Способы оптимизации затрат: Оптимизация затрат, издержек и расходов компании

Оптимизация затрат, издержек и расходов компании

Оптимизация затрат и издержек компании – это поиск и внедрение более эффективного способа управления финансами. Без затрат не может существовать ни один бизнес. Однако расходы должны быть полезными: предприятие рентабельно, когда каждый потраченный рубль ведет к получению прибыли. Оптимизация издержек компании поможет повысить доходность, избежать экономических проблем и сохранить предприятие даже в кризисные времена

Содержание:

Оптимизация затрат компании

Оптимизация затрат компании: основные принципы

Существует три принципа, которых следует придерживаться во избежание лишних трат:

• планирование;
• контроль;
• дисциплина.

Планирование

Частая ошибка – контроль только затрат, без учета дохода. Нужно контролировать не только траты имеющихся денег, но и уделять внимание источникам дохода. В противном случае компании грозит дефицит средств и необходимость привлечения кредитов, что может в конечном итоге привести к банкротству.

Входящие и исходящие денежные потоки следует планировать заранее. Оптимизация издержек будет происходить более успешно, если у руководителя перед глазами всегда есть запланированные объемы доходов и расходов на ближайший месяц, квартал, год. В краткосрочной перспективе некоторые инвестиции могут казаться затратными, однако принесут большую выгоду в дальнейшем.

Пример подсчета затрат

Контроль

Руководитель предприятия всегда должен получать объективную информацию о состоянии бизнеса. Контроль расходов невозможен без учета последних.

На крупных предприятиях целесообразно создать отдел для работы над сокращением и оптимизацией издержек. Сотрудники такого отдела компании выполняют следующие виды работ:

• изучение факторов, которые влияют на затраты;
• проверка соответствия технических процессов на предприятии установленным нормам;
• выяснение причин сбоев в работе;
• контроль наличия сбоев во время отгрузки или приема товаров;
• выявление затаривания склада.

После сбора информации об издержках выполняется ее анализ, затем – сокращение и оптимизация выявленных расходов. Намечается и утверждается руководителем компании программа по уменьшению затрат. В нее могут входить мероприятия разного масштаба: от смены поставщиков до повышения эффективности работы с клиентами.

Дисциплина

Выбранная и утвержденная руководителем стратегия находит отражение в бюджете компании, и отступать от нее можно только в исключительных случаях. Соблюдение правил оценивается финансовыми службами, которые следят за обоснованностью расходов и пресекают ненужные траты. Решения о затратах денежных средств должны приниматься только несколькими ответственными лицами, которых назначает директор.

Экспресс-пути оптимизации расходов и издержек

Что представляет собой быстрая оптимизация затрат? Определение гласит, что это мероприятия по уменьшению издержек, эффект от проведения которых заметен в краткосрочной перспективе. Данный способ борьбы с издержками требует прекращения некоторых трат.

Для выделения лишних статей затрат нужно разделить все затраты компании на несколько групп по приоритету.

При выборе экспресс-стратегии снижения расходов нужно сразу прекратить финансирование последней категории и ограничить траты на затраты среднего приоритета. Уменьшать расходы на первые две категории не рекомендуется: такая оптимизация негативно скажется на работе компании.

Мероприятия по оптимизации и снижению расходов предприятия

Оптимизация затрат компании может быть выполнена следующими способами:

• Экономия на сырье. Разумеется, снижать издержки нужно не в ущерб качеству. Идеальное решение – не снижение качества материалов, а пересмотр договоров с поставщиками, поиск более выгодных предложений.
• Анализ и снижение затрат на электроэнергию, транспорт, телекоммуникации. Транспортный цех можно отдать на аутсорсинг, если основное направление деятельности компании не связано с оказанием транспортных услуг. Сократить затраты на электроэнергию можно традиционными способами: переход на энергосберегающее оборудование, контроль расхода.
• Оптимизация фонда оплаты труда, сокращение персонала. Часть функций компании иногда бывает выгоднее отдать на аутсорсинг. Не весь персонал выгодно оставлять в штате: например, человек для уборки помещений требуется только 1-2 раза в неделю.

Анализ доходов и расходов компании

Сокращение затрат и издержек на предприятии универсальными методами

Существуют универсальные способы оптимизации затрат компании. На любом предприятии можно оптимизировать или сократить следующие издержки:

• расходы на поддержание видимости высокого статуса: неоправданно дорогой офис, шикарная машина для руководителя компании, дорогие служебные телефоны;
• производственные потери: уменьшение расходов топлива, сырья, электроэнергии;
• скрытые, неявные затраты, устранение издержек от упущенных выгод: более рациональное размещение техники на производстве, использование человеческих ресурсов.

Результатом оптимизации лишних затрат станет выход эффективности работы компании на новый уровень.

Основные способы оптимизации затрат коммерческих организаций

Система управления затратами должна быть сориентирована на объединение уже имеющихся инструментов управления затратами для возможности образования гибкого, результативного процесса, который устремлен на корректирование существующих норм и стандартов нацеленных на уменьшение издержек на стратегическом, тактическом и оперативном уровнях.

Эффективное использование затрат: модели

Нами были выделены три основные модели достижения эффективного использования затрат:

— «чистое» уменьшение затрат – снижение издержек путем освобождения от непроизводительных затрат. Экономичность достигается за счет постоянных затрат. Данная модель может работать в случае «ожирения» предприятия;

— «интенсификация» затрат – может совершаться определенное увеличение затрат, но при этом намного значительнее повышается и выручка. В большинстве случаев, это совершается, когда внедряют новые технологии, оборудование, которое способно увеличить продуктивность оборудования, а как следствие, и выручку. Эффективно для развивающихся компаний на развивающихся рынках;

— «фиксация» затрат – увеличение выручки не влечет за собой увеличения издержек.

«фиксация» затрат – увеличение выручки не влечет за собой увеличения издержек. Чаще всего, это либо повышение стоимости товара, либо равносильное повышение производительных издержек и снижение непроизводительных. Применимо для «стойких» компаний, т. е. тех, которые предпочитают бережливое производство.

Величину затрат определяют с помощью размера использованных в производстве материальных, трудовых и финансовых ресурсов предприятия. На наш взгляд, анализ затрат и разработка направлений по их оптимизации требует стоимостного подхода к их изучению. В экономической литературе вопросам оптимизации затрат уделяется много внимания, но эффективные способы применения той или иной методики оптимизации и сокращения, зависят прежде всего от самой организации, а именно от видов ее деятельности, размеров, системы управления, финансовой обеспеченности и т.д.

Пути снижения  себестоимости

«Как уже было отмечено ранее, затраты в своей совокупности составляют себестоимость производимой продукции, поэтому анализ методов снижения затрат предприятия необходимо рассматривать в комплексе снижения общей себестоимости продукции. Ю.С, Диденко, предлагает следующие пути снижения себестоимости (рисунок 1).

Рисунок 1 – Пути снижения затрат коммерческой организации

Пути снижения затрат коммерческой организации рассматриваются многими учеными – экономистами, в т.ч. А.В, Сазоновой, Л.М. Путятиной, Н.Н. Бондиной и др. Исследование способов снижения затрат, представленных выше авторов, основаны на следующих основополагающих аспектах:

Способы и пути снижения затрат

1. Создание новой и повышение качества выпускаемой продукции. На первый взгляд с экономической точки зрения, может показаться, что данное направление, наоборот, будет способствовать повышению затрат, т.к. сам процесс создания новой продукции и повышения ее качества требует дополнительных расходов. Но, для получения прибыли, каждое предприятие, должно выпускать ту продукцию, которая востребована на рынке и отличается своими свойствами от продукции конкурентов. Так, если продукция не пользуется спросом, а ее качество уступает качеству аналогичной продукции конкурентов, то предприятие будет осуществлять расходы на ее производство, но прибыль от ее продажи может не получить, к тому же у предприятия могут возникнуть дополнительные расходы на складское хранение невостребованной продукции, порчу продукции.

2. Обновление техники и технологии производства. Суть данного направления, прежде всего заключается в том, что при равных условиях производства, то предприятие, которое будет использовать более современное оборудование, сможет снизить затраты на выпуск продукции. Качественно новое оборудование дает конкурентное преимущество производителю. Например, предприятие занимается производством тортов, у него имеется все необходимое оборудование, штат численности работников 10 человек, а его конкурент приобрел 3D кулинарный принтер, что позволило не только улучшить качество продукции, повысить скорость ее производства, но и сократить штат работников на 6 человек. Соответственно, хотя на первоначальном этапе затраты на оборудование будут высоки, но потом произойдет экономия средств за счет других факторов.

3. Рационализация производства. Суть данного направления заключается прежде всего в закрытии нерентабельных производств, что позволит высвободить дополнительные материальные ресурсы, оборудование, производственные мощности, персонал.

4. Механизация, автоматизация, компьютеризация производства. На современном этапе, прогрессивное внедрение компьютерных технологий во все области управления производственным процессом, требует существенного внимания со стороны отечественных товаропроизводителей. Механизация, автоматизация, компьютеризация производства служат ключевыми факторами в снижении затрат.

5. Совершенствование организации производства, труда и управления. Система управления производством и персоналом предприятия должна быть выстроена на высоком уровне эффективности. Собственникам предприятия необходимо определить наиболее приемлемую для организации модель управления.

6. Стандартизация и сертификация продукции. Заключается в применении нормативных стандартов при производстве продукции, с последующей проверкой качества и выдачи сертификата. На наш взгляд, такая продукция больше привлекает потребителя и пользуется большим спросом за счет своего качества. Снижение текущих затрат происходит в результате совершенствования обслуживания основного производства (например, развития поточного производства, повышения коэффициента сменности, упорядочения подсобно-технологических работ, улучшения инструментального хозяйства, совершенствования организации контроля за качеством работ и продукции). Значительное уменьшение затрат живого труда может произойти при увеличении норм и зон обслуживания, сокращении потерь рабочего времени, уменьшении числа рабочих, не выполняющих норм выработки.

7. Реинжиниринг бизнеса. Данное направление подразумевает применение информационно – консультационных услуг по вопросам перестройке бизнеса, внедрения новых инноваций и продуктов.

8. Выработка стратегий развития предприятия. В каждой организации, планирующей свою деятельность, должен быть разработан план стратегического развития. План выпуска продукции, затрат, расширения рынков сбыта. Долгосрочное стратегическое планирование позволит более тщательно учитывать расходы компании на будущие периоды.

9. Стоимостной подход к управлению. Именно владельцы, благосостояние которых напрямую зависит от стабильности и увеличения денежных потоков компании, в отличие от любых других категорий заинтересованных лиц (наемные менеджеры, работники, партнеры и т.д.), нуждаются в максимально полной финансовой информации. Собственники заинтересованы «в долгосрочном развитии бизнеса, при этом управление стоимостью с целью ее увеличения позволяет реализовать эти интересы, данный подход дает основу для определения оптимальных стратегических направлений развития компании и выработки системы управленческих мер, способствующих достижению поставленной цели».

10. Экономическое стимулирование персонала. Как отмечает А.Д. Словеснова «производительность труда, является основным фактором, оказывающим влияние на объемы выпуска продукции, при этом, персонал является основой формирования высокого уровня производительности труда на предприятии». Уровень материальной заинтересованности работников, их мотивации, определяет не только производительность их труда, но и качество работы.

11. Увеличение объемов производства. При увеличении объемов производства, Согласно мнению М.А. Хаткова и М.Е. Ордынской «как правило происходит рост переменных затрат, при этом уровень постоянных расходов остается неизменным, таким образом, исходя из концепции безубыточности производства, предприятию необходимо рассматривать повышение объемов выпуска продукции в таких условиях, что бы оно не было высоко затратным, а рост переменных расходов не превышал прогнозируемой прибыли». Условно-постоянные расходы не зависят непосредственно от количества выпускаемой продукции. С увеличением объема производства их количество на единицу продукции уменьшается, что приводит к снижению ее себестоимости. «Изменение номенклатуры и ассортимента производимой продукции является одним из важных факторов, влияющих на уровень расходов на производство, при различной рентабельности отдельных изделий (по отношению к себестоимости) сдвиги в составе продукции, связанные с совершенствованием ее структуры и повышением эффективности производства, могут приводить и к уменьшению и к увеличению расходов на производство».

12. Финансирование инвестиций. Крупнейшие международные компании, такие как Toyota Motor, IKEA, PepsiCo, LG Electronics, Apple и др., постоянно осуществляют инвестирование своего бизнеса и внедряют новые проекты. Именно это позволяет им иметь высокие темпы развития и находится в ТОП 10 крупнейших компаний мира. Имея финансовые ресурсы, компания сможет осуществить и реализовать запланированные ее стратегические цели. Ограниченность же финансовых ресурсов в итоге приведет к росту затратемкости и снижению эффективности ее функционирования.

Методы оптимизации затрат на предприятии Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

МЕТОДЫ ОПТИМИЗАЦИИ ЗАТРАТ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Калюжный Н.В.

Калюжный Николай Васильевич — студент магистратуры, направление: финансовый менеджмент, кафедра экономики, Ухтинский государственный технический университет, г. Ухта

Аннотация: в данной статье будут рассмотрены модели и методы оптимизации затрат, а также подходы к совершенствованию системы управления затратами, обоснован выбор приоритетных направлений управления затратами, определены мероприятия по снижению затрат и проблемы их реализации.

Ключевые слова: затраты, понятие затрат, управления затратами, предприятие, оптимизация, мероприятия по снижению затрат, анализ затрат.

Затраты — это стоимость ресурсов, используемых для получения прибыли или достижения иных целей организации. Затраты появляются в момент приобретения организацией товаров (долгосрочных активов, сырья, материалов, товаров для перепродажи т.п.) и услуг сторонних организаций (транспортные услуги, услуги технологических сервисов, водоснабжение, электроснабжение и т.д.), а также при расчетах с работниками организации по оплате труда, общественным и другим обязательствам. Возникновение затрат сопровождается выплатой денежных средств, другого имущества, уменьшением прав требования (дебиторской задолженности), ростом долговых обязательств.

Затраты находятся в постоянном движении, изменении. В частности, постоянно изменяются тарифы на электроэнергию, стоимости закупаемого сырья и материалов, различные услуги связи, транспортировки и т.д. Каждые затраты отличаются разной степенью влияния на финансовый результат деятельности предприятия в целом, а также на уровень тех или иных видов последующих затрат.

Любое предприятие несет свои затраты, их большое количество, у кого-то их больше у кого-то меньше. Также любое предприятие по мере своих возможностей пытается найти методы и способы их оптимизации. Для этого разрабатываются и вводятся в действие определенные мероприятия, направленные на снижение затрат.

Любому руководителя понятно, что затраты — необходимая часть бизнеса. Поэтому следует понимать, насколько производительны осуществляемые расходы, работает ли каждый вложенный в основную и вспомогательную деятельность рубль на создание прибыли. Это поможет избавиться от всех непроизводственных затрат.

Качественное управление затратами на предприятии невозможно без тщательного их анализа. Анализ затрат также предполагает сравнение запланированных и фактических затрат с выявлением отклонений и принятию мер для их устранения. Для контроля за затратами предприятию необходимо внедрять системы и управления, которые будут контролировать и предпринимать меры по их сокращению.

Целью любой оптимизации является повышение эффективности работы предприятия, а не просто снижение затрат. Понятие «эффективность затрат» неотделимо от рентабельности затрат. Для подготовки мероприятий по сокращению необходимо понять, каким образом формируются затраты по каждому направлению, как проектируют бизнес-процессы и что следует предпринять для снижения издержек. Для этого составляются определенные планы мероприятий по сокращению затрат. В эти планы обычно включаются статьи затрат, которые необходимо снизить. При составлении плана на снижение затрат назначается ответственное лицо за его выполнение.

Оптимизация управления затратами является главным элементом системы управления затратами. Компания не сможет выжить в условиях быстро меняющейся

среды, если не проводить оптимизацию затрат. Эффективность снижения затрат зависит от того, как ведется учет доходов и расходов.

В практике сложилось три пути оптимизации затрат:

1. Планомерное сокращение затрат, которое предполагает постепенное сокращение затрат, на протяжении нескольких лет;

2. Быстрое сокращение, которое осуществляется в течении нескольких недель или месяцев;

3. Экспресс-сокращение, которое может осуществиться в течении нескольких дней.

Разберем детально каждое из путей оптимизации:

1. Планомерное сокращение — это такое сокращение затрат, которое связано с улучшением трех направлений деятельности предприятия: инвестиции, закупки, производственные процессы. Все эти три процесса образуют самую большую долю затрат предприятия. Из-за этого руководители предприятий стремятся снижать их постепенно, чтобы уменьшить степень влияния на прибыль предприятия.

Управление инвестициями. Инвестиции, вкладываемые в покупку нового оборудования, а также во внедрение новейших современных технологий необходимо предприятию для решения и улучшения задач по производству выпускаемой продукции. В связи с тем, что на такие инвестиционные проекты тратится большое количество денежных средств, инвестиционные проекты должны проходить серьезный отбор. Для этого требуется полная обоснованность целесообразности такого инвестирования. Руководитель четко и точно должен понимать окупятся ли его затраты в будущем, и какая будет при этом прибыль.

Управление закупками. Закупки являются одной из основных долей затрат предприятия. Оно предполагает поиск наиболее выгодных с экономической точки зрения поставщиков. Именно от поставщика зависит, насколько эффективно будут удовлетворены потребности в материалах, услугах, сырье и т.д.

Управление производственным процессом. На некоторых предприятиях для эффективного снижения затрат применяется технология «бережливого производства». Все расходы оцениваются с точки зрения клиента, стал бы он платить за некачественную продукцию. Поэтому предприятию приходится либо избавляться от тех процессов, которые не одобрил покупатель, либо сокращать затраты на них.

