер имели право подписывать чек.

Обеспечение разделения вышеперечисленных обязанностей поможет поддерживать сильную систему внутреннего контроля. Но кто должен подписывать чеки, если в бухгалтерии недостаточно сотрудников для разделения деятельности, указанной выше?

2. Практичность.

Для многих малых предприятий наем сотрудников для улучшения системы внутреннего контроля нецелесообразен или неосуществим. В таких ситуациях мы часто рекомендуем предоставить право подписи чеков владельцу или генеральному директору.Это практическое решение для многих частных компаний, поскольку владельцы должны иметь окончательные полномочия по выплате средств в своих организациях.

Однако у многих организаций есть сторонние владельцы или владельцы, которые не принимают активного участия в повседневных операциях своего бизнеса. Если это так, что должна делать организация?

3. Нужна ли двойная подпись?

Если безупречная сегрегация или наличие подписи владельца или генерального директора на всех чеках нецелесообразно, требование двойной подписи часто оказывается экономически эффективным решением для многих организаций.

Организации также могут установить требование двойной подписи только для проверок, превышающих определенный порог. Например, вы можете решить, что любой чек на сумму более 5000 долларов должен быть
подписан двумя уполномоченными лицами. Эта практика часто более эффективна и действенна для реализации, чем требование обязательной второй подписи для всех проверок.

Компании, которые предпочитают использовать двойную подпись, должны знать, что большинство банков не применяют эту практику, и что ответственность за соблюдение этой политики лежит исключительно на организации.

Прежде чем определять, каким сотрудникам будет предоставлено право подписи чеков, крайне важно рассмотреть, какое отношение имеют указанные выше факторы к вашей организации. Правильная оценка
позволит вам реализовать систему, которая лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Тимоти Дж. Миллер можно связаться по электронной почте или 215.441.4600.

Вам также может понравиться:

Что такое чековый регистр?

Как владелец малого бизнеса вы знаете, насколько важно следить за финансами вашей компании.Но иногда выписка из вашего коммерческого банковского счета не актуальна с самой последней информацией. Для получения актуальной картины ваших транзакций вы можете использовать чековый реестр. Итак, что такое чековый регистр?

Что такое чековый регистр?

Чековый регистр или журнал выплат наличных — это место, где вы записываете все операции с чеками и наличными, проводимые вашим бизнесом в течение отчетного периода. Компании используют чековый регистр для расчета текущего баланса своего текущего счета.

В зависимости от потребностей и предпочтений вашего бизнеса, у вас может быть отдельный регистр бизнес-чеков для каждого текущего счета (например, счет для заработной платы и контрольный регистр для операционного счета).

Журнал денежных выплат обычно имеет столбцы, которые помогают организовать и разбить информацию о транзакциях. Как правило, части чекового реестра включают следующее:

• Дата совершения операции
• Номер или категория чека (например, счет за электричество)
• Описание или примечания
• Дебиты и кредиты, связанные с транзакцией
• Остаток на счете

Преимущества использования чековой книги

Контрольный регистр — важная часть вашего бухгалтерского процесса.Ваш реестр показывает, какие покупки совершает ваша компания, и может помочь вам при необходимости скорректировать расходы.

В отличие от банковских выписок в Интернете, регистры чеков позволяют в реальном времени записывать баланс вашего банковского счета и то, сколько денег вы можете потратить.

Использование чековой книги в малом бизнесе дает множество преимуществ. Вам могут помочь:

• Избегайте перерасхода
• Бюджет лучше
• Держите ваши транзакции организованными и актуальными
• Посмотреть точные весы
• Отслеживайте, сколько вы тратите
• Найдите ошибки (напр.г., отсутствует чек)
• Выверка банковских выписок

Пример чекового регистра

Как владелец бизнеса, вы должны знать, как заполнять чековый реестр. Записывайте транзакции в чековый регистр, прежде чем записывать свои бизнес-транзакции в главную бухгалтерскую книгу.

Обновляйте чековую книгу каждый раз, когда тратите наличные или выписываете чек, чтобы обеспечить точный баланс.

При заполнении реестра чеков вы должны знать все подробности о транзакции, включая такие вещи, как сумма транзакции, дата транзакции и для чего она была.

