Что такое gtd: Что такое GTD и как это работает

Что такое GTD и как это работает

Что такое GTD?

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель — успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD — фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как говорил Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:

1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем — на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней — несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

Надо попробовать. А что ещё почитать по этой теме?

Разумеется, книги Дэвида Аллена: они помогают и новичкам, и опытным пользователям проникнуться философией GTD, применять её в работе и личной жизни, научиться использовать на практике.

И напоследок процитируем очень точное высказывание Дэвида Аллена:

Ваше сознание предназначено для создания идей, а не для их хранения.

Поэтому пользуйтесь GTD, придумывайте отличные идеи и обязательно претворяйте их в жизнь.

что это и как работает — статьи на Skillbox

GTD (Getting Things Done) — методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.

GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.

Что почитать о тайм-менеджменте:

Ничего не держать в голове

Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.

Проще значит лучше

Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.

Думать о решении

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

По системе GTD многозадачность — препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.

Составить список действий

Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.

Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.

Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.

Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.

Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.

Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.

1. Что это за задача?
2. Какой должен быть результат?
3. Нужны ли какие-то действия?
4. Если да, то какое действие следующее?
5. Сколько времени оно займет?

Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.

Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.

Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. После передачи такое дело отправится в блок Лист ожидания. Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital.

Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия.

В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.

В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.

В блок Следующие действия — все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.

Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:

• убрать из списка;
• если хотите вернуться к ним позже, сохранить в раздел напоминаний;
• если это важная информация, которую надо сохранить, — в раздел справочных материалов.

Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.

Цель основного метода GTD — управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.

  Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.

  Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

  Evernote — приложение для создания и хранения заметок. Подходит, чтобы собрать все проекты в одной системе.

  Trello — программа для управления проектами. Можно создавать разные доски, составлять списки, прикреплять документы.

Теперь вы знаете, как применять методологию GTD, когда работаете с задачами. Напоминаем, чем это может быть полезно.

Методология GTD помогает:

• Осознать обязательства: найти проблему или задачу.
• Найти методы, чтобы их выполнить: определить, что нужно сделать, чтобы считать задачу завершенной.
• После определения действий создать систему напоминаний.
• Периодически просматривать списки напоминаний.

В использовании любой методологии главное — не пренебрегать здравым смыслом и всегда учитывать контекст. Все остальное — это навыки и знания: что-то можно выучить, что-то наработать. Опыт придет со временем, а полезные навыки можно получить уже сейчас на курсе Skillbox.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

• 
  Живая обратная связь с преподавателями
• 
  Неограниченный доступ к материалам курса
• 
  Стажировка в компаниях-партнёрах
• 
  Дипломный проект от реального заказчика
• 
  Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

GTD за 2 минуты / Хабр

Часто встречали странные буквы GTD? Боитесь что это очередная секта?

Не бойтесь. Сейчас я все расскажу.

Что такое вообще это GTD?

Что возникает у вас в голове, когда вы слышите название GTD? Я тут поспрашивал знакомых, и нарисовалась забавная картина. Все, кого я знаю, представляют себе ГТД примерно так:

Даже как-то стыдно становится. Люди с высшим образованием, а воображают такую чушь.

GTD, Getting Things Done (по-русски можно смело читать как Гэ-Тэ-Дэ) — это система для самоорганизации, придуманная американским автором Дэвидом Алленом. С момента выпуска соответствующей книги в 2000 году миллионы неорганизованных людей наконец обрели счастье и душевное спокойствие. Ведь система, как заявляется, позволяет привети дела в порядок.

Как работает GTD?

Основные принципы GTD очень просты. В основе лежат три привычки*, к которым должен приучить себя каждый эффективный человек.

1. Записывать свои дела

2. Быстро решать, что делать дальше

3. Делать то, что записал

1. Выписываем дела (у автора — Collect)

Почему многие люди испытывают постоянный стресс и ничего не успевают? Потому, что они хранят все дела в голове. А мозг человека способен одновременно удерживать в памяти только 7 объектов. Если хранить в голове слишком много мусора, многие вещи просто забываются и вспоминаются только тогда, когда уже поздно. В итоге получаются все эти «Забыл», «Не успел», «Ай, сделаю завтра»…

Первым шагом на пути к светлой голове будет отложить на 10 минут все дела в сторону, взять листок бумаги и выписать все дела, вопросы, идеи и прочие вещи, которые не дают вам покоя. Тем самым мы освобождаем голову и переносим все свои дела на «внешний носитель».

Пример? Пожалуйста. Слушаю я радио, и вдруг слышу рекламу про наступающий праздник 8 марта. В голову сразу приходит мысль «Не мешало бы купить подарок маме». Не откладывая в долгий ящик, сразу записываю: «Купить подарок маме на восьмое марта».

Готово? Переходим к следующему пункту.

2. Что дальше? (Process)

На этом этапе нужно пройтись по всем записанным делам и для каждого из них задать себе один важный вопрос: какой следующий шаг?

Этот простой вопрос не так прост, как кажется. Например: вам нужно купить подарок маме и вы прилежно записали в блокнот «купить подарок маме на восьмое марта».

Что из этого получится? Скорее всего, вы будете долго искать себе отмазки, а подарок будет куплен в последний день. Ну и в результате накануне придется отстоять полдня в очередях, хотя на неделю раньше могли бы купить за пять минут.

Давайте посмотрим, что в этом случае советует GTD.

GTD говорит вот что: сначала нужно выделить конкретный следующий шаг для покупки подарка. Конкретный шаг означает то, что ты оторвешься от стула и реально что-нибудь сделаешь. Например «Позвонить тете Оле и посоветоваться насчет подарка». Задача вдруг стала намного конкретнее, не правда ли? Теперь не нужно долго раздумывать: надо взять телефон и позвонить прямо сейчас.

Вот мы и пришли к третьему пункту.

3. Бери и делай (do)

Если до этого было сделалано всё правильно, то на данном этапе есть простая и понятная задача: «Позвонить тете Оле».

Так получается потому, что конечным итогом применения системы GTD является «кристально чистый» список «следующих шагов» по всем задачам. В этом списке собраны конкретные и понятные дела, которые можно выполнять без раздумий. Все раздумия уже проведены на этапе «Что дальше»?..

Теперь, при наличии такого кристально чистого списка, можно спокойно и не отвлекаясь щелкать дела одно за одним, как семечки. Никаких лишних терзаний, никаких сомнений — сплошной концентрированный поток действия. Лично я, когда прохожусь в таком состоянии по таскам, чувствую себя терминатором.

Итого

Вот такая интересная и полезная система. Надеюсь этот обзор помог получить о ней представление. Если понравилось — можете попробовать сами. Но учтите, что GTD немного сложнее, чем те три пункта, про которые я написал 🙂

Где можно еще почитать про GTD?

Вот бумажные книги:
Английская версия, русская версия. Можно и скачать.

Официальный подкаст.

Ну и собственно на хабре.

Удачи!

* Данная статья не претендует на полноту описания системы GTD. В GTD есть множество подробностей, которые я не включал в статью. Тем не менее, считаю, что для начала предложенной информации вполне достаточно чтобы составить представление о GTD.

7 фишек GTD, которые помогут вам меньше работать, больше успевать и не уставать

«Очисти свое сознание. Это полезнее, чем очистить желудок»
~Мишель де Монтель

Сегодня я расскажу о фишках технологии GTD, которые позволят вам больше успевать, меньше уставать, повысить эффективность собственного труда, снизить количество стресса и увеличить удовлетворенность от жизни.

Вы знаете, что ваше сознание будет постоянно напоминать вам о тех делах и задачах, которые думали сделать, но оставили без внимания?

Наверняка в вашем мозгу уже висят мертвым грузом тысячи незавершенных задач, необработанных процессов, которые расходуют ваши внутренние ресурсы, силы, энергию, а вы об этом даже не подозреваете. Все это создает стресс и лишает вас сил. Вы хуже выполняете новые задачи, так как ваша голова забита старыми.

О  том, как наконец-то очистить свою голову от всей этой информации, улучшить свою работу и жизнь, я рассказываю в этой статье.

Скорее всего вы слышали аббревиатуру «GTD», которая расшифровывается как Getting-Things-Done («Доведение дел до завершения», «Как привести дела в порядок»). Эта философия или технология стала очень популярной в том числе, благодаря освещению в СМИ. Журналист из газеты the Guardian назвал Дэвида Аллена, автора философии GTD, человеком, который призван привнести порядок во вселенную.

GTD – это не просто система тайм-менеджмента, необходимая для занятых по горло топ менеджеров без личной жизни. Это система оптимизации и организации не только труда, но мышления, сознания, дающая установки о том, как «очистить» сознание от ненужного психического груза, открыть простор для творчества, новых идей и создать психологические предпосылки для комфортного и организованного труда. Эта система предназначена и для бизнесмена с миллионом проектов, и для домохозяйки, которой нужно ухаживать за детьми, оставляя время на чтение художественной литературы, и для школьника, который готовится поступать в институт.

Несмотря на то, что это явление на слуху, не все знают, в чем оно заключается и как это может помочь лично вам. Поэтому сегодня я буквально на пальцах расскажу о том, что это такое. Прочитав эту статью, вы сможете вносить порядок в свою жизнь и мышление уже сегодня и практически сразу увидите положительный результат от этих жизненных нововведений.

Что подтолкнуло меня начать организовывать свои дела?

Чувство тревоги и вины возникает не из-за избытка работы. Оно появляется автоматически, когда вы нарушаете договоренности с самим собой.
~Дэвид Аллен

Не так давно я столкнулся с необходимостью организовать свой собственный рабочий график, в котором я обнаружил массу узких мест. Лет 10 назад из-за своих проблем с концентрацией мне вообще было крайне сложно выполнять любую работу на протяжении продолжительного времени. Со временем я стал работать над улучшением своего внимания и дисциплины. Я стал учиться расслабляться и выполнять данные себе обещания. Это принесло свои плоды.

Я смог создать свой собственный проект, раскрутить его, уйти с наемной работы и начать трудиться на себя, как я и мечтал. Я пребывал в ощущении прогресса в плане работы над собой, которое усиливалось разительным контрастом между моим настоящим и моим прошлым. Еще какое-то время назад я не мог справиться с учебой в институте и несложной наемной работой, а теперь дисциплинированно трудился во благо собственного проекта и людей, которым он приносит пользу, работая день за днем, самостоятельно, а не «из-под палки».

Только потом я заметил, что это не предел. Ощущение успеха на время скрыло от меня те проблемы, которые образовались в организации моего труда.

У меня имеется большое разнообразие работы: письма в почте, статьи на сайте, комментарии, работа со студентами курса «БЕЗ ПАНИКИ» и т.д. и т.п. Все это требует хорошей организации. Я понял об ее отсутствии по тому, что в почте накопилось масса непрочитанных писем, но помеченных как «важные». По всему жесткому диску были раскиданы вордовские файлы с «планами на 2015», «задачами на февраль 2016». В ящиках лежали тетради с пометками, идеями, и, опять же, с описанием задач, которые я должен выполнить. Стоит ли говорить, что я очень редко открывал эти файлы и сверялся с этими списками. И это происходило не столько по причине моей недисциплинированности, сколько из-за того, что все это имело какой-то неудобный вид, вызывая внутреннее ощущение бесполезности всех этих занятий по планированию.

Я понял, что я все равно многое не успеваю, хотя мог бы успевать больше.

В общем, попытки сделать организованный список задач и, главное, следовать ему, проваливались раз за разом.

Конечно, срочные ежедневные дела я выполнял, но при этом чувствовал, как много «задач» и «идей» находятся в подвешенном виде. Все это вылилось в то, что я стал чувствовать меньше удовлетворения от работы. Бывали дни, когда я позволял себе закончить раньше. Я выходил на улицу, садился на велосипед, но вместо того, чтобы радоваться наличию свободного времени, которого у меня бы не было, если бы я работал в офисе, меня преследовало ощущение того, что я что-то не сделал, что-то не успел. В мыслях стали рождаться перфекционистские установки: «Я должен делать больше», «я недостаточно много работаю». Но я понимал, что проблема не в количестве работы, а в ее организации.

Поэтому я решил начать организовывать все свое рабочее пространство. Я взял в руки отличную книгу Дэвида Аллена — «Как привести дела в порядок». Я давно слышал о системе GTD, но только теперь я решил познакомиться с ней поближе.

Что такое GTD?

«Незаконченное дело фактически остается незаконченным в двух местах: в действительности и у вас в голове. Незавершенные дела у вас в голове поглощают энергию вашего внимания, поскольку не дают покоя вашей совести».
~Брахма Кумарис

Когда у меня только появилась эта книга, я ожидал прочитать в ней какие-нибудь банальные советы по тайм-менеджменту, которые я встречал в других источниках, вроде «поделите дела на важные и не важные», «делегируйте то, что можно делегировать».

«Скажем, десять лет назад вы обещали себе навести чистоту в чулане, но к сегодняшнему дню, так этого не сделали… можно сказать, что в данном случае вы занимались уборкой чулана 24 часа в сутки последние 10 лет!»

Но автор говорит о таком стандартном подходе «Тайм-менеджмента» как ограниченном и, во многом, не эффективном. Мне понравилось то, что Дэвид Аллен обращается больше не к соображениям «эффективного труда», а к возможностям и ограничениям человеческого сознания. К тому, чтобы организовать собственные дела так, чтобы они не вступали в конфликт с особенностями нашего мышления. Подход GTD целиком и полностью строится на выводах о том, как устроен наш мозг, как он накапливает информацию, как он обрабатывает нерешенные задачи.

Самой базовой психологической предпосылкой данной философии является тот факт, что любые жизненные задачи, будь то завершение важного проекта или поездка в монастырь на курс медитации, наш мозг воспринимает как нерешенные, держит в памяти, вызывая психическое напряжение, в том случае, если мы не формализуем данные задачи в виде конкретных следующих действий в рамках внешней системы хранения информации.

Не пугайтесь и не надо перечитывать этот абзац! Сейчас я объясню, что все это значит. Хороший пример приводится в самой книге «Как привести дела в порядок». Скажем, десять лет назад вы обещали себе навести чистоту в чулане, но к сегодняшнему дню, так этого не сделали. Каким образом ваш мозг хранил и обрабатывал информацию об этой задаче все эти десять лет?

Дело в том, что психологи уверены, что у нашего сознания в контексте постановки задач нет представлений о прошлом и будущем. Эти представления существуют лишь концептуально, но их нет в самих алгоритмах обработки информации внутри сознания.

Если вы обещаете себе отвезти в машину в сервис на следующей неделе и при этом пытаетесь удержать это обязательство в памяти, то ваше сознание будет считать, что вы должны это сделать прямо сейчас, сегодня, постоянно напоминая вам об этом. И завтра оно тоже будет считать так же.

Ваше сознание не может просто сохранить информацию о ней где-то в архиве, чтобы потом напомнить об этом через семь дней.

Задача будет находиться в статусе «требуется немедленное решение» каждый день, до тех пор, пока вы не поедете в сервис.

Возвращаясь к примеру с беспорядком в чулане, можно сказать, что в данном случае вы занимались уборкой чулана 24 часа в сутки последние 10 лет! Ваше сознание расценивало эту задачу как незаконченную, оставляя ей место в пространстве вашей памяти, создавая напряжение и неудовлетворенность вследствие невыполненной работы.

И чтобы освободить свою память и освободить сознание от незавершенных процессов, напоминания о которых пожирают ваши психические ресурсы (совсем как фоновые процессы на компьютере расходуют ресурсы процессора и памяти, делая машину медленнее), необходимо осуществить два ключевых действия.

1. Перенести задачу из внутренней памяти (ваш мозг) во внешнюю (ваш компьютер, тетрадка, планшет, телефон)
2. Решить, какое будет следующее конкретное действие относительно поставленной задачи. Например, глобальная задача «починить машину» может состоять из многих простых действий. Самое первое действие может быть: «найти подходящие запчасти в интернете».

В таком случае ваше сознание освободит внутреннюю память и перестанет вам постоянно напоминать о том, что вы еще не сделали. Ведь вы переложили все эти задачи на внешнюю систему.

Это, в принципе, ключевые моменты технологии GTD, на которые все опирается. Если вы поняли этот принцип, то уже имеете общее понимание о том, что такое GTD. Эта система эффективного управления делами, создания идей, которая опирается как на внешнюю организацию задач в рамках записей, календарей, системы напоминаний, так и на внутреннюю оптимизацию работы сознания.

Притом, что эти два уровня взаимосвязаны. Внешний порядок служит предпосылкой и инструментом для организованного и «чистого» сознания. А ясное сознание позволяет эффективнее работать* и меньше уставать.

(*Хоть я и употребляю слово «работать», но оно не относится исключительно лишь к профессиональной деятельности. В данном контексте работа касается вообще любых дел. Планирование отпуска – это тоже работа. Так же как обдумывание проблемы отношений с вашей второй половиной).

Далее я расскажу о нескольких несложных фишках этой системы.

Фишка 1 — Решить, какое будет следующее действие

«Когда вы планируете свою деятельность (намерение осуществления) и решаете, какие действия будете выполнять в каком контексте, вы почти автоматически настраиваетесь на нужное поведение вместо того, чтобы собирать всю свою волю в кулак и заставлять себя что-то сделать.»
~Д. Аллен

Если вы будете читать книгу «Как привести дела в порядок», то вы поймете, что это просто самое золотое правило. Автор постоянно к нему возвращается. Более того, он одержим идеей научить весь мир думать о следующем действии!

Да, правило важное, но требуется время и дисциплина, чтобы оно вошло в привычку.

Дело в том, что мы, как правило, рассуждаем о задачах общо и абстрактно. «Надо сделать так, чтобы ребенок учился лучше», «Мне нужно стать спокойнее, чтобы меньше участвовать в конфликтах». Конечно, общую картину нужно держать в голове, но для того, чтобы доводить дела до исполнения, необходимо двигаться на следующий уровень планирования, а именно — подумать о следующем действии.

В рамках рассмотренных нами примеров это может быть:

• «Найти в интернете статьи о развитии силы воли, дисциплины и борьбе с ленью. Или найти в книжном книгу по этой теме».
• «Прочитать о том, какие бывают техники расслабления».
• «Наметить время разговора с сыном о его проблемах в учебе».

Следующим действием не обязательно должно быть именно физическое действие. «Подумать, нужно ли мне поступать в институт вообще» — это тоже действие. Можно просто подумать над задачей, необязательно приступать. Но обозначив всего лишь этот шаг, вы уже освободите часть своего мозга.

Не все проблемы в своей жизни мы можем решить. Поэтому важно понимать, что решение «не делать ничего» тоже является решением.

Данное мероприятие позволяет не только разгрузить сознание, но и зарядиться мотивацией. Многие задачи, когда мы представляем их у себя в уме, кажутся невыполнимыми или очень сложными. «Боже мой, мне придется разбирать весь свой дачный участок, это работа без конца!» Но нам намного легче будет к ней приступить, если мы наметим план в виде следующих действий: «Найти нужные инструменты в интернете». Это уже проще, не правда ли? И когда мы это сделаем, мы почувствуем удовлетворение, приблизившись на шаг к финальной цели.

Фишка 2- Переносить во внешнюю систему

Как вы уже помните из этой статьи, полагаться на память не только ненадежно, но и не эффективно с точки зрения использования ресурсов вашего мозга. Поэтому Дэвид Аллен настойчиво рекомендует переносить все задачи во внешнюю систему, чтобы освобождать память.

