Отличный секретарь работаем с документами правильно: Отличный Секретарь. Работаем с документами правильно! Как заверить копию документа в различных ситуациях

Секретарь в приемную руководителя (делопроизводитель)

ГАУ «Республиканский олимпиадный центр» Министерства образования и науки Республики Татарстан

Адрес места работы: Республика Татарстан, г. Казань, Социалистическая улица Дом: 5

Дополнительная информация по адресу: В пяти минутах от станции метро «Авиастроительная», г. Казань

График работы: Полный рабочий день

Контактное лицо: Павел

Телефон : (843) 590-28-82 Эл. почта : [email protected]

Должностные обязанности

* Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.

* Выполнение личных поручений руководителя.

* Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.

* Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.

* Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.

* Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.

* Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.

* Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.

* Работа в электронной системе документооборота, заполнение справок присутствия, табелей учета рабочего времени.

* Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.

* Хозяйственное обеспечение приемной.

* Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.

* Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.

* Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т. п.

* Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).

* Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

* Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.

* Помощь всем отделам организации в ежедневных делах.

* Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы.

* Работа в качестве офис-менеджера компании и секретаря генерального директора.

* Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах.

* Заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг.техники (заправка, новые, ремонт- заявки и др.).

* Работа с посетителями.

* Чай, кофе для руководства.

* Работа с текущими и архивными документами.

* Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы: Bat, Outlook Express).

* Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).

* Подготовка документов для гос. организаций.

* Регистрация счетов в базе; заказ канцелярии.

* Заказ воды, сладостей.

* Создание и ведение внутренних приказов.

* Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

* Осуществляет прием и передачу входящих и исходящих телефонных звонков и факсимильных сообщений между руководством предприятии и структурными подразделениями, а также обеспечивает связь со сторонними организациями.

* Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.

* По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

* Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

* Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Требования к кандидату

Опыт работы (лет): 1 год

Требования:

* Умение ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям способность видеть главное и расставлять приоритеты.

* Самостоятельность в зоне своей ответственности.

* Способность принимать и отвечать за принятые решения.

* Стремление работать в команде.

* Ответственность.

* Внимательность.

* Пунктуальность.

* Доброжелательность.

* Готовность к ненормированному рабочему дню.

* Презентабельная внешность.

* Исполнительность.

* Аккуратность.

* Внимание к деталям.

* Высшее образование в области делопроизводства и филологии.

* Опытный пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет, почтовые программы: Bat, Outlook Express.

* Не курящий

* Опыт работы с руководителем высшего звена, средней или крупной компании не менее 1 года.

* Умение вести деловую переписку на русском.

* Гибкость и стрессоустойчивость.

* Системность, аккуратность, детальность.

* Вам можно доверять и на вас можно рассчитывать, несмотря ни на что.

* Вы искренне любите людей и готовы быть полезным.

* Вы всегда комфорты в рабочих взаимоотношениях.

* Вам не надо повторять два раза.

* Вы быстро излагаете свои мысли и задаете вопросы, если нужно.

* Конструктивно принимаете обратную связь и делаете выводы.

* Отвечать на письма и смс быстро.

* По всем задачам, всегда назначаете четкий срок, который соблюдается.

* У Вас отличная коммуникация со всеми.

* Вы искреннее желание помочь руководителю.

* Надежность

* Поставленные Вам задачи должны быть выполнены в срок.

* Если представляются варианты решений, руководитель знает, что это лучшие и проверенные варианты.

* Эмоциональная зрелость.

* Великолепное владение знаниями, умениями и навыками ведения делопроизводства и делового этикета.

* Грамотная устная и письменная речь.

Образование: Высшее

Специальность по образованию: Делопроизводитель

Социальный пакет

Предоставление жилья при переезде из другого региона: жилье не предоставляется

Основы работы секретаря руководителя. Какие навыки вам необходимы?

Автор: Your Mentor. Дата публикации: 06 декабря 2020.

Работа секретарем руководителя предполагает собой не только сотрудничество со своим руководителем. Эта роль оказывает большое влияние и на саму компанию. В этой статье мы дадим вам несколько советов и приемов, которые помогут вам продвинуться по карьерной лестнице в качестве секретаря руководителя.

Здесь вы узнаете о том, как работать с несколькими руководителями, правильно планировать встречи, управлять календарем и других ключевых элементах, которые помогут вам стать профессиональным административным специалистом.

В чем заключается роль секретаря руководителя?

Работа секретаря руководителя заключается в том, чтобы поддерживать своего руководителя и следить за его календарем. Вы отвечаете за то, чтобы все необходимые встречи были забронированы, и чтобы ваш босс вовремя приходил на эти встречи. Чтобы у него была вся необходимая информация для собраний, и он принимал необходимые телефонные звонки. Вы отвечаете за подготовку электронных таблиц, презентаций PowerPoint и многое другое.

Как видите, работа специалиста по административным вопросам – всячески поддерживать руководителя. Тем не менее у большинства администраторов есть некоторые основные обязанности, такие как регистрация, набор текста и ответ на телефонные звонки.

Работа в качестве администратора – престижная роль, потому что вы затрагиваете каждый аспект бизнеса и работаете бок о бок в команде со своим руководителем для достижения одной цели. В этой роли замечательно то, что она позволяет вам расти. Например, вы можете начать как младший административный помощник начального уровня, а затем продвинуться до уровня старшего исполнительного помощника.

Имейте в виду, что каждый секретарь работает по-своему. Единственный способ получить истинное описание должности – это выяснить потребности руководителя или менеджера, с которым вы работаете. О них вы узнаете, когда начнете с ним работать. Вы должны понять их потребности, как они работают, как они действуют, как им нравится, чтобы другие работали и т.д.

Теперь стоит упомянуть несколько важных замечаний:

• Помните, что вы работаете с важной конфиденциальной информацией, так как довольно часто вы имеете доступ к электронной почте своего начальника.
• Вы должны выглядеть профессионально, так как вы первый человек, с которым люди контактируют, прежде чем увидят вашего руководителя. Поэтому очень важно, как вы разговариваете по телефону, как вы приветствуете кого-то, как вы одеваетесь или ведете себя на встрече, как вы ведете протокол встречи, где вы сидите, как вы сидите, и даже то, как вы входите в комнату.

Вы можете задаться вопросом, как выглядит истинный карьерный рост профессионального администратора. Здесь вы можете начать как регистратор и подняться до административной профессиональной роли. Большинство специалистов начального уровня начинают с того, что помогают менеджерам низшего уровня, а иногда и менеджерам по продажам.

Чтобы развиваться как профессионал в области администрирования, необходимо быть в курсе последних событий в области технологий и действительно преуспеть в своей работе. Очень полезно начать работать с руководителем среднего звена, чтобы увидеть, что они делают, как они справляются со своей работой, как они выполняют несколько задач одновременно, как они управляют людьми и следят за своим расписанием.

Далее, вы уже будете решать, хотите вы добиться роли секретаря президента компании, генерального директора и т. д. Потому что здесь вам придется быть продолжением своего руководителя. Такие люди очень заняты, а это означает, что вы должны будете участвовать в их расписании, поездках и т.д.

Самое замечательное в административной роли то, что вы можете учиться работе через наблюдение. Конечно, вы можете пойти на различные курсы, чтобы изучить азы данной роли, но ощутимый профессиональный опыт вы приобретаете через наставника, которого вам необходимо найти в своей компании. Именно так вы получите важную информацию о работе секретаря руководителя и необходимых инструментах в вашей деятельности.

Однако решать вам, какой карьерный путь избрать. Вы должны принять это решение, чтобы пройти путь от административного специалиста до исполнительного помощника высшего звена. Если вы стремитесь к этому, знайте, что каждая роль будет отличаться и она будет чрезвычайно требовательной, чем выше вы подниметесь по лестнице. Тем не менее это также роль, в которой вы действительно можете чему-то научиться и получить пользу в будущем, особенно если вы хотите продвинуться в своей карьере.

Навыки межличностного общения

Существуют несколько ключевых моментов, о которых следует помнить всем административным специалистам, когда они думают о том, как работать с другими сотрудниками компании:

1. Не разглашайте конфиденциальную информацию;
2. Сохраняйте профессионализм;
3. Воздерживайтесь от сплетен;
4. Будьте информационным ресурсом для своего руководителя.

Как секретарь руководителя, вы будете тесно сотрудничать с коллегами из самых разных отделов. Помните, что у вас может быть доступ к конфиденциальной информации, к которой нет у ваших коллег. Таким образом, вы должны поддерживать высочайший уровень конфиденциальности.

При непомерном интересе с боку работников организации, нет ничего плохого в том, чтобы сообщить им, что есть определенные вещи, которые вы не вправе обсуждать. Вы также можете вежливо попросить их поговорить со своим непосредственным руководителем для получения такой информации.

Поддержание профессионализма и дистанция от коллег – это две стороны одной медали. Сохраняя это расстояние, вы не попадете в неловкое или неудобное положение, когда дело доходит до сохранения конфиденциальности информации.

Если вы стремитесь стать профессиональным администратором, имейте в виду, что вам нецелесообразно участвовать в офисных сплетнях. Какие бы разговоры вы ни вели о других коллегах или самой компании, вы всегда сможете вернуться к своему руководителю. Так что всегда лучше избегать подобных разговоров.

И, помните, что вы – главный источник информации для своего руководителя. Поэтому очень важно, чтобы вы знали, кто ключевые люди в компании и как устроена ваша организация. Это сократит количество ненужных писем и телефонных звонков, когда вы попытаетесь найти подходящее контактное лицо.

Если вы стремитесь расти как профессионал в области управления, эти черты помогут вам независимо от того, какую должность в вашей компании занимает ваш руководитель.

Как административный специалист вы можете работать с несколькими помощниками для поддержки одного или нескольких руководителей. Здесь важна командная работа и открытое общение, чтобы все проекты выполнялись вовремя и профессионально. Поэтому старайтесь учитывать такие моменты, как сильные и слабые стороны ваших коллег, вашу способность к мотивации и наставничеству.

У каждого из нас есть сильные и слабые стороны, поэтому если есть люди, которые вам подчиняются, то важно использовать каждого из них таким образом, чтобы у вас была эффективная команда. Например, у вас может быть помощник, который отлично умеет работать с электронными таблицами и манипулировать данными, поэтому вы можете передать ему проекты, в которых используется Excel.

Таким образом, если у вас есть важный проект, вы можете назначить человека, которому эта задача наиболее удобна. Он сделает это быстрее и эффективнее, что поможет вам продолжать свою работу. И наоборот, если вы назначаете часть проекта человеку, который некомпетентен в этом, либо ему не нравится данная часть работы, тогда он будет тормозить всю команду.

Вот почему так важно знать слабые стороны каждого члена команды. Таким образом, вы можете инвестировать в обучение и делиться знаниями, которых им может не хватать. Зная своих сотрудников и инвестируя в них, вы настраиваете их на успех. Вы создаете позитивную атмосферу в команде, которая хочет работать с вами, а не против вас.

Наставничество – еще одна важная деталь работы в команде. Вы можете сами выступать в качестве наставника для своих сотрудников или объединять их с другими опытными участниками, которые могут поделиться своими взглядами и знаниями о конкретной роли.

По мере того как вы становитесь профессиональным административным специалистом, вы неизбежно будете нанимать, наставлять и обучать других помощников для своей компании. Став старшим помощником, вы должны будете удостовериться, что каждый поступающий к вам сотрудник имеет надлежащую подготовку, необходимую для эффективного выполнения своей работы.

Нанимая помощника, вы должны убедиться, что его личность будет хорошо сочетаться с человеком, которого он будет поддерживать. Поэтому проведите некоторое время с руководителем, чтобы понять его методы работы, какая помощь ему необходима, а что не стоит делать. Если руководитель считается экстравертом или нервным человеком, тогда вам придется подготовить для новичка более подробное описание, как работать со сложными руководителями.

При обучении новых помощников составьте план. Составьте график того, чем они будут заниматься в первый день и с кем должны встретиться. Им необходимо знать неписаные правила, которых нет в справочнике для сотрудников. В каждой компании есть свои закулисные правила, и любому новому секретарю, приходящему в компанию, действительно необходимо знать эти мелочи.

Навыки, необходимые для работы секретарем руководителя

Как административному работнику, одна из ваших ключевых задач – отвечать на телефонные звонки вашему руководителю. Вы проверяете поступающие звонки, чтобы ваш босс мог эффективно использовать свое время. Ответ на телефонные звонки – это нечто большее, чем вы думаете, поэтому давайте обсудим несколько советов и примеров для проверки звонка, передачи звонка другому человеку и приема сообщений для обратного вызова.

Для начала важно помнить, что вы собираетесь проверять все поступающие звонки. Это сделано для того, чтобы вы могли фильтровать поступающие коммерческие звонки или те, с которыми ваш руководитель не захочет иметь дело напрямую.

Если вы понимаете, что это нежелательный звонок или телемаркетинг, вот несколько действий, которые вы можете предпринять:

• Сообщите им, что ваш руководитель большую часть времени находится в разъездах, и самый быстрый способ ответить – это отправить электронное письмо. Скорее всего, у вас есть доступ к электронной почте своего руководителя, и вы сможете обрабатывать сообщения оттуда.
• Если они ищут почтовый адрес для отправки нежелательных бесплатных подписок, простой способ прекратить эти звонки – сказать следующее: «Из-за долгих поездок моего руководителя компания отменяет все бесплатные подписки, поэтому, пожалуйста, удалите его или ее из списка».
• Если звонит кто-то, кого ваш руководитель ожидает, тогда вам нужно принять решение, прервать его, в зависимости от того, чем он занят, или принять это сообщение.

