Системы автоматизации бизнеса: Автоматизация бизнес-процессов — основы

Автоматизация бизнес-процессов — основы

Не всегда бизнес думает об автоматизации в контексте бизнес-процессов и в ходу есть термин “автоматизация бизнеса”. Во избежание путаницы, стоит разобраться в чем отличие автоматизации бизнес-процессов от автоматизации бизнеса.

В теории автоматизация бизнес-процессов и автоматизация бизнеса — равнозначные понятия, потому что в бизнесе всё есть процесс, который можно разделить на подпроцессы и этапы и описать. Но в реальном мире в компаниях есть ряд активностей с высоким уровнем социальности, которые могут быть автоматизированы лишь частично. Например, корпоративная культура, подбор и управление персоналом, управление компанией в целом – эти сферы бизнеса предполагают вовлечение человека не только как ресурса, но и как личности. Таким образом, бизнес-активности, которые проблематично разложить на процессы, но можно частично автоматизировать попадают в зону автоматизации бизнеса, что более широким понятием, чем автоматизация бизнес-процессов.

Система автоматизации бизнеса — это всё то, что превращает часть ручного труда в машинный, автоматический, переводит в сферу инженерных и информационных технологий. По большому счету, к технологиям автоматизации бизнеса можно отнести огромный пласт средств, от производственного оборудования и робототехники, до ПО и каналов связи. Но в разрезе автоматизации бизнес-процессов, как правило, разговор идет о более узком наборе технологий, о которых и пойдет речь в данной статье.

Упрощенный взгляд на автоматизацию бизнес-процессов

Руководители компаний зачастую прилагают массу усилий для улучшения процессов, нацеленных на достижение определённых целей и увеличения эффективности совместной работы задействованных сотрудников. Они действительно понимают важность обеспечения коммуникации и эффективности между отделами или группами в более крупном масштабе. Этот поиск оптимального подхода к взаимодействию связан с необходимостью решения жизненно важных проблем, которые неизбежно возникают при разобщённости в разных отделах и областях компании. Исполнение необходимой работы независимо от других подразделений компании может принести больше вреда, чем пользы, поскольку в этом случае сотрудники нацелены на решение конкретных вопросов, а не на достижении общей цели в рамках процесса.

Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов – BPMS – обеспечивает сотрудников компании возможностью визуализации роли своих задач в бизнес-процессе, что помогает увеличить продуктивность сотрудников, а также может принести положительный эффект в других сферах деятельности компании и достижении ключевых целей организации.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Термин «бизнес-процесс» используется для описания организации и структуры взаимосвязанных действий сотрудников компании для успешного достижения поставленной цели. Суть автоматизации бизнес-процесса состоит в том, чтобы задать структуру передачи ответственности за выполнение процесса и, следовательно, достижения цели. Для отдельных сотрудников бизнес-процесс представляет собой шаги для достижения успешных результатов. В случае малых и крупных групп бизнес-процесс понимается как назначение обязанностей, которые каждый участник группы должен выполнить для выполнения общей для группы задачи.

Можно привести множество примеров автоматизированных бизнес-процессов, начиная от процесса приготовления блюда по заданному рецепту и до разветвлённого процесса поглощения одной компании другой. Компании, которые применяют автоматизацию бизнес-процессов в таких отраслях, как продажи, маркетинг, HR и других, отмечают положительные результаты использования такого подхода к управлению благодаря высокому уровню организации работ, целенаправленности действий сотрудников и дисциплине при выполнении обязанностей.

Залогом успеха бизнес-процесса являются определенные незаменимые компоненты. Прежде всего, для каждого этапа процесса требуются данные и материалы. Во-вторых, необходим алгоритм – процесс, которому люди или программное обеспечение (в случае автоматизации бизнес-процесса) могли бы следовать. Наконец, должен быть определён результат, с целью достижения которого прилагаются усилия, тратится время и используются данные. Необходимо признать важность этих компонентов автоматизации бизнес-процесса и уделить время для выбора и формализации каждого из них, поскольку, только заложив правильную основу, вы сможете рассчитывать на корректный результат.

Автоматизация бизнес-процессов – история

Впервые этот термин использовали Фредерик Тейлор и Генри Гант – инженеры-механики и консультанты по управлению – в 20-х годах ХХ века. Изначально этот термин был привязан к производству, но в процессе изучения и переосмысления термина бизнес-процесса он стал применим даже для описания динамики деятельности в рамках семьи. В начале 80-х годов на основе работ У. Эдвардса Деминга и Джозефа М. Джурана была разработана новая концепция бизнес-процесса, и теория нашла поддержку технологиями. Например, совершенно новые способы взаимодействия, постановки целей и достижения результатов появились благодаря появлению печатных машинок, копировальных аппаратов и персональных компьютеров. Интернет также стал одним из основных факторов для разработки новых подходов к управлению бизнес-процессами (BPM) и развития практики автоматизации бизнес-процессов.

Теории управления бизнес-процессами уже почти сто лет, и она продолжает развиваться, поэтому может быть полезна каждому бизнесу для достижения актуальных целей благодаря организации и разделению процессов на различные этапы, выполняемые людьми и решениями для автоматизации бизнес-процессов.

Примеры и идеи автоматизации бизнес-процессов

Существует множество примеров процессов, для успешного исполнения которых уместно применение автоматизации бизнес-процессов. Деятельность в таких областях, как финансы, человеческие ресурсы и маркетинг, может быть разделена на различные процессы, часть из которых может быть автоматизирована. Например, благодаря автоматизации бизнес-процессов по найму сотрудников и их адаптации на рабочем месте, процессов обработки запросов на закупку и заказов от клиентов, можно добиться отличных результатов в улучшении качества исполняемых работ и уменьшении операционных издержек.

Бизнес-процесс согласования документа, созданный и исполняемый в решении на базе Comindware Business Application Platform

Заказать демо

Кейсы автоматизации бизнес-процессов могут быть очень разные. Например, “Изи Штандарт”, живая организация, в которой вместо корпоративной иерархии — коучинг и самоуправление, вместо KPI — цели и ценности, автоматизировала бизнес-процессы сертификации компаний и их продукции. Данный кейс внедрения Low-code BPMS наглядно показывает, как быстро автоматизировать процессы и в минимальные сроки получить ощутимый экономический эффект от инвестиций.

Основные преимущества автоматизации бизнес-процессов

Ключевая идея использования цифровых инструментов состоит в том, чтобы эффективно работать со всеми данными о клиентах, задачах и услугах/товарах компании, а также автоматизировать определенные действия, которые могут быть выполнены без человеческих усилий. Целью автоматизации бизнес-процессов не является замена сотрудников, которые выполняют повторяющиеся задачи, на программных роботов. Благодаря автоматизации бизнес-процессов, сотрудники компании избавляются от рутинных и механических задач и получают возможность сфокусироваться на выполнении новых обязанностей, исследовательских задач или любой активности, предполагающей применение опыта и знаний сотрудника.

BPM-система от Comindware радикально упрощает управление задачами в рамках бизнес-процесса для сотрудников компании

Заказать демо

Автоматизация бизнес-процессов также помогает группам людей лучше координировать усилия, поэтому дезорганизация может быть исключена из уравнения. Наконец, автоматизация бизнес-процессов может гарантировать более высокую точность результатов. Все эти преимущества являются причиной того, что все больше и больше предпринимателей, руководителей отделов, а также малых и крупных компаний применяют автоматизацию бизнес-процессов в своей работе.

Все эти преимущества актуальны для каждой организации, которая хочет охранять свою конкурентоспособность и развиваться. У каждого бизнеса на примете есть конкуренты, которые стремятся завоевать актуальный рынок, и подход к управлению работой в компании может стать решающим фактором в конкурентной борьбе. Зачастую именно своевременная автоматизация бизнес-процессов решает, какой бизнес добьётся успеха, а какой будет балансировать на грани существования.

Как уже говорилось, системы управления бизнес-процессами предназначены для людей, которые хотят исполнять свою роль в компании максимально эффективно и чувствовать свой вклад в процесс достижения как локальных целей, так и ключевых целей компании. Дело не только в том, что система обеспечивает визуализацию процесса достижения цели и координацию работ, но также благодаря автоматизации бизнес-процессов существенно сокращается ручная повторяющаяся и утомительная работа.

Поэтому использование технологий для автоматизации бизнес-процессов и новых преимуществ, которые они предлагают бизнесу, является одним из ключевых факторов успеха бизнеса в современном мире. Компании, которые делают ставку на традиционные стили управления бизнесом, не ошибаются; но эти традиционные подходы зачастую оказываются недостаточно эффективны для охвата огромной бизнес-среды, которая окружает компании. Именно здесь возникает конфликт ограничений выбранной технологии и новых требований бизнеса в связи с необходимостью адаптации к изменяющейся бизнес-среде. Те, кто хочет добиться успеха, должны рассмотреть возможность выхода из этой дилеммы путём смены подхода к управлению бизнесом и, при необходимости, замены используемой технологии. Автоматизация бизнес-процессов – это несомненно правильный шаг к росту и успеху в цифровую эпоху, и внедрение системы автоматизации бизнес-процессов будет означать положительные изменения и положительные результаты.

В чём особенности работы с бизнес-процессами сегодня? Посмотрите наше видео и узнайте самое важное о диджитализации и цифровизации бизнес-процесса в цифровую эпоху.

Тенденции в автоматизации бизнес-процессов

Понимание ключей к успеху в бизнесе изменяется с течением времени и находит отражение в тенденциях использования автоматизации бизнес-процессов для повышения эффективности бизнеса.

Одной из таких тенденций является переход на использование Low-code платформ для гибкого управления бизнес-процессами. Платформы такого типа помогают руководителям отделов и бизнес-аналитикам снизить риски и решать актуальные проблемы бизнеса на-лету. Low-code платформы существенно упрощают автоматизацию бизнес-процессов благодаря удобным пользовательским инструментам для моделирования бизнес-процессов и создания форм, а также возможности внесения изменений “на лету”, без остановки действующих процессов. Таким образом, Low-code системы в конечном счёте радикально сокращают сроки запуска в эксплуатацию ИТ-решений и обеспечивают быструю адаптацию к новым требованиям бизнеса, что становится козырями в руках опытных руководителей на пути к успеху бизнеса.

Low-code платформы играют жизненно важную роль в автоматизации операционных процессов. Ключевая задача цифровой трансформации: автоматизация сотен или тысяч операций, которые важны для обслуживания клиентов. Low-code платформы с мощным BPM-функционалом могут ускорить эти проекты, обеспечив бизнес-экспертам, которые лучше всего разбираются в данных процессах, возможность возглавить их.
Low-code не сделает программирование устаревшим. И это не волшебное решение ваших проблем с программным обеспечением. Для получения систематических успехов вам понадобится тщательно продуманная стратегия.
Джон Раймер (John Rymer) Джон проработал отраслевым аналитиком и консультантом более 20 лет.
Сейчас работает в Forrester, является вице-президентом и возглавляет группу, специализирующуюся на аналитике и освещении Low-code платформ.

Джон Раймер является автором множества статей и вебинаров, освещающих вопросы использования Low-code концепции в сфере автоматизации бизнес-процессов.