2. Быстрое сокращение затрат предполагает снижение постоянных и переменных затрат предприятия. При этом происходит сокращение затрат на закупку сырья и материалов.

Наиболее эффективным решением по снижению затрат является пересмотр договоров с поставщиками. Нужно искать такие компании, которые могут предложить более выгодные цены на сырье и материалы, а также предоставляющие отсрочки по платежам.

Снижение количества накладных расходов. Сюда входят затраты на электроэнергию, транспорт, отопление и т.д. Затраты на электроэнергию могут быть сокращены при должном контроле расхода энергии; следует ограничивать освещение помещения в темное время суток, если это не мешает производственному процессу; также можно перейти на более экономичное оборудование. Что касается затрат на транспорт, то следует сократить число служебных машин, более тщательно следить за расходованием топлива для этих машин. Уменьшение затрат на отопление помещений можно произвести путем установления парогенераторов.

Еще один способ — это сокращением расходов на содержание персонала и фонда оплаты труда. Более приемлемым способом снижения расходов является сокращения заработанной платы сотрудников, но для того, чтобы у работников предприятия оставалась мотивация к работе, необходимо предоставить им социальные льготы: бесплатное питание, расширенную медицинскую страховку и т.д.

3. При экспресс-сокращении затрат, необходимо как можно быстрее прекратить оплачивать расходы по некоторым статьям. По значимости такие затраты подразделяются на высокоприоритетные, приоритетные, допустимые и ненужные. Необходимо отказаться от ненужных затрат, т.к. они не несут предприятию никакой прибыли (покупка билетов бизнес класса). Далее следует уменьшить финансирование допустимых затрат (оплата санаторного лечения сотрудников). В свою очередь сокращение высокоприоритетные и приоритетные затрат не рекомендуется, так как при их сокращении возникает угроза остановки операционной деятельности предприятия и нанесение ущерба процессу нормального ведения бизнеса.

Повышение эффективности затрат также является одним из способов их сокращения. Можно выделить три модели эффективности:

1) «чистое» снижение затрат — снижение издержек за счет избавления от непроизводительных затрат. Основная экономия идет за счет постоянных затрат;

2) «интенсификация» затрат — происходит даже некоторое увеличение издержек, но при этом более существенно увеличивается и повышается выручка. Как правило, это происходит при внедрении нового оборудования, технологий, которые увеличивают производительность оборудования, а, следовательно, и выручку;

3) «фиксация» затрат — когда при увеличении выручки затраты не увеличиваются. Как правило, это либо увеличение цены на продукцию, либо равноценное увеличение производительных затрат и снижение непроизводительных. У этих моделей есть как свои плюсы, так и недостатки. [2, с. 1]

Для того, чтобы избежать ненужных затрат, можно выделить три основных способа работы предприятия, первый из которых — это планирование. Нужно заранее планировать статьи затрат предприятия. Необходимо наличие намеченных объемов доходов и расходов с разбивкой на периоды. Разумный подход к планированию затрат приводит предприятие к запланированным результатам по получению прибыли.

Второй способ — это контроль. У руководителя должна быть вся необходимая информация о деятельности своего предприятии. Возможность контролировать затраты появляется с момента, когда они начинают учитываться. На предприятии образуется отдел по сокращению затрат, который занимается изучением факторов, влияющих на формирование затрат, а также возможных причин непроизводительного времени. Затем происходит анализ, после которого сотрудники разрабатывают программу по оптимизации и снижению выявленных затрат, а руководитель их рассматривает и утверждает.

Третий способ — это дисциплина. На предприятиях должна существовать жесткая финансовая дисциплина, она утверждается приказом руководителя.

Направление программ сокращения затрат весьма разнообразны, в частности, это:

1) внедрение новых более экономичных технологий;

2) применение более современных организационных концепций;

3) аутсорсинг — отказ от собственного производства некоторых изделий или услуг и переход на закупку у сторонних организаций;

4) переход от закупок ряда изделий и услуг на стороне к их производству собственными силами;

5) изобретательство и рационализаторство [1]

Успешная реализация программы сокращения затрат и создание механизма регулярной оптимизации расходов позволит компании повысить эффективность бизнеса или использовать низкие цены на продукцию, как одно из ключевых преимуществ в конкурентной борьбе [2, с. 4].

В настоящее время у предприятий есть множество различных видов деятельности и затрат, связанных с ними. Постоянно взаимодействуя с большим количеством поставщиков, партнеров и потребителей неразумно следовать какой-то одной определенной модели сокращения затрат, необходимо применять их в зависимости от

ситуации, которая сложилась на предприятии. И каждое предприятие методом потерь и ошибок, определяет для себя наиболее эффективные методы оптимизации затрат.

Список литературы

1. Васина А.Н. «Проекты снижения затрат: описание альтернатив и расчет экономического эффекта» [Электронный ресурс], 2015. Режим доступа: http://www.alt-invest.ru/library/invanalysis/costreduction.htm/ (дата обращения: 01.10.2018).

2. Гагарский В. А. «Сокращение издержек компании». [Электронный ресурс], 2007. Режим доступа: http://gagarskiy.narod.ru/ (дата обращения: 28.09.2018).

Оптимизация расходов на персонал | Блог

Оптимизация расходов на персонал – возможность снизить издержки и повысить рентабельность бизнеса. Существует много способов оптимизации, начиная с сокращения хозяйственных расходов, и заканчивая выведением работников за штат.

Конечная цель любого бизнеса – получение прибыли, и потому компании и организации всегда стремятся к росту выручки и снижению затрат. Это вопрос экономической эффективности, рентабельности бизнеса. Практика показывает, что в условиях сегодняшней конкуренции снизить издержки обычно намного легче, чем поднять выручку компании. И одним из эффективных путей уменьшения затрат является оптимизация расходов на персонал.

Существует два варианта снижения издержек на персонал:

• 
  оптимизация численности персонала. Речь идет о сокращении штата сотрудников, но при этом должны быть выполнены два условия. Во-первых, несмотря на сокращение, необходимо добиться гарантированного выполнения производственной программы. Во-вторых, расходы на персонал должны вписываться в определенную заранее сумму;

• 
  оптимизация рабочих процессов. Это усовершенствование организации труда, модернизация штатного расписания, привлечение более эффективных технологий, более экономичный подход к использованию офисных площадей и т.д. Таким образом можно добиться значительного снижения хозяйственных и организационных затрат, связанных с персоналом.

В любом случае к оптимизации расходов на сотрудников следует подходить как к отдельному проекту, который подлежит четкому планированию. Необходимо определить реальное состояние дел по части трат на персонал, просчитать уровень загруженности работников, производительность труда и прочие факторы. И после детального анализа можно разрабатывать меры по снижению расходов, связанных с персоналом.

На чем можно сэкономить?

Расходы на сотрудников – это не только зарплата и отчисления с ФОТ, но и целый список других издержек.

В дополнительные издержки входят:

• 
  затраты на соцпакет и льготы для сотрудников;

• 
  расходы на обустройство и содержание рабочего места;

• 
  затраты на подбор кандидатов, обучение и переподготовку сотрудников;

• 
  расходы на меры по технике безопасности;

• 
  затраты на бухгалтерское обслуживание;

• 
  расходы на корпоративные мероприятия;

• 
  иные затраты, зависящие от специфики компании.

Таким образом, оптимизация численности работников ведет существенному снижению не только основных, но и дополнительных издержек.

Способы оптимизации расходов на персонал

Рассмотрим основные общие направления, по которым можно оптимизировать затраты на персонал организации.

1. Модернизация организационной структуры

Это один из наиболее эффективных путей снижения издержек. Он включает в себя упразднение лишних должностей, выявление и устранение дублирующих функций, отказ от видов деятельности, не создающих добавленной стоимости.

2. Выведение работников за штат

К данному направлению можно отнести аутсорсинг или аутстаффинг персонала, а также другие методы выведения сотрудников за штат. При правильном подходе экономия здесь может быть довольно значительной.

3. Оптимизация системы оплаты труда

Речь идет о том, чтобы сделать максимальной зависимость зарплаты от результатов труда. Делать это лучше постепенно, пошагово снижая фиксированную часть дохода и поднимая его переменную часть. Такой подход служит повышению мотивации работников, способствует улучшению производительности труда.

4. Снижение хозяйственных затрат

Это направление включает в себя отказ от лишних сервисов, создание мобильных рабочих мест, введение посменного рабочего распорядка, оптимизацию офисных площадей. Сюда же входит экономия на различных мелочах, связанных с персоналом (междугородние звонки, интернет-трафик и т.д.).

Несколько проверенных работающих методик

1. Аутсорсинг и аутстаффинг

Услуги аутсорсинга персонала уже не первый год пользуются растущим спросом. Поручив часть своей деятельности профессиональному партнеру, вы исключаете все дополнительные издержки, связанные с обслуживанием сотрудников. Фактически это аренда рабочего персонала без зачисления в штат компании, и платите вы только «арендную плату» по установленному тарифу. Отпадает необходимость обустройства рабочего места – покупки офисной мебели и оргтехники, оплаты лишних офисных площадей, различных соцвыплат, части бухгалтерского обслуживания и т.д. При этом на вас работают достаточно профессиональные и квалифицированные кадры, несущие свою долю ответственности за качество работы.

Аутстаффинг – это вывод вашего рабочего персонала за штат фирмы. Фактически люди продолжают у вас работать, выполняя прежние обязанности, но юридически числятся на балансе компании-партнера. Благодаря этому вы можете существенно сократить издержки на персонал (до 30%), снизив кадровые и налоговые расходы. Это удобный вариант не только для оптимизации расходов на персонал, но и для безболезненного приема на работу иностранных граждан.

2. Совмещение функций

Достаточно удачный способ экономии заключается в том, чтобы доплачивать своим сотрудникам за совмещение разных рабочих функций. В качестве примера можно привести менеджера по продажам, имеющего юридическое образование. Помимо основной деятельности в качестве продавца, он способен просматривать и оформлять текущие договоры. При этом у небольшой компании отпадает необходимость принимать штатного юриста. А некоторые отдельные случаи, требующие внимания высококвалифицированного юриста, можно передавать на аутсорсинг. В итоге, в выигрыше оказываются все: сотрудник получает дополнительные деньги, компания – снижение издержек.

3. Удаленная работа

В последнее десятилетие активно развивается практика «удаленной работы», когда сотрудник работает вне постоянного места в офисе, чаще всего – дома. Такой способ снижения расходов на персонал подходит, в основном, для видов деятельности, непосредственно связанных с компьютером. Работодателю это дает возможность сэкономить на аренде офисных площадей, покупке офисной мебели, иногда – на соцвыплатах (например, на оплате больничного). А если сотрудник работает на собственном компьютере – то и на покупке компьютерной техники и ПО.

Некоторые компании такой подход используют для собственных сотрудниц, ушедших в декретный отпуск. Благодаря этому, фирма экономит на привлечении нового работника взамен сотрудницы, ухаживающей за ребенком. А у новоиспеченной мамы, в свою очередь, сохраняется трудовой стаж и зарплата, что бывает очень важно для молодых семей. Конечно, подобная методика может применяться только на добровольных началах, но чаще всего женщины «в декрете» бывают только рады возможности зарабатывать дома.

4. Приглашение студентов вузов

Немалая часть расходов на персонал приходится на поиск и обучение сотрудников. И зачастую бывает проще и дешевле «вырастить» собственного хорошего специалиста, чем найти подходящего на рынке труда. Отличным заделом в этом плане может стать привлечение студентов с последних курсов вузов. До окончания учебы они могут работать на полставки по срочному договору, одновременно набираясь опыта. Затем у фирмы будут готовые квалифицированные специалисты, которые не нуждаются в дополнительном обучении.

На чем не стоит экономить?

Существуют определенные факторы, на которых не рекомендуется экономить при оптимизации затрат на персонал. Поскольку в долгосрочной перспективе это может привести к убыткам.

Прежде всего, речь идет об оснащении рабочего места: попытки сэкономить на качестве средств производства неизбежно обернутся во вред. Напротив, лучше вкладывать деньги в модернизацию рабочих инструментов для повышения производительности труда.

Не менее значимым фактором является зарплата. Работодателям следует помнить, что она является важнейшим элементом мотивации для персонала. И очень важно, чтобы сотрудники приходили на работу с полной уверенностью в том, что они получат свои «честно заработанные». Как максимум, здесь стоит лишь модернизировать соотношение между фиксированными и переменными частями дохода. Да и то, только в тех случаях, когда прибыль компании напрямую зависит от деятельности конкретного работника. Например, менеджера по продажам. В идеале, стоит продумать хорошую мотивационную программу, которая касалась бы всех работников.

Кого и как сокращать?

Это сложные и болезненные вопросы, но находить ответы на них все же приходится. При решении проблемы «кого сокращать» некоторые специалисты предлагают условно разделить персонал на две группы:

• 
  «кадровое ядро» – это сотрудники, участвующие в ключевых бизнес-процессах фирмы, приносящие максимальную прибыль, имеющие уникальный опыт, очень высокую квалификацию и т.д. Одним словом, это персонал, без которого вряд ли возможно качественное выполнение необходимой работы. Найти достойную замену таких сотрудников короткие сроки крайне проблематично;

• 
  «кадровая периферия» – это все остальные работники. Они также несут полезную нагрузку, но в случае кризисной ситуации компания может без них обойтись без серьезных последствий для дела.

Очевидно, что при оптимизации расходов на персонал следует сокращать в первую очередь «кадровую периферию». В конце концов, найти новых работников в случае необходимости не составит труда.

Ответ на вопрос «как сокращать?» лежит в плоскости трудового законодательства. Статья 261 ТК РФ предоставляет определенные гарантии некоторым группам работников (беременным женщинам, матерям-одиночкам и т.д.), что обязательно следует учитывать.

Аутсорсинговая компания Fillin в Уфе — фирма по предоставлению персонала

FILLIN Russia — аутсорсинговая компания в Уфе, оказывающая услуги для компаний, работающих на всей территории России. Мы направляем сотрудников для исполнения разовых задач, реализации проектов или на длительный срок в таких областях:

• торговля;
• производство;
• строительство;
• перевозки, логистика и др.

Преимущества сотрудничества

Аренда работников на условиях аутсорсинга дает возможность организации сосредоточиться на основной деятельности. Повышается производительность, увеличивается прибыль. Если привлекать к работе специалистов из аутсорсинговой компании, можно оценить такие положительные факторы:

• расходы на содержание работников оптимизированы;
• все функции кадровой службы, бухгалтерии в отношении работников исполняет аутсорсинговая компания;
• всегда есть исполнители с нужным образованием, квалификацией, стажем;
• при невыходе сотрудника по болезни или иным причинам оперативно предоставляется замена;
• материальную, юридическую ответственность за действия работников несёт агентство, за соблюдением техники безопасности, охраной труда следит оно же.

ФИЛЛИН — фирма по предоставлению услуг персонала на условиях аутсорсинга компаниям, которые нуждаются во временных сотрудниках, но не имеют возможности заниматься их поиском или наймом самостоятельно.

Разновидности услуг

Мы предоставляем такие услуги по обеспечению организации персоналом:

• аутсорсинг персонала — направляем линейных работников для выполнения работ на самых разных предприятиях;
• кадровые услуги и подбор персонала — подбираем, обучаем, аттестовываем работников по заявке работодателя; ищем рядовых, квалифицированных или редких работников.

Мы обеспечим вашу компанию кадрами. У нас большая база исполнителей с разными специальностями. Все готовы приступить к работе сразу же. Если необходимо обучение или повышение квалификации для работы на вашем предприятии, мы организуем его.

Этапы сотрудничества

Если вы заинтересованы в аутсорсинге, обратитесь в FILLIN. Связаться с менеджерами и оставить заявку можно по телефону или в форме на сайте. Также всегда можно посетить наш офис. Работа происходит в таком порядке:

1. Заявка от клиента с обозначением потребности в персонале;
2. Подготовка коммерческого предложения.
3. Заключение соглашения с обязательным указанием нюансов предоставления кадров, их занятости.
4. Для каждого клиента выделяем персонального менеджера. Он занимается подбором, оформлением работников, следит за их деятельностью. Также он отвечает на все вопросы, возникающие у заказчика.
5. Оплата услуг производится по достижении результата, прописанного в соглашении, и по расценкам, согласованным в контракте. У нас нет скрытых комиссий, наценок.

Мы работаем с высоким уровнем ответственности и с уважением к клиенту.

Узнать больше

Оптимизация затрат на персонал в организации

Расходы на персонал – значительная часть расходов любой компании. В условиях кризиса и ухудшения финансово-экономического положения для сохранения экономической рентабельности бизнеса руководители компаний задумываются о сокращении расходов на персонал.

Для сокращения кадровых издержек есть два пути:

• Оптимизация (сокращение) количества сотрудников. Сокращая штат работников, стоит стараться выполнить два условия. Во-первых, изменения не должны отрицательно повлиять на выполнение производственного плана. Во-вторых, сумма расходов на персонал должна находиться в заранее установленных границах;
• Совершенствование рабочих процессов. Это улучшение штатного расписания, применение более совершенных технологий, более рациональный подход к использованию рабочих площадей и другие меры, которые приведут к уменьшению затрат. Если рабочий процесс хорошо отлажен, дорогие специалисты для его обслуживания обычно не требуются.

Действия по оптимизации кадровых издержек должны четко планироваться. Вначале стоит провести анализ, на какие нужды расходуются средства, дать оценку значимости должностей, производительности труда, квалификации и загруженности сотрудников и т.д. Затем можно приступить к разработке мер по снижению издержек на персонал.