В некоторых случаях, когда человек предлагает такие услуги, как уборка, техническое обслуживание, ремонт компьютеров и т.д., вы можете передать звонок другому человеку. Это гарантирует, что вашему руководителю не придется беспокоиться о чем-то, не связанном с его работой.

В этом случае сообщите вызывающему абоненту, что лучше всего будет поговорить с таким-то человеком, и спросите, не хотят ли они, чтобы их переадресовали к этому человеку. Если этого сотрудника нет на месте, тогда сообщите, что данный человек отсутствует в офисе, и что лучшим вариантом будет связаться с ним через электронную почту.

Когда вы принимаете сообщение от звонящего, вы должны быть уверены, что у вашего руководителя будет вся необходимая информация для обратного вызова. Она включает: имя, телефонный номер, время и дату звонка, а также краткое описание причины звонка.

Постарайтесь оценить время, когда ваш руководитель сможет перезвонить. Например, если руководитель находится на собрании, сообщите вызывающему абоненту, что он на собрании и что может пройти некоторое время, прежде чем ему перезвонят.

Это всего лишь несколько советов, как вы можете отвечать на телефонные звонки, но вы должны разработать систему, которая будет работать для вас и вашего руководителя.

Как административный специалист, вы будете обрабатывать входящую почту. Вы, скорее всего, будете получать различную корреспонденцию, как нежелательную почту, письма, подарки и другое. Здесь у нас также есть несколько советов, как вы можете все это организовать.

Вы можете распределить корреспонденцию по папкам разной цветовой гаммы. Например, у вас может быть красный цвет для важных писем. В эту папку можно поместить все, что требует немедленного внимания. Желтый – это материалы для чтения, такие как журналы, информационные бюллетени и листовки.

Зеленым могут обозначаться любые письма, которые вы получаете от клиентов, продавцов и так далее. В синюю папку можно собирать различные банковские выписки, счета, счета-фактуры и т. д. Подпишите каждую папку, чтобы ваш руководитель знал, что находится в ней, и мог выбрать порядок, в котором будет просматривать свою почту.

Каждый руководитель отличается тем, как он хотел бы получать почту, поэтому вас также могут попросить поставить отметку о дате получения, ожидания и т.д. Некоторые организации также требуют физического хранения документов. Для хранения и организации всей поступающей корреспонденции, вы можете поступить следующим способом:

• Обзаведитесь подвесными и манильскими папками, как мы писали в статье по тайм-менеджменту. Подписывайте все эти папки, чтобы знать, что в них находится.
• Используйте цветовую кодировку для ваших файлов. Когда вы видите определенный цвет, вы знаете, какое действие нужно предпринять.
• Сохраняйте копии, если вы подаете документы вручную. Хороший способ убедиться, что у вас всегда есть документы – это сделать копию и передать ее своему руководителю. Это гарантирует, что у вас есть оригиналы, и они не потеряны.

Как в случае с почтой, так и с архивами, созданная вами система должна работать как на вас, так и на вашего руководителя. Он также должен придерживаться любых процедур компании в отношении хранения документов. Эти простые шаги сделают задачу сортировки почты намного проще и эффективнее.

Как секретарь руководителя, вы обрабатываете 99% корреспонденции. Это означает, что вам будет поручено правильно и профессионально адресовать письма. То, как вы будете это делать, зависит от того, кому вы отправляете письма. Давайте обсудим несколько сценариев.

Если вы отправляете стандартное письмо, вы будете использовать обычный формат даты, имени человека, названия компании, адреса, города, почтового индекса и приветствия. Если вы подаете, например, заявление на получение визы для своего руководителя, вам нужно будет адресовать письмо в соответствии с инструкциями, которые обычно являются стандартным форматом.

Также важно то, как вы обращаетесь к тому, кому вы адресуете письмо. Если вы работаете в международной компании, то важно учитывать, что в европейских странах и США имя идет первым, а затем фамилия, в отличие от наших стран, где сначала идет фамилия.

Когда вы обращаетесь к кому-то в письме от имени своего руководителя, важно знать и учитывать степень их знакомства. Если ваш босс и тот, к кому вы обращаетесь, хорошо знают друг друга, то во многих случаях можно обращаться по имени. Если они незнакомы, тогда обращайтесь в более формальном тоне.

Как секретарь своего руководителя, вы наверняка будете работать с разными учетными записями электронной почты, обрабатывая свои электронные письма и своего начальника. При правильной организации своей работы у вас не должно возникнуть с этим больших трудностей.

Первым делом просмотрите свою электронную почту. Выполняйте любые срочные запросы, решая их. Затем просмотрите электронную почту своего руководителя. Это позволит вам узнать, как будет выглядеть ваш день на основе полученных писем, а также какие приоритеты нужно будет изменить.

Обязательно прочтите все электронные письма, даже те, что отмечены, как важные. Ваш руководитель, возможно, уже просмотрел электронную почту, поэтому это поможет вам лучше понять, на какие электронные письма нужно отвечать.

Если письмо требует действия, отметьте его для последующих действий. Вы можете распечатать эти электронные письма, чтобы на встрече со своим руководителем обсудить действия, которые необходимо предпринять.

Если кто-то отправит электронное письмо с просьбой о конференцсвязи или встречи, вы можете легко ответить на эти электронные письма, поскольку вы ведете календарь своего руководителя. Если есть проблема, которую вы можете решить, сделайте это.

Чтобы помочь своему руководителю, отвечайте на электронные письма, с которыми вы легко справитесь или кто-то другой. Например, если кто-то ищет документ, это, вероятно, задача, которую вы можете выполнить самостоятельно или делегировать ее. Удаляйте нежелательные письма. Для электронных писем или информационных бюллетеней, которые вы постоянно получаете, просто отмените подписку на них или заблокируйте отправителя.

Главное – разработать систему, которая будет работать как для вас, так и для вашего руководителя. Имейте в виду, что чем больше вы сможете исключить нежелательных электронных писем, тем легче будет вам обоим, поскольку вам будет меньше, о чем беспокоиться.

Как административный специалист, вы будете отвечать за календарь своего руководителя. Ключевой задачей является его эффективное управление и точность записей. У вас будет множество задач, которые будут включать в себя организацию личных встреч вашего руководителя, телеконференций, бронирование билетов и запись всего этого в его личный календарь.

Если у вас несколько телеконференций, не записывайте их все подряд. Вместо этого, делайте перерывы между звонками от 15 до 30 минут, чтобы учесть задержки встреч, а также дать возможность вашему руководителю сделать перерыв и переключиться между звонками.

Перед отправкой приглашения на личную встречу убедитесь, что подходящая для этого комната свободна. Если есть такая возможность, то бронируйте ее заранее. При отправке электронного письма с приглашением, включите всех лиц, кто должен участвовать в собрании.

Обязательно укажите номер и расположение комнаты собрания, чтобы это отражалось в заглавии в личных календарях всех участников. В разделе заметок укажите любые сведения, которые могут потребоваться для встречи.

Что касается информации о поездке, вы должны убедиться, что следующее всегда включено:

• Для авиаперелетов: авиакомпания и номера рейсов, время вылета и прибытия, данные о стыковочных рейсах, города отправления и города прибытия. Копия маршрута полета с номером подтверждения в разделе примечаний, посадочные талоны, если вы прошли онлайн-регистрацию.
• Для отеля: название отеля, местонахождение отеля, номер подтверждения и копия подтверждения в разделе примечаний в календаре.
• Для транспорта в аэропорт и из аэропорта: имя водителя или название компания, которая встречает руководителя, номер телефона водителя или компании, место, где будет находиться водитель. Если есть прокатный автомобиль, укажите все детали в разделе примечаний вместе с копией подтверждения.

Важный совет при работе с календарями – не забывайте резервировать свободное время между каждой встречей, прежде чем планировать следующую. Не стоит назначать встречи слишком рано утром, чтобы ваш руководитель мог спокойно обустроится в офисе. Также оставляйте больше времени на обеденный перерыв и один час перед завершением работы.

В какой-то момент вы, как профессионал в области административного управления, должны организовать что-то наподобие небольшой конференции. Чтобы это событие прошло для вас безболезненно, мы предоставим вам несколько советов.

Всегда бронируйте конференц-зал заранее. Затем встретьтесь со своим руководителем, чтобы узнать, кто должен участвовать в собрании. После встречи с ним, отправьте приглашение всем участникам, в котором укажите место встречи, время начала, время окончания и любые другие важные сведения о мероприятии.

Что касается самого конференц-зала, то вам понадобится следующее:

• Именные таблички. Это позволяет людям легко узнать имя каждого и точно определить того, к кому он обращается. Вы также можете назначать места на основе имен, чтобы люди взаимодействовали друг с другом.
• Имейте на каждом месте блокнот и ручку, чтобы участники могли записывать заметки о встрече.
• Разместите на столе воду в бутылках с расчетом на 4 места, чтобы вам не пришлось беспокоиться о том, что люди встанут во время встречи за напитками.
• Держите кофе, чай и другие напитки в комнате позади, чтобы люди, приходящие на собрание, могли взять чашечку до начала собрания.
• Запланируйте перерыв утром, на обед, и затем днем. Это не только дает участникам передышку, но и позволяет приводить в порядок комнату в течение дня. Во время перерывов обновляйте кофе и воду.
• Убедитесь, что у вас есть полный список участников для вашего руководителя, включая всех прибывших и уезжающих.
• Если у вас большая встреча, подумайте о групповом транспорте, что даст возможность всем прибыть вовремя на встречу.
• Упростите обед, заказав блюда заранее. На ужин подумайте о выборе ресторана, который позволит вам использовать заранее заданное меню. Это гарантирует, что ужин не продлится несколько часов.

Чем тщательнее, а главное, заранее, вы готовитесь к встречам, тем легче и менее напряженно они пройдут как для вас, так и для вашего руководителя.

Технологии стремительно меняют современный офис. Тем не менее вы можете столкнуться с более традиционным офисным оборудованием, таким как принтеры, копировальные аппараты, факсы, калькуляторы и другие предметы первой необходимости в своей повседневной работе.

Вам, как секретарю руководителя важно знать следующее: как делать цветные и черно-белые распечатки, как печатать с вашего компьютера на сетевой принтер, как устранять замятие бумаги, какую бумагу можно и нельзя использовать в принтере, какой тип тонера используется в принтере и как его заменить, как перезагрузить принтер, если он не работает должным образом, к кому обратиться, когда офисное оборудование нуждается в ремонте.

Если в вашем офисе есть умная доска, полезно знать, какие маркеры можно и нельзя использовать, какое чистящее средство нужно применять, как исправить любые технические проблемы. Если в вашем офисе по-прежнему используются факсимильные аппараты, убедитесь, что в них всегда есть бумага, и вы знаете номер телефона каждого аппарата и его местонахождение.

Главное – знать, где находится каждая оргтехника и как с ней работать. Таким образом, вы будете хорошо понимать, как можно исправить любые проблемы, которые могут возникнуть.

Заключение

Как бы это банально ни звучало, по грамотная поддержка секретарем своего руководителя приводит его к успеху, а значит и к успеху всей компании. Давайте еще раз перечислим ключевые факторы вашей должности:

• следить за тем, чтобы все работало бесперебойно и конфиденциально;
• развиваться в своей должности;
• эффективно работать с другими и быть в курсе последних событий;
• организовывать встречи и следить за тем, чтобы у вашего руководителя было свободное время;
• оставаться профессионалом.

Если вы работаете на младшей должности, теперь у вас есть инструменты, которые помогут вам продвинуться по карьерной лестнице до административного профессионала. Если вы опытный административный специалист, эти инструменты служат напоминанием о том, насколько важна ваша роль.

Помните, чтобы быть успешным и процветающим профессионалом в области администрирования, все начинается с изучения своего положения и построения позитивных отношений с руководителем.

Что еще интересного почитать

Преподаватели Центра ДИТАД: образование по делопроизводству

Тест.

Профессиональное тестирование на должность секретаря-референта

Профессиональное тестирование на должность секретаря-референта

   Соискатель__________________

   Дата _______________________

    1. На какие две основные группы можно разделить обязанности секретаря-референта современной компании?

    а) документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание

    б) документационное обеспечение управления и обзорно-аналитическая функция

    в) обзорно-аналитическая и представительская функция

    2. Что из перечисленного не относится к функциональным задачам секретаря-референта?

    а) деловая переписка и составление договоров

    б) организация выставок и встреч с клиентами

    в) проведение внутрикорпоративных тренингов и семинаров

    3. Что не входит в список профессиональных требований к секретарю-референту?

    а) совершенное владение современной оргтехникой, мини-АТС, знание ПК

    б) опыт составления пресс-релизов и рекламных текстов

    в) высокая грамотность, высокая скорость печати

    4. Что является основанием для последующей передачи конфиденциального документа на исполнение сотруднику?

    а) резолюция

    б) устное распоряжение

    в) специального распоряжения не требуется

    5. Как называется документ, которой подтверждает установленные факты, события или действия и составляется при свидетелях?

    а) справка

    б) служебная записка

    в) акт

    6. Чем письма-отказы отличаются от других разновидностей писем?

    а) всегда состоят как минимум из двух коммуникативно-смысловых частей

    б) не требуется составлять заголовок к тексту письма

    в) отдается предпочтение конструкциям, в которых обоснование предшествует заключению

    7. Какое из приведенных выражений лучше не использовать?

    а) «Вас ожидает Иван Иванович»

    б) «Срочно зайдите к Ивану Ивановичу»

    в) «Зайдите, пожалуйста, к Ивану Ивановичу»

    8. Какая из частей будет излишней при составлении приказа?

    а) вводная

    б) констатирующая

    в) распорядительная

    9. Как секретарь-референт поступает с корреспонденцией для руководства с пометкой «лично»?

    а) вскрывает и не регистрирует

    б) вскрывает только по договоренности с руководителем и регистрирует

    в) не вскрывает и не регистрирует

    10. Что из перечисленного не является редактором текстовых документов?