Кредит (депозит) увеличивает ваш журнал выплат наличных, а дебет (платеж) уменьшает его.

Вот пример того, как может выглядеть одна из ваших коммерческих регистров:

Как видите, начало месяца начинается с th баланс в размере 5000 долларов США.После учета доходов и расходов в вашей чековой книге у вас будет 5 300 долларов в конце месяца. Если у вас есть ежемесячный отчетный период, баланс в размере 5300 долларов станет вашим начальным балансом в начале следующего месяца.

Опции реестра чеков

Как владелец бизнеса, у вас есть несколько вариантов регистрации транзакций в вашем чековом регистре. Вы можете:

• Запишите свои транзакции на бумаге вручную
• Использовать электронную таблицу
• Использовать бухгалтерское программное обеспечение

Создание реестра чеков вручную с помощью карандаша и бумаги — хороший вариант, если вы хотите сэкономить.Но это может занять много времени и оставить место для ошибок.

Электронная таблица — это шаг вперед по сравнению с ручным контрольным регистром. Это по-прежнему требует, чтобы вы вводили свои собственные числа. Однако, в зависимости от вашего типа электронной таблицы, вы можете настроить формулы для расчета баланса за вас (например, начальный, текущий и конечный балансы).

Бухгалтерское программное обеспечение

Basic может помочь организовать транзакции в вашем чековом регистре. Программное обеспечение может держать вас в курсе текущего баланса и предоставлять моментальный снимок ваших транзакций за период.В зависимости от программного обеспечения вы даже можете выполнять такие действия, как сортировка реестра по определенной дате или прикрепление файла к транзакции (например, копии квитанции). Хотя это более затратно, чем другие варианты, программное обеспечение для бухгалтерского учета может помочь вам избежать ошибок в регистре чеков и сэкономить время.

Коммерческий банковский счет и чековые регистры

Чтобы организовать регистрацию чеков, рассмотрите возможность открытия расчетного счета для бизнеса. Счет в коммерческом банке позволяет отделить деловые операции от личных расходов.Объединение личных и деловых операций может вызвать проблемы с подачей налоговой отчетности, финансовой отчетностью и составлением бюджета.

Вы можете подать заявление на открытие текущего текущего счета в своем банке. Или вы можете открыть счет в банке для малого бизнеса в Интернете. Текущий счет для бизнеса поможет вам отслеживать успехи вашей компании и подавать налоговую декларацию о доходах.

Ведите чековый реестр для своего текущего счета предприятия. Создав чековый реестр, вы увидите, сколько денег можно потратить на текущий счет вашей компании.

Нужен простой способ просмотра сведений о банковских операциях и остатках на счетах? Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет вам организовывать и поддерживать ваши бизнес-операции с помощью нашего отчета о чековых регистрах. Попробуйте бесплатно сегодня!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 23 августа 2016 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Установление процедур выписки чеков — Pacific Crest Group

В рамках задокументированной передовой практики бухгалтерского учета важно установить четко определенный внутренний контроль для обработки различных типов финансовых операций.Процедуры написания чеков являются одними из самых простых в управлении и одними из наиболее важных, так как они часто имеют наибольшие возможности для ошибок и, возможно, мошенничества. Мы рекомендуем нашим клиентам строго контролировать свои чековые книжки с соблюдением строгих правил и протоколов в отношении кредиторской и дебиторской задолженности. Вот некоторые из рекомендуемых нами приемов написания чеков:

Процедуры написания чеков:

• Рассмотрите возможность создания формального процесса для запросов на проверку и утверждения любых нестандартных счетов.Все запросы на проверку должны иметь подписанную форму запроса на проверку, подтверждающую одобрение.
• Убедитесь, что бухгалтерия ясно, что никакие чеки не должны готовиться к подписанию без письменного и подписанного согласия.
• Только уполномоченные менеджеры или руководители могут утверждать платежи. Это ограничивает доступ к корпоративным деньгам.
• Для всех запросов на проверку требуются копии подтверждающей документации, такой как счет-фактура, отчет о расходах, квитанция и т. Д.
• Убедитесь, что подтверждающая документация, такая как счет-фактура, имеет отметку «Оплачен» после выписки чека, чтобы избежать дублирования платежей.
• Для возмещения расходов допускаются только оригиналы квитанций, ксерокопии не принимаются, так как это может привести к двойной подаче.
• Проверьте, где хранятся ваши пустые чеки — они всегда должны быть заблокированы!