Необходимая функциональность системы автоматизации бизнес-процессов

Поскольку бизнес-процесс состоит из нескольких шагов, которые должны быть разделены между членами группы для достижения общей цели, программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов должно включать возможность представления этих шагов в графическом виде. Это даёт сотрудникам хорошее представление о том, что и когда нужно сделать и как процесс можно оптимизировать, а также упрощает организацию работы. Система автоматизации бизнес-процессов также должна должна быть проста в использовании, что обеспечивается благодаря интуитивному интерфейсу, адаптируемости и удобству доступа. Как небольшие, так и крупные компании всё чаще отдают предпочтение облачным системам для автоматизации бизнес-процессов и обеспечивают сотрудникам доступ к программному обеспечению из любой точки мира без привязки к конкретным десктопным компьютерам и мобильным устройствам.

Также система автоматизации бизнес-процессов должна своевременно сообщать всем заинтересованным стейкхолдерам об изменении статуса протекающего процесса, а также рассылать приятные напоминания о том, что было сделано и что еще нужно сделать. Но оповещения ничего не значат, если нет отчетов. Система автоматизации бизнес-процессов должна быть способна отразить прогресс бизнеса или компании в графиках и статистике и представить руководителям отделений организованный и точный обзор того, над чем подчинённые в настоящее время работают. Эти две комбинированные функции помогут руководителям всех уровней контролировать, что происходит, и вовремя принимать необходимые меры.

Параллельные рабочие процессы – отличный способ, которым ваше программное обеспечение может показать прогресс, который делается, потому что он ломается с традиционной идеей, что вещи делаются на первом шаге, а затем еще один.

В большинстве случаев люди, которые хотят достичь общей цели, выполняют некоторые задачи одновременно. Поэтому важна возможность построения и запуска нескольких параллельных бизнес-процессов, которые запускают друг друга при определённых заданных условиях. Но несмотря на то, что существуют общие цели, не вся информация, которая обрабатывается, предназначена для совместного использования со всеми сотрудниками. Именно поэтому контроль доступа на основе ролей является одной из важнейших функций при выборе системы для автоматизации бизнес-процессов. Хорошая BPM-система должна обеспечивать возможность в любое время и быстро изменять уровни доступа для конкретных людей или групп, если это необходимо. Также немаловажна возможность интеграции автоматизированных бизнес-процессов с другими ИТ-системами, используемыми в компании, для ещё более эффективного управления бизнесом.

Как правильно начать автоматизацию бизнес-процессов?

Приступая к автоматизации бизнес-процессов, компания часто сталкивается с проблемами, которые сводят усилия на нет или значительно уменьшают полезный эффект.

Вот самые типичные из них.

Проблема	Как не допустить
По окончании автоматизации первых нескольких процессов её польза неочевидна	Начинать с важных для компании процессов
Сотрудники сопротивляются изменениям и продолжают работать в обход системы	Наладить с ними взаимодействие, убеждать, собирать обратную связь
Интерфейс системы неудобен	Обеспечить разработчику интерфейса возможность наблюдать работу будущих пользователей, а им – вносить свои предложения
Система подходит лишь для шаблонных процессов	Не пытаться всё привести к шаблону, заложить возможность для владельца процесса самостоятельно его маршрутизировать.

Самая большая ошибка при создании/настройке системы автоматизации бизнеса – сначала подготовить ПО силами IT-отдела, а затем предложить его людям бизнеса “как есть”. Тесное взаимодействие с бизнес-аналитиками на всех этапах, их глубокое участие в настройке – ключ к успеху, к тому, что созданная система действительно окажется полезной.

Почему стоит рассмотреть ПО от Comindware?

Low-code платформа от Comindware поддерживает несколько вариантов управления бизнесом, включая автоматизацию бизнес-процессов, управление проектами и кейсами. Comindware Business Application Platform – это облачное программное обеспечение нового поколения для цифровой трансформации предприятия и решения вопросов эффективного взаимодействия между отделами компании, клиентами, контрагентами и другими стейкхолдерами в рамках сквозных бизнес-процессов.

Конечно, это программное обеспечение имеет впечатляющий и простой в использовании графический инструмент моделирования бизнес-процессов с возможностью использования формул, подобных Excel, и создания параллельных веток процесса.



Кроме того, Low-code платформа от Comindware визуализирует взаимосвязи между автоматизированными бизнес-процессами и позволяет анализировать процессы «сверху вниз», что полезно при поиске возможностей оптимизации процессов в компании. Решения на базе Comindware Business Application Platform просты в использовании и дружелюбны благодаря возможности адаптации интерфейса, гибким настройкам уведомлений и доступа к системе. Благодаря открытому API, платформа может быть интегрирована с другими ИТ-системами, используемыми в компании.

Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Виды систем автоматизации бизнеса- Статьи на сайте LERADATA

Прежде чем принять ответственное решение перехода бизнеса на автоматизированный документооборот, каждый руководитель задумывается, на что обратить внимание, что должна уметь система для того, чтобы всем стало удобней работать. Рассмотрим, какие способы автоматизации используются программистами во всём мире:

ERP

Из английской расшифровки аббревиатуры (Enterprise Resource Planning) уже понятно, что ПО предназначено для отслеживания и планирования ресурсной базы предприятия. Крупные системы ERP объединяют бухгалтерию, включая расчёт зарплаты сотрудников, информацию со складов, производственных цехов, контроль движения средств от продаж, направление финансирования в отдел закупок. В целом ERP считается хорошей базой для масштабного бизнеса на разных территориях. Внедрение ERP на небольших предприятиях не всегда оправдано.

Наши продукты: LERADATA Tерритория, LERADATA Склад, LERADATA Онлайн-касса, LERADATA Транспорт.

CRM и SFA

Программное обеспечение на базе CRM (Customer Relationship Management), а в последнее время — CRM и SFA (Sales Force Automation) является самым продаваемым программным продуктом на сегодняшний день. Система позволяет полноценно вести все операции по взаимодействию с клиентами компании. Она содержит досье на каждого поставщика и покупателя, даёт грамотные подсказки менеджерам, легко интегрируется с популярными программами аналитического, оперативного и финансового направления, включая 1С.

Мы предлагаем: LERADATA Факторинг, LERADATA Документооборот, LERADATA Меркурий, Электронная подпись, получение GLN (Global Location Number).

PM

ПО на основе Project Management, активно используется отделами бизнес-аналитики для формирования стратегии развития компании на ближайшую перспективу, оно позволяет получить точные данные о планируемых результатах ещё в начале работы над проектом. Программа ведёт учёт финансовых вложений, количество материальных затрат, человеческого ресурса. Project Management позволяет не только планировать, но и отслеживать развитие проекта, включая выполнение поставленных задач, получение промежуточных результатов. ПО активно используется как начинающими бизнесменами, так и менеджерами крупных производств.

Пример пакета, популярного у наших клиентов: LERADATA Бизнес-аналитика, LERADATA Аутстаффинг

BPMS

Программный продукт Business Process Management System предназначен для полномасштабного перевода отчётности, документооборота, планирования бизнес-процессов в электронную версию и чаще функционирует в объединении с указанными выше ERP,CRM. Программный продукт позволяет пошагово отслеживать развитие бизнес-проекта, с учётом вклада каждого ответственного лица, имеющего доступ к программе. Использование программы даёт точную аналитическую информации о деятельности предприятия, предлагает алгоритм последующего развития.

Программный продукт LERADATA Бизнес-аналитика – это способ консолидировать данные всех систем ERP предприятия для получения полной информации о деятельности и планирования стратегий развития.

SBM | ООО «Системы Автоматизации Бизнеса»

Информационные системы автоматизации бизнес-процессов — Оператор фискальных данных Первый ОФД

Информационные системы автоматизации бизнес-процессов

Применение BPM (business process management, управление бизнес-процессами) стало обязательным условием успешного бизнеса. На их базе можно легко создавать, исполнять, а также улучшать внутренние процессы компании. Информационные системы не только автоматизируют работу предприятия, но и позволяют собирать сведения и анализировать их. Мы расскажем о том, какие функции выполняют BPM в современных компаниях и приведем топ самых лучших решений для бизнеса.

Функции информационных систем

• Моделирование. BPM создает определенную информационную среду для организации учета и контроля на предприятии. Эту функцию можно также назвать дизайном бизнес-процессов.
• Исполнение. После того, как операция создана, она вносится в сервер платформы и появляется в виде предписаний и карточек для подчиненных. Возможна установка ограничений для рабочих условий сотрудников компании, а также контроль за исполнением поручений.
• Мониторинг. BPM собирает все данные компании в единую информационную базу. Некоторые системы могут анализировать полученные сведения, формировать автоматические отчеты. На их основе управление предприятием становится более успешным, ведь благодаря им легко проследить эффективность отдельных элементов компании.

Топ популярных BPM

1. Bpm’online studio. На платформе доступны создание и контроль бизнес-процессов, связанных с обслуживанием клиентов. Они включают полный цикл, от первой встречи с потребителями, до заключения сделки и следующих заказов. Интеллектуальные технологии как дают доступ к готовым алгоритмам, так и возможность разрабатывать бизнес-процессы, которые нужны для особенных нужд компании.
2. ELMA. Российская платформа для управления коммуникацией, распределением поручений и контролем над ними. Система поможет не только создавать процессы, но и эффективно оптимизировать их. Возможно использование автоматических возможностей платформы и программирования для решения более сложных задач.
3. Bizagi BPM Suite. Система отличается большим выбором графических инструментов. Она интегрируется со сторонними программами. На платформе можно автоматизировать и оцифровать практически любой бизнес-процесс.
4. Comindware Business Application Platform. Российская платформа, позволяющая создавать различное программное обеспечение для удовлетворения потребностей бизнеса. В ней удобно работать с поручениями. Руководитель сможет легко раздать их сотрудникам и проследить за их исполнением. Платформа подойдет для крупных компаний, которые хотят объединить работу нескольких департаментов в единый бизнес-процесс.
5. Bonita Open Solution. Система позволяет создавать, автоматизировать, исполнять, а также мониторить процессы. Моделирование и автоматизация любого действия проходит в одном окне, что увеличивает скорость работы. Интерфейс платформы прост и разнообразен.
6. «ИНТАЛЕВ». Продукт подходит для средних и крупных компаний. В него интегрируются любые базы и процессы из «1С: Предприятие». Платформа настроена на объединение и автоматизацию всех систем внутри единой фирмы.
7. Pega. Лидер рынка BPM. Платформа затрагивает все сферы компании. Важно, что она моделирует, оптимизирует и мониторит процессы. На ее базе легко вычленять нужную информацию из массивов данных и операций, а также принимать решения в режиме реального времени.
8. «Первая форма». Платформа для тех, кто хочет организовать общее информационное пространство, в котором будет происходить хранение сведений, постановка задач и общение между сотрудниками. Богатый инструментарий поможет создать бизнес-процесс для компании любого типа. Система формирует аналитику и отчетность для руководителя.
9. IBM Business Process Manager. Одна из ведущих платформ комплексного управления и автоматизации бизнеса. Предусмотрено три пакета программы для средних и крупных предприятий. Пользователи смогут самостоятельно участвовать в изменении и улучшении процессов. Система предоставляет информацию сотрудникам, повышая их осведомленность. Платформа включает инструменты для разработчиков, которые позволяют создавать программы и мобильные приложения.

Системы автоматизации бизнеса — обзор на LiveBusiness

04.03.21. Microsoft бесплатно раздает ПО для автоматизации рутинной работы
Microsoft решила популяризовать свою RPA (Robot Process Automation) систему Microsoft Power Automate и сделала бесплатной ее клиентскую часть — программу Power Automate Desktop (ранее она стоила $15). Кроме того, скоро эта программа станет частью Windows 10. Она позволяет автоматизировать рутинные задачи без знаний программирования. Вы просто записываете свои действия на компьютере, и потом корректируете записанный алгоритм в визуальном редакторе при помощи мыши. Например, используя пресеты Microsoft, можно элементарно настроить ежедневное автоматическое скачивания документа с последующим выводом его на принтер и выключением компьютера или копирование данных с любого сайта в эксель.