    а) WordPad

    б) Notepad

    в) PowerPoint

    11. Выберите правильное утверждение:

    а) все поступающие в организацию документы регистрируются секретарем-референтом

    б) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем-референтом выборочно, в соответствии с утвержденным перечнем документов

    в) из всех поступивших в организацию документов секретарь-референт регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

    12. Распоряжения, издаваемые руководством организации, считаются:

    а) правовыми актами

    б) распорядительными документами

    в) другой вариант

    13. Какой из документов регламентирует деятельность конкретного должностного лица?

    а) должностная инструкция

    б) положение об отделе

    в) приказ

    14. С какой фразы не рекомендуется начинать телефонный разговор с партнером или клиентом?

    а) «Здравствуйте, вас беспокоит компания N (секретарь компании N)»

    б) «Здравствуйте, с вам говорят из компании N»

    в) «Здравтсвуйте, секретарь NN из компании N»

    15. Какой срок исполнения установлен для писем от организаций?

    а) семь дней

    б) 10 дней

    в) три дня

    16. В каком порядке, согласно правилам документооборота, должна строиться работа с поступающими в компанию документами?

    а) прием — первоначальная обработка — предварительное рассмотрение — рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело

    б) прием — первоначальная обработка — предварительное рассмотрение — регистрация — рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело

    в) оформление документа — подписание — регистрация — согласование — утверждение — отправка

    17. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?

    а) машинописным способом

    б) секретарь проставляет ее от руки после утверждения документа

    в) ее проставляет руководитель в момент утверждения документа

    18. Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на заседании в компании?

    а) решение

    б) протокол

    в) распоряжение

    19. Нужно ли регистрировать письма-напоминания?

    а) нет

    б) да

    в) по усмотрению секретаря-референта

    20. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, когда необходимо исполнить документ?

    а) не позднее дня, следующего за выходным

    б) не позднее дня, предшествующего выходному

    в) на усмотрение секретаря-референта

    21. Если для передачи документа используется факсимильная связь, какой объем документа считается предельно допустимым?

    а) три листа

    б) пять листов

    в) 10 листов

    22. В письменном обращении слова «господин» и «госпожа»:

    а) пишутся полностью

    б) пишутся полностью при обращении к высокопоставленным лицам

    в) всегда сокращаются

    23. Какую формулировку должен иметь заголовок к тексту протокола?

    а) в предложном падеже

    б) в дательном падеже

    в) в родительном падеже

    24. Сколько адресатов может быть на одном документе?

    а) не более трех

    б) не более четырех

    в) не более одного

    25. Что понимается под термином «кворум»?

    а) минимально необходимое и достаточное количество членов коллегиального органа для начала работы собрания

    б) 1/3 членов коллегиального органа

    в) 1/2 членов коллегиального органа

    26. Какой термин, как правило, используется в работе с документами, содержащими коммерческую тайну (конфиденциальные сведения)?

    а) учет

    б) регистрация

    в) другой

    27. Ваш руководитель возвращается из недельной командировки. Что стоит сделать к его приходу, чтобы помочь быстрее включиться в работу?

    а) подготовить краткий отчет о том, что произошло за неделю его отсутствия

    б) постараться назначить на первый рабочий день максимум встреч

    в) выделить время на совместный просмотр внешней корреспонденции

    28. На этапе первоначальной обработки входящей корреспонденции секретарь-референт:

    а) не уничтожает конверты, а подшивает их вместе с документами

    б) всегда уничтожает конверты, в дело подшивает только документы

    в) не уничтожает конверты, если на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа

    29. Какой бланк используется при оформлении протокола?

    а) бланк организации

    б) бланк не используется

    в) бланк строгой отчетности

    30.Что используется при издании совместных приказов?

    а) бланки приказов

    б) стандартные листы бумаги формата А4

    в) общие бланки

    31. Когда вводится в действие сводная номенклатура дел организации?

    а) с декабря текущего года

    б) с 1 января следующего календарного года

    в) каждые полгода текущего года

    32. К обязательным реквизитам для всех организационно-распорядительных документов не относятся:

    а) наименование организации

    б) справочные данные об организации

    в) регистрационный номер

    33. С какой периодичностью осуществляется экспертиза ценности документов?

    а) ежеквартально

    б) ежемесячно

    в) ежегодно

    34. Какие документы относятся к входящим?

    а) объяснительные записки

    б) служебные письма

    в) должностные инструкции

    35. Ответ на срочную телеграмму полагается дать в течение:

    а) двух дней

    б) пяти дней

    в) шести дней

    36. Как следует показать в номенклатуре дел, что предусмотренное в ней дело не заведено?

    а) зачеркнуть заголовок незаведенного дела и расписаться в графе «Примечание»

    б) не вносить никаких изменений, так как эта информация не отражается в номенклатуре дел

    в) поставить в графе «Примечание» отметку «не заведено» и расписаться

    37. Прибытие на мероприятие (прием, встречу, собрание) сотрудников фирмы или компании позже руководителя считается:

    а) соблюдением этикета

    б) грубым нарушением этикета

    в) допустимым явлением

    38. Как требуется нумеровать страницы документа?

    а) по центру нижнего поля

    б) по центру верхнего поля

    в) в правом верхнем углу любого документа

    39. Что является датой документа для акта?

    а) дата события

    б) дата подписания

    в) дата утверждения

    40. Когда передаются в архив организации дела постоянного и долговременного хранения?

    а) не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве

    б) через пять лет после их завершения в делопроизводстве

    в) не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве компании

    41. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись:

    а) «копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись

    б) «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения

    в) «копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; дату заверения

       Интерпретация ответов

    26-41 правильный ответ

    Кандидат отлично подготовлен. Он на высоком уровне владеет знаниями о специфике работы секретаря-референта, знает правила работы с документацией. Если эти качества сочетаются с организованностью и аккуратностью, соискатель, скорее всего, будет эффективен на позиции секретаря-референта.

    13-25 правильных ответов

    Кандидат правильно ответил на значительную часть вопросов. Однако без дополнительной подготовки он не сможет быть высокоэффективным в своей работе. Если вы пригласите кандидата на работу, ему потребуется опытный наставник. Рекомендуется также направить кандидата на краткосрочное обучение.

    1-12 правильных ответов

    Неудовлетворительный результат. Кандидат не знает специфики работы секретаря-референта, практические вопросы вызывают у него затруднения. Принимать его на работу не рекомендуется. Посоветуйте соискателю лучше подготовиться, изучить специальную литературу, пройти обучение на курсах.

?
      Ключ к профессиональному тесту на должность секретаря-референта

Быстрая идентификация документов по штрихкоду – новое решение для DirectumRX | Статья

Опубликовано:


25 июня 2019 в 10:56

21


11

Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет в считанные секунды открывать электронную карточку документа по штрихкоду на бумажной копии. Привычная работа с документами становится еще комфортнее, поскольку сокращается время на поиск нужного документа в системе. Новинка поддерживается при работе с любой версией DirectumRX. Подробнее о решении расскажем в статье.

***

Современные ECM-системы упрощают работу делопроизводителей и секретарей, которые часто сталкиваются с рутинными операциями при обработке документов. Однако до конца от бумаги отказаться пока не получается: в силу законодательных ограничений, когда на документе требуется «живая» подпись, или в случае, когда руководитель компании работает только с бумажными документами. Чтобы избежать путаницы в работе и быстро находить электронную версию по бумажной копии, мы выпустили решение «Быстрая идентификация документов для DirectumRX».

Как работает решение

На рабочее место сотрудника устанавливается сканер штрихкодов и программа DIRECTUM RapID. Документы, которые ожидаемо будут использоваться как в бумажном, так и в электронном виде, маркируются сгенерированным в DirectumRX штрихкодом. Входящие документы маркирует делопроизводитель или секретарь: штрихкод можно распечатать и наклеить на бумажный документ. Документы, которые оформляются в компании, маркируются автоматически при создании из шаблона. Отображение штрихкода в шаблоне документа настраивает администратор.

Вот так может выглядеть сформированный из шаблона документ со штрихкодом:

Поиск в системе займет пару секунд, достаточно отсканировать штрихкод на бумажном экземпляре, и в DirectumRX откроется карточка электронного документа.

Установка и использование

DIRECTUM RapID устанавливается на рабочее место сотрудника в пару кликов с помощью файла из комплекта поставки. В дальнейшем настройки программы можно изменить в конфигурационном файле, который находится папке установки DIRECTUM RapID.

Рассмотрим пример реальной работы:

Помощнику руководителя приходит задание на подтверждение подписания документа. Секретарь распечатывает документ и относит на подпись руководителю. Через некоторое время документ возвращается с подписью.

Без решения «Быстрая идентификация документов»:

Чтобы отразить факт подписания в системе, сотрудник ищет нужное задание, открывает из области вложений электронный документ и заносит скан-копию бумажного экземпляра в новую версию. Если таких заданий много, на их поиск потребуется много времени. К тому же, повышается риск возникновения ошибки, особенно если названия документов однотипные.

Что меняется при использовании решения «Быстрая идентификация документов»:

Достаточно поднести подписанный документ к сканеру штрихкода, и в DirectumRX откроется карточка документа. Затем секретарь создает новую версию для занесения подписанного и отсканированного документа в систему. Прямо из карточки документа можно перейти на закладку «Задачи», чтобы открыть и выполнить задание на подтверждение подписания документа.

Решение работает даже без сканера штрихкода. Для открытия карточки документа достаточно ввести значение штрихкода в окно программы и нажать клавишу ENTER:

***

Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет комбинировать современные и традиционные методы обработки документов, а также:

• повысить эффективность работы делопроизводителей и секретарей;
• ускорить поиск нужного документа в системе;
• уменьшить риск ошибок благодаря однозначной идентификации документа по уникальному штрихкоду;
• сократить количество действий, необходимых для поиска и открытия документа.

Деловой комплимент | Советы экспертов ООО СК «Ренессанс Жизнь» по карьере и трудоустройству

СК «Ренессанс Жизнь» защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Согласен

Дайте свой совет и поделитесь мнением, чтобы мы стали лучше
Дать свой
совет

• Клиентам
• Агентам
• Контакты

Страховой случай

Получить накопления

Оплата

Личный кабинет

• Программы личного страхования
  • Рисковое страхование жизни
  • Накопительное страхование жизни
  • Инвестиционное страхование жизни
  • Страхование жизни детей
• Клиентам
  • История выплат
  • Статьи
  • Страхововой случай
  • Окончание договора
  • Бланки заявлений
  • Оплата страховых взносов
  • Управление финансами и финансовая грамотность
  • Часто задаваемые вопросы
  • Налоговые вычеты
  • Проверка бланков строгой отчётности
  • Клиентам АО «Интач Страхование»
  • Клиентам АО СК «Ренессанс здоровье»
• О компании
  • Новости
  • Миссия
  • Аллея славы
  • Наш журнал
  • Благотворительность
  • Вакансии
  • Раскрытие информации
  • Контакты
  • Добрые дела
• Агентам
  • Личный кабинет агента
  • Мероприятия
  • Карьера финансового консультанта
  • Истории успеха
  • Вакансии
  • Советы экспертов
  • Агентские договоры
• Партнерам
  • Перестраховочные компании
  • Банки
  • Другие партнёры
• Корпоративное страхование
  • Корпоративное рисковое страхование
  • Накопительное страхование жизни сотрудников
  • Международные медицинские решения

Страховой случай

Получить накопления

Оплата

Личный кабинет

• Программы личного страхования
  
  • Рисковое страхование жизни
  • Накопительное страхование жизни
  • Инвестиционное страхование жизни
  • Страхование жизни детей
• Клиентам
  
  • История выплат
  • Статьи
  • Страхововой случай
  • Окончание договора
  • Бланки заявлений
  • Оплата страховых взносов
  • Управление финансами и финансовая грамотность
  • Часто задаваемые вопросы
  • Налоговые вычеты
  • Проверка бланков строгой отчётности
  • Клиентам АО «Интач Страхование»
  • Клиентам АО СК «Ренессанс здоровье»
• О компании
  
  • Новости
  • Миссия
  • Аллея славы
  • Наш журнал
  • Благотворительность
  • Вакансии

Как писать даты — Отличный секретарь

Как правильно писать даты в английском языке

В британском английском даты обычно записываются следующим образом: Заметьте, что названия месяцев всегда пишутся с заглавной буквы. Иногда перед годом ставится запятая — как правило, если дата является частью предложения.

Кроме того, к дню часто добавляются последние две буквы порядкового числительного. Иногда даты полностью записываются числами. Существует несколько форматов: Стоит помнить, что в американском английском даты пишутся иначе — сначала идет месяц, потом день.

Как писать год и месяц

строительная смета на 2018 год

план продаж на 2017 год

личные карточки работников, уволенных в 2017 году

в сентябре 2017 г.

в сентябре-октябре 2016 г.

в I квартале 2018 г.

в первом полугодии 2017 г.

в I-II кварталах 2016 г.

Не забывайте также о правилах написания интервалов.

Кварталы обозначаются римскими цифрами, причем никаких окончаний после римской цифры через дефис не пишется.

Неправильно: в IV-м квартале

Правильно: в IV квартале

Э. А. Рязанов (18.11.1927–30.11.2015)

А.С. Пушкин (1799–1837)

Утро в сосновом лесу (1889)

Дата документа: общие правила

По общему правилу датой документа является дата его подписания и утверждения. Нельзя сразу ставить дату при подготовке проекта. Во-первых, неизвестно, сколько времени проект проведет на согласовании. Во-вторых, неизвестно, подпишет (утвердит) ли его директор. Когда все визы будут собраны, а подпись директора поставлена в нужный реквизит, тогда документ и будет регистрироваться, тогда и будет ему присвоена дата вместе с регистрационным номером.