Под кадровыми издержками понимают не только зарплату и отчисления в ФОТ, но и другие расходы:

• Социальные пакеты и льготы для работников,
• Расходы на мебель и технику для оборудования рабочих мест,
• Издержки на найм, подготовку, переподготовку и совершенствование профессиональных навыков персонала,
• Затраты на поддержания корпоративной культуры,
• Расходы на бухгалтерское обслуживание и др.

Поэтому оптимизация численности сотрудников приведет к уменьшению как основных, так и косвенных затрат.

Получить бесплатную консультацию +7 (495) 215-09-02

Способы оптимизации расходов на персонал

Главные направления оптимизации следующие:

1. Совершенствование организационной структуры компании. После анализа имеющейся структуры организации проводится реформирование этой структуры. Выявляются и упраздняются должности, отделы и подразделения с дублирующими функциями и просто убыточные, совершенно бесполезные для работы компании.
2. Вывод персонала за штат. Это аутсорсинг и аутстаффинг сотрудников. Эти методы получают все большее распространение в российской бизнес-среде. При грамотном использовании они могут принести любой организации значительную экономию.
3. Совершенствование системы вознаграждения за труд. Успешно решить эту проблему – значит, обеспечить устойчивую зависимость заработной платы сотрудников от результатов их труда (выполненного объема работы). Вводить нововведение лучше не сразу, а постепенно, шаг за шагом уменьшая фиксированную часть оплаты труда работников и увеличивая его переменную часть. Грамотная работа в этом направлении поможет мотивировать сотрудников и добиваться максимальной продуктивности персонала.
4. Сокращение организационных и хозяйственных расходов. Можно подумать об отказе от лишних офисных площадей и сдаче их в аренду (субаренду), исключении лишних сервисов, внедрении посменного графика работы. Можно также экономить на таких статьях расходов, как служебный автотранспорт, канцелярские товары, междугородние переговоры, загранкомандировки, интернет-трафик и т.д.

Проверенные методики, которые работают

1. Аутсорсинг. Означает передачу предприятием части бизнес-процессов другой организации, выступающей экспертом в данной области. Говоря проще, компания «арендует» специалиста без оформления в штат, выплачивая ему «арендную плату» по оговоренному тарифу. В стесненных экономических условиях для большого числа компаний аусорсинг становится настоящим спасательным кругом. Делегируя часть своей работы профессиональному партнеру, компания избавляет себя от многих статей затрат, связанных с обслуживанием персонала. Исключаются расходы на поиск и подготовку работника, на организацию рабочего места (покупку офисной мебели и оргтехники), аренду офиса, соцвыплаты, компенсация при увольнении и др. При этих преимуществах вы имеете подготовленного специалиста с опытом работы, отвечающего за результат своей деятельности. Дополнительное достоинства услуги аутсорсинга – избавление от простоев. В аутсорсинговых компаниях можно нанимать персонал на определенное время, по мере необходимости.
2. Аутстаффинг. Означает вывод сотрудников компании за его штат и оформление в компании-аустаффере. Аутстаффер оказывает услуги согласно договору на оказание услуг, а компания их оплачивает. По факту работники продолжают выполнять свои прежние должностные обязанности, хотя юридически состоят на балансе организации-партнера. Этот вариант может использоваться для сокращения кадровых расходов – на содержание, обучение персонала, социальные выплаты, пособие при сокращении и др.
3. Совмещение должностных функций. Этот способ оптимизации предусматривает доплаты сотрудникам за выполнение разных должностных функций. Например, менеджер по продажам с юридическим образованием может заниматься оформлением текущих договоров. Поэтому небольшая организация может обойтись без юриста в своем штате. Сложные вопросы, нуждающиеся в рассмотрении опытного юриста, могут отдаваться на аутсорсинг. Таким способом организация может добиться уменьшения издержек, а работник будет получать дополнительное денежное вознаграждение.
4. Удаленная работа. Практика «удалённой работы» быстро внедряется в повседневную реальность. Этот вид занятости бывает удобен для работников, чья работа тесно связана с компьютером. Организация при этом может экономить на аренде офиса, покупке офисной мебели, техники и ПО. Такой способ организации работы, например, подходит для женщин в декретном отпуске, которые бывают рады зарабатывать, работая на дому.
5. Приглашение для работы студентов ВУЗов. Большая доля кадровых расходов связана с поиском и подготовкой работников. Хорошим выходом часто может быть привлечение студентов с последних курсов ВУЗов и «выращивание» их до нужного уровня. До окончания учеты студенты работают на 0,5 ставки по срочному договору. По окончании обучения компания получает готовые квалифицированные кадры, которые не требуют дополнительной подготовки.

На чем не стоит экономить?

Занимаясь вопросами кадровой оптимизации, стоит отдавать отчет, что существуют статьи расходов, на которых не желательно экономить. В противном случае, в недалеком будущем компания может понести убытки. Среди таких направлений:

• Инвестиции в профессиональную подготовку специалистов. Программы обязательной переподготовки и корпоративного обучения научат работников справляться с любыми текущими проблемами. Различные курсы позволяют приобрести необходимые деловые навыки и умения, чтобы в дальнейшем решать более сложные задачи. Кстати, во многих случаях обучение работников компания может проводить собственными силами предприятия, что позволяет уменьшать затраты на обучение;
• Затраты на рекламу и маркетинговую деятельность, а также на разработку и внедрение в производство новых продуктов. Эти статьи расходов необходимы для компаний, в приоритете которых – успешное развитие, а не постепенное сокращение своей деятельности;
• Оборудование рабочих мест для сотрудников. Попытка сэкономить на качественных средствах производства неминуемо вернется большими потерями. Наоборот, лучше вкладываться в приобретение современных рабочих инструментов, позволяющих наиболее рационально использовать рабочее время;
• Заработная плата. Зарплата должна оставаться серьезным мотивационным фактором для сотрудников. В ситуациях, когда прибыль прямо зависит от работы конкретного специалиста, стоит решить вопрос о модернизации соотношения фиксированной и переменной долей трудового вознаграждения. В идеале, следует разработать надежную мотивационную программу для всех работников компании.

Заключение

Сложная экономическая ситуация – хороший повод начать действовать в направлении оптимизации своих расходов, включая расходы на персонал. Способов уменьшения расходов на персонал много. С учетом своих особенностей каждая компания должна выработать комплекс мер, которые помогут реально экономить без негативных последствий для бизнеса.

Обязательно нужно постараться точно оценить возможные побочные эффекты планируемых нововведений – может оказаться, что «реформа» приведет к неожиданным потерям в другом месте. Поэтому независимо от выбранных способов, перед принятием окончательного решения имеет смысл посоветоваться с юристами и финансистами.

53 способа снизить затраты на персонал- HR-ПРАКТИКА | как уменьшить затраты на персонал | методы оптимизации ФОТ | как уменьшить расходы на заработную плату | как снизить расходы на персонал 2020

Как снизить затраты на персонал

Ситуация, сложившаяся весной-летом 2020 года, сделала актуальной тему снижения затрат на персонала, при этом в новой редакции этого обзора первые места в списке заняли те способы, которые, на мой взгляд, наиболее эффективны  в случае форс-мажорной остановки работы предприятия и неопределенности в отношении дальнейших перспектив и сроков возобновления работы.  У каждого из перечисленных способов есть плюсы, минусы и ограничения, связанные как с законодательными ограничениями,  так и со спецификой управления людскими ресурсами в различных отраслях и готовностью специалистов и руководителей к жестким и непопулярным мерам, последствиями которых является возможное снижение дохода сотрудников. Не все перечисленные способы снижения затрат на персонал применимы к вашей компании,  но их много, надеюсь, выберете подходящий. Упоминаемые в комментариях статьи Трудового Кодекса можно посмотреть по ссылкам в онлайн-версии системы КонсультантПлюс.

18 программ обучения C&B специалистов

Способ 1. Предоставление ежегодных отпусков в нерабочие дни

Как ни парадоксально, но в текущей ситуации для работодателя это не худший способ сэкономить. Независимо от того, сохранят ли работники по окончании пандемии рабочие места, работодатель обязан будет выплатить отпускные, поэтому выгоднее отправить сотрудников в отпуск на нерабочие праздничные дни, чем платить заработную плату за неотработанное время. Работникам такое решение тоже может быть выгодно — ведь размер отпускных рассчитывается по среднему заработку, в то время как  в ближайшее время не все работодатели смогут сохранить за работниками заработную плату в полном размере.

Способ 2. Предоставление отпусков без сохранения заработной платы

Для предоставления отпуска без сохранения заработной платы требуется письменное заявление работника (ст. 128 ТК РФ). Доводы, с помощью которых можно убедить работника уйти в неоплачиваемый отпуск, могут быть самими разными — от обещаний возместить потери до менее привлекательных альтернатив из числа способов, описанных в этой статье.

Способ 3. Работа в режиме неполного рабочего времени или неполной рабочей недели

Если работник сам желает перейти на работу в режиме неполного рабочего времени или неполной рабочей недели, то с ним  заключается дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 93 ТК РФ). Если есть риск массовых сокращений, работодатель может вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев (ст. 74 ТК РФ) Если работник не согласится, он будет уволен по сокращению численности или штата (ст. 81 п.2 ТК РФ). Конечно, работодатель не может влиять на волеизъявление работника,  но рассмотрение в ходе переговоров перспективы других решений зачастую позволяет прийти к приемлемому соглашению.

Способ 4. Объявление простоя

Время простоя (статья 157 ТК РФ) по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника. Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Время простоя по вине работника не оплачивается. Как видим, то, что является причиной, напрямую влияет на размер выплат. На эту тему много судебной практики и разъяснений — гугл и яндекс в помощь. В уже упомянутом кейсе Как за 3 месяца уволить 400 сотрудников также описано применение этого способа экономии. В отношении работников тех предприятий, на которых распространяелось действие указа об объявлении в апреле нерабочих дней, этот способ был неприменим — нельзя объявить простой в нерабочее время. Работники, на предприятия которых действие указа не распространялось, могли находиться на простое — чем обосновать простой, решать работодателю.

Способ 5. Выплата переменной части заработной платы при условии достижения определенных результатов деятельности предприятия в соответствии с локальными нормативными актами работодателя

В Положение об оплате труда может быть включена такая фраза «Премия работникам Компании начисляется только при условии обязательного выполнения обособленным подразделением или Компанией в целом производственных планов в соответствии c Приложением 3 к настоящему Положению. Если Компанией не выполнен производственный план за месяц, Генеральный директор имеет право в порядке исключения принять решение о начислении премии отдельным работникам или работникам отдельных подразделений Компании. Указанное решение оформляется приказом по Компании и доводится до сведения руководителей подразделений».  Если предприятие выполнило производственный план — премии выплачиваются, не выполнило — нет оснований для премирования. Выплата премий предусмотрена ст. 135 ТК РФ, но изменить систему оплаты труда  можно только в соответствии со ст. 74 ТК РФ — к этому мы еще вернемся. Пример того, как может повлиять на размер затрат на персонал такая оговорка относительно условий выплаты премий, см. в кейсе Как за 3 месяца уволить 400 сотрудников без сокращений.

30 программ обучения экономистов по труду и нормировщиков

Способ 6. Перевод на дистанционную работу

Конечно, постановка задач, контроль и управление удаленным персоналом предъявляют высокие требования к менеджменту компании. Удаленная работа позволяет сэкономить на оборудовании рабочих мест и размере заработной платы, кроме того, удаленный сотрудник не тратит деньги на проезд и питание в офисе, поэтому обойдется дешевле. Еще один аргумент в пользу удаленных сотрудников — возможность нанимать  соискателей, которых по разным причинам очная работа не устраивает. Возможность не тратить время на дорогу в офис и обратно — тоже плюс дистанционной работы для тех, кто может работать дома. Но если перевод работника с «обычной» на дистанционную работу — вынужденная мера, нужно трезво оценивать возможность выполнять тот же объем работы, который работник выполнял в обычном режиме. Если он уменьшился — есть повод обсудить и, возможно, пересмотреть, условия трудового договора.

 Способ 7. Изменение условий трудового договора по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции

Я бы назвал его, скорее, не способом, а, общим подходом к снижению затрат на персонал, который позволяет использовать для снижения затрат многие из перечисленных в этой статье способов — см. 3, 5, 8, 13, 24. Трудовой Кодекс, а именно, ст. 74 ТК РФ, дает право работодателю изменить условия трудового договора, за исключением трудовой функции, в одностороннем порядке. «В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника». Иными словами, если договориться работодателю и работнику не удается, или работодатель не считает нужным договариваться с работником, он уведомляет работника о предстоящих изменениях за 2 месяца, по истечении которых работник либо подписывает дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями, либо, в случае отказа от продолжения работы на новых условиях, подлежит увольнению с выплатой двухнедельного выходного пособия. Важные элементы процедуры — невозможность сохранить прежние условия трудового договора, изменение организационных или технологических условий труда и исполнение работодателем обязанности предлагать работнику, не готовому к продолжению работы в новых условиях,  незанятые вакансии, которые работнику позволяет занять имеющаяся у него квалификация. Многие из перечисленных в этой статье способов снижения затрат на персонал, которые могут быть применены по договоренности с работниками, в качестве альтернативного пути могут быть основаны на применении ст. 74 ТК РФ.

Способ 8.  Увеличение переменной части заработной платы

Повременная система оплаты труда не оставляет возможностей для управления фондом оплаты труда. Изменение системы оплаты труда допустимо только в случае изменения организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Сможете обосновать необходимость внесения изменений в систему оплаты труда организационными или технологическими нововведениями  — тогда через два месяца после уведомления работников они вступят в силу. Тем, кто не подпишет дополнительное соглашение и не согласится с новыми условиями оплаты труда, выплатите выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка. При этом несогласным с новыми условиями труда сотрудниками работодатель обязан предложить другие имеющиеся у него вакансии. Кейс про радикальное изменение системы и размера заработной платы я уже описывал в статье Как за 3 месяца уволить 400 сотрудников без сокращений. Эта же статья (ст. 74 ТК РФ) позволяет вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев.

Способ 9. Ограничение и контроль срока действия надбавок и доплат

Статья 151 ТК РФ. Этот способ позволяет обоснованно увеличивать размер заработной платы на период расширения зон обслуживания, увеличения объема работы или исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, и, соответственно, уменьшать его при отсутствии оснований для доплаты. При издании приказов и подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам имеет смысл обязательно указывать срок действия доплат и надбавок.

Способ 10. Запрет на прием новых сотрудников

Если задачи подразделения можно решить меньшим количеством персонала, нет необходимости в заполнении всех вакансий. Возможно, ваши сотрудники справятся с работой без дополнительной оплаты, возможно, вы периодически будете оплачивать сверхурочные или будете доплачивать сотрудникам при перераспределении обязанностей. Если у вас нет возможности точно рассчитать должностной состав и количество сотрудников в подразделении, никто не мешает вам воспользоваться этим способом.

Способ 11. Сокращение количества сотрудников, занятых в производственном процессе

Для двуручной пилы или носилок нужны двое, с тачкой или бензопилой справится один. Логика применения этого способа — оптимизация производственного процесса таким образом, чтобы в нем было задействовано меньше сотрудников. При этом обязательно нужно просчитать все побочные эффекты «реформ»  — может оказаться так, что меньшее количество сотрудников обойдется вам дороже. Пример из практики — покупка автоматической производственной линии снизила количество неквалифицированного персонала, но зарплата квалифицированных наладчиков и затраты на их обучение у производителя оборудования свели на нет ожидаемую экономию.

Способ 12. Выявление потерь рабочего времени и «лишних» работников

Эта задача решается с помощью методов фотографии рабочего дня, позволяющих выявить потери рабочего времени и/или калькуляторов для расчета численности, позволяющих рассчитать загрузку сотрудников. Если просуммировать непроизводительные траты рабочего времени, возможно, окажется, что часть сотрудников не занята работой.

Способ 13. Использование систем оплаты труда, учитывающих показатели качества и количества выполненной работы

Вряд ли стоит платить неустойку за несвоевременно выполненную работу, нести затраты на повторное изготовление продукции, которая оказалась браком, и при этом платить заработную плату, размер которой не зависит от количества и качества выполненной работы. Речь не идет от перекладывании на наемных работников предпринимательских рисков — размер заработной платы может и должен зависеть от результата работы. Если он неудовлетворителен — размер заработной платы должен снижаться, мотивируя работника на «правильное производственное поведение». Решение — разработка и внедрение эффективной системы оплаты труда.

Способ 14. Увеличение производительности труда

Если за рабочее время сотрудники успевают произвести больше продукции/обслужить больше клиентов, их количество можно сократить. Оптимизация производственного процесса и использование совершенной технологии или организации работы — эти меры могут позволить уменьшить количество сотрудников и, соответственно, фонд оплаты труда.

Способ 15. Перераспределение функций

Самый простой пример из практики — сокращение должности «пешего» курьера и передача функций доставки документов водителям транспортной службе. Результат — качество и скорость возросли, затраты уменьшились.

Курс «Специалист по компенсациям и льготам»

Способ 16. Универсализация

Медицинскому центру выгоднее нанимать врача-терапевта с сертификатами, подтверждающими его право работать и по другим врачебным специальностям — так будет проще заполнить время приема. В службу эксплуатации небольшого здания выгоднее нанимать специалиста-универсала, чем привлекать на разовые работы сантехников, электриков и плотников. Конечно, не стоит увлекаться универсализацией, но обеспечение полной загрузки сотрудников с учетом их способности выполнять разные виды работ — неплохой способ сэкономить.