2020. В FreshOffice прокачали Автоматизацию задач

Разработчики системы управления бизнесом FreshOffice не используют новомодных слов «no-code», «workflow», а называют это все простым и понятным словом Автоматизация. В новой версии системы появился новый интерфейс Автоматизации, который позволяет быстро в визуальном редакторе создавать сценарии автоматических действий, которые система будет выполнять за сотрудников (например, отправка имейла по шаблону при изменении статуса сделки). Кроме того, новый интерфейс позволяет не запутаться во всех тех сценариях, которые вы уже создали ранее. Автоматизация не только избавляет сотрудников от рутины, но и гарантирует, что все правила по работе с клиентами, документами и т.д. будут выполняться.

2019. Видео: Что такое RPA (Robotic Process Automation)?

В последнее время ИТ-фирмы все чаще предлагают крупным компаниям RPA. Что это такое? Из названия ясно, что это программа-робот, которая выполняет некую последовательность рутинных операций вместо сотрудника. Например, заносит данные в CRM систему из Excel или странички сайта. Можно конечно интегрировать CRM с экселем и сайтом, но это обычно долго и дорого, и под каждый маленький процесс интеграцию задолбаешься делать. Вместо этого можно установить на компьютер сотрудника RPA систему (например, Blue Prism, UIPath, HyperUp). Такая система может имитировать действия сотрудника в интерфейсе Windows и программ. Каждый элемент экрана (кнопка, иконка, курсор мышки, поле ввода) и каждая кнопка на клавиатуре имеет свой ID. RPA-система может управлять этими элементами (например, запустить иконку на рабочем столе, скопировать значение из поля, вставить в другое поле, нажать на кнопку). При этом на экране компьютера вы будете видеть обычную работу сотрудника (движения мышки, открытие окон…). А самого сотрудника можно пока отправить в отпуск.
2017. Bpium — конструктор «Сделай сам» для бизнеса
Если среди многообразия существующих систем автоматизации бизнеса вы не можете найти ничего подходящего для вашей компании, либо с вас просят много денег за доработку системы, посмотрите в сторону онлайн-конструкторов бизнес-приложений, например на Bpium. Во-первых, это интересно. Хотя айтишники говорят, что бизнесмены должны заниматься бизнесом, а не айти, но потратить пару дней на создание системы для своего бизнеса — вы можете себе позволить. Кстати, так вы лучше узнаете свой бизнес. Во-вторых, как правильно говорят разработчики Bpium, это система должна подстраиваться под компанию, а не компания под систему. И, пожалуй, только вы, руководитель компании, точно знаете какая именно система вам нужна. Bpium предоставляет бесплатную версию с ограничением на 1Гб для файлов и без автоматизации процессов. Платная версия начинается от 1000 руб/мес.

2017. Топ 10 сервисов для контроля сотрудников и учета рабочего времени

80% времени (хорошего) руководителя должно быть занято мыслями о людях — сотрудниках. О том, как их мотивировать, координировать, обеспечить им хорошие условия и инструменты для выполнения задач, оценивать их результаты. Поэтому мы запустили новый сайт, посвященный технологиям управления людьми — LiveManagement. И сформировали для него новый рейтинг — Сиситемы учета рабочего времени. За последний год появились несколько хороших отечественных решений в этой категории. Они позволяют регистрировать все активности сотрудников на компьютерах и мобильных девайсах и предоставлять руководителю наглядный отчет. А главное, они мотивируют сотрудников посвящать хотя-бы 80% своего времени работе.

2014. Топ 10 крупнейших разработчиков ПО 2014

Аналитическая компания Gartner опубликовала рейтинг крупнейших софтверных компаний  по итогам прошлого года. На первом месте с большим отрывом Microsoft, которая заработала $65.7 млрд в прошлом году (в основном на продажах Windows и Office). На второе место переместился Oracle, который обогнал IBM. Эти две компании имеют в своем ассортименте практически полные стеки корпоративного ПО. SAP, который в основном зарабатывает на своей ERP — на 4 месте. Впервые в Топ-10 попал SaaS вендор, и конечно, это CRM-вендор Salesforce ($3.8 млрд). Зато Salesforce показал самые высокие среди всех лидеров темпы роста за год (33%). В компании уже сказали, что их следующая цель — опередить SAP.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это процесс передачи решения рутинных задач сотрудников автоматизированным системам, который позволяет освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решения и распланировать дальнейшие действия компании.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Внедрение автоматизации бизнес-процессов на предприятии дает возможность достичь целей:

• экономии — сокращения затрат на изменение структуры сделок и продаж, и увеличения благодаря этому оборота и прибыли;

• упорядочения и ускорения бизнес-процессов благодаря сокращению времени на каждую операцию, четкому определению этапов, исполнителей и сроков, отлаженности, эффективности и прозрачности работ;

• 
  создание единой информационной системы, которая дает возможность сотрудникам работать друг с другом и с клиентами в общем пространстве по индивидуальным KPI (ключевым показателям эффективности), клиентам — получать своевременное и качественное обслуживание, руководству — видеть реальные результаты работы сотрудников. С помощью единых информационных систем формируются стандартные и фиксированные бизнес-процессы.

Также автоматизация бизнес-процессов компании позволяет существенно увеличить выручку и масштабировать бизнес.

Информационные системы автоматизации бизнес-процессов

Обязательным условием успешного бизнеса является использование информационных систем BPM (business process management), которые служат для автоматизации управления бизнес-процессами, то есть для решения специализированных задач по их:

• моделированию. ВРМ создает определенную информационную среду для дизайна бизнес-процессов;

• исполнению — то есть по внедрению и оперативному управлению бизнес-процессов. Каждая операция вносится в сервер платформы и представляется в виде карточек и предписаний для персонала. Также эта функция ВРМ предусматривает разграничение рабочих условий для пользователей и контроль за выполнением заданий;

• 
  мониторингу. Для проведения мониторинга и анализа показателей эффективности ВРМ собирает все данные о компании в единую информационную базу и на основании этих сведений автоматически формирует отчеты по выбранным элементам и бизнес-процессам компании.

К самым популярным ВРМ-системам относятся:

• Bpm’online studio,  которая обеспечивает создание и контроль полного цикла бизнес-процессов, связанных с обслуживанием клиентов;

• 
  ELMA — платформа для управления коммуникациями, распределения поручений и контроля их выполнения, которая позволяет не только создавать, но и эффективно автоматизировать бизнес-процессы для решения задач различной сложности;

• 
  Bizagi BPM Suite — система с большим выбором графических инструментов и с возможностью интеграции со сторонними программами. На этой платформе можно автоматизировать и оцифровать любой бизнес-процесс;

• 
  Comindware Business Application Platform — платформа для создания программного обеспечения под любые потребности бизнеса, в том числе для объединения департаментов крупных компаний в единый бизнес-процесс;

• 
  Bonita Open Solution — система для создания, автоматизации, исполнения и мониторинга бизнес-процессов в общем окне, благодаря чему скорость работы значительно возрастает;

• 
  «ИНТАЛЕВ» — оптимальное решение для крупных и средних компаний, которое настроено на на объединение и автоматизацию всех систем (например, баз и процессов «1С: Предприятие») внутри единой платформы;

• 
  Pega — BPM-платформа, затрагивающая все сферы деятельности компании, позволяющая выбирать необходимую информацию из массивов данных и операций, а также принимать решения в режиме реального времени;

• 
  «Первая форма» — система для организации общего информационного пространства, в котором будут храниться сведения, ставиться задачи и происходить общение между сотрудниками. Большой набор инструментов поможет создать бизнес-процесс для компании любого типа. Система формирует аналитику и отчетность для руководителей;

• 
  IBM Business Process Manager — платформа для комплексного управления и автоматизации бизнеса, представленная в виде пакетов для средних и крупных предприятий. Сотрудники могут самостоятельно участвовать в автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, получая для этого всю необходимую информацию. Также данная система предназначена для разработки программ и мобильных приложений.

Научиться автоматизации управления бизнес-процессами вы сможете в рамках курсов по программам MBA IT, которые проводит ЦРК БИ (ЦЕНТР РАЗВИТИЯ КОМПЕТЕНЦИЙ В БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКЕ) НИУ ВШЭ. Записаться на курсы можно здесь.

← Назад к списку

Зачем нужна автоматизация бизнеса

Автоматизация бизнеса – это перекладывание всех рутинных задач на плечи компьютера. Все процессы, проходящие в компании, упорядочены в одну единую систему.

Современная бизнес-среда очень динамична. Для успешного ведения бизнеса и оперативного принятия точных и взвешенных решений требуется эффективный управленческий учет.

Автоматизированные информационные системы, доступные компаниям на сегодняшний день, позволяют получать четкие и достоверные данные о деятельности сотрудников всех уровней, о главных задачах и целях, а также отчетность о прогрессивности их выполнения, на основании которых можно проводить любой подробный анализ ситуации на предприятии в целом или каждого процесса отдельно.

Главная цель внедрения автоматизации бизнеса в работу компании – оптимизация деятельности и, как следствие – рост финансовых показателей. Это достигается:

• максимально эффективной организацией структуры и методов управления бизнесом;
• отказом от устаревших методик и схем;
• внедрением современных технологий, способных качественно и быстро повлиять на развитие сильных сторон деятельности, а так же укрепить более слабые ее области.

Так зачем нужна автоматизация бизнеса? Рассмотрим 5 веских причин, почему автоматизация в любой компании – это важно.

1. Сокращение времени на рутинные процессы.

Для управленческого учета внутри многих компаний используется таблица Exel. Мы заметили, что часто на заполнение различных таблиц, отчетов, баз клиентов уходит 2/3 рабочего времени. А когда работать? Автоматизируя рутину, вы освободите время сотрудников для выполнения более важных задач.

2. Ведение клиентской базы.

С базой клиентов и системой напоминаний никакая заявка не будет забыта, никакой клиент не останется без внимания, сроки никогда не затянутся. Отдел продаж работает эффективно, успевает обслужить большее количество клиентов.

3. Сокращение ошибок при работе.

Человеческий фактор в любой работе имеет место быть, но его можно свести к минимуму. Ведь иногда проще доверить рутинные скучные ежедневные процессы компьютеру, и он все сделает без ошибок.

4. Сохранение бизнес-логики вашей компании

В отличие от других стандартных предложений, которые предлагаются на рынке автоматизации, программные решения от ДЕАСофт пишутся с учетом особенностей вашего бизнеса и непосредственно вашей компании. Поэтому вам не придется подстраиваться под систему, наоборот – система подстраивается под вас.

5. Вся информация под рукой

Для руководителя очень важно иметь своевременную, актуальную информацию о всех процессах в организации. Подводить статистику, анализировать, принимать решения теперь просто – у вас для этого все в быстром доступе.

Процесс внедрения

Для внедрения программ управленческого учета руководителю или владельцу компании необходимо определиться с областью, где она требуется: отдел продаж и клиентская база (CRM-система), складской учет, корпоративная система связи между отделами (ERP-система), программа по работе с дисконтными картами и другое.