Внешней системой может быть планшет, телефон, блокнот, компьютер, тетрадь. Любой удобный носитель, с которым вы можете работать.

Как отмечает автор, многие люди, впервые собрав все свои дела и проекты, чувствуют большое облегчение, ощущение освобождения, хотя иногда это граничит с ужасом из-за понимания того, сколько всего нужно сделать!

Вот, кстати, так выглядит мой список задач после предварительной обработки. Я оттуда удалил много лишнего, дел, которые уже сделал или решил не сделать вообще. То есть на самом первом этапе и до применения «правила двух минут» (о нем ниже) он был намного больше.

Не лишним будет сказать, что список задач должен быть организованным, удобным, доступным из любого места в любое время. Необходимо его постоянно поддерживать в актуальном состоянии и дорабатывать по необходимости. Необходимо к нему обращаться, чтобы сверяться с ним о статусе выполнения ваших проектов.

(То есть не так, как это было у меня (а может и у вас): кипы листов и тетрадок в разных местах моего рабочего пространства, к которым я никогда не обращался.)

И конечно же!!! Каждая задача должна быть записана в виде следующего действия!

Аминь.

Фишка 3 — Организовывать задачи по контексту

«Не так много сил надо, чтобы что-то делать. Куда больше усилий требуется на то, чтобы решить, что делать».
~ Дэвид Аллен

Я не заметил, чтобы книга давала прямые рекомендации о том, как сортировать задачи по приоритетам. Дэвид Аллен уверен, что важность различных задач для нашего сознания не так сильно критична, так как и большие, и маленькие заботы занимают место в нашем сознании и нужно выполнять их все (или решать не выполнять). Не сделанное пустяковое дело, информация о котором хранится в сознании, может отвлекать вас от дел более «важных». Тем не менее, он дает отличный метод организации задач по контексту или по уровню энергии.

К этому методу когда-то отчасти приходил я сам интуитивно, но потом о нем забыл из-за того, что не формализовал его и не ввел в привычку. Например, есть большой список задач. Для выполнения каких-то задач требуется много энергии.

Для меня это «Ответы на комментарии и поддержка студентам», «Статьи».

Для каких-то мало, например, «оплата хостинга», «работа с электронными счетами». Я могу этим легко заниматься, когда у меня не хватает времени на статьи.

Решения о том, «чем мне сейчас заняться» отнимали у меня, во-первых, много энергии, а, во-вторых, негативно сказывались на мотивации. Я не мог выбрать занятие, оптимально подходящее моему уровню энергии и из-за этого бросал работу, заканчивая рабочий день с пресловутым чувством, что я чего-то не сделал. Теперь же, если сил у меня мало, а времени много, я могу просто заняться той работой, которая не требует больших затрат энергии. Я просто могу посмотреть список с названием «низкий уровень энергии» и делать что-то из него. Все гениальное просто!

Так же вы можете организовать список задач по контексту, например, «за компьютером», «в магазине» и т.д. Множество других способов организации представлены в книге.

Фишка 4 — «Правило двух минут»

Довольно бесхитростное, но крайне действенное правило. Если мы организуем информацию о своих делах в рамках списка напоминаний, то можем ужаснуться размерам этого списка. К счастью, есть хороший и простой способ основательно его подчистить.

Не нужно записывать себе: «ответить на письмо друга, как будет свободное время», если этот ответ займет у вас менее 2-х минут!

Просто ответьте прямо сейчас и освободите себе голову и список задач от этого дела. Когда после прочтения книги Д. Аллена я начал разгребать свой почтовый ящик, я обнаружил там много не отвеченных писем. Конечно, когда-то давно, я их помечал галочками, как важные задачи, но потом забывал о них.

В итоге, проведя обзор, я ответил на очень много старых писем, и это отняло у меня не так много времени. Некоторые мои читатели получили ответ от меня спустя год! Не обижайтесь, пожалуйста, на меня, это результат переполненного почтового ящика и неважной организации дел. Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты – это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.

В общем, «правило двух минут» формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.

Фишка 5 — Записывайте идеи

Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.

Аллен уверен, что «форма определяет принципы». По его словам, у человека «Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи».

Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.

Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.

Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.

Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.

Фишка 6 — Не разделяйте жизнь и работу

«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен

Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: «закончить проект по работе», «обсудить проблему в отношениях с женой». И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.

И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. «Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!» — думал я.

Но на самом деле, тот факт, что эти задачи «висят» в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их «висеть». Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о «философских вопросах», которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.

Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: «подумать о смысле жизни» и освободить себе голову от напоминаний об этом.

Фишка 7 — Польза для психотерапии

«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен

Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.

Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие — использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.

Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.

Но я также думаю, что принцип «обозначить следующее действие» и «концентрироваться на цели» может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.

Скажем, вы страдаете ипохондрией.

Вы думаете: «у меня страшная и смертельная болезнь».
Хорошо, теперь подумайте: «А какое следующее действие?»
«Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!»
Все встало на свои места, не так ли?

Или у вас социофобия:

«Люди меня не принимают, я никчемный человек»

Какое следующее действие?

«Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с….» или/и «Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с…». Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!

А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: «Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?»

Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. «У меня мало друзей», «страх не покидает меня», «все обо мне думают плохо» и т.д. Они больше задают вопросы: «почему», чем, «что с этим делать», что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.

Но вопрос: «какое следующее действие?» сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!

Чего можно достичь благодаря GTD?

«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен

Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.

У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.

Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.

GTD, по словам ее автора – это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.

Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения «постоянного, нескончаемого проекта». И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.

Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!

Руководство для новичков по «Getting Things Done» — The Idealist

Путь к производительности и спокойствию с помощью GTD

Материл публикуется с незначительными сокращениями.

Getting Things Done или GTD —  в буквальном переводе «доведение дел до конца». В дальнейшем материале мы для удобства в основном будем использовать американскую аббревиатуру GTD, которая часто используется в русскоязычных материалах об этой системе. – прим. ред.

Автор: Сиобан О’Рурк

Getting Things Done — это техника управления временем, которая покорила мир, будучи впервые представленной ещё в 2001 году. Она была создана Дэвидом Алленом после многолетних исследований и практики в области методов повышения производительности. GTD остаётся популярной до сегодняшнего дня по всему миру. Если вы новичок в GTD, то это руководство познакомит вас с основными принципами.

Что такое GTD?

Доведение дел до конца (GTD для краткости) — это гораздо больше, чем просто способ добиться успеха. Это основа для организации и отслеживания задач, благодаря которой вы можете выстроить их таким образом, что будете точно знать, что нужно для достижения результата.

GTD заставляет вас добавлять как контекст, так и структуру к задачам, создавая таким образом пространство для работы над ними.

«Ваш ум предназначен для того, чтобы размышлять над идеями, а не постоянно держать их в памяти» — Дэвид Аллен

Основная концепция GTD заключается в том, что ваш мозг отлично генерирует новые идеи, но с трудом удерживает их в памяти. Например, он помнит, что на следующей неделе вам нужно купить подарок на день рождения вашей мамы, но вместо того, чтобы напомнить о нём, когда вы проходите мимо своего любимого магазина, он просто посылает ощущение, что вы должны что-то купить… для кого-то…

При правильном использовании GTD — это надёжная система, которая помогает вам упорядочивать ваши смутные идеи, капризы, вдохновения и поздние ночные размышления и превращать их в действия. Идея заключается в том, что как только вы доверяете своей системе, ваш мозг перестанет пытаться отслеживать все, тем самым уменьшая стресс и освобождая ресурсы для более продуктивных вещей. Звучит потрясающе, не так ли?

Как работает GTD?

GTD опирается на ряд списков, которые вы используете для организации всего, что приходит вам на ум. Чтобы реализовать GTD, вам необходимо зафиксировать и обработать входящий «материал» в 5 шагов.

Фиксация: соберите то, что привлекает ваше внимание. Всё, что оказывается перед глазами и кажется важным, от писем, требующих действий, до блестящих идей, которые приходят к вам в душе. Вы можете использовать ноутбук, приложение на смартфоне или даже специальную личную электронную почту. То, что вам понравилось, что нужно запомнить для работы — запишите это. Убедитесь, что вы регулярно проверяете свои входящие записи.

Уточнение: обработайте входящий материал, установив его значение. Задайте себе вопрос, является ли это чем-то, что нужно сделать. Это очень быстрый шаг, который вам нужно делать регулярно. Ниже я продемонстрирую, как быстро обрабатывать входящие, используя простое дерево решений.

Упорядочивание: поместите входящее в соответствующую область. Отметьте его как справочную информацию, добавьте в свой календарь, в приложение управления задачами или просто переместите в корзину. Здесь вы также можете добавить «контекст». Я расскажу об этом позже, но вкратце, контексты — это способ пометить задачи в зависимости от человека, места или предмета, который вам необходим, чтобы что-то сделать. «Офис» или «дом» — это общие контексты местоположения. «Телефон» или «Электронная почта» являются обычными контекстами.

Рефлексия: давайте оценку входящих данных. Просмотрите свои списки — каждый из них — и внесите коррективы, если нужно. Делайте еженедельный обзор, дабы очистить свои списки и разум. Неспособность регулярно рефлексировать означает, что вещи накапливаются, и вся система ломается.

Взаимодействие: Просто сделайте. Этот шаг является самым простым из всех, если вы хорошо настроили свою систему! Если вы регулярно выполняете первые 4 шага, то на 100% уверены в том, что вещи в вашем списке — то, что вам нужно сделать, чтобы добиться прочного прогресса в достижении ваших целей.

Далее перечислены ваши списки: «Входящие», «Следующие действия», «Ожидающее», «Проекты» и «Когда-нибудь». Эти списки составляют основу системы GTD. Каждая вещь, которая нуждается в вашем внимании, попадает в список «Входящие», затем переходит к другим спискам с помощью шагов уточнения и упорядочивания. Как вы обрабатываете и сортируете эти списки, определяет, на какие вещи вы действуете, а какие нет.

Фиксация – записывайте всё

Входящие — место, где собирается всё, что вы фиксируете. Это почтовый ящик вашего мозга — электронные письма, телефонные звонки, идеи, которые пришли вам в голову в ходе вашей поездки на работу, просьбы кого-то посидеть в выходные… всё. Некоторые люди используют ноутбук для записи, другие — приложения или записывающее устройство. Неважно, что вы используете или сколько из них у вас есть (у вас может быть несколько списков входящих сообщений). Важно лишь то, что у вас есть место, позволяющее зафиксировать идеи вне зависимости от того, где вы находитесь.

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, то должны зафиксировать всё, что у вас на уме или разбросано по жизни. Запишите все, что вам нужно или что вы хотите сделать, все, что было у вас на уме в течение последних нескольких дней или недель. На GTD-языке они называются «открытыми петлями». Открытые петли — это вещи, которые сидят в глубине вашего разума, то, что вы вспоминаете, когда не можете заснуть в четыре часа ночи, всё, что вас постоянно беспокоит. Это ваша возможность закрыть эти петли пусть они перестанут занимать место в вашей голове. Добавьте все в свой почтовый ящик.

Уточнение и упорядочивание — обработайте свой почтовый ящик

Уточнение и упорядочивание — обработайте свой почтовый ящик

Это ключ к работе всей системы. После того, как вы зафиксируете все свои мысли, их обработка станет вашим следующим шагом. Здесь вы изучаете все, что зафиксировали, затем уточняете и упорядочиваете это. Может потребоваться некоторое время, чтобы пройти все, что вы добавили в список, после первого «мозгового свала», но как только вы закончите, далее это будет происходить гораздо проще. Чем чаще вы работаете над этим, тем меньше усилий.

Итак, как по факту обрабатывать свои входящие? Вот полезное древо решений вам в помощь:

Новая вещь. Действие? Нет -> в корзину/список «когда-нибудь». Да -> следующий пункт. В один шаг? Нет-> в Проект. Да-> следующий пункт. Больше двух минут? Нет-> сделайте это! Да->следующий пункт. Для меня? Нет->подождите до… Да->следующий пункт. К определённой дате? Нет->добавить в следующие действия Да->В Календарь

Это гораздо проще чем кажется, обещаю!

Вы обрабатываете новый элемент в своем почтовом ящике, задавая себе ряд вопросов об этом:

Это действие?

Выполняется в один шаг?

Это займёт более 2 минут?

Должен ли я это сделать, или я могу делегировать его кому-то еще?

Нужно ли это делать в определённую дату или время?

Вот и всё. Ваш ответ определяет, к какому списку добавляется ваш элемент. Если он не добавлен в список — сделаете это немедленно, либо отложите, либо удалите.

Это действие?

Это значит нужно ли вам что-то сделать, чтобы удалить запись из списка. Если нет, то следует перенести его в одно из трёх мест: корзина, ссылки или список «когда-нибудь». Вещи, которые не требуют вашего внимания, идут в корзину.

Вещи, которые полезны или информативны, но не требуют каких-либо действий (например, рецепт, который вы хотите сохранить, или информативная статья, которая вам может понадобиться в один прекрасный день), должны быть отправлены в соответствующее место в качестве ссылки.

Наконец, если что-то может потребовать действия когда-нибудь, но не сейчас, оно добавляется в список «когда-нибудь. Это вещи, которые вы хотите запомнить, но не должны загромождать ими ваш список «следующих действий». Такие вещи, как «Изучать японский язык» или «писать книгу», можно найти здесь.

Выполняется ли более чем в один шаг?

В GTD «проект» — это все, что требует более одного действия. Когда ваш список «Входящие» содержит несколько связанных задач, создайте отдельный проект для управления ими. Добавьте название проекта в качестве элемента в список ваших проектов и выберите один элемент действия из этого списка, чтобы добавить в свой следующий список действий.

Сколько времени потребуется для завершения?

Если что-то можно сделать за 2 минуты или меньше, вы должны сделать это сразу. Идея состоит в том, что, если это занимает меньше времени, то проще сделать самому чем делегировать или откладывать на потом. Сюда подходят отправка полезного письма коллеге или отправку веселой кошки сообщением вашей маме.

Если это занимает более 2 минут, вы должны выяснить, можете ли вы сделать это сами или следует передать его кому-то другому.

Может ли кто-то еще это сделать?

Если вы можете легко делегировать вещь кому-то ещё, сделайте это. Если вы хотите создать напоминание о том, чтобы сделать это позже, то следует добавить элемент в список ожидающих …. Вещи, которые вы можете добавить в список ожиданий, включают в себя вещи, которые заблокированы по какой-либо причине — вам нужен ответ на отправленное электронное письмо, прежде чем вы сможете продолжить, или вы ожидаете доставки. Всегда отмечайте дату добавления элемента в этом списке, чтобы вы могли отследить нужное время.

Если вы не можете делегировать что-то, вам нужно добавить это либо в календарь, либо в свой следующий список действий, предпочтительно с помощью тега контекста.

Нужно ли это делать в определенную дату или время?

Если что-то имеет конкретную дату или время, то вы должны добавить это в свой календарь. Сюда относятся такие вещи, как визит к стоматологу, встречи и перелёты. Не включайте ничего, что вы хотите закончить в определённый день, только то, что нужно сделать. В результате в вашем календаре не будет помех, что сделает его более полезным.

Если что-то требует от вас каких-либо действий, но не имеет конкретной даты, вы должны добавить его в свой следующий список действий. В нём содержатся действия, которые необходимо выполнить как можно скорее. Все, что в этом списке должно быть физическим, видимым действием — «напишите электронное письмо Джону о заказе места для вечеринки» а не «спланируйте вечеринку». Это самое важное правило в GTD.

Обозначение чего-то как физического, видимого действия снижает барьер для вас для начала задачи. С точки зрения умственных усилий, гораздо проще «позвонить Дженнифер, чтобы заказать няню на ночь четверга», чем «организовать визит няни», хотя технически это одно и то же.

В идеале вы должны добавить тег контекста к элементам в вашем следующем списке действий. Тег контекста сообщает вам, где вы должны быть, какие инструменты вам нужны и / или кто вам нужен, чтобы выполнить задачу. Примеры тегов контекста: «за покупками», «на работе», «с детьми», «телефоном» или «компьютером». Другие контексты, которые вы могли бы использовать, включают время, которое у вас есть, сколько энергии у вас есть или приоритет.

Если вы можете просмотреть свой следующий список действий, отсортированный по контексту, то вы можете легко проверить список вещей, которые следует сделать «на работе» или «в магазине».

Рефлексия — Еженедельный обзор

Совершенно необходимо, чтобы вы проводили еженедельный обзор всего в каждом из ваших списков. В своей книге Дэвид Аллен говорит, что еженедельный обзор является «решающим фактором успеха». Почему? Это просто: чем дольше вы позволяете вещам в вашем почтовом ящике накапливаться, тем сложнее будет иметь дело со всем этим. Обработка только 15 входящих намного проще, чем обработка 50 или 500!

Регулярное работа с  вашими списками — это то, что поддерживает или нарушает работу системы. Если вы этого не делаете, все начинает утекать. Вы забудете добавить что-то в следующий список действий, или забудете удалить вещи, которые больше не должны быть в списке.

Вот несколько вещей, которые вы должны проверять каждый раз:

• Каждый проект должен иметь следующее действие.

• Каждая вещь в вашем следующем списке действий должна быть тем, что вы хотите сделать на следующей неделе. Если нет, переместите его в свой список когда-нибудь или полностью удалите её!

• Возможно, что-то в вашем списке когда-нибудь переместится в ваш следующий список действий. Ура!

Бонусные очки. Во время просмотра вы также можете использовать «списки триггеров», чтобы помочь вам запомнить открытые петли, которые вы, возможно, забыли добавить в свой почтовый ящик. Список триггеров — это всего лишь список слов, которые «запускают» вас, чтобы запомнить вещи. Вы можете настроить такой список для работы: «босс, коллега, неполные проекты, люди, ожидающие моего ответа …», для дома: «домашняя работа, домашние животные, дети, партнёр ..», для предметов, которые вы изучаете, или для хобби.

Пора добиваться целей!

Уф! Ваша система в порядке, вам становится удобнее обрабатывать ваш почтовый ящик, и вы начали выполнять вещи из вашего списка, как профессионалы. Потрясающе!

Почувствуйте спокойствие, которое вы получили от создания системы, дающую вам 100% уверенность в реализации планов.

Оригинал: Zenkit

методика повышения производительности — СКБ Контур

Один из методов повышения личной эффективности разработал эксперт в вопросах управления временем и автор нескольких книг на эту тему Дэвид Аллен. Его методика называется Getting Things Done (GTD), что переводится как «Доведение дел до конца».

Аллен описывает GTD как простой, пошаговый и высокоэффективный метод для достижения расслабленного и продуктивного состояния. В основе техники заложена концепция о том, что человеку приходится обрабатывать много разных входных данных (это все то, что поступает в наш мозг, и нам приходится решать, что с этим делать): номера телефонов, которые нужно запомнить, встречи, которые важно посетить, конкретные задачи, которые следует обязательно выполнить. 

Проблема в том, что большинство людей ничего не делают с этими данными и просто откладывают их на потом. Признайтесь, ведь вы наверняка время от времени открываете электронное письмо, требующее от вас каких-то действий, но просто оставляете его в папке «входящие» в надежде на то, что не забудете разобраться с ним чуть позже.

