Как правильно проводить инвентаризацию в магазине: Проведение инвентаризации в магазине: правила и инструкция

Содержание

проведение, списание и оприходование товаров

В этой статье я расскажу Вам, как сделать инвентаризацию в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 и как по её итогам списать или оприходовать товар. Инструкция подойдет и для программ 1С Розница, 1С Управление торговлей, 1С ERP. Кстати, и в старых версиях 1С 8.2 инвентаризация происходит по тем же принципам, отличается лишь внешний вид интерфейса.

Общая схема инвентаризации в программе 1С такова:

  1. Создание и заполнение документа инвентаризации. Он служит для заполнения фактических данных о наличии или отсутствия номенклатуры на складе. Документ не делает никаких проводок.
  2. Если обнаружен недостаток товара, его необходимо списать с помощью документа «Списание товаров» (реже «Отчетом о розничных продажах«).
  3. Если переизбыток, он приходуется с помощью  «Оприходование товаров«.

Рассмотрим эти документы детально.

Проведение инвентаризации товара на складе

В интерфейсе 1С Бухгалтерии 8. 3 журнал документов инвентаризации можно найти в разделе «Склад»:

Для создания новой инвентаризации в открывшемся журнале нужно нажать кнопку «Создать». Заполним шапку документа реквизитами «Организация», «Склад»:

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Следующий этап — заполнение учетного количества товара на складе. Для этого нажмите над табличной частью «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе»:

Обратите внимание: Учетное количество заполняется на дату документа, а не на текущий момент!

В таблице появится список всех имеющихся в наличии товаров (по учетным данным в программе 1С):

Мы видим две колонки:

  • Количество факт — эти данные необходимо заполнить по реальным остаткам на складе. По умолчанию 1С заполняет эти количества из учетных данных.
  • Количество учет — сколько товара есть в наличии по данным программы.

Теперь самое интересное — мы считаем сколько товара есть реально на складе и вносим в колонку «Кол-во факт»:

Как только все данные внесены, запишите документ. Теперь Вы можете распечатать необходимую первичную документацию нажав на кнопку «Печать»:

  • Инвентаризационную опись товаров  — ИНВ-3
  • Приказ о проведении инвентаризации — ИНВ-22
  • Сличительная ведомость ИНВ-19

Если Вы обратили внимание, сама инвентаризация никаких проводок в бухгалтерский учет не производит. Теперь необходимо списать или оприходовать товар, который в этом нуждается.

Наше видео по заполнению инвентаризации в 1С 8.3:

Списание товаров в 1С со склада

Для того чтобы списать товар на основании инвентаризации, необходимо создать новый документ списания.

Нажимаем в «Инвентаризации» кнопку «Создать на основании» — «Списание товаров»:

Программа 1С Бухгалтерия 8.3 автоматически сформирует списание по позициям, у которых была недостача:

Если всё верно, просто нажмите кнопку «Провести». Проверим проводки по списанию товаров:

Оприходование товаров по инвентаризации

Рассмотрим, как оприходовать товар в 1с 8.3 (8.2). Данная процедура делается абсолютно аналогично списанию. В инвентаризации нажимаем «Создать на основании» — «Оприходование товаров»:

Система создаст нужный нам документ, где достаточно заполнить реквизит «Статья доходов» для отражения его на счете 91.01:

Так же фиксируем данные кнопкой «Провести». Проверяем проводки в 1С по оприходованному товару:

Также смотрите наше видео по оприходованию и списанию товара в 1С:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Как сделать инвентаризацию в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Анна Михайленко

Руководитель отдела 1С Scloud


Каждая организация, на складах которой есть товарно-материальные ценности, регулярно проводит инвентаризацию. При этом могут выявиться отклонения по количеству той или иной номенклатуры как в большую, так и в меньшую сторону. Привести фактические значения в соответствие с указанными в информационной базе позволит документ инвентаризации в 1С Бухгалтерия, на основании которого впоследствии корректируются данные о количестве товаров.


Логика проведения инвентаризации едина для всех версий 1С:


Первым этапом отражения результатов инвентаризации в 1С является создание и заполнение одноименного документа, в который вносятся сведения об имеющихся отклонениях на складе. Далее производится списание или оприходование товаров на основании найденных отклонений.

Заполнение документа инвентаризации в 1С:Бухгалтерия


Для данной операции в интерфейсе программы предусмотрен отдельный пункт в разделе «Склад»:



При переходе в раздел открывается список проведенных ранее инвентаризаций, нам же требуется создать новый документ. Делается это стандартно, нажатием кнопки «Создать»:



Обратите внимание на заполнение полей в шапке документа:


  • необходимо установить дату проведения. Остатки будут заполнены именно на эту дату;


  • формировать документ можно по складу или по ответственному лицу. При выборе первого способа заполнятся остатки по указанному складу. При втором варианте – остатки сформируются по всем складам, которые закреплены за этим ответственным лицом.


Разберем инвентаризацию по складу. Документ нужно заполнить, делается это автоматически при выборе способа заполнения из разворачивающегося меню кнопки «Заполнить»:



Сформируется таблица со всеми товарами, которые числятся на указанном складе в 1С:



В таблице указана номенклатура, ее фактическое и учетное количество. Документ можно записать и распечатать, чтобы передать на склад для проведения непосредственно инвентаризации. Для этого предусмотрена печатная форма:



Форма заполняется сотрудниками склада, после чего фактические данные вносятся в соответствующий столбец таблицы:



Программа сама рассчитывает отклонение: красным цветом со знаком «-» указываются недостачи, черным цветом – излишки. После заполнения столбца документ записывается и проводится. На его основании можно распечатать необходимые бумажные формы:



Инвентаризация в 1С:Бухгалтерия сама по себе не производит списания или оприходования, для данных операций предусмотрены отдельные документы.

Списание товара на основании инвентаризации в 1С:Бухгалтерия


Списать товар по результатам инвентаризации можно двумя способами: создать новый документ в разделе Склад-Инвентаризация, или воспользоваться функцией «Создать на основании». Второй способ более простой и быстрый:



В этом случае товары заполнятся из данных документа инвентаризации автоматически:



После проверки документ проводится, товары списываются со склада и формируются проводки:


Оприходование товара на основании инвентаризации в 1С:Бухгалтерия


Так же, как и в случае со списанием, приходовать товар можно двумя путями. Проще всего – на основании инвентаризации. Выбираем нужное действие:



1С заполнит документ, в котором необходимо указать статью доходов, которая впоследствии отразится на счете 91. 01:



Документ проверяется и проводится, после этого можно увидеть его движение:


причины возникновения, оформление и учет — Контур.Бухгалтерия

Инвентаризация — важная процедура, её нужно проводить регулярно. Она позволит выявить расхождения между учтенным количеством имущества и его фактическим наличием. Если при инвентаризации обнаружились несоответствия, это часто вызывает у бухгалтеров затруднения. В статье расскажем, как вести учет излишков и недостач, как они появляются и какими документами их оформлять.

Причины появления излишков и недостач

Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишки появляются, когда наличное имущество организации превышает учтенное. Недостачи, напротив, указывают на недостающий актив. 

Отражение результатов инвентаризации в учете зависит от причины появления расхождений. Инвентаризационная комиссия составляет ведомость по расхождениям и направляет ее руководителю для ознакомления с результатами проверки. Причины формирования излишков и недостач могут быть следующие: 







Излишки Недостачи
Ошибки при проведении инвентаризации Естественная убыль
Неучтенные поставки Ошибки в ведении складского учета
Излишняя экономия Производственные издержки
Ошибки учета отпуска материалов и продукции Хищения
Избыточные поставки Некомпетентность или отсутствие материально-ответственных лиц (МОЛ)

Оформление и учет недостачи

Производственные и хозяйственные издержки должны подтверждаться первичными документами, составляются акты выявления порчи и недостач. Формы документов можно разработать самим или использовать уже существующие. Например, ТОРГ — 6, 15, 16, 20 и другие, в зависимости от обнаруженной проблемы. Балансовая стоимость недостающего имущества списывается на счет 94 «недостачи и порчи от потери ценностей». Проводка основана на сличительной ведомости и ведомости учета результатов инвентаризации.

Недостача в пределах норм естественной убыли

Если обнаружена недостача, не выходящая за пределы норм естественной убыли, она списывается на производственные затраты или расходы на продажу. Нормы естественной убыли определены законодательно. Они различаются для всех видов товаров. Если же на данное имущество не предусмотрено норм естественной убыли, то недостача считается как сверхнормативная. 

ДТ — 20 (44 и др.), КТ — 94

Недостача, отнесенная на материально-ответственное лицо

В остальных случаях проведите проверку документации и сверьте остатки по счетам. Ведь недостача может быть следствием ошибок в расчетах, неправильного оформления отчетов или отсутствия контроля со стороны материально-ответственного лица. Если правка документов не помогла устранить недостачу, то ответственность за нее ложится на МОЛ. Ответственный должен составить объяснительную, которая прилагается к результатам проверки.

Взыскать сумму недостачи с материально-ответственного лица не составит труда. Ущерб от недостачи рассчитывается по закупочной стоимости, при этом упущенные выгоды в виде торговой наценки не учитываются. Решение о взыскании с МОЛ оформляйте приказом. Сумму недостачи удерживайте с зарплаты частично или полностью, но не более 50%. Также работодатель может отказаться от взыскания ущерба с работника.

ДТ — 73, КТ — 94

Виновные лица не найдены или суд отказал во взыскании ущерба

Если же материально-ответственного нет и виновное лицо не установлено или его вина не доказана, вы не сможете возместить убыток от пропажи имущества. Его придется списать в прочие расходы. При этом, необходимо подтвердить обоснованность такого списания:

  • решением суда, подтверждающим отсутствие виновного лица;
  • решением суда, об отказе на взыскание ущерба с виновного;
  • заключением о факте порчи ценностей.

ДТ — 91.2, КТ — 94

Кроме самих сотрудников организации виновником недостачи может оказаться и ваш контрагент. В таком случае сумма возмещения определяется исходя из условий договора и норм Гражданского кодекса.

Оформление и учет излишков

Излишки, выявленные в ходе инвентаризации, не грозят какими-либо проблемами для бухгалтера, но их нужно принять к учету. Основой для принятия излишка к учету будет сличительная ведомость или ведомость учета результатов инвентаризации. Но с принятием излишка к учету не стоит торопиться, ведь он может оказаться результатом ошибки бухгалтера или инвентаризационной комиссии. Тогда ошибку нужно исправлять.

Активы принимаются к учету по текущей рыночной стоимости и в той же сумме, бухгалтер признает прочий доход. Рыночную стоимость актива можно определить самостоятельно или пригласить оценщика. По результатам оценки оформляется справка или отчет оценщика.

ДТ — 01, 08,10,41 и др., КТ — 91. 1

Инвентаризационная комиссия должна определить причины появления излишка и получить объяснение от материально-ответственного лица. Никаких взысканий в данном случае к ответственному лицу не применяется. Однако руководство может объявить ему выговор или лишить премии за непорядок на складе.

Стоит обратить внимание и на порядок налогового учета излишков. Они включаются во внереализационные доходы и учитываются при расчете налога на прибыль. Последствия, связанные с НДС, при выявлении излишков не возникают. При передаче их в производство, НДС так же начислять не нужно. Однако в случае дальнейшей реализации, обнаруженных излишков, НДС начисляется в общем порядке.

В программе все под рукой


В Бухгалтерии все понятно даже новичку. Расчеты с работниками, поступление и списание товара, отчетность — доступный интерфейс, все под рукой. Раньше работала в популярной бухгалтерской программе: громоздко, база все время висела, дополнительные материалы по законодательству приходилось искать в Интернете, для сдачи отчетности нужно было гораздо больше времени.


Оксана Евтеева, бухгалтер в ИП Евтеев (Братск)

Зачет недостач излишками по пересортице

Еще одним результатом инвентаризации является пересортица. Излишки и недостачи при инвентаризации можно зачесть в бухучете, если соблюдаются условия (ы налоговом учете пересортица не предусмотрена, поэтому такой зачет производить нельзя):

  • обнаружение в одном проверяемом периоде;
  • у одного проверяемого лица;
  • в отношении ценностей одного наименования, но разных сортов;
  • в одинаковом количестве.

Пересортицу нужно подтвердить инвентаризационной описью, сличительной ведомостью и получить объяснение материально-ответственного лица. Решение о взаимном зачете излишков и недостач принимает руководитель, оформляя его в виде приказа.

Учет пересортицы проводится в аналитическом учете. Материально производственные запасы одного наименования, но с разными номенклатурными номерами взаимозачитываются.

ДТ — 10 (41,43), КТ — 10 (41,43)

Стоимость недостающих товаров может быть больше, чем стоимость товаров, находящихся в избытке. Эту разницу отнесите на виновное лицо и отразите как ДТ 94 КТ 73. Если же виновников пересортицы не удалось установить, разницу рассматривают как недостачу сверх норм естественной убыли и списывают в производственные или коммерческие расходы.

Противоположная ситуация, обнаруженная в случае превышения стоимости излишка над недостачей, отражается проводкой ДТ 10 (41 и др.) КТ 91.1, то есть учитывается в составе прочих доходов.

Ведете учет малого предприятия? Работайте в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия: легко ведите учет, начисляйте зарплату, платите налоги и автоматически формируйте отчетность с отправкой через интернет. Оцените возможности сервиса в течение 14 дней бесплатно.

Попробовать бесплатно

Проводим инвентаризацию в супермаркете

Во многих отделах супермаркетов введено самообслуживание. Причем такие отделы практически не разграничены, и товары закреплены за ними весьма условно. Кроме того, супермаркеты отличаются большим ассортиментом и количеством товаров. Именно поэтому порядок проведения инвентаризации в таких магазинах имеет особенности.

Особенности инвентаризации

Проведение «классической» инвентаризации в супермаркете может занять несколько дней. А ведь во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (на обед, ночью и т. п.) торговый зал должен быть опечатан (п. 2.12 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Естественно, что это невозможно. Решить проблему помогает проведение выборочных инвентаризаций (п. 2.16 Указаний № 49).

Возможность выборочных инвентаризаций подтверждает также пункт 23 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Такие проверки по существу не отличаются от полной инвентаризации. Разве что предмет контроля сокращается до отдельной группы товаров, например «Безалкогольные напитки» или «Овощи». Группу нужно выбирать шире, чтобы свести к минимуму влияние пересортицы. А кроме того, в ходе инвентаризации нужно исключить нахождение товаров проверяемой группы в других отделах торгового зала, куда они могли быть случайно перемещены покупателями.

Оформление результатов проведенного мероприятия

Результаты инвентаризации вносят в опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). В качестве материально ответственных лиц ее подписывают руководитель коллектива и в порядке очередности один из членов коллектива. Например, при инвентаризации структурной единицы «Отдел безалкогольных напитков» для второй подписи целесообразно привлечь члена бригады, закрепленного за этим отделом.