Далее составляется модель функционирования вашего предприятия для понимания ваших внутренних процессов. С учетом этой модели, особенностей бизнес-процессов компании и ваших пожеланий разрабатывается архитектура новой программы. И на выходе вы получаете такой программный продукт, который полностью удовлетворяет потребностям компании, высвобождая ресурсы для развития и увеличения продаж.

Автоматизация бизнеса – это просто. Вы всегда можете заказать бесплатную демо-версию, чтобы протестировать удобство и функциональность программного обеспечения, а также обратиться к нам за консультацией.

Основы автоматизации бизнеса

Узнайте, что такое автоматизация бизнеса, почему это важно и как вы можете использовать ее в своей организации.

На протяжении десятилетий автоматизация коснулась практически каждой отрасли — от банкоматов до сборочных линий и систем здравоохранения. Но искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение выводят автоматизацию на совершенно новый уровень. Эта так называемая «интеллектуальная автоматизация» меняет способ взаимодействия людей и машин, позволяя предприятиям повышать эффективность, увеличивать прибыль и преуспевать на сложных рынках.

На самом деле, исследования показывают огромные выгоды от автоматизации. По оценкам IBM Institute for Business Value, автоматизация, поддерживаемая ИИ, только в 2022 году принесет миллиарды долларов стоимости рабочей силы.

В этой статье исследуется меняющийся ландшафт автоматизации бизнеса, почему это важно сейчас и что следует учитывать при использовании автоматизации в вашей организации.

Что такое автоматизация бизнеса?

Автоматизация бизнеса — это термин для использования технологических приложений, которые выполняют повторяющиеся задачи, освобождая сотрудников для более ценной работы.Это включает автоматизацию бизнес-процессов (BPA), автоматизацию роботизированных процессов (RPA) и автоматизацию на базе искусственного интеллекта.

Несколько лет назад для автоматизации требовались массивные мэйнфреймы и команда экспертов для их обслуживания. Сегодня облачные платформы автоматизации делают эту функциональность доступной для компаний любого размера. К некоторым видам автоматизации бизнеса относятся следующие:

• Базовая автоматизация : Базовая автоматизация берет на себя простые элементарные задачи и автоматизирует их. Базовые инструменты автоматизации практически не требуют программирования и переводят повторяющиеся задачи в цифровую форму, помогая устранить ошибки и ускорить транзакционную работу.Управление бизнес-процессами (BPM) и RPA являются примерами базовой автоматизации.
• Автоматизация процессов : Автоматизация процессов обеспечивает единообразие и прозрачность бизнес-процессов. Автоматизация процессов, часто выполняемая с помощью специального программного обеспечения, может повысить производительность и эффективность, а также предоставить ценные бизнес-идеи. Интеллектуальный анализ процессов и автоматизация рабочих процессов — примеры автоматизации процессов.
• Расширенная автоматизация : Расширенная автоматизация объединяет людей и машины для интеграции нескольких систем в организации.Поддерживая более сложные процессы, расширенная автоматизация опирается на неструктурированные данные в сочетании с машинным обучением, обработкой естественного языка и анализом. Он способствует управлению знаниями и поддержке принятия решений для специализированной работы.
• Интеллектуальная автоматизация : Управляемая искусственным интеллектом интеллектуальная автоматизация означает, что машины могут «учиться» и принимать решения на основе ситуаций, с которыми они столкнулись и проанализировали. Например, в сфере обслуживания клиентов виртуальные помощники на базе искусственного интеллекта могут снизить затраты, обеспечивая при этом более разумное взаимодействие между клиентами и людьми-агентами.В результате улучшается качество обслуживания клиентов.

Почему важна автоматизация бизнеса?

Независимо от того, ведете ли вы малый бизнес или крупное предприятие, автоматизация — отличный способ оптимизировать операции и стимулировать рост бизнеса. Инструменты автоматизации призваны заменить человеческий труд машинным, чтобы вы могли задействовать эти человеческие ресурсы в других сферах бизнеса.

Чтобы реализовать весь потенциал автоматизации, компаниям необходимо последовательно использовать проверенное программное обеспечение для автоматизации и передовые методы во всех рабочих процессах — от создания более быстрого цифрового взаимодействия с клиентами до упрощения внутренних процессов.Однако не все решения содержат полный спектр технологий, необходимых для автоматизации сквозных операций. Это может привести к множеству точечных решений, увеличению затрат и невозможности масштабирования.

Преимущества автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнеса критически важна в быстро меняющемся мире. Например, предсказать, какое поведение клиентов будет сохраняться после пандемии — от сильно колеблющегося спроса до повышенных мер предосторожности для здоровья и безопасности — может быть сложно. Но одна область, которую вы можете контролировать, — это то, как вы управляете опытом, который создаете для своих клиентов.Автоматизация, особенно автоматизация в сочетании с искусственным интеллектом, может помочь вам исправить или улучшить этот опыт, что приведет к увеличению продаж, лучшему использованию ресурсов и большей удовлетворенности клиентов.

Один из лучших способов сделать это — использовать платформу автоматизации, которая поможет вам сделать следующее:

• Откройте для себя процессы: Определите неэффективность или «горячие точки» в своей деятельности, чтобы помочь определить, где автоматизированные процессы могут оказать наибольшее влияние. Это включает в себя интеллектуальный анализ процессов и моделирование.
• Применяйте интеллект : используйте данные автоматизации операций с помощью машинного обучения и искусственного интеллекта, чтобы рекомендовать действия и высвободить людей для решения более стратегических задач.
• Увеличьте свой персонал : создавайте инструменты RPA и развертывайте цифровых сотрудников для совместной работы с людьми везде, где можно достичь более высокого уровня производительности или когда требуется резервное копирование.
• Автоматизация основных операций : используйте основные возможности автоматизации — обработку документов, оркестровку рабочих процессов, управление решениями и службы контента — в ключевых областях деятельности для удовлетворения потребностей бизнеса.

Распространенные способы автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнеса хорошо подходит для оптимизации процессов практически во всех областях организации:

• Маркетинговая деятельность : с помощью автоматизации электронного маркетинга компании могут использовать программное обеспечение для отправки электронных писем в список рассылки клиентов по заранее определенному расписанию, что снижает затраты на ведение кампаний вручную. Маркетинговые усилия могут быть связаны с системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и даже делать такие вещи, как целевые клиенты с автоматическими сообщениями через социальные сети.
• Человеческие ресурсы : Системы управления человеческими ресурсами могут автоматизировать широкий спектр кадровых задач, включая обработку заявлений о приеме на работу, планирование собеседований, предложения о трудоустройстве, адаптацию, управление заработной платой и администрирование льгот. Используя аналитику, эти системы также могут дать представление о производительности труда.
• Процессы продаж : Инструменты автоматизации продаж, такие как Salesforce и другие инструменты «Программное обеспечение как услуга» (SaaS), позволяют отделам продаж тратить меньше времени на регистрацию своей деятельности, связанной со сделкой, и больше времени на телефонные звонки для заключения сделки.Эти инструменты могут автоматизировать повторяющиеся задачи на протяжении всего процесса продаж, будь то квалификация потенциальных клиентов на основе их покупательского пути, назначение потенциальных клиентов подходящему представителю или создание прогнозов продаж на основе данных.
• Финансы и бухгалтерский учет: Автоматизируя функции финансового планирования и бухгалтерского учета, компании могут высвободить время для таких важных задач, как анализ, стратегия и сотрудничество с заинтересованными сторонами. Например, в управлении счетами к оплате (AP) сбор данных автоматизирован, счета-фактуры автоматически сопоставляются с документами, а утверждения автоматически направляются.Это уменьшает количество ошибок в данных и помогает предотвратить мошенничество с помощью фонового контроля.

Автоматизация бизнеса и IBM

IBM предоставляет единую платформу для автоматизации бизнеса и ИТ, помогая организациям во всем мире эффективно автоматизировать и то, и другое. Например, глобальная перестраховочная компания в Швейцарии использовала программное обеспечение IBM для автоматизации своих квартальных задач закрытия и сэкономила 40 000 долларов США в квартал.

IBM Cloud Pak для автоматизации бизнеса — мощный инструмент, стоящий за всем этим.Платформа автоматизации предоставляет генерируемые искусственным интеллектом рекомендации, аналитику для измерения воздействия и удобные инструменты с низким кодом, которые помогают организациям сократить время, затрачиваемое на ручные процессы, и сократить время ожидания клиентов. С помощью IBM Cloud Pak for Business Automation вы можете избавиться от повторяющихся задач и перераспределить свои ресурсы для более ценной работы.

Чтобы узнать больше об автоматизации на основе искусственного интеллекта от IBM, ознакомьтесь с Руководством покупателя по интеллектуальной автоматизации бизнеса и подпишитесь на нашу рассылку Business Automation Insider Newsletter.

4 типа автоматизации вашего бизнеса

Инструменты автоматизации бизнеса помогают компаниям и их клиентам автоматизировать повторяющиеся повседневные задачи. Они освобождают сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на более стратегических проектах, и предоставляют проверяемый журнал данных, который команды могут использовать для принятия более обоснованных решений и применения согласованного контроля.

Компании любого размера могут применять автоматизацию бизнеса для множества задач, проектов и процессов.Основные преимущества обычно включают экономию времени и затрат, устранение ошибок и настройку средств управления, обеспечивающих соблюдение политик.

Как работают инструменты автоматизации бизнеса?

Инструменты автоматизации бизнеса используют технологии, чтобы избавить от ручного труда повседневные бизнес-процессы. От управления персоналом до продаж и бухгалтерского учета — от автоматизации бизнеса выигрывают почти все сферы деятельности.

Используя автоматизацию бизнеса, компании могут избавиться от ручного труда, одновременно улучшая и упрощая отдельные этапы, составляющие различные процессы.Например, автоматизируя процесс предварительного отбора кандидатов на работу, компании могут сэкономить значительные человеко-часы, которые в противном случае были бы потрачены на первоначальную проверку всех полученных заявок.

Гораздо больше, чем просто замена бумаги и PDF-файлов оцифрованными данными, автоматизация бизнеса влияет на ключевые этапы рабочего процесса компании, а затем делает эти процессы более дешевыми, быстрыми и менее подверженными ошибкам. Перенося эти процессы на одну или несколько технологических платформ, компании также получают лучшие возможности отчетности и способность анализировать данные с течением времени, а затем использовать их для принятия более обоснованных решений.

Типы автоматизации бизнеса

Делая определенные бизнес-процессы «автоматическими», автоматизация бизнеса устраняет повторяющиеся задачи, сокращает время, затрачиваемое на повторяющиеся задачи, и помогает повысить общую производительность. По этим и другим причинам все большее число организаций все больше и больше внедряют автоматизацию своего бизнеса.

Вот четыре типа автоматизации бизнеса, как они работают и когда их следует использовать.

Автоматизация маркетинга

Маркетинг — это важная бизнес-деятельность, которая может быть трудоемкой и дорогостоящей, поэтому ее можно упростить за счет автоматизации.

С помощью инструментов автоматизации маркетинга (которые обычно представляют собой программное обеспечение) компании могут генерировать высококвалифицированных потенциальных клиентов, готовых к участию в продажах. Эти инструменты также обеспечивают основу для команд, позволяющих нацеливать, строить, выполнять и измерять успех маркетинговых кампаний, устраняя сложность квалификации и конверсии потенциальных клиентов.