Когда вы не справляетесь с систематизацией дел, вы испытываете стресс, пытаясь запомнить всё сразу. Это приводит к состоянию, когда вы, по словам Дэвида Аллена, «постоянно смотрите на горизонт в поисках следующего пожара». И разумеется, такое состояние не имеет ничего общего с продуктивностью.

«Чувство тревоги и вины возникает не из-за того, что у вас слишком много дел. Это результат разлада с самим собой». 

Когда мы перегружены и находимся в состоянии стресса, то склонны переоценивать второстепенные дела, но позволяем себе откладывать на потом действительно важное. И Аллен уверен, что проблема вовсе не в дефиците времени.

Как работает методика GTD

В подходе Дэвида Аллена есть два важных элемента:

1. контроль
2. видение

В рамках GTD используются надежные инструменты и соблюдается последовательность действий, чтобы вы могли контролировать то, что вам нужно делать и о чем следует помнить. 

Техника GTD представляет собой процесс из 5 шагов. 

Шаг 1. Сбор: зафиксируйте всё, что привлекает ваше внимание

Вероятно, когда-то вам пришла отличная идея, но вы, будучи заняты, не записали ее, а потом и вовсе о ней забыли. Почему так произошло? Потому что, как говорит Аллен, мозг нужен для того, чтобы рождать и реализовывать идеи, а не хранить их. 

На первом этапе вам нужно четко записать все задачи, которые сейчас привлекают ваше внимание. Важно идентифицировать всё, чтобы затем регулярно обрабатывать задачи и быть уверенными, что вы ничего не пропустили.

Для этого подойдет любой удобный инструмент: блокнот, специальное приложение, планировщик, диктофон и т.д. Главное — чтобы этот инструмент был для вас привычным и не создавал какие-либо барьеры для использования.

Шаг 2. Обработка: уточните важность задачи

Просматривая каждое задание, спросите себя: нужно ли им заниматься? Это поможет вам избавиться от всего, о чем не стоит беспокоиться. 

Если это возможно, обратите внимание, сколько времени потребуется на выполнение задачи. Все, что занимает менее двух минут, должно быть сделано немедленно. Таким образом, вы можете легко сбросить себя бремя мелких и простых задач. 

Если задача занимает больше времени, добавьте ее в свой список действий.

Любая задача, требующая более одного действия, становится в методике GTD проектом. Так, проектом может быть что угодно — и ремонт квартиры, и масштабная маркетинговая кампания. 

Поместите все свои проекты в список проектов, который вы регулярно будете просматривать. Затем определите последовательность действий для проекта и обозначьте конкретные сроки в календаре. 

Также сохраните список «ожидание» для всех задач, которые вы делегировали другим, это позволит вам отслеживать задачи, которые напрямую к вам не относятся, но тем не менее важны для вас.

Для идей, которые вы, возможно, захотите реализовать в будущем, полезно создать список «может быть / когда-нибудь». Этот список следует пересматривать еженедельно вместе с остальными.

Шаг 3. Организация: распределите действия по категориям и приоритетам

Все задачи, попавшие в список действий, распределите по группам схожих действий. На этом этапе в игру вступает идея контекста. Например, список телефонных звонков, которые вы должны сделать, будет сгруппирован в контекст «телефон», а список того, что вам нужно купить, окажется в контексте «магазин». 

Контексты — это метки, которые вы делаете в списках действий, они раскрывают, где можно выполнить действие или какой инструмент вам для этого понадобится.

Количество контекстов зависит от того, сколько действий последует и как выглядит ваш рабочий день. Важно уметь оценить с первого взгляда, какие действия возможны в зависимости от вашего физического состояния и имеющегося инструментария.

Хорошая идея — создать контекст «везде» для действий, которые вы можете реализовать независимо от того, где находитесь (например, «позвонить маме»).

Если вы регулярно назначаете встречи, вам будет полезно завести контекст «повестка дня» (по одному для каждого человека), где вы будете записывать то, о чем хотите поговорить на предстоящей встрече. Например, если у вас еженедельная встреча с Ивановым, вы можете рассмотреть возможность использования контекста «Иванов». Эти контексты, конечно, будут меняться по мере развития вашей команды.

Шаг 4. Обзор: часто проверяйте списки

Во-первых, регулярно просматривайте задачи, чтобы проконтролировать, каким должно быть ваше следующее действие.

Это важно делать еще и потому, что приоритеты могут меняться изо дня в день. Возможно, пара задач из списка, которые вы ранее отметили как приоритетные, теперь не требуют особого внимания.  

Во-вторых, обзор списка дел помогает контролировать, где вы достигаете прогресса, а где вам нужно скорректировать действия. В итоге вы видите, насколько эффективно работает система в целом.

Помните: производительность — это постоянный обзор и корректировка. Важно очищать и обновлять списки. 

В методе GTD Дэвида Аллена обзор списков нужно делать раз в неделю. Он состоит из следующих шагов:

1. Освободите голову: в конце недели записывайте все идеи, которые приходят вам на ум.
2. Работайте с входящими данными: распределите новые задачи, идеи и сроки.
3. Займитесь списком дел. Обновили ли вы его? Не забыли ли вычеркнуть все завершенные задачи? Каковы ваши действия на ближайшие несколько дней? 
4. Проверьте списки проектов. Насколько актуален список? Выполнили ли вы хотя бы одно следующее действие на прошлой неделе, чтобы приблизить проект к финишу?  
5. Не забудьте про списки «может быть / когда-нибудь». Хотите ли вы перенести некоторые элементы из этого списка в список проектов?
6. Настройте календарь. Насколько он актуален? Сохранили ли вы все встречи? Какие встречи намечены на ближайшее время? 
7. Проверьте список «ожидание». Какой текущий статус у делегированных задач? Свяжитесь с коллегами, которые ими занимаются, если это необходимо.

При выполнении еженедельного обзора можно проработать список триггеров — это ключевые слова, которые как бы «запускают» ваш мозг для запоминания любых открытых задач, не зафиксированных в системе.

Список триггеров может выглядеть следующим образом:

• сотрудники
• проект начат, не завершен
• проект, который должен быть начат
• к этому нужно будет вернуться

Шаг 5. Действия: просто работайте над задачами

Система настроена таким образом, чтобы вам было проще разобраться в списке дел. Ваши задачи организованы по приоритетам и размещены в соответствующих контекстах. Вы знаете, над чем и когда работать.  Пришло время приступить к работе.  

Как начать работу с GTD

Теперь, когда вы понимаете основные принципы системы GTD, можно начинать с ней работать. Вполне возможно, что некоторые элементы или этапы GTD уже являются частью вашего рабочего процесса. 

Для начала вам потребуется какой-нибудь инструмент для сбора и систематизации всех ваших идей, задач, обязанностей — всего, что вам нужно запомнить. Наверняка у вас уже есть любимое приложение или удобный планировщик. Если нет, ищите тот, который подойдет именно вам. Главное — чтобы это был инструмент, который позволит вам как можно быстрее вытащить задачу из головы и поместить в систему. Если инструмент, которым вы пользуетесь сегодня, не дает вам такой возможности, замените его другим.

Затем выделяйте немного времени каждую неделю или в начале каждого дня на просмотр задач. В конце концов, время тратится впустую тогда, когда задачи не визуализированы и нет общего представления о том, что актуально и что находится в процессе работы.  

Убедитесь, что задачи распределены по приоритету, чтобы вам не приходилось тратить время на выяснение того, что важнее.

Как вы организуете эти задачи, зависит только от вас, но помните, что с системой GTD нельзя заигрывать. В противном случае ваш список дел начнет распухать от категорий и контекстов, различных приоритетов и всевозможных меток и «флажков».

Что такое GTD и какие из лучших приложений GTD

Что может быть лучше, чем выполнять запланированные задачи из вашего списка дел вовремя и получать чувство выполненного долга в конце дня? А также признание того, что работа, которую вы проделали в течение дня, была сделана качественно и качественно? Оказывается, чувство выполненного долга на работе может помочь людям почувствовать, что они прогрессируют в своей работе.

ФОТО: Джессика Льюис (Unsplash)

Таким образом, существует ряд приложений и программного обеспечения для повышения производительности, которые, как утверждается, предлагают легкость в выполнении всей вашей работы как в личной, так и в профессиональной жизни. Однако не многим из них удается облегчить вашу рабочую нагрузку – если, конечно, вы не используете одно из приложений и программного обеспечения на основе GTD.

Но что такое методология GTD и какие приложения GTD можно использовать для повышения производительности. Вот руководство, отвечающее на все такие вопросы.

Что такое GTD?

GTD, или Getting Things Done, – это методология управления временем и продуктивностью, которая помогает выполнять задачи и уложиться в сроки эффективным и действенным образом. Он был разработан Дэвидом Алленом, американским консультантом по продуктивности, который подчеркивает, что «ум нужен для того, чтобы иметь идеи, а не хранить их».

Цель системы GTD – выбросить из головы задачи, списки дел и расписания и сосредоточиться на выполнении большего с легкостью. Таким образом, вы можете разбить задачи на действенные шаги и выполнять их, а не тратить время на составление списка задач (или дел).

ИЗОБРАЖЕНИЕ: IONOS

Методология GTD включает в себя последовательность шагов, которые необходимо выполнить, чтобы лучше управлять своими задачами и стать продуктивными. Они включают:

1. Захват

Как следует из названия, захват включает в себя извлечение вещей из вашей головы и записи о них, чтобы ваш разум был свободен от всего беспорядка, и вы могли сосредоточиться на расстановке приоритетов в задачах, которые помогут вам достичь ваших целей.

2. Уточнить

С изложением ваших мыслей следующий шаг в методологии GTD включает прояснение этих мыслей и идей для определения действий. Таким образом, у вас всегда есть четкое различие между задачами, которые можно выполнить, и задачами, не требующими выполнения, что имеет жизненно важное значение для определения вашего подхода к достижению целей.

3. Организуйте

После того, как вы зафиксировали свои мысли и прояснили свои действия, следующим шагом будет их организация, чтобы упростить ваш подход к выполнению этих действий. Организация – это категоризация ваших действий и их приоритетность таким образом, чтобы вы могли действовать более эффективно.

4. Размышляйте

Чтобы в полной мере использовать систему продуктивности GTD, важно периодически проверять, что находится в вашей повестке дня, чтобы вы знали о действиях, которые вы выполнили, и о тех, которые еще не завершены.

5. Вовлекайтесь

Конечным шагом в методологии GTD является вовлечение и выполнение всех перечисленных действий, необходимых для достижения ваших целей. Поскольку все должно быть сделано, вам необходимо расставить приоритеты задач по важности и усердно работать, чтобы не отставать от дедлайнов.

Лучшие приложения GTD

Теперь, когда вы узнали, что такое методология GTD и идея, лежащая в основе ее работы, вот некоторые из лучших приложений GTD, которые вы можете использовать для улучшения рабочего процесса и повышения производительности.

1. Контроль хаоса

Chaos Control – персональный диспетчер задач на основе GTD. Он расставляет приоритеты в действиях, чтобы уменьшить ненужный беспорядок и беспокойство, и, в свою очередь, позволяет вам сосредоточиться на том, что важно в вашей повестке дня. Будучи разработанным на основе GTD программным обеспечением, Chaos Control предлагает ряд функций, дополняющих методологию GTD. Таким образом, вы можете организовывать свои действия и управлять ими, а также добавлять контексты – дополнительную информацию – для большей ясности в свой проект и связанные с ним задачи.

Помимо этих важных функций GTD, Chaos Control также предоставляет возможность синхронизировать все ваши записи на разных устройствах, на которых вы используете программное обеспечение. Кроме того, он даже позволяет автоматически экспортировать записи из календаря Chaos Control в предпочтительное приложение календаря между Google Calendar и iCloud Calendar.

Планы: Бесплатно, платно (23,59 доллара в год)

Получите контроль над хаосом

2. nTask

nTask – еще одно популярное программное обеспечение для управления задачами, основанное на системе продуктивности GTD. В нем есть все основные функции, которые могут понадобиться для организации ваших проектов (или задач) и управления ими, поэтому вы можете просто сосредоточиться на выполнении действий. Одна из лучших особенностей nTask заключается в том, что она позволяет вам сотрудничать с другими членами команды и назначать им задачи. Таким образом, вы сможете эффективно сотрудничать со всеми членами вашей команды.

При работе с командами nTask предлагает выделенные рабочие пространства, чтобы все было организовано, с возможностью устанавливать роли и разрешения, еще больше улучшая взаимодействие в команде. Кроме того, платформа также включает программное обеспечение для встреч на борту, которое можно использовать для обсуждения повестки дня и любых действий или решений, которые необходимо принять.

Планы: бесплатно, платно (2,99 доллара в месяц)

Получить nTask

3. Firetask

Firetask – это приложение для управления задачами, с которым легко начать работу. Он использует принципы методологии GTD Дэвида Аллена и сочетает их с основными функциями управления задачами, чтобы вы могли лучше управлять своими задачами и подходить к ним в зависимости от их приоритета. Одна интересная особенность Firetask заключается в том, что вы можете классифицировать задачи как выполняемые, делегируемые или редко выполняемые, что помогает лучше различать задачи.

Основываясь на GTD, вы можете пользоваться всеми полезными элементами методологии GTD в Firetask. Это означает, что вы можете добавлять контекст к своим задачам и периодически просматривать их, чтобы вы всегда знали, чего вы достигли и что в ближайшее время. Кроме того, FireTask также поддерживает вложения ссылок, категоризацию по цвету и значкам для категоризации задач и проектов, облачную синхронизацию и интеграцию со встроенным календарем, контактами и приложениями для напоминаний.

Планы: Бесплатно, платно (13,99 $)

Получить Firetask

4. OmniFocus

OmniFocus – еще один популярный инструмент управления задачами на основе GTD. Основная идея программного обеспечения – укротить хаос и сосредоточиться на нужных задачах в нужное время. И все, что он делает, чтобы помочь вам в этом, – это упростить процесс захвата задач, чтобы вы могли оставаться организованными и приступить к работе. Кроме того, интеграция с устройствами Apple упрощает захват задач из любого места.

С помощью OmniFocus вы можете быстро определить, как выглядит неделя для вас, перечислив все предстоящие проекты с указанием сроков их выполнения и тегов. А встроенный список дел поможет вам отслеживать ваши приоритеты и представит вам задачи, которые вам нужно выполнить дальше. Как и большинство кроссплатформенных диспетчеров задач, OmniFocus также имеет встроенную функцию синхронизации, которая автоматически синхронизирует все ваши проекты и задачи на разных устройствах.

Планы: Бесплатно (14-дневная бесплатная пробная версия), платно (9,99 долларов США в месяц)

Получите OmniFocus

5. EasyThings

FacileThings – это мощный диспетчер задач, который объединяет все преимущества системы повышения производительности GTD в простое в использовании программное обеспечение. Как и любое другое приложение для управления задачами на основе GTD в списке, FacileThings также позволяет вам организовать и эффективно управлять своими задачами в одном месте. Таким образом, вы можете обратиться к выполнению задач и сосредоточиться на их выполнении.

С FacileThings вы получаете поддержку интеграции со службами повышения производительности, такими как Evernote, Outlook Calendar, Google Calendar, Google Drive и другие. Итак, если вы используете какие-либо из этих сервисов, вы можете интегрировать их с FacileThings, чтобы воспользоваться его функциями. Кроме того, вы также получаете статистику для отслеживания всей вашей активности, которая позволяет вам проверять текущий прогресс и при необходимости улучшать рабочий процесс.

Планы: Бесплатно (30-дневная пробная версия), Платно (7 долларов в месяц в течение 1 года)

Получить FacileThings

Вышеупомянутые – одни из лучших систем управления задачами на основе GTD (приложения / программное обеспечение), которые вы можете использовать для улучшения работы и повышения производительности.

Сказав это, однако, подчеркивая, как методология GTD может оказаться эффективной при отслеживании проектов и управлении вашими задачами, мы никоим образом не делаем вывод о том, что все службы управления задачами и текущими делами, не относящиеся к GTD, являются неэффективными. Вместо этого мы просто предполагаем, что приложения на основе GTD с большей вероятностью помогут вам в достижении ваших целей, поскольку они делают упор на действиях, а не на простом создании заметок и повторном их повторении.

Предупреждение о взломе производительности

! Следуйте методу Getting Things Done (GTD), чтобы упростить выполнение ваших задач

🔊 Слушайте пост

Вы один из тех, кто составляет план каждый день, а затем разбивает его до конца дня?

Или вы тот человек, который желает быть продуктивным; однако закончить несколько дней с пропущенными сроками, электронными письмами, ожидающими ответа, и незавершенными проектами?

Скажу честно!

Каждый хочет быть похожим на человека, упомянутого в первую очередь, но многие из нас борются с нескончаемым конфликтом, чтобы избегать быть вторым человеком.

Один из способов сделать это — использовать программу мониторинга сотрудников . Однако вам нужно сосредоточиться и на других факторах.

Что ж, у меня для вас есть трюк, т.е GTD.

«Как добиться успеха (GTD)» не означает быть сверхчеловеком.

Речь идет о владении правильными инструментами и их успешном использовании.

GTD — это метод самоуправления, который позволяет вам сохранить все ваших профессиональных и частных вакансий в списках дел и .Поскольку вам больше не нужно тратить энергию на вспоминание этих задач, вы можете сосредоточиться на их превосходном выполнении.

Прежде чем говорить о лучших приложениях GTD, давайте рассмотрим их пошаговый подход.

Подход

GTD: 5 основных шагов, которым необходимо следовать

Шаг 1. Захват

Решайте все свои задачи, встречи и планы в своих почтовых ящиках. Папка «Входящие» может быть любым нормативным документом, позволяющим фиксировать все в письменной форме.Это означает, что вы можете использовать аналоговые и цифровые почтовые ящики, такие как OneNote или Evernote, вертикальные файловые системы, почтовые ящики или физические лотки.

Первый шаг может занять несколько дней, если вы впервые начнете использовать стратегию «Как все готово». Как только это будет сделано, вы можете добавлять новые встречи, задачи и идеи в свои почтовые ящики по мере их появления. Это редко занимает более нескольких минут.

Шаг 2: Уточнение

Вам нужно проанализировать и подготовить все, что у вас скопилось в почтовых ящиках.Это указывает на то, что вы должны определить, какое место занимает в системе GTD. Задайте следующие вопросы:

• Что это за задача?
• Можете ли вы завершить его в установленные сроки?
• Какое следующее действие?

При оценке ваших входящих сообщений, не кладите вещи обратно в почтовый ящик. Определите, где находится каждый объект. Если никаких действий не требуется или невозможно, выберите один из трех вариантов:

• Поместите его в список «Когда-нибудь / Может быть».
• Убрать это.
• Заархивируйте это для справки.

Метод принятия решений «Как сделать все» помогает вам упорядочить задачи по срочности, масштабам и значимости, чтобы вы могли создавать каждую из них в подходящий период.

Шаг 3. Организуйте

Начните с назначения всех действий во временные лотки или поместите их в списки и получите к ним доступ оттуда.

Примечание : — Если вы можете выполнить задачу в течение пятнадцати минут или меньше, выполняйте ее немедленно и не вставляйте ее в систему GTD.

Введите встреч в свой календарь. Поместите задачи, которые необходимо выполнить, в список «Следующие действия» или отметьте их как проект и разделите на более короткие мероприятия.