Но это правило распространяется не на все документы.

Дата протокола

03 – 04 октября 2016 г.

Поскольку после совещания (заседания) у секретаря есть три рабочих дня на подготовку протокола, то дата протокола и день его подготовки могут не совпадать. Это нормально.

Дата акта

Датой акта является дата актируемого события. Здесь все проще, чем с протоколом: если мы актируем происшествие здесь и сейчас, то и акт составляем здесь же. Поэтому обычно дата акта и день его составления совпадают. Исключение – очень частные случаи в технической сфере, которые к общему делопроизводству не имеют никакого отношения.

Оформление трудовой книжки: титульный лист

Подписывает трудовую книжку лицо, уполномоченное на это соответствующим приказом по организации (если такого приказа не было, то, как всегда, все функции на директоре).

Отметим еще, что несмотря на слово «разборчиво» под соответствующей графой, речь все-таки идет о подписи . а не о фамилии ответственного лица. Распространенное мнение о том, что в трудовой книжке нельзя использовать печать отдела кадров, поскольку постановление правительства от 16.

Как оформить дату документа

03.10.2016

Если число месяца состоит из одной цифры, обязательно перед ней ставится ноль (чтобы нельзя было подрисовать единичку). Никаких годов в конце не ставится, здесь фигурируют только числа. Точка опциональна.

03 октября 2016 г.

По поводу нуля перед числом от 1 до 9 все то же самое. Слово «года» или сокращение «г.» после цифрового обозначения года обязательно.

Третье октября две тысячи шестнадцатого года

Этот способ используется очень редко и только для очень серьезных документов, например, для доверенностей; в общем делопроизводстве практически не встречается. Дата всегда пишется с заглавной буквы.

«____» _____________ 201___ г.

Как правильно писать резюме{q} Советы по грамотному составлению документа

Итак, пришло время искать работу.

С чего начать{q} Куда обращаться{q}

Вопросом у соискателей множество, поэтому много времени тратится на совершенно ненужные вещи. Главное – верить в свои силы. Бывают ситуации, когда новоиспеченный выпускник вуза находит хорошую должность, а квалифицированный специалист с многолетним стажем и опытом остается «за бортом».

Причиной подобной несправедливости может стать неправильно составленное резюме.

В некоторых случаях мнение второго родителя может не учитываться.

К примеру, его мнением не будут интересоваться, если местонахождение этого человека неизвестно. Это подтверждается справкой из полиции, где отмечено, что указанный родитель объявлен в федеральный розыск. Не спросят его и у тех, кто лишен родительских прав или же признан недееспособным.

В последнем случае необходимо предоставить решение суда и соответствующие медицинские документы.

Кто ставит дату документа{q}

Ставит дату документа утверждающий его директор: реквизит «Гриф утверждения документа» содержит и дату. Потом утвержденный документ попадает к секретарю для регистрации, она присваивает ему номер, а дату проставляет, ориентируясь на ту, что поставил директор.

Если документ просто подписывается директором, то никаких дат он не ставит, этим занимается секретарь при регистрации.

Как писать дату, если она является фрагментом текста документа — в статье по ссылке.

Регистрация рождения

Заявление о регистрации рождения может быть подано в орган загса как по месту рождения ребенка, так и по месту постоян ного жительства родителей или одного из них. Родители сами решают, в каком органе загса они будут регистрировать рожде ние ребенка. При поступлении заявления о регистрации рож дения и представлении всех необходимых документов орган загса обязан зарегистрировать рождение в соответствии с уста новленными законом правилами.

Если регистрация происходит в органе загса не по месту фактического рождения ребенка, а по месту постоянного жительства родителей или одного из них{q}

Законодательство дает четкие указания на этот счет. Так, в записи акта о рождении указывается фактическое место рождения ребенка или наименование места, в котором ребенок был найден (наименование государства, субъекта РФ, наименование городского, сельского поселения или другого муниципального образования).

Законодательством установлена обязатель ность регистрации рождения в органе загса. В связи с рождением ребенка у определен ных лиц возникают юридические права и обязанности.

Регистрация рождения, т. е. запись о времени рождения, указывает на тот момент, с которого эти права и обязан ности возникают. Актовыми записями о рождении можно подтвердить не только происхождение ребенка от определенных родителей, но и другие родственные связи (например, отношения между братьями и сестрами, между внуками и дедом, бабушкой), что имеет весьма важное значение не только в момент регистрации рождения, но и в дальнейшем Заявление о регистрации рождения делается, как правило, роди телями ребенка или одним из них.

Как исправить дату рождения в паспорте{q}

Могу написать причины.

Ничего криминального делать по этому паспорту не собираюсь.

ПОМОГИТЕ, пожалуйстааааа 🙁 Вика, ваш имейл не работает, а консультация по тому, как изменить дату рождения в паспорте, кто может помочь, очень нужна. Мой адрес — напишите, пожалуйста.

Также интересует любая информация от других пользователей, кто это делал) Вика, ваш имейл не работает, а консультация по тому, как изменить дату рождения в паспорте, кто может помочь, очень нужна. Мой адрес — напишите, пожалуйста.

https://www.youtube.com/watch{q}v=upload

Также интересует любая информация от других пользователей, кто это делал) Я для себя это делала, отдала 100 р. делали где-то недели 3. Нашла я эту контору через инет, плохих отзывов о ней не нашла, предоплаты нет, только по факту Так что теперь счастье, так как я очень этого хотела :)))) Могу поделится их e-mail Его здесь писать не буду Кому интересно, можете написать мне, я перешлю контакты rizhova.

Искусство подачи документов — Тренинг по тайм-менеджменту от MindTools.com

Управление документами … и ваше время

© iStockphoto
Elenathewise

Подача документов — важный навык!

Вы когда-нибудь заставляли клиента или начальника ждать у телефона, пока вы обыскивали груды бумаг на своем столе в поисках важного документа? Если да, то ваш начальник или ваш клиент могут не иметь о вас хорошего мнения, потому что в ключевой встрече вы их подвели.

И если ваша работа — помогать людям, сколько времени других людей вы тратите, если не можете найти нужные документы и бумаги, когда они вам нужны?

Вы обязаны эффективно подавать документы, как бы скучно это ни казалось. Представьте себе, насколько это было бы впечатляюще, если бы — когда вас спросили — вы бы улыбнулись, получили доступ к хорошо организованной файловой системе, сразу нашли документ и быстро дали ответ!

Управление временем

Даже в эпоху электронной почты и Интернета мы все еще имеем дело с большим количеством бумажных документов и файлов.Со всех сторон поступает поток данных, которые нам нужно обработать и, как правило, сохранить для последующего извлечения. Мы хотим иметь возможность заполучить нужную нам информацию — в нужный момент, когда она нам нужна — чтобы ее можно было использовать для дальнейшего анализа или написания отчетов, или, возможно, для создания презентации.

Однако слишком часто мы тратим свое собственное время (а часто и время других людей) на поиск данных, которые на самом деле находятся где-то на нашем столе или в офисном картотеке. Это усиливает стресс и делает задачу использования данных более сложной, чем это должно быть. Поэтому нам нужно стать более организованными и эффективными в управлении файлами, если мы собираемся выполнять свою работу своевременно.

Эффективное управление информацией

Когда вы получаете документ от коллеги, продавца или покупателя, возникает соблазн «просто отложить его» в стопку на вашем столе или в ящике. «Хм. Выглядит интересно, но я рассмотрю это позже, когда у меня будет больше времени.«Звучит знакомо? Через некоторое время накапливается много таких документов, что приводит к большому беспорядку. Маловероятно, что вы когда-нибудь найдете время, чтобы вернуться и систематизировать всю эту информацию, особенно с учетом того, что вы обычно давление с другими вещами.

Вы можете потратить часы драгоценного времени на поиск документов, которые вы куда-то спрятали, потому что легко забыть, куда вы их положили, или даже забыть, что этот документ у вас изначально. Итак, как вы можете упростить свою работу? Научитесь лучше управлять файлами.

Эффективное управление файлами

Эффективное хранение сводится к следующему: хранить информацию в папках — по категориям и в понятной для вас последовательности.

Вот несколько советов по управлению файлами:

• Избегайте сохранения ненужных документов — Не делайте привычки сохранять все, что попадется к вам. Потратьте несколько секунд, чтобы просмотреть содержимое, и сохраните файл, только если он имеет отношение к вашей работе. Наличие слишком большого количества ненужных документов создает беспорядок и затрудняет поиск вещей в будущем.Будьте избирательны в том, что вы оставляете!
• Следуйте единому методу именования файлов и папок — Например, разделите основную папку на подпапки для клиентов, поставщиков и сотрудников. Дайте сокращенные имена, чтобы определить, к чему или к кому относятся папки. Более того, вы даже можете придать другой вид или просмотреть разные категории папок — это поможет легко отличить их с первого взгляда.
• Хранить связанные документы вместе, независимо от их типа — Например, хранить отчеты, письма, заметки к презентациям, электронные таблицы и графику, относящиеся к конкретному проекту, в одной папке — вместо того, чтобы иметь одну папку для презентаций для всех проектов, другую папку для таблиц для всех проектов и т. д.Таким образом, гораздо быстрее найти документы для конкретного проекта.
• Отделить текущую работу от выполненной — Некоторые люди предпочитают держать текущую или текущую работу на своем столе до тех пор, пока работа не будет завершена. Затем, когда это будет сделано, они перемещают его в соответствующее место, где хранятся файлы той же категории. Периодически (например, еженедельно или каждые две недели) перемещайте файлы, над которыми вы больше не работаете, в папки, где хранится ваша выполненная работа.

• Избегайте переполнения папок — Если у вас большое количество файлов в одной папке или большое количество подпапок в основной папке, разбейте их на более мелкие группы (подпапки или подпапки). Например, вы можете разделить папку «Бизнес-план» на подпапки «BP2008», «BP2009» и «BP2010». Точно так же вы можете разделить папку для клиента с именем Delta Traders на подпапки с именами «Презентации продаж Delta Traders» и «Контракты Delta Traders». Идея состоит в том, чтобы поместить каждый файл в логическую папку или подпапку, а не иметь один огромный список файлов.

  Сказав это, обычно нет смысла создавать папку для менее чем примерно пяти документов.

• Делайте цифровые копии бумажных документов с помощью сканера. — Это полезно, если у вас мало места для хранения бумажных документов или если вы хотите архивировать документы, не уничтожая их полностью. (Это не подходит для всех типов документов, например, с юридическими контрактами или документов с оригинальными подписями. Так что используйте здесь свое здравое суждение.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Приоритет файлов для действий

Воспользуйтесь этими подходами, настроив управление файлами. Это поможет вам расставить приоритеты в работе, что повысит эффективность.

• Упорядочивайте документы по датам — Напишите дату в документе. Это поможет вам упорядочить документы по дате, не открывая папку и не просматривая все документы.

• Используйте файлы «Tickler» — Файлы Tickler, также известные как метод «43 папки» , представляют собой уникальную систему, которая используется многими людьми для организации файлов. Создайте 12 папок (по одной на каждый месяц года) и дополнительную 31 подпапку (на каждый день месяца).Заполните каждую папку документами, с которыми вам нужно работать в этот день. В начале каждого дня открывайте папку этого дня. Выньте все элементы из папки и переместите их в папку «сегодня» или на рабочий стол. Затем переместите пустую папку в соответствующий слот на следующий месяц. Если вы не можете выполнить некоторые задания к концу дня, перенесите их в папку на следующий удобный день. Эта система управления файлами помогает вам отслеживать все, что вам нужно сделать, а также выполняет функцию дневника.

Совет:

Чтобы любая система была полезной и эффективной, она также должна быть удобной для вас. В некоторой степени это зависит от характера вашего бизнеса или выполняемой вами работы. Итак, хотя универсального решения для управления файлами не существует, вы, вероятно, получите прибыль, воспользовавшись некоторыми из этих советов по управлению файлами и настроив их так, чтобы они наилучшим образом соответствовали вашим потребностям.

Ключевые моменты

Вы теряете слишком много времени на поиск нужных файлов в беспорядке на столе? А когда вы находитесь под давлением, можете ли вы быстро и легко получить информацию?

Тратить драгоценное время на поиск документов может лишить вас удовольствия от любой творческой работы, которую вы выполняете, и это также усугубит ваш уровень стресса.Простые хорошие привычки управления файлами могут значительно упростить вашу рабочую жизнь!

Примени это к своей жизни

Мы знаем, что это скучно, но вы знаете, что это нужно делать!

Освободите час в своем расписании где-нибудь на следующей неделе и настройте свою файловую систему!

Основные навыки для успеха на каждом уровне в качестве секретаря

Как секретарь, вы отвечаете за бесперебойную работу офиса в профессиональной среде. В зависимости от вашей отрасли это может включать что угодно, от поддержки коллег до помощи клиентам и выполнения других административных задач.

Навыки начального уровня

Когда вы начинаете работать секретарем, вы, скорее всего, получите роль помощника администратора начального уровня. На этой должности вы обычно беретесь за задачи, связанные с перепиской, составлением расписания и базовой офисной поддержкой.

Со многими задачами помощника администратора легко справиться, но владение необходимыми навыками для работы поможет вам выделиться среди сверстников. Развивайте эти базовые навыки секретаря, чтобы добиться успеха на должности начального уровня.

1. Четкое общение

Как вам скажет любой помощник по административным вопросам, наиболее важным компонентом этой должности является четкое общение. В конце концов, почти каждое задание, которое вы будете выполнять, связано с письменной или устной перепиской.