Способ 17. Ликвидация переплат недогруженным сотрудникам

Если в вашем штате есть дизайнер, но он загружен в лучшем случае на 10%,  а вы платите ему должностной оклад и оплачиваете отпуска и больничные, стоит подумать о целесообразности содержания такой штатной единицы. Решения — неполное рабочее время или аутсорсинг.

Способ 18. Ненормированный режим работы

Его введение позволяет эпизодически привлекать работников к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и не платить сверхурочные. По закону работа в таком режиме компенсируется предоставлением трех дней отпуска. Если это позволит вам сэкономить на оплате сверхурочных — почему бы им не воспользоваться.

Способ 19. Предоставление дней отдыха вместо оплаты сверхурочных

Тоже неплохой способ, если, конечно, ваш производственный процесс позволяет предоставить эти дни отдыха. Если сотрудник увольняется, не использовав эти дни отдыха, компенсации они не подлежат — «сгорают».

Способ 20. Найм дополнительного персонала вместо того, чтобы оплачивать сверхурочную работу

Этот способ эффективен, если количество часов сверхурочных работ, оплачиваемых в полуторном/двойном размере, превышает половину нормы рабочего времени по производственному календарю для 40-часовой рабочей недели. В этом случае стоит задуматься о введении в штатное расписании дополнительной штатной единицы — выгоднее  нанять еще одного работника, которые будет работать целый месяц, и платить ему в одинарном размере, чем оплачивать сверхурочные часы в полуторном/двойном размере.

Способ 21. Удаление из штатного расписания невостребованных вакантных должностей

Бывает, что руководителям выгодно держать незанятыми вакансии в штатном расписании. Вакансия может оставаться незанятой месяцами, но заполнять ее никто не спешит. Иногда это делается для того, чтобы перераспределять в пользу уже работающих работников фонд оплаты труда вакантной должности под благовидным предлогом поощрения работников, справляющихся с работой меньшей численностью. Если подобное происходит регулярно, и поиск кандидатов на занятие вакантной должности не ведется, должность должна быть выведена из штатного расписания.

Способ 22. Суммированный учет рабочего времени

Статья 104 ТК РФ позволяет отложить выплату сверхурочных на конец учетного периода. Способ эффективен при колебаниях численности и объема работы, вызванных неравномерной загрузкой производства, сезонными спадами и подъемами. Применение суммированного учета должно быть обосновано и просчитано, так как в случае недоработки до нормы рабочего времени вы будете вынуждены единовременно доплатить сотрудникам до суммы, которую они получили бы, отработав норму рабочего времени. Если сотрудники увольняются в период «недозагрузки», экономии ФОТ может и не быть.

Способ 23. Сокращение численности или штата работников

Ст. 81 п.2 ТК РФ. Необходимо предупредить работника о сокращении за 2 месяца и выплатить выходное пособие в размере 2-3-х месячного заработка. Снижение затрат на персонал будет ощутимо в лучшем случае месяцев через 4-5 после принятия решения о сокращении. Это один из самых  затратных методов уменьшения фонда оплаты труда — экономия будет ощутима только по истечении достаточно длительного периода времени.

Способ 24. Пересмотр норм труда

Ст.160 ТК РФ  и ст. 74 ТК РФ. Выполнение имеющегося объема работы меньшим количеством работников или за меньшее время является образцом экономии. Но обязанность уведомить работников о пересмотре норм за два месяца и оформить изменение существенных условий труда дополнительным соглашением  нужно выполнить.

Способ 25. Заключение срочных трудовых договоров

Ст. 59 ТК РФ. Использование этого способа ограничено перечисленными в законе основаниями для заключения срочного трудового договора. Если перечисленные в законе основания позволяют вам заключить с работником срочный трудовой договор — не заключайте трудовой договор на неопределенный срок.

Способ 26. Аутстаффинг

Глава 53.1 ТК РФ. При его использовании стоит оценить, выгодно ли вашей компании предоставление работников другой организацией. Конечно, аутстаффинг позволяет снизить управленческие расходы (подбор персонала, трудозатраты на начисление и выплату заработной платы и т.д.), но оплата услуг аутстаффинговой компании, которая берет на себя эти функции,  тоже относится к затратам на персонал. Обязательно просчитайте целесообразность аутстаффинга заранее, чтобы понять, действительно ли вы  получите ожидаемую экономию.

Способ 27. Аутсорсинг

Можно не нанимать персонал, а купить готовую услугу, например, чистоту в офисе, заключив договор с клининговой компанией. Снизит ли это затраты на персонал? Формально,  в бюджете затрат на персонал, конечно, уменьшит, уменьшит ли фактически — нужно считать. Клининговая компания нанимает персонал, платит сотрудникам заработную плату и получает прибыль, оказывая услуги. Сделка будет выгодной, если аутсорсинговая услуга будет дешевле, чем содержание и управление штатом собственных уборщиков.

Способ 28. Заключение гражданско-правовых договоров

Если работа, которую нужно выполнить в вашей организации, может выполняться в рамках гражданско-правового договора — отлично. Выполнение работ в рамках гражданско-правовых отношений освобождает вас от обязанностей работодателя — Трудовой Кодекс такие отношения не регулирует. Но не забудьте заглянуть в ст. 15 ТК РФ и проверить, действительно ли у вас есть основания для заключения гражданско-правового договора. Ошибка может привести в суд и свести на нет ожидаемую экономию.

 Способ 29. Аттестация работников

Не могу не упомянуть этот «способ снижения затрат», существующий, к сожалению, только в мечтах руководителей — «давайте аттестуем работников и по итогам аттестации уволим тех, кого признаем несоответствующими занимаемой должности». Безусловно, ст. 81 п. 3 ТК РФ позволяет расстаться с работником вследствие несоответствия занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, но выбор аттестации как способа снижения затрат на персонал более чем сомнителен. Во-первых, даже признанного «несоответствующим занимаемой должности» сотрудника работодатель не может уволить, потому что сначала обязан предложить ему другую работу, во-вторых, трудоемкость процедуры и сбора необходимой для признания сотрудника «не справляющимся с работой» доказательной базы сведет на нет любые попытки использования этого способа в качестве экономии. О рисках судебных споров, а судебная практика по процедуре аттестации достаточно велика, не стоит даже говорить — они очень высоки.

Способ 30. Частичная или полная отмена социальных льгот и гарантий

Речь не идет о гарантиях и компенсациях, предоставить которые обязывает Трудовой Кодекс. Если работодатель производит выплаты сотруднику на основании локальных нормативных актов, оплачивая, например, проезд, медицинские услуги, питание, проживание и оказывая материальную помощь, он вправе их пересмотреть в со ст. 74 ТК РФ. Если обязательства предоставления дополнительных льгот и гарантий зафиксированы в трудовых договорах и коллективном договоре, необходимо изменение этих соглашений, это нелегко.

Способ 31. Управление текучестью персонала

На текучесть персонала может влиять множество факторов — условия труда на рабочем месте, режим и график работы, система оплаты труда, размер заработной платы, обеспеченность работой и зависимость размера заработной платы от объема работы. У работодателя есть возможность, не нарушая закон, «естественным образом» регулировать степень влияния тех или иных факторов на убыль персонала. Подсказывать и приводить примеры не буду — у всех свои представления о том, как далеко можно зайти в применении этого метода.

Способ 32. Снижение затрат на обучение персонала

Затраты на обучение — непростая статья в бюджете расходов на персонал. Можно установить лимиты затрат на подготовку одного сотрудника, можно установить приоритеты для задач обучения и развития, о которых уже говорилось в статье про 5 задач и 5 принципов корпоративного обучения, можно рассчитать, что выгоднее — учить персонал своими силами или пользоваться услугами внешних тренеров и преподавателей, можно и нужно заключать ученические договоры и соглашения об обучении. Можно рассчитывать рентабельность обучения персонала — о правилах расчета я уже писал здесь. Сэкономить точно не получится на обязательном обучении, которое, согласно ст. 196 ТК РФ  работодатель обязан проводить, если оно является условием выполнения работниками определенных видов деятельности. В остальном право принятия решений по расходованию средств на обучение и секвестированию бюджета на обучение принадлежит работодателю.

Способ 33. Использование бестарифных систем оплаты труда

Это системы оплаты труда, не привязанные к единице произведенной продукции или отработанного времени (сдельная расценка или оклад). Например,  выплата процента от заключенной сделки или премия, исчисляемая в процентах от стоимости «закрытого» контракта, «процент от выручки». Независимо от сделок и контрактов работодатель обязан обеспечить работнику доход не менее установленного законом минимального размера оплаты труда, но бестарифные системы оплаты труда не налагают на работника обязательств, которые он обязан выполнять независимо от результатов работы.

Способ 34. Использование тарифных сеток и коэффициентов

Дифференциация размеров заработной платы работников с разным уровнем квалификации или разными условиями труда позволит избежать уравниловки. Категории специалистов и разряды рабочих помогут избежать «переплат» и «недоплат» сотрудникам с разным уровнем квалификации и разными условиями труда. Разумно выстроенные тарифные сетки позволят сэкономить.

Способ 35. Соглашение с работником о снижении заработной платы

Вряд ли кто-либо по собственному желанию согласится на уменьшение размера заработной платы. Но и об этом можно договориться, если действующие условия труда в любом случае не будут сохранены. В массовом порядке вести переговоры о таких соглашениях невозможно, но для единичных случаев этот метод подходит.

Способ 36. Определения порядка формирования фонда стимулирующих выплат

В локальном нормативном акте может быть описан порядок формирования и распределения фонда оплаты труда. Так, например, фонд оплаты труда работников бюджетных учреждения формируется на календарный год, исходя из объёма лимитов бюджетных обязательств, соответственно, выплата большей суммы, чем та, что есть в фонде оплаты труда, невозможна. В сфере государственного здравоохранения и образования, к примеру, предусмотрена процедура распределения фонда стимулирующих выплат пропорционально баллам, набранным по результатам оценки деятельности сотрудников. Коммерческая организация также может установить порядок формирования фонда стимулирующих выплат, размер которого может зависеть от результатов деятельности предприятия.

Способ 37. Оценка персонала

Условием получения надбавки, согласно действующей  системе оплаты труда, может быть обязательное прохождение оценки знаний и навыков для подтверждения уровня квалификации. Как средство целенаправленной экономии этот способ вряд ли подходит,  но как способ привязать размер заработной платы к соответствию квалификационным требованиям и избежать излишних выплат тем, к чьей квалификации есть вопросы — вполне.

Способ 38. Индексация заработной платы

Конечно, отсутствие индексации на предприятии — это административное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Но взыскать с работодателя суммы индексированной зарплаты, если ни коллективным договором, ни локальным нормативным актом на предприятии порядок индексации не установлен или такие документы отсутствуют, нельзя. Трудовой Кодекс не обязывает работодателя индексировать заработную плату в каком-то определенном размере, а рекомендации Минтруда, не являющиеся нормативным правовым актом, не могут обязать увеличивать размер заработной платы соразмерно росту потребительских цен на товары и услуги. Кроме того, как следует из свежей судебной практики, ежегодное премирование работников вполне может выдано за индексацию, если в локальном нормативном акте вы пропишете, что премируете работников для увеличения повышения уровня реального содержания заработной платы. В общем, если решитесь экономить на индексации — изучите заранее судебную практику и просчитайте последствия.

Способ 39. Оптимизация режима работы

Если производственный процесс позволяет выполнять работу в вечернее и ночное время, можно сэкономить на оборудовании рабочих мест — вечером и ночью они не будут простаивать. Еще один повод перейти на сменный график — большой объем сверхурочных выплат. Возможно, выгоднее будет спроектировать режимы работы так, чтобы избежать сверхурочных.

Способ 40. Снижение требований к квалификации работников

Не боги горшки обжигают. Не очень много работ, выполнению которых нужно учиться годами. Продуманные скрипты, подробные инструкции, программы внутреннего обучения, процедуры контроля, сводящие к минимуму  риски и последствия ошибок — все это позволит прекратить делать ставку на самомотивированных, высококвалифицированных и, как следствие, дорогих исполнителей. Если производственный процесс отлажен, высококвалифицированный и дорогой персонал не нужен.

Способ 41. Отказ от корпоративных мероприятий

Если для кого-то это святое, извините. Но если в интересах бизнеса отказаться от этих трат или перенаправить эти деньги на другие статьи затрат, возможно, результат будет заметнее, чем от развлекательной программы для сотрудников.

Способ 42. Невыплата премий из-за нарушений трудовой и производственной дисциплины

При разработке или издании новой редакции положения об оплате труда, имеет смысл в качестве приложения добавить к нему перечень нарушений трудовой и производственной дисциплины, которые могут служить основанием для снижения размера стимулирующих выплат. Иногда проще сделать такое приложение для отдельных категорий работников (руководителей, специалистов, рабочих), чем описывать условия  снижения размера стимулирующих выплат в положениях об оплате труда для каждой должности.

Способ 43. Разумное позиционирование размера вознаграждения на рынке труда

Если ваша компания может позволить себе привлекать и удерживать сотрудников бОльшим, чем среднерыночный, размером заработной платы, за вас можно только порадоваться. Если вы осознанно установили высокий размер заработной платы ключевым специалистам,  это снижение рисков для бизнеса. Если же вы переплачиваете специалистам, замена которых не является критичной для вашего предприятия, есть повод задуматься над дифференциацией предложение для разных категорий сотрудников относительно среднерыночного размера заработной платы. Возможно, вы найдете возможности для экономии. Только не забудьте просчитать последствия возможной текучести персонала.

Способ 44. Исключение нестимулирующих выплат

Работнику приятно получать ежемесячные доплаты за выслугу лет или за наличие высшего образования. Стимулирует ли эта доплата работать больше и лучше — об этом стоит задуматься работодателю. Возможно, стоит отказаться от этих выплат и расходовать средства более эффективно.

Способ 45. Ротация персонала

Если альтернативой возможному сокращению или иным малоприятным перспективам может быть перевод сотрудников в другие подразделения и на другие должности, это может быть лучшим решение, чем увольнение. В сочетании с запретом на прием новых сотрудников это позволит перераспределить ресурсы внутри предприятия и сэкономить ФОТ.

Способ 46. Оптимизация расходов на подбор персонала

Конечно, если ваши специалисты по подбору давно привыкли к безлимитным тарифам работных сайтов и неограниченному бюджету на рекламу вакансий, затягивать пояса будет непривычно. Но разумно распоряжаться бюджетом на подбор персонала не так уж сложно. О возможностях экономии можно почитать в статье 100 советов для рекрутеров.

Способ 47. Снижение текучести персонала

В некоторых случаях бороться с высокой текучестью персонала невозможно — для некоторых сфер бизнеса (розница, общепит) высокие показатели текучести являются нормой, но иногда стоит оценить такие затраты, сопутствующие подбору, найму и увольнению персонала, как оплата сверхурочных работникам, работающим в условиях некомплекта штата, а также затраты на подбор и обучение новичков. Иногда увеличение размера заработной платы и улучшение условий труда может оказаться выгоднее, чем увеличение бюджета отдела подбора персонала.

Способ 48. Ужесточение дисциплинарной практики

Если вы не привыкли составлять служебные записки, требовать объяснения и налагать взыскания по фактам нарушений трудовой и производственной дисциплины, на первых порах вам будет нелегко. Но возможность в одностороннем порядке принимать решение об увольнении, сотрудника, к работе которого есть замечания, того стоит.

Способ 49. Отказ от сдельной системы оплаты труда в пользу повременно-премиальной

Для того чтобы использование для оплаты труда сдельных расценок не приводило к неконтролируемому росту заработной платы, при расчете расценок должны учитываться как минимум два  фактора — трудоемкость единицы работы, для которой определена  расценка, и плановый размер ежемесячный заработной платы на месяц. Сдельная расценка при этом определяется по формуле — «стоимость часа работника» умножить на «трудоемкость единицы работы». Если вы не можете корректно рассчитать трудоемкость работ, предпочтительнее перейти на повременно-премиальную систему оплаты труда.

Способ 50. Отказ от бестарифной системы в пользу повременно-премиальной

Принято считать, что размер заработной платы менеджеров по продажам, рассчитанный в процентах от объема продаж, не  должен иметь верхней границы. Возможно, в какой-то степени это справедливо, но только не том случае, когда рост заработной платы несоразмерен трудозатратам работников и финансовым результатам деятельности компании. В этом случае лучше ориентироваться на среднерыночную стоимость специалистов, а в качестве стимулирующих выплат использовать премии, условием выплаты которых является выполнение или перевыполнение плана продаж. Во-первых, такой подход проще и эффективнее, чем подбор размера процентов, при которых сотрудник будет стремиться больше работать, во-вторых, ФОТ в этом случае становится предсказуемым и управляемым.

Способ 51. Снижение размера затрат на оплату сверхурочной работы за счет уменьшения повременной части заработной платы

При оплате сверхурочной работы в двойном размере выплачивается только повременная часть заработной платы. Премия за работу в выходной день начисляется в одинарном размере (см. Постановление Конституционного суда РФ от 28.06.2018 № 26-П и письмо Минтруда России от 04.09.2018 N 14-1/ООГ-735).  Поэтому чем меньше «окладная» часть заработной платы, тем меньше размер сверхурочных выплат.