Некоторое программное обеспечение для автоматизации маркетинга может автоматизировать процессы электронного маркетинга, позволяя компаниям лучше согласовывать эти кампании с усилиями своих отделов продаж. Компании также могут использовать инструменты автоматизации маркетинга для отслеживания и измерения активности потенциального клиента, определения того, когда потенциальный клиент соответствует известным условиям готовности покупателя, и доставки потенциальных клиентов к продажам, как только они соответствуют заранее определенным критериям.

Автоматизация маркетинга полезна для компаний любого размера.Например, небольшая компания может использовать программное обеспечение для разработки, генерации и ежемесячной рассылки электронных писем, чтобы донести соответствующий контент или предложения до списка рассылки клиентов. Этот процесс может значительно сократить количество часов, затрачиваемых на «прикосновения» к клиентам в течение года.

Тем временем более крупная компания может захотеть воспользоваться преимуществами расширенных функций автоматизации маркетинга, таких как динамическое сегментирование обширной базы данных клиентов, нацеливание на клиентов с помощью автоматических сообщений через социальные сети и текстовые сообщения или настраиваемые рабочие процессы, которые соответствуют специфические маркетинговые процессы компании.

Автоматизируя интернет-маркетинг и кампании по привлечению потенциальных клиентов, компании могут снизить затраты на разработку и проведение этих кампаний. Это, в свою очередь, помогает повысить измеримую рентабельность инвестиций (ROI) для каждой из этих кампаний.

Бухгалтерский учет и автоматизация

Автоматизируя свои бухгалтерские и бухгалтерские функции, компании могут значительно сэкономить время на счетах к получению (AR), счетах к оплате (AP), выставлении счетов, взыскании платежей, приложениях кредитных карт, резервном копировании данных и других финансовых процессах, которыми необходимо управлять ежедневно или ежедневно. еженедельно.

Они также могут применять автоматизацию к основным процессам, таким как закрытие бухгалтерских книг, управление главной бухгалтерской книгой (GL) и управление банковскими счетами. За счет исключения ручных элементов из работы бухгалтерии и обработки вычислений и обработки транзакций автоматизация делает сложный процесс более управляемым.

Возьмем, к примеру, управление кредиторской задолженностью. Около 55% компаний по-прежнему обрабатывают свои AP-процессы вручную. Использование автоматизированной системы для этой конкретной области управления финансами предприятия экономит деньги и время: сбор данных автоматизирован, счета-фактуры автоматически сопоставляются с документами, а утверждения направляются в электронном виде.Это также уменьшает количество ошибок данных и помогает предотвратить мошенничество с помощью системы «бесконтактного» управления, которое происходит негласно.

В совокупности эти функции дают важные преимущества. Программное обеспечение для автоматизации AP сокращает количество выполняемых вручную задач и освобождает денежный поток. Команды могут отправлять счета-фактуры, управлять утверждениями и обрабатывать платежи через единую платформу с быстрым утверждением, а также лучшей видимостью и контролем над важными финансовыми процессами и данными.

Для компаний любого размера бухгалтерский учет — это трудоемкий процесс, который включает в себя множество ручных операций.Автоматизируя некоторые или все эти шаги, компании могут высвободить время для таких важных задач, как анализ, стратегия и сотрудничество между членами команды.

Автоматизация процессов

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) выходит за рамки базовой автоматизации и включает интеграцию приложений, чтобы помочь компаниям повысить ценность и эффективность. Подмножество BPA, роботизированная автоматизация процессов (RPA), ориентирована на автоматизацию рутинных задач, в то время как BPA помогает компаниям получить больше от своих инвестиций в автоматизацию.BPA делает это путем агрегирования данных из нескольких источников для разработки анализа, который было бы трудно выполнить вручную.

Компании используют BPA для таких функций, как:

• Автоматический ввод заказов
• Автоматизация электронной почты
• Автоматизированная обработка партий
• Автоматическая передача файлов
• Автоматизированное формирование и распространение отчетов

От приема на работу до управления электронной почтой и бухгалтерского учета — практически каждый уголок бизнеса выиграет от BPA, который не только заменяет ручной труд, но также упрощает и улучшает этапы рабочего процесса, составляющие этот процесс.Когда бизнес-процесс автоматизирован, целые шаги в существующем рабочем процессе — цепочки электронных писем и передача документов, например, — исключаются.

Управление персоналом

Наем новых сотрудников — это многоэтапный процесс, который начинается с онлайн-объявления о вакансии или набора персонала и заканчивается, когда сотрудник официально принят на работу. Многие этапы этого процесса можно автоматизировать.

Система управления человеческими ресурсами (HRMS) — ценный инструмент для этого.Как часть более широкого набора функций, эти системы автоматизируют процесс управления кандидатами. Это относится, в частности, к автоматическим предложениям о приеме на работу, отправляемым непосредственно кандидатам, что помогает разделить роли для заполнения как с внешним миром, так и с текущими сотрудниками, которые могут пожелать подать заявку на внутреннюю работу или направить рекомендации.

HRMS ценна для компаний, для которых опыт кандидата является первоочередной задачей — от подачи заявки на управление резюме до планирования собеседований и подачи предложений на всех этапах работы.Используя эту автоматизацию, HR-команды могут обрабатывать заявки на вакансии, вести расчет заработной платы, управлять текущими и прошлыми данными о сотрудниках, улучшать процесс предоставления пользователей и администрировать льготы.

Поскольку HRMS автоматизирует все аспекты управления человеческими ресурсами, включая адаптацию и расчет заработной платы, она обеспечивает полную аналитику этих процессов. Он также автоматизирует основные процессы управления персоналом, такие как управление отпуском сотрудников, льготы и другие основы. Используя аналитику, эти системы также предоставляют критически важную информацию о производительности и эффективности персонала компании.

Другие кадровые задачи, которыми может управлять программное обеспечение:

• Сохранение и поиск записей о сотрудниках.
• Обзоры поданных онлайн-заявлений о приеме на работу.
• Распространение и подписание трудовых договоров, соглашений о конфиденциальности, отказов и другой документации для новых сотрудников.
• Управление налоговой формой сотрудника.
• Право на участие в программе Benefits.
• Требования к обучению (например, когда сотрудник переходит на новую должность).

Отделы кадров, отвечающие за оценку работы сотрудников, могут использовать данные системы для отслеживания всех задач каждого сотрудника и создания готовых отчетов для менеджеров и руководителей. Если, например, текучесть кадров на складе стала серьезной проблемой за последние 90 дней, компания может использовать инструмент управления персоналом, чтобы выявить конкретную проблему и принять более обоснованные решения о найме.

Какие инструменты автоматизации бизнес-процессов мне следует использовать?

Какие инструменты вы используете для автоматизации своего бизнеса, будет зависеть от конкретных процессов, которые в этом больше всего нуждаются. Заранее определив свои потребности и определив ключевые области вашего бизнеса, которые созрели для автоматизации, вы сможете выбрать лучшее решение для конкретной проблемы.

Например, если ваша бухгалтерия тратит слишком много времени на сопоставление счетов-фактур с заказами на покупку и отправку этих счетов-фактур через процесс внутреннего утверждения, то инструмент автоматизации AP поможет вам значительно улучшить эти процессы.Или, если ваша маркетинговая команда посвящает большую часть своего времени разработке и отправке релевантного контента клиентам, тогда вам подойдет платформа автоматизации маркетинга.

При поиске областей для автоматизации найдите те, в которых работают ваши сотрудники:

• Регулярное выполнение большого количества повторяющихся задач.
• Работа в больших группах для выполнения небольших задач.
• Пропуск сроков из-за длительных ручных процессов.
• Старается изо всех сил, но все же оказывает негативное влияние на другие бизнес-процессы (например, рекламные кампании, которые нельзя запустить, потому что маркетинг занимает слишком много времени, чтобы разработать и отправить вводные электронные письма).
• Требуется лучшее соответствие, аудит и другие бумажные документы.

Изучая различные инструменты автоматизации, представленные на рынке, ищите решения, которые помогут сократить расходы и повысить эффективность — две основные цели любого автоматизированного решения.Независимо от того, развертываете ли вы инструмент продаж и маркетинга, платформу автоматизированного учета или решение для управления персоналом, либо найдите тот, который тесно интегрирован с вашей системой планирования ресурсов предприятия (ERP), либо найдите систему ERP с комплексной платформой, включающей несколько инструментов автоматизации. .

Когда автоматизированное программное обеспечение и ERP интегрированы, компании могут устранить нарушения в данных, минимизировать время, затрачиваемое на перемещение информации между этими системами, и получить доступ к более точной информации в реальном времени.Это дает им целостное представление о своих операциях и позволяет им в полной мере использовать возможности своих автоматизированных систем.

Автоматизируйте свой бизнес с NetSuite

NetSuite поддерживает всю автоматизацию бизнеса, описанную в этой статье, и помогает компаниям экономить время, деньги и рабочую силу, решая множество повседневных задач. Полный спектр продуктов компании — от автоматизации маркетинга до управления персоналом и BPA — призван облегчить управление повседневными процессами.

10 лучших инструментов автоматизации малого бизнеса (которые будут работать в 2021 году)

Автоматизация бизнеса трансформирует способы работы брендов, позволяя им делать больше с меньшими затратами и масштабироваться способами, которые ранее были невозможны. Теоретически это означает, что размер бизнеса не имеет большого значения, а автоматизация может дать преимущество небольшим брендам, которые часто могут реагировать на новые тенденции быстрее, чем их более крупные конкуренты.

Единственная проблема в том, что большинство инструментов автоматизации на рынке по-прежнему ориентированы на средний и крупный бизнес, но не все из них.

В этой статье мы собрали некоторые из лучших инструментов автоматизации бизнеса, разработанных для небольших брендов и помогающих вывести ваше предприятие на новый уровень.

Zapier — это простая платформа автоматизации, которую каждый бизнес может использовать для экономии времени и денег при одновременном повышении производительности. Это почти так же просто, как и автоматизация, позволяя создавать автоматические действия между основными приложениями, используемыми предприятиями во всех отраслях.

Хотите автоматически сохранять вложения в Gmail на Google Диск? Или как насчет того, чтобы размещать все сообщения в своем блоге в Twitter, как только вы нажимаете кнопку публикации? Возможно, вы хотите сохранить все новые файлы Google Docs в OneDrive, а затем сделать их резервную копию в Dropbox.

С Zapier вы можете настроить тысячи подобных автоматов, чтобы исключить повторяющиеся ручные задачи, что позволит вам тратить свое время на более прибыльные действия.

IFTTT очень похож на Zapier, и общая идея та же. Вы собираетесь использовать это, чтобы создать базовую автоматизацию между разными приложениями, чтобы не переключаться между разными платформами для повторения одних и тех же черных задач.

Ключевое отличие состоит в том, что IFTTT предлагает значительно лучшую бесплатную версию, чем Zapier.Основным недостатком является то, что у вас может быть только одна учетная запись, а это значит, что она не особенно подходит для команд. Еще одно ключевое отличие состоит в том, что автоматизация IFTTT запускается мгновенно, как только происходит действие триггера. Между тем, Zaps запускается каждые 15 или 5 минут в зависимости от того, какую версию программного обеспечения вы используете.

Ключевым преимуществом Zapier является то, что вы можете настроить Multi-Step Zap с любой из платных версий. Это позволяет настроить несколько автоматизаций для одного и того же действия триггера — чего нельзя сделать ни с одной версией IFTTT.