Совет : Если ваши коммуникативные навыки могут потребовать некоторой работы, попробуйте взять уроки письма или литературы, чтобы отточить свою способность ясно излагать мысли на бумаге или на экране компьютера. Уроки импровизационного актерского мастерства также могут помочь вам выражать мысли устно и думать на ногах.

2. Технологическая компетентность

Десятилетия назад большинство секретарей использовали ручку и бумагу или пишущие машинки для записок и корреспонденции. Однако времена изменились, и сегодняшние административные помощники должны продемонстрировать технологическую компетентность. Вам потребуется уметь использовать настольные компьютеры, ноутбуки и интеллектуальные устройства для управления повседневными задачами.

Совет : Но это еще не все. Вам также необходимо овладеть базовыми программами обработки текста, почтовыми приложениями и платформами планирования.Хотя вы будете изучать проприетарное программное обеспечение на работе, вы уже должны иметь базовое представление о важнейших технологиях, необходимых для вашей должности. Не стесняйтесь читать руководства или посещать вебинары, чтобы изучить основы.

3. Чувство профессионализма

Все секретари начального уровня также должны обладать базовыми навыками обслуживания клиентов, которые начинаются с чувства профессионализма. Помните, что независимо от того, где находится ваш стол, как помощник по административным вопросам вы являетесь лицом компании.Это означает, что вежливость и уважение являются важными качествами, независимо от того, имеете ли вы дело с клиентами или разговариваете с коллегами.

Навыки секретаря среднего уровня

После того, как вы освоите свою работу начального уровня, у вас может появиться возможность взять на себя должность административного секретаря или другую роль секретаря среднего уровня. Прежде чем приступить к подаче заявления о приеме на работу, убедитесь, что у вас есть необходимые секретарские навыки среднего уровня.

4. Организационные навыки

Большинство секретарей среднего звена отвечают за обработку огромного количества информации. В зависимости от культуры вашего офиса эта информация может включать бумажные файлы, электронные базы данных или даже устные встречи.

Поскольку ваши коллеги будут зависеть от вашего эффективного извлечения данных, вам потребуются сильные организационные навыки. Если у вас еще нет предпочтительного способа организации вещей, узнайте о настольных аксессуарах, программном обеспечении и даже концепциях рабочего процесса, которые помогут вам держать все под контролем.

5. Тайм-менеджмент

По мере того, как вы берете на себя больше обязанностей на должности секретаря среднего звена, управление временем становится критически важным.Независимо от того, подчиняетесь ли вы одному руководителю или несколько начальников ежедневно поручают вам работу, вам необходимо эффективно совмещать задачи.

Совет : Для большинства административных секретарей это означает научиться работать умнее. Отслеживайте, сколько времени у вас уходит на выполнение задач, и узнавайте, какой график оптимизирует вашу продуктивность. Вы быстро узнаете, как максимально эффективно использовать каждый рабочий день.

6. ​​Решение проблем

Когда вы достигнете должности секретаря среднего уровня, вы больше не сможете полагаться на начальство, которое будет принимать решения за вас.Вместо этого вам придется решать проблему самостоятельно. Как секретарь, общие проблемы могут включать в себя все, от устранения проблем с расписанием до общения со сложными клиентами.

Совет : В вашем офисе могут быть действующие правила для руководства вашими усилиями, но вам также придется оттачивать свои собственные навыки решения проблем, чтобы добиться результата. Чтобы эффективно решать проблемы, найдите время, чтобы понять цели вашей компании и узнать, что вы можете сделать для их достижения.

Навыки секретарей старшего уровня

Если вы преуспеваете в этой отрасли, основанной на поддержке, у вас может быть все необходимое, чтобы получить должность секретаря старшего уровня, например, административного руководителя. Хотя эти профессионалы, безусловно, используют важные секретарские навыки и задачи, они также должны выходить за рамки почти во всех аспектах работы. Выведите свою секретарскую карьеру на новый уровень, развивая навыки для одной из этих старших административных должностей.

7. Возможности планирования

Для административного руководителя планирование наперед не может быть более важным. В этой роли у вас будет больше задач, которыми вы будете жонглировать, и у вас также будет небольшой персонал для управления.Это означает, что вам необходимо иметь четкое представление о целях вашей компании и о том, какие ресурсы у вас есть в вашем распоряжении.

Совет : Если ваши способности планирования нуждаются в доработке, попробуйте пройти курс управления проектами. Вы узнаете, как управлять ресурсами, распределять время и управлять персоналом для выполнения как повседневных задач, так и крупных проектов в соответствии с графиком.

8. Проактивный подход

Как административный руководитель, вы быстро поймете, что вы не продвигаетесь вперед, ожидая, пока что-то произойдет.Вместо этого вам нужно проявлять упреждающий подход ко всему в вашем списке дел.

Многие секретари высокого уровня считают, что создание проактивных систем на раннем этапе помогает им добиться успеха в этой карьере. Чтобы разработать такой рабочий процесс, предвидите проблемы, которые могут возникнуть, и воспользуйтесь возможностью, чтобы решить эти проблемы. Для этого может потребоваться больше времени, но вы сэкономите массу времени, если будете безупречно выполнять проекты.

9. Чувство осмотрительности

Секретарши старшего уровня, как правило, имеют дело с конфиденциальной информацией, такой как конфиденциальные записи и личные сообщения.Чтобы эффективно обрабатывать такого рода информацию, вам понадобится обостренное чувство осмотрительности и способность сохранять конфиденциальность. Гордитесь своей безупречной способностью хранить секреты, и вы даже можете получить возможность воспользоваться более высокооплачиваемыми возможностями, требующими осмотрительности.

Статьи по теме:

Лидерство. Важный навык, который стоит включить в свое резюме

Каждой отрасли нужны помощники по административным вопросам

Эти 4 коммуникативных навыка помогут вам найти любую работу

Работа помощником администратора, отличный выбор для специалистов широкого профиля

Советы для идеального резюме помощника администратора

Вакансии, связанные с секретарем:

SOS — Нотариальное руководство

Нотариальное руководство

Введение

Ответственность

Отказ в обслуживании

Нотариальная комиссия

Нотариальный агент

Юрисдикция

Не проживающий в штате Мичиган

Способы нотариального заверения

Традиционная ручка и бумага — Относится ко всем нотариусам, получившим заказ

Электронное нотариальное заверение или электронное нотариальное заверение

Удаленное нотариальное заверение

Утвержденные поставщики

Электронные и дистанционные нотариальные действия — Общее информационное руководство

Требования к государственному нотариусу перед нотариальным заверением

Использование штампа или тисненой печати

Подписавший с физическими ограничениями

Виды нотариального заверения

Благодарности

Клятвы или заявления (Джурат)

Свидетельство или подтверждение подписи

Комиссии

Запреты

Штрафы

Ответственность

Документы на иностранном языке

Учет

Традиционная ручка и бумага

Удаленное нотариальное заверение

Отставка

Смерть нотариуса

Введение

Закон штата Мичиган о нотариальных действиях (MiLONA), P. A. 238 от 2003 г., с поправками, представляет собой закон, предусматривающий квалификацию, назначение и регулирование государственных нотариусов (нотариусов) Государственным секретарем. Таким образом, нотариус является государственным служащим. MiLONA определяет полномочия и обязанности государственных органов и местных служащих, а также предусматривает средства правовой защиты и штрафы. MiLONA обеспечивает защиту граждан от мошенничества, требуя, чтобы уполномоченный нотариус проверял и засвидетельствовал подписание документов. MiLONA также предусматривает допустимость доказательств и устанавливает признание подтверждений и других нотариальных действий, совершенных за пределами этого государства.

Целью данного руководства является предоставление всестороннего обзора MiLONA и предоставление рекомендаций сообществу нотариусов штата Мичиган при выполнении ими своих обязанностей, предписанных MiLONA. Для получения дополнительной информации о том, как стать нотариусом, посетите наш веб-сайт.

Ответственность

Как государственные служащие, нотариусы должны действовать ответственно и проявлять разумную осторожность при исполнении своих служебных обязанностей. Если нотариус не сделает этого, к нему может быть подан гражданский иск о возмещении финансового ущерба, причиненного ошибкой или упущением нотариуса.Соблюдение всех соответствующих законов — первое правило разумной осторожности для нотариуса.

В соответствии с MiLONA нотариус обязан полностью прочитать MiLONA перед совершением нотариального действия.

Отказ в обслуживании

Нотариусы должны выполнять все законные и разумные запросы о нотариальном заверении. Раса, возраст, пол, религия, национальность, этническая принадлежность, образ жизни или политические взгляды человека никогда не являются законной причиной или причиной отказа от совершения нотариального действия.Тем не менее, нотариус может и должен отказаться от совершения нотариального действия, если документ явно подделан или если нотариус определяет, что лицо, подписавшее документ, находится под принуждением или действует не по собственному желанию. Нотариус никогда не должен подавать или соглашаться выполнить ненадлежащее нотариальное заверение.

Нотариальная комиссия

Государственная нотариальная комиссия назначается на всей территории штата. Несмотря на то, что нотариус оформлен в определенном округе, после его назначения нотариус может нотариально заверить его в любом месте штата Мичиган.

Нотариус, уполномоченный на совершение трех (3) видов нотариальных заверений.

1. принимать благодарности,

2. дают клятвы или заявления (Джурат) и

3. свидетеля или засвидетельствовать подпись.

Более подробную информацию о типах нотариального заверения и процессе нотариального заверения документа можно найти далее в этом руководстве.

Нотариальные подписывающие агенты: работают в частных компаниях и не сертифицированы и не имеют квалификации в штате Мичиган, кроме обычного процесса подачи заявки нотариусом. Нотариальный агент не имеет особых полномочий и должен придерживаться MiLONA во всех сделках. Нотариус или нотариус, подписывающий документы, не могут давать юридические консультации, объяснять юридические документы или помогать клиентам в заполнении юридических или иммиграционных форм. Это считается несанкционированной / незаконной практикой закона.

Юрисдикция: Нотариусы штата Мичиган уполномочены совершать нотариальные действия на всей территории штата Мичиган; но не за пределами государства.Все требования для нотариального заверения должны быть выполнены в государстве и во время нотариального заверения. Нотариус должен проживать (резидент Мичигана) или работать в округе, в котором он был назначен.

Если нотариальное заверение происходит в округе, отличном от того, в котором нотариус уполномочен, фраза «Действует в округе _______» должна быть добавлена ​​в качестве элемента в свидетельство нотариального заверения. Это необходимо для установления юрисдикции, в которой был оформлен документ, в случае его использования или оспаривания в суде. Это гарантирует, что все судебные дела будут поданы в соответствующий суд и юрисдикцию.

Нотариусы штата Мичиган могут нотариально заверить документы, происходящие из другого штата или страны, если запрошенный нотариальный акт соответствует закону штата Мичиган.

Не проживающий в штате Мичиган: Резидент, не являющийся гражданином Мичигана, может быть назначен нотариусом штата Мичиган, если он продемонстрирует, что его деловая деятельность требует от него совершения нотариальных действий в штате Мичиган и что он поддерживает / работает в основном месте деятельности в округе, где они просят ввести их в эксплуатацию.

Способы нотариального заверения

Закон штата Мичиган допускает три (3) метода нотариального заверения. Нотариус может выбрать один из нескольких способов нотариального заверения. Важно отметить, что требования к нотариальному заверению не меняются в зависимости от используемого метода. Обязанности нотариуса и юридические требования по завершению нотариального заверения не затрагиваются и не уменьшаются этим методом.

Традиционное / ручное и бумажное нотариальное заверение проводится без помощи электронного или удаленного программного обеспечения для нотариального заверения.Таким образом, все нотариальные заверения проходили до внедрения методов электронного и удаленного нотариального заверения. Требования к оформлению традиционных / ручных и бумажных нотариальных заверений не изменились. Все уполномоченные нотариусы имеют право выполнять данный способ нотариального удостоверения сразу после совершения операции.

Электронное нотариальное заверение похоже на традиционное / ручное и бумажное нотариальное заверение, поскольку подписывающее лицо физически появляется перед нотариусом, но при электронном нотариальном заверении документ, который нотариально заверяется, является цифровым, и стороны используют электронные подписи.Примером этого является подписание и инициализация в банке или кабинете врача с помощью стилуса и блокнота. Для выполнения электронных нотариальных заверений в Мичигане могут использоваться только утвержденные штатом электронные системы поставщиков.

Дистанционное нотариальное заверение — это электронное нотариальное заверение, проводимое с помощью аудио- и визуального оборудования, поэтому подписывающее лицо не находится в физическом присутствии нотариуса. Само нотариальное заверение считается электронным нотариальным заверением, поскольку нотариально заверяемый документ является цифровым, а нотариус использует электронные подписи.Платформа, такая как веб-камера, используется для имитации появления клиентов в присутствии нотариуса. Только утвержденные государством платформы удаленных поставщиков могут использоваться для удаленного нотариального заверения в Мичигане.

Утвержденные поставщики:

Подробнее об электронном и дистанционном нотариальном заверении: Электронные и дистанционные нотариальные действия — Общее информационное руководство

Требования к государственному нотариусу перед нотариальным заверением

При совершении нотариального действия нотариус должен:

1. Определите личность либо на основании личных данных, либо на основании убедительных доказательств. Независимо от личных знаний, рекомендуется попросить подписавшего предоставить удостоверение личности штата или федерального правительства с изображением.

   1. Нотариус лично знает лицо, запрашивающее нотариальное действие.

   2. Подписант предоставляет действительные водительские права, паспорт или другое удостоверение личности, выданное на уровне штата или федерального правительства с изображением.

   3. Нотариус по присяге или подтверждению достоверного свидетеля, лично известного нотариусу, и свидетель лично знает это лицо.

2. Попросите человека подписать документ в вашем присутствии. (Чтобы засвидетельствовать, засвидетельствовать или принести присягу, подписывающее лицо должно расписаться в присутствии нотариуса.)