Определяя размер ущерба, подлежащего возмещению каждым из работников, необходимо учитывать величину его зарплаты и время, которое он фактически проработал в составе коллектива за период от последней инвентаризации до того дня, когда обнаружили недостачу (п. 14 постановления Пленума ВС РФ от 16 ноября 2006 г. № 52).

По общему правилу супермаркету нужно проводить инвентаризацию при смене материально ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). По такому основанию инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива более 50 процентов его членов (п. 1.6 Указаний № 49). Также инвентаризация должна быть проведена по требованию одного или нескольких членов коллектива.

КОЛЛЕКТИВНАЯ МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Поскольку персонал супермаркета имеет доступ к товарам любого отдела, в таких магазинах применяется полная коллективная материальная ответственность (правила кол-лективной ответственности за причинение ущерба установлены ст. 244 и 245 Трудового кодекса РФ).

Решение об установлении коллективной ответственности исходит от работодателя – оно оформляется приказом или распоряжением и объявляется коллективу. После этого между работодателем и всеми членами коллектива заключается письменный договор о коллективной материальной ответственности. По такому договору ценности вверяются заранее установленной группе лиц.

Условие о том, что конкретный работник несет коллективную материальную ответственность, нужно оговорить в трудовом договоре с ним (ст. 57 Трудового кодекса РФ).

В группу материально ответственных лиц можно включить лишь работников, в должностные обязанности которых входит прием товаров, их продажа или подготовка к продаже (Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Получается, что включать в группу материально ответственных лиц, скажем, штатного охранника супермаркета неправомерно. Ведь он не осуществляет непосредственное обслуживание товаров.

Проведение инвентаризации товаров в 1С:Управление торговлей

Рассмотрим, как в программе 1С Управление торговлей версия 11. 2 проводится инвентаризация складских остатков.

Инвентаризация является единственным и основным способом контроля наличия товарно-материальных ценностей и другого имущества в компании.

Для того, чтобы провести и отразить инвентаризацию в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2, предусмотрено несколько документов. Находятся они в разделе «Склад и доставка». В группе «Излишки, недостачи, порчи» представлены документы.

Первый, с которого начинается, собственно говоря, инвентаризация, — это «Пересчеты товаров». Также доступны документы излишков и списания недостачи.

Документ «Пересчет товаров» в программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

Переходим к «Пересчетам товаров». В верхней части данного журнала необходимо выбрать склад, по которому будут оформляться пересчеты. Выберем основной склад.

Также, если для склада установлено использование статуса пересчетов, можно дополнительно производить отбор по соответствующим складам. Настраивается это в карточке каждого склада. На вкладке «Ордерная схема и структура» есть флаг «Статусы пересчетов товаров». Данные статусы обязательны для ордерного склада, для которого используется ордерная схема при отражении излишков и недостач, и данная опция позволяет дополнительно детализировать процесс пересчетов товаров.

Создадим первый пересчет товаров. Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 автоматически заполнила склад, по которому мы будем проводить пересчет. Указала ответственного администратора. Можно указать исполнителя — это может материально-ответственное лицо либо еще кто-то. Инвентаризация проводится по складу в целом, без разбивки по организациям, поэтому реквизиты организации здесь отсутствуют.

На вкладке «Товары» можно воспользоваться настройкой отбора, задать какие-то параметры – например, по группам номенклатуры, по характеристикам отбора, и далее по кнопке «заполнить по отбору» происходит заполнение табличной части товарами, которые числятся у нас в учете.

Далее необходимо будет заполнить колонку «По факту». Колонка «По учету» соответствует учетным данным, и она будет перезаполнена при проведении документа. Автоматически перезаполнить данную колонку «по факту» можно по кнопке «заполнить факт по учету». В таком случае кнопка фактического наличия товаров соответствует учетной, и отклонение равно нулю.

Предположим, что в нашем случае были выявлены излишки недостачи. Например, по телевизору Sony было выявлено 2 единицы в наличии, а по холодильнику Samsung фактическое количество составило 8 единиц. Соответственно, программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 тут же определила отклонения, а именно – излишек по телевизору и недостачу по холодильнику.

Такой документ можно записать, провести.

Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 предупреждает, что при проведении документа учетное количество будет перезаполнено. Подтверждаем это. Документ провелся.

На основании данного документа можно распечатать инвентаризационную опись. В данном случае, инвентаризационная опись не напечаталась, так как не сформирован был соответствующий документ. К этому мы вернемся немного позже. Можно распечатать результаты пересчета.

Инвентаризационная ведомость и сличительная ведомость печатаются на основании одноименного документа «инвентаризационная опись». Он у нас находится в группе «Складские акты». Никакого дополнительного смысла, кроме как оформить регламентированный документ, с возможностью распечатки регламентированной формы, данный документ не несет.

«Оприходование товаров», «Пересортица товаров» и «Списание товаров»

Основные документы для отражения излишков и недостач – это «оприходование товаров», «пересортица товаров» и «списание товаров».

Данные документы можно создавать на основании созданного пересчета. Например, по команде «создание на основании» можно оформить документ «списание недостач». В нашем случае, это будет холодильник. В данном документе необходимо указать статью расходов, куда будет отнесена стоимость списываемого имущества. Выберем пока «прочие расходы».

В данном случае, программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 уже определила принадлежность товара к организации «Торговый дом Оптовичок».

На вкладке «Товары» видим, что у нас правильно заполнено количество списываемого товара. При необходимости данную информацию можно отредактировать, изменить.

Также для печати акта о списании товаров можно указать, как будут печататься цены. В нашем случае, они будут печататься по себестоимости. Можно их распечатать по какому-либо виду цен. Например, если мы выберем по виду цен, то нам становятся доступными соответствующие, существующие в программе виды цен.

Мы будем печатать его по себестоимости – нас это устраивает. Такой документ можно будет провести, и теперь у нас со склада будет списана 1 единица холодильника. Попробуем распечатать акт. Также можно распечатать акт списания товаров по форме ТОРГ-18, но здесь его форма также недоступна, поскольку не произведен расчет себестоимости регламентной операцией закрытия месяца, и себестоимость в данном случае не определена.

На основе пересчета товаров можно дополнительно создать документ оприходования излишков. В данном случае, также необходимо будет указать статью – в этом случае, уже доходов. Выберем разницу стоимости возврата и фактической стоимости товаров – нас пока данная статья доходов устроит.

На вкладке «Товары» мы видим, что у нас правильно заполнился телевизор. Единственное что – у нас не указана цена, по которой мы будем приходовать.

Можно дополнительно указать вид цен. Тогда программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 нам предложит перезаполнить по виду цен. Можно данную опцию не указывать и ввести здесь вид цен вручную – пусть будет 175 долларов USD.

Обратите внимание, что здесь указывается цифра, которая будет фигурировать в качестве себестоимости данного оприходования товаров. Соответственно, поскольку у нас управленческий учет введется в валюте USD, и указывать мы должны будем эту цену также в долларах США, в валюте управленческого учета. Такой документ можно будет провести и закрыть.

Таким образом, происходит отражение инвентаризации списания и оприходования излишков в программе 1С Управление торговлей версия 11.2.

Инвентаризация на ордерном складе в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

Рассмотрим дополнительно, как отражается в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 инвентаризация на ордерном складе. Для этого создадим еще один «пересчет товаров». Укажем на этот раз, что склад у нас ордерный. Обратите внимание: программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 предупреждает, что расхождения в пересчетах не выявлены, или по всем выявленным расхождениям оформлены складские акты. Когда мы выявим расхождения, данная запись изменится.

Для ордерного склада у нас дополнительно действует статус пересчета товаров, поэтому при создании нового пересчета у нас действует поле «статус данного пересчета». Склад у нас ордерный. На вкладке «Информация» заполняется вся та же информация, которая заполнялась и для не ордерного склада.

Перейдем на вкладку «Товары». Здесь воспользуемся тем же отбором. Подберем всю номенклатуру, по которой есть остатки. Заполним и проставим фактическое количество. Для того, чтобы проставить фактическое количество, нам необходимо сначала записать документ, а потом перевести его в статус «внесение результатов». Только после этого у нас колонка «по факту» становится доступной. Заполним ее на основании учетных данных, для того чтобы ускорить данный процесс.

Теперь отредактируем те строки, по которым у нас были выявлены отклонения. Пусть кухонный стул из красного дерева по факту было обнаружено 2 единицы данного товара. Такой же стол темного дерева – наоборот, 1 позиции не досчитались.

Такой документ можно записать, провести. Но программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 предупреждает нас, что при проведении фактическое количество будет перезаполнено.

Для того, чтобы работать с данным документом дальше, необходимо перевести его в статус «выполнено». То есть пересчет товаров мы выполнили, и далее нам необходимо будет уже работать с оприходованием излишков, списанием недостач либо за счет не пересортицы. Проведем такой документ.

Обратите внимание. Теперь изменилась строка шапки журнала «пересчета товаров». И она говорит нам о том, что есть расхождение, и необходимо оформить складские акты.

По соответствующей гиперссылке можно запустить помощник оформления складских актов, либо можно запустить его из самого документа. Данный помощник помогает нам пройтись по шагам определенных действий и сформировать все документы.

Что же нас здесь интересует?

Во-первых, ордерный склад. Далее необходимо указать период инвентаризации, инвентаризационной описи. Пусть он у нас будет проводиться в течение текущего месяца. Дата складских актов – оставим значение с текущей датой. Укажем, что цены будем печатать по себестоимости. Отбор устанавливать не будем.

Перейдем на следующий шаг. Здесь нам предлагаются два списка, а именно. Списываемые товары – те, по которым были выявлены недостачи. И приходуемые товары. В верхней части можно устанавливать дополнительный отбор, по которому можно проводить пересортицу. В нижней части приводятся команды, с помощью которых можно зачесть выделенные строки, либо зачесть все по пересортице. В данном случае у нас выделены 2 строки, и их мы попробуем перечесть по пересортице, так как они относятся к одной номенклатурной позиции с разными характеристиками, с разными цветами, и количество излишков и недостач у нас по одной позиции.

Нажав соответствующую кнопку, программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 сформировала нам список зачитываемых товаров, а именно – операция у нас «пересортица»; списываемый товар «стол темного дерева», оприходываемый товар «стол красного дерева».

Перейдем на следующий шаг, и здесь уже конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 предлагает нам распределить данные позиции по организациям. Теперь нам необходимо данную операцию перенести на нашу организацию. Воспользуемся кнопкой «отнести на выбранную организацию». Нам предлагается список организаций. У нас в программе зарегистрирована 1 организация – на нее мы данную операцию и отнесем. У нас заполнена сейчас в помощнике табличная часть «Товары, распределенные по организациям». Можно перейти на следующий шаг.

Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 сформировала нам автоматически 2 документа, а именно – инвентаризационная опись и пересортица товаров. Инвентаризационная опись у нас проведена, и здесь отсутствует какие-либо табличные части – документ служит только для печати документов.

С документом «пересортица товаров» несколько сложнее. Внизу, в служебных сообщениях, говорится о том, что не заполнены поля «статья доходов» и «статья расходов». Давайте откроем данный документ и посмотрим, что же нам предлагает дозаполнить система 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2.

В данном случае, если заполнить соответствующую аналитику, то пересортица будет отражена через списание товаров на расходы и оприходование на доходы. Но есть флаг «Приходовать товары по себестоимости списания». Если установить данный флаг, то поля «статья расходов» и «статья доходов» не потребуются – она перестали быть обязательными. И сейчас себестоимость списываемого товара (в нашем случае, это темное дерево) будет отнесена на себестоимость оприходования товаров – красное дерево.

Такой документ можно провести.

Таким образом, в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 производится инвентаризация товаров на ордерном складе и отражается операция пересортицы товаров.

Инвентаризация в отсутствие материально ответственного лица.

Как следует из п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ), порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Общий порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13. 06.1995 № 49 (далее – Указания). В соответствии с положениями Указаний при проведении мероприятий по инвентаризации имущества присутствие материально ответственного лица обязательно (смотрите, например, п. 2.4, 2.8, 2.10 Указаний).

Следовательно, по общему правилу инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственного лица. Это подтверждается и разъяснениями Минфина России (смотрите письмо от 15.07.2008 № 07-05-12/16).

Если специфика деятельности организации не позволяет прекратить операции с вверенными материально ответственному лицу ценностями, то на период отсутствия такого лица ценности могут быть переданы другому сотруднику. При этом если в соответствующем подразделении организации работает сотрудник, в должностные обязанности которого входит замещение функций лица, с которым заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, и это подтверждается соответствующей должностной инструкцией, то организация вправе заключить с таким работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если же в должностной инструкции работника (принимающего материальные ценности) не предусмотрено обязанности по замещению должности на время отсутствия материально ответственного лица, то необходимо:

  • приказом руководителя внести соответствующие изменения в должностную инструкцию работника – установить обязанность по замещению функций материально ответственного лица в период его отсутствия;
  • ознакомить работника с приказом;
  • заключить с работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В силу п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ при смене материально ответственных лиц в организации обязательно должна проводиться инвентаризация. Закон не определят, что именно следует подразумевать под сменой материально ответственных лиц. Однако представляется, что фактическую (пусть даже и временную) замену материально ответственного лица (изменение состава таких лиц), даже в случае заболевания «основного» работника, следует оценивать как смену материально ответственного лица.

В то же время на практике часто возникают ситуации, когда материально ответственное лицо не может присутствовать при инвентаризации имущества по состоянию здоровья или другим причинам, а инвентаризация имущества в соответствии с положениями действующего законодательства должна быть проведена.

По нашему мнению, в подобных случаях инвентаризация может быть проведена соответствующей комиссией без участия материально ответственного лица в порядке, установленном руководителем организации. С этой целью работодателю целесообразно разработать локальный нормативный акт (ст. 8 ТК РФ), определяющий порядок приема-передачи дел при смене материально ответственных лиц. Принципиальная возможность проведения инвентаризации в отсутствие материально ответственного лица подтверждается, в частности, положениями некоторых правовых актов.

1. Пункт 6.3 «Указаний…», утвержденных приказом Минторга СССР от 19.08.1982 № 169, предписывает в том случае, если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, производить передачу ценностей комиссией в установленном порядке (этот нормативный акт не отменен и действует в части, не противоречащей законодательству РФ). На наш взгляд, эта норма носит общий характер и может применяться по аналогии не только в торговле.

2. Пунктом 4.2 Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина России от 29.08.2001 № 68н, установлено, что в отсутствие материально ответственного лица вскрытие помещений, в которых хранятся драгоценные металлы, производится комиссионно с разрешения руководителя организации, с составлением акта.

3. Согласно п. 1 ст. 6 Закона № 129-ФЗ ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Следовательно, если проведение инвентаризации в соответствии с действующим законодательством обязательно, то решение руководителя о ее проведении будет вполне обоснованным. При этом руководитель организации может установить специальный порядок работы инвентаризационной комиссии, в том числе лично контролировать ее работу.