ActiveCampaign — это гораздо больше, чем просто платформа автоматизации маркетинга, сочетающая в себе расширенные функции электронного маркетинга и стандартную корпоративную CRM-систему в серьезном программном обеспечении для бизнеса. ActiveCampaign — не единственная платформа в своем роде, но это единственная известная нам платформа, которая одинаково хорошо оптимизирована для предприятий любого размера.

Мы долго искали подходящую платформу CRM (подробнее о нашем пути вы можете прочитать здесь), и мы продолжали сталкиваться с той же проблемой. Базовые пакеты, как правило, имеют разумную цену, поскольку функции ограничены, и цены резко возрастают, как только вы перерастете свою текущую версию.

ActiveCampaign — это не только один из лучших универсальных инструментов автоматизации маркетинга в отрасли, но и единственный, который, как мы обнаружили, имел разумную цену для каждой версии своего программного обеспечения. Это означает, что вам не нужно беспокоиться о выкупе, если ваш бизнес перерастет версию, с которой вы начали.

Это очень важно, учитывая, что рост — это все, что нужно для автоматизации бизнеса.

Как малый бизнес, вам нужно автоматизировать процесс продаж, чтобы вы могли обрабатывать большее количество потенциальных клиентов и превращать их в продажи — без создания всей команды продаж.

Мы сделали именно это, используя Leadformly и ActiveCampaign для систематизации большей части нашего процесса продаж.

Leadformly разработан для увеличения коэффициента конверсии ваших форм, но также помогает сегментировать потенциальных клиентов прямо на ваших веб-страницах. Он делает это, используя условную логику, чтобы задавать вопросы пользователям на основе информации, которую они вводят, а затем отправляет эти данные в ActiveCampaign.

Теперь у вас есть веб-страницы, которые генерируют больше потенциальных клиентов, и вы можете автоматизировать свои ответы с помощью сегментированных списков рассылки ActiveCampaigns и функций автоматизации.Это исключает большую часть начального процесса продаж, и вы можете сосредоточиться на работе с потенциальными клиентами, которые близки к совершению окончательной покупки.

Социальные сети важны для бизнеса, но запуск и управление кампаниями на нескольких платформах — большая проблема. К счастью, такие платформы, как Hootsuite и Buffer, позволяют легко автоматизировать столько ваших маркетинговых усилий в социальных сетях, сколько вам нужно.

Между этими двумя платформами нет ничего особенного, но мы выбрали Buffer, потому что это более интуитивно понятное программное обеспечение, и оно предлагало лучшие варианты планирования в то время, когда мы их сравнивали.

Поразительно, сколько контента необходимо производить современным компаниям, даже самым маленьким предприятиям в самых нишевых секторах. Все эти электронные письма, сообщения в блогах и социальные выходки должны откуда-то исходить, и последнее, что вам нужно, — это сдерживать ваши маркетинговые усилия изворотливой орфографией, извините… по орфографии .

Grammarly не сделает ваше письмо надежным, но на удивление хорошо избавит вас от основных орфографических и грамматических ошибок (их и т. Д.)), которые могут поставить под сомнение компетентность вашего бизнеса.

Расти, не угадай.

Двигайтесь быстро и оставайтесь на связи в своем маркетинге с нашим последним предприятием TrueNorth.

Узнать больше

Хорошо, это не очень похоже на платформу автоматизации, но оставьте меня при себе. Google Реклама (недавно переименованная в Google Ads) вносит множество изменений, направленных на то, чтобы сделать ее более мощной платформой для малых предприятий, и в основе этого лежит автоматизация.

Ознакомьтесь с его новыми адаптивными поисковыми объявлениями (все еще в стадии бета-тестирования), чтобы узнать, что их ждет в будущем.

Однако вам не нужно ждать появления новых функций, чтобы автоматизировать вашу стратегию PPC. В Google Рекламе есть множество функций автоматизации, которые можно использовать для получения лучших результатов — и все они бесплатны:

• Правила ставок: Вы устанавливаете ряд условий ставок (например, повышаете ставки для объявлений, которые выпадают первая страница), а Google сделает все остальное — узнайте больше здесь.
• Скрипты Google Рекламы: Набор фрагментов кода JavaScript, которые можно использовать для автоматизации таких действий, как создание отчетов в таблицах, корректировка ставок и уточнение списков ключевых слов.
• Google Ads API: Новая версия Google Ads API, Google Ads API, все еще находится в стадии бета-тестирования, но обещает предоставить такие же возможности автоматизации, которые вы сможете встроить в свои собственные приложения.

Автоматизация, машинное обучение и искусственный интеллект изменят то, как малые предприятия используют такие платформы, как Google Реклама, в ближайшее десятилетие — и этот сдвиг уже начался.

Следите за обновлениями.

Хотя Google упрощает автоматизацию, все еще существует определенный уровень сложности, который отпугнет множество малых предприятий.Я уверен, что так долго не продлится, но еще есть место для сторонних платформ, таких как WordStream, которые упрощают платную рекламу для людей, которые не хотят увязать в сложных настройках.

Функция 20-минутной рабочей недели поможет вам приступить к работе с кампаниями и базовым управлением, не беспокоясь, и вы постепенно перерастете эту функцию по мере того, как привыкните к рекламе с помощью Google Рекламы.

Это отличный инструмент для освоения контекстной рекламы, и вся идея углубления в настройки Google Рекламы будет казаться намного более доступной после того, как вы некоторое время используете WordStream.

Calendly — еще один простой инструмент автоматизации, который может использовать любой бизнес. По сути, он исключает обмен электронной почты для организации встреч, телефонных звонков и других встреч.

Вы просто устанавливаете настройки доступности в Calendly для следующей встречи и вставляете ссылку в свое электронное приглашение. Затем получатель выбирает, какое время ему подходит, и событие автоматически добавляется в ваш календарь — готово.

Чем больше становится ваш бизнес, тем больше требуется бухгалтерского учета, а это всегда препятствие, когда ресурсы ограничены.Xero помогает минимизировать рабочую нагрузку бухгалтерского учета с помощью таких функций, как автоматическое выставление счетов, запланированные платежи и управление денежными потоками, а также многое другое.

В это программное обеспечение встроено множество функций, и все они созданы, чтобы упростить управление деньгами для малого бизнеса.

Автоматизируйте свой путь к большему

Автоматизация не предназначена для крупных предприятий, и выбор инструментов, предназначенных для небольших предприятий, в ближайшие несколько лет будет только увеличиваться.

Начните с платформ, которые мы рассмотрели в этой статье, и к тому времени, когда вы максимально используете их, появится новый набор инструментов, готовый для вас, чтобы совершить следующий прыжок — и он победил. Незадолго до того, как вы создадите собственную автоматизацию в соответствии с вашими потребностями.

25 идей автоматизации продаж и маркетинга для малого бизнеса

Автоматизация позволяет обращаться с клиентами так, как если бы у вас было больше времени. Немедленно помогайте клиентам, отвечайте на их отзывы и даже поздравляйте с днем ​​рождения с помощью этих простых способов автоматизации обслуживания клиентов.

13. Сделайте так, чтобы клиентам было проще обращаться за помощью

Когда клиенту нужна помощь, нет ничего более неприятного, чем трудно найти контактную ссылку и медленно реагировать на запросы компании. Согласно отчету, подготовленному для American Express, шесть из 10 потребителей отказались от запланированной покупки или деловой операции из-за плохого обслуживания клиентов. Убедитесь, что ваш бизнес соответствует ожиданиям клиента и превосходит их каждый раз, автоматизируя процесс ответа на запросы о помощи.

Включите ссылку «связаться с нами» в каждое электронное письмо, чтобы избавить клиентов от необходимости находить ее на вашем веб-сайте.Когда клиент щелкает ссылку, программное обеспечение для автоматизации говорит вам или заранее определенному сотруднику, что нужно следить.

При автоматизированном процессе клиент получает лучший, более быстрый и персонализированный ответ, чем если бы он связался с обычным номером телефона или адресом электронной почты. В программном обеспечении имена сотрудников могут быть добавлены в раскрывающееся меню контактов, чтобы гарантировать, что задачи будут перенаправлены соответствующим людям. Назначая определенных сотрудников для выполнения определенных типов запросов — представителя службы поддержки по техническим вопросам, продавца по запросу потенциальных клиентов — вы немедленно связываете клиента с человеком, который может помочь больше всего.

14. Отправляйте напоминания о встречах

В нашем мире чрезмерных графиков лидам и клиентам нужны напоминания о встречах, а также напоминания о напоминаниях. Забытые встречи приводят к потере времени и денег для вашего бизнеса, но вы не можете позволить себе тратить часы, играя личного помощника каждого клиента.

С помощью программного обеспечения для автоматизации потенциальные клиенты и клиенты могут назначить встречу на удобное для них время, и это бесплатно в вашем календаре. Затем они могут получить серию электронных писем: подтверждение встречи с напоминаниями за несколько дней или часов до встречи.Если клиент или потенциальный клиент отменит, программное обеспечение автоматически уведомит вас, чтобы вы могли следить и перенести.

Задача сравнения календарей и ручного планирования встреч может занять несколько часов вашего дня. Чтобы сделать еще один шаг в автоматизации, рассмотрите возможность использования инструмента планирования, такого как Keap, который синхронизируется с вашим Календарем Google. Используя ваш бизнес-календарь, он позволяет лидам и клиентам просматривать доступное время и планировать встречу, что делает процесс встречи полностью автоматизированным.

15.Оценка степени удовлетворенности клиентов

Положительные или отрицательные результаты опроса об удовлетворенности могут дать вам информацию, необходимую для улучшения вашего бизнеса. Заказчик недоволен? Узнайте, что пошло не так или что вы могли бы сделать иначе. Нравится ли клиенту ваш продукт или услуга? Чтобы повторить свой успех, выясните, почему продукт нашел отклик у них.

Используя программное обеспечение для автоматизации, отправьте по электронной почте ссылку на опрос клиентам, которые недавно совершили покупку. Опрос, представляющий собой веб-форму, может состоять из одного вопроса — «Насколько вы довольны своей недавней покупкой?» — с тремя вариантами ответов: «не удовлетворен», «нейтрален» и «удовлетворен».”

Соответственно автоматизируйте последующие действия. Настройте программу так, чтобы отрицательный ответ запускал задачу связаться с клиентом по телефону или электронной почте. Быстрая помощь может предотвратить дальнейшие повреждения. Согласно отчету, подготовленному для American Express, большинство потребителей дают компаниям еще один шанс после первоначального неудовлетворительного обслуживания клиентов, но почти 60% меняют компанию после второго или третьего негативного опыта.

Если ответ был положительным, отправьте автоматическое электронное письмо, чтобы поблагодарить вашего клиента и спросить, готовы ли они рассказать вам больше о своем опыте.Рассказ счастливого клиента может быть полезным — и не только эмоционально. Отзыв клиента, размещенный на вашем веб-сайте (разумеется, с разрешения), может быть личным мощным способом передать ценность вашего продукта или услуг.

16. Спрашивайте у клиентов рекомендации

Это старейшая маркетинговая стратегия в мире. Сарафанное радио — это самая надежная форма рекламы: по данным Nielsen, 84% людей говорят, что полностью или частично доверяют рекомендациям своих знакомых.Но иногда клиентам нужно небольшое напоминание (или стимул), чтобы распространить информацию. Попросите клиентов давать рекомендации, отправив автоматическое электронное письмо. Чтобы побудить их к действию, вы можете предложить небольшой подарок или купон в знак признательности.