3. Принять присягу, если требуется.

4. Заполните нотариальное свидетельство. Он должен включать все необходимые элементы.

Нотариус — Штат Мичиган

Имя нотариуса — точно так же, как сдано

Дата нотариального заверения

Округ Комиссии

Срок действия комиссии

Действующий в округе _______. (Включено при совершении нотариального действия за пределами нотариального округа)

Подпись нотариуса — в точности как заказано.

Заявление об электронном или дистанционном нотариальном заверении , если необходимо .

Примечание: округ / место проведения нотариального заверения имеет важное значение, поскольку он определяет юридическую юрисдикцию в случае оспаривания нотариального заверения в суде. Это заявление , действующее в округе . Если это заявление не заполнено, то местом проведения будет , Округ Комиссии .

Использование штампа или тисненой печати

MiLONA не требует от нотариусов использования тисненой печати или штампа на документе. Однако использование штампа обеспечивает более последовательное и полное нотариальное заверение. Гораздо сложнее обеспечить включение всех необходимых элементов, полагаясь исключительно на память или копируя элементы вручную. Государственный департамент / Управление Великой печати не предоставляет эти инструменты или материалы.Их можно приобрести в большинстве компаний или магазинов, предоставляющих полиграфические услуги.

Хотя MiLONA не требует использования тисненой печати, для документов, предназначенных для использования за пределами штата Мичиган, может потребоваться тисненая нотариальная печать.

Подписавший с физическими ограничениями

Нотариус может подписать имя лица, физические характеристики которого ограничивают его способность подписывать или делать отметку на документе, представленном для нотариального заверения, при наличии всех следующих обстоятельств:

1. Нотариус — устно, устно или с помощью электронных или механических средств, предоставленных лицом, направленным на это этим лицом;

2. Лицо находится в физическом присутствии нотариуса;

3. Нотариус добавляет под подписью: подпись, поставленная в соответствии с разделом 33 Закона штата Мичиган о нотариальных действиях.

Виды нотариального заверения

Как обсуждалось выше, уполномоченный нотариус уполномочен выполнять три (3) вида нотариальных заверений.

1. Благодарности,

2. Принятие клятв или подтверждений (Джурат) и

3. Свидетельство или свидетельство подписи

Примечание. Нотариус не должен решать, какой вид нотариального действия требуется для документа.Клиент должен знать и сообщить нотариусу, иначе в самом документе четко указано, что ему нужно. Например, джурат указывает, что документ был «приведен к присяге передо мной», тогда присяга должна быть принесена.

1. Благодарности

Подтверждение подтверждает личность подписавшего, который подтверждает, что он подписал запись. Подтверждение не требует подписания записи в присутствии нотариуса.

При оформлении подтверждения нотариус гарантирует, что подписывающее лицо:

Нотариальное подтверждение подтверждения не является частью документа и не влияет на его действительность. Как правило, они оформляются на основании актов и других документов, которые публично регистрируются должностным лицом округа.

Пример «подтверждения» выглядит следующим образом:

Подтверждено _________________ до меня в _________________ день _________________, _________
Подпись ______________________________________________

Напечатанное наименование ___________________________________________

Государственный нотариус, штат Мичиган, округ _________________

Срок действия моей комиссии истекает ___________________________________

Действует в округе _________________ (Включено при совершении нотариального действия за пределами округа комиссии нотариуса)

Когда нотариальное заверение выполняется с использованием утвержденной электронной системы или системы удаленного поставщика, также необходимо указать электронное или удаленное нотариальное заверение.

2. Клятвы или заявления (Джурат)

Jurat Нотариальные заверения требуются для транзакций, в которых подписывающая сторона должна подтвердить содержание документа, например, все письменные показания под присягой и состязательные бумаги в суде. Это свидетельство под присягой, в котором указывается, когда, где и перед кем оно было принесено. Однако нотариальные заверения джурата не подтверждают, что документ является верным, законным, действительным или имеющим исковую силу.

При исполнении джурата нотариус гарантирует, что подписавший:

• лично явился к нотариусу

• был положительно идентифицирован с использованием личных данных или удовлетворительных доказательств

• получил присягу или подтверждение нотариуса, удостоверяющее правдивость документа, а

• подписал документ в присутствии нотариуса, поскольку нотариус удостоверяет, что подписавшая сторона подтвердила достоверность содержания документа под страхом наказания за лжесвидетельство

При принесении присяги партии должны поднять правую руку.Левая рука может использоваться в случае инвалидности. После присяги подписант должен ответить утвердительно, то есть: да или да.

Если никакая другая формулировка не предписана, нотариус может использовать следующий или аналогичный язык для письменных показаний или показаний под присягой:

• Клянетесь ли вы, что информация, изложенная в этом документе, является точной и правдивой, насколько вам известно и насколько вам известно?

• Вы торжественно, искренне и искренне заявляете и подтверждаете, что утверждения, сделанные вами в этом документе, верны и верны?

Пример джурата выглядит следующим образом:

Подписан и присягнул _________________ передо мной в _________________ день _________________ _______.

Подпись ______________________________________________

Напечатанное наименование ___________________________________________

Государственный нотариус, штат Мичиган, округ _________________

Срок действия моей комиссии истекает ___________________________________

Действует в округе _________________ (Включено при совершении нотариального действия за пределами округа комиссии нотариуса)

Когда нотариальное заверение выполняется с использованием утвержденной электронной системы или системы удаленного поставщика, также необходимо указать электронное или удаленное нотариальное заверение.

3. Свидетельство или подтверждение подписи

Акт засвидетельствования или подтверждения подписи подобен джурату, за исключением того, что он не требует от подписывающего лица клятвы или подтверждения. Он используется, когда установление даты подписания имеет большое значение.

При засвидетельствовании или заверении подписи нотариус гарантирует, что подписавший:

• лично явился к нотариусу

• был положительно идентифицирован с использованием личных данных или удовлетворительных доказательств

• подписал документ в присутствии нотариуса

Подписано или засвидетельствовано передо мной _________________ _________________ дня _________________ _______.

Подпись ______________________________________________

Напечатанное наименование ___________________________________________

Государственный нотариус, штат Мичиган, округ _________________

Срок действия моей комиссии истекает ___________________________________

Действует в округе _________________ (Включено при совершении нотариального действия за пределами округа комиссии нотариуса)

Когда нотариальное заверение выполняется с использованием утвержденной электронной системы или системы удаленного поставщика, также необходимо указать электронное или удаленное нотариальное заверение.

Нотариус не может быть свидетелем подписи и нотариально заверить тот же документ.

Комиссии

Milona предусматривает, что нотариус может взимать плату до $ 10,00 за выполнение каждого нотариального акта. Дополнительные сборы за проезд могут быть согласованы между нотариусом и клиентом до начала поездки. Общая сумма всех сборов, включая многократные нотариальные заверения и поездки, должна быть раскрыта и согласована до выполнения любой нотариальной операции.

Запреты

• Нотариус не может удостоверить или нотариально заверить, что запись является оригиналом или верной копией другой записи.

• Нотариус не может нотариально удостоверять свою подпись или снимать показания. (Самый безопасный способ действий — никогда не иметь нотариуса в качестве подписывающего свидетеля и нотариально заверить тот же документ, потому что нотариус не может нотариально заверить свою собственную подпись. Нотариус может засвидетельствовать подписание документа и нотариально заверить тот же документ, если нотариус общественность не заверяет собственную подпись нотариально.Это означает, что если требуется нотариальное заверение подписей свидетеля, нотариус сможет нотариально заверить только подпись владельца записи и другого свидетеля. Лучшая практика в этом типе дела — иметь двух свидетелей, например. друзья, коллеги, соседи и т. д. засвидетельствуют документ и только у нотариуса для его нотариального заверения. Другой вариант — привлечь другого нотариуса для нотариального заверения подписи нотариуса (свидетеля), поскольку нотариус не может нотариально заверять свою подпись.)

• Нотариус не может претендовать на полномочия, квалификацию, права или привилегии, которые не предоставляет нотариальная контора, включая право консультировать по иммиграционным вопросам.

• Нотариус не может использовать термин, подразумевающий, что нотариус является поверенным.

• Нотариус не может размещать рекламу на иностранном языке, если на том же языке на видном месте не отображается следующее заявление: «Я не адвокат и не имею полномочий давать советы по иммиграционным или другим юридическим вопросам.»Также должны быть указаны соответствующие сборы, указанные в законе.

• Нотариус не может использовать термин «notario publico» или любой эквивалентный термин не на английском языке.

• Нотариус не может совершать нотариальные действия в связи со сделкой, если нотариус указан в сделке или имеет прямую финансовую или выгодную заинтересованность в сделке.

• Нотариус не может совершить нотариальное действие в отношении прямого родственника по прямой линии предка или потомка члена семьи, как указано ниже:

Примечание. Нотариус может выполнять нотариальное заверение тетушек, дядей, двоюродных братьев и сестер, бывших супругов и бывших родственников супругов.

Штрафы

MiLONA содержит несколько разделов, в которых предусмотрены наказания за нарушения, включая гражданские правонарушения, обвинительные приговоры за мелкие правонарушения и обвинительные приговоры за уголовные преступления. Полный список возможных штрафов см. В MiLONA.

Особо следует отметить, что нарушение Закона штата Мичиган о нотариате является уголовным преступлением, когда лицо сознательно нарушает этот закон при нотариальном заверении любого документа, относящегося к интересам в недвижимом имуществе или ипотечной сделке.В случае признания виновным лицо может быть оштрафовано на сумму до 5 000 долларов США и / или лишено свободы на срок до четырех лет.

Ответственность

Нотариус и поручители по поручительству нотариуса несут ответственность за убытки, понесенные лицом, пострадавшим в результате служебного проступка нотариуса. «Служебное неправомерное поведение» определяется как:

• Осуществление власти или выполнение обязанностей, которые являются несанкционированными, незаконными, оскорбительными, небрежными, безрассудными или вредными.

• Взимание комиссии, превышающей 10,00 долларов США.

Работодатель государственного нотариуса также несет ответственность, если нотариус действовал в рамках фактических или очевидных сфер своей работы и работодатель знал о должностных проступках и соглашался с ними или допускал их.

Государственный нотариус не несет ответственности за достоверность, форму или содержание нотариально заверенной записи.

Документы на иностранном языке

Законодательно нотариусам не запрещено нотариально заверять документ, написанный на иностранном языке.Однако существует множество потенциальных проблем, в том числе тот факт, что термин «нотариус» при переводе на другие языки может относиться к совершенно иному офису, имеющему гораздо больший авторитет, чем в Соединенных Штатах. Нотариус не должен нотариально заверять любой документ, с которым ему это неудобно. Нотариус может порекомендовать воспользоваться услугами нотариуса, знакомого с языком, на котором написан документ.

Учет

Для ручных и бумажных и электронных нотариальных заверений: MiLONA не требует, чтобы нотариус вел журнал, бухгалтерскую книгу, список или другие записи для ручных и бумажных нотариальных заверений и электронных нотариальных заверений.Но многие нотариусы считают полезным вести записи. Для тех, кто предпочитает вести учет, рекомендуются следующие элементы:

(а) Дата, время и характер нотариального действия.

(b) Описание записи, если таковая имеется.

(c) Полное имя и адрес каждого лица, в отношении которого совершается нотариальное действие.

(d) Метод идентификации:

Если личность лица, в отношении которого совершается нотариальное действие, основана на личных данных, заявление об этом.

Если личность лица, в отношении которого совершается нотариальное действие, основана на удовлетворительных доказательствах, краткое описание метода идентификации и представленные идентификационные данные, если таковые имеются, включая дату выдачи и истечение срока действия удостоверения.

(e) Плата, взимаемая нотариусом, если таковая имеется.

Если записи создаются для традиционного ручного и бумажного нотариального заверения или электронного нотариального заверения, MiLONA требует, чтобы нотариус вел все записи нотариального действия в течение как минимум 5 лет.Нотариус должен предоставить копии этих записей по запросу Государственного секретаря.

Для удаленного нотариального заверения: MiLONA требует, чтобы нотариус создал и сохранил журнал с определенными элементами для удаленного нотариального заверения. Журнал ДОЛЖЕН создаваться по мере того, как происходят нотариальные заверения, и подробности еще свежи в памяти нотариуса. Нотариус должен вести только один журнал и должен вести журнал либо в материальном, постоянном переплете, либо в постоянном электронном формате с контролем вскрытия.Журнал должен содержать:

(а) Дата, время и характер нотариального действия.

(b) Описание записи, если таковая имеется.

(c) Полное имя и адрес каждого лица, в отношении которого совершается нотариальное действие.

(d) Метод идентификации:

Если личность лица, в отношении которого совершается нотариальное действие, основана на личных данных, заявление об этом.

Если личность лица, в отношении которого совершается нотариальное действие, основана на удовлетворительных доказательствах, краткое описание метода идентификации и представленные идентификационные данные, если таковые имеются, включая дату выдачи и истечение срока действия удостоверения.

(e) Плата, взимаемая нотариусом, если таковая имеется.

(f) Ссылка только на любую аудиовизуальную запись удаленного нотариального действия.

Журнал должен храниться не менее 10 лет после даты последнего зафиксированного в нем акта. Государственный секретарь должен быть уведомлен о местонахождении журнала, как только нотариус больше не работает. Кроме того, нотариус должен хранить аудиовизуальную запись нотариального действия в течение не менее 10 лет после совершения нотариального действия.Более подробную информацию можно найти в Разделе 26b MiLONA.

Отставка / аннулирование

Чтобы подать в отставку или отменить комиссию, нотариус должен обратиться в Государственный департамент штата Мичиган, Управление Великой печати.