Любое задание , требующее более одного шага. — это проект в методе GTD Дэвида Аллена. От обновления вашего дома до экспертной маркетинговой кампании — проект может быть любым.

Вставьте свои проекты в список проектов, который вы часто просматриваете. Затем определите следующие шаги для вашего проекта, а также укажите конкретные сроки его выполнения.

Кроме того, сохраните список напоминаний для различных задач, которые вы выбрали для других.

Имейте список следующих шагов, которые не относятся к проекту . В зависимости от диапазона ваших заданий вы можете иметь различные контекстно-зависимых учетных записей для личных задач, поручений, рабочих задач, телефонных звонков и т. Д.

• В ожидании или ожидании номера

Кроме того, ведите список уведомлений для всех назначенных задач вне проектов.Оцените даты, в которые можно будет приступить к выполнению задач.

Шаг 4: Отражение

Вы получите ясность, управляя своими рабочими местами и встречами, но этого недостаточно для повышения вашей производительности и гарантии того, что вы сделаете все в отведенное время. Для этого вам нужно часто просматривать свои списки.

Пересматривайте свой календарь несколько раз и ежедневно следите за своими списками дел. В методе Getting Things Done вы выполняете еженедельный обзор.Этот обзор содержит следующие шаги:

• Очистите голову: В конце каждой недели записывайте все мысли, которые приходят в голову.

• Входящие: Устанавливайте новые задачи, даты и идеи там, где они подходят для системы GTD.

• Список дел: Вы обновили свой список дел? Какие у вас предстоящие задачи?

• Списки проектов: Обновите список проектов.Убедитесь, что вы выполнили все свои задачи и готовы к следующему проекту.

• Списки «Может быть или когда-нибудь»: Желаете ли вы перенести некоторые элементы этой записи в файл проекта и выполнить их сейчас?

• Календарь: Ваш календарь обновлен? Вы все встречи ставили? Каковы ваши будущие встречи? Вы их все перечислили?

• Список «Ожидание»: Каково текущее положение выбранных действий? При необходимости поговорите с коллегами.

Шаг 5: задействовать

В системе GTH вы используете четыре критерия для определения вашего следующего шага: доступное время, контекст, приоритет и доступная энергия. В методе GTD вы должны подумать о четырех аспектах, чтобы сделать уведомленный выбор, какую работу выполнять следующей.

Когда вы свободны, спросите себя: что я могу сделать прямо сейчас? В каком контексте я нахожусь? Если вы находитесь в зале ожидания в кабинете врача и хотите использовать свое время, вам, возможно, не следует делать конфиденциальные рабочие звонки.Однако вы можете отвечать на короткие электронные письма или отправлять текстовые сообщения друзьям.

Если вы находитесь в машине и находитесь в 15 минутах от цели, вам не следует начинать разговор, который, как вы думаете, займет час. Лучшей альтернативой может быть остаться в супермаркете, чтобы закончить несколько вещей из вашего списка покупок.

Вы не можете быть энергичным весь день. У всех разные биоритмы. Наблюдайте за разницей в уровне своей энергии в течение дня в течение одной недели, чтобы выяснить, когда у вас есть максимумы и минимумы энергии.

Если вы разделили потенциальные задачи на основе трех стандартов и имеете несколько вариантов выбора, позвольте предпочтению решать за вас: Какая работа является наиболее ценной? Начните с этого задания.

Топ-5 лучших приложений GTD, которые вы должны использовать в 2021 году

Начинаю свой список с приложения, которое оснащено набором функций, созданным специально с учетом методологии GTD. FacileThings предоставляет вещи, необходимые для эффективного выполнения композиции GTD, не теряя при этом дорожку.

Гладкий эстетический и приятный дизайн пользовательского интерфейса делает его одним из лучших приложений GTD.

Основные характеристики

• • Различные виды списков для постановки задач в соответствии с их подходящей категорией.
• • Интеграция нескольких сторонних приложений.
• • Примечания в заданиях для добавления дополнительной информации.
• • Календарь для установки всех ваших событий.
• • Мастер еженедельного обзора, который поможет вам обдумать решения.
• • Вкладка «Перспектива» для редактирования, а также просмотра проекта, цели и региона эффективности действий.

Поддерживаемые платформы: Android, iOS

Это приложение GTD представляет интеллектуальные функции, которые помогут вам выполнять работу быстрее.Приложение предоставляет собственные списки для всех вакансий в соответствии с их уровнем предпочтений и важностью.

Функция «Входящие» позволяет вам немедленно собирать все, что приходит вам в голову, в централизованном месте.

Основные характеристики

• • Готовые списки заданий для размещения на всех этапах.
• • Повторяющееся администрирование задач для постоянно повторяющихся задач.
• • Заметки, теги и сроки выполнения с задачами.
• • Входящие для увлекательных концепций, прежде чем они проскользнут сквозь трещины.
• • Список фокуса, позволяющий сосредоточиться только на важных задачах.

Поддерживаемые платформы: Android, iOS, Web

Todoist — одно из самых распространенных приложений для управления списками дел.Инструмент предоставляет надежный набор функций для ведения заметок, привычек, контрольных списков, задач и многого другого на единой платформе.

Функциональность быстрого добавления работает как метод сбора концепций и продвижения вперед.

Более того, когда дело доходит до оценки вашей эффективности, используйте баллы, уровни и серии кармы Todoist. Впечатляющая графическая визуализация того, как вы работали сверхурочно, помогает лучше узнать тенденции и лучше понять вашу деятельность.

Основные характеристики

• • Пользовательские представления задач и метки с заданиями для предоставления контекста.
• • Сильные комбинации сторонних приложений, чтобы оставаться связанными с вашими предпочтительными приложениями.
• • Сохранение сроков для сохранения привычек.
• • Управление контрольными списками с быстрой записью концепций.
• • Фазы и темы предпочтений с цветовой кодировкой в ​​соответствии с индивидуальными приоритетами.

Поддерживаемые платформы: iOS, Android

Это взгляд Apple на GTD. Обладая надежными функциями, OmniFocus позволяет выполнять задачи легко и гибко. Визуально и интуитивно понятный привлекательный пользовательский интерфейс также служит вишенкой на вершине.

Функция обзора приложения помогает строить предположения и регулировать производительность для принятия обоснованных решений.

Основные характеристики

• • Быстрый доступ к занятиям, когда они приходят вам в голову.
• • Анализ проекта для отслеживания прогресса с течением времени.
• • Прогноз для сохранения контроля над следующими задачами.
• • Настраиваемые метки и теги для категоризации действий.
• • Светлый и темный режимы в соответствии с вашими предпочтениями.

Поддерживаемая платформа: iOS, Mac, Web

Evernote — лучшее приложение для составления бюджета, обладающее множеством функций, ориентированных на интеллектуальный подход.Этот инструмент GTD позволяет достичь различных целей, не обременяя вас богатым набором функций.

Когда речь идет о совместной работе в команде, приложение Evernote устраняет ваши проблемы, предоставляя простую синхронизацию между системами, удобное прикрепление файлов, включая электронную почту и документы, а также общие пространства.

Основные характеристики

• • Метки для заметок для их оформления по типу
• • Вложения файлов с комментариями к изображениям и аннотациями.
• • Веб-вырезка для хранения онлайн-контента.
• • Предоставьте простой доступ к спискам для быстрого выполнения задач.
• • Организация и запись заметок вручную или с помощью помощников.
• • Синхронизация между различными устройствами, чтобы оставаться на связи.

Поддерживаемая платформа: iOS, Android

Итог

Getting Things Done (GTD) — это эффективный подход к самоуправлению.Бесчисленные сторонники доказали его успех. Тем не менее, GTD — это непростая методология.

Инструмент превосходен, если вы предпочитаете аналитические и структурированные средства и имеете некоторую уверенность в своих целях и приоритетах.

Если вы занимались различными задачами, этот метод может стать эффективным инструментом для обеспечения еще большей ясности.

Вопрос 1: Что представляет собой система «Начало работы»?

Getting Things Done (GTD ) — это подход к самоуправлению, разработанный Дэвидом Алленом, при котором вы перечисляете все ваших личных , а также экспертные должности в списках дел .С этим инструментом вам больше не нужно тратить силы на запоминание этих заданий.

Вопрос 2: С чего начать с GTD?

• Выбирайте
• Перечислите, что у вас на уме.
• Взять одну кучу.
• Очистите ящик.
• Очистите ящик для документов.
• Достань кусок крутого снаряжения.
• Удалить одну папку электронной почты.
• Выполните двухминутную прогулку.

Вопрос 3: Каковы 5 основных сильных сторон GTD?

• Надежность
• Комплексная организация
• Помогает делать дела вовремя.
• Четкая структура
• Свобода

Есть вопросы? Не стесняйтесь спрашивать в разделе комментариев ниже.

Как использовать систему «Getting Things Done» с Spike

Для тех, кто в курсе, GTD (также известный как «Getting Things Done») уже почти 20 лет является высокоэффективным средством повышения производительности, наводя порядок в загроможденных умах и рабочих процессах по всему миру. Детище консультанта по продуктивности Дэвида Аллена, первая итерация методологии появилась в его книге Getting Things Done — The Art of Stress-Free Productivity еще в 2001 году, а в 2015 году было выпущено пересмотренное издание.

Этот простой и понятный подход к продуктивности завоевал множество поклонников, и как способ справиться со своей рабочей нагрузкой система дает множество преимуществ — какие бы приложения или инструменты вы ни использовали. Но ждать. Есть больше! Фактически, объединив GTD со Spike, вы открываете совершенно новый мир возможностей, которые упростят вашу работу, как никогда раньше.

Что такое GTD?

Getting Things Done — это методика личной продуктивности, разработанная для развития творческих способностей, выработки стратегии и осознанности на работе и дома.Основанный на идее переноса задач из головы на бумагу (или цифровой эквивалент!), Он работает, предлагая вам разбить задачи и проекты на элементы, требующие выполнения. Основная предпосылка заключается в том, что если ваш разум свободен от рутинной работы по управлению задачами, у него будет больше места для решения самих задач.

В книге Аллен определяет так называемые «открытые циклы», задачи, которые имеют неопределенные действия или результаты. Эти открытые петли приводят к стрессу, откладыванию на потом и неэффективности, тратя ваше время и останавливая поток.Конечная цель процесса «Приготовление вещей» состоит в том, чтобы взять ваши задачи и поместить их в систему, внешнюю по отношению к вашему разуму, что позволит вам работать над поставленной задачей, поскольку открытые циклы или незавершенные задачи прокладывают себе путь через различные шаги к завершению.

Как добиться успеха — шаги

По своей сути GTD состоит из пяти простых шагов или этапов, которые исследуют и улучшают ваш рабочий процесс. Это:

Логическая проработка каждого из этих шагов позволит вам организовать ваши списки дел и задач и привести в действие систему «Getting Things Done».

Как использовать приложение «Getting Things Done» с помощью Spike

GTD был разработан как «технически нейтральная» система, чтобы привлечь как можно больше пользователей. Это означает, что вы можете применить методологию к цифровой платформе по вашему выбору. Однако, чтобы максимально использовать систему Getting Things Done, пользователю GTD необходимы следующие инструменты:

• Входящие
• Урна
• Система подачи документов
• Списки
• Календарь

И именно здесь мы знаем, что Spike превосходит всех, предоставляя вам доступ ко всему, что вам нужно для работы системы GTD, в одном приложении.Проще говоря, со всеми инструментами, необходимыми для освоения GTD в одном фиде, вы можете отказаться от переключения приложений и рассчитывать на еще более продуктивную работу в долгосрочной перспективе.

Вот как Спайк может ускорить внедрение методологии «Getting Things Done».

Capture — Использование To-Dos в качестве списка «Getting Things Done» позволяет вам записывать все, что вам нужно выполнить, давая вам мгновенный обзор всего, что необходимо ввести в систему GTD.Здесь вы можете создавать контрольные списки или другие типы списков форматов, чтобы убедиться, что у вас есть все, прежде чем переходить к уточнению каждого отдельного элемента.

Clarify — Spike Tasks дает вам возможность быстро и эффективно назначать Задачи как «Открытые», «Выполняемые», «Застрявшие» или «Выполненные» в зависимости от ваших потребностей. Вы также можете добавлять примечания, таблицы, флажки и другие ресурсы к каждой отдельной задаче, чтобы убедиться, что у вас есть вся необходимая информация в нужном месте в нужное время.

Организуйте — Один из ключевых моментов системы GTD — избегать использования вашего почтового ящика в качестве списка дел. Однако, объединив Spike Notes и Tasks с расширенными функциями папки Priority Inbox, вы можете устанавливать напоминания, избегая этой проблемы. Например, если вы записываете в свой список дел элемент, требующий принятия мер на следующую неделю, вы можете просто настроить соответствующее электронное письмо или сообщение так, чтобы оно возвращалось в верхнюю часть папки «Входящие» в этот конкретный день. Конечно, у вас также есть наш Календарь, интегрированный в приложение, для еще большего количества организационных возможностей.

Reflect — Наличие всего в одном месте на всех ваших устройствах означает, что вы можете размышлять и просматривать где угодно и в любое время. В рамках еженедельного обзора работы (см. Ниже) вы можете достать свой смартфон или планшет и просматривать свои списки, задачи и задачи всякий раз, когда у вас есть свободная минута. Все будет сохранено, когда вы вернетесь на свою рабочую станцию, так что вы будете готовы вернуться к ней.

Engage — Как только ваша система GTD будет готова, Spike поможет вам сосредоточиться на каждой отдельной задаче, используя комбинацию синхронной и асинхронной связи.Обмен мгновенными сообщениями интегрирован прямо в ваш почтовый ящик, когда вам нужно пообщаться, а старая добрая электронная почта может дать вам немного места, когда вам это нужно. Кроме того, со всем необходимым для оптимизации системы GTD в одном месте, вы можете сэкономить время, давая возможность переключению приложения отдохнуть!

Как сделать дела Еженедельный обзор

Последний момент, который мы уже вкратце затронули, — подчеркнуть важность еженедельного обзора GTD. Хотя система GTD предназначена для тихой работы в фоновом режиме, пока вы занимаетесь своими задачами, еженедельный обзор помогает вам поддерживать все в порядке, чтобы все не становилось хаотичным.

В своем еженедельном обзоре вы должны просмотреть задачи, которые вы отложили на предстоящую неделю, просмотреть свой календарь и очистить свой почтовый ящик (даже если это означает отложить элементы на более поздний срок). Для получения дополнительной информации о еженедельном обзоре ознакомьтесь с этим выпуском подкаста Дэвида Аллена.

Система GTD заявляет, что это означает попадание в «нулевой почтовый ящик», но наш приоритетный почтовый ящик в значительной степени позаботится об этом за вас! Однако вы можете убедиться, что все письма, с которыми вам нужно будет справиться на следующей неделе, будут снова появляться в вашем почтовом ящике в выбранное вами время, а также закрепить или открепить в верхней части папки «Входящие» вещи, которые необходимо обработать. Первым делом в понедельник утром.

Каким бы ни был ваш подход, вам все равно следует пересматривать свои задачи, календарь и задачи в рамках еженедельного сводного отчета о выполнении дел, а также определять вещи, которые могут быть полезны в будущем. Составление списка «Когда-нибудь / Может быть» — хорошее место для начала, объединяя в список все те проекты, на которые у вас нет времени. Кроме того, список, включающий все ваши творческие и сумасшедшие идеи, которые у вас не было времени обдумать, — это идеальный способ сохранить свой ум активным, но при этом дать себе время для оценки и уточнения своих мыслей в течение длительного периода.

Здесь, в Spike, мы переосмысливаем и изобретаем то, как вы работаете, а наши инструменты для общения и совместной работы идеально подходят для системы Getting Things Done. Сообщите нам, как вы используете Spike с GTD @SpikeNowHQ, или следите за новостями в блоге, чтобы получить более личные и совместные советы по продуктивности, которые помогут вам вывести свою карьеру на новый уровень.

Команда Spike
Команда Spike публикует статьи о производительности, тайм-менеджменте и будущем электронной почты, обмена сообщениями и совместной работы.

GTD за 15 минут — Практическое руководство по выполнению задач

GTD — или «Достижение цели» — это структура для организации и отслеживания ваших задач и проектов. Однако его цель немного выше, чем просто «довести дело до конца». (Его следовало назвать «Делать дела намного лучше, чем просто позволять чему-то происходить, что часто оказывается совсем не крутым».) Его цель — заставить вас на 100% доверять системе сбора задачи, идеи и проекты — как расплывчатые вещи, такие как «изобрести величайшую вещь на свете», так и конкретные вещи, например «позвонить Аде 25 августа, чтобы обсудить расписание конференции». Все !

Звучит как все другие обычные системы списков дел, говорите вы? Во многих отношениях это так, но это еще не все, и это действительно просто. Обещать! Так что, пожалуйста, продолжайте читать.

Одно из основных предположений GTD состоит в том, что вы тупой или, скорее, что ваше подсознание совершенно тупо, когда дело доходит до того, что думает о вещах, которые вам следует делать, . Например, зная, что вам нужно отремонтировать часы, но вместо того, чтобы напоминать вам, когда вы на самом деле проезжаете мимо часового магазина, оно внедряет в ваш мозг непрекращающееся чувство «Мне нужно вспомнить… что-то» .

Джессика Керр прекрасно выразилась:

Представьте, что ваш мозг — это белая доска. Там есть списки дел и «НЕ УДАЛИТЬ»? Есть ли место для рисования и объединения идей?

Большая часть «магии» состоит в том, чтобы преобразовать задачи и прихоти в физических и видимых действий , как вы скоро увидите.

То, что GTD дает вам — при правильном понимании и внедрении — это надежная система для отслеживания того, что вам нужно сделать, что вы должны сделать или если посчитает, что делать .Когда ваша система и ваше доверие к ней на месте, ваше подсознание перестанет отслеживать все, что вам нужно делать, и перестанет постоянно вам напоминать. Это снижает стресс и высвобождает драгоценное время мозга для более продуктивного мышления — может быть, это даже сэкономит реальных времени, чтобы у вас было больше времени для уроков балета, рисования и катания на роликах.

Отлично! Так как же это на самом деле работает? Он работает с использованием специальных техник йоги и ежедневных умственных упражнений.Нет, ха-ха! Просто шучу. Он работает путем простого ведения списков, что может сделать каждый ребенок с бумагой и карандашом. В наши дни даже компьютеры могут вести списки!

Вам нужно будет составить следующие списки:

1. В
2. Следующие действия (возможно, несколько — об этом позже)
3. Ожидание
4. Проектов
5. Когда-нибудь / возможно

Эти списки будут регулярно пересматриваться и составляют основу системы GTD.Их работа описана ниже. В дополнение к спискам вам понадобится календарь, который позволит вам записывать задачи и события, чувствительные к дате и времени.

В списке вы фиксируете идеи и задачи по мере их возникновения. Это может быть ваш начальник, который говорит вам испечь ей морковный пирог, или увиденный плакат цирка, который вы хотите увидеть. Барьер для добавления чего-либо в список должен быть как можно ниже — записывайте это в блокнот или нажимайте правые кнопки на смартфоне.Я назвал его в списке , но иметь больше одного — не проблема. Может быть, приложение, когда вы сидите перед компьютером, и ноутбук, когда вы слоняетесь вне торгового центра? Важно то, что вы можете записывать то, что вам приходит в голову. Мы хотим снять нагрузку с мозга, помнишь?