Способ 52. Снижение затрат на оплату сверхурочных за счет ограничения предоставления отпусков без сохранения заработной платы в «рабочие» дни

Есть у некоторых работников такая практика  — брать больничные или отпуска без сохранения заработной платы, а потом «отрабатывать» пропущенные дни в выходные с оплатой труда в двойном размере. Как в этом случае снизить затраты на сверхурочные — предоставлять выходные дни в счет отработанного в выходные времени тем, кто не выходит на работу в рабочие дни. Запретить брать больничные в рабочие дни вряд ли удастся, а вот над предоставлением отгулов за работу в выходные вместо дней отпуска без сохранения заработной платы стоит подумать – праву работника выбирать между двойной оплатой выходных дней и оплатой в одинарном размере работодатель совершенно законно может противопоставить свое право предоставлять отпуск без сохранения заработной платы.

Способ 53. Использование режима шестидневной рабочей для снижения затрат на оплату сверхурочных

Если работники регулярно выходят на работу по субботам с оплатой работы в выходной день в двойном размере, проще перейти на 6-дневную рабочую неделю. Если при 6-дневной рабочей неделе работники будут задерживаться на час-два ежедневно, то эта работа будет оплачиваться не как работа в выходной день – в двойном размере, а как сверхурочная – первые два часа которой оплачиваются в полуторном размере.

В заключение

Наверное, есть и другие способы, позволяющие снизить затраты на персонал без негативных последствий для бизнеса компании. Узнаю — с удовольствием поделюсь. И еще совет — независимо от того, каким способом вы воспользуетесь — советуйтесь до принятия решения с юристами и финансистами. Иногда даже спорное с точки зрения правоприменительной практики решение может оказаться выгодным даже в случае оспаривания его в ходе индивидуальных трудовых споров. И еще, искренне желаю вам решать более приятные задачи, например, как потратить на персонал прибыль предприятия.

Успехов и удачи!

Автор: Денис Карандашев

   Перейти в Каталог статей

   Перейти в Каталог программ обучения

   Перейти в Каталог консультационных услуг

Подписывайтесь и получайте анонсы свежих статей

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

9 проверенных способов оптимизации бизнес-расходов

Один из наиболее эффективных способов улучшить ваш бизнес — это снизить эксплуатационные расходы. Снижение затрат позволяет использовать сэкономленные средства для действий, направленных на повышение вашей основной компетенции и достижение целей роста вашего бизнеса.

Таким образом, мы составили список из девяти тактик по сокращению расходов в вашем бизнесе, которые доказали свою высокую эффективность.

Снижение затрат: 9 проверенных способов оптимизации бизнес-расходов

1.Дайте знать, что вы делаете покупки

Один из лучших способов сократить расходы, так сказать, не раскачивая лодку, — это сообщить каждому из ваших поставщиков, что вы собираетесь устанавливать цены на их товары или услуги.

Продавцы знают, что стоимость замены потерянного клиента намного выше, чем скидка, которую они могут предоставить для того, чтобы вы оставались рядом. Вы, вероятно, обнаружите, что ваши поставщики готовы снизить затраты на свои продукты или услуги, чтобы сохранить свой аккаунт в вашем бизнесе.

Некоторые скидки будут больше, чем другие, но экономия по вашему объединенному списку поставщиков может быть значительной. Вы также можете обнаружить, что некоторые из ваших поставщиков готовы модернизировать ваши услуги, предлагая вам больше по вашей текущей цене.

Если поставщик не желает предлагать вам что-либо ценное, чтобы вы оставались клиентом, оцените, действительно ли его конкуренты могут предоставить такие же преимущества вашему бизнесу по более низкой цене. Хорошие поставщики обычно стоят вложенных средств, но если вы потратите время на оценку того, что они предлагают, попросите скидки или, возможно, смените поставщиков, это может дать вашему бизнесу значительную экономию в долгосрочной перспективе.

2. Модернизируйте свой маркетинг

Максимально работать в эпоху цифровых технологий означает обновлять каждый аспект своей деятельности, в том числе то, как вы продвигаете свой бизнес. При эффективном внедрении цифровой маркетинг дает возможность резко сократить ваши ежемесячные маркетинговые расходы.

Например, печатную рекламу можно заменить цифровой версией. Платформы цифровой рекламы, такие как Google Adwords, Facebook и LinkedIn, предоставляют точные инструменты таргетинга, которые позволяют гораздо эффективнее находить идеального покупателя.Более того, этот тип точного маркетинга позволяет привлекать более квалифицированных потенциальных клиентов, что упрощает переход к платежеспособным клиентам.

Это приводит к значительному увеличению рентабельности инвестиций в маркетинг и даже сокращает ресурсы, требуемые от продаж для заключения новых сделок, оптимизируя весь процесс привлечения клиентов.

Инвестиции в ориентированный на конверсию веб-сайт, цифровую рекламу и поисковую оптимизацию могут обеспечить вашему бизнесу значительное улучшение результатов при одновременном сокращении затрат.

3. Осваивайте новые технологии

В то время как мы занимаемся модернизацией вашего бизнеса, внедрение новых технологий почти всегда приводит к снижению затрат. Новые бизнес-приложения могут помочь вам решить проблемы управления проектами, оптимизировать ваши операции и автоматизировать бесчисленные бизнес-задачи, и это лишь некоторые из них.

Оптимизация операций ведет к повышению эффективности и производительности, что, в свою очередь, ведет к снижению затрат. Когда вы делаете больше за то же время, вы тратите меньше, чтобы производить больше.

Говоря о сокращении затрат для бизнеса, мы не можем игнорировать возможности, предоставляемые облачными вычислениями.

Независимо от того, означает ли это перенос ваших данных и / или приложений в облако или просто внедрение решения VOIP для оптимизации ваших коммуникаций, эти современные технологии обеспечивают множество преимуществ для бизнеса, одновременно снижая затраты.

Перенос данных или приложений в облако — это, конечно, отличный способ сократить расходы, но это также означает, что вам никогда не придется платить за оборудование, предоставить вашим сотрудникам возможность подключаться из любой точки мира и всегда иметь доступность ваших технологий до Дата.

На самом деле облачные системы предоставляют так много преимуществ для бизнеса, что мы недавно написали исчерпывающую статью о наиболее важных преимуществах облачных вычислений.

4. Работа на дому

Это одно из преимуществ облачных вычислений, упомянутых в вышеупомянутой статье, а также очень эффективный способ снижения затрат для предприятий любого размера. Удаленные должности — это растущая тенденция, и при правильном исполнении они приносят пользу как работнику, так и работодателю.

Для сотрудника работа из дома означает большую гибкость, повышенную производительность, меньшие расходы и экономию времени.Для работодателя каждый удаленный сотрудник обеспечивает меньшее офисное пространство и снижает затраты на коммунальные услуги, оборудование и другую инфраструктуру, необходимую для размещения полноразмерного офиса и сопровождающего его персонала.

Те же принципы применимы и к нашей следующей тактике снижения затрат.

5. Аутсорсинг

Аутсорсинг означает разные вещи для разных предприятий. Независимо от того, собираетесь ли вы работать за границей или нанимаете стороннюю организацию для выполнения задач, которые в настоящее время выполняете внутри компании, аутсорсинг — очень эффективный способ сократить расходы.

Вы можете обнаружить, что более простые задачи, такие как ввод данных или обслуживание клиентов, могут выполняться сотрудниками за пределами Северной Америки за гораздо меньшую плату. По более чувствительным вопросам вам может быть неудобно отправлять эти должности за границу.

Тем не менее, вы все равно можете обнаружить, что, например, внешняя бухгалтерская фирма может удовлетворить потребности вашего предприятия в бухгалтерском учете с меньшими затратами для вашей внутренней бухгалтерии. В то время как многие внутренние команды не поддерживают наивысший уровень продуктивности, эти внешние группы обычно обеспечивают повышенную продуктивность благодаря передовым технологиям и оптимизированным бизнес-системам.

Удаление всего отдела может быть слишком сложным для начального шага, но рассмотрите возможность объединения различных отделов путем передачи различных задач или должностей на аутсорсинг. Например, вместо того, чтобы отдавать на аутсорсинг свою бухгалтерию, отдайте на аутсорсинг расчет заработной платы или автоматизируйте процессы расчета заработной платы с помощью сложного бизнес-приложения.

То же самое можно сказать о ваших командах по маркетингу, продажам, кадрам или ИТ (или практически любому другому отделу в этом отношении). Если ваши текущие команды не дают результатов, которые оправдывают затраты на их использование, вы можете найти внешние решения для обеспечения аналогичного (или даже большего) результата.

6. Снижение текучести кадров

Влияние регулярной текучести кадров больше, чем думает большинство предприятий. Стоимость найма и обучения новых сотрудников значительна. Не говоря уже о снижении производительности, которое происходит каждый раз, когда новый член команды должен быть интегрирован и ускорен в ваших системах.

Повышение удержания сотрудников — такая важная проблема, что у нас есть полное руководство по этой теме. Обязательно не пропустите!

7. Повышение эффективности и производительности

Часто одна из причин, по которой расходы выходят из-под контроля, заключается в том, что не хватает внутреннего подкрепления эффективности и производительности.Там, где менеджеры часто ставят задачи по достижению целей, они обычно основываются на минимальных улучшениях по сравнению с результатами предыдущих лет.

Ожидается, что те же самые менеджеры будут оптимизировать бюджеты, но их мотивация часто сосредоточена на максимально возможном сокращении общих затрат.

Вместо того, чтобы придерживаться систем, которые позволяют «выжить», побудите свое внутреннее руководство исследовать новые возможности, чтобы получить больше от существующих команд. Произведите революцию в своих внутренних системах, подражая дальновидным лидерам отрасли.Это может означать резкое повышение вашей производительности.

Кроме того, изучите новые инструменты, которые позволят вашим командам делать все возможное. Внедрение новых инструментов для поддержки точности, эффективности и производительности действительно может потребовать дополнительных финансовых вложений и перенаправленных ресурсов для их успешного внедрения. Однако, если результатом является более высокая доходность от существующего персонала, долгосрочная окупаемость инвестиций того стоит.

Может показаться нелогичным рекомендовать больше тратить в статье о снижении затрат, но стоимость — это относительная цифра.Небольшое увеличение расходов оправдано, если оно приводит к более высокой отдаче от ваших сотрудников и увеличению вашей прибыли.

Поощряйте изобретательность, необходимую для развития вашего бизнеса. Именно так ведущие организации остаются актуальными и инвестируют в долговечность своего бренда.

8. Досрочная оплата счетов

Это менее известная тенденция, но многие из ваших поставщиков будут готовы предоставить вашему бизнесу скидку за досрочную оплату счетов. Скидка может показаться небольшой, но коллективные сбережения могут увеличиваться, особенно в течение финансового года.

Если вы не готовы оплачивать счета раньше, убедитесь, что оплатили их вовремя — еще один хороший способ избежать ненужных затрат в виде пени и штрафов за просрочку платежа.

9. Go Green

Эта тактика может показаться достаточно простой, но бесчисленное количество компаний по всему миру по-прежнему тратят природные ресурсы и свои бюджеты каждый месяц. Отказ от бумажных документов снижает затраты и, как правило, способствует повышению эффективности бизнес-систем и ведения учета. Установка энергоэффективного освещения, отключение неиспользуемых рабочих станций и оборудования, а также программирование термостатов могут значительно снизить затраты на коммунальные услуги.

Многие предприятия даже вкладывают средства в использование солнечной энергии, установку туалетов с низким уровнем смыва и приобретение кредитов на экологически чистую энергию. Все это приводит к снижению затрат и улучшению восприятия вашего бренда общественностью при правильном переносе.

Последние мысли

Когда дело доходит до снижения затрат в вашем бизнесе, ваш успех основан на одном — на действиях. Все вышеперечисленные методы доказали свою эффективность. Однако для их реализации требуется действие вашей команды.Мозговой штурм и планирование имеют свое место, но, чтобы по-настоящему сократить расходы, не упускайте возможность принять меры.

13 Тактик оптимизации затрат на 2021 год

Будь то большой или малый бизнес, вы не можете перестать думать о том, как заработать на нем больше денег, верно? Это можно сделать двумя способами:

Во-первых, вы увеличиваете продажи и, как следствие, выручку. Или, во-вторых, вы оптимизируете все затраты, чтобы сэкономить деньги и, таким образом, получить больше прибыли.

Первый очень прибыльный, но требует большого планирования, стратегии и времени.Так почему бы не рассмотреть вторую? Оптимизация расходов вашей компании — это то, что вы можете начать делать прямо сейчас, чтобы увидеть ощутимые результаты менее чем за год.

Вот 13 стратегий по оптимизации затрат, которые нужно реализовать сегодня и сэкономить тысячи долларов завтра.

Хотите получать от своего времени максимум удовольствия?

Попробуйте DeskTime бесплатно!

Попробуйте бесплатно в течение 14 дней. Кредитная карта не требуется.

Регистрируясь, вы соглашаетесь с нашими условиями и политикой конфиденциальности.

1. Использовать современные технологии для бизнес-процессов

«В современном цифровом мире оптимизация затрат связана с повышением эффективности бизнеса за счет инвестиций в технологии», — говорит Марк Квадрос, маркетолог по SaaS-контенту и профессиональный блоггер.

«Однако эти вложения должны быть разумными.Ключ в том, чтобы иметь проактивные процессы — и постоянно их развивать, совершенствуя свои технологии и исследуя новые возможности ».

Тем не менее, всегда используйте современные технологии, чтобы сэкономить деньги и развивать свой бизнес. От виртуальных встреч и сервисов онлайн-платежей до бесплатных инструментов, таких как Trello, Google Docs или Basecamp для организации данных и совместной работы сотрудников, есть много способов сэкономить бизнес-расходы с помощью технологий.

Инструменты и гаджеты также помогают сотрудникам сосредоточиться на работе, что экономит время и деньги на логистике.Используйте приложения для чата, чтобы свести к минимуму ненужные телефонные звонки и личные встречи. Кроме того, вы можете упростить операции, перейдя от бумажных к цифровым контрольным спискам: это экономит время и может сократить многие расходы на ваше оборудование.

Также проведите технологический аудит. Сколько платных приложений сейчас установлено в вашей компании? Вы уверены, что используете их все? Если вы не использовали приложение в течение последних 90 дней, пора отменить подписку и перестать тратить деньги на то, что вам не нужно.

Возьмите за привычку проверять все платные технологии каждые два месяца. Более того, попробуйте их бесплатные версии, прежде чем платить за премиум: убедитесь, что это приложение, которое действительно нужно для бизнеса.

2. Рассмотрите бесплатные, но эффективные маркетинговые стратегии

Да, вашему бизнесу нужна отличная маркетинговая стратегия для получения прибыли. Но если вы фокусируетесь только на платной рекламе и покупке средств массовой информации, будьте готовы попрощаться со своими бизнес-расходами.

Оптимизируйте свою стратегию с помощью недорогого, но высокоэффективного маркетинга.Начните бизнес-блог с классным контентом, рассмотрите возможность бесплатного продвижения в социальных сетях, попросите клиентов написать отзывы, получите бесплатные обратные ссылки из вашей сети и т. Д.

Методов много, и вы увидите относительно быстрый ответ с минимальными затратами для бизнеса. Более дешевые альтернативы включают:

• Внутреннее SEO и маркетинг вместо того, чтобы платить кому-то другому.
• Повышение осведомленности и доверия с помощью обзоров и рекомендаций на таких сайтах, как Quora или Reddit.
• Реферальные программы.
• Стратегии социальных сетей на правильных платформах (тех, где присутствует ваша целевая аудитория): Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter, Snapchat.
• Нетворкинг с влиятельными лицами в вашей нише. Это ваш шанс превратить их в защитников бренда, чтобы они помогли вам завоевать лояльность.

Нет необходимости удалять всю платную рекламу. Но, как видите, стоит попробовать и более дешевые альтернативы.

3. Передайте некоторые функции удаленным работникам

Скорее всего, вы уже знаете, почему компаниям следует нанимать удаленных сотрудников: все дело в гибкости и повышении производительности.И экономия денег.

Удаленные команды сэкономят вам массу средств, устраняя необходимость в офисном оборудовании, принадлежностях для кофе, аренде большого офиса и т. Д. Да, это звучит как грубая математика, но подумайте о долгосрочной экономии и балансе работы и личной жизни ваших сотрудников :

По имеющимся данным, удаленные сотрудники демонстрируют на 82% меньше стресса, больше внимания и продуктивности. Они технически подкованы, амбициозны и больше ориентированы на результат. Более того, удаленные сотрудники более лояльны к своей организации.

Разумеется, вы должны быть технически подготовлены к работе с удаленными сотрудниками и управлению ими как можно лучше: подумайте об инструментах управления проектами, возможностях видеоконференцсвязи, инструментах удаленного доступа и т. Д.

И вы не должны беспокоиться об ответственности ваших удаленных сотрудников — существует довольно широкий выбор приложений для управления временем, которые могут помочь как вам, так и вашим удаленным сотрудникам не сбиться с пути. Кроме того, инструменты управления временем имеют и другие полезные функции для менеджеров, такие как учет рабочего времени по проекту, планирование смен или выставление счетов.

4. Или — нанять фрилансеров

Удаленный работник и фрилансер — это далеко не одно и то же. В то время как первый является вашим штатным сотрудником, который просто отсутствует в офисе, у последнего вообще нет никаких трудовых обязательств. Фрилансеры работают по своему графику, ставкам и гонорарам.

Подумайте, нужны ли вам – штатные дизайнеры, составители контента, бухгалтеры или другие специалисты. Работа с фрилансерами позволяет сэкономить на отпусках сотрудников, обучении, отпусках по болезни, страховании и многом другом.Как правило, фрилансеры берут за свои услуги меньше денег, чем штатные специалисты, поэтому и здесь вы сэкономите.