Best Check Signing Policies:

• Установите верхний предел суммы для любого чека, требующего подписи.При превышении этого порога рассмотрите возможность требования двух подписей высшего руководства. Это лучший способ избежать злоупотреблений или кражи.
• В контрольной записке укажите подробную информацию о транзакции, номере счета или информации о проекте. Поддерживайте чистоту своего бухгалтерского программного обеспечения, используя для справки единообразные данные о получателе платежа, номерах счетов и т. Д.
• При подписании чеков просмотрите последовательность проверок, чтобы определить, отсутствуют ли какие-либо проверки или нет. Создавайте ежемесячный отчет о проверке отсутствия в вашем программном обеспечении.
• Сопоставьте чек с исходными документами, включая проверку запроса на оплату, проверку суммы чека, проверку наличия достаточных средств для оплаты чека и проверку того, что необходимая информация записана. Например, проверьте, все ли сотрудники, указанные в вашем медицинском счете, по-прежнему с вами!

Политика написания чеков — одна из наиболее заметных бухгалтерских политик в любой компании, и наличие четкого набора письменных инструкций по обработке чеков — идеальный первый шаг в создании установленного набора бухгалтерских процедур.

Проверка данных для бухгалтерской отрасли

Более 20 лет Crimcheck помогает организациям финансовой и бухгалтерской отрасли проверять своих сотрудников и соблюдать государственные и федеральные законы.

Проверка биографических данных в бухгалтерском и финансовом секторе часто бывает более тщательной, чем в других компаниях. В дополнение к поиску уголовных и сексуальных преступников, Crimcheck рекомендует проверять списки OFAC и NASD / SEC, а также проверять профессиональные сертификаты и лицензии, такие как те, которые поддерживаются регулирующим органом финансовой индустрии (FINRA), Национальной фьючерсной ассоциацией (NFA) и Североамериканская ассоциация администраторов ценных бумаг (НАСАА).

Crimcheck — ваш деловой партнер в проверке финансовой индустрии

Бухгалтерские и финансовые компании часто нуждаются в корпоративной комплексной проверке при рассмотрении слияний и поглощений, аудита и комплексной проверки клиентов. Crimcheck предоставляет услуги корпоративной комплексной проверки некоторым из крупнейших фирм в США.

Раздел 19 Федерального закона о страховании вкладов запрещает любое лицо, которое было осуждено за какое-либо уголовное преступление, связанное с нечестностью, злоупотреблением доверием или отмыванием денег, или согласилось участвовать в досудебной утечке или аналогичной программе в связи с судебным преследованием, от того, чтобы стать или продолжать в качестве аффилированной с учреждением стороны, владеть или контролировать… или иным образом участвовать в ведении дел застрахованного учреждения без предварительного письменного согласия FDIC.

Crimcheck рекомендует пакет проверки на основе должностной инструкции, которую необходимо заполнить, с услугами, включающими все или некоторые из следующих. Мы можем помочь вам создать уровни пакетов в зависимости от ваших требований к должности.

Рекомендуемые услуги:

FDIC предоставляет рекомендации по разработке эффективного процесса проверки данных перед приемом на работу.

Федеральная корпорация по страхованию депозитов (FDIC) предоставляет учреждениям рекомендации по разработке эффективного процесса проверки данных перед приемом на работу.Этот процесс может быть эффективным инструментом управления рисками, поскольку дает руководству определенную уверенность в том, что информация, предоставленная заявителем, является достоверной и правильной, и что потенциальный сотрудник не имеет судимости. При эффективном использовании процесс проверки биографических данных перед приемом на работу может снизить текучесть кадров за счет проверки того, что потенциальный сотрудник обладает необходимыми навыками, сертификатом, лицензией или степенью для данной должности; предотвращение краж и хищений; и предотвратить судебные разбирательства по поводу найма.Учреждения должны удостовериться, что подрядчики подлежат процедурам проверки, аналогичным тем, которые используются в финансовом учреждении.