На инвентаризационных описях (актах) в таком случае необходимо сделать отметку о причинах отсутствия работника (материально ответственного лица) и заверить ее подписями членов инвентаризационной комиссии.

В то же время следует иметь в виду, что в случае выявления недостачи в результате проведения инвентаризации в отсутствие материально ответственного лица возмещение недостачи за счет этого работника не представляется возможным. В подтверждение данной позиции см., например, Надзорную практику Верховного суда Республики Карелия по гражданским делам в 2005 г., постановление ФАС Поволжского округа от 19.02.2009 № А06-3156/2007. Кроме того, рекомендуем ознакомиться с Бюллетенем судебной практики Омского областного суда № 3 (44) 2010 (под редакцией заместителя председателя Омского областного суда Е.С. Светенко), а именно – с разделом «Расторжение трудового договора по инициативе работодателя в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основания для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)».

образец акта, сроки, периодичность, инструкция, бланки в 2021

Целью проведения ревизии в магазине является определение товарного остатка в натуральном и стоимостном выражении, выявление пересортицы, отсутствие недостач. Торговые предприятия устанавливают периодичность и порядок проведения проверки в соответствии с производственной необходимостью. В статье расскажем, как проходит ревизия в продуктовом магазине, какие документы при этом оформляются.

Имеется отличие ревизии от инвентаризации, проводимой только плановым способом и с проверкой бухгалтерских документов. Ревизия осуществляется как планово, так и внезапно. При проверке осуществляется выверка всех товарных остатков магазина одновременно или групп продукции поэтапно, скользящим способом.

Периодичность проведения ревизии

Проверка соответствия фактических товарных остатков учетным данным позволяет контролировать ТМЦ. Периодичность проведения ревизии определяются:

  • Масштабами магазина. Приостановить реализацию товаров крупного торгового зала сложнее, чем осуществить временное прекращение продаж небольшой розничной точки.
  • Величиной оборота. Проведение ревизии в оборотистых магазинах сложнее снятия учетных данных малых торговых предприятий
  • Количеством материально-ответственных лиц.
  • Вероятностью и частотой возникновения потерь в связи с кражами, естественной убылью.

Плановые проверки осуществляются с периодичностью от месяца до полугода. В преимущественном числе случаев при частых ревизиях их проводят по группам товаров. Внеплановые проверки осуществляют при смене материально-ответственного лица, при выявлении недостачи, изменении структуры подразделения. Читайте также статью: → “Выявление недостачи при инвентаризации, составление описи и проводок в 2021».

Отличия ревизии в опте и рознице

Оптовая и розничная виды торговля отличаются назначением приобретения товара. Порядок документооборота отличается, что необходимо учитывать при проверке.

Условия отпуска и расчета Оптовая торговля Розничная торговля
Оплата за товар Может предоставляться отсрочка в виде товарного кредита Оплата производится в момент выдачи товара
Цена отпуска Отличается в зависимости от партии Не зависит от величины партии
Время отгрузки (товары в пути) Вероятна отсрочка после оформления документов Отгрузка производится одновременно с оплатой
Ошибки при отгрузке Выявляются по истечении времени Выявляются сразу
Пересортица Возможна по вине поставщика Возникает по вине ответственных лиц
Привязка данных ККМ к товарным остаткам Остатки по складу определяются после закрытия смены Данные по остаткам не автоматизированы (кроме крупных розниц) в режиме реального времени

Порядок и инструкция проведения ревизии

Проверка осуществляется при остановке торговой деятельности – приема и отпуска товара. Ревизию осуществляет постоянно действующая комиссия или разовый состав, включающий не заинтересованные в результате лица – работников бухгалтерии, администрации. Сроки проведения мероприятия контроля устанавливаются приказом. Читайте также статью: → “Как проходит инвентаризация готовой продукции: в магазине, сельском хозяйстве, на предприятии в 2021. Проводки».

Перед началом проверки председатель определяет членам комиссии круг задач и функции каждого лица. Действия соответствуют инструкции, разработанной на предприятии. В инструкции определяются:

  • Периодичность и сроки проведения плановых и неплановых проверок.
  • Условия проведения – при остановке торговли, в закрытом отделе, в ночное нерабочее время и прочие.
  • Поэтапное осуществление операций.
  • Состав комиссии – количество участников, присутствие ответственных лиц, работников других отделов.
  • Документальное оформление – приказ, ведомости, акт, объяснительная.
  • Порядок утверждения и места хранения акта.

В подсчете данных товара участвуют минимум 2 человека, первый из которых снимает показатели, второй – осуществляет контроль достоверности информации.

Ход проверки во время ревизии

Мероприятие контроля проводится в соответствии с планом действий:

Очередность шагов Действие Описание
1 Определение состава ревизии О начале ревизии издается приказ
2 Подготовка ревизионных ведомостей Используется подготовленный перечень товара без указания количества и цены, имеющихся в учетных данных
3 Подсчет количества товара на момент ревизии Данные вносятся в ревизионные ведомости
4 Расчет остатков в стоимостном выражении Сумма определяется исходя из стоимости единицы продукции и количества
5 Составление сличительной ведомости Полученные данные сравниваются с показателями в учете
6 Получение объяснительной Требуется при выявлении нарушений
7 Составление акта Срок оформления акта устанавливается приказом

Процедура проверки осуществляется по формуле: остатки прошлой ревизии плюс поступления за период минус отгрузка, списание, величина естественной убыли. Если ревизия начинается не с начала смены, из суммы вычитаются денежные средства, полученные по отделу или магазину (в зависимости от масштаба проверки) до начала ревизии.

Документальное оформление проверки

При оформлении ревизии значительное внимание уделяется документам, сопровождающим процедуру. Предприятие должно иметь:

  • Положение о проведении ревизий.
  • Инструкция о порядке и составе действий.
  • Приказ о назначении комиссии – постоянно действующей для плановых мероприятий и временную для внеплановых проверок.
  • Приказ о проведении ревизии. Если график проверок неизменен, достаточно наличия ежегодного приказа.
  • Ревизионная ведомость – рабочий документ проверки.
  • Сличительная ведомость, подтверждающая или опровергающая полученные результаты.
  • Акт ревизии – заключительный документ мероприятия контроля.

Бланки документов предприятия разрабатывают самостоятельно. В связи с использованием форм для внутреннего документооборота порядок расположения данных определяется для удобства пользователей. Читайте также статью: → “Форма ИНВ-19. Сличительная ведомость товарно-материальных ценностей».

Пример приказа о внеплановом проведении ревизии

ООО «Пищевик»

Приказ о проведении ревизии

№ 15 от 16 мая 2016 года

Для проведения ревизии отдела № 2 магазина «Подсолнух» назначается комиссия в составе:

  1. Председателя Новикова П.П.;

Членов комиссии:

  1. Сидоровой А.П.;
  2. Виноградовой К.В.;
  3. Гущиной Т.П.;

Контроль осуществляется в присутствии заведующей залом Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф.

К проверке надлежит приступить в 9.00 часов, окончить в 20.00 часов 7 мая 2016 года. Материалы по проверке представить не позднее 20 мая 2016 года.

Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.________(подпись).

Оформление акта проверки

По результатам ревизии составляется акт – документальное подтверждение мероприятия контроля. Форма акта не установлена законодательно, что позволяет предприятиях оформить результаты проверки в произвольном виде.

Пример заполнения акта проверки

Предприятие ООО «Пищевик» ежемесячно проводит ревизии в продовольственном магазине по отделам. 17 мая 2016 года назначена проверка отдела № 2, о начале проведения и составе комиссии ревизии издан приказ. В процессе проверки установлена недостача продукции в сумме 352 рубля и пересортица в группе товара. По результатам ревизии ответственными лицами ООО «Пищевик» составлен акт.

«Утверждаю»

Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.

____________________________(подпись)

20 мая 2016 года

Акт ревизии отдела № 2

17 мая 2016 года комиссией в составе: председателя Новикова П.П., членов Сидоровой А.П., Виноградовой К.В., Гущиной Т.П. в присутствии заведующей зала Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф. произведена ревизия ТМЦ, расположенных в отделе № 2 магазина «Подсолнух».

В результате проведенной ревизии установлено: Сумма товарных остатков на 17 мая 2016 года составила 12 000 единиц, общей суммой 123 344,56 рубля. Путем сличения товарных остатков с наличием по документам установлена недостача в группе молочной продукции номенклатуры «Ряженка» в размере 7 единиц общей стоимостью 352 рубля, а также пересортица в группе «Сыр плавленый».

Объяснения ответственного лица получены, прилагаются к акту. По сведениям заведующей залом Ильиной В.В., недостача получена в связи с несвоевременной сдачей акта списания просроченной продукции в бухгалтерию.

Приложения:

  1. Копия приказа на проверку.
  2. Ревизионные ведомости в количестве 12 листов.
  3. Объяснительная заведующей залом Ильиной В.В.

Акт ревизии составлен в количестве 3 экземпляров: Первый передан руководителю, второй подшит в дело № 5 за 2016 год «Внутренние проверки», третий экземпляр передан в бухгалтерию.

Акт в обязательном порядке содержит подписи участвующих в проверке лиц. При отсутствии любой из подписи документ становится недействительным.

Степень ответственности при краже и недостаче

При выявлении в процессе ревизии недостачи товара в результате хищения работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное наказание – уволить его в связи с утратой доверия (п. 7 ч.1 ст 81 ТК РФ). Если сумма потерь высока и виновный не собирается гасить ее добровольно, работодателю потребуется обратиться в суд. Решение вопроса о взыскании путем судебного разбирательства производится в случаях:

  • Сумма недостачи имеет значительную величину и превышает среднемесячный заработок виновного.
  • Материально-ответственное лицо не признает результаты проверки и отказывается добровольно погашать недостачу.
  • Работник уволился, не успев погасить признанную им задолженность.
  • Работодателем пропущен месячный срок предъявления претензий.

К исковому заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт недостачи – копии приказов, актов, ведомостей, объяснительной, договоров о трудоустройстве и материальной ответственности.

Типовые ошибки при проведении ревизии

Процедура проверки должна быть непредвзятой и основанной на фактических данных товарных остатков. При проведении контроля возникают ошибки, обеспечивающие недействительность документу и отсутствие возможности принять меры ответственности.

 Операция Ошибочное действие Верное действие
Издание приказа на проверку Отсутствие приказа или подписей причастных лиц Приказ подтверждает законность ревизии и ответственность лиц при их ознакомлении с приказом
Получение объяснительной ответственного лица, допустившего нарушение Отсутствие объяснительной лица не позволяет применить меры ответственности по результатам проверки Наличие объяснительной по негативным фактам акта подтверждает верность данных и готовность нести материальную ответственность
Заполнение ведомостей с приложением документов к акту ревизии Отсутствие ревизионной и сличительной ведомости с указанием количественных и суммовых показателей При отсутствии ведомостей акт не имеет оснований, что не позволяет исправить данные в учете по пересортице и предъявить претензии по недостачам

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. Имеет ли право ответственное лицо опротестовать акт ревизии, при котором выявлена значительная недостача?

Решение спорного вопроса о недостаче осуществляется с ответственными лицами предприятия. Организация не может добровольно удержать значительные суммы с работника. Право на взыскание определяет суд. В порядке судебного разбирательства лицо имеет возможность выразить несогласие с результатами проверки и представить контраргументы.

Вопрос №2. Имеется ли возможность предъявить претензию к материально-ответственному лицу при отсутствии сличительной ведомости?

При отсутствии факта сличения фактических данных с учетными доказать нарушение в суде не представляется возможным.

Вопрос №3. Сколько дней отводится материально ответственному лицу на дачу пояснений при выявлении факта недостачи или иного нарушения, выявленного в ревизию?

Пояснения должны быть представлены не позднее 2 дней (ст. 193 ТК РФ). Сроки исчисляется после получения требования в письменной форме.

Вопрос №4. Какие действия производит работодатель при отказе работника (МОЛ) в даче объяснения по факту недостачи?

Отказ представления объяснений должен быть зафиксирован документально. По факту составляется акт, подписываемый работниками, в чьем присутствии был дан отказ.

10 простых и простых советов

Быстрый прием: Хотите быстро и эффективно провести инвентаризацию? Этот пост вас охватил.

  • Изучите различные методы подсчета физических запасов.
  • Получите советы о том, как повысить скорость и точность инвентаризации.
  • Узнайте, почему вам следует использовать приложение для инвентаризации, чтобы легко подсчитывать и выверять свои запасы.

Как продавец, физическая инвентаризация запасов, вероятно, не входит в ваш список любимых занятий. Утомительная задача — подсчет товаров в магазине может занять несколько часов, а для некоторых продавцов она также требует временного закрытия магазина.

Но даже если это работа, которую вы не слишком любите, физический подсчет запасов является обязательным для любого продавца. Тщательное наблюдение за запасами, которые у вас есть на бумаге, и за тем, что на самом деле есть в магазине, позволяет вам поддерживать точность инвентаря, выявлять причины усадки на раннем этапе и гарантировать, что у вас всегда будет нужное количество запасов в нужное время.

Прежде чем мы продолжим, давайте сначала разберемся, что такое инвентарный подсчет.

Что такое инвентаризационная инвентаризация?

Инвентаризация — это практика личного подсчета ваших розничных товаров. Обычно в этот процесс входит сотрудник розничной торговли (или группа рабочих), который проходит через торговый зал и складские помещения и подсчитывает каждый товар. Затем данные записываются либо вручную, с помощью ручки и бумаги, либо в электронном виде с помощью мобильного устройства.

Целью инвентаризационного подсчета является проверка запасов магазина и обеспечение того, чтобы данные о запасах, которые розничный продавец имеет на бумаге, соответствовали запасам , фактически находящимся в магазине.

Чтобы облегчить вам эту задачу, мы составили несколько практических советов по организации процесса инвентаризации, инвентаризации и многому другому. Ознакомьтесь с ними ниже.

Обновление: советы по инвентаризации во время COVID-19

Мы понимаем, что вы можете читать, пока мир переживает пандемию коронавируса.

Может быть, вы находитесь в режиме блокировки, но все же хотите убедиться, что вы хорошо контролируете свои запасы. Возможно, ограничения в вашем штате или стране смягчаются, и вы готовитесь снова открыть свой магазин.

В любом случае, вот несколько советов, как оставаться в безопасности и сохранять здоровье при подсчете продуктов.

Если возможно, подсчитайте товары самостоятельно или с кем-нибудь из членов вашей семьи

Ограничение контактов с людьми за пределами вашего дома — один из лучших способов избежать потенциального заражения или распространения вируса.

Так что посмотрите, сможете ли вы провести физический учет запасов самостоятельно или с членом вашей семьи, если у вас есть каталог большего размера.

В зависимости от того, сколько у вас продуктов, вам может потребоваться разделить сеансы подсчета.