Когда клиент вводит имя и номер телефона друга в веб-форму, ваше программное обеспечение выдаст вам или члену STA задание позвонить рефералу. Почему звонки старой школы? Отправка контактов по электронной почте без их прямого разрешения подвергает вашу электронную почту высокому риску быть отмеченной как спам, что может привести к блокировке ваших сообщений почтовыми ящиками.Поднимите трубку и спросите, хотите ли вы подписаться на электронную почту.

17. Очистите свой список рассылки

«Чем больше, тем лучше» не применяется к спискам рассылки. Все подписчики изначально сказали, что им нужны ваши электронные письма, но со временем некоторые передумали и перестали интересоваться их чтением. В любом случае, если вы продолжите писать им по электронной почте, это может помешать вам связаться с людьми, которые хотят получать от вас известия.

Это связано с тем, что провайдеры электронной почты, такие как Gmail, измеряют вовлеченность — как часто люди открывают, нажимают и иным образом взаимодействуют с электронными письмами — чтобы обнаружить спам.Высокая вовлеченность говорит Gmail, что людям нужны ваши электронные письма. Низкая вовлеченность предполагает, что они этого не делают, особенно если некоторые люди помечают ваши электронные письма как спам. Если эта тенденция сохранится, Gmail может обозначить вас как спамера и заблокировать все ваши электронные письма из почтовых ящиков.

С помощью программного обеспечения для автоматизации вы можете сократить свой список, ориентируясь на неактивных подписчиков. Поскольку программное обеспечение отслеживает такие показатели взаимодействия, как открытия, клики, заказы и подписки на веб-формы, вы можете выделить подписчиков, которые были M.I.A. (120 дней — хорошая мера).

После того, как будет выявлена ​​толпа с низким уровнем вовлеченности, запланируйте серию из трех автоматических электронных писем с вопросом: «Вы хотите продолжать получать мои электронные письма?» Поскольку вы нацеливаетесь на известных не отвечающих, используйте такую ​​строку темы, как «Привет!» (Это сработало в предвыборной кампании президента Барака Обамы). В электронном письме предоставьте читателям выбор из двух ссылок. Если они нажмут «да», программа уберет метку «неактивно». Если ответ «нет», они больше не будут получать ваши электронные письма.

Не говоря уже о причинах спама, гигиена списка адресов электронной почты важна для ваших маркетинговых усилий.На самом деле ваша целевая аудитория — это не все на планете. Сокращение списка позволяет лучше понять потребности и интересы клиентов, помогая составлять более точные сообщения.

18. Восстановление утерянных паролей

Если клиентам нужен пароль для доступа к разделам вашего веб-сайта, они неизбежно забудут его в какой-то момент. Поиск паролей не должен быть эквивалентом поиска в мусорном ведре. С программным обеспечением для автоматизации процесс занимает всего мгновение.

Чтобы получить пароль, клиент вводит свой адрес электронной почты в форму на вашем веб-сайте. Форма синхронизируется с ее контактной записью, которая включает поле пароля. Затем клиент получает электронное письмо, содержащее ее пароль, а также ссылку на вашу страницу входа. После того, как вы настроите эту автоматическую последовательность, она сможет забывать свой пароль сколько угодно раз.

19. Запомните день рождения каждого клиента

С программным обеспечением для автоматизации запоминание дней рождения — это проще простого. Но прежде чем вы сможете отправить сообщение о дне рождения, вам нужны даты.Собирайте дни рождения, отправив автоматическое электронное письмо с вопросом: «Могу я записать ваш день рождения в файл, чтобы мы могли отпраздновать его вместе с вами?» Ссылка ведет клиента к веб-форме. Они вводят свой день рождения, который программа добавляет к информации о клиенте в системе управления клиентами.

Затем настройте автоматическое электронное письмо для отправки электронного письма ко дню рождения в знаменательный день (или, возможно, за несколько дней, если вы включаете срочное предложение).

Используйте шаблон электронного письма с небольшой индивидуальностью:

«С днем ​​рождения, [Имя]! Вот купон на 15% специально для вас в ваш знаменательный день.”

Отправляете ли вы купон или просто желаете хорошего года вперед, ваш клиент будет тронут тем, что вы запомнили.

20. Привлекайте подписчиков в социальных сетях

Если вы используете социальные сети (а должны!) Для маркетинговых усилий, вы можете использовать автоматизацию, чтобы увеличить число подписчиков. Публикуете ли вы твиты каждый день, устраиваете ли вы мероприятие в Facebook каждую неделю или выкладываете как сумасшедшие, чтобы показать свои новые продукты на Pinterest, платформы социальных сетей предоставляют отличный способ оставаться на виду у клиентов, не забрасывая их электронными письмами.Но если кампания в социальных сетях опубликована, и никто ее не видит, произошло ли это вообще?

С помощью программного обеспечения для автоматизации можно почти легко получить поклонников и подписчиков в социальных сетях. Отправьте клиентам автоматическое приглашение проверить один из ваших социальных профилей:

«Знаете ли вы, что мы публикуем обучающие видеоролики на Facebook каждую неделю? Щелкните здесь, чтобы посетить нашу страницу в Facebook ».

Когда клиент щелкает ссылку, работа вашего программного обеспечения завершена. Вы не можете гарантировать, что клиенты решат «лайкнуть» вашу + страницу, но по крайней мере вы сообщили им, что ваш профиль существует.

П.С. Добавить P.S. на вашу электронную почту для неизбежных клиентов, которые не используют социальные сети: «Если вы не в Facebook, не могли бы вы нажать здесь, чтобы сообщить мне?» Если клиент щелкает ссылку, программное обеспечение принимает к сведению, чтобы вы больше не спрашивали об этом в будущем.

Что такое автоматизация бизнеса?

А как насчет традиционной автоматизации и управления бизнес-процессами?

Отделенные от интегрированного решения по автоматизации бизнеса, автоматизация бизнес-процессов (BPA) и BPM остаются автономными стратегиями, которые вы можете использовать для повышения эффективности и снижения затрат в вашей организации.

Автоматизация бизнес-процессов включает в себя множество движущихся частей. Длинные цепочки писем, противоречивые копии документов и кажущиеся незначительными ошибки могут заставить заинтересованные стороны почувствовать себя потерянными в хаосе ненаправленного общения, переписывания, задержки сроков и общего разочарования. Автоматизация бизнеса упрощает эти процессы, так что детали, время и ответственность не теряются. Внедрение многоразовой и расширяемой стратегии автоматизации бизнеса позволяет вашему бизнесу контролировать эти процессы, высвобождая время и ресурсы, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что действительно важно.

Чем BPA отличается от BPM?

Автоматизация бизнес-процессов происходит всякий раз, когда вы автоматизируете рутинный бизнес-процесс. BPA может быть отдельной стратегией для повышения эффективности вашей организации или эффективно сочетаться с комплексными инициативами по управлению бизнес-процессами. В то время как BPM — это методология, которая позволяет вашей организации лучше понимать ваши сквозные бизнес-процессы, BPA можно использовать для постоянной проверки и повышения эффективности ваших процессов в сравнении с этими инициативами.Комбинация BPA и BPM может быть мощной, поскольку BPM описывает и обеспечивает архитектуру для всех бизнес-процессов, которые должны быть отображены и автоматизированы, но этот подход также может быть медленным для реализации вначале.

Как работает BPA?

Автоматизация бизнес-процессов расширяет вашу ИТ-систему для автоматизации процессов, специально адаптированных к потребностям вашей организации. Поскольку адаптация к автоматизации может быть дорогостоящей и трудоемкой, специализированные компании предоставляют программные решения для определения и последующего соответствия конкретным потребностям вашей организации.Решения BPA все чаще используют технологии искусственного интеллекта для лучшего понимания и адаптации к неструктурированным базам данных. Это позволяет улучшить взаимодействие с пользователем, поскольку технология учится преодолевать двусмысленность и взаимодействовать с потребностями пользователей без посредничества технического специалиста.

Улучшение управления приложениями AI / ML

Получите экспертные мнения о том, как упростить развертывание и управление жизненным циклом приложений искусственного интеллекта / машинного обучения (AI / ML), чтобы вы могли создавать, сотрудничать и совместно использовать модели машинного обучения и приложения AI быстрее с этой серией вебинаров.

Зачем автоматизировать бизнес-процессы?

Использование технологий для автоматизации бизнес-процессов стало популярным благодаря движущейся сборочной линии Генри Форда в 1913 году. Сборочная линия Ford сократила время, необходимое для производства автомобиля, с более чем 12 часов до 2 с половиной часов. Сегодняшнее программное обеспечение и приложения для автоматизации бизнес-процессов делают то же самое для нужд современного бизнеса, сокращая процессы разработки и развертывания от месяцев до часов. Автоматизация бизнес-процессов продолжает это наследие.Он использует программное обеспечение и приложения для упрощения и ускорения сложных рабочих процессов, обеспечивая при этом прозрачность и контроль над всеми частями процесса, освобождая вас от рутины, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это использование технологий для автоматизации повторяемых повседневных задач. Он ускоряет выполнение работы, направляя информацию нужному человеку в нужное время с помощью определенных пользователем правил и действий.BPA помогает организациям оптимизировать такие процессы, как прием сотрудников на работу, кредиторская задолженность, управление контрактами и многое другое.

Ключевые элементы для определения процесса автоматизации:

• Процесс требует согласованности во всей организации
• Процесс повторяется
• Процесс должен быть без ошибок каждый раз

Это не просто замена бумага с PDF-файлами — Автоматизация бизнес-процессов стремится сделать процессы более экономичными, оптимизированными, защищенными от ошибок и прозрачными.Благодаря автоматизированным процессам организации экономят время и обеспечивают внедрение передовых методов для повышения общей операционной эффективности.

Ниже приведены три общих бизнес-процесса и то, как организации способствовали положительным изменениям за счет автоматизации:

Подбор персонала

Пример: Инженерный колледж Техасского университета A&M
Задача процесса: более 65 процентов к 2025 году.Это означало, что колледжу необходимо было нанять новых сотрудников, чтобы справиться с притоком студентов при одновременном снижении затрат. Однако прежний процесс адаптации персонала был бумажным и требовал много времени. Если колледж собирался достичь своей цели, ему необходимо было устранить неэффективность и упростить процесс адаптации сотрудников.

Автоматизация адаптации персонала с помощью Laserfiche позволила Инженерному колледжу нанять более 3400 сотрудников чуть более чем за год. Другие отделы также начали реинжиниринг своих собственных процессов и делятся успехами по всему университетскому городку.Новая система создала новую культуру сотрудничества и инноваций для максимально эффективных процессов.

Щелкните здесь, чтобы получить полное руководство по автоматизации управления персоналом.

Счета к оплате

Пример: город Бока-Ратон
Задача процесса: Процесс расчета кредиторской задолженности в городе Бока-Ратон в значительной степени основывался на бумажных счетах и ​​копиях, направляемых вручную. Иногда бумажные копии терялись или задерживались на чьем-то столе, что приводило к неоплаченным счетам и недовольству поставщиков.Оформление документов и ответы на телефонные звонки от поставщиков отнимали время сотрудников, которое можно было бы лучше потратить в другом месте.

Благодаря автоматизации город отслеживает все счета с момента их получения до окончательного платежа. Город значительно сократил количество ошибок обработки, повысив удовлетворенность клиентов в результате более быстрого и эффективного процесса.

Щелкните здесь, чтобы получить полное руководство по автоматизации расчетов с поставщиками.