Существуют затраты, связанные с разработкой и внедрением эффективного процесса проверки. Однако при отсутствии эффективного процесса проверки банк может понести значительные расходы в связи с наймом, наймом и обучением неквалифицированных лиц в зависимости от их навыков или опыта. Эти люди могут быть заменены из-за неспособности выполнять возложенные на них обязанности или по другим причинам.

Раздел 19 Федерального закона о страховании вкладов запрещает любое лицо, которое было осуждено за какое-либо уголовное преступление, связанное с недобросовестностью ¹ или злоупотреблением доверием ² или отмыванием денег, или согласилось участвовать в досудебной утечке или аналогичной программе в связи с судебным преследованием, от становления или продолжения деятельности как аффилированная с учреждением сторона; владение или контроль, прямо или косвенно, застрахованным учреждением; или иным образом участвовать, прямо или косвенно, в ведении дел застрахованного учреждения без предварительного письменного согласия FDIC.Обратите внимание, что консультанты, которые участвуют в ведении дел застрахованного учреждения, могут подпадать под действие Раздела 19 ³ . Таким образом, перед приемом на работу должен быть установлен процесс проверки биографических данных всеми финансовыми учреждениями, которые, как минимум, выявляют информацию об убеждениях соискателя вакансии и записях в программе, чтобы гарантировать, что на работу будут приняты только соответствующие лица или что будет подана заявка на получение согласия FDIC , если применимо ⁴ .

Руководству следует разработать подход, ориентированный на риски, для определения того, когда проверка данных перед приемом на работу считается целесообразной или когда уровень проверки следует повысить, в зависимости от должности и обязанностей, связанных с конкретной должностью.Важность должности или уровня доступа отдельного сотрудника может потребовать дополнительной проверки биографических данных, которая должна включать проверку рекомендаций, опыта, образования и профессиональной квалификации. Кроме того, руководство должно подтвердить личность заявителя. Постоянный подход к отбору должен рассматриваться для конкретных должностей по мере изменения обстоятельств или для всесторонней проверки сотрудников отдела за определенный период времени. У руководства также должна быть политика, предусматривающая соответствующие действия, когда перед приемом на работу или последующая проверка обнаруживает информацию, противоречащую той, которую предоставил заявитель или сотрудник.

Прочая проверка биографических данных

Независимо от того, заключен ли контракт со сторонним поставщиком услуг для проведения проверки данных перед приемом на работу, или проверка проводится собственными силами, имя заявителя должно сравниваться со списком каждого федерального банковского агентства лиц, которые являются или были применены гражданские денежные штрафы (CMP) или были окончательно удалены и / или запрещены к банковской деятельности.

Заключение

Процесс проверки биографических данных перед приемом на работу может помочь руководству банка в приеме на работу квалифицированных кандидатов, одновременно сокращая оборот, предотвращая мошенничество и избегая судебных разбирательств.Однако, чтобы быть эффективным, руководство банка должно установить в письменной форме критерии, когда следует использовать предварительную проверку биографических данных перед приемом на работу, а также обстоятельства или должности, которые могут потребовать более строгих процедур проверки, основанных на предполагаемых рисках. Хотя процесс проверки биографических данных перед приемом на работу не является безошибочным, он может обеспечить большую уверенность в точности заявлений соискателей. [ Выдержка из FDIC]

Статистика финансовой отрасли:

Мошенничество в бухгалтерском учете и другие финансовые дела составили 25% гражданских исков, поданных Комиссией по ценным бумагам и биржам в период с 2003 по 2005 год.

В 2012 году Комиссия по ценным бумагам и биржам США подала более 730 исполнительных исков, которые стоили работодателям штрафов в размере более 3 миллиардов долларов, что на 11% больше, чем в 2011 году.

Незаконное присвоение активов — наиболее распространенный вид мошенничества при найме на работу, стоимость которого составляет примерно 150 000 долларов США.

Взяточничество и коррупция — это еще один вид мошенничества при найме на работу, который обходится компаниям в среднем в 538 000 долларов США на одну схему.

Мошенничество с финансовой отчетностью — это еще один вид мошенничества при найме на работу, стоимость которого составляет в среднем 2 миллиона долларов.