Если вы должны пригласить своих сотрудников, практикуйте физическое дистанцирование

Нужно ввести свой персонал? Примите меры, чтобы защитить себя и их. Когда вы в магазине, надевайте средства индивидуальной защиты, такие как маски и перчатки.

И обязательно соблюдайте безопасное расстояние — не менее 6 футов друг от друга — при подсчете продуктов. Вы можете сделать это, назначив разные области, в которых вы и ваша команда можете подсчитывать товары. Например, вы можете попросить одного члена команды подсчитывать предметы в передней части магазина, пока вы остаетесь в складском помещении.

Другой вариант — составить график учета по сменам, чтобы вас не было в магазине в одно и то же время. Например, вы можете поручить сотруднику приходить утром, а днем ​​заниматься инвентаризацией.

Использовать устройства, ограничивающие физический контакт

Чем меньше предметов или устройств вы касаетесь, тем лучше. Для подсчета продуктов используйте только одно устройство на человека. Поэтому вместо использования буфера обмена, ручки и бумаги выберите приложение для подсчета запасов, такое как Scanner, которое люди могут загрузить на свои телефоны — никаких дополнительных устройств не требуется.

Также постарайтесь ограничить количество продуктов, к которым вы прикасаетесь. По возможности старайтесь сканировать штрих-код товара, не беря его с полки.

Теперь, когда мы рассмотрели учет запасов для здоровья и безопасности в условиях COVID-19, вот несколько общих советов, которые помогут сделать учет запасов более эффективным в вашем бизнесе.

1. Проведение инвентаризации? Рассмотрим подсчет циклов

Вы когда-нибудь пробовали подсчет циклов (он же частичная инвентаризация)? Это процесс частичного подсчета товаров на постоянной основе, так что вы можете отслеживать уровень запасов, не прерывая часы работы магазина. Известный как один из наиболее эффективных методов инвентаризации для розничных торговцев, цикличный подсчет может выполняться ежедневно или еженедельно (обычно до открытия магазина) и может избавить вас от необходимости проводить полный инвентарный учет.

Филипп Правда из SuitCafe.com настоятельно рекомендует этот метод. «Я владел четырьмя магазинами роскошной мужской одежды, и мой метод инвентаризации был почти ежедневным», — делится он.

«Я бы выбрал небольшие секции магазина или определенную марку рубашек, костюмов, пальто и т. Д. Я бы посчитал их по номерам стилей и размерам. Затем подойдите к моему компьютеру и сравните. Вести магазин для малого бизнеса сложно, потому что вы всегда помогаете покупателям и, конечно же, не хотите закрываться раньше или на целый день для инвентаризации.”

Точно так же Престон Вили из сайта электронной коммерции SewellDirect.com говорит, что проведение частичной инвентаризации на постоянной основе им хорошо сработало.

« Каждому из сотрудников нашего отдела отгрузки назначается несколько проверок каждую неделю — продукты большого объема подвергаются аудиту гораздо чаще, чем продавцы небольших объемов, но каждый продукт учитывается не реже одного раза в год », — говорит он. . «Мы также выявляем проблемы намного раньше, что не дает им стать серьезными проблемами.”

С другой стороны, если подсчет циклов — не ваша чашка чая, или если вы чувствуете, что вам нужно провести полный инвентарный учет в дополнение к частичному инвентаризации (как это делают некоторые розничные продавцы), другие советы в этом посте должны облегчить себе жизнь.

2. Используйте сканеры инвентаризации или другие технологии инвентаризации

Традиционно инвентаризационная инвентаризация проводится ручкой и бумагой. Персонал будет использовать ведомость инвентаризации для подсчета продуктов и согласования данных в своей системе.

Хотя этот метод может выполнить свою работу, он крайне неэффективен и требует двойного ввода. Не говоря уже о том, что физический подсчет инвентаря и так уже является «ручной» задачей, последнее, что вам нужно, это вручную подсчитывать и записывать данные.

Если вы используете программное обеспечение для кассовых терминалов или программное обеспечение для управления запасами, проверьте, предлагает ли оно функции подсчета запасов, которые вы можете использовать.

Например, функция инвентаризации

Vend позволяет розничным продавцам производить подсчет своих запасов настолько безболезненно, насколько это возможно.Такие функции, как одновременный учет запасов, позволяют использовать несколько устройств для более быстрого подсчета запасов, а функция быстрого сканирования Vend позволяет продавцам подсчитывать запасы с помощью сканера штрих-кода или поиска артикулов.

Если вы уже используете Vend, ознакомьтесь с нашими новыми функциями инвентаризации и воспользуйтесь ими в следующий раз, когда вы будете проводить инвентаризацию в своих магазинах.

Другие технологии, которые следует учитывать:

Приложение Scanner — Оцифруйте процесс подсчета с помощью Scanner, бесплатного мобильного приложения, которое упрощает подсчет инвентаря.

Сканер позволяет выполнять полную и частичную инвентаризацию с помощью iPhone, iPad или iPod Touch. Просто отсканируйте штрих-коды продуктов с помощью камеры устройства, и приложение автоматически сохранит и запишет всю необходимую информацию о продукте.

Сканер

также синхронизирует выполненные подсчеты с вашей учетной записью продавца, поэтому, когда вы закончите подсчет, вы можете легко обновить свои уровни запасов.

Не являетесь пользователем Vend? Сканер создаст файл CSV, который вы можете легко отправить по электронной почте себе и своим сотрудникам.

Наконечник продавца

Экономьте время и сокращайте количество человеческих ошибок при проведении инвентаризации. Щелкните ссылку, чтобы узнать больше о Scanner, бесплатном приложении сканера штрих-кода для инвентаризации.

Выучить больше

RFID — Нужен более сложный инструмент для инвентаризации? Рассмотрим технологию RFID. Сокращенно от радиочастотной идентификации, RFID позволяет вам встраивать чипы в упаковку ваших товаров, чтобы вы могли легко отслеживать их местонахождение.RFID действительно удобен не только с точки зрения предотвращения потерь, но и с точки зрения поддержания точности инвентаризации.

Рассмотрим, что Mammoth, магазин спортивных товаров в Калифорнии, делает для оптимизации инвентаризации. Вместо того, чтобы проводить полный инвентарный учет, компания физически считает свои товары с высокой ценой и высокой усадкой ежедневно, а затем циклически пересчитывает процент своих запасов с целью подсчета всех своих товаров каждые две недели.

Mammoth также использует программное обеспечение Truecount RFID для создания отчетов о том, что у них должно быть на складе.

«Truecount позволяет нам создавать сравнительный отчет на основе того, что наша компьютеризированная система инвентаризации утверждает, что у нас есть запасы, и что мы можем посчитать», — сказал NRF совладелец Mammoth Фил Херцог. Эта задача выполняется после закрытия, и на следующее утро они сверяют свои запасы, чтобы найти расхождения. Если есть какие-либо различия, персонал информируется о том, где должны быть пропавшие предметы, чтобы их можно было физически проверить.

Совет для профессионалов: Независимо от того, как выглядит ваш технологический стек, убедитесь, что ваше оборудование и программное обеспечение работают безупречно, прежде чем подсчитывать.Проверьте свои сканеры штрих-кода, проверьте функциональность своего программного обеспечения и проведите несколько тестовых подсчетов, чтобы убедиться, что все готово до официального подсчета.

3. С умом выбирайте «счетчики»

Не назначайте инвентарные подсчеты только любому сотруднику. Группа, проводящая инвентаризацию, должна состоять из опытных сотрудников, а также тех, кто может дать свежий взгляд.

Вам понадобятся опытные члены команды, так как они будут лучше знакомы с вашими правилами и расположением различных предметов.Однако тот, кто так привык к вашему магазину или складскому помещению, может упустить из виду мелкие проблемы и детали, поэтому присутствие в команде людей, которые немного новички, может быть полезным.

Другой вариант — нанять сторонних счетчиков инвентаря. Это полезно, если у вас нет собственного опыта или ресурсов для самостоятельного проведения подсчета. Теперь фактическая процедура подсчета будет варьироваться от одного поставщика к другому. Лучше всего проконсультироваться со сторонним счетчиком акций и следить за их процедурами.

4. Если вам необходимо провести полную инвентаризацию, запланируйте ее заранее.

Выбор времени для процесса инвентаризации имеет большое значение, поэтому подумайте о том, когда (и в какое время) запланировать подсчет, а затем спланируйте (способ) наперед.

Когда обычно проводится инвентаризация?

Вопрос о том, когда (и как часто) следует проводить полную инвентаризацию, действительно зависит от вас. В одних магазинах это делается раз в год, в других — раз в два года, в других — чаще.

Доктор розничной торговли, Боб Фиббс, пишет в своем блоге, что лучше всего делать это в последние выходные января или в конце июля, потому что ваши SKU потенциально находятся на самом низком уровне в эти периоды.

Однако, что бы вы ни решили, вам нужно назначить дату заранее (за несколько недель или даже месяцев) и убедиться, что ваши сотрудники знают, что будет дальше. На этом этапе вам нужно записать имена людей, которые будут помогать вам с инвентаризацией.Убедитесь, что они могут быть доступны в назначенную дату.

В идеале вы не хотели бы останавливать работу магазина, поэтому, если вы можете управлять этим, запланируйте инвентаризацию в нерабочее время. Но если это невозможно, и вам нужно закрыть магазин на день или несколько часов, обязательно предупредите своих клиентов.

Оповещайте постоянных клиентов о том, что вы будете закрыты в определенный день, устно сообщайте людям, когда они будут в вашем магазине, и размещайте табличку возле вашего магазина или у кассы с указанием даты и времени, когда вы будете закрыты и почему.

5. Общайтесь, общайтесь, общайтесь

Мы уже упоминали об этом ранее, но на нем стоит остановиться подробнее. Если вы проводите полную инвентаризацию, вам необходимо заранее сообщить о своих планах нужным людям.

Свяжитесь с вашей командой и сообщите им заранее, когда вы планируете проводить подсчет и в каких местах, чтобы они могли подготовить продукты и минимизировать движение запасов в день, когда проводится подсчет.

Это может означать планирование поставок запаса в другое время и приостановку торговли в магазине.

В любом случае, регулярные сообщения и напоминания позволят вам беспрепятственно проводить инвентаризацию.

6. Карта вашего магазина

Составьте карту вашего магазина и складского помещения, на которой показано, где находятся ваши продукты. Как отмечает Фиббс, вам следует «Нарисуйте расположение каждой стойки, дисплея, стены и полки, если необходимо».

Это позволит быстро получить представление о вашем магазине и упростит для вас назначение людей в каждый раздел, чтобы вы могли определить наилучший способ проведения процесса подсчета (т.е. с чего начать считать, как передвигаться по магазину).

Ваша карта также может служить удобным контрольным списком при фактическом подсчете продуктов. Вы можете отметить разделы, которые уже были подсчитаны, чтобы было легче увидеть, сколько вы выполнили.

7. Этикеточные ящики и полки

Не входите в задачу вслепую. Если вы проводите физический учет своего инвентаря, обязательно отметьте коробки или полки в складском помещении, если продукты в них не видны.

Как пишет блог Supply Chain Cowboy: «Когда приходит время подсчитывать запасы, необходимо иметь все в отмеченном месте. Эти незакрепленные коробки и бродячие поддоны без дома часто являются проблемами, которые снова и снова преследуют вас, пока вы пытаетесь примириться. Даже если вам нужно создать новые временные местоположения на время подсчета, поместите все в четко обозначенное и определенное место и оставьте это там ».

Пока вы работаете, убедитесь, что все находится на своих местах.Прогуляйтесь по магазину или складскому помещению и следите за предметами, которые не находятся на своих местах. Есть ли майки в разделе обуви? Кто-то неправильно наклеил этикетку на коробке с товарами? Обязательно исправьте эти ошибки, прежде чем начинать подсчет.

8. Подумайте о вещах, которые находятся в подвешенном состоянии

При планировании инвентаризации подумайте, как вы собираетесь поступать с вещами, которые находятся в подвешенном состоянии. Сюда могут входить товары в пути — например, невыполненные заказы от поставщиков или возвращенные товары. В идеале, эти предметы должны быть обработаны и обработаны перед подсчетом, чтобы избежать путаницы в дальнейшем.

Если вы реализуете услуги фулфилмента в магазине, такие как BOPIS и самовывоз, четко обозначьте товары, ожидающие исполнения или самовывоза, чтобы не включать их при подсчете.

То же для бракованной продукции. Если вы обнаружите поврежденные предметы до того, как начнется подсчет, разберитесь с ними как можно раньше.

9. Ориентация персонала

Проследите, чтобы ваша команда была знакома со всеми шагами, которые вы предприняли выше.Если вы создали карту, покажите ее им и убедитесь, что они знают, куда назначены люди.

Изменили ли вы положение определенных предметов или изменили маркировку ящиков и секций? Скажите им — или еще лучше, покажите им . Прогуляйтесь с ними по торговому залу или складскому помещению, чтобы они могли со всем ознакомиться. Это значительно упростит задачу фактического подсчета и согласования.

10. Готовьте еду и напитки для своих сотрудников

Вода, газированные напитки и несколько коробок пиццы будут иметь большое значение для того, чтобы ваши сотрудники были счастливы и работоспособны. Физический подсчет инвентаря — утомительный процесс, поэтому вы хотите, чтобы ваша команда всегда была на высоте. В этом им помогает их хорошо кормить и поить.

Дополнительная литература

Инвентаризация — это лишь одна из составляющих успешного управления запасами! Дополнительные советы см. В «Полном руководстве продавца по управлению запасами в розничной торговле». Этот удобный ресурс предлагает советы и действия, которые помогут вам:

  • Правильно настройте продукты и систему инвентаризации
  • Найдите нужных людей и нужные процессы, чтобы вы всегда были на вершине запасов
  • Выясните, какие проблемы вызывают сокращение вашего бизнеса, чтобы вы могли их предотвратить.
    Подробнее

11.Пост-подсчет: держите инвентарь на чеке

Закончили подсчет запасов? Немедленно примите меры, чтобы повысить точность инвентаризации. Вот как это сделать:

Перепроверьте и проверьте свои подсчеты как можно скорее. — Всегда полезно перепроверить инвентарные номера перед обновлением уровней запасов, чтобы убедиться, что все подсчитано правильно. И самое время сделать это сразу после того, как вы закончите инвентаризацию. Информация должна быть свежей в памяти, поэтому не откладывайте инвентаризацию и аудит.

Поднимите отчеты об инвентаризации — Это позволит вам проанализировать данные и увидеть, что вы можете сделать для улучшения своего бизнеса.

Эта задача должна быть простой, если ваша POS-система или система управления розничной торговлей имеет возможности отчетности и аналитики розничной торговли. Просто создайте правильные отчеты и изучите данные, чтобы получить полезную информацию. Кроме того, вы можете использовать такой инструмент, как бесплатный шаблон инвентаризации Excel от Vend, чтобы получить необходимые данные и аналитические данные.