5. Безбумажный Интернет

Поначалу эти расходы кажутся минимальными, но они могут составить реальную сумму бизнес-расходов. Бумага, чернила, почтовые расходы, почтовые принадлежности — почему бы не заменить их цифровыми счетами, системами оплаты счетов и профессиональными создателями документов?

Source

Отказавшись от бумаги (если только печать не является неизбежной), вы можете сэкономить до 60% расходов на канцелярские товары на одного сотрудника в месяц.Кроме того, он экологичен: избавьте офисное пространство от тонны распечатанных листов, которые рано или поздно все равно попадут в измельчители.

6. Купить мебель и оборудование б / у

Вы можете значительно сократить расходы, отказавшись от нового оборудования. Почему бы не купить отремонтированную мебель, которая часто бывает хорошей, но предлагается со скидкой?

Оборудуйте свой офис винтажными вещами. Он стоит копейки по сравнению с предметами роскоши, но выглядит и обслуживает почти так же. Дело в том, что вы можете сэкономить до 60% бизнес-расходов, купив бывшее в употреблении, но хорошо работающее офисное оборудование, такое как принтеры, компьютеры и факсы.

7. Использование энергоэффективных поставщиков

Счета за коммунальные услуги также влияют на расходы вашего бизнеса, поэтому постарайтесь перейти на компактные люминесцентные лампы и энергоэффективные приборы. Да, они могут стоить дороже при покупке, но в конечном итоге сэкономят вам много денег.

То же самое и с традиционными телефонными линиями: дорогие и часто ненужные, они потребляют и энергию, и деньги. Выбирайте VoIP, сотовые телефоны и виртуальные телефонные линии, чтобы сократить расходы своего бизнеса.

8. Переехать в более доступный район

Подумайте, действительно ли вам нужно большое физическое место для вашего бизнеса. Проанализируйте, сколько площадей вы арендуете сейчас: стоит ли за них платить? Если возможно, уменьшите размер своего офиса, подумайте о рабочих местах открытой планировки или просто переезжайте в более доступное место. Такие изменения значительно сократят расходы вашего бизнеса.

Также подумайте об общих рабочих местах, если у вас есть неиспользуемое пространство в офисе. Превратите это в коворкинг или рассмотрите возможность субаренды.Это сэкономит некоторые расходы и (почему бы и нет?) Может привести к новым партнерским отношениям с компаниями, которые поделятся с вами пространством.

9. Или — представьте себе виртуальный офис

Если возможно, преобразовать свой бизнес в домашний, с удаленными сотрудниками и фрилансерами (упомянутыми выше) в штате. Это позволит вам сэкономить на аренде офиса. При необходимости подумайте о коворкингах или конференц-залах для деловых встреч.

Или представьте себе виртуальный офис: весь спектр ваших бизнес-функций доступен через Интернет.Они не только экономят ваше время и обеспечивают низкие технологические затраты, но и исключают необходимость аренды офиса и других коммунальных платежей.

Есть множество успешных компаний, у которых нет единого офиса, включая Buffer, Automattic, Basecamp и GitHub. Во всех этих компаниях работают сотни человек, и все они работают удаленно.

10. Рассмотрите возможность бартера и совместного маркетинга

Бартер — это обмен товарами и услугами. Допустим, у вас есть небольшой писательский бизнес, где вы отличный автор эссе, но у вас нет времени или навыков для продвижения своих услуг.Почему бы не предложить свои письменные услуги другим, которые взамен организуют для вас маркетинговую кампанию?

Благодаря такому бартеру вы также можете сократить коммерческие расходы. Бартерные сайты B2B, такие как TradeBank или U-Exchange, набирают популярность, так что попробуйте. Помимо финансовых выгод, это отличный шанс для расширения деловых связей и поиска новых клиентов или партнеров.

Существует множество методов совместного маркетинга: обменивайтесь рекламными местами с другими владельцами бизнеса, делитесь списками рассылки, публикуйте контент в блогах друг друга, когда это необходимо, и т. Д.Это сэкономит время и деньги на рекламу, но повысит ваш рейтинг, привлекая новых потенциальных клиентов.

11. Пересмотрите свой бизнес-бюджет

Без рабочего бюджета невозможно надлежащее управление финансами. Имея четкое представление о том, сколько денег у вас есть и какие расходы вы тратите каждый месяц, вы поймете, какие бизнес-расходы следует эффективно сократить.

Добавляйте ежемесячную проверку бюджета предприятия в свой список дел, чтобы узнать, что происходит, и рассмотреть все возможные варианты оптимизации.Своевременные аудиты — это то, что лучше всего работает, чтобы избежать долгов и спрогнозировать, в какие месяцы у вас может быть мало денег, чтобы соответствующим образом реорганизовать все бизнес-расходы.

12. Сократить финансовые расходы

Компании теряют тысячи долларов на таких вещах, как высокие комиссии по корпоративным кредитным картам, просроченные платежи по кредиту или сумасшедшие страховые полисы. Присмотревшись к своим финансовым счетам и автоматизируя как можно больше финансовых процессов, вы сможете значительно оптимизировать бизнес-расходы.

Во-первых, внедрите систему онлайн-платежей и настройте оповещения, чтобы избежать просроченных счетов.

Затем попросите у своей компании по обработке кредитных карт более низкую ставку, особенно если вы работаете с ними в течение длительного времени. Посетите свой банк и спросите, какие варианты они могут предложить таким владельцам бизнеса, как вы. Это не приведет к сокращению расходов одним махом волшебной палочки, но это разумный шаг к вашему финансовому здоровью в долгосрочной перспективе.

Также изучите свои страховые полисы: оцените их, сравните поставщиков и, если возможно, объедините полисы.И проведите анализ затрат и выгод, чтобы избежать ненужных долгов.

13. Мастер тайм-менеджмента

Навыки управления временем, такие как расстановка приоритетов, настройка S.M.A.R.T. цели и предварительное планирование могут иметь решающее значение в процессе оптимизации бизнес-затрат. И хотя некоторые приложения для управления временем помогают повысить продуктивность, другие позволяют оптимизировать работу компании для достижения лучших результатов.

Приложения

, такие как Focus Booster, могут помочь вам свести к минимуму отвлекающие факторы и сосредоточиться на задачах, ориентированных на результат.Программное обеспечение для учета рабочего времени, такое как DeskTime, помогает в управлении проектами и анализе проектов, чтобы вы могли соответствующим образом оптимизировать бизнес-процессы.

Постановка целей, принятие решений, сосредоточенность, общение и даже терпение — все это входит в число навыков управления временем, которые должен развить владелец бизнеса. В конце концов, время — деньги. Как только вы научитесь управлять этим в интересах вашего бизнеса, финансовые выгоды не заставят себя долго ждать.

Перед вами

Мы что-нибудь пропустили? Какова ваша тактика №1 по оптимизации бизнес-затрат для увеличения доходов и других прибылей? Делитесь своим опытом в комментариях.

Это гостевое сообщение от Лесли Вос — контент-стратега в блоге Bid4Papers, где она пишет об образовании, академическом письме, производительности, тайм-менеджменте и карьере, чтобы помочь студентам выжить в учебе в колледже.

Считаете ли вы эту статью полезной? Дайте ему хлопок!

45

Psst! Вы можете хлопать больше одного раза, если вам это очень понравилось 🙂

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать последние обновления

7 передовых методов оптимизации затрат на ИТ

Источник: Cognizant

Из них возникают различные области и функции, в которых ИТ-отделы могут конкретно реализовать преимущества в расходах и позиционировать операционные процессы для постоянного улучшения.Есть также определенные подводные камни, на которые следует обратить внимание, главным образом потому, что «оптимизация затрат» и «сокращение затрат» — это не одно и то же.

Работа с поставщиками по ценам и условиям

ИТ-отделы уже давно сосредоточены на получении лучшей цены за запрашиваемые покупки, но сроки также могут помочь оптимизировать расходы. Сюда входят не только условия оплаты или долгосрочные контракты на получение прибыли, но также компромиссы и менее ощутимые выгоды. Кредиты на обучение или занятия на месте, поддержка внедрения, представительство на месте и маркетинговое сотрудничество могут сделать деньги, потраченные на одну покупку, более значительными для организации.

Остерегайтесь привязки к поставщику из-за контрактов с очень высокими затратами на выход, чрезвычайно долгими сроками, и все, что предполагает сотрудничество с конкурентом, может быть нарушением. Эти типы позиций могут ограничивать способность организации тестировать и переходить к новым технологиям и инновациям. Установите взаимовыгодные отношения с поставщиками, чтобы повысить скорость и точность и минимизировать риск новых внедрений.

Объединить общие службы

Команды системного администрирования, хранения и сетевого администрирования должны работать в одной команде.Это исключает дублирование усилий, обеспечивает согласованность операций и сводит к минимуму доработку или интеграцию в дальнейшем.

Несмотря на то, что существует тенденция сочетать службы поддержки приложений и производства исключительно с группами продуктов, которые они поддерживают, это может помешать этим ресурсам вносить вклад в организацию в целом.

Не все ресурсы выигрывают от участия в группе общих сервисов, но существуют гибридные модели, которые позволяют объединить их в аналогичные группы продуктов.Эти группы по-прежнему являются частью ИТ-персонала, но их приоритеты определяются бизнесом.

Поддержание взаимодействия ИТ-персонала друг с другом, оставаясь при этом частью их отдельных бизнес-групп, позволяет обмениваться идеями, знаниями и информацией без ущерба для поддержки, необходимой бизнес-продуктам. Это также позволит сбалансировать рабочие нагрузки и лучше распределять их.

Консолидация и стандартизация инфраструктуры

В основе сокращения затрат, связанных с ИТ, лежит интеграция, обновление и модернизация аппаратных устройств и программных приложений, в каких бы формах они ни находились.Устаревшие системы могут истощать прибыль каждый день, но переход на новые системы, ускоряющие процессы, которые они поддерживают, вызывает сильное сопротивление, а также неизбежный риск.

Это может быть особенно сложно, когда независимые проекты, различные бизнес-функции или слияния в разных географических регионах привели к дублированию всей организации.

Современные решения облачной инфраструктуры могут помочь устранить сложности и упростить управление программным обеспечением и его обновление в три этапа:

• Использование гибридной многооблачной архитектуры для ускорения процессов

• Сделайте инфраструктуру гибкой и конвергентной

• Объедините различные системы для централизации управления и администрирования

Проверьте системы на предмет фактического использования — затраты на оборудование быстро увеличиваются, когда рабочая нагрузка меньше, чем сборка и лицензирование.Будьте осторожны, когда дело доходит до лицензирования программного обеспечения — даже самые лучшие модели ценообразования могут быть искажены при консолидации рабочих нагрузок в недостаточно используемых системах. В частности, с базами данных, это оказалось сложным и потенциально дорогостоящим в традиционных инфраструктурах.

Внедрение гиперконвергентной инфраструктуры (HCI) может минимизировать количество ресурсов, необходимых для обслуживания вычислений, систем хранения и сетевых систем. Несмотря на то, что инвестиции в HCI связаны с первоначальными затратами, они могут значительно сократить общие расходы на центр обработки данных, расходы на обслуживание и поддержку.В дополнение к операционной эффективности гиперконвергенция добавляет в смесь масштабируемость, эффективность обработки данных и более быстрое развертывание.

Как сделать оптимизацию затрат на ИТ: 3 стратегии

Что такое оптимизация затрат на ИТ?

Только в 2019 году мир потратил 3,8 триллиона долларов на ИТ-расходы. Ожидается, что эта цифра снизится до 3,6 млрд долларов в 2020 году из-за воздействия COVID-19, который вынудил компании принять меры по сокращению затрат. Нет лучшего времени для компаний, чтобы пересмотреть свое положение в отношении расходов на ИТ, определить возможности сокращения затрат и переосмыслить свою стратегию для достижения оптимальной ценности.По мнению KPMG, ИТ-организациям необходимо пересмотреть свои затраты, чтобы определить свою готовность к будущему.

Оптимизация затрат на ИТ представляет собой серию стратегических мер, направленных на получение большего из меньшего. Расходы на ИТ — это огромная трата времени. Компании вкладывают средства в технологии и инструменты, которые им не нужны, только потому, что они сейчас в тренде. Но цель каждой инвестиции — получение прибыли, и вы хотите, чтобы ваша ИТ-инфраструктура приносила ценность, соизмеримую с вашими инвестициями.В противном случае вы должны устранить излишества и оптимизировать процессы, чтобы добиться рентабельности расходов на ИТ.

Сокращение затрат или оптимизация

Многие люди ошибочно принимают сокращение расходов за оптимизацию. Снижение затрат разовое, а оптимизация — постоянная. Когда ИТ-бизнес оптимизирует расходы, он строится вокруг сокращения расходов, чтобы максимизировать ценность бизнеса.

Однако, когда многие компании заявляют, что оптимизируют затраты на ИТ, на самом деле они просто сокращают затраты.Поскольку эффект последнего краткосрочный, он в конечном итоге проходит, и компания снова возвращается к исходной точке в поисках новой меры по сокращению затрат.

Что такое оптимизация затрат на ИТ? Чтобы быть ясным, методы оптимизации затрат на ИТ включают сокращение затрат; Конечно, вы не можете оптимизировать затраты, не исключив некоторых расходов. Но сокращение затрат похоже на похудение, которое может произойти либо из-за того, что вы стали лучше, либо из-за болезни. Конечная цель стратегической оптимизации расходов на ИТ — максимизировать ценность, то есть делать больше с меньшими затратами, а не сокращать затраты ради самого себя.

Приведенная ниже таблица дает представление о различиях между оптимизацией затрат и простым сокращением затрат.

Ключевые принципы оптимизации затрат на ИТ

Если мы проводим различие между обычным сокращением затрат и стратегической оптимизацией затрат, мы должны быть готовы узнать о рычагах оптимизации затрат на ИТ, поддерживающих эту структуру.В самом деле, это как бы столпы оптимизации затрат в ИТ.

Финансовая прозрачность

Оптимизация затрат — это, прежде всего, финансовый вопрос. Вы хотите сократить расходы и потратиться на правильные вещи. В конце концов, цель технологии — извлечь из нее пользу для бизнеса. Это невозможно без финансовой прозрачности процесса. Почему? Прежде чем приступить к оптимизации затрат, необходимо получить представление о текущем состоянии ИТ-расходов в вашей организации.Это проинформирует области, в которых необходимо сократить расходы.

Gartner приводит следующую историю, чтобы проиллюстрировать эту мысль:

Директор по информационным технологиям крупного университета в США столкнулся с сокращением бюджета почти на 10%. Она могла бы сосредоточить свою энергию на поиске дополнительных средств на следующий год. Вместо этого ее стратегия заключалась в том, чтобы создать более прозрачное представление об ИТ, которое помогло бы ключевым заинтересованным сторонам университета понять свои расходы на ИТ и то, как бизнес-услуги ИТ влияют на производительность организации.

Прозрачность дает вам полное представление о том, как деньги поступают и уходят; это поможет вам принимать более разумные (основанные на фактах и ​​данных) бюджетные и инвестиционные решения.

Люди и процессы

Руководители бизнеса и ИТ должны понимать, что технологии не могут перехитрить ни людей, которые их используют, ни процессы, которые их поддерживают. Эти три области (люди, процессы и технологии) дополняют друг друга.

Организации внедряют новые технологии для преобразования своих процессов.Но без правильных людей, которые могли бы использовать эти инструменты, все развалится. И когда мы говорим о правильных людях, мы имеем в виду не только информационные технологии. Нужные люди также должны понимать процесс и стратегию.

Допустим, организация хочет автоматизировать управление учетными записями, например, ей нужны люди, которые могут справиться с технологиями, но также люди, разбирающиеся в финансовых аспектах. В этом отношении веретено методов оптимизации затрат в ИТ затрагивает все аспекты организации.

Это объясняет, почему простого сокращения затрат недостаточно. Оптимизация затрат выходит далеко за рамки замены дорогой инфраструктуры экономичными облачными ресурсами. Для этого требуется всеобъемлющая стратегия, позволяющая максимально окупить ИТ-расходы и подготовиться к трансформации компании.

Непрерывный мониторинг

Разница между стратегиями оптимизации затрат на ИТ и сокращением затрат заключается в том, что последнее является разовым, а первое — непрерывным.Организация, которая пытается сократить излишки и стратегически сократить расходы, также должна быть готова к регулярному мониторингу эффективности. Это гарантирует, что отходы больше не будут накапливаться. Устойчивая оптимизация затрат невозможна без надлежащего управления затратами.

Вы должны постоянно проверять исходящие расходы, собирать отчеты и анализировать данные, чтобы гарантировать, что организация не сбивается с пути. Это поможет вам определить аномалии в структуре расходов и исправить их, прежде чем они распространятся по всей организации.

Кроме того, вам нужна мера контроля, чтобы не выходить за рамки бюджетных ограничений и предотвратить злоупотребления. Многие облачные платформы, в том числе Google Cloud, Azure и AWS, встраивают в свои платформы службы оптимизации затрат на ИТ в форме мониторинга. Перенос операций в облако — это не конец оптимизации затрат на ИТ; это начало.

Система оптимизации затрат на ИТ

Поняв, что оптимизация затрат в ИТ связана с максимизацией ценности, возникает вопрос, как определить ценность? То есть, как определить, что сокращение затрат с одной стороны приведет к увеличению стоимости? Ответ — структура оптимизации затрат на ИТ, и все сводится к приоритетам.