Профессиональные лицензии

Лицензирующие органы:

• FINRA — Регулирующий орган финансовой отрасли
• NFA — Национальная фьючерсная ассоциация
• NASAA — Североамериканская ассоциация администраторов ценных бумаг

Типы лицензий:

• CPA
• CFP
• CMFC
• RIA
• ACCA
• Дипломированный бухгалтер по глобальному управлению
• Сертифицированный бухгалтер по управлению

Финансовые базы данных

Crimcheck выполняет поиск по этим спискам:

• OFAC — Управление по контролю за иностранными активами
• NASD — Национальная ассоциация дилеров по ценным бумагам
• SEC — U.S. Комиссия по ценным бумагам и биржам
• UCC — Единый торговый кодекс
• ITRV — Проверка налоговой декларации
• И многое другое

Что такое бухгалтерское мошенничество?

Мошенничество в бухгалтерском учете — это преднамеренное искажение или изменение финансовой отчетности с целью получения прибыли.

Другое соответствующее законодательство

Закон Сарбейнса-Оксли 2002 года — федеральный закон, устанавливающий стандарты для всех публичных компаний в США в отношении подтверждения финансовой информации.Он также предусматривает более строгие наказания за любые мошеннические действия.

Десять лучших средств внутреннего контроля для предотвращения и обнаружения мошенничества!

Недавнее исследование КПМГ по мошенничеству показало, что организации сообщают о большем количестве случаев мошенничества, чем в предыдущие годы, и что три из четырех организаций раскрыли мошенничество. Аудиторское бюро Управления психического здоровья штата Нью-Йорк предоставило следующий список средств внутреннего контроля, чтобы помочь вам в предотвращении и обнаружении мошенничества в вашем агентстве.