Определите зоны высокого риска — Используйте отчеты о запасах для определения зон или регионов высокого риска в ваших магазинах.Расскажите своим сотрудникам об этих областях повышенного риска и выясните, как можно минимизировать потери в этих регионах.

Сравните несколько завершенных отчетов инвентаризации — После того, как вы выполнили несколько учетов в течение определенного периода времени, полезно изучить эти отчеты, чтобы вы могли выявить закономерности. Это поможет вам выяснить, почему происходят потери или несоответствия, и вы сможете предпринять превентивные меры в будущем.

Сравнение прошлых отчетов с текущими также поможет вам увидеть, работают ли ваши методы инвентаризации.Уменьшаются расхождения со временем или нет? В любом случае, нужно только сравнить данные.

Расхождения в адресах

Если вы обнаружите несоответствия, немедленно примите меры, чтобы разобраться в корне проблемы. Как мы упоминали в нашем посте о выверке запасов, расхождения часто могут быть связаны с человеческой ошибкой, неправильными математическими расчетами или отсутствием документов. В таких случаях вам нужно ужесточить свои процессы. Документируйте свои процедуры и автоматизируйте различные шаги, чтобы минимизировать ошибки.Например, если вы вручную вводите продукты в свою систему, используйте вместо этого сканер штрих-кода или файл CSV.

Иногда расхождения в инвентаре вызваны более зловещими причинами. Возможно, вы столкнулись с кражей или мошенничеством в своем магазине, и в этом случае вам придется расследовать и принять меры для предотвращения и устранения проблем.

В любом случае, единственный способ определить, с чем вы имеете дело, — это регулярно проводить инвентаризацию, поэтому постарайтесь всегда оставаться на вершине этой задачи.Отслеживание данных инвентаризации (в идеале с использованием программного обеспечения для составления отчетов по розничной торговле) также очень помогает.

Итог

Независимо от того, занимаетесь ли вы управлением запасами с помощью Excel или используете такое решение для розничной торговли, как Vend, инвентаризация является важной частью работы розничного магазина.

Беспроблемная и безболезненная инвентаризация не бывает случайной. Детали планируются заранее, а продукты, материалы и инструменты, которые вы будете использовать, заранее подготовлены. Если вы собираетесь провести инвентаризацию в ближайшее время, обязательно выполните задачи, о которых мы говорили выше.Это сделает вашу жизнь намного проще.

Есть другие советы по инвентаризации? Дайте нам знать об этом в комментариях.

О Франческе Никасио

Франческа Никасио (Francesca Nicasio) — эксперт по розничным продажам и стратег по содержанию. Она пишет о тенденциях, советах и ​​других интересных вещах, которые позволяют розничным продавцам увеличивать продажи, лучше обслуживать клиентов и в целом быть более привлекательными. Она также является автором Retail Survival of the Fittest, бесплатной электронной книги, которая поможет розничным торговцам подготовить свои магазины к будущему.Свяжитесь с ней в LinkedIn, Twitter или Google+.

Как провести инвентаризацию

Большинство розничных торговцев обязаны в соответствии с налоговыми или бухгалтерскими правилами предоставлять точную фактическую стоимость товаров в своих магазинах путем физического подсчета всего инвентаря. Хотя розничный магазин может использовать систему постоянного учета запасов или другое программное обеспечение для отслеживания всех предметов, все же может потребоваться физический подсчет всего инвентаря.

Вот как провести инвентаризацию с минимальными нарушениями и максимальной точностью. Эти советы сделают процесс более простым и точным для предпринимателей и их сотрудников.

Как подсчитать инвентарь

Пополните полки товарами со склада. Постарайтесь очистить как можно больше инвентаря из задней комнаты. Убедитесь, что в офисе или любом другом месте нет товаров под кассами. Вы не хотите сюрпризов и неучтенных товаров, которые появляются позже.

Чтобы провести инвентаризацию как можно быстрее, запланируйте время, когда продажи замедляются, а уровни запасов падают. В связи с этим, завершите полное зонирование (восстановление) или выравнивание магазина перед инвентаризацией, чтобы все продукты были аккуратными и упорядоченными для удобного подсчета. Учет товаров, когда товарные запасы малы, а в магазине порядок, — ваш лучший шанс провести беспрепятственный подсчет запасов.

Если для проведения инвентаризации была нанята служба инвентаризации, следуйте инструкциям, которые они предоставляют, и подготовьте магазин в соответствии с их инструкциями.С другой стороны, если физическая инвентаризация проводится сотрудниками магазина, встретитесь с персоналом, чтобы объяснить процесс инвентаризации.

Менеджер магазина должен выборочно проверить несколько учетных листов, чтобы убедиться в правильности подсчета сотрудников. Назначьте каждому сотруднику место и предоставьте предварительно пронумерованные ведомости инвентаризации с подробным описанием инвентаря с названием позиции, ценой и уровнем запасов. Убедитесь, что в состав группы инвентаризации входит несколько человек и у них есть карандаши с ластиками, чтобы легко исправлять ошибки.

Если у вас есть какие-либо основания сомневаться в способности ваших сотрудников успешно провести инвентаризацию, вы можете следовать своему чутью и вместо этого воспользоваться услугой инвентаризации. Когда дело доходит до такого утомительного процесса, лучше перестраховаться, чем сожалеть.

Когда возникают расхождения

Лица, проводящие инвентаризацию, должны подсчитать каждый предмет на своем листе и записать только точное количество. Когда инвентаризационный подсчет завершен, сравните физический подсчет с постоянной инвентаризационной записью.

Несоответствия требуют дальнейшего расследования и устранения. Пересчет может потребоваться другой счетной бригадой при любом значительном несоответствии. Если вы решили использовать свой собственный персонал, а не службу инвентаризации, несоответствие в подсчете может быть признаком того, что кто-то уронил мяч. Пересчет, который не приводит к расхождениям, — это один из вариантов, который вы должны сделать, чтобы исправить ошибку.

Когда процесс инвентаризации завершается

В конце процесса инвентаризации скорректируйте постоянную инвентаризационную запись для каждой позиции, чтобы отразить количество и стоимость инвентаризации.Теги, показывающие завершенные зоны, должны помочь в этом.

Руководство розничного продавца по точному инвентарному учету

Для предприятий розничной торговли проведение инвентаризации запасов часто откладывается. Почему? Потому что подсчет всех товаров в магазине отнимает много времени и утомителен.

Чтобы найти время для подсчета запасов, многие розничные торговцы работают в нерабочее время или временно закрывают магазин, что не является идеальным вариантом. Но даже если это не та задача, которую вы сильно любите, подсчет запасов необходим для поддержания точности инвентаризации, уменьшения потерь и обеспечения того, чтобы у вас было необходимое количество запасов для поддержания спроса круглый год.

Итак, давайте подробно рассмотрим, что такое инвентаризация. Когда вы будете готовы начать сравнивать фактические уровни запасов с данными, зарегистрированными в вашей POS-системе, вы можете загрузить эту удобную (и бесплатную) таблицу запасов, чтобы отслеживать их.

Из этого поста вы узнаете:

Давайте начнем!

Что такое инвентаризационная инвентаризация?

Физическая инвентаризация (также известная как полная инвентаризация) — это когда вы лично подсчитываете все продукты в вашем розничном магазине.Как правило, инвентаризационные подсчеты выполняются назначенным работником (или группой работников, в зависимости от того, сколько инвентаря необходимо подсчитать), который подсчитывает уровни запасов каждого предмета в торговом зале и на складе.

Затем они вручную записывают уровни запасов для каждого предмета либо ручкой и бумагой, либо в электронном виде с помощью электронной таблицы инвентаризации Excel. Подсчет инвентаризации занимает слишком много времени, и, как следствие, большинство розничных продавцов проводят ее только один раз в год.

Для поддержания точных уровней запасов без выполнения полного физического подсчета многие продавцы используют процесс, называемый циклическим подсчетом.

Что такое подсчет циклов?

Подсчет циклов (также известный как частичная инвентаризация) — это процесс постоянного подсчета выбранных частей вашего инвентаря. Преимущество одновременного подсчета меньших объемов запасов позволяет продавцам постоянно поддерживать точные уровни запасов без необходимости работать сверхурочно или прерывать часы работы магазина.

В результате подсчет циклов считается одним из наиболее эффективных методов инвентаризации для розничных торговцев. Это можно делать ежедневно, еженедельно или ежемесячно и избавляет вас от необходимости проводить полную инвентаризацию больше, чем вам нужно.

Как работает подсчет циклов?

Для эффективного подсчета циклов начните с выбора раздела вашего магазина (раздел обуви) или продукта (тип свитера), на котором вы хотите сосредоточиться. Затем посчитайте их и обязательно укажите их номер SKU и размер.Наконец, сравните количество подсчитанных вами запасов с уровнями запасов в вашей POS-системе.

Почему важна инвентаризация?

Цель выполнения полной инвентаризации или частичной инвентаризации состоит в том, чтобы проверить, соответствует ли зарегистрированный инвентарь вашего магазина (уровни инвентаря, которые вы видите в вашей системе точек продаж) инвентарю, который фактически находится в вашем магазине.

Торговцы используют сочетание цикличного и физического подсчета для согласования запасов, определения усадки и поддержания точных уровней запасов круглый год.

7 советов по точному физическому учету запасов

Выполнение как полной, так и частичной инвентаризации дает преимущества. Например, продавец может проводить частичный подсчет еженедельно, планируя ежегодную полную инвентаризацию на период послепраздничного затишья.

Если вы хотите объединить как полную, так и частичную инвентаризацию, мы составили список советов, чтобы сделать процесс подсчета максимально простым и безошибочным:

  1. Используйте технологию инвентаризации
  2. Тщательно выбирайте счетчики инвентаря
  3. Запланировать физический осмотр заранее
  4. Составьте карту вашего магазина и складских помещений
  5. Маркируйте коробки и полки
  6. Проинформируйте свою команду счетчиков
  7. Выразите благодарность своей команде счетчиков

1.Использование технологии инвентаризации

Инвентаризационный подсчет традиционно выполняется с использованием ручки и бумаги или листа Excel для подсчета продуктов, а затем согласования этой даты в своей POS-системе.

Хотя этот метод работает, он не без подводных камней. Во-первых, он требует двойного ввода, чрезмерно трудоемок и подвержен человеческим ошибкам. Если вы используете POS-терминал с возможностями управления запасами, у вас, вероятно, есть функция подсчета запасов, которая сократит время, необходимое для подсчета запасов.

Благодаря возможности подсчета инвентаризации Lightspeed, продавцы могут подсчитывать, согласовывать и сравнивать подсчеты за разные периоды времени с помощью сканера штрих-кода. Ускорьте подсчет запасов, устраните расхождения и убедитесь, что уровни запасов в вашей POS-системе и в вашем магазине совпадают.

Если вы уже используете Lightspeed, вы можете посетить нашу страницу поддержки , посвященную инвентаризации , чтобы получить пошаговое руководство.

2. Тщательно выбирайте счетчики инвентаризации

Инвентаризация требует согласованности и внимания к деталям.Сотрудники, которых вы выбираете для подсчета, должны быть опытными членами команды, которым вы можете доверять, чтобы они серьезно относились к работе и уделяли приоритетное внимание точности.

Выбирая команду по инвентаризации, подумайте о сотрудниках, которые знакомы с тем, что вы продаете, где продукты находятся в торговом зале и на складе. Подумайте о том, чтобы включить в свою команду счетчиков более младшего члена команды, чтобы они могли изучить веревки и рассчитывать на них в будущем.

Если вы работаете в одиночку и у вас нет времени самостоятельно провести полный инвентаризационный подсчет, вам могут пригодиться сторонние счетчики инвентаря.Они могут выполнять подсчет по всему магазину, в то время как вы беретесь за более управляемый подсчет циклов.

Имейте в виду, что процедуры инвентаризации различаются от одного поставщика к другому, поэтому важно проконсультироваться со сторонним инспектором, чтобы получить более четкое представление об их процессах и цене.

Некоторые сторонние услуги по инвентаризации включают:

3. Запланировать физический учет заранее

В зависимости от того, сколько продуктов вы храните, физический учет может занять много времени.Вот почему так важно планировать заранее и думать о том, когда (и как часто) вы планируете полный подсчет.

Когда следует проводить инвентаризацию инвентаризации?

Время и частота выполнения полной инвентаризации варьируется от магазина к магазину. Некоторые магазины ограничивают полную инвентаризацию до одного раза в год, другие проводят ее два раза в год, а другие проводят ее через частые промежутки времени.

В своем блоге Боб Фиббс, The Retail Doctor, упоминает, что лучшее время для полной инвентаризации — последние выходные января (в период после праздника) или конец июля, поскольку уровни SKU находятся на их уровне. самый низкий в это время.

В любом случае важно заранее составить график инвентаризации и уведомить команду по инвентаризации, чтобы они могли быть доступны в эти дни.

В любом случае вы не хотите закрывать магазин в рабочее время. По возможности старайтесь проводить физический учет в нерабочее время. Если это не вариант и вам необходимо временно закрыть магазин, сообщите об этом своим клиентам по электронной почте (у MailChimp есть простой в использовании конструктор электронной почты) и с помощью вывески в магазине.

Сообщите им, почему вы закрываетесь, когда вы снова откроетесь и что они все еще могут делать покупки в вашем интернет-магазине.

Если вы уже используете Lightspeed, вы можете интегрировать MailChimp со своей POS-системой и отправлять персонализированные электронные письма и повторяющиеся информационные бюллетени людям, подписанным на ваш список рассылки.

4. Составьте карту вашего магазина

Чтобы сделать процесс подсчета более плавным, вам может быть полезно распечатать карту вашего магазина и складского помещения, а также где находится каждый тип продукта.Это будет удобный инструмент навигации для вашей команды по инвентаризации.

Маркированная карта макета вашего магазина облегчит вам назначение сотрудников для определенного продукта или раздела магазина. Это позволяет вам оставаться организованным и разделять и побеждать, какие ресурсы считаются и кем.

Боб Фиббс предлагает продавцам указать «расположение каждой стойки, дисплея, стены и полки» и указать, какие категории продуктов там находятся.

Планировка вашего магазина с этикетками также может служить удобным контрольным списком на протяжении всего процесса инвентаризации.После подсчета раздела и выявления любых несоответствий вы можете отметить его как завершенный.

Следите за тем, какие разделы магазина вы учитываете, какие уже учтены, и какие расхождения в каждом разделе и категории товаров.

5. Маркируйте коробки и полки

Когда дело доходит до подсчета запасов, упорядоченность является ключом к оптимизации процесса и поддержанию точности. Часто незакрепленные поддоны и случайные продукты без коробки или упаковки могут привести к устранению несоответствий.