Система принятия решений

Gartner основана на 6 принципах, состоящих из вопросов, которые вы должны задать, прежде чем приступить к оптимизации затрат. Каждый поясняется ниже:

• Потенциальная финансовая выгода : оптимизация затрат — это, по сути, финансовое решение. Определите, как действие повлияет на денежный поток и приведет к экономии, измеряя степень воздействия (малое, среднее или большое).
• Влияние на бизнес : определите, какое влияние окажет изменение на ваши повседневные бизнес-операции, будь то положительное или отрицательное.
• Требования ко времени : оптимизация затрат в ИТ — долгосрочная стратегия, и реализация любого шага потребует времени. У вас должны быть определенные временные рамки для реализации и для эффективного отслеживания прогресса. Кроме того, следует ожидать, что и когда будет реализована экономия на ИТ после реализации инициатив по стратегическому сокращению затрат, будь то недели, месяцы или даже годы.

• Степень организационного риска : максимизация стоимости ИТ-расходов требует определенных рисков и, возможно, компромиссов.Спрогнозируйте влияние, которое ожидаемые изменения окажут на компанию (низкое, умеренное или высокое), и оцените свою готовность адаптироваться к таким изменениям.
• Степень технического риска ИТ : Это касается влияния, которое инициатива оптимизации может оказать на технические процессы и архитектуру, включая ОС, базы данных и приложения.
• Инвестиционные требования : Услуги по оптимизации затрат на ИТ (а не обычное сокращение затрат) требуют инвестиций. Вот чего многие не осознают.Организации должны определить объем инвестиций, необходимых для реализации сбережений, а также их желание сделать такие вложения.

Изображение ниже также составлено консультантами Gartner. Это ориентировочная визуализация требуемых усилий, а также относительных рисков и преимуществ различных инициатив, составляющих систему снижения затрат на ИТ. Факторы, используемые для построения карты, будут зависеть от различных факторов, включая отрасль и размер компании. Используйте его в качестве руководства, чтобы нарисовать свой и выяснить лучшие методы оптимизации затрат на ИТ для вашего бизнеса.

Источник: Gartner’s Cost Optimization Decision Framework

Стратегии оптимизации затрат на ИТ

Аутстаффинг

Согласно глобальному исследованию аутстаффинга компании Deloitte в 2020 году, снижение затрат является основной причиной, по которой компании используют аутсорсинг, по крайней мере, для 70% опрошенных. Все больше и больше компаний переводят свои ИТ-операции в штат, чтобы сократить расходы.

Мировой рынок ИТ-аутстаффинга в прошлом году составил около 334 миллиардов долларов, и ожидается, что к 2025 году он вырастет до 398 миллиардов долларов.Это среднегодовой темп роста 4,5% в течение следующих пяти лет. Но аутстаффинг ИТ — это не просто метод снижения затрат; он стимулирует рост бизнеса, ускоряет доставку и повышает гибкость.

Аутстаффинг «по-прежнему рассматривается как фактор, способствующий трансформации бизнеса», говорится в отчете Deloitte. Аутстаффинг не просто дает вам доступ к более широкому кругу талантов; он также позволяет вам получить доступ к критически важной инфраструктуре по запросу, эффективно устраняя накладные расходы, связанные с наймом и наймом постоянных сотрудников, а также с обслуживанием их услуг.Речь идет о консультантах, старших разработчиках и других ИТ-специалистах, нанятых по более доступным ценам.

Внедрение гибридного облака

В результате радикальной цифровой трансформации устраняются физические хранилища и аппаратная инфраструктура, а также затраты, связанные с их владением. Более рентабельно использовать облачные сервисы и платить по требованию, чем держать физическую инфраструктуру на неопределенный срок. Осознав это, предприятия переходят на модели «программное обеспечение как услуга».

Согласно опросу IDG 2020 Cloud Computing Survey, внедрение бизнес-облака выросло с 73% в 2018 году до 81% в 2020 году. А средний бюджет облачных вычислений увеличился на 59% за тот же период.

Источник: Исследование облачных вычислений 2020 г., idg.com

Используя облако, вы можете выбирать ресурсы, которые вам нужны, и платить только за них, вместо того, чтобы платить за всю систему, из которой вы используете только небольшую часть. Аналогичным образом, обновления облачных ресурсов доставляются без проблем, и у них нет такого срока хранения, как у физической инфраструктуры.В конце концов, ценность для вашей компании от внедрения облачной модели выходит далеко за рамки сокращения затрат. Облако помогает вам улучшить ваши операции и лучше внедрять инновации.

Виртуализация

Замена физической инфраструктуры виртуальными компонентами — отличный способ сократить расходы при одновременном повышении операционной эффективности. Виртуализация баз данных довольно сложна и кажется высокоуровневой, но конечный результат, заключающийся в большей гибкости и производительности, намного перевешивает аргументы против этой меры.Во-первых, виртуальные серверы имеют сокращенное время развертывания. А в мире, где время — деньги, остальное уже история.

Однако обратите внимание, что виртуализация часто требует некоторых начальных затрат на установку серверов и т.п. Но помните, что оптимизация затрат (в отличие от простого сокращения затрат) имеет долгосрочную перспективу; В конечном счете, преимущества виртуализированных сред по экономии затрат весьма значительны. Виртуализация устраняет накладные расходы на физические серверы, затраты на лицензирование и т. Д.

Многие технологические компании являются полностью виртуальными, но все же поднялись по лестнице известности и эффективности. Некоторые примеры: Buffer, Basecamp, Zapier, Automattic, Toptal и т. Д.

Опыт ProCoders в оптимизации затрат на ИТ

Благодаря аутсорсингу SaaS-компания FrontEgg смогла снизить затраты на человеческие ресурсы на 38%, одновременно повысив эффективность выполнения проектов на 30%.

FrontEgg передал часть своих проектов разработчикам ProCoders.Это устранило хлопоты по найму и адаптации новых разработчиков, а также связанные с этим расходы. ProCoders собрал команду разработчиков, обладающих навыками, необходимыми для FrontEgg, всего за две недели. Этот пример показывает, как аутстаффинг может быть источником доступных и эффективных услуг.

Заключение

Напоследок помните, что оптимизация затрат на ИТ является мостом между финансовым и технологическим отделами и в конечном итоге затрагивает всю организацию.Это тщательно продуманная стратегия, к которой вы должны надлежащим образом подготовиться, если хотите добиться успеха. Цель не просто в экономии затрат; цель — повысить эффективность бизнеса при этом.

F. A. Q.

Отличается ли оптимизация затрат от сокращения затрат?

Оптимизация затрат — это повышение общей производительности вашего бизнеса при экономии ресурсов (времени, денег, персонала). Хотя усилия по сокращению затрат в некоторых случаях оправданы, чаще всего они предпринимаются по причинам, не связанным с эффективностью.Рентабельные методы повышения эффективности ИТ обычно включают разработку новых продуктов или улучшение существующих продуктов таким образом, чтобы повысить ценность для бизнеса.

Как организация может добиться оптимизации затрат?

В этой статье обсуждаются три принципа оптимизации затрат: финансовая прозрачность, правильные люди и процессы, а также постоянный мониторинг. Комплексное внедрение этой тактики даст вам максимальную видимость финансовых операций вашей компании, чтобы вы могли определить возможности устойчивой оптимизации затрат.

Оптимизация затрат — это стратегия или тактика?

Оптимизацию затрат можно охарактеризовать как стратегическое снижение операционных затрат. Следовательно, каждый подход к оптимизации затрат должен исходить от высшего руководства. В противном случае это просто сокращение затрат. В этой статье объясняется, почему конечной целью оптимизации затрат является максимальное использование ресурсов с минимальными затратами.

Пять шагов к устойчивой оптимизации затрат

1. Ставьте амбициозные цели и заручитесь поддержкой высшего руководства. Проведите комплексную проверку затрат по активам и партнерам, чтобы установить цель оптимизации затрат, а затем придерживайтесь ее и доведите до сведения организации. Например, генеральный директор GCC NOC поставил смелую цель по оптимизации затрат, которая распространилась на все бизнес-единицы, которые сейчас усиленно работают над достижением поставленных целей.

2. Планируйте, какие области следует оптимизировать, используя прагматические методологии. Следуйте структурированному и систематическому подходу, чтобы определить ключевые области для улучшения и потенциальных быстрых результатов.Один из практических методов — разработать дерево рентабельности [1], отобразив ключевые факторы затрат и определив области, на которых следует сосредоточиться. Более того, важно не зацикливаться на подходе «один размер для всех», когда расходы сокращаются одинаково по всем направлениям, поскольку это может помешать компании добиться долгосрочной экономии. Например, международная нефтяная компания (IOC) установила различные цели по оптимизации затрат для персонала, цепочки поставок, технического обслуживания и логистики, чтобы достичь целевого снижения операционных затрат на разведку и добычу (E&P).Кроме того, были определены наиболее эффективные активы и аффилированные лица для установления целей внутренней оптимизации в соответствии с «лучшим в своем классе» подходом.

3. Разработайте практические инициативы по оптимизации затрат, которые будут эффективными и осуществимыми. Для целей этой статьи мы разделили вселенную рычагов оптимизации, доступных игрокам нефтегазовой отрасли (O&G), на три типа беспроигрышных инициатив: «Делай меньше», «Делай лучше» и «Делай дешевле»

.

A. Делайте меньше типов инициатив сосредоточены на устранении дублирования, сокращении спроса и поиске альтернативных вариантов предложения.Например, крупный NOC использовал подход с нулевым бюджетом, при котором бизнес-направлениям необходимо обосновать, какие затраты поддерживать, а какие — устранить. Это привело к тому, что они устранили ненужные затраты поставщиков в своих последующих операциях за счет увеличения внутренних операций в таких областях, как профилактическое и легкое техническое обслуживание.

B. Добейтесь большего успеха типов инициатив сосредоточены на пересмотре ключевых контрактов на поставку, консолидации объемов по площадкам, стандартизации спецификаций и развертывании совокупной стоимости владения [2] для ключевых категорий затрат.Например, NOC GCC ввел такие меры для повышения стандартизации оборудования на площадках, что позволило им значительно сократить расходы на техническое обслуживание запасных частей. В других случаях компании развернули инициативы по сотрудничеству с поставщиками и внедрили глобальные инновации для совместного снижения затрат за счет увеличения выхода оборудования и сокращения расходных материалов.

C. Делайте более дешевые типов инициатив сосредотачивайтесь на применении таких рычагов, как локализация, недорогие местные источники или аутсорсинг.Инициативы такого типа реализуются повсеместно. Например, Saudi Aramco развернула IKTVA [3], чтобы способствовать развитию местного контента и способствовать экономии средств. В другом случае крупный участник GCC представил поставщиков из стран с низкими издержками, что позволило ему сэкономить до 30 процентов в некоторых категориях затрат, таких как клапаны и насосы. Кроме того, QP передала на аутсорсинг часть своих непрофильных операций, таких как общественное питание и страхование, чтобы сократить свои затраты и сосредоточиться на своем основном бизнесе

4. Обеспечьте доставку за счет надежного управления производительностью и связи. Инициативы и цели по оптимизации затрат должны отслеживаться и контролироваться, чтобы гарантировать, что экономия будет получена, а не потрачена в другом месте. Крупный NOC GCC развернул электронный проектный офис, чтобы легко отслеживать успех инициатив и сообщать о результатах организации. В качестве вспомогательного средства важно создать в организации правильный уровень прозрачности затрат. Например, генеральный директор NOC GCC систематически спрашивает свою команду, какова их прибыль на баррель, а некоторые компании отображают свою ежедневную маржу на баррель в зданиях компании.

5. Выровняйте организацию и внедрите культуру эффективности затрат. Для обеспечения достижения целей по оптимизации затрат важно вовлекать все уровни организации, особенно «операционные» группы, которые имеют ключевое представление о том, где и как оптимизировать затраты. Например, NOC в GCC создал ящик для идей и веб-инструмент экономии, доступный всем сотрудникам для выявления потенциальных инициатив по оптимизации затрат. В другом случае крупная IOC использовала восходящий подход для определения экономии за счет организации нескольких семинаров с командами по эксплуатации активов по всему миру.Это создало повод для изменений и поддержки в организации, которые были критически важны для реализации любой программы оптимизации затрат. Из всех пяти рычагов это, пожалуй, самый важный.

Ниже приводится краткое изложение нашего подхода к оптимизации затрат и его пяти рычагов. Важно отметить, что хотя этот подход основан на нашем опыте работы в нефтегазовом секторе, он может быть применен с небольшими корректировками в других частных секторах или даже в государственном секторе.

4 способа оптимизации процесса для минимизации затрат

Харрис Фельдман

Большинству организаций не привыкать к неэффективности процессов. Независимо от того, возникли ли точки трения в результате внедрения процесса или они возникли постепенно, они могут привести к ошибкам процесса и расходам, которые со временем накапливаются.

Но когда организации следует подумать об оптимизации процесса? Какие признаки того, что это необходимо, и что именно влечет за собой? Самое главное, как оптимизация может помочь вам минимизировать затраты?

Красные флажки и первые шаги

Если неэффективность является обычным явлением, как узнать, когда оптимизировать процесс лучше всего? Они могут варьироваться в зависимости от отрасли, организации и проекта, но некоторые из наиболее распространенных красных флажков включают:

• Большое количество технологических ошибок или дефектов .Это могут быть серьезные проблемы, такие как потеря запасов или продукция, выходящая из производственного цикла не в соответствии со спецификацией.

• Избыточное производство . Если ваш производственный цикл приводит к избытку продукта относительно потребности или спроса, это может быть признаком серьезных проблем в ваших процессах.

• Избыточный или недоукомплектованный штат . Если человеческие ресурсы не полностью соответствуют потребностям вашей организации, это признак того, что ваши процессы могут потребовать более жесткого контроля.

Как только вы осознаете необходимость оптимизации, крайне важно собрать как можно больше релевантных данных, собирая показатели по всему жизненному циклу процессов, которые вы хотите улучшить.

В начале оптимизации полезно провести анализ наиболее экономичным способом выполнения процесса. На каких этапах вашего процесса есть несоответствия между усилиями и результатами, а где есть узкие места или время ожидания, которые препятствуют прогрессу?

Снижение затрат

Осуществляя оптимизацию процессов, организации могут контролировать расходы тремя важнейшими способами:

1) Выявление ошибок или дефектов процесса.

В области безопасности ошибки — даже простые — могут привести к раскрытию секретной информации или же создать бреши в контрразведке и сбой в реализации проекта. Помимо таких серьезных последствий, ошибки также могут привести к дорогостоящим обзорам программ, пересмотру подходов к программам или приобретению новых дорогостоящих систем.

Оптимизация процессов — это не просто обеспечение бесперебойной работы ваших операций. Речь идет об опережении серьезных ошибок, чтобы избежать затрат и серьезных последствий в будущем.

2) Оптимизация уровня производства.

Для коммерческих организаций контроль и оптимизация уровней производства означает, что вы не производите перепроизводства материалов, а производите только то количество продукции, которое соответствует спросу.

В сфере государственного управления и безопасности оптимизированные уровни производства означают использование соответствующих показателей и средств управления для более разумного планирования проектов, получение точных ресурсов, которые вам понадобятся, и их использование для достижения своих целей — не больше и не меньше.

3) Уменьшено время ожидания задач в очереди.

Оптимизация процесса может значительно сократить время ожидания или время ожидания в очереди, а это означает, что выполнение процесса с меньшей вероятностью остановится из-за задержек на одном из этапов работы.

Располагая задачами для персонала на основе данных, вы можете быть уверены, что члены вашей команды не сталкиваются с препятствиями и что ваш проект продвигается вперед в правильном темпе. Оптимизируя процесс управления на основе всеобъемлющих показателей, вы можете установить четкие направления действий и четкие руководящие принципы, в зависимости от того, какая работа ложится на кого-то из членов команды.Таким образом, вы избегаете того, чтобы несколько человек выполняли отдельные задачи над несколькими задачами.

По сути, оптимизация процесса — это научный процесс, оценивающий операции на предмет эмпирических доказательств неоптимального дизайна и пересматривающий для достижения превосходных результатов. Для организаций с высокоприоритетными и критически важными целями оптимизация процессов является важным компонентом поддержания эффективности и готовности.

Делиться

Оптимизация затрат в передовых отраслях

Рентабельность автомобильной и других отраслей промышленности в последние годы была высокой, но темпы роста мировой экономики упали с 3.От 1 процента в 2017 году до примерно 2,6 процента в 2019 году, а в 2020 году из-за пандемии коронавируса, скорее всего, произойдет глобальная рецессия. Будет очень сложно поддерживать прибыль и рост. Однако, независимо от более широкой экономической среды, компании могут предпринимать действия, которые могут помочь. В частности, во многих компаниях увеличивается доля общих и административных расходов. С 2008 по 2015 гг. Общие и административные расходы росли медленнее, чем выручка (41,8 процента против 61 процента).С тех пор тенденция изменилась: общие и административные расходы растут быстрее — 15,4 процента по сравнению с ростом выручки на 6,0 процента. Традиционные подходы к оптимизации затрат приносят убывающую прибыль; если доходы начнут падать, то снизится и прибыль.

Опираясь на последние исследования McKinsey и серию интервью с экспертами и лидерами отрасли, мы считаем, что есть способ добиться большего и быстрее: быстрое сокращение косвенных затрат с помощью технологий. Под косвенными издержками мы подразумеваем те, которые отделены от прямого процесса производства товаров или предложения услуг.Вместо этого они распределяются по всей компании и в значительной степени фиксированы. Примеры включают финансы, закупки, HR, маркетинг и ИТ. Контекст важен. Для телекоммуникационной компании топливо распределяется как косвенные расходы; для авиакомпании это было бы прямым.