Смерть нотариуса

Если нотариус умирает, его личный представитель должен уведомить Государственный департамент. Уведомление должно включать имя и адрес нотариуса, а также любую дополнительную относящуюся к делу информацию.Если у умершего нотариуса есть печать офиса или штамп, который должен был поставить информацию на сертификаты, их следует уничтожить или стереть, чтобы предотвратить мошенничество. Если нотариус вел журнал или другую запись, личный представитель должен хранить записи в течение требуемого срока. См. Ведение записей.

Отделение корпораций Флориды — Нотариальные комиссии и отделы апостиля / сертификации

Процедура нотариального заверения или апостиля:

Государственный секретарь поставит апостиль или признает полномочия нотариуса Флориды или избранного должностного лица Флориды для следующих документов:

• Оригиналы нотариально заверенных документов, которые были правильно нотариально заверены на английском языке, или были заверены как подлинные копии нотариусом Флориды.** Пожалуйста, обратитесь к главе 117 Устава Флориды по вопросам, касающимся документов, которые могут быть или не могут быть нотариально заверены.
• Академические справки из FLORIDA государственных школ и университетов, имеющих ПОДПИСЬ РЕГИСТРАТОРА ШКОЛЫ или ВЫДАЮЩИЕ ОФИЦИАЛЬНО НОТАРИАЛЬНО ЗАВЕРЕННЫЕ НА ВРЕМЯ ВЫДАЧИ . Эти документы НЕ МОГУТ БЫТЬ напечатаны и нотариально заверены физическим лицом.
• Свидетельство о рождении, смерти и браке с подписью регистратора штата , в настоящее время Кен Джонс , получено из Флоридского бюро статистики естественного движения населения в Джексонвилле, штат Флорида.Для получения их контактной информации, сборов и процедур, а также для определения того, является ли ваш документ оригиналом, вам необходимо посетить веб-сайт Бюро статистики естественного движения населения по адресу: www.doh.state.fl.us/planning_eval/vital_statistics/birth_death.htm
• **** Обратите внимание, что записи, полученные из местных отделов здравоохранения, НЕ ПРИНИМАЮТСЯ ****
• наименований транспортных средств, сертифицированных Департаментом транспортных средств Флориды. Чтобы узнать их номер телефона и информацию о тарифах, посетите следующий веб-сайт: www.hsmv.state.fl.us
• Оригиналы заверенных копий документов, поданных в Отдел корпораций, или оригиналов свидетельств о статусе с подписью государственного секретаря. ** Пошлины за корпоративное свидетельство и апостиль / нотариальное заверение, запрашиваемое одновременно, необходимо будет оплачивать отдельно, а не все вместе одним чеком или денежным переводом. НАЛИЧНЫЕ НЕ ПРИНИМАЕМ **
• Документы, заверенные секретарем окружного суда из округа в пределах Флориды , такие как свидетельство о браке или документ о разводе с печатью и печатью секретаря.

**ПРИМЕЧАНИЕ:

• Документы необходимо подавать с оригиналами подписей; фотокопия оригинала не может быть заверена.
• Государственный департамент Флориды не может поставить апостиль или выдать нотариальное удостоверение любого документа (ов), который был выдан кем-либо, кроме нотариуса Флориды или избранного или назначенного должностного лица. Федеральные документы должны обрабатываться Государственным департаментом США.

СТОИМОСТЬ СЕРТИФИКАЦИИ:

**** НЕ ОТПРАВЛЯЙТЕ НАЛИЧНЫМИ ****

*** МЫ НЕ ПРИНИМАЕМ НЕПРАВИЛЬНЫЕ СБОРЫ ИЛИ ОПЛАТУ ЗА ДОПОЛНИТЕЛЬНУЮ ПОЧТУ ***

Обратите внимание, что чеки или денежные переводы , ВЫПОЛНЕННЫЕ К ОПЛАТЕ: ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ, являются единственно приемлемыми формами оплаты для этого офиса.

Стоимость нотариального заверения или апостиля Государственным секретарем составляет 10 долларов США за нотариально заверенный документ .

Плата за подтверждение апостиля из ОРИГИНАЛЬНЫХ заверенных копий документов , таких как свидетельство о браке или документ о разводе, полученные от секретаря окружного суда , составляет 20 долларов за документ . ** Вы должны связаться с секретарем окружного суда, чтобы получить эти документы, поскольку мы их не предоставляем **

Заверенные копии ОРИГИНАЛЬНЫХ записей о рождении / смерти / браке , полученных из БЮРО ВАЖНОЙ СТАТИСТИКИ в Джексонвилле, Флорида , которые подписаны ГОСУДАРСТВЕННЫМ РЕГИСТРАТОРОМ (текущий государственный регистратор — Кен Джонс) — 10 долларов за документ.**** Обратите внимание, что записи, полученные из местных отделов здравоохранения, НЕ ПРИНИМАЮТСЯ. ****

ВРЕМЯ ОБРАБОТКИ:

Время обработки зависит от объема полученной работы и доступных ресурсов. Мы советуем вам выделить не менее пяти (5) рабочих / рабочих дней (с понедельника по пятницу) на обработку. Запросы заполняются в порядке даты их получения. Мы не предлагаем срочные услуги.

ПРОЦЕДУР:

Пожалуйста, внимательно следуйте этим процедурам, чтобы наши сотрудники могли обработать ваш запрос без промедления.

1. Приложите сопроводительное письмо с названием страны, в которой будут использоваться документы. Название страны необходимо для правильной аутентификации документа, будь то сертификат нотариального органа или апостиль.
2. Приложите необходимую плату. (См. «СБОРЫ ЗА СЕРТИФИКАЦИЮ» выше)
3. Вы можете приложить конверт с обратным адресом и маркой для возврата документов. *** Если вы хотите, чтобы заказ был возвращен курьерской службой, вы должны приложить предоплаченный счет за авиаперелеты к вашему заказу, который будет предварительно адресован ОТ ВАС и ДЛЯ ВАС.(Из этого офиса не могут быть отправлены почтовые или авиа-счета наложенным платежом или наложенным платежом.)
4. Если вы пользуетесь почтой США, используйте этот адрес:

   
   Государственный департамент
   Отдел корпораций
   Заверение апостиля
   П.О. Box 6800
   Таллахасси, Флорида 32314-6800
   

   Примечание: При использовании негабаритных конвертов убедитесь, что указаны правильные почтовые расходы. Все почтовые конверты хранятся в почтовом отделении от 4 до 6 недель перед доставкой. ** Направляйте запросы в USPS относительно документов, которые хранятся для дополнительных почтовых отправлений, или которые были потеряны или неправильно отправлены после выхода из этого офиса **

5. Если вы пользуетесь курьерской службой, используйте наш физический адрес, так как пакеты курьерских услуг не могут быть доставлены в почтовый ящик.

   ** ПРИМЕЧАНИЕ ** Это также адрес, по которому мы находимся, если вы решили приехать лично, где вы можете дождаться завершения вашего запроса. Нет необходимости в записи.

   
   Отдел корпораций
   Clifton Building, Апостиль Раздел
   2661 Executive Center Circle
   Таллахасси, Флорида 32301
   Телефон: 850-245-6945
   

Государственный секретарь штата Южная Дакота

Заявление нотариуса включает заявление, форму присяги и залога, а также контрольный список процесса.Приложение — это то же самое, что и для нового запроса и запроса на продление.

Чтобы получить копию заявки, щелкните здесь (Действует 8.10.2018).

Или, если хотите, свяжитесь с нашим офисом по телефону (605)773-3537 или напишите по адресу [email protected], чтобы запросить заявку.

Выполнение этих шагов поможет обеспечить полную заявку и своевременное одобрение. Неспособность выполнить эти шаги точно приведет к отклонению вашей заявки и задержке получения вашей комиссии.

1. Получите печать нотариуса.
   • Может быть резиновым или тисненым штампом, отражающим ваше имя, когда вы будете приняты на работу и подпишетесь.
   • Необходимо указать ваше имя и слова «Нотариус» и «Южная Дакота». Если печать представляет собой резиновый штамп, на ней также должно быть слово «печать».
   • НЕ включайте дату истечения срока годности внутри границы печати.
2. Заполните заявление нотариуса
   • Сделайте оттиск вашей печати в поле в верхнем левом углу формы.
   • Укажите свое имя ТОЧНО , как оно указано на вашей печати.
   • Заполните адрес, город, штат, почтовый индекс и округ. Это ДОЛЖНО быть вашим физическим адресом проживания. Почтовый ящик или ваш почтовый адрес не принимаются сами по себе, но могут быть указаны для почтовых целей.
   • Если вы проживаете по адресу в графстве за пределами штата, граничащем с Южной Дакотой, укажите название работодателя / компании и служебный адрес Южной Дакоты.Это ДОЛЖЕН быть адрес в Южной Дакоте.
   • Заполните вопрос, если вы раньше были нотариусом в Южной Дакоте, и если да, укажите дату истечения срока действия комиссии. Также введите любое имя (имена), под которыми вы работали ранее.
   • Введите дату вашего рождения.
   • Укажите, были ли вы когда-либо осуждены за уголовное преступление.
   • ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы не ответите правильно на какой-либо из этих вопросов или оставите их пустыми, ваша заявка будет отклонена.
3. Заполните часть заявления о присяге
   • Укажите округ, в котором вы проживаете. Если вы проживаете в графстве за пределами штата, граничащем с Южной Дакотой, укажите графство вашего работодателя / название компании.
   • Введите свое имя в точности так, как оно указано на вашей печати и как оно указано в верхнем разделе.
   • Дата подачи заявки
   • Подпишите Клятву своим именем ТОЧНО , как оно указано на вашей печати.
4. Завершить связь
   • Для получения гарантийного залога на шесть лет в размере 5000 долларов США обратитесь в местную страховую компанию для получения полиса.
     • Заполните раздел заявки на облигации, указав свое имя в точности так, как оно указано на вашей печати и как оно указано в верхнем разделе.
     • Датируйте раздел.
     • ОБА вы и поручитель должны подписать. Ваша подпись должна быть ИМЕННО , как это указано на вашей печати.
     • Не заполняйте вторую страницу заявки.
     • Если вы предпочитаете личное поручительство, не заполняйте этот раздел.
   • Вместо покупки нотариального залога через страховую компанию вы можете оформить личное поручительство.
     • Не заполняйте раздел заявки на облигации.
     • Заполните форму личного поручительства на второй странице.
     • Личным поручителем может быть друг, родственник, супруг (а) или сослуживец, который подпишется от своего имени и будет нести ответственность за ваш залог в размере 5000 долларов, если вы совершите какие-либо незаконные действия с вашей нотариальной комиссией.
     • Личным поручительством не может быть компания, предприятие или организация.
     • И вы, и поручитель должны подписать форму, причем каждая из ваших подписей должна быть нотариально заверена отдельно.
     • Имя поручителя не может быть удалено ни по какой причине.
     • Нотариус не может быть их личным поручителем.
5. Приложите регистрационный сбор в размере 30 долларов США.
   • Выполнять чеки к оплате Государственному секретарю.
6. Отправьте заполненное заявление с залогом и оплатой по адресу:
   • Государственный секретарь
     500 E. Capitol Ave., Suite 204
     Пьер, SD 57501

Только после того, как вы получите свидетельство нотариальной комиссии, выданное государственным секретарем, вы имеете право нотариально заверить документы.

Если у вас возникнут какие-либо вопросы, свяжитесь с нашим офисом по телефону (605)773-3537 или напишите по электронной почте Notary @ state.sd.us.

школьных секретарей

Школьные секретари назначаются путем выдвижения кандидатов с упором на образование и опыт кандидата. После того, как директор проведет собеседование и выберет кандидата, отвечающего требованиям, директор сможет выдвинуть кандидата на должность школьного секретаря. Затем кандидату будут предоставлены инструкции по дальнейшим действиям.

Кандидатуры на должности секретаря школы в настоящее время закрыты. Если в вашей школе в настоящее время есть открытая должность школьного секретаря, имейте в виду, что существуют ограничения на прием на работу, и директор должен связаться со своим BCO, чтобы завершить процесс исключения.

Процесс приема на работу

Вариант 1: Физические лица могут быть назначены, если они соответствуют следующим минимальным требованиям:

• Основное назначение в Galaxy, отражающее четкую, заложенную в бюджет вакансию
• Степень бакалавра
• Один год утвержденного офиса, канцелярского или секретарского опыта
• TSN Application
• Отпечаток пальца и справочная информация (требуется сбор за отпечаток пальца)
• Документация, подтверждающая право на участие:
• Официальные стенограммы из колледжа / университета, подтверждающие степень (допускается копия студента)
• Подписанное письмо на бланках компании / работодателя, подтверждающее предыдущий опыт работы

Сбор за подачу заявления не требуется.

Отдел человеческого капитала выдает лицензию секретаря (4106 SSEC) с двухлетним сроком действия, которая может быть назначена на место.

Для выполнения максимальных требований у школьных секретарей, назначенных в соответствии с Вариантом 1, будет два года для прохождения следующего:

• Два семестровых часа курса по школьной документации и счетам
• Завершение следующих семинаров:

Вариант 2 : Частные лица могут быть назначены, если они соответствуют следующим минимальным требованиям:

• Основное назначение в Galaxy, отражающее четкую, заложенную в бюджет вакансию
• Степень младшего специалиста И двухлетний утвержденный офисный, канцелярский или секретарский опыт
• Заявление TSN
• Отпечаток пальца и фон разрешение (требуется сбор за отпечаток пальца)
• Документация, подтверждающая право на участие:
  • Официальные стенограммы из колледжа / университета, подтверждающие степень (допускается копия студента)
  • Письмо с подписью на канцелярских принадлежностях компании / работодателя, подтверждающее предыдущий опыт работы

Сбор за подачу заявления не требуется .