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, вы должны потратить час на то, чтобы записать все, что вы хотите — или должны — сделать. Эти так называемые открытых циклов включают всех вещей, которые не являются , как должно быть , , где они должны быть , и так далее.Вам нужно заменить зубную щетку? Верните чашку чая, которую одолжили у тети? Стоит ли перекрасить кровать в другой цвет? Все это должно быть в вашем списке.

Если вы только начали использовать GTD и собрали тонны элементов в своем списке во время первоначальной «очистки мозгов», обработка может занять некоторое время. Отныне входящий список будет обрабатываться непрерывно.

Элементы в вашем списке должны обрабатываться один за другим в том порядке, в котором они появляются в вашем списке .При обработке элемента в вашем списке первый вопрос, который вам нужно задать: , это , требующий действий ? — другими словами, нужно ли вам что-то сделать ? Если ответ отрицательный, вы либо выбросите ее, если она вам больше не нужна, сохраните ее в качестве справочного материала («Возможно, когда-нибудь эта статья понадобится мне снова…»), добавьте ее в список, который когда-нибудь / может быть (для вещей как «выучите индонезийский»), или инкубируйте его. Подожди, что … Сидеть на нем? Да вроде как. Если вы захотите напомнить себе об этом позже («Я действительно не понял эту статью, мне нужно взглянуть на нее еще раз через две недели»), это должно войти в ваш календарь или в ваш файл Tickler , который скоро появится быть объясненным.(Да даже название странное.)

Теперь, если элемент, который вы в настоящее время обрабатываете , требует действия — другими словами: с ним нужно что-то делать — вы должны задать вопрос: «, что делать дальше? ” Следующим действием должно быть физическое и видимое действие . Другими словами, не «планируйте лотерею тортов», а «отправьте электронное письмо Артуру и Камилле и напомните им испечь свои торты».

Именно это — то, что следующее действие должно быть следующим физическим, видимым действием , чтобы приблизить проект к его цели — возможно, является наиболее важным «правилом» в GTD.Используя несколько дополнительных секунд, чтобы придумать, что нужно сделать физически , вы убедитесь, что ваши списки «следующих действий» будут содержать только те действия, которые вы можете выбрать в любой момент. «Предварительная обработка» уже выполнена (хотя сами действия вполне могут быть задачами планирования), и это значительно снижает сопротивление до делать вещей.

Когда вы определили следующее действие, вы должны подумать, не займет ли оно меньше двух минут.Если это так: сделайте это. Сразу. (Такие вещи, как «отправить бабушке по электронной почте забавное видео с котиками».) Причина этого проста: если действие занимает две минуты или меньше, накладные расходы на его отслеживание будут большими по сравнению с тем, сколько времени требуется, чтобы всего сделать Это. Если делает занимает более двух минут, вы должны делегировать , если это уместно — отмечая, что было делегировано и когда, в списке ожидания — или добавить его в свой собственный список следующих действий, которые вы хотите сделать как можно скорее. поскольку у вас есть время и силы.Если ваша секретная сверхдержава — это делегирование полномочий, то, вероятно, в следующих действиях все закончится. Если для закрытия разомкнутого цикла потребуется более одного действия, общая цель также должна быть отмечена в списке проектов, который будет объяснен в нескольких разделах.

Подводя итог, при обработке вашего списка (ов) вы должны следовать следующей процедуре:

Рабочий процесс GTD: открытые циклы собираются в списке, обрабатываются и — если это действие — выполняется немедленно, откладывается или делегируется.Если обрабатываемый элемент требует более одного действия, он также записывается в список проектов.

Итак, каков следующий список действий? Ну, эээ … список ваших следующих действий, очевидно. Другое название этих действий — «действия как можно скорее» — это просто те вещи, над которыми вы будете выбирать, над чем работать, когда вы не смотрите смешные видеоролики о кошках на YouTube или не играете в Candy Crush Saga .

Когда вы делегируете работу другим, отправляете электронное письмо, на которое ожидаете (или нуждаетесь) в ответе, заказываете что-то или у вас есть задача, которая «заблокирована» из-за того, что вы ждете, что кто-то другой что-то сделает, это должно быть написано в список ожидания.Эти элементы всегда должны быть отмечены текущей датой, чтобы вы могли отправить электронное письмо своему коллеге Марвину и сказать: «Я все еще жду отчет WTF, который, по вашему мнению, вы закончите в течение месяца. Это было 32 дня назад! ».

Если вы все еще со мной, вы можете быть обеспокоены тем фактом, что действие «Изучите учебники искусственного интеллекта» в вашем следующем списке действий — это все, что написано о вашем плане по захвату мира. Разве не легко потерять счет, когда это действие будет выполнено и удалено из вашего списка? Да, вроде бы.Вот тут-то и появляется список проектов.

GTD дает очень широкое определение проекта. Он определяет любую цель, которая требует выполнения более одного действия в качестве проекта. Эти проекты должны быть в вашем списке проектов. Этот список представляет собой просто список названий проектов и, если хотите, описаний и предполагаемых результатов проектов. Просматривая список проектов, вы убедитесь, что в вашем следующем списке действий всегда есть хотя бы одно действие для каждого проекта, что позволит убедиться, что ваши проекты развиваются и не забываются.

Контексты — это «теги», которые вы помещаете на элементы в списках следующих действий, в которых говорится, где можно выполнить действие или какое оборудование необходимо для его выполнения. Действие можно «пометить» контекстом несколькими способами; Самый простой, вероятно, состоит в том, чтобы просто иметь разные списки следующих действий — по одному для каждого контекста. Если вы используете новомодный электронный менеджер списков, вы часто можете иметь «умные» списки для каждого тега, что дает тот же результат. (С так называемыми смартфонами, вероятно, даже можно использовать его определение местоположения, чтобы отображать только те действия, контекст которых соответствует вашему текущему местоположению.Если так: это потрясающе! Мы живем в будущее!)

Принято ставить перед контекстами префикс «@», который имеет смысл, когда контекст является местоположением, но в других случаях его следует рассматривать как нотацию. Примеры контекстов: @ home, @ computer и @ office.

Примеры действий и их контекст

Сколько контекстов вам нужно, зависит от того, сколько следующих действий у вас будет и как выглядит ваш рабочий день. Важно иметь возможность оценить — с первого взгляда — свои возможные действия в зависимости от того, где вы находитесь физически и какое оборудование у вас есть.Также может быть хорошей идеей создать контекст «повсюду» для вещей, которые вы можете делать, где бы вы ни находились («Позвоните маме, чтобы обсудить поездку в Исландию»).

Контексты повестки дня

Если у вас есть регулярные встречи с людьми, может быть полезно иметь «контекст повестки дня» — по одному для каждого человека, — где вы записываете, о чем вы хотите поговорить во время следующей встречи, когда думаете о них. Например, если у вас еженедельная встреча с Фубертом, вы можете подумать о создании контекста «@ Foobert Agenda».Эти контексты, конечно, будут меняться по мере изменения вашей команды / менеджеров / руководителей и т. Д.

Вы не хотите терять свою идею на миллион долларов о том, чтобы сделать «прыжок к выводам», но поскольку это проект, который вы хотите реализовать, когда у вас будет больше времени, вы не хотите, чтобы он «загрязнял» списки ваших следующих действий или список проектов. (Помните, что следующие действия содержат только те действия, которые должны быть выполнены как можно скорее, и что список ваших проектов будет регулярно пересматриваться, чтобы убедиться, что у всех проектов есть хотя бы одно следующее действие.)

Вот где приходит список когда-нибудь / может быть. Этот список просто содержит идеи и проекты, которые вы , возможно, захотите реализовать в будущем. Вот где должны пойти и «заменить уродливую картину в спальне», и «создать культ». (При условии, конечно, что вы не хотите делать что-либо из этих прямо сейчас, .) Этот список следует пересматривать еженедельно вместе с остальной системой, как описано в разделе еженедельный обзор ниже.

Календарь предназначен для вещей, которые у вас есть , которые нужно сделать в определенный день или в определенное время — и ничего больше ! Верно; не ставьте «установить Bonzibudddy» в свой календарь на следующую среду, если вы только думаете, что , вы хотите, чтобы это сделал тогда.

Но… почему?

Имея в вашем календаре только те элементы, которые на самом деле чувствительны к дате и времени , это будет более полезно, поскольку на самом деле он сообщит вам, что у вас есть , которые нужно сделать в определенный день, без «разбавления» другими элементами. То, что вы хотите, чтобы сделал, но это не нужно делать в определенное время, в любом случае будет в вашем следующем списке действий, поэтому вам напомнят об этом и у вас будет возможность сделать это.

В книге Дэвида Аллена о GTD еженедельный обзор называется «критическим фактором успеха», и он не шутит.Если вы начнете использовать фреймворк GTD, и вы не робот, все начнёт сбиваться с пути. Вы завершите следующее действие проекта и забудете добавить новое «следующее действие» для этого проекта. Вы забудете удалить следующие действия, которые, если вы действительно думали об этом, знаете, что не будете делать в ближайшем будущем, и так далее.

Еженедельный обзор следует делать, как вы уже догадались, один раз в неделю. Это займет некоторое время, поэтому в идеале вы должны отправиться на некоторое время (вероятно, не менее чем за 30 минут) заранее, например, в пятницу или воскресенье после обеда.Выполняя еженедельный обзор, вы должны как минимум сделать следующее:

• Убедитесь, что в каждом проекте есть хотя бы одно следующее действие .
• Убедитесь, что каждое действие в вашем следующем списке действий составляет на самом деле того, что вы хотите или должны сделать, если у вас есть время в течение следующей недели. Если нет, переместите его (и / или проект, которому он принадлежит) в свой список когда-нибудь / может быть, или — если вы не думаете, что когда-нибудь это сделаете — удалите его полностью. (Будь честен с собой.)
• Просмотрите свой список когда-нибудь / может быть, и посмотрите, нужно ли переместить какие-то проекты / действия в список текущих проектов / список следующих действий. (Если вы добавляете новый проект в свой список проектов, обязательно определите его следующее физическое, видимое действие и также поместите его в следующий список действий.)

Триггерные списки

При еженедельном обзоре может быть хорошей идеей работать с «триггерным списком». Триггерный список — это просто список ключевых слов, которые заставляют ваш мозг запоминать любые открытые циклы, которые вы еще не зафиксировали в своей системе.Список триггеров может выглядеть следующим образом:

• Бобышка
• сотрудников
• Проекты начаты, незавершены
• Проекты, которые необходимо запустить
• Люди, мне нужно вернуться на
• …

При работе со списком триггеров помещайте в список все, что вы помните, для последующей обработки.

Пример списка триггеров можно увидеть в списке триггеров Lifehacker для студентов.Вероятно, вы захотите настроить свой собственный список по мере того, как приобретете больше опыта и узнаете, что лучше всего подходит для или .

Для того, чтобы ваша система GTD действительно заработала, вам рекомендуется следовать нескольким важным «передовым методам». Когда вы начнете привыкать к использованию GTD, вы можете быть немного снисходительнее, если считаете, что так будет лучше.

• Важно, чтобы между вашими списками было резких границ . Если вы часто задаетесь вопросом, к какому контексту относится следующее действие, возможно, вы захотите пересмотреть свои контексты.
• Ваши инструменты должны быть забавными в использовании — но не слишком забавными (!). Если у вас есть медленный и сложный инструмент для управления списками, вы подсознательно будете сопротивляться сбору небольших задач, а если ваш инструмент слишком увлекателен для использования, вы в конечном итоге начнете им злоупотреблять и потратите время, играя с его удивительными функциями. Найдите то, что вам подходит.

Папка для чтения / просмотра и файл Tickler — это два инструмента, которые, хотя они и не являются непосредственно частью метода GTD, могут быть полезны для использования вместе с GTD.

Папка для чтения / просмотра

У вас, вероятно, будет довольно много действий «прочитать [какой-то документ]» в вашем следующем списке действий. Папка для чтения / рецензирования — это просто папка (физическая или цифровая), которая содержит статьи, документы и все, что вы хотите прочитать. Идея состоит в том, чтобы этот материал был доступен всякий раз, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить. В приемной стоматолога? В ожидании еды в кафе? И то и другое — прекрасная возможность просмотреть статью о филогенезе Periophthalmus modestus или притвориться, что вы читаете записку своего начальника!

Здесь тоже очень важно иметь «острые грани».В эту папку следует класть только то, что вы действительно хотите прочитать, когда у вас есть время, чтобы вы на самом деле могли забрать ее в те маленькие окна свободного времени, которые появляются в течение дня.

Тиклер файл

Эта концепция со странным названием представляет собой просто набор из 43 (физических) папок с файлами. Почему 43? Потому что это означает, что у вас может быть один для каждого из 31 дней месяца плюс один для каждого из 12 месяцев в году.Если вы сейчас тянетесь за калькулятором, просто поверьте мне, по номеру 43.

Так для чего используются эти папки? Идея состоит в том, что вы можете разместить физические предметы, которые вам понадобятся в определенный день (билеты на концерт), напоминания о том, что вы, возможно, захотите сделать в конкретную дату (помните, что календарь предназначен только для тех вещей, которые должны выполнить ). в конкретную дату / время), или заметки из лекции, которую вы действительно не поняли («Я хочу просмотреть их через неделю, когда мое подсознание какое-то время пережевало это»).

Каждый день, вставая, вы открываете папку с текущей датой. Затем вы кладете билеты на концерт, решаете, что вы – хотите отвести собаку в парикмахерскую сегодня, но откладываете конспекты лекций на три дня, так как сейчас у вас нет времени. Освободив папку, вы кладете ее на задний план, а завтрашнюю папку переносите на передний план. В конце каждого месяца вы открываете папку для нового месяца и обрабатываете ее содержимое — например, помещаете элементы в папки правильного дня.

Файл Tickler, таким образом, дает возможность отправлять себе напоминания в будущем — щекочет вашу память. Ага!

Это руководство было написано, чтобы служить простым и прагматичным руководством по методу «довести дело до конца». Этот прогон метода GTD должен быть кратким. Он написан с точки зрения одного человека, и другие люди, вероятно, по-разному оценили бы важность различных аспектов GTD.

Если вам нужен полный обзор GTD, было бы целесообразно прочитать книгу Дэвида Аллена, формализовавшую разработанный им метод: «Как сделать все: искусство продуктивности без стресса» (Amazon, Kindle Store, Bookdepository, Google Книги , Википедия).

Визуальный стиль руководства был вдохновлен прекрасным руководством Мирана Липовачи по языку программирования Haskell «Learn You a Haskell for Great Good!».

Руководство написано на Markdown, и я использую pandoc для генерации HTML. Чтобы связаться со мной, отправьте мне электронное письмо на erlendαhamberg.no.

Взлет и падение достижения цели

В начале двухтысячного периода Мерлин Манн, веб-дизайнер и известный энтузиаст Macintosh, работал внештатным менеджером проектов в компаниях-разработчиках программного обеспечения.Он много лет занимал аналогичные должности, поэтому знал все тонкости работы; поэтому он был удивлен, обнаружив, что был ошеломлен — не интеллектуальными аспектами его работы, а множеством мелких административных задач, таких как планирование конференц-звонков, которые возникали из бурного потока сообщений электронной почты. «Я был в этой клетке, заваленной информацией, — сказал он мне недавно. «Я пошел в колледж. Я был умным. Почему мне было так тяжело? »

Не только Манн был разочарован.В девяностые годы распространение электронной почты изменило интеллектуальную деятельность. Поскольку в профессиональном общении почти все трения устранены, каждый мог беспокоить кого угодно в любое время. Многие электронные письма содержали обязательства: ответить на вопрос, изучить потенциальных клиентов, назначить встречу или оставить отзыв. Рабочая жизнь, которая когда-то была последовательной — два или три рабочих блока, разбитых на встречи и телефонные звонки, — стала безумной, импровизационной и невероятно перегруженной. «Электронная почта — это клубок неопределенности, который представляет собой тревогу», — сказал Манн, размышляя об этом периоде.

В 2003 году он наткнулся на книгу, которая, казалось, решила его проблемы. Он назывался «Как добиться успеха: искусство продуктивности без стресса», и для Манна он все изменил. Описанная в нем система тайм-менеджмента, получившая название G.T.D., была разработана Дэвидом Алленом, консультантом, ставшим предпринимателем, который жил в хрустящем горном городке Охай, Калифорния. Аллен сочетал идеи дзен-буддизма со строгими организационными методами, которые он оттачивал при консультировании корпоративных клиентов.Он предложил теорию о том, как работает наш разум: когда мы пытаемся отслеживать обязательства в своей голове, мы создаем «открытые петли», которые вызывают у нас беспокойство. Это беспокойство, в свою очередь, снижает нашу способность эффективно мыслить. Если бы мы могли не беспокоиться о том, что мы должны были делать , как предполагалось, , мы могли бы более полно сосредоточиться на том, что мы на самом деле делали , достигая того, что Аллен называл «разумом, подобным воде».

Чтобы поддерживать такой ум, нужно иметь дело с новыми обязательствами, прежде чем они смогут закрепиться в виде открытых петель.Решение G.T.D. представляет собой многоступенчатую систему. Все начинается с того, что Аллен описывает как полный захват: идея состоит в том, чтобы поддерживать набор почтовых ящиков, в которые вы можете опускать обязательства, как только они возникают. Одним из таких почтовых ящиков может быть физический лоток на вашем столе; когда вы внезапно вспоминаете, что вам нужно закончить задание перед предстоящей встречей, вы можете записать напоминание на листе бумаги, бросить его в лоток и, не нарушая концентрации, вернуться к тому, чем вы занимались. В течение дня вы можете добавлять похожие мысли в другие почтовые ящики, например, в список на своем компьютере или в карманный блокнот.Но записывать заметки само по себе недостаточно, чтобы замкнуть петли; ваш разум должен верить, что вы вернетесь к своим почтовым ящикам и обработаете то, что внутри них. Аллен называет этот последний, решающий шаг регулярным обзором. Во время проверки вы превращаете случайные напоминания в конкретные «следующие действия», а затем вносите их в основной список.

Теперь этот список может стать движущей силой для ваших усилий. В своей книге Аллен рекомендует организовать главный список по контекстам, таким как @phone или @computer.В течение дня вы можете просто смотреть на задачи, перечисленные в вашем текущем контексте, и выполнять их одну за другой. Аллен использует аналогию с запуском виджетов, чтобы описать этот спокойный механический подход к работе. Это строгая система для создания безмятежности.