Технологический подход к сокращению затрат использует автоматизацию, искусственный интеллект (AI) и другие технологии для поиска новых возможностей в таких областях, как перераспределение мощностей, эффективность расходов и дебиторская задолженность (Иллюстрация 1).Основываясь на нашем опыте работы с 24 промышленными компаниями, мы обнаружили, что это может сократить косвенные расходы на 15–20 процентов за 12–18 месяцев.

Приложение 1

Мы стремимся предоставить людям с ограниченными возможностями равный доступ к нашему сайту. Если вам нужна информация об этом контенте, мы будем рады работать с вами. Напишите нам по адресу: [email protected]

Подход является комплексным, охватывающим все, от выявления возможностей до измерения воздействия, и он также интегрирован в операционную деятельность компании (см. Врезку «С чего начать»).В этой статье мы расскажем о четырех этапах быстрого сокращения косвенных затрат с помощью технологий. Затем мы представляем семь случаев, когда эти методы применялись. Наконец, мы обсуждаем, что нужно сделать компаниям, чтобы подготовиться к такой трансформации.

Четыре этапа подхода к сокращению затрат на основе технологий

Хотя нет двух одинаковых программ, четыре этапа являются общими.

Этап 1: Определение областей для улучшения

Слишком часто компаниям не хватает прозрачности в отношении собственных затрат и процессов.Таким образом, первая задача — обеспечить доступность всей необходимой информации. Инструменты для больших данных, искусственного интеллекта, расширенной аналитики, визуализации данных и анализа процессов могут помочь выявить возможности снижения затрат в сфере финансов, закупок, управления персоналом и производством. Например, такие категории закупок, как временная рабочая сила и командировки, обычно содержат большие наборы данных. Это позволяет компаниям протестировать ряд вариантов, таких как объединение поставщиков или изменение политики в отношении поездок, и, если результаты будут хорошими, реализовать их.Использование аналитики может помочь отделу кадров увидеть, не слишком ли велики возможности управления отделом или есть ли дисбаланс в заработной плате между группами сотрудников.

Этап 2: Автоматизация процессов

Автоматизация производства — это не новость; это происходило десятилетиями. Что удивительно, так это то, в какой степени промышленные компании не сделали того же со своими административными процессами, где косвенные издержки группируются. Предпосылка нашего подхода состоит в том, что многие из них можно и нужно автоматизировать.В первую очередь следует сосредоточиться на технологиях, которые могут работать быстро, например на роботизированной автоматизации процессов (RPA), интеллектуальных рабочих процессах или инструментах визуализации данных.

Этап 3: Работайте эффективнее

Большая вычислительная мощность ИИ, машинного обучения и визуализации данных может использоваться для (полу) автоматизации принятия решений и анализа данных способами, которые ранее были невозможны. Это создает лучшую базу фактов и должно повысить качество и эффективность принятия решений.Например, искусственный интеллект и машинное обучение могут автоматизировать и улучшить прогнозирование продаж, анализируя историческую информацию о транзакциях и информацию о транзакциях в реальном времени. Эти технологии могут систематически учитывать и соотносить внешние эффекты, а затем использовать их для построения имитационной модели. Они также могут учитывать ряд данных, будь то погода, экономические прогнозы, выбросы CO2 или деятельность конкурентов.

Этап 4: Улавливание удара

Отслеживание инициатив по оптимизации — непростая задача, но есть способы использовать технологии, чтобы следовать им от концепции до завершения.Например, программное обеспечение для управления воздействием может отслеживать планы и отслеживать инициативы; подключившись к данным компании, можно отслеживать, достигаются ли цели. Может помочь создание «центра компетенции» внутри компании (подробнее об этом позже в статье), который несет конкретную ответственность за это.

Использование вариантов использования

Промышленные компании знают, что им нужно контролировать косвенные издержки. Сфера деятельности и на какой из четырех стадий она находится, указывает, следует ли использовать ИИ, интеллектуальные рабочие процессы, RPA, визуализацию данных или что-то еще.

В следующих семи реальных примерах мы объясняем, что и как было сделано, и оцениваем результаты. В каждом случае рассматривается важная сфера бизнеса, такая как управление финансами, закупками или производством. Каждый из них относится к определенной отрасли или приложению, но общая логика останется прежней.

Пример 1: «Рентген» расходов помогает сократить косвенные расходы
Сфера деятельности: Закупки
Используемая технология: Визуализация данных, AI
Этап 1: Определение областей для улучшения
Рассмотрены косвенные затраты: Сторонние расходы

Каждое подразделение медицинской технологической компании имело информацию о своих расходах, но компания не имела всестороннего представления о своих косвенных расходах и не могла анализировать свои расходы по категориям.Кроме того, его ИТ-система была фрагментирована, а данные о поставщиках изобиловали ошибками.

Компания решила внедрить усовершенствованный инструмент анализа расходов. В системе использовались методы инженерии данных и машинного обучения для решения проблемы разрозненных данных в ИТ-системе. Эти инструменты извлекали данные из системы планирования ресурсов предприятия (ERP) каждого бизнес-подразделения и объединяли их в единую модель. После согласования данных компания смогла развернуть облачный механизм визуализации, чтобы быстро определять области, в которых можно было бы сэкономить, вплоть до уровня отдельных позиций.Использование алгоритмов машинного обучения позволило сравнивать цены и спецификации, а также определять отклонения цен и возможности экономии между взаимозаменяемыми товарами и услугами. В результате компания смогла лучше вести переговоры со своими поставщиками, достигнув экономии от 5 до 10 процентов, в зависимости от категории.

Пример 2: Интеллектуальный анализ процессов сокращает накладные расходы на финансы и обработку заказов
Сфера деятельности: Финансы
Используемые технологии: Интеллектуальный анализ процессов, визуализация данных
Этап 1: Определение областей для улучшения
Рассматриваемые косвенные затраты: Корпоративные накладные расходы; затраты на финансирование оборотного капитала; обработка заказов

Международная компания хотела выйти в новые регионы.К сожалению, медленные платежи клиентов ограничили денежные потоки и затруднили инвестирование в рост. Чтобы найти проблемы в процессе заказа, он использовал инструмент анализа процессов для анализа и визуализации всех заказов.

Компания обнаружила, что существует несколько моделей выставления счетов за техническое обслуживание и сервис, и что среднее время, необходимое для выставления первого счета, составляет 26 дней. Вдобавок ко всему, многие заказы были отменены или отклонены из-за неудачных проверок кредитоспособности и проблем с запасами.Для решения этих проблем компания стандартизировала биллинг и внедрила автоматизированную обработку; среднее время выставления счетов упало до десяти дней. Он также обновил свои системы заказов и инвентаризации, сведя к минимуму проблемы с денежным потоком, связанные с заказами, отсутствующими на складе. Время сотрудников было высвобождено для решения дополнительных задач; снизились показатели отмены и отказа.

Пример 3: Аналитика обнаруживает скрытую экономию
Сфера деятельности: Закупки
Используемая технология: Аналитика данных
Этап 1: Определить области улучшения
Рассмотрены косвенные затраты: Косвенные закупки; расходы на техническое обслуживание, ремонт и эксплуатацию (ТОиР)

Крупная энергетическая компания, которая оптимизировала свои прямые расходы, хотела сделать то же самое со своими косвенными расходами, которые, по ее мнению, не контролировались.Изучив транзакции, связанные с сырьем, запчастями и услугами ТОиР, он определил ряд способов значительного сокращения затрат.

Когда аналитики загрузили данные о расходах в аналитическое решение, они обнаружили, что в некоторых случаях разные заводы платили до 20 процентов больше за одни и те же детали. Просто убедившись, что каждый заплатил самую низкую цену, можно было быстро выиграть. Используя облачную платформу, инструмент также автоматически вычисляет потенциальные эффекты различных сценариев. Это позволило получить представление о ценовых категориях, ранее имевших ограниченную прозрачность.Затраты упали на 5-15 процентов.

Пример 4: Процессы отчетности обеспечивают более качественную информацию при меньших затратах
Сфера деятельности: Управление производством
Используемая технология: Визуализация данных
Этапы 2 и 3: Автоматизация процессов и повышение эффективности работы
Рассмотрены косвенные затраты: Затраты на персонал, связанные с техническим планированием и отчетностью

Из-за множества недоступных, сложных и непоследовательных источников данных крупный автопроизводитель не мог понять, почему увеличились его затраты на планирование производства и наращивание производства.Поскольку для организации также были характерны разрозненные структуры (шасси, трансмиссия, сборка, окраска и т. Д.), Каждая со своими собственными системами, адаптированными к конкретным потребностям, ей также не хватало эффективных способов анализа и решения проблем, связанных с общей разработкой проекта. В значительной степени он полагался на ручные устаревшие отчеты.

Для решения этих проблем компания приняла трехэтапный подход. Во-первых, он разработал «прототип щелчка» — интерактивную визуализацию будущего рабочего процесса, которую менеджеры могут использовать для мониторинга и планирования производства.

Во-вторых, используя визуализацию данных, он разработал и повторил минимально жизнеспособный продукт (MVP), то есть продукт, который разрабатывается быстро для удовлетворения наиболее важных потребностей. В этом случае MVP принял форму цифровой башни управления, которая показывала менеджерам на всех уровнях прогресс на всем протяжении производственной линии. Он также автоматизировал и оцифровал отчеты. MVP создал единый, согласованный и неоспоримый пул данных, который мог использовать каждый. Важные функции включают настраиваемое отображение соответствующих ключевых показателей эффективности (KPI) и ссылки на другие существующие ИТ-системы.

Наконец, компания собрала отзывы пользователей для разработки и тестирования дополнительных функций, таких как матрица рисков, которая оценивала риск поставщика и управляла им путем согласования и отслеживания контрмер. В течение шести месяцев использование важнейших технологий стало обычным делом. По оценкам компании, когда система была полностью внедрена, она сократила время планирования и отчетности сотрудников на 30 процентов.

Пример 5: Автоматизация с помощью робототехники устраняет ошибки
Сфера деятельности: Несколько
Используемые технологии: RPA, интеллектуальный рабочий процесс
Этап 2: Автоматизация процессов
Рассмотрены косвенные затраты: Техническое планирование

Средний производитель специальной стали хотел сократить общие и административные расходы.Управление производством было фрагментированным, ручным и не интегрированным. Автоматизируя повторяющиеся задачи, такие как создание еженедельного производственного отчета и ввод основных данных для продуктов в системы ERP, компания надеялась улучшить производство без увеличения штата. Но опыта работы с RPA у него не было. Совместно с соответствующими бизнес-экспертами команда выбрала стороннюю программную платформу RPA и разработала план дальнейшей автоматизации процессов. Он также создал возможности для поддержки будущих проектов, включая методологию проекта для предоставления сценариев использования RPA, и определил роли создателя RPA, а также ИТ-специалистов и бизнес-экспертов.

В первый месяц были автоматизированы четыре процесса отчетности — обзор отгрузки, обзор производства и обзор товарных знаков, а также его обновление. Автоматизация повторяющихся процессов сократила количество ошибок и сэкономила персонал и время цикла. Кроме того, руководство полагало, что успешное развертывание инфраструктуры RPA окажется полезным образцом для подражания для других отделов, таких как финансы и HR, поскольку они тоже рассматривали возможности автоматизации.

Пример 6: Полностью автоматизированная передача данных ускоряет прогнозирование
Сфера деятельности: Планирование производства
Используемая технология: RPA, машинное обучение
Этапы 2 и 3: Автоматизация процессов и повышение эффективности работы
Рассмотрение косвенных затрат: Техническое планирование

Хотя автоматизация многих процессов возможна и желательна, слишком часто это просто невозможно.Например, одна автомобильная компания обнаружила, что подключение инструмента технического планирования для конкретного подразделения к общекорпоративному инструменту закупок через внутреннюю интеграцию невозможно из-за высоких затрат и ограниченных ресурсов. Компания обнаружила, что многие повторяющиеся ручные задачи по отдельности не представляли большой проблемы и занимали относительно мало времени; Исходя из этого, автоматизация не оправдала больших вложений. Поэтому данные приходилось вручную копировать в инструмент планирования; это затрудняло отчетность и анализ данных и создавало узкие места в процессе прогнозирования.Чтобы решить эту проблему, компания установила технологию быстрой автоматизации. Это могло бы справиться с небольшими повторяющимися задачами с низкими затратами, потому что не нужно было строить новую ИТ-инфраструктуру. Было три этапа.

Диагностика: Компания расставила приоритеты в потенциальных сценариях использования автоматизации и искусственного интеллекта, оценила их влияние и осуществимость и примерно через три недели начала внедрять вариант с наивысшим приоритетом.

Pilot : Компания автоматизировала передачу данных в приоритетных сценариях использования.RPA использовался для автоматизации, и был установлен простой алгоритм машинного обучения для сопоставления полей данных. Пилот был готов к развертыванию через шесть недель.

Расширение: Благодаря усовершенствованию пилотного проекта в конечном итоге 90 процентов передачи данных были автоматизированы. Параллельно компания приступила к реализации других своих приоритетов.

Процесс окупился за год, при этом повысилась надежность передачи данных.

Инструмент управления воздействием и отслеживания может помочь прояснить, что делать в первую очередь, и измерить, какие выгоды получены.

Пример 7: Более эффективное управление дебиторской задолженностью позволяет генерировать денежные средства
Сфера деятельности: Финансы
Используемая технология: Искусственный интеллект
Этап 3: Оптимизация работы
Рассмотрены косвенные затраты: Дебиторская задолженность, стоимость взыскания

Глобальная технологическая компания хотела снизить баланс дебиторской задолженности (AR) при одновременном снижении затрат на взыскание. Проанализировав данные по сбору данных за два года, он пришел к выводу, что решение состоит в том, чтобы ускорить сбор и понять, какая непогашенная дебиторская задолженность, вероятно, будет наиболее проблематичной.На этой основе была развернута прогностическая модель, в которой использовалось машинное обучение и расширенная аналитика для улучшения процесса сбора данных. По сути, компания перешла от стратегии сбора по сегментам и странам к стратегии восходящего уровня счетов-фактур. Затраты упали на 15 процентов, а баланс AR — на 7 процентов, а доходность выросла.

Создание организационной основы для сокращения затрат с помощью технологий

Чтобы управлять изменениями такого масштаба, организации тоже должны измениться. Есть четыре важных элемента.

Создайте дорожную карту гибкой трансформации: Чтобы полностью реализовать потенциал оптимизации косвенных затрат, а также управлять рисками, полезно составить план, который можно адаптировать по мере изменения обстоятельств. Совершить полную трансформацию одним махом слишком сложно — для этого требуется слишком много возможностей, а также может спровоцировать сопротивление. Лучше действовать методично, начиная с избранных вариантов использования, чтобы создать импульс и продемонстрировать, что процесс работает.Более того, сэкономленные на первых шагах средства можно использовать для финансирования будущих.

Хотя полная оптимизация косвенных затрат для нескольких функций и категорий затрат занимает не менее шести месяцев, не каждой организации нужно заходить так далеко. Также можно сосредоточиться на наборе простых и прагматичных действий.

Используйте инструмент управления воздействием и отслеживания: Крупномасштабные преобразования могут потерпеть неудачу, если организации не уверены, чего они хотят достичь или как они хотят это делать.Инструмент управления воздействием и отслеживания может помочь прояснить, что делать в первую очередь, и измерить, какие выгоды получены. Любой такой инструмент должен включать следующие функции.

• Метрики: Отслеживайте эффективность инициатив в сравнении с соответствующими бизнес-целями, бюджетом и сроками. Инструмент должен содержать все последние цифры, чтобы не было споров по поводу фактов.
• Автоматическая отчетность: Нет необходимости вручную агрегировать последние числа из нескольких электронных таблиц.
• Своевременные решения и полная прозрачность: Должна быть возможность сразу увидеть все инициативы и то, требуют ли они внимания руководства.
• Быстрое и безопасное развертывание: Установка и поддержка должны быть возможны в течение месяца.

Создайте центр компетенции (COC): Правильное управление воздействием и гибкая трансформация требует преодоления реальных и предполагаемых препятствий. Объединение всех связанных действий в COC может помочь (Иллюстрация 2).Управляемый лидером трансформации и спонсируемый советом, COC должен включать менеджеров проектов, а также технических экспертов и экспертов по управлению изменениями. Его задача — реализовать план гибкой трансформации. Он также должен играть ведущую роль в выявлении и реализации вариантов использования; координировать ИТ-деятельность; и служить платформой для построения сообщества.

Управляйте программой автоматизации как гибкой трансформацией: Для преодоления реальных и предполагаемых препятствий, реализации воздействия и устойчивого изменения организации некоторые компании руководят своими программами автоматизации в соответствии с принципами гибкого предприятия.Для этого они формируют гибкие команды, которые целенаправленно и итеративно предоставляют сценарии использования автоматизации и повышения эффективности из заданных в них приоритетных задач. Они также объединяют профильных экспертов из разных областей линейной организации, таких как консультанты по автоматизации и искусственному интеллекту, бизнес-аналитики и коучи по гибкости. Последние часто делятся на главы, где методологии, знания и люди разрабатываются в каждой группе экспертов. Спонсорство со стороны правления — ключевой фактор успеха. Важны и другие элементы гибкой операционной модели, такие как определение приоритетов на 90 и 14 дней и обеспечение ресурсов для каждой команды.

Приложение 2

Мы стремимся предоставить людям с ограниченными возможностями равный доступ к нашему сайту. Если вам нужна информация об этом контенте, мы будем рады работать с вами. Напишите нам по адресу: [email protected]

Достижение быстрой оптимизации косвенных затрат никогда не было так многообещающе благодаря достижениям в таких технологиях, как автоматизация, интеллектуальные рабочие процессы, искусственный интеллект и визуализация данных.