Отдел человеческого капитала выдает лицензию секретаря (4106 SSEC) с двухлетним сроком действия, которая может быть назначена на место.

Для удовлетворения максимальных требований у школьных секретарей, назначенных в соответствии с Вариантом 2, будет два года для прохождения следующего:

• Два семестровых часа курса по школьной документации и счетам
• Завершение следующих семинаров:
  • Основное назначение в Галактика, отражающая четкую, заложенную в бюджет вакансию
  • Удовлетворительное свидетельство окончания четырехлетней средней школы или ее эквивалента
  • Утвержденный трехлетний опыт работы в офисе, канцелярском или секретарском деле
  • Заявление TSN
  • Отпечаток пальца и справка (плата за снятие отпечатка пальца) требуется)
  • Документация, подтверждающая право на участие:
    • Официальные стенограммы / Диплом, подтверждающий окончание средней школы или эквивалент (Допускается копия студента)
    • Письмо с подписью на канцелярских принадлежностях компании / работодателя, подтверждающее предыдущий опыт работы

Вариант 3: Физические лица могут быть нанятым на полный рабочий день oyment в качестве обычного заменителя (5BA) и может быть назначен после выполнения максимальных требований, перечисленных ниже.

• Основная номинация в Galaxy, отражающая четкую, заложенную в бюджет вакансию
• Удовлетворительное свидетельство окончания четырехлетней средней школы или ее эквивалента
• Утвержденный трехлетний опыт работы в офисе, канцелярии или секретарше
• Заявление TSN
• Отпечаток пальца и справочная информация (требуется сбор за отпечаток пальца)
• Документация, подтверждающая право на участие:
  • Официальные стенограммы / диплом, подтверждающий окончание средней школы или эквивалент (допускается копия студента)
  • Письмо с подписью на канцелярских принадлежностях компании / работодателя, подтверждающее предыдущий опыт работы

Нет регистрационный сбор не требуется.

Подразделение человеческого капитала выдаст свидетельство, заменяющее секретаря (4106 CPT), с трехлетним сроком действия; владелец не может быть назначен до тех пор, пока не будут выполнены максимальные требования.

Для соответствия максимальным требованиям у школьных секретарей, назначенных в соответствии с Вариантом 3, будет три года для прохождения следующего:

• Тридцать семестровых часов курсов в колледже, включая два (2) семестровых часа курсов в школьных записях и счетах
• Завершение из следующих семинаров:

Дополнительные условия для лицензирования и трудоустройства

1. Все лицензии будут выданы в качестве секретаря одноязычной школы в дневных школах (код лицензии: 4106).
2. Школьные секретари не будут переизбираться в должности до тех пор, пока все требования к испытательному сроку и приемлемости не будут выполнены в установленные сроки. В случае невыполнения всех требований лицензия будет прекращена, если заявителю не будет предоставлено единовременное (1 год) продление от Управления лицензирования NYCDOE.
3. За каждый год опыта, как указано выше, кандидат должен продемонстрировать оплачиваемый опыт, удовлетворяющий DHR, состоящий как минимум из 1200 часов и продолжающийся как минимум в течение примерно одного календарного года.
4. Опыт работы в качестве парапрофессионала, школьного помощника, помощника по обучению или помощника по образованию неприемлем для соответствия требованиям к опыту.

Секретарская наука / Технологии бизнес-офиса и Секретарские технологии Программы предлагаются в следующих учреждениях:

• Brooklyn College
• Kingsborough Community College
• Manhattan Community College
• Queens College
• Queensborough Community College
• Bronx Community College
• Hostos Community College

Объединенная федерация учителей (UFT) предлагает трехчасовой курс обучения школьным учетным записям и учетным записям.

С вопросами обращайтесь в отдел лицензирования DHR по телефону 718-935-2462.

Использование оргтехники в качестве генерального секретаря

Поскольку вы, вероятно, будете использовать Интернет для множества задач, очевидно, что вам необходимо надлежащее подключение к Интернету, чтобы выполнять свои обязанности секретаря.

В большинстве офисов будет высокоскоростное подключение к Интернету, а не коммутируемое соединение, что поможет пользователям получить лучший опыт и максимально быстрый доступ.

Вы можете подключиться к Интернету через жесткую линию, которая обычно более безопасна, или через точку беспроводного доступа или маршрутизатор.Маршрутизатор — это то, что будет установлено в центре вашего офиса, помогая всем членам вашей команды при необходимости подключаться к Интернету.

Чтобы настроить Интернет, вам необходимо выбрать местного интернет-провайдера в вашем районе. Это позволит вам подготовить Интернет к работе и даст вам возможность при необходимости расширить свои возможности в Интернете.

Со временем вы можете обнаружить, что вам необходимо увеличить скорость Интернета для обработки больших загрузок или потоковой передачи видео для видеозвонков, совместного использования видео и т. Д.

Также может быть полезно иметь более одного типа подключения к Интернету, если в данный момент ваша Интернет-служба не работает или работает медленно.

Настройка точек доступа MiFi может быть хорошим способом решения этой проблемы. Это небольшие портативные точки доступа в Интернет, которые используют спутниковые или сотовые технологии для выхода в Интернет.

Телефоны

Поскольку часть вашего общения будет осуществляться по телефону, рекомендуется иметь надежную систему.В зависимости от количества звонков, которые вам нужно принять, вы захотите рассмотреть различные варианты на своем рабочем месте.

• многоканальные телефонные системы;
• одноканальных телефонных систем;
• сотовых телефонов;
• интернет-телефонных систем.

Если вам нужно обрабатывать несколько звонков в течение дня, может быть полезно иметь несколько линий. У каждой из этих линий может быть свой номер телефона, или все линии могут поступать с одного основного номера телефона.

Системы такого типа позволят вам переходить с одной линии на другую, отвечая на звонки в том порядке, в котором они были получены. После ответа на один звонок вы можете перейти к следующему, или вы можете перевести звонки в офисы, которые смогут помочь звонящему.

Для работы с такой телефонной системой может помочь:

• Изучите функции телефона. Когда вы отвечаете на телефонный звонок, вам нужно изучить функции телефона, чтобы убедиться, что вы используете их, когда они нужны.Сюда могут входить «Удержание», «Передача», «Отключение звука» и другие функции. Попробуйте их самостоятельно, чтобы узнать, когда вам нужно нажимать кнопки и как можно отключить эти функции, когда это необходимо.
• Практикуйтесь в медленный день. В идеале, вам будет проще выполнять свою роль генерального секретаря, чтобы научиться делать что-то правильно, прежде чем вам придется делать это быстро. Постарайтесь запланировать время, когда вы сможете разговаривать по телефону, когда громкость звонка не такая высокая.
• Наблюдайте, как кто-то другой обслуживает телефонные линии. Если вы вступаете в роль, где большую часть времени возникает большая нагрузка по вызову, то вам нужно понаблюдать за кем-то еще, кто имеет опыт в этом процессе, прежде чем браться за задачу. Делайте заметки о том, что они делают и как они справляются с этим процессом, чтобы было ясно, каковы ваши ожидания.
• Обозначьте разные строки. Иногда бывает трудно запомнить, какая линия есть какая, поэтому может быть полезно прикрепить метки к линиям, чтобы облегчить идентификацию.Со временем ярлыки вам не понадобятся, но они пригодятся, когда кому-то понадобится заменить вас в день вашего отсутствия.
• Имейте список номеров переводов. Если вы обнаружите, что вам нужно часто переадресовывать вызовы, может помочь иметь номера для переадресации или коды рядом с вашим телефоном, чтобы вы могли легко их видеть и использовать.

Ключевым моментом в многолинейной телефонной системе является то, что вам нужно сосредоточиться на том, какие вызовы приходят в первую очередь, чтобы ни один абонент не ждал дольше, чем следовало бы.Хотя, безусловно, бывают случаи, когда вам нужно проводить больше времени с одним абонентом, чем с другим, чем больше вы сможете распределить время на этот раз, тем лучше будет обслуживание клиентов.

Еще одна хитрость, которую следует запомнить, заключается в том, что когда вы разговариваете с вызывающим затруднениями абонентом или с кем-то, кому нужно подробно поговорить с вами, обязательно проверьте другие линии, чтобы сообщить им, что они не забыты.

В однолинейных телефонных системах, которые встречаются редко, вам просто нужно будет отвечать на звонки по мере их поступления, помогая вам сосредоточиться на каждом звонке и удовлетворить потребности вызывающего абонента, прежде чем двигаться дальше.

Технология сотовых телефонов, доступная сейчас, может работать во многом как традиционные телефонные системы. Вам может потребоваться несколько линий, и вы можете захотеть, чтобы этот телефон направлял определенные вызовы на определенные линии, если это возможно.

Кроме того, вы захотите использовать сотовую связь только при необходимости. Поскольку вы, как правило, проводите за столом большую часть дня, возможно, вам не понадобится использовать его на регулярной основе.

Вы также можете использовать системы Интернет-телефонии, такие как Skype или Google Voice.Эти системы позволяют вам использовать Интернет как способ поговорить с другими людьми, находящимися в отдаленных местах, а также видеть других людей, которые разговаривают по телефону, используя видеочаты.

Вы можете настроить эти телефонные звонки, получив доступ к информации учетной записи каждого, кто будет участвовать в звонке, а затем настроив встречу для звонка.

Существуют варианты, когда несколько абонентов могут разговаривать по Интернету, но для этих вариантов часто требуется платная учетная запись.

Копировальные аппараты

В то время как фотокопии становятся все менее необходимыми в сегодняшнюю цифровую эпоху, вам все равно нужно знать, как использовать копировальный аппарат в вашей роли секретаря.Они предоставят вам ряд функций, в том числе:

• копирование;
• переплет;
• копирование нескольких пакетов;
• дизайнерских услуг.

Если вы работаете в компании, которой необходимо регулярно распространять печатные материалы, копировальный аппарат может помочь вам создать эти документы самостоятельно, вместо того, чтобы заставлять вас заключать договор на эти услуги через типографию.

Информация об особенностях вашего текущего копировального аппарата поможет определить, как он может вам помочь и как повысить эффективность вашей работы в качестве секретаря.

Вы также захотите узнать, как заменить картриджи с тонером и бумагу, чтобы вы могли продолжать использовать копировальный аппарат во время больших проектов печати.

Просмотр руководства пользователя — это хорошая отправная точка, так же как если бы кто-нибудь из копировальной компании пришел к вам в офис, чтобы показать вам, как лучше всего использовать аппарат для выполнения задач, которые вам нужно выполнить.

Чем лучше вы будете знакомы с копировальным аппаратом, тем проще будет настроить ваш проект на печать, а затем вы сможете уйти, чтобы выполнить другие задачи, которые необходимо выполнить.

Сканеры

Чаще всего сканеры используются для создания документов и копий, которые необходимо создать. Сканер создает цифровую копию файлов, которые вам нужно скопировать, и часто может заменить традиционный копировальный аппарат.

Как и любой другой офисный компьютер, функциональные возможности сканера зависят от системы, которую вы приобрели или используете. Многие сканеры будут:

• имеют большой планшет для больших проектов сканирования;
• сканировать по одной странице за раз;

У

• есть податчик, который позволяет сканировать большие стопки документов.

Сканер можно использовать по-разному, часто заменяя факсимильный аппарат, который раньше выполнял многие из этих функций.

Вместо того, чтобы отправлять документ по факсу, например, вы можете отсканировать документ, а затем отправить файл получателю по электронной почте.

Некоторые вещи, о которых следует помнить при сканировании:

• Плотно прижмите документ к планшету сканера.
• Проверьте предварительный просмотр перед принятием отсканированного изображения.
• Увеличьте качество сканирования, если хотите получить более четкую копию.
• Определите, какое сканирование лучше всего подходит для конкретного документа: черно-белое или цветное.

При использовании сканера он также может помочь запомнить вашу систему управления документами и файлами. Создавая отсканированные изображения, убедитесь, что вы правильно помечаете файлы, чтобы вы могли легко их найти и извлечь.

Вы также можете использовать сканер для создания цифровой файловой системы. Сканируя старые квитанции и документы, вы можете иметь цифровые копии этих страниц на своем компьютере, вместо того, чтобы иметь большие картотеки.Или вы можете обнаружить, что иметь как бумажные, так и цифровые копии — хорошая идея, чтобы гарантировать, что вы будете защищены независимо от того, когда вам понадобится файл.

Принтеры

Сегодня во многих офисах принтер — это больше, чем просто принтер, который берет информацию с компьютера и затем переносит ее на бумагу. Многие принтеры теперь многофункциональны, а это означает, что вы можете не только печатать, но также копировать и сканировать.

Эти системы более рентабельны, и они могут быть более эффективными для ваших секретарей.

С помощью обычного принтера вы сможете распечатать, среди прочего, документы для отправки по почте или для встреч, повестки дня встреч и копии электронных писем.

Как можно больше узнать о принтере в офисе, вы сможете не только использовать его в полной мере, но и при необходимости отремонтировать систему.

Наиболее частые проблемы, с которыми приходится бороться, включают переключение чернил и добавление бумаги, как и в случае с копировальной системой.

В идеале, когда вы печатаете большое количество товаров, может помочь лазерный принтер вместо струйного.Эти принтеры более высокого качества и могут печатать намного быстрее.

Струйный принтер предназначен для менее строгого использования, хотя в типичных офисных условиях он может удовлетворить ваши текущие и будущие потребности.

Сводка

Когда вы занимаетесь секретарем, чем больше вы знаете об офисных машинах и системах, которые вы будете использовать, тем легче вы сможете использовать их в своих интересах. Хотя практическое обучение и опыт лучше всего, чтение руководств пользователя также может сэкономить ваше время и нервы.

.