1. Используйте систему сдержек и противовесов, чтобы никто не контролировал все части финансовой операции.
   • Требуется, чтобы закупки, начисление заработной платы и выплаты были санкционированы уполномоченным лицом.
   • Функции обработки (получение и депонирование) отделены от функций ведения учета (запись транзакций и сверка счетов).
   • Функции закупок отделены от функций кредиторской задолженности.
   • Убедитесь, что одно и то же лицо не уполномочено выписывать и подписывать чек.
   • При вскрытии почты поставьте отметку или отметьте чеки «Только для депозита» и внесите чеки в журнал, прежде чем передавать их лицу, ответственному за депонирование квитанций. Периодически сверяйте журнал входящих чеков с депозитами.
   • Требовать от руководителей утверждать табели учета рабочего времени сотрудников до расчета заработной платы.
   • Требовать, чтобы чеки распределялись лицом, не являющимся лицом, санкционирующим или записывающим платежные операции или готовящим чеки.
   • Если агентство настолько мало, что вы не можете разделить обязанности, потребуйте независимую проверку работы, выполняемой, например, членом совета директоров.
   • Требовать отпусков сотрудников бухгалтерии.
2. Ежемесячно сверяйте банковские счета агентства.
   • Требовать, чтобы выверка проводилась независимым лицом, не имеющим бухгалтерских или проверочных обязательств по подписанию или требующему надзорной проверки сверки.
   • Изучите погашенные чеки, чтобы убедиться, что поставщики признаны, расходы связаны с деятельностью агентства, подписи поставлены уполномоченными лицами, а индоссаменты уместны.
   • Изучите выписки из банковского счета и аннулированные чеки, чтобы убедиться, что чеки выдаются не по порядку.
   • Инициализируйте и поставьте дату для банковских выписок или отчета о сверке, чтобы документально подтвердить, что проверка и сверка были выполнены, и подать банковские выписки и сверки.
3. Ограничьте использование кредитных карт агентств и проверьте все платежи по кредитным картам или счетам, чтобы убедиться, что они связаны с бизнесом.
   • Ограничьте количество агентских кредитных карт и пользователей.
   • Установить политику, согласно которой кредитные карты предназначены только для коммерческого использования; запретить использование карт в личных целях с последующим возмещением.
   • Установите лимиты счетов в компаниях-кредитных организациях или поставщиках.
   • Сообщите сотрудникам о надлежащем использовании карт и о запрещенных покупках.
   • Требовать от сотрудников предоставления детализированных оригинальных квитанций на все покупки.
   • Ежемесячно проверяйте выписки по кредитным картам и соответствующие квитанции независимо, чтобы определить, являются ли расходы уместными и связаны с деятельностью агентства.
4. Обеспечивает надзор Совета директоров за деятельностью и управлением агентства.
   • Регулярно отслеживать финансовую деятельность агентства, сравнивая фактические доходы и расходы с заложенными в бюджет.
   • Требовать объяснения любых существенных отклонений от заложенных в бюджет сумм.
   • Периодически просматривайте чековый регистр или главную бухгалтерскую книгу, чтобы определить, своевременно ли уплачиваются налоги на заработную плату.
   • Задокументировать утверждение финансовых процедур и политик, а также основных расходов в протоколе заседания совета директоров.
   • Требовать, чтобы независимые аудиторы представляли и объясняли годовую финансовую отчетность Совету директоров, а также направляли письма руководства Совету директоров.
   • Ежегодно оценивайте работу исполнительного директора по письменной должностной инструкции.
   • Участвовать в найме / утверждении найма консультантов, включая независимых аудиторов.
5. Подготовьте все налоговые политики и процедуры в письменной форме и получите одобрение Совета директоров.Включите политики и / или процедуры для следующего:
   • Выплаты наличными
   • явка и отпуск
   • Компенсация расходов и командировок
   • использование имущества агентства
   • руководство по закупкам
   • мелкие деньги
   • конфликт интересов
6. Убедитесь, что активы агентства, такие как автомобили, сотовые телефоны, оборудование и другие ресурсы агентства, используются только для служебных целей.
   • Периодически проверяйте отчеты о расходах, платежах по кредитным картам и телефонные счета, чтобы определить, являются ли расходы уместными и связаны ли они с деятельностью агентства.
   • Вести журналы транспортных средств с указанием даты, времени, пробега или показаний одометра, цели поездки и имени сотрудника, использующего транспортное средство.
   • Периодически просматривайте журналы, чтобы определить, подходит ли использование для агентского бизнеса.
   • Вести список оборудования и периодически выполнять инвентаризацию оборудования.
7. Защита мелких денежных средств и других денежных средств.
   • Ограничить доступ к мелким денежным средствам. Храните средства в запертом ящике или ящике и ограничьте количество сотрудников, имеющих доступ к ключу.
   • Требовать квитанции для всех выплат мелкой наличности с указанием даты, полученной суммы, цели или использования средств и имени сотрудника, получающего средства, перечисленных в квитанции.
   • Выверьте кассу мелкой кассы перед ее пополнением.
   • Ограничьте сумму пополнения мелкой наличности до общей суммы, которая потребует пополнения как минимум ежемесячно.
   • Храните средства пациентов отдельно от средств мелкой наличности.
8. Защитите чеки от мошенничества.
   • Запрет выписывать чеки наличными.
   • Удалить аннулированные чеки и оставить их.
   • Храните пустые чеки в запертом ящике или шкафу и ограничивайте доступ к чекам.
   • Требовать, чтобы чеки подписывались только после того, как на них указана вся необходимая информация и приложены подтверждающие их документы (счета-фактуры, утверждение).
   • Требовать две подписи на чеках сверх указанного лимита. Требовать подписи члена совета директоров для второй подписи сверх указанного выше предела. (Убедитесь, что пустые чеки не подписаны заранее.)
   • Отметьте счета-фактуры «Оплаченные» номером чека при выписке чеков.
   • Включить скрытые флаги или контрольный журнал в бухгалтерском программном обеспечении.
9. Защита инкассо наличных денег и чеков.
   • Убедитесь, что все полученные наличные деньги и чеки своевременно регистрируются и депонируются в первоначально полученной форме.
   • Выдача кассовых чеков с использованием предварительно пронумерованной чековой книги.
   • Проведение необъявленного подсчета наличных.
   • Ежедневно сверяйте кассовые поступления с соответствующей документацией (кассовые отчеты, квитанции, почтовые ведомости и т. Д.))
   • Централизуйте кассовые поступления, когда это возможно.
10. Избегайте или препятствуйте операциям со связанными сторонами.
    • Требовать наличия письменного заявления о конфликте интересов и этического кодекса и его ежегодного обновления.
    • Требовать раскрытия информации об операциях со связанными сторонами и их утверждения Советом директоров.
    • Требовать проведения конкурсных торгов для крупных закупок и контрактов.
    • Не поощрять прием на работу родственников и совершение деловых операций с членами Совета директоров и сотрудниками.