Управление контрактами

Пример: Heifer International
Задача процесса: Heifer International стремится вывести 4 миллиона семей из бедности к 2020 году.Для этого некоммерческой организации необходимо было повысить эффективность и упростить сотрудничество между своими командами и партнерами по всему миру. Имея документы, составленные на основе 70 лет работы, и сотни контрактов, требующих проверки для каждого проекта, Heifer необходимо было централизовать информацию и оптимизировать процессы управления контрактами, чтобы быстрее помогать большему количеству людей.

Члены команды телок по всему миру теперь могут совместно работать над проектами, которые помогают семьям, независимо от того, находятся ли они в Арканзасе или Непале. Юридическая экспертиза контрактов упрощена, что ускоряет выполнение проектов, включая доставку продуктов питания и предметов снабжения.Heifer продолжает выявлять дополнительные операции вспомогательного офиса, которые можно сделать более эффективными и высвободить ресурсы для программных инициатив.

Готовы узнать больше о технологии BPA? Загрузите это бесплатное руководство , чтобы узнать, как автоматизация процессов повышает эффективность рабочего места и экономит время и ресурсы на предприятии.

Что такое автоматизация бизнес-процессов? Определение и примеры

Автоматизация бизнес-процессов (АБП) — это использование технологий для завершения бизнес-процессов с минимальным вмешательством человека.Бизнес-процесс — это действие или набор действий, используемых для достижения определенной организационной цели, такой как доставка продукта клиенту или привлечение нового сотрудника.

Бизнес-процесс часто начинается с действия — например, с подачи отчета о расходах сотрудника. Зарегистрированный отчет запускает набор заранее определенных шагов рабочего процесса, которые завершаются выплатой сотруднику компенсации. Цель BPA — не только заменить ручной труд автоматизацией, но также упростить и улучшить этапы рабочего процесса, составляющие этот процесс: когда бизнес-процесс автоматизирован, этапы существующего рабочего процесса — например, цепочки электронных писем и передача документов. — исключены.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов способствует повышению эффективности и стандартизации, что, в свою очередь, приносит множество бизнес-преимуществ, включая повышение производительности, снижение затрат, повышение доходов и улучшение обслуживания клиентов.

Исключение людей из повторяющихся задач, которые лучше обрабатываются машинами, экономит время и снижает частоту ошибок при условии, что этапы процесса четко определены, подлежат ограниченной интерпретации и что исключения — случаи, когда требуется вмешательство человека — сообщаются нужным людям с помощью системы автоматизации процессов для своевременного решения.Автоматизация рабочего процесса при выполнении второстепенных задач также позволяет сотрудникам сосредоточиться на более ценной работе.

Благодаря централизации бизнес-процессов посредством автоматизации организации также получают прозрачность в своих рабочих процессах. Существует программное обеспечение BPA, которое дает компаниям возможность видеть все этапы процесса на одной информационной панели, обеспечивая видимость статуса действий процесса, от анализа задач до процесса утверждения. Автоматизация также может гарантировать соблюдение нормативных требований.

BPA становится все более важным в стремлении современных предприятий стать цифровым бизнесом.Цифровая трансформация зависит от автоматизации процессов, которая часто начинается с преобразования информации в машиночитаемые форматы, которые затем становятся частью автоматизации в масштабах всего предприятия.

BPA, подмножество BPM

BPA может быть отдельной инициативой или частью более крупной всеобъемлющей стратегии управления бизнес-процессами (BPM). Иногда термины BPA и BPM используются как синонимы. Оба нацелены на то, чтобы помочь предприятиям лучше реализовать свои организационные цели путем улучшения бизнес-процессов, но, как указано в их названиях, их задачи различаются: BPA фокусируется на том, как автоматизация может упростить и оптимизировать бизнес-процесс.BPM, который может включать или не включать автоматизацию, использует различные методы для обнаружения, моделирования, анализа, изменения и оптимизации сквозных бизнес-процессов. В BPM бизнес-процессами управляют коллективно, чтобы не только снизить количество ошибок и повысить эффективность рабочего процесса, но и, например, уточнить должностные роли и обязанности и повысить способность организации адаптироваться к меняющимся бизнес-целям. BPM само по себе является подмножеством управления инфраструктурой, которое поддерживает и оптимизирует основные операционные компоненты организации, такие как процессы, оборудование и данные.

Этапы автоматизации бизнес-процессов: начните здесь

Перед тем, как начать проект BPA, важно понять, как работает существующий процесс, почему он является хорошим кандидатом для автоматизации и как его следует изменить. Вот несколько необходимых первых шагов:

Проанализировать аппетиты предприятия к автоматизации бизнеса . Автоматизация бизнес-процессов меняет способ выполнения работы, поэтому требует участия ключевых заинтересованных сторон. Объем автоматизации определит уровень приверженности руководства, необходимой для работы BPA.Сотрудников, которые могут опасаться, что автоматизация сократит их рабочие места, также необходимо держать в курсе. Независимо от того, является ли проект BPA столь же простым, как преобразование бумажной формы в электронный формат и направление его соответствующим людям, или преобразовательные усилия по автоматизации, предназначенные для поддержки новой бизнес-модели, сотрудники, на которых влияет автоматизация, должны быть обучены новому рабочему процессу и понимать ценность для бизнеса, которую обеспечивает технология BPA.

Анализируйте процессы, которые можно автоматизировать. Трудно добраться туда, где вы хотите быть, если вы не знаете, с чего начинаете. Перед развертыванием инструмента автоматизации критически важно знать, что включает в себя существующий процесс. Однако многим организациям будет нелегко понять существующие бизнес-процессы и управляющие ими бизнес-правила. В обзоре бизнеса Harvard Business Review за 2018 год «Прежде чем автоматизировать процессы вашей компании, найдите способы их улучшить», эксперт по инновациям в бизнес-процессах Томас Давенпорт отмечает, что во многих случаях знания о процессах «довольно низкие».«Более того, многие из« бизнес-правил не изучались [за]… лет и не имеют смысла в нынешних условиях », — сказал он. Давенпорт приводит пример бизнес-правила, описанного как требующее решения менеджера, но в факт зависит от четко определенных критериев и может быть преобразован в алгоритм, обеспечивающий более последовательные и лучшие результаты.

Компании обычно получают наибольшую прибыль от проектов BPA, которые автоматизируют сложные, критически важные для бизнеса процессы и сценарии управления делами.Однако большинство экспертов советуют компаниям с ограниченным опытом автоматизации начинать с малого, сосредоточиваясь на повторяющихся задачах, основанных на правилах, таких как заказы на поставку, где шаги (включая исключения) однозначны и хорошо понятны.

Определите этапы процесса, которые можно исключить, оптимизировать и автоматизировать. «Не прокладывайте коровью тропу» — еще одно распространенное выражение в мире автоматизации производственных процессов. Идея состоит в том, что автоматизация существующего процесса без предварительного изучения того, где он может быть улучшен или как он должен измениться, просто ускоряет существующие недостатки.Есть некоторые споры о целесообразности этого предупреждения, особенно для компаний, которые ищут быстрых выигрышей от автоматизации, но в целом эксперты BPA считают, что существующий процесс не следует автоматизировать без анализа того, как он может быть более эффективным, и без участия ключевых заинтересованных сторон. По словам инженера-программиста Джеймса Хайсмита III, плодовитого писателя по разработке программного обеспечения и одного из первых авторов Agile Manifesto, успешные проекты автоматизации получают информацию из множества источников, включая бизнес-аналитиков, группы разработчиков и ИТ.

ИТ-директор Бет О’Рорк говорит о том, что автоматизация бизнес-процессов станет приоритетом в Blue Cross Blue Shield, Массачусетс.

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать? Примеры BPA

Бизнес-процессы, которые можно автоматизировать, проявляются во многих сферах бизнеса, от управления, операций и цепочки поставок до человеческих ресурсов и информационных технологий. Как правило, объемные, повторяющиеся, чувствительные ко времени задачи, в которых задействованы несколько человек и которые требуют соблюдения нормативных требований, и контрольный журнал являются хорошими кандидатами для автоматизации.

Вот примеры бизнес-процессов, для которых автоматизация выгодна.

Прием на работу новых сотрудников: Интеграция нового сотрудника — важный бизнес-процесс, который включает в себя множество низкоуровневых, но кропотливых задач, от заполнения форм сотрудников и планирования учебных занятий до заполнения налоговых документов и открытия банковских счетов. Автоматизация процесса устраняет большую часть бумажной работы, гарантирует выполнение всех этапов и держит в курсе соответствующих менеджеров и сотрудников.Узнайте больше о преимуществах автоматизации процесса адаптации.

Служба поддержки ИТ-отдела: Объем входящих ИТ-заявок обычно превышает возможности ИТ-персонала по их обработке. Программное обеспечение автоматизации может анализировать, классифицировать и направлять входящие заявки соответствующему персоналу службы поддержки; предоставлять клиентам обновления услуг и предупреждать ИТ-работников о проблемах, которые, помимо других основных задач, требуют немедленного внимания по соображениям соблюдения нормативных требований. Расширенные инструменты автоматизированной службы поддержки включают искусственный интеллект для прогнозирования, управления и решения типичных проблем пользователей.

Автоматизация маркетинга: Программное обеспечение для автоматизации маркетинга позволяет компаниям направлять клиентам автоматические маркетинговые сообщения по каналам, включая электронную почту, веб-сайты, социальные сети и текстовые сообщения, для привлечения потенциальных клиентов. Эта технология представляет собой сегмент управления взаимоотношениями с клиентами, или CRM, и обычно используется отделами маркетинга как способ удалить повторяющиеся задачи из рабочих процессов персонала и повысить общую эффективность маркетинга. Подробнее об автоматизации маркетинга здесь.

Список процессов, которые являются подходящими, но менее очевидными кандидатами на BPA, можно найти в этой десятке лучших от Дэна Баркера, старшего менеджера по продуктам Nintex, поставщика управления процессами и автоматизации рабочих процессов.

Инструменты и программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов

BPA включает в себя широкий набор как устоявшихся, так и быстро развивающихся технологий автоматизации бизнеса. Они включают инструменты рабочего процесса, ориентированные на бизнес-пользователей с ограниченным опытом программирования; роботизированная автоматизация процессов (RPA), которая создает программных роботов, имитирующих взаимодействие людей с цифровыми системами через пользовательский интерфейс; и развивающаяся дисциплина интеллектуальной автоматизации (IA), которая использует машинное обучение и другие инструменты искусственного интеллекта для обучения моделей автоматизации, которые со временем улучшаются.

Относительно новый термин — автоматизация цифровых процессов (DPA) — получил распространение, поскольку компании связывают свои стратегии автоматизации бизнес-процессов с более масштабным мероприятием по цифровой трансформации. Кроме того, развивается программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS), поскольку ведущие поставщики BPM в этой области, такие как Pegasystems Inc. и Appian, добавляют возможности RPA, AI и без кода / с низким кодом. Forrester Research заменила термин BPM на «DPA-deep» и «DPA-wide», чтобы отразить эволюцию программного обеспечения BPM.Результатом этого быстро меняющегося технологического пространства является то, что компаниям необходимо создать то, что Forrester называет «структурой автоматизации», которая разграничивает различные инструменты автоматизации, отфильтровывает рыночную шумиху и понимает, как их можно использовать по отдельности и в тандеме для достижения целей. автоматизация процессов.

Чтобы узнать больше о том, как выбрать правильный инструмент BPA для работы, ознакомьтесь с рассказом старшего технологического редактора Стивена Бигелоу о преимуществах BPA.

.