Для тех, кто разбирается в инженерной мысли Манна, точность G.T.D. был привлекательным, и сам метод казался созревшим для оптимизации. В сентябре 2004 года Манн завел блог под названием 43 Folders — ссылку на организационный взлом, «файл Tickler», описанный в книге Аллена.Во вступительном посте Манн написал: «Поверьте мне, если вы продолжаете обнаруживать, что вода вашей жизни каким-то образом потекла на пол, GTD может оказаться просто стаканом, который вам понадобится, чтобы собрать все вместе». Он опубликовал девять постов о G.T.D. в течение первого месяца блога. Обсуждение часто носило сугубо технический характер: в одном посте он предлагал создать унифицированный формат XML для G.T.D. данные, которые позволят разным приложениям отображать одни и те же задачи в разных форматах, включая «графическую карту, схему, RDF, структурированный текст.Он сказал мне, что писатель Кори Доктороу дал ссылку на ранний пост из 43 Folders на популярном сайте Доктора о культуре ботаников Boing Boing. Движение увеличилось. Вскоре Манн объявил, что всего за тридцать дней 43 Folders посетили более ста пятидесяти тысяч уникальных посетителей. («Это просто чушь», — писал он.) Сайт стал настолько популярным, что Манн бросил работу, чтобы работать над ним полный рабочий день. По мере того, как его влияние росло, он популяризировал новый термин для жанра, который он помогал создавать: «продуктивность», адаптация слова «давай говори», или гиковского жаргона, обозначающего порнографию.Он заметил, что жажда этого pr0n была ненасытной. Люди отчаянно пытались возиться со своими системами продуктивности.

То, что делали Манн и его товарищи-энтузиасты, казалось совершенно естественным: они пытались быть более продуктивными в среде интеллектуальной работы, которая казалась все более неистовой и трудной для контроля. Чего они не понимали, так это того, что они отреагировали на глубокий сдвиг на рабочем месте, который в значительной степени остался незамеченным.

До того, как появилась «личная производительность», была просто производительность: мера того, сколько рабочий мог произвести за фиксированный интервал времени.На рубеже двадцатого века Фредерик Тейлор и его помощники изучали физические передвижения фабричных рабочих в поисках мест, где можно сэкономить время и сократить расходы. Не сразу было очевидно, как эту промышленную концепцию производительности можно адаптировать от конвейера к офису. Важной фигурой в этом переводе был Питер Друкер, влиятельный ученый-бизнес, которого многие считают создателем современной теории менеджмента.

Друкер родился в Австрии в 1909 году.Его родители, Адольф и Кэролайн, проводили вечерние салоны, которые посещали Фридрих Хайек и Йозеф Шумпетер, а также другие известные экономические деятели. Интеллектуальная энергия этих салонов, казалось, вдохновляла самого Друкера на продуктивность: он написал тридцать девять книг, последнюю незадолго до своей смерти, в возрасте девяноста пяти лет. Его карьера пошла вверх после публикации его второй книги «Будущее промышленного человека» в 1942 году, когда он был тридцатитрехлетним профессором Беннингтон-колледжа. В книге спрашивается, как «индустриальное общество», разворачивающееся в «совершенно новой физической реальности, которую западный человек создал в качестве среды обитания с тех пор, как Джеймс Ватт изобрел паровой двигатель», — может быть лучше всего структурирован так, чтобы уважать свободу и достоинство человека.Книга оказалась в разгар промышленной мировой войны и нашла широкую аудиторию. Прочитав его, руководство General Motors пригласило Друкера потратить два года на изучение деятельности крупнейшей на тот момент корпорации в мире. Книга 1946 года, появившаяся в результате этого взаимодействия, «Концепция корпорации» была одной из первых, в которых серьезно рассматривалось, как на самом деле крупные организации выполняют работу. Он заложил основу для отношения к менеджменту как к предмету, который можно изучать аналитически.

В 1950-х годах американская экономика начала переходить от ручного труда к умственному труду. Друкер помог бизнес-лидерам понять эту трансформацию. В своей книге 1959 года «Ориентиры завтрашнего дня» он ввел термин «интеллектуальная работа» и утверждал, что автономия станет центральной чертой нового корпоративного мира. Друкер предсказал, что корпоративная прибыль будет зависеть от умственных усилий, и что каждый отдельный работник умственного труда, обладающий навыками, слишком специализированными, чтобы их можно было разбить на «повторяющиеся, простые, механические движения», поставленные сверху, должен будет решить, как «применить свои знания как профессионал »и следить за собственной продуктивностью.«За работником умственного труда нельзя наблюдать внимательно или подробно, — писал Друкер в книге« Эффективный руководитель »1967 года.« Он должен руководить собой ».

Акцент Друкера на автономии работников умственного труда имел смысл, поскольку не было очевидного способа деконструировать усилия, необходимые для новых важных рабочих мест середины века — таких как корпоративные исследования и разработки или рекламный копирайтинг — в последовательности оптимизированных шаги. Но на Друкера также повлияла политика «холодной войны».Он рассматривал творчество и инновации как ключ к опережению Советов. Ссылаясь на изобретение атомной бомбы, он утверждал, что научная работа такой сложности и неоднозначности не могла осуществляться с использованием жестких методов индустриальной эпохи, которые он сравнивал с централизованным планированием советской экономики. Он предположил, что будущие отрасли промышленности должны будут работать «локально» и «децентрализованно».

Чтобы поддержать свой акцент на автономии работников умственного труда, Друкер представил идею управления по целям, процесса, в котором менеджеры сосредотачиваются на постановке четких целей, но детали того, как они достигаются, оставлены на усмотрение отдельных лиц.Эта идея чрезвычайно важна и редко обсуждается. Вот почему современный офисный работник завален количественными ежеквартальными целями и мотивирующими заявлениями о миссии, но почти не получает указаний о том, как на самом деле организовать эти усилия и управлять ими. Таким образом, во многом благодаря Друкеру в 2004 году, когда Мерлин Манн оказался подавленным своей работой, он принял как должное, что решение своих проблем будет найдено в оптимизации его личных привычек.

По мере того, как популярность 43 папок росла, росло влияние Манна на мир онлайн-производительности.Одним из достижений этого периода стало новое организационное устройство, которое он назвал «хипстерский КПК». Карманные устройства до появления смартфонов, такие как Palm Pilot, часто назывались «персональными цифровыми помощниками»; хипстер П.Д.А. был гордо аналогом. Инструкции по его изготовлению были очень простыми: «1. Возьмите пачку каталожных карточек размером 3×5 дюймов. 2. Скрепите их вместе зажимом для бумаг. 3. Шага 3 нет ». «Устройство», как предположил Манн, было идеальным для реализации GTD: верхняя учетная карточка могла служить входящим ящиком, где задачи можно было записывать для последующей обработки, а цветные карточки в стопке могли действовать как разделители для организации задач по проект или контекст.В статье 2005 года в газете Globe and Mail отмечалось, что Ян Кэпстик, пресс-секретарь Новой демократической партии Канады, владел хипстером P.D.A. вместо BlackBerry.

Так же, как G.T.D. становился все более популярным, однако рвение Манна к собственной практике начало угасать. Переломный момент в его творчестве наступил в 2007 году, вскоре после того, как он выступил с речью об управлении электронной почтой перед переполненной аудиторией в штаб-квартире Google в Маунтин-Вью. Основываясь на классической идее продуктивности о том, что офисный работник не должен касаться одного и того же листа бумаги более одного раза, Манн изложил новый метод быстрой обработки электронной почты.В этой системе вы должны прочитать каждое электронное письмо только один раз, а затем выбрать из ограниченного набора параметров — удалить его, ответить на него, отложить его (переместив его в папку сообщений, требующих длинных ответов), делегировать его или «Делать» это (извлекая и выполняя действие в его ядре, или захватывая его для последующего внимания в такой системе, как GTD). Цель заключалась в том, чтобы механически применять эти правила до тех пор, пока ваша стопка цифровых сообщений не опустеет. Манн назвал свою стратегию Inbox Zero. После того, как Google загрузил видео с его выступлением на YouTube, этот термин вошел в обиход.Редакторы начали расспрашивать о продаже книг.

Вскоре после этого Манн опубликовал саморефлексивное эссе «43 папки», в котором показал растущее недовольство миром личной продуктивности. Он предположил, что принцип продуктивности становится непостижимой и усложняющей самоцелью: составление списков как «культ карго», а настройка системы — как пристрастие. «Более чем несколько дней я задавался вопросом, чего именно я пытался достичь», — писал он. Частично проблема заключалась в рекурсивном качестве его работы.Усовершенствование своей системы продуктивности, чтобы он мог более эффективно вести блог о продуктивности, заставил его почувствовать себя так, как будто его «швыряет угрожающее устройство Руба Голдберга» его собственной разработки; временами он говорил: «Я думал, что схожу с ума». Он также задавался вопросом, действительно ли подход, которого он придерживался, на самом деле помог решить его разочарование. Ему казалось, что можно реализовать множество лайфхаков, основанных на G.T.D., не чувствуя себя «более компетентным, стабильным и живым».Он прибирался в доме, удаляя посты. На новой странице «О нас» объяснялось, что 43 Folders больше не является блогом о продуктивности, а «веб-сайтом, посвященным поиску времени и внимания для наилучшей творческой работы».

Как оформить GTD с monday.com — Поддержка

Метод GTD (Getting Things Done) может предоставить вам идеальный способ управлять своими мыслями и задачами. И его можно легко внедрить в рабочий процесс monday.com, выполнив четыре шага.

Это руководство даст обзор того, что такое GTD, как вы можете использовать его на платформе и что это означает на практике.

GTD — это метод управления временем, созданный консультантом по производительности Дэвидом Алленом. Это процесс удаления запланированных задач и проектов из головы путем их внешней записи и последующего разбиения на практические задачи. Это позволяет вам сосредоточить внимание на действии, а не просто вспоминать задачи.

Допустим, у вас есть идея или мысль, результат которой неясен, или ее следующее действие не определено. Вот где в игру вступает GTD.Он состоит из пяти этапов: захват, прояснение, организация, размышление и вовлечение.

Метод может быть разбит на блок-схему с сайта создателя:

Вы можете подумать: «Итак, сначала я не могу держать все, что мне нужно, прямо, а теперь диаграммы? Давай!» У нас тоже была эта мысль! Не волнуйтесь! Мы воспользуемся monday.com, чтобы разбить эту методологию на практические шаги.

Список желаний — это место, где вы фиксируете, уточняете и систематизируете свои задачи и идеи.

Сначала создайте доску «Список желаний». Поместите все свои идеи и мысли на доску списка желаний как элементы. Создайте три столбца состояния: «Уточнение», «Перспектива» и «Правило двух минут».

Каждую задачу или идею можно затем прояснить и систематизировать, задав следующие вопросы: Насколько это возможно? Это займет больше двух минут? Достижима ли эта цель?

• Разъяснить: Для каждой задачи спрашивайте себя, является ли она действенной или нет. Например, это задача или просто мероприятие, на которое нужно пойти?
• Перспектива: Краткосрочные цели относятся к мыслям, задачам и проектам, которые вам необходимо выполнить сегодня, на следующей неделе или даже в следующем месяце.Долгосрочные цели относятся к задаче или идее, которые могут быть выполнены в будущем — в этом году, в следующие 2 года, жизненная цель.
• Правило двух минут: Будет ли задача выполняться 2 минуты или меньше? Если да, то сделайте это! (Позвони маме, чтобы сказать привет. 😇)

После того, как мы поместим элемент в список корзины и обновим всю необходимую информацию, пора найти место для размещения этого элемента, чтобы мы могли вернуться к нему, когда это необходимо.

Предметов можно переместить на одну из трех других досок, которые вы создадите («Проекты», «События», «Недействительные»).Вы также можете использовать столбец Connect Boards, чтобы создать ярлык для определенного элемента на одной из других досок, как вы можете видеть выше в последнем столбце примера платы.

Автоматика

Отличный способ всегда держать задачи в порядке, упорядочивая их по списку задач, — это использовать автоматизацию. Мы добавили следующие две автоматизации на нашу доску Bucket List:

Этот рецепт, когда он настроен для каждой из ваших досок, создаст новый элемент на соответствующей доске и автоматически свяжет их для вас.

На этой доске будут храниться все актуальные вопросы, как долгосрочные, так и краткосрочные. Затем организуйте их. Мы используем группы, чтобы указать, когда выполнять задачу, и столбец статуса для приоритета.

Раздел обновлений

В духе GTD мы также используем раздел обновлений, чтобы определить следующий шаг и желаемый конечный результат. Раздел обновлений — отличное место, чтобы установить вехи для каждого действия:

• Текущее состояние проекта
• Каков мой следующий шаг?
• Требуется окончательный результат

Еще один хороший способ отслеживать ваши улучшения — использовать контрольный список в разделе обновлений, чтобы перечислить ваши следующие шаги и отметить их при движении вперед.

Центр просмотра

Наши обзоры улучшат вашу доску проектов, показывая все ваши задачи в том формате, который вам больше подходит. Вот как выглядит доска наших проектов с использованием временной шкалы:

Помните, как мы вкратце упоминали о создании других досок на шаге 1? На monday.com есть еще две важные доски для методологии GTD.

Доски событий

Ваша доска «События» — это то место, где могут быть размещены все ваши события.Вы можете использовать интеграцию календаря, чтобы синхронизировать его со своим личным календарем.

Не подлежит действию Совет

Так что же происходит с вашими идеями, которые не могут быть реализованы? Пункты, по которым невозможно выполнить действие, будут помещены на вашу доску «Не выполняемые действия»:

.

Подключение всех плат

Добавление столбца тегов на созданные вами доски даст вам возможность группировать элементы со всех досок GTD, выполняя поиск по тегу #GTD по всем доскам с помощью Search Everything.

Например, если вы хотите увидеть все задачи и идеи в период с 3 по 10 ноября на всех досках GTD, щелкните тег #GTD для поиска, а затем отфильтруйте по дате, чтобы увидеть желаемый диапазон.

Остановка и обзор; задавайте вопросы и размышляйте.

Еженедельный обзор

Каждую неделю просматривайте свой Bucket List, чтобы убедиться, что все задачи были распределены по категориям и скопированы на соответствующие доски. Все ли задачи классифицируются так, как они должны быть? Настройка автоматизации, описанная в шаге 1, поможет гарантировать, что все элементы правильно распределены между вашими досками.

Убедившись, что ваш Bucket List обновлен, проверяйте свой прогресс на Доске проектов. Используйте режим крайнего срока, чтобы узнать, что вам нужно сделать дальше.

Ежемесячный обзор

Каждый месяц делайте обзор своих краткосрочных проектов, перечисленных на Совете по проектам, и исследуйте долгосрочные цели, чтобы увидеть, стало ли что-то актуальным.

Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь с нашей командой, используя нашу контактную форму.Мы доступны 24/7 и рады помочь!

Что такое гестационная трофобластическая болезнь?

На ранних этапах беременности, прежде чем что-либо можно увидеть невооруженным глазом, в матке находится крошечная группа клеток — эмбрион. Обычно клетки этой группы превращаются в плод. Клетки снаружи превращаются в плаценту, которая передает питательные вещества от матери к ребенку. Эти внешние клетки называются клетками трофобласта.

Гестационная трофобластическая болезнь (GTD) — это название редкой группы опухолей, состоящих из клеток трофобласта.Они образуются в матке и почти всегда связаны с беременностью. Они могут быть раком, но в большинстве случаев это не так.

Самый распространенный вид GTD возникает на ранних сроках беременности, но некоторые случаются через месяцы или даже годы после рождения доношенного ребенка. ГТД можно вылечить, и большинство типов, даже если они злокачественные, можно вылечить.

Типы

Эхинококковые родинки (HM) являются наиболее распространенными GTD. Сначала они могут показаться нормальной беременностью. Базовый тест покажет, что вы беременны и даже можете так себя чувствовать, но ребенок не растет.Есть только группа кист (мешочков, заполненных жидкостью). Примерно через 6-10 недель ваши симптомы и обычные тесты покажут, что что-то не так.

ТМ не являются раком, но иногда могут к нему привести. Есть два типа:

• Полные пузырно-заносные родинки (СНМ) не имеют эмбриона или нормальной плацентарной ткани.
• Частичные пузырно-пузырчатые родинки (PHM) могут иметь некоторую нормальную плацентарную ткань, но эмбрион редко доживает до срока.

Инвазивные родинки обычно начинаются как CHM, но развиваются в рак и прорастают в мышцу матки.Очень редко они начинаются как PHM. Они могут уйти без лечения, но это не типично.

Хориокарцинома — это редкий рак, который часто начинается как HM. Он также может образоваться из ткани, оставшейся в матке после аборта, выкидыша или родов доношенного ребенка. Это агрессивный рак, который может распространяться по всему телу, включая матку, легкие и мозг. Он также может передаваться ребенку.

Трофобластические опухоли плацентарной зоны (PSTT) и эпителиоидные трофобластические опухоли (ETT) очень редки.Они могут распространяться на матку и другие части тела, но могут не обнаруживаться в течение месяцев или даже лет после беременности.

Причины

Обычно, когда сперматозоид и яйцеклетка соединяются вместе, каждая из них передает набор хромосом новой клетке, которая начинает расти и делиться. Хромосомы — это связки генов, которые содержат вашу ДНК. По какой-то причине этот процесс не подходит для большинства типов ГТД, но врачи не знают, почему. Причина GTD даже при рождении доношенного ребенка также не ясна.

У вас может быть больше шансов получить GTD, если вы:

• Забеременеете, когда вы моложе 20 или старше 35 лет
• Имели молярную беременность в прошлом

Симптомы

Общие признаки и симптомы включают :

GTD может также привести к гиперактивности щитовидной железы, вызывая такие симптомы, как:

• Частое или нерегулярное сердцебиение
• Шаткость
• Потоотделение
• Потеря веса

Диагностика

Вы узнаете, что у вас GTD из обычные анализы, которые вы сдаете во время беременности.Ваш врач спросит о ваших симптомах и проведет физический осмотр.

После этого вы можете получить:

Лечение

То, как лечится ваш GTD, зависит от его типа, от того, распространился ли он и от того, хотите ли вы иметь детей в будущем. Большинство женщин могут иметь нормальную беременность после лечения от GTD.

Хирургия часто является первым шагом к опухолям, которые не распространились. Расширение и кюретаж (D&C) — это распространенное лечение, при котором ваш врач расширяет шейку матки и соскабливает матку с помощью инструмента, называемого кюреткой.Обычно вы можете пойти домой в тот же день.

Если вы больше не хотите иметь детей, другой вариант — гистерэктомия — операция по удалению матки. Это не характерно для HM, но стандартным для PSTT и ETT является удаление всех раковых клеток.

Химиотерапия может использоваться, если GTD распространяется на матку или другие части тела. Это часто делают после операции, чтобы предотвратить рецидив рака.

Лучевая терапия использует высокоэнергетические лучи рентгеновского излучения или других источников для уничтожения раковых клеток.Обычно его используют только в том случае, если GTD распространился и химиотерапия не помогает.

метод Getting Things Done (GTD) и 26 лучших приложений и инструментов GTD

Вы когда-нибудь чувствовали себя перегруженными всем тем, что вам нужно сделать в течение дня или в течение недели?

Мы все делаем!

Поверьте, когда мы говорим следующее: каждый из нас думает, по крайней мере, один раз в день, что, возможно, 24 часа в сутки не отведены для того, чтобы мы могли выполнять такую ​​большую работу.Или, может быть, нам нужно лучше управлять своими задачами? Однозначно последнее!

Но как именно? Вопрос, который могут задать многие из вас. Позвольте мне познакомить вас с методом GTD для достижения результатов.

Что такое GTD?

GTD или Getting Things Done — популярный метод тайм-менеджмента и название самой продаваемой книги автора и консультанта по продуктивности Дэвида Аллена.

После многих лет исследований и практики Дэвид Аллен разработал методику выполнения всех ваших задач, выполняя систематические серии шагов.