Один из способов поддерживать порядок на складе — это маркировать коробки с продуктами, которые не видны или скрыты, и хранить их по типу продукта (т. Е. Хранить джинсы вместе с другими джинсами). Храните свои продукты в определенных местах и ​​убедитесь, что сотрудники классифицируют продукты соответствующим образом, никогда не размещайте товар там, где его не должно быть.

Совет: Перед выполнением инвентаризационной инвентаризации убедитесь, что ваши продукты находятся там, где они должны быть. Прогуляйтесь по складскому складу и торговому залу и обратите внимание на случайные или неуместные товары.

Работа с инвентарными запасами без категорий

Перед тем, как начать подсчет инвентаря, проверьте отчет «Инвентарь без категорий» своей POS-системы, чтобы определить, какие товары не имеют присвоенной категории. Хорошо организованный инвентарь в вашей POS-системе сократит предотвратимые несоответствия, упростит планирование и закупку инвентаря и обеспечит точность будущих отчетов инвентаризации, на которые вы можете ссылаться.

Если вы уже используете Lightspeed, вы можете обратиться к инвентарю без категорий до инвентаризации с помощью отчета об инвентаризации без категорий .

6. Проинформируйте свою команду по счетчику

Размещение вашей группы по инвентаризации на одной странице — важная часть организации инвентаризации. Расскажите всем, за какой отдел магазина или складского помещения они отвечают, покажите им, как вводить данные и отслеживать товары, которые они пересчитывают, и проясните любые вопросы, которые могут у них возникнуть.

Проведите их по размеченной карте расположения вашего магазина, чтобы они знали, где им ориентироваться, и находили продукты, которые они должны пересчитывать.Это значительно упростит физический подсчет и согласование запасов.

7. Покажите своим счетчикам, что вы их цените

Это особенно верно, если вы запланировали инвентаризацию инвентаря вне обычных рабочих часов, но бесплатная еда, закуски и напитки могут иметь большое значение с точки зрения удовлетворенности сотрудников.

Инвентаризация утомительна; Следите за тем, чтобы ваши сотрудники были сыты и увлажнены, чтобы они могли участвовать в своей отличной игре.

Выверка запасов: устраните любые расхождения в запасах

По всей вероятности, вы столкнетесь с расхождениями в запасах.Важно то, что вы нашли причину проблемы.

Пересчет выбросов

Прежде чем делать какие-то выводы, рекомендуется пересчитать продукты, которые, как вы обнаружите, имеют удивительно низкие или высокие расхождения.

В большинстве случаев расхождения являются результатом ошибок инвентаризации, таких как неправильные математические расчеты или ошибки при вводе чисел.

В таких случаях достаточно, чтобы сотрудники пересчитывали свои запасы более одного раза, чтобы избежать подобных ошибок в будущем.Чтобы значительно уменьшить количество ошибок, возникающих в результате неправильного ввода данных и уровней инвентаризации в вашу систему, рассмотрите возможность использования сканера штрих-кода.

Другие причины несоответствия запасов

В других случаях несоответствие запасов может быть результатом более гнусных причин, таких как кража в магазине или кража сотрудников. Возможно, вы имеете дело с внутренней кражей мошенничества, и в таких случаях вам необходимо расследовать, проверить записи с камер видеонаблюдения и принять соответствующие юридические меры.

В любом случае регулярный подсчет циклов часто является одним из лучших методов выявления систематических несоответствий и принятия соответствующих мер.

Контрольный список после инвентаризации

После того, как вы закончите подсчет инвентаря, вам еще предстоит проделать важную работу для обеспечения точности инвентаризации:

Дважды проверьте инвентарный подсчет

Перед обновлением продукта Уровни запасов в вашей торговой точке всегда разумнее перепроверить, что подсчитанные номера запасов верны.

Лучший способ сделать это — просто попросить биржевиков пересчитать запасы несколько раз, чтобы быть уверенным.Другой, хотя и более трудоемкий, вариант — пересчитать каждую товарную категорию с расхождениями.

Проверьте отчеты об инвентаризации

Ключ к хорошему управлению запасами — это следить за своими данными и уметь преобразовывать их в полезную информацию.

Используйте следующие отчеты о запасах Lightspeed Analytics, чтобы опережать ваши потребности в запасах:

  • Отчет о сквозных продажах: Отчет о сквозных продажах показывает процент фактически проданных товаров, полученных по заказу на покупку.Информация о показателях сквозных продаж продуктов помогает согласовывать объемы заказов и цены с поставщиками.
  • Отчет с предупреждением о низком запасе: Используйте отчет с предупреждением о низком запасе, чтобы увидеть товары, которые хорошо продаются и которых у вас заканчивается. Переупорядочивайте запасы до того, как они полностью закончатся, и продолжайте поддерживать спрос на этот товар.
  • Отчет об оборотах: Используйте отчет об оборотах, чтобы увидеть скорость оборачиваемости ваших запасов (скорость, с которой вы продавали и пополняли свои запасы). Чем выше скорость поворота, тем больше этого предмета вы продаете.Эта информация может дать информацию о будущих закупках и планировании запасов.

Определите зоны вашего магазина с повышенным риском и минимизируйте усадку

После подсчета запасов и получения четкого представления о несоответствиях по секциям магазина проверьте, нет ли каких-либо закономерностей.

Сосредоточены ли несоответствия в определенной части магазина (например, возле входа или дорогих товаров)? Сообщите о своих выводах торговым представителям и научите их, как обнаруживать и останавливать воров.

Сравните завершенные отчеты об инвентаризации друг с другом

После того, как вы выполнили несколько инвентаризационных подсчетов, вы можете сравнить результаты друг с другом. Вы замечаете какие-нибудь закономерности? Возможно, вы замечаете, что расхождения в отношении недорогих аксессуаров со временем увеличиваются. Возможно, это сигнал разместить их ближе к месту покупки, чтобы предотвратить кражу.

Как бы то ни было, сравнение результатов инвентаризации друг с другом — единственный способ выявить закономерности и найти решения.

Найдите время, чтобы подсчитать свои запасы

Независимо от того, занимаетесь ли вы подсчетом запасов с помощью ручки и бумаги, электронной таблицы Excel или сложного программного обеспечения для управления запасами, такого как Lightspeed, организованное, систематическое управление запасами, несомненно, является основой управление прибыльным розничным магазином.

Хорошее управление запасами и инвентаризация — это не случайность. Они являются результатом тщательного планирования, четких процессов управления запасами, которые принимаются и соблюдаются сотрудниками, организованности в торговом зале и на складе, а также внимания к деталям на каждом этапе.

Эффективное управление запасами приведет к меньшему количеству расхождений, более быстрой выверке, более рентабельным закупкам и более эффективным сотрудникам. Воспользуйтесь приведенными выше советами, чтобы все это произошло.

Как эффективно управлять своими запасами

  • Управление запасами включает в себя заказ, складирование и использование материалов или продуктов предприятия.
  • Существуют различные типы инвентаря, такие как сырье, циклы и товары ТОиР.
  • Расстановка приоритетов для инвентаря поможет вам понять, что вам нужно заказывать или производить чаще, чтобы вы могли постоянно удовлетворять потребности своих клиентов.

Управление запасами — важнейшая часть прибыльности бизнеса, но многие малые предприятия не практикуют хорошее управление, когда дело касается товаров, которые они продают. У некоторых предприятий слишком мало товарных запасов, и они не могут удовлетворить ожидания клиентов, поставляя достаточное количество доступных продуктов. Это часто отталкивает клиентов, иногда в другой бизнес, а иногда и навсегда.

С другой стороны, многие предприятия идут другим путем, затоваривая товары «на всякий случай». Несмотря на то, что у вас всегда будут товары, которые ищут ваши клиенты, риск, связанный с этой стратегией, приведет к утечке денег из вашего бизнеса. Избыток запасов не только связывает ценный денежный поток, но и требует больших затрат на хранение и отслеживание.

Эффективное управление запасами находится где-то между этими двумя крайностями. Хотя для достижения эффективного процесса управления требуется больше работы и планирования, ваша прибыль будет отражать ваши усилия.

Типы инвентаря

Прежде чем приступить к эффективному управлению запасами, вам необходимо точно понять, что включает в себя инвентарь. Вот некоторые из множества различных типов запасов:

  • Сырье или материалы, которые вы используете для производства своей продукции
  • Незавершенные изделия , незавершенные работы, которые не готовы к продаже
  • Готовая продукция , которая обычно хранится на складе до продажи или отгрузки
  • Товары в пути , которых больше нет на складе и которые отправляются в конечный пункт назначения
  • Цикл инвентаризации , или продукты, которые поставляются предприятию от поставщика или производителя, а затем немедленно продаются клиентам
  • Запасы в ожидании , или избыточные продукты в ожидании роста продаж
  • Разделение запасов , которые являются запасные части, материалы или продукты, отложенные в ожидании замедления или остановки производства
  • Товары ТОиР , что означает «техническое обслуживание, ремонт и эксплуатационные материалы» и поддерживает производственный процесс.
  • Буферный запас или «страховой запас», который служит подушкой на случай неожиданной проблемы или потребность в дополнительном инвентаре

Это помогает отсортировать инвентарь, чтобы вы знали, какие предметы попадают в ту же категорию, и затем вы могли управлять соответствующим образом.Например, вы будете обращаться с готовой продукцией иначе, чем с сырьем.

Какая лучшая программа для управления запасами?

Для малого бизнеса доступны различные программы для управления запасами, и лучшая из них для вашего бизнеса зависит от множества факторов. Например, вы захотите рассмотреть свой бюджет, тип вашего бизнеса и определенные функции, которые вы ищете, такие как мобильные приложения и облачное резервное копирование.

На нашем дочернем сайте business.com есть руководство по покупке программного обеспечения для инвентаризации, в котором объясняются пять популярных программных систем для управления запасами:

  1. TradeGecko прост в использовании и имеет множество вариантов интеграции.
  2. Odoo прост в освоении и упрощает отслеживание заказов, но у него мало поддержки клиентов и он не может напрямую импортировать продукты электронной коммерции.
  3. Fishbowl организован и прост в использовании, с функциями отслеживания продаж и заказов, но он не может импортировать продукты из вашего канала онлайн-продаж.
  4. Stitch — удобное программное обеспечение как для цифровых, так и для физических магазинов.
  5. Contalog лучше всего подходит для предприятий электронной коммерции, но затрудняет выполнение заказов.

Советы по управлению запасами

Здесь вы найдете 10 основных советов по эффективному управлению запасами для повышения прибыльности и управления денежными потоками.

1. Расставьте приоритеты для своего инвентаря.

Разделение инвентаря на группы приоритета может помочь вам понять, какие товары нужно заказывать чаще и чаще, а какие важны для вашего бизнеса, но могут стоить дороже и двигаться медленнее. Эксперты обычно предлагают разделить ваш инвентарь на группы A, B и C.Предметы в группе A — это предметы с более высокой ценой, которых вам нужно меньше. Товары категории C — это недорогие товары, которые быстро меняются. Группа B — это то, что находится посередине: предметы по умеренной цене, которые выходят за дверь медленнее, чем предметы C, но быстрее, чем предметы A.

2. Отслеживайте всю информацию о продукте.

Обязательно ведите учет информации о продукте для предметов в вашем инвентаре. Эта информация должна включать артикулы, данные штрих-кода, поставщиков, страны происхождения и номера партий.Вы также можете рассмотреть возможность отслеживания стоимости каждого товара с течением времени, чтобы знать о факторах, которые могут изменить стоимость, таких как дефицит и сезонность.

Примечание редактора: нужна помощь в управлении запасами вашего бизнеса? Заполните анкету ниже, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами и предоставили информацию о программном обеспечении для управления запасами.

3. Проведите аудит своего инвентаря.

Некоторые предприятия проводят всесторонний учет раз в год. Другие проводят ежемесячные, еженедельные или даже ежедневные выборочные проверки своих самых горячих товаров.Многие делают все вышеперечисленное. Независимо от того, как часто вы это делаете, обязательно регулярно физически подсчитывайте свой инвентарь, чтобы убедиться, что он совпадает с тем, что, по вашему мнению, у вас есть.

4. Проанализируйте работу поставщика.

Ненадежный поставщик может создать проблемы для вашего инвентаря. Если у вас есть поставщик, который обычно опаздывает с доставкой или часто сокращает срок выполнения заказа, пора действовать. Обсудите проблемы со своим поставщиком и выясните, в чем проблема. Будьте готовы сменить партнера или иметь дело с неопределенными уровнями запасов и возможностью их исчерпания в результате.

5. Практикуйте правило инвентаризации 80/20.

Как правило, 80% вашей прибыли приходится на 20% ваших акций. Сделайте приоритетным управление запасами этих 20% товаров. Вы должны понимать полный жизненный цикл продаж этих товаров, включая то, сколько вы продаете за неделю или месяц, и внимательно следить за ними. Это предметы, которые приносят вам больше всего денег; не упускайте возможности управлять ими.

6. Будьте последовательны в получении запасов.

Может показаться здравым смыслом убедиться, что входящие запасы обрабатываются, но есть ли у вас стандартный процесс, которому все следуют, или каждый сотрудник, получающий и обрабатывающий входящие запасы, делает это по-своему? Небольшие расхождения в том, как складываются новые запасы, могут заставить вас чесать голову в конце месяца или года, задаваясь вопросом, почему ваши цифры не совпадают с вашими заказами на покупку.Убедитесь, что весь персонал, который получает товар, делает это одинаково, и что все коробки проверены, получены и распакованы вместе, точно подсчитаны и проверены на точность.

7. Отслеживайте продажи.

Опять же, это кажется легкой задачей, но это выходит за рамки простого суммирования продаж в конце дня. Вы должны ежедневно понимать, какие товары и сколько вы продали, а также обновлять итоговые данные о запасах. Но помимо этого вам необходимо проанализировать эти данные. Вы знаете, когда определенные предметы продаются быстрее или выпадают? Это сезонно? Есть ли определенный день недели, когда вы продаете определенные товары? Некоторые предметы почти всегда продаются вместе? Понимание не только ваших общих продаж, но и более широкой картины того, как продаются предметы, важно для того, чтобы держать ваши запасы под контролем.

8. Заказывайте пополнение самостоятельно.

Некоторые поставщики предлагают сделать за вас переупорядочение запасов. На первый взгляд, это кажется хорошей идеей — вы экономите персонал и время, позволяя кому-то другому управлять процессом хотя бы нескольких из ваших позиций. Но помните, что у ваших поставщиков разные приоритеты. Они хотят переместить свои товары, а вы хотите, чтобы они были наиболее прибыльными для вашего бизнеса. Найдите время, чтобы проверить инвентарь и самостоятельно заказать пополнение запасов.

9. Инвестируйте в технологии управления запасами.

Если у вас достаточно небольшой бизнес, управление первыми восемью пунктами в этом списке вручную с помощью таблиц и блокнотов вполне возможно. Но по мере роста вашего бизнеса вы будете тратить больше времени на инвентаризацию, чем на свой бизнес, или рискуете, что ваши запасы выйдут из-под контроля. Хорошее программное обеспечение для управления запасами облегчает выполнение всех этих задач. Перед тем, как выбрать программное решение, убедитесь, что вы понимаете, что вам нужно, что оно обеспечивает аналитику, важную для вашего бизнеса, и что им легко пользоваться.