Часто перед вами может быть множество задач, о которых нужно позаботиться, или вы можете испытать внезапный всплеск вдохновения, чтобы реализовать идею.

Как говорит Дэвид Аллен: «Ваш разум создан для того, чтобы иметь идеи, а не хранить их», поэтому GTD приходит вам на помощь, чтобы вытащить эти идеи из вашего мозга и превратить их в действия.

GTD — это не просто выполнение задач, а пошаговый способ выполнения задач с помощью базовой концепции передачи идей из вашего разума во внешнюю систему, разбиения их на действенные шаги и, наконец, их воплощения. сделано.

Следуя методу GTD, вашему мозгу не придется запоминать и отслеживать все остальное (что в любом случае невозможно по-человечески), и он будет способствовать достижению результатов.

Правильная реализация метода может высвободить часть умственных способностей и, таким образом, повысить общую продуктивность отдельного человека или группы.

Давайте углубимся в изучение основных принципов метода GTD и того, как его можно реализовать.

Совет для профессионалов: nTask снабжен специфическими функциями GTD, такими как; возможность настраивать напоминания, предупреждения о встречах, автоматические всплывающие окна всякий раз, когда менеджеры проектов отправляют новую работу по трубам, и многое другое! Завершите это табелями учета рабочего времени, чтобы максимально повысить подотчетность и продуктивность в целом, и вы получите команду, продуктивную на разных фронтах!

Реализация метода GTD:

Подход GTD реализуется посредством последовательности шагов, которые, по сути, составляют 5 столпов этого метода, которые облегчают операционные процессы:

Захват

Если есть что-то, что вам нужно сделать, что застряло у вас в голове, вы должны это сделать, чтобы это сделать.Очистить свой разум от всего беспорядка и правильно организовать свои задачи — один из способов эффективного решения проблем.

Первый шаг к реализации метода GTD — собрать то, что застряло у вас в голове. Это может быть что угодно, начиная от профессиональных писем, ожидающих отправки, телефонных звонков, встреч и заканчивая простой уборкой вашего гардероба. Перенесите все эти задачи во внешнюю систему, которая может быть инструментом управления задачами, простым приложением со списком дел или даже бумагой.

Уточнить

Часто человеческий разум действует как кладезь идей, какими бы тривиальными они ни были.Чтобы должным образом превратить все эти запутанные идеи в жизнеспособные действия, вам необходимо различать практические и недействительные задачи, чтобы избавиться от тех, которые не могут быть выполнены, и, таким образом, прояснить некоторую память мозга. Это составляет второй шаг метода GTD.

Начните обрабатывать задачи, которые записаны перед вами, и разбейте их на более мелкие, более управляемые действия, чтобы убрать беспорядок и получить четкое представление о том, что ждет вас впереди в производственных процессах.

Организовать

После того, как вы определились с практическими задачами, распределите их по категориям и расставьте по приоритетам в соответствии с сроками выполнения или срочностью, чтобы эффективно организовать их. Перед вами множество задач, некоторые из которых вам не нужно выполнять сразу, это единственная запись, поэтому положите их в место, где вы можете получить их позже, когда это необходимо.

Но как именно вы организуете свои задачи? Через дерево решений метода GTD! Простой процесс принятия решений, помогающий классифицировать задачи с помощью серии вопросов, которые в конечном итоге приводят к соответствующим действиям.

Вам необходимо решить, являются ли ваши конкретные задачи выполнимыми, а затем перейти к другим вопросам, чтобы решить, что именно вам нужно делать для операционных процессов.

Давайте посмотрим на это дерево, чтобы лучше понять:

Источник: Азиатская эффективность

Это не так запутанно, как может показаться, потому что, как только вы овладеете им, вы легко сможете принять решение о своих дальнейших действиях.

Здесь также вступает в игру понятие «контекст». Классифицируйте свои задачи в соответствии с контекстом, к которому они относятся, и связывайте похожие задачи вместе. Например; важных последующих писем, которые необходимо отправить, будут сгруппированы в контексте «электронная почта». Это делает отслеживание задач чрезвычайно удобным и быстрым.

Вы можете овладеть игрой в организацию, разделив свои задачи на соответствующие списки задач в соответствии с их приоритетом и уровнем срочности.Сначала вам нужно решить, является ли задача выполнимой или нет. Если это не так, вы перемещаете его в корзину, в ссылки или в список, который когда-нибудь / может быть.

Списки задач в GTD

1. Корзина: предметы, которые не стоят вашего времени и не требуют какого-либо внимания, перемещаются в список мусора
2. Ссылки: этот список содержит всю полезную информацию, которая не требует каких-либо действий, но может потребоваться когда-нибудь в ближайшем будущем
3. Список когда-нибудь / может быть: категория всех задач, которые, как вы не уверены, следует выполнять немедленно.Уберите их, но регулярно просматривайте их, чтобы увидеть, нужно ли что-то предпринять

Теперь мы подошли ко второму аспекту — задачам, требующим выполнения. Если задача является действующей, вам также необходимо определить, можно ли выполнить следующее действие в течение 2 минут. Сделайте это прямо сейчас, если это можно сделать менее чем за 2 минуты. Если нет, поместите его в список «проектов» . В контексте GTD «проект» — это все, что требует более одного шага для завершения. Если для выполнения задач требуется более одного шага, поместите их в любую из следующих трех категорий:

1. Список ожидающих: все задачи, которые вы делегировали другим людям для выполнения
2. Список следующих действий: действий, которые необходимо выполнить, но без срока выполнения
3. Календарь: действий, которые должны быть выполнены в определенный день или время

Организовав задачи, вы на один шаг ближе к их эффективному выполнению.

Отражение

Для эффективной работы GTD вам необходимо часто пересматривать свой рабочий процесс. Углубленный анализ для отслеживания прогресса и определения следующих действий очень помогает в отражении ваших решений и корректировок, которые вам необходимо внести.

Занять

Наконец, просто приступайте к выполнению задач и начинайте работать над ними. Все прямо перед вами, от сроков до уровней приоритета.Вам просто нужно приступить к работе и покончить с делами.

26 лучших приложений GTD на рынке

Теперь, когда мы рассмотрели основные концепции, связанные с методом GTD, вы, вероятно, задаетесь вопросом, есть ли какие-либо инструменты и приложения, которые помогают в его реализации, и да, они есть! Для работы с этим уникальным методом специально разработаны и разработаны многочисленные приложения.

Мы собрали и протестировали некоторые из лучших приложений GTD, которые помогут вам делать больше.Это:

1. nTask

nTask занимает первое место в нашем списке лучших приложений GTD просто потому, что в этом простом в использовании приложении есть все, что делает реализацию GTD удобной для вас. В программном обеспечении есть возможности, которые позволяют этому методу отлично работать и эффективно синхронизироваться с основными компонентами.

Он разработан, чтобы помочь командам и руководителям проектов из всех отраслей интуитивно организовать свои проекты и задачи таким образом, чтобы помочь им выполнять работу быстрее.

Давайте посмотрим на некоторые особенности nTask и на то, как они упрощают и четкость использования метода GTD:

Захват

Независимо от того, насколько велика или мала задача, с помощью nTask вы можете записать или перечислить все свои задачи в форме контрольного списка и преобразовать их в независимых проекта. Это устанавливает основу для следующего шага по разъяснению того, где вы можете создавать задачи и подзадачи, чтобы выполнять задачи организованным образом.

Вам просто нужно депортировать все (профессиональное или личное), что у вас на уме, в программу nTask и TADA! Вы только что сделали шаг к лучшему управлению задачами.

Уточнить

Уточнение того, что именно необходимо сделать, — одна из основных задач, связанных с методом GTD. Используя nTask, вы можете удобно разделить все свои большие проекты на более мелкие, действенные задачи и подзадачи , чтобы получить четкое представление о том, что ждет впереди.

Задачи, которые необходимо выполнить в будущем, можно легко запланировать в вашем календаре, и вы даже можете делегировать задачи соответствующим членам команды, используя функцию назначения задач.

Организовать

Следующим шагом в методе GTD является организация всех задач в соответствии с их категорией и уровнем приоритета. С помощью nTask — это действие, всего за несколько щелчков мышью, вы можете установить уровни приоритета в соответствии с необходимостью и срочностью задач, и даже можете установить напоминания для запланированных, чтобы оставаться в курсе задач в очереди.С помощью полезных фильтров задач находите и просматривайте задачи, которые вам нужны, и работайте над ними.

Что касается категоризации действий по конкретным спискам, вы можете создавать отдельные проекты, обслуживающие каждый тип категории, а затем связывать соответствующие задачи, относящиеся к уровню срочности. nTask предоставляет платформу для систематической организации дел, которые необходимо сделать, не впадая в разочарование из-за того, что у вас слишком много дел.

Отражение

Вы можете достичь настоящей производительности только благодаря постоянному анализу и обратной связи.Обдумайте свои действия на протяжении всего проекта и при необходимости внесите поправки. nTask упрощает анализ эффективности проекта благодаря встроенной функции диаграмм Ганта . Помимо этих диаграмм, вы можете своевременно просмотреть свой календарь , чтобы узнать, где вы находитесь в данный момент и какие действия могут быть следующими в отношении отдельных проектов.

Помолвка

Если вы правильно выполните первые четыре шага метода GTD, последний шаг будет проще простого.Когда у вас есть все, систематически организованное и распределенное по категориям, окончательное выполнение не потребует от вас дополнительных усилий, и корабль ваших задач будет готов к плавному плаванию.

Стоимость

• Бесплатный и профессиональный план. Тарифный план Pro от 1 доллара США за пользователя в месяц.

• Ищете идеальный инструмент GTD?

  nTask бесплатен и позволяет создавать неограниченное количество задач, контрольных списков, встреч и многого другого.

• Начать бесплатно

2. HubSpot CRM

Когда дело доходит до продаж и маркетинга, бесплатная навсегда CRM-система HubSpot имеет множество полезных функций, которые помогут вам в работе:

• Управляйте сделками и проектами в конвейерах, где вы можете настраивать свои собственные шаги
• Добавляйте примечания к каждому проекту / сделке
• Установить напоминания / задачи
• Запись электронных писем с важными контактами

HubSpot CRM также изначально интегрирован с другими бесплатными функциями, необходимыми для управления проектами и задачами: электронный маркетинг (до 2000 писем в месяц), планировщик встреч, формы, отслеживание электронной почты, чат, конструктор чат-ботов, панель отчетности, контакты, и управление трубопроводом.

Hubspot — один из лучших специалистов по планированию.

Стоимость

• 100% Free Forever, неограниченное количество контактов

3. FacileThings

Во-вторых, в нашем списке лучших приложений GTD находится FacileThings. Инструмент повышения производительности, специально разработанный для реализации философии выполнения задач, FacileThings позволяет вам организовывать свои задачи и управлять ими, учитывая все основные компоненты структуры GTD.

Это приложение GTD, предназначенное для людей, которые строго следуют методологии GTD. Инструмент обслуживает индивидуально каждый компонент метода, так что у вас есть все возможности для выполнения шагов один за другим или заполнения деталей в случайном порядке, все в соответствии с вашими потребностями.

Благодаря эстетичному дизайну и простому для понимания интерфейсу, FacileThings пытается объединить каждый компонент GTD в один рабочий процесс, чтобы упростить выполнение задач за вас.Легко фиксируйте идеи, как простой блокнот, уточняйте и систематизируйте в соответствии с их курсом действий и, наконец, просматривайте их еженедельно для отслеживания эффективности.

FacileThings определенно оправдывает свое занесение в наш список планировщиков выполнения задач и поддержит вас в искусстве достижения цели.

Стоимость

• 30-дневная бесплатная пробная версия и платные ежемесячные планы. Платные планы начинаются с 12 долларов в месяц.

4.Todoist

В отличие от FacileThings, Todoist использует довольно упрощенный подход к методу GTD и работает над быстрым сбросом идей, создавая списки дел, организуя и приоритизируя задачи, создавая подзадачи и зависимости, а также создавая проекты и подпроекты.

Благодаря датам выполнения и напоминаниям о повторяющихся задачах вы можете легко организовать все свои задачи в соответствии с частотой их возникновения и отметить задачи, которые были выполнены.Таким образом, вы можете получить четкое представление обо всех задачах, которые выполняются в настоящее время, и о задачах, которые необходимо выполнить в будущем.

Кроме того, с помощью Todoist вы также можете анализировать эффективность своего проекта с помощью наглядных диаграмм и графиков, которые помогают понять текущий прогресс и будущие действия для достижения целей.

Стоимость

• Бесплатно для планов Basic и Premium (29 долларов в год).

5.Нирвана

Наша четвертая рекомендация для лучших приложений GTD — это Nirvana.

Nirvana — облачный диспетчер задач, специально созданный для реализации метода GTD. Приложение имеет встроенные функции, определяющие, сколько времени и энергии потребуется для выполнения задачи, а также возможность устанавливать сроки выполнения, чтобы не отставать от предстоящих проектов.

Приложение также поставляется с предварительно загруженными списками, помеченными как «следующий», «ожидающий», «запланированный» и «когда-нибудь», что делает прояснение и организацию этапов реализации метода GTD чрезвычайно удобными для реализации.

Доступны теги, позволяющие разделить ваши задачи на профессиональные и личные, для облегчения доступа. Также есть множество других настроек задач, которые делают приложение настраиваемым и удобным для пользователя.

Стоимость

• Бесплатные (основные функции) и платные планы. Платные планы начинаются с 5 долларов в месяц.

6. ProofHub

ProofHub — это облачное приложение для повышения продуктивности и совместной работы, которое помогает командам внедрять методологию GTD.Вы можете создавать собственные рабочие процессы, чтобы упорядочить работу ваших команд. Благодаря таким функциям, как задачи со сроками выполнения, календарь, контрольные точки и отслеживание времени, ProofHub гарантирует, что у вас всегда будет четкое представление о ваших задачах и проектах.

ProofHub отправляет вам электронные письма с повесткой дня, чтобы предупредить вас о том, что запланировано на день, чтобы вы могли соответствующим образом спланировать работу. Диаграммы Ганта и сроки проекта гарантируют, что вы всегда полностью контролируете ход проекта.

Универсальное приложение способствует сотрудничеству в команде благодаря мощному групповому чату, онлайн-проверке, онлайн-обсуждениям и функциям обмена файлами.

Цена:

• Окончательный план управления с неограниченным количеством проектов и пользователей, доступный по цене 89 долларов в месяц (оплата ежегодно).

7. OmniFocus

OmniFocus — это приложение GTD, предназначенное для пользователей Mac и iOS. Это прекрасное решение для достижения желаемых результатов.Не будет преувеличением, если мы скажем, что его можно рассматривать как одно из самых популярных приложений со списком дел. Инструмент разработан специально для наиболее эффективного внедрения методологии.

С легкостью добавляйте действия и ничего не пропустите. Чтобы упростить вам задачу, это можно сделать и с помощью Siri, поэтому вам не нужно ничего писать вручную. Преобразуйте свои действия в проекты и классифицируйте их в соответствии с вашими требованиями.

Вы можете добавлять в свои проекты точки зрения, чтобы дать им контекст и лучше понять их.OmniFocus хорошо подходит для планирования работы.

OmniFocus обладает высокой степенью структуры, которая позволяет легко управлять своими проектами с помощью множества функций. Вот почему оно может показаться непосильным для начинающих пользователей, но в приложении есть довольно сильные функции, позволяющие эффективно справляться с вашими задачами.

Стоимость

• Pro (99,99 долл. США), стандартные (49,99 долл. США) планы

См. Также:

Лучшие инструменты Scrum 2020 года для гибкого управления проектами

8.Evernote

Переходим к следующему лучшему приложению GTD — Evernote. Популярное приложение для создания заметок, оснащенное интеллектуальным набором инструментов для управления вашими делами. Приложение предоставляет множество встроенных функций, позволяющих всесторонне организовать свои мысли.

Если вы склонны терять полезную информацию, которую нашли в Интернете, вам больше не нужно. С помощью функции вырезки из Интернета можно добавлять в закладки любые ссылки, которые вы найдете в Интернете, и открывать их позже в любое время.

Мало того, если набор текста — одна из ваших любимых головокружений, с удобством сохраняйте идеи в Evernote с помощью голосовых команд, используя Google или Siri в качестве помощника. Затем вы можете организовать их в заметки, установить напоминания и использовать теги для придания им контекста.

Стоимость

• Бесплатно
• Премиум за 7,99 долл. США в месяц
• Business по цене 14,99 долл. США за пользователя в месяц

9. 2Do

Искусство добиваться результатов имеет решающее значение для успеха в нынешних быстро меняющихся условиях.

# 7 в этом сборнике лучших приложений GTD — это 2Do. 2Do бесплатно для Android и по разумной цене для пользователей Mac и iOS, поставляется с набором функций, который упрощает внедрение GTD для вас. Создавайте списки задач и добавляйте теги в качестве контекста, чтобы быстро их находить.

Организуйте свои списки задач, распределив их по определенным цветовым кодам. Это также помогает отличать категории друг от друга и при необходимости быстро получать к ним доступ.

Функция быстрого добавления в приложение позволяет мгновенно фиксировать свои идеи, прежде чем они выйдут из головы.В приложении также есть встроенные поля для добавления конкретных деталей к вашим задачам. Отдельные задачи снабжены напоминаниями в установленное время, чтобы вы могли выполнять их без задержек. Это помогает облегчить использование в качестве планировщика выполненных задач.

Вы также можете объединить несколько задач вместе и просто перетащить их в календарь, чтобы быстро создать график работы.

Стоимость

• 2Do для Android — бесплатно

Приложение

• для iOS — 14 долларов США.99
• Клиент для Mac — 49,99 долл. США

10. Понятие

Notion — это сложное приложение для создания заметок, которое имеет несколько функций управления задачами. Приложение позволяет вам успешно записывать ваши задачи в виде заметок или контрольного списка и грамотно их выполнять.

Это легкое приложение GTD позволяет преобразовывать ваши задачи в соответствующие проекты и задачи и проверять их прогресс с помощью досок Канбан.Инструмент также поставляется с базой знаний, которая действует как центральное место для хранения всей важной информации.

Кроме того, создавайте командные информационные панели и приглашайте членов команды для совместной работы над ключевыми показателями эффективности.

Notion поможет вам усовершенствовать искусство достижения цели.

Стоимость

• Бесплатное, личное (4 доллара США в месяц)
• Team (8 долларов США за члена в месяц)
• Enterprise (16 долларов США за участника в месяц) с тарифами

11.Вещи

В наши дни искусство доводить дело до конца является решающим фактором.

Как следует из названия, Things — это приложение GTD, которое превращает ваши мысли в простые списки и дает вам ясность. Благодаря простому пользовательскому интерфейсу и легким параметрам перетаскивания организовывать списки в Things проще, чем когда-либо.

Вы можете добавить больше деталей к своим задачам и дать им контекст с помощью тегов, дат начала и крайних сроков.Используйте Siri для голосовых команд для создания напоминаний. Инструмент также предоставляет несколько отчетов для мониторинга эффективности вашего проекта, например круговые диаграммы.

Настраиваемый набор инструментов для анимации позволяет весело проводить время, выполняя задания. Более того, на iPad боковую панель можно легко свернуть, чтобы сосредоточиться только на текущем списке.

Единственный недостаток Things в том, что он поддерживает только Mac и iOS.

Стоимость

• $ 9.99 для iPhone
• $ 19.99 за iPad
• 49,99 долларов США для Mac

12. Firetask

Firetask предназначен исключительно для пользователей Mac и iOS; компания хотела выпустить что-то, чтобы облегчить менеджерам проекты, ориентированные на GTD. Прямо сейчас магазин Mac App изобилует более чем 100 различными приложениями. Все эти приложения ориентированы на управление задачами, управленческие аспекты и наоборот.

Однако те приложения, которые на самом деле ориентированы на критерий «Все готово», довольно сложно найти — и это тоже, если вы ищете долгосрочный коэффициент надежности.По этим причинам мы считаем, что настоящий «кикер» проявляется в очень плавной кривой обучения.

Firetask имеет очень простой и уникальный дизайн и поддерживает его использование в качестве планировщика задач. По умолчанию вы получаете двухпанельный дизайн в одном окне. Одна из панелей предназначена для групп задач. Дополнительная панель сбоку добавляет текущие «фокусы», на которые вы щелкнули. Например, вы можете выбрать группу или отдельную задачу на левой панели.На правой панели будут отображаться все виды деталей в информационной палитре внутри второй панели.

Короче говоря, он краток, ясен и содержит множество важных наборов данных без лишних помех. Это поможет вам в процессе совершенствования искусства достижения цели.

Стоимость

• Firetask Базовая версия: БЕСПЛАТНО для Mac OS
• Версия Firetask Pro: 19,99 долл. США за месяц для Mac OS

13.Фокусер

Как следует из названия, Focuster призван помочь профессионалам «сосредоточиться» на ряде связанных с работой мероприятий для всей их команды. Это полный визуальный пересмотр ваших типичных повседневных действий наряду с безупречной интеграцией с Календарем Google для эффективного дополнения этих задач.

Профессиональные мероприятия помогут разобраться во всех ваших встречах в течение недели. Это похоже на секретаря, но с более визуально привлекательным подходом.Окно по умолчанию разделено на 3 разных столбца. В крайнем левом углу Focuster показывает список дел. Затем на средней панели есть активные задачи, а на правой панели показана категоризация всего расписания по дате, что отлично подходит для планировщика задач.

Более подробную информацию можно найти на официальном сайте Focuster.

Стоимость

• Базовая версия: 7,99 долл. США в месяц
• Pro Версия: 14 долларов США.99 в месяц

14. Nozbe

Если вы спешите, то Nozbe — ваше приложение.

Nozbe представляет собой краткое бизнес-ориентированное решение для менеджеров и профессионалов, находящихся в движении. По сравнению с Firetask и Focuster, Nozbe не ограничен одной конкретной операционной системой; у них есть более широкий охват аудитории через Windows, Linux и даже мобильные телефоны, если вы находитесь вдали от своего рабочего стола.

Поскольку в Nozbe загружены всевозможные интеграции с Evernote, Google и DropBox, и это лишь некоторые из них, кривая обучения этому приложению немного крута. Но, как только вы освоите это, вы по-настоящему осознаете его потенциал с точки зрения буквально «доведения дела до конца» без каких-либо очевидных неудач.

Вкратце, Nozbe предлагает различные панели задач, которые отлично подходят для планировщика задач. В конце они синхронизируются с Google Calendar и Evernote.Когда у вас есть задача в процессе, вы можете перетаскивать различные подзадачи и членов команды, чтобы они оставались на одной странице.

Существует также множество вариантов для категоризации и дальнейшей сортировки этих действий по их приоритету. Наиболее важные задачи продвигаются вперед, в то время как второстепенная работа добавляется дальше в панели «Список текущих дел».

Самое лучшее в Nozbe — это все шаблоны, которые создаются после того, как программа «узнает» о вашем планировании деятельности.Если вы постоянно выполняете одни и те же задачи ежедневно, программа предлагает шаблон, который можно использовать в целом для всех видов деятельности. Звучит интересно, не правда ли?

Стоимость

• Базовая версия: 10 долларов в месяц
• Small Business Edition: 23 доллара США в месяц
• Business & Enterprise Edition: 99 долларов в месяц

15. Todo от Appigo

«Appigo» — американская компания-разработчик программного обеспечения; они разработали множество продуктов для профессионалов из разных секторов рынка.Если вы не слышали об Appigo, вам следует изучить предлагаемые ими программы для отчетности, геймификации и общей цели совместной работы в команде — задолго до того, как даже рассматривать Todo.

В любом случае, Todo стал полноценным приложением GTD после того, как компания провела несколько подробных анализов рынка. Они хотели создать что-то, что даже работающие профессионалы могли бы использовать как семью, находясь в отпуске или работая за пределами предприятия.

Todo широко используется в Mac OS, Windows, Mobile и Linux.Программа позволяет пользователю создавать виртуальные вехи в рамках специализированных проектов. Вы можете дополнительно назначать членов команды и категоризировать их роли в соответствии с их задачами. Вдобавок ко всему, в Todo есть очень понятный и свободный от загромождений интерфейс; это было сделано для того, чтобы с первого взгляда удержать внимание новых пользователей.

Единственное предостережение относительно Todo заключается в том, что он не синхронизируется автоматически с другими вашими устройствами.

В целом, если вы спешите с делом, мы рекомендуем Appigo в качестве приложения.

Стоимость

• Базовая версия: Бесплатно
• Облачная версия: 19,99 долл. США в месяц
• Business Version с облачными функциями: 39,99 долларов США в год

16. TickTick

Помимо причудливого названия в честь нашего сердца, это мощное приложение GTD для тех, кто хочет индивидуальное решение. Приложение имеет очень простой интерфейс для управления недельным расписанием и всеми последующими действиями.

TickTick универсален, но он в значительной степени опирается на «личное» управление списком дел, а не на бизнес-ориентированность. Это не означает, что команды не могут использовать эту программу, просто вам будет лучше, если вы будете использовать это программное обеспечение в малых и средних масштабах. Делать дела — это искусство продуктивности без стресса.

Программа окрашивает различные задачи в соответствии с их приоритетом. В первую очередь вы получаете календарь в виде окна с добавлением поддержки различных тегов для настройки контрольных точек.Как только задача будет завершена, вы можете снять флажок простым нажатием!

Стоимость

• Базовая версия: Бесплатно!

Премиум-версия

• : 2,99 доллара в месяц или 27,99 доллара в год.

17. GanttPRO

GanttPRO — это элегантный инструмент для управления проектами, основанный на диаграммах Ганта. Программное обеспечение позволяет легко создавать задачи с датами их начала и окончания и четко выполнять их.

С помощью GanttPRO вы можете разбить свои проекты, независимо от того, насколько они велики или малы, на более мелкие и более простые в управлении части работы. Вам решать, сколько их у вас будет и сколько времени они займут.

Программное обеспечение предлагает надежное управление задачами с множеством опций. Вы можете установить приоритеты, статусы, даты, продолжительность и оценку, а также точное время, потраченное на задачи, работать с прогрессом и стоимостью, а также определить исполнителей, если вы работаете с командой.Кроме того, он предлагает настраиваемые столбцы, которые вы можете настроить самостоятельно.

GanttPRO — это интуитивно понятное программное обеспечение с короткой кривой обучения. Просто планируйте и планируйте, и все ваши задачи будут прямо перед вами.

Стоимость

• Доступна 14-дневная бесплатная полнофункциональная пробная версия
• Индивидуальный: от 15 долларов США на пользователя в месяц
• Team: от 8,9 долл. США за пользователя в месяц

18.Zendone

С Zendone вы можете создавать неограниченное количество действий, чтобы делать больше. Вы можете получить бесплатное мобильное приложение, получить учебное пособие, неограниченное количество проектов, безопасный SSL и воронку GTD. Zendone — мощное приложение, когда дело доходит до работы. Приложение включает в себя папку «Тиклер», в которой вы можете организовать все свои дела на день, например, бронирование билетов, оплату счетов, электронную почту клиентам и т. Д.

В приложении Zendone вы можете легко создавать свои ежедневные задачи, редактировать и просматривать их.Кроме того, вы можете включить оценку времени, добавить теги и узнать, сколько усилий вам потребуется, чтобы выполнить конкретную задачу. Он предлагает несколько интеграций, которые помогут вам управлять своими проектами. Вы можете интегрировать его с Evernote, Google Calendar для удобного управления задачами. Приложение Zendone поддерживается в Интернете, iOS и macOS.

Если вы спешите с делом, вам следует выбрать приложение Zendone.

Стоимость:

• Месячный план: 9 долларов в месяц
• Годовой план: 5 долларов в месяц

19.HiTask

Спешите сделать что-то?

HiTask предлагает множество функций управления задачами и выполнения задач (GTD). Основные функции HiTask включают создание календаря, задач, подзадач, группировку, хранение и совместное использование документов, а также отслеживание времени. Это может помочь вам организовать работу и стать продуктивным с помощью простого в использовании инструмента. Вы можете получить бесплатное хранилище до 100 МБ с бесплатной учетной записью.

Он помогает вам добиваться успеха в ваших проектах, выполняя все вовремя.У него больше возможностей, чем у обычных приложений GTD. HiTask устраняет сложность вашей работы и дает вам больше контроля. Эта платформа оснащена расширением Chrome, приложениями HiTask для Android и iOS.

Стоимость:

• Бесплатный тариф до 5 пользователей
• Бизнес-план начинается с 5 долларов в месяц за пользователя.

План

• Enterprise начинается с 20 долларов в месяц за пользователя.

20. Приложения Pomodoro

Вы можете загружать различные приложения Pomodoro из магазинов приложений Google и Apple, чтобы поддержать вашу тягу к работе по старинке.

Когда вы находитесь в типичном режиме «Я тороплюсь с делом» — и это тоже, когда у вас есть привычка откладывать дела на потом, ничто так не помогает, как Помидор. Это старинная методика тайм-менеджмента, согласно которой рабочие интервалы сменяются прерывистыми перерывами.

Типичный Помидор работает так:

• Создайте список всех задач в диапазоне от высокого до низкого приоритета.
• Выполнение одной задачи в течение 15–20 минут.
• Делайте перерыв на 5 минут после каждого рабочего занятия.
• Увеличьте продолжительность перерыва до 20 минут после завершения 4 Помидоров или выполнения задачи.

Что касается альтернативы выполнению задач, приложения Pomodoro — это удобный способ избавиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться на самом важном.

21. Weekdone

Weekdone использует методологию выполнения задач, чтобы помочь вам организовать эффективное планирование и завершение проекта.

Программное обеспечение имеет древовидную иерархию, которая обеспечивает хорошую структуру управления. С Weekdone вы можете оставлять отзывы о выполненных задачах, а также держать членов вашей команды в курсе, чтобы все были на одной странице.

Weekdone имеет функции, которые включают информативные панели мониторинга, на которых отображается прогресс работы каждого члена команды, еженедельное планирование, отчеты о ходе выполнения и отображение приоритетов задач. Вы также можете включить напоминания по электронной почте и импортировать элементы для создания отчетов из другого программного обеспечения.

Стоимость :

• Weekdone предоставляет 14-дневную бесплатную пробную версию!
• Вы также можете получить бесплатный доступ к программному обеспечению для трех участников.
• Если вы хотите использовать Weekdone для более чем трех пользователей, ознакомьтесь с их тарифными планами по этой ссылке.

22. Помни о молоке

Remember the Milk — это онлайн-программа для создания списков дел и управления задачами.

С помощью Remember the Milk вы можете легко создавать еженедельные обзоры, использовать теги для создания контекстов, пользоваться их ненавязчивой системой напоминаний, а также использовать их гибкие ярлыки и папки для работы, личных и отложенных задач.

Программное обеспечение синхронизируется со всеми вашими устройствами, поэтому вы можете получать напоминания в любом месте.

Приложение также позволяет вам делиться своими списками или передавать задачи другим, чтобы вы могли быстрее делать больше.

Цена:

• Вы можете бесплатно подписаться на «Помни молоко»

Подождите, есть еще …

Знаете ли вы, что существует множество приложений GTD, которые не попадают на первую страницу результатов поиска Google?

Это не означает, что приложения не пользуются популярностью или у них есть проблемы.Правда в том, что у многих стартапов по разработке программного обеспечения с отличными идеями не так много средств на рекламу. Вот почему многие приложения для выполнения задач не попадают в выдачу верхнего уровня.

Тем не менее, вот несколько приложений, которые мы хотели бы, чтобы вы использовали.

23. Campfire Technology

Приложение Campfire может помочь вам устранить дезорганизацию, если вы пишете текст.Это потрясающее приложение GTD для писателей, которые могут планировать, проводить мозговой штурм и писать лучшие истории.

Он может помочь вам создать свой сюжет, построить сюжетных персонажей и управлять своей историей в одном приложении. Сценаристы и создатели контента могут использовать Campfire для создания блогов, процесса разработки видео на YouTube, написания книг и создания подкастов.

Вы можете использовать его не только для написания проектов, но в Campfire также есть сообщество в Discord для коллег-авторов, и они также публикуют работы сообщества в различных социальных сетях.

Цена:

• Бесплатная пробная версия на 10 дней.

Пакет

• Pro по цене 49,99 долларов США (единовременная покупка)
• Pro и пакет Word Building Pack за 74,98 доллара США (единовременная покупка)

24. Помидоры

Что хорошего в приложении, которое делает все, если в нем нет таймера?

В конце концов, мы все работаем по часам! Помидоры — это технически таймер Pomodoro с чистым пользовательским интерфейсом.Это означает, что нет отвлекающих факторов, сложных ярлыков интерфейса и прочего беспорядка, который может помешать вам быстро выполнить работу.

Вы также можете превратить свою продуктивность в конкуренцию, если решите использовать Помидоры в своей организации. Установите таймер для занятия и позвольте всем начинать одновременно. Посмотрите, кто добьется лучших результатов в кратчайшие сроки.

Цена:

• Помидоры — это бесплатно для всех, и на данный момент для них нет премиальных планов.

25. Задачи Microsoft

Microsoft To-Do изначально создавался как самостоятельное приложение. Видя его популярность, вскоре он стал расширенной версией безумно популярного приложения Wunderlist.

Конечно, Wunderlist больше нет, но, как я сказал ранее, Microsoft To-Do довольно хорошо заполняет пробелы.

По сравнению с Wunderlist, Microsoft To-Do имеет чистый пользовательский интерфейс с яркими визуальными эффектами без отвлекающих факторов.Все там, где должно быть. Ярлыки инструментов не загромождены, для начинающих пользователей легко научиться, и вы получаете бесшовную интеграцию со всей средой приложений Microsoft.

Например, если вы в настоящее время используете Outlook в качестве платформы для управления электронной почтой, вы можете автоматически синхронизировать все с мобильным приложением Microsoft To-Do. Как вариант, то же самое можно сделать с помощью портативного или настольного компьютера; это зависит от тебя.

Возвращаясь к Wunderlist, приложение стало культовым среди сообществ опытных пользователей GTD.Поэтому, если бы вы были убежденным поклонником Wunderlist, Microsoft To-Do не почувствовала бы ничего другого.

Сотрудничайте на ходу, планируйте встречи, выполняйте работу по мере ее поступления.

Удачи!

Стоимость:

• Базовая версия бесплатна — т.е. 0 долларов США за пользователя в месяц.
• Доступно на платформах Windows, Android и iOS.

26. Улей

Бонусное приложение для вас в этом списке — Hive.Это программное обеспечение — один из лучших инструментов, которые вы можете использовать в 2021 году, поскольку это целый ряд различных приложений для Интернета и настольных компьютеров, и когда все они синхронизируются вместе, они могут создать невероятно продуктивную рабочую среду для вас и вашей команды.

Приложение позволяет всем членам команды проверять свои списки дел и общаться друг с другом в течение дня в режиме реального времени. Это помогает убедиться, что все в курсе, и нет пробелов в общении относительно процесса разработки проекта или проекта в целом.

В дополнение к замечательному мобильному приложению, Hive также предлагает различные настольные и веб-приложения, которые еще больше повышают вашу продуктивность. Каждый проект можно рассматривать по-разному в соответствии с потребностями и требованиями аудитории.

Эти способы включают в себя такие представления, как диаграммы Ганта, представление календаря, посадку по Канбану и многое другое.

Приложение можно скачать бесплатно, также доступна платная подписка с надстройками.

Приложение доступно для iOS, Desktop и Android.

Стоимость:

• Платный план из расчета 12 долларов США за пользователя в месяц (оплачивается ежегодно).
• Вы также можете выбрать другие надстройки рабочей области со своим планом

• Ищете бесплатный инструмент GTD?

  nTask бесплатен и позволяет создавать неограниченное количество задач, контрольных списков, встреч и многого другого.

• Начать бесплатно

Дэвид Аллен добивается цели

Пора овладеть методологией GTD, как книжным червем.Если вам нужно что-то сделать, вы, возможно, наткнулись на «Дэвид Аллен, как все делается». Если нет, ничего страшного.

«Дэвид Аллен добивается цели» — замечательная книга, в которой описывается, как каждый может использовать свои навыки и повысить производительность в десять раз.

Более 267 страниц, вас не кормят ни хренью, ни какой-то волшебной сутрой, в которой вы могли бы чудесным образом улучшить, как только перевернете последнюю страницу. На самом деле, напротив, философия «Дэвид Аллен добивается цели» довольно странная и облегчает людям стратегию и операции.

Дэвид проповедует, что нужно начинать с самой скучной и раздражающей задачи и продвигаться оттуда до достижения результатов. Да, бывают случаи, когда нам мешает сделать первый шаг из-за скучных вещей. Просто закройте глаза в голове и приступайте к работе как можно скорее.

Некоторые из ключевых шагов в книге Дэвида Аллена GTD по преодолению невзгод:

1. Определение скучной, отвлекающей или неинтересной задачи.
2. Запишите в некоторой форме описание того, почему задача не выполнена и когда именно она будет завершена.
3. Собственно приступаю к завершению работы.
4. Самооценка и оценка после успешного выполнения задания. Подумайте об ретроспективе и размышлениях о причинах, по которым вы никогда не могли добиться результатов раньше.

Наряду со своими замечательными советами по более плавным операционным процессам, Дэвид рассказывает своим читателям, как навести порядок в их беспорядке с помощью способов хранения, организации и перечисления вещей.Они средство для достижения цели!

По шкале от 1 до 10 мы оцениваем эту книгу на звездную цифру «9». Прочтите его всякий раз, когда вы хотите добиться успеха на профессиональном уровне.

Полностью ли необходимы приложения для работы с делами?

Один из вопросов, на который многие веб-мастера «не могут ответить» — важно ли полагаться на приложения.

Простой и понятный ответ — нет. Да, мы знали, что это звучит невероятно, но в этом есть загвоздка.

Несмотря на то, что выполнение задач / приложения GTD отлично подходят для умной работы, они не нужны, если ваши требования к рабочему процессу не так велики.

Во-вторых, если вы индивидуальный фрилансер, подрядчик или менеджер проекта, который в настоящее время выполняет очень небольшое количество операций, то вы можете сохранить большую часть информации в своей памяти или в обычном блокноте. Возьмите лист бумаги или ведите дневник для списка дел, остальное придет к вам само собой.

Однако, если вы отвечаете за управление несколькими проектами и одновременные рабочие процессы с высокоприоритетными CPM, то важно использовать приложение для выполнения задач.