10. Используйте технологию, которая хорошо интегрируется.

Программное обеспечение для управления запасами — не единственная технология, которая может помочь вам управлять запасами. Такие вещи, как мобильные сканеры и POS-системы, могут помочь вам не сбиться с пути. При инвестировании в технологии отдавайте предпочтение системам, которые работают вместе. Наличие POS-системы, которая не может взаимодействовать с вашим программным обеспечением для управления запасами, — это еще не конец света, но вам может потребоваться дополнительное время для передачи данных из одной системы в другую, что упростит получение неточных подсчетов запасов. .

Дон Кучвара способствовала написанию и написанию этой статьи.

Управление запасами: как управлять запасами малого бизнеса

Важно регулярно оценивать свой бизнес, чтобы убедиться, что вы на пути к успеху. Одна из самых неотъемлемых частей вашего бизнеса — это управление запасами.

Как обстоят дела с управлением запасами вашего малого бизнеса? Были ли у вас в наличии нужные продукты, когда они вам были нужны? Вы потеряли бизнес, когда товаров не было в наличии? Или вы потеряли деньги из-за избытка запасов?

В этой статье мы обсуждаем основные методы управления запасами, объясняем, что искать в хорошем программном обеспечении для управления запасами, и рассмотрим некоторые передовые методы управления запасами.

Упростите свой бизнес с помощью интуитивно понятного управления запасами

С Square for Retail вы можете вернуть свои запасы в нужное русло.

Что такое управление запасами?

Управление запасами — это часть управления цепочкой поставок, цель которой — всегда иметь нужные продукты в нужном количестве для продажи в нужное время. Когда все сделано эффективно, предприятия сокращают расходы на хранение избыточных запасов при максимальном увеличении продаж. Хорошее управление запасами может помочь вам отслеживать свои запасы в режиме реального времени, чтобы оптимизировать этот процесс.

Эффективно управляя своими запасами, вы можете иметь под рукой нужные продукты в нужном количестве и избегать того, чтобы продуктов не было на складе, а фонды были связаны излишками. Вы также можете обеспечить своевременную продажу своих продуктов, чтобы избежать порчи или устаревания, или тратить слишком много денег на запасы, которые занимают место на складе или складе.

Хорошее программное обеспечение для управления запасами должно:

  • Сократите расходы, увеличьте денежный поток и увеличьте прибыль вашего бизнеса
  • Следите за своим инвентарем в реальном времени
  • Помогите вам спрогнозировать спрос
  • Предотвратить дефицит продукции и продукции
  • Предотвратить избыток запасов и слишком много сырья
  • Позволяет легко анализировать инвентарь на любом устройстве
  • Будьте доступны прямо из вашей торговой точки
  • Оптимизировать организацию склада и драгоценное время сотрудников
  • Быстрое и безболезненное сканирование штрих-кода для ускорения приема
  • Возможность управления несколькими местами, отслеживание запасов в нескольких местах или на складах

Методы и передовые методы управления запасами для малого бизнеса

Вот некоторые из методов, которые многие малые предприятия используют для управления запасами:

  1. Уточняйте свой прогноз. Точное прогнозирование жизненно необходимо. Ваши прогнозируемые расчеты продаж должны основываться на таких факторах, как исторические данные о продажах (если вы продаете с Square, эту информацию можно найти в своей онлайн-панели), рыночные тенденции, прогнозируемый рост и экономика, рекламные акции, маркетинговые усилия и т. Д.
  2. Используйте подход FIFO (первым пришел — первым ушел). Товары должны продаваться в том же хронологическом порядке, в котором они были приобретены или созданы. Это особенно важно для скоропортящихся продуктов, таких как еда, цветы и косметика.Например, владелец бара должен знать материалы, из которых состоит бар, и применять методы FIFO для улучшения инвентаря в баре. Это также хорошая идея для нескоропортящихся товаров, так как предметы, лежащие слишком долго, могут быть повреждены или по иным причинам устарели и не подлежат продаже. Лучший способ применить FIFO на складе или складе — добавить новые элементы сзади, чтобы старые продукты были впереди.
  3. Определить малооборотный запас. Если у вас есть запасы, которые вообще не продавались за последние шесть-12 месяцев, вероятно, пора прекратить складировать этот товар.Вы также можете рассмотреть различные стратегии избавления от этого запаса — например, специальную скидку или рекламную акцию — поскольку избыток запасов тратит впустую ваше пространство и капитал.
  4. Проверьте свои запасы. Даже с хорошим программным обеспечением для управления запасами периодически вам все равно нужно фактически подсчитывать свои запасы, чтобы убедиться, что то, что у вас есть на складе, соответствует тому, что, по вашему мнению, у вас есть. Компании используют разные методы, включая ежегодную инвентаризацию на конец года, в которой учитывается каждый предмет, и постоянные выборочные проверки, которые могут быть наиболее полезны для продуктов, которые быстро перемещаются или имеют проблемы с запасами.
  5. Используйте облачное программное обеспечение для управления запасами. Ищите программное обеспечение с аналитикой продаж в реальном времени. Программное обеспечение Square подключается непосредственно к вашей торговой точке, поэтому уровень ваших запасов автоматически корректируется каждый раз, когда вы совершаете продажу. Получайте ежедневные электронные письма с предупреждениями о наличии товаров, чтобы всегда знать, каких товаров мало или нет, чтобы вы могли вовремя заказать больше.
  6. Постоянно отслеживайте уровень запасов. Имейте надежную систему для отслеживания уровня запасов, отдавая приоритет самым дорогим товарам.Эффективное программное обеспечение экономит ваше время и деньги, делая большую часть тяжелой работы за вас.
  7. Сократить время ремонта оборудования. Основные механизмы не всегда находятся в рабочем состоянии, поэтому важно управлять этими активами. Сломанный механизм может стоить дорого. Мониторинг вашего оборудования и его частей имеет решающее значение для понимания его жизненного цикла, поэтому вы можете быть готовы к тому, что возникнут проблемы.
  8. Не забывайте о контроле качества. Независимо от вашей специальности, важно, чтобы все ваши продукты выглядели великолепно и работали хорошо.Это может быть так же просто, как попросить сотрудников провести быструю проверку во время проверки запасов, которая включает контрольный список на наличие признаков повреждения и правильную маркировку продукции.
  9. Нанять биржевого контролера. Контроль запасов используется для отображения количества запасов, имеющихся у вас в данный момент, и применяется ко всем позициям от сырья до готовой продукции. Если у вас много инвентаря, вам может понадобиться один человек, который за него отвечает. Контроллер запасов обрабатывает все заказы на закупку, принимает поставки и следит за тем, чтобы все поступающие соответствовали тому, что было заказано.
  10. Помните азбуку. Многие компании считают полезным иметь более жесткий контроль над более дорогостоящими товарами, сгруппировав товарно-материальные запасы по категориям A, B и C.
  11. Рассмотрите возможность прямой доставки. Если ваш бизнес использует методы прямой доставки, вы можете продавать товары, фактически не храня инвентарь самостоятельно. Вместо этого оптовый торговец или производитель несет ответственность за инвентаризацию и доставку продуктов, когда потребитель покупает их в вашем магазине.Таким образом, вы не будете беспокоиться о хранении, хранении или заполнении запасов. Многие владельцы, открывающие интернет-магазин, применяют методы прямой доставки, но эта стратегия выполнения цепочки поставок может быть принята многими типами предприятий во всех отраслях.

Товары, отнесенные к категории А — дорогостоящие товары — составляют наименьший процент запасов и имеют наибольшую стоимость годового потребления. Товары, сгруппированные в категорию C — наименее дорогие товары — составляют наибольший процент запасов и имеют наименьшее значение годового потребления.Продукты B находятся посередине. Годовое потребление — это годовой спрос, умноженный на стоимость товара.

В приведенной ниже таблице показано (на основе рекомендаций Lokad), как компании могут это разбить:

Пример анализа запасов ABC
Классификация Процент запасов Годовое потребление
А 10-20% 70-80%
B 30% 15-25%
С 50% 5%

Квадрат для розничной торговли:

Система складских запасов для малого бизнеса

POS-терминал

Square предлагает надежное программное обеспечение для управления запасами, которое обновляется в режиме реального времени и позволяет продавцам управлять своими запасами из любого места.Наша система отлично подходит для омниканальной розничной торговли и синхронизируется с вашей обычной торговой точкой и интернет-магазином.

Наша система управления запасами быстро настраивается и проста в использовании. Загружайте отчеты и получайте ежедневные уведомления о запасах товаров, которые заканчиваются или отсутствуют, чтобы вы всегда знали, сколько у вас есть на складе. Вы можете узнать больше о том, как его использовать, здесь.

Если вам нужно более сложное решение, POS Square прекрасно интегрируется с Stitch Labs, Shopventory и DEAR для управления запасами по нескольким каналам.Или поработайте с разработчиком, чтобы создать собственное программное решение для управления запасами с API Square Items.

Как отслеживать и управлять инвентарем в Square

Бесплатное облачное программное обеспечение для управления запасами

Square дает вам инструменты для включения и отслеживания запасов по элементам или партиям. Для товаров с включенным инвентарем счетчик запасов обновляется на основе продаж из приложения Square, Square Invoices и вашего интернет-магазина. Инвентаризация отслеживается и управляется для каждого местоположения (и может быть выполнено с помощью SKU).

Как отслеживать запасы по позициям

Чтобы включить отслеживание предметов в вашем инвентаре:

  1. Посетите Библиотеку предметов на панели инструментов.
  2. Выберите элемент.
  3. Отрегулируйте количество предметов и их местонахождение (инвентаризация создается, редактируется и отслеживается для каждого местоположения).

После того, как вы включите инвентарь, вы будете получать оповещения на панели управления о низком запасе или распроданных товарах, чтобы вы знали, когда заказывать и пополнять запасы.Получите пошаговые инструкции по управлению элементами в нашем Центре поддержки.

Как массово загрузить инвентарь

Есть несколько элементов, которые нужно включить? Не волнуйтесь, вы можете загрузить отчет о текущих запасах и массово обновлять их с помощью инструмента импорта. Это особенно полезно для добавления нового инвентаря и проверки текущего запаса.
Все, что вам нужно сделать, это:

  1. Посетите Библиотеку предметов на панели инструментов.
  2. Щелкните Изменить библиотеку элементов .
  3. Загрузите наш файл шаблона (он включает всю вашу библиотеку элементов).
  4. Откройте файл и добавьте инвентарь по позициям в столбце с надписью New Quantity [Location] .
  5. Вы также можете обновить свой Stock Alert Enabled [Location] .
  6. Сохраните файл, затем перетащите его в окно Import Inventory и щелкните Upload .

Подробнее об управлении запасами с помощью CSV-файла инвентаризации можно узнать в нашем Центре поддержки.

Советы для предприятий, производящих собственные продукты

Некоторые предприятия владеют всей цепочкой поставок, например, производитель и продавец сумок ручной работы.

Вместо того, чтобы закупать готовую продукцию у других поставщиков, ваш бизнес получает сырье, которое вы затем превращаете в предметы для продажи. Инвентарь для этих видов бизнеса обычно состоит из трех категорий:

  • Сырье для производства продукции
  • Незавершенное производство
  • Готовая продукция

В 2001 году гигант сетевого оборудования Cisco на собственном опыте узнал, что происходит, когда предложение превышает спрос.Он списал сырье и компоненты оборудования на сумму 2,25 миллиарда долларов в качестве убытка. Одним из ключевых факторов потерь было то, что Cisco не использовала моделирование управления запасами и плохо спрогнозировала показатели продаж.

Советы для предприятий розничной торговли

Но даже если вы не являетесь многонациональным предприятием, хорошее управление запасами в розничной торговле может помочь вам сэкономить кучу денег. Хотя может возникнуть соблазн покупать товары в больших количествах, чтобы воспользоваться скидками поставщиков и бесплатной доставкой, наличие избыточных запасов не всегда хорошо для прибыли.

Избыточный запас проблематичен по нескольким причинам. Начнем с того, что вы не хотите, чтобы слишком большая часть средств вашего бизнеса была связана с товарами, и вы рискуете потерять деньги, если не сможете продать товары вовремя. (Это особенно верно для сезонных товаров. Спросите любого владельца бизнеса, который пытается продавать рождественские украшения после 25-го числа. Потребители, естественно, ожидают больших скидок, и вы можете продать с убытком, если вообще продадите предметы.) Кроме того, существуют расходы, связанные с хранение лишних запасов.

С другой стороны, наличие слишком малого количества товаров может привести к потере потенциальных клиентов. Представьте, что покупатели приходят в ваш обычный магазин и обнаруживают, что их любимый товар отсутствует в наличии. Если вы думаете, что они вернутся, когда товар будет в наличии, подумайте еще раз. Исследование немецких потребителей, проведенное GT Nexus, показало, что 63 процента покупателей, столкнувшихся с отсутствием товаров на складе, предпочли купить товар у конкурента или не купили его вообще.

Выверка утерянных, поврежденных или украденных вещей

Уменьшение запасов в розничном магазине часто называют сокращением.Средний процент усадки в розничной торговле составляет два процента. А в 2016 году, согласно Национальному исследованию безопасности розничной торговли, касающемуся краж розничной торговли, в 2016 году убытки ритейлеров превысили 49 миллионов долларов.

Существует четыре основных категории потери товарно-материальных ценностей из-за потери или кражи. Согласно исследованию 2014 года, кражи в магазинах составляют 38 процентов убытков розничной торговли, кражи сотрудников — 34,5 процента, ошибки в оформлении документов — 16 процентов, а мошенничество с поставщиками или продавцами — семь процентов.У некоторых экспертов также есть пятая категория, которая включает все неизвестные причины потери товарно-материальных запасов; на него приходится шесть процентов всей убыли товарно-материальных ценностей.

Когда товар поврежден, он также включается в состав усадки. Повреждение может произойти по пути в ваш магазин или в самом магазине.

Как бы то ни было, усадка является очень дорогостоящей проблемой для розничных продавцов и может привести к потере прибыли. И это двойной удар: вы не можете окупить стоимость инвентаря и не можете продать его для получения дохода.

Чтобы покрыть эти потенциальные убытки, вы можете повысить цены на свои товары, переложив их стоимость на своих покупателей. Но это может иметь неприятные последствия, если клиенты чувствительны к цене. Вам также может потребоваться усилить процессы, предотвращающие кражи и потери, например безопасность, что приведет к увеличению вашего общего бюджета.

Хотя усадка — это то, что вам нужно учитывать в своей прибыли, вам не нужно просто поглощать ее как расходы на ведение бизнеса. Желательно поговорить со своим налоговым консультантом, чтобы понять, можете ли вы вычесть убытки от несчастных случаев и краж, связанных с товарно-материальными запасами, в своей личной или корпоративной налоговой декларации.

FAQ

Разве таблицы не являются хорошим способом управления запасами?

Таблицы

не являются эффективным инструментом управления запасами, потому что их приходится обновлять вручную, что отнимает много времени и означает, что данные почти всегда устарели. Кроме того, таблицы не могут масштабироваться вместе с вашим бизнесом, не могут взаимодействовать с вашим POS-терминалом и не показывают, как продаются ваши продукты.

Дорогая ли программа для управления запасами?

Не обязательно. В то время как некоторое программное обеспечение для управления запасами стоит сотни или даже тысячи долларов, облачное программное обеспечение Square предоставляется бесплатно при регистрации.Посмотрите, как Square сочетается с другими POS-системами.

Какие приложения для управления запасами предлагает Square в настоящее время?

У

Square есть два приложения, которые малый бизнес может использовать для управления своими запасами: Square Point of Sale и Square for Retail.

Если у вас есть бизнес только в одном месте, Square Point of Sale вам подойдет. Но если вы управляете несколькими розничными магазинами, мы рекомендуем Square for Retail, поскольку эта система управления запасами позволяет вам управлять запасами в нескольких местах (включая перемещение запасов между точками), создавать или получать заказы на покупку, управлять поставщиками и создавать отчеты о расходах на поставки.

Вот различия между двумя приложениями:

Приложение Квадратная приборная панель Квадрат для розницы
Стоимость Бесплатно 60 $ / мес / за регистр
Массовая загрузка элементов Есть Есть
Управление запасами в нескольких местах Есть Есть
Установить оповещения о низком уровне запасов Есть Есть
Получение запасов в приложении Есть
Создание и печать этикеток со штрих-кодом из Dashboard Есть
Согласовать усадку / пометить предметы как потерянные Есть
Отслеживание утерянных, поврежденных или возвращенных запасов Есть

Нужна помощь в управлении запасами? Попробуйте Square for Retail бесплатно в течение 30 дней.

Рекомендации: как провести инвентаризацию магазина

Проведение полной инвентаризации магазина является важной частью розничных операций. Вот несколько предложений по процессу, советов и рекомендаций от Heartland Retail, которые помогут вам спланировать и провести подсчет. Чтобы узнать, как использовать функцию физического подсчета в Heartland Retail, прочтите эту статью.

Общая картина

Целью инвентаризации является подсчет каждого предмета в вашем магазине один раз и только один раз.Процессы, описанные в этом руководстве, являются только примерами. Вы можете обнаружить, что вам нужно импровизировать, чтобы удовлетворить ваши потребности, и когда вы это сделаете, эта цель ( для однократного подсчета каждого предмета в вашем магазине и только один раз, ) должна служить вашей «опорной точкой».

Шаг 1. Создайте карту магазина заранее.

Смысл карты магазина — дать вам инструмент, позволяющий убедиться, что вы все посчитали. Создайте карту своего инвентаря, а затем разделите ее на управляемые подсчетные секции или партии.Например, в магазине могут быть следующие разделы: Окна, Обложка для наличных, Передний правый, Передний левый, Задняя стенка, Круглый / Ящик и т. Д. При подсчете секций будут соответствовать сканируемые партии. Создание относительно небольших разделов, а не нескольких больших, облегчит выявление ошибок и проверку несоответствий.

Вы можете использовать Google Draw или аналогичную программу для сопоставления секций полок и приспособлений в вашем магазине. Вы должны убедиться, что все возможные места, где хранятся товары, в торговом зале или за его пределами, включены в раздел карты вашего магазина.Не забудьте про окна, манекены, под прилавком или инвентарь в задней части комнаты. Вы можете пронумеровать каждое отдельное приспособление и каждую секцию полок.

Шаг 2 — Организуйте магазин перед подсчетом

Это можно сделать одновременно с шагом 1. Очень важно организовать магазин в соответствии с созданной вами картой. Убедитесь, что каждый товар явно включен только в один раздел. Группировка товаров по брендам или отделам может быть полезна для проверки расхождений, но не важна для правильного подсчета.Вы можете использовать синюю малярную ленту, чтобы разделить и пронумеровать ваши секции или партии.

Затем убедитесь, что на всех предметах есть штрих-код, который можно сканировать. Это может занять больше всего времени, особенно если у вас есть украшения. Этот шаг очень важен, если вы хотите, чтобы счет шел наиболее эффективно. Неэффективно запускать сканирование / подсчет, а затем обнаруживать в разделе элементы, на которые не нанесен штрих-код. Это также приводит к ошибкам в инвентаре, если вы не обрабатываете эти предметы сразу (что замедляет вас). Если вы настроили сканирование UPC, этот шаг очень прост, но вы все равно должны проверять каждый элемент.Распечатайте этикетки со штрих-кодом от Heartland Retail для любых товаров, на которых отсутствуют штрих-коды. Расположите предметы так, чтобы штрих-коды были легко доступны.

Шаг 3 — Тактика большого события

В этом разделе описаны тактики для всех аспектов выполнения самого подсчета. Для достижения наилучших результатов вы должны спланировать это заранее.

3а. Подсчет команд

Ваш подсчет будет проходить гладко, если у вашей группы сканирования четко определены роли. Конечно, размер вашей команды будет зависеть от многих факторов, включая размер и сложность подсчета, время, отведенное на мероприятие, и доступную рабочую силу.Для хорошо подготовленного места с 10 000–15 000 артикулов со штрих-кодом, которые можно сканировать, команда из шести человек с опытным руководством должна быть в состоянии завершить подсчет за 4–6 часов. Для большего количества потребуется больше людей — или больше времени, — в то время как меньшее место может быть покрыто меньшими затратами. Может показаться заманчивым сделать подсчет «все руки на палубе», но слишком большая команда на самом деле может отвлекать и способствовать ошибкам. Что наиболее важно, так это заблаговременное определение ролей в команде и их информирование.

Для приведенного выше списка из шести человек роли могут выглядеть следующим образом:

  1. Руководитель группы — назначает разделы сканерам, управляет подсчетом в Heartland Retail и рассматривает расхождения.

  2. Сканер — Сканирует разделы. Подтвердите общее количество отсканированных документов для быстрого подсчета элементов. Пересчитывает расхождения.

  3. Сканер — Сканирует разделы. Подтвердите общее количество отсканированных документов для быстрого подсчета элементов. Пересчитывает расхождения.

  4. Сканер — Сканирует разделы. Подтвердите общее количество отсканированных документов для быстрого подсчета элементов. Пересчитывает расхождения.

  5. Сканер — Сканирует разделы. Подтвердите общее количество отсканированных документов для быстрого подсчета элементов. Пересчитывает расхождения.

  6. Счетчик специалистов — определяет, исследует и подсчитывает не сканируемые предметы.

3б. Процесс сканирования

Хотя сканирование штрих-кода — лучший способ быстро и точно регистрировать инвентарные данные, все же есть некоторые подводные камни, о которых следует знать.Потратив время на настройку организованного процесса сканирования, адаптированного к типу продаваемых вами товаров, вы окупитесь своей скоростью и точностью во время подсчета. Хотя все магазины разные, вот несколько советов по работе с разными сценариями:

  • Коробочные товары меньшего размера на полках: Расположите все коробки штрих-кодами наружу. Начните сканирование с крайнего левого элемента на верхней полке каждого раздела, затем переходите вправо. Когда вы дойдете до самой правой стороны секции, спуститесь к следующей полке и начните снова с левой.

  • Одежда на вешалках / вешалках: Убедитесь, что все штрих-коды видны (извлеките бирки для каждого из штрих-кодов заранее). Сдвиньте все предметы к левой стороне стойки. Сканируя каждый элемент, сдвигайте его как можно дальше вправо.

  • Большие упакованные предметы / складские помещения: Тщательно расставьте все предметы штрих-кодами наружу и спланируйте свой маршрут по комнате перед тем, как начать. Подчеркните аккуратные стопки и убедитесь, что существует логика того, как следует продолжить сканирование.Например, если у вас есть ящики, уложенные на поддоны, убедитесь, что сканер перемещается вокруг каждого поддона одинаково. Если комната хорошо организована, такие товары должно быть очень легко сканировать.

  • Мелкие импульсные предметы в ящиках: Начните с пустой корзины или ящика. Выньте каждый предмет из его импульсного контейнера, отсканируйте его и поместите в корзину. Когда вы закончите корзину, опорожните корзину обратно в нее и начните следующую. Поскольку они обычно существуют в больших количествах, а эффективные тактики сильно различаются в зависимости от конкретных товаров, сканирование импульсных предметов может занять много времени.Вы можете смягчить это, назначив в этот отдел наиболее опытных (и ориентированных на детали) специалистов по сканированию.

  • Элементы, которые не будут сканироваться: Независимо от того, насколько тщательно вы проверяете свои штрих-коды, всегда будут некоторые элементы, которые не будут взаимодействовать во время подсчета. Предоставьте каждому члену группы сканирования корзину или сумку (или область магазина), в которой можно объединить эти элементы — если элемент не сканируется, положите его в корзину (или область) и двигайтесь дальше. Поручите одному члену команды собирать эти предметы и обрабатывать их группами.

Шаг 4 — Отчеты для проверки в рамках физического подсчета

  • Негатив на руках — Перед подсчетом вам следует просмотреть свой список предметов, где количество предмета в наличии отрицательное. Инструкции по созданию списка этих элементов см. В этой статье.

    Отрицательные количества в наличии обычно делятся на три категории:

  • Товары по заказам на закупку или передачи , которые физически прибыли и проданы, но так и не были получены в Heartland Retail.Их необходимо исправить, потому что, если эти переводы / заказы на покупку будут получены после завершения подсчета, они добавят ложные количества в наличии. Прием и / или передача продукта должны быть завершены до физического подсчета, хотя и значительно позже, чтобы обеспечить наиболее точную отчетность.

  • Предметы, для которых нелегко проследить происхождение отрицательного количества . Вы можете исследовать это с помощью функции истории инвентаря Heartland Retail: Поиск в инвентаре. Они будут фиксироваться подсчетом и имеют более низкий приоритет.

  • Предметы, количество которых правомерно отрицательно . Например, товар, который был продан одним магазином, но должен быть реализован из другого магазина и еще не был передан. Эти отрицательные числа должны быть сохранены, чтобы предотвратить ложные срабатывания при передаче. Поскольку Heartland Retail не принимает отрицательные количества при физическом подсчете, вам необходимо будет откорректировать их после завершения подсчета.

  • Несоответствующие и открытые переводы — Просмотрите все открытые или находящиеся в пути позиции.Убедитесь, что все физически переданные элементы были перенесены внутрь. Если у вас есть несоответствующие передачи, решите их, прежде чем завершать подсчет.

  • Подумайте о получении отрезка — Если товар поступает в магазин, знайте, следует ли вам считать товар или нет. Если он был получен в Heartland Retail, его следует засчитать. Если он будет получен после подсчета, его не следует считать.

  • Физическое количество результирующих расхождений — При просмотре расхождений, вызванных физическими данными, отсортируйте список и сначала рассмотрите самые большие.Особенно обратите внимание на предметы, которые показывают несколько в наличии, но ноль на счетчике. Это очень хороший индикатор пропущенных элементов или разделов.

Шаг 5: Используйте контрольный список

  1. Убедитесь, что все имеет штрих-код и этикетки легко доступны — цель — быстрое сканирование. Когда вы сталкиваетесь с предметом без штрих-кода, это действительно замедляет подсчет.

  2. Просмотрите свой отрицательный отчет о наличии

  3. Создайте список «ролей» — кто и что будет делать во время физического подсчета

  4. Создайте разделы или партии вашего магазина

  5. Планируйте товары, которые выиграли » t сканирование

  6. Начать счет!

  7. Просмотрите свой отчет о несоответствиях в функции подсчета

Как подсчитывать запасы | Советы для розничных магазинов спиртных напитков

Независимо от того, открываете ли вы новый магазин, проводите ежемесячный / еженедельный подсчет или подсчет на конец года, подсчет инвентаризации может оказаться сложной задачей.За прошедшие годы мы нашли несколько советов, которые помогут научиться считать магазин. Каждый магазин рассчитывается индивидуально, но эти советы можно использовать повсюду.

Обнулить инвентарь

Если вы планируете обнулить счетчики инвентаря, вы должны сделать это до начала счета. Если вы сделаете это во время подсчета, вы фактически обнуляете все, что уже подсчитали. Это потребует от вас начать подсчет заново.

Счетчик при закрытии магазина

Не считайте, когда магазин открыт любой ценой. Это позволит вам рассчитывать, поскольку люди собирают товары с полок, товары покупаются, в магазин может поступить посылка и т. Д. Лучшая практика — всегда считать, когда магазин закрыт. Таким образом, вы не ошибетесь в том, что вы пропустили какой-либо товар в счетчике.

Считать несколько человек

Используя для подсчета несколько человек, вы не только проведете подсчет за меньшее время, но и сможете подсчитать сразу несколько отделов.Это позволит сотрудникам не завышать подсчет и не ошибиться при подсчете.

В mPower вы также можете объединить несколько счетчиков в один простой корректирующий документ.

Подсчет по отделам

Если вы не можете сосчитать магазины за один день, мы рекомендуем считать по одному отделу за раз. Например, посчитайте пиво в один день, вино в следующий день, а затем спиртное в третий день. Это позволит вам получить точные отчеты по каждому отделу без дублирования продуктов в подсчете.

Пересмотрите счет

Это самый важный аспект подсчета. Перед отправкой корректировки вы захотите проверить счетчик, чтобы убедиться, что нет завышенных (или дефлированных) чисел.

После того, как вы проверили и отправили корректировку, в mPower вы можете создавать отчеты, включая отчет «Не подсчитано», чтобы увидеть, какие элементы могли быть пропущены. Это позволит вам обнулить товары, которые вы не продаете / не продаете, или посмотреть, есть ли какие-то товары, которые вы пропустили при подсчете.

Заключение

Потратить время на планирование инвентаризации может показаться трудом, но это также необходимо для плавного и точного подсчета. Напоминаем, что наши советы:

  • Обнулить инвентарь; прежде чем начать считать.
  • Считать, когда магазин закрыт; чтобы не продавать товар при подсчете.
  • Считать несколько человек; отсчитывайте время быстрее и эффективнее.
  • Подсчет по отделам; чтобы не пропустить или перекрыть продукт.
  • Просмотрите счетчики; убедитесь, что подсчеты точны.

Используя наши советы, ваш физический подсчет теперь будет более эффективным, чем когда-либо.

Кроме того, наше программное обеспечение может помочь вам упростить инвентаризацию инвентаризации с помощью нашего инструмента сканирования инвентаризации, корректировки инвентаря и объединения настроек инвентаризации.


Подобные блоги mPower Beverage

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.