Какой вид активов можно инвентаризировать раз в три года: Инвентаризация 2021 перед составлением годовой отчетности 2020, сроки проведения, порядок, этапы

Содержание

Сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности в 2021 году

Инвентаризация — это бухгалтерская процедура, которая заключается в сверке данных бухучета и фактического наличия активов и имущества компании. Разберемся, как правильно провести годовую проверку перед подготовкой финансовой отчетности.

Законодательные основы

Контроль над сохранностью собственных активов — прямая задача каждого экономического субъекта. Для этого руководство компании обязано организовать ведение достоверного бухгалтерского учета, обеспечить своевременное отражение операций.

Но одного бухучета недостаточно. Требуется постоянный контроль соответствия учетных показателей и фактического наличия. Именно эту задачу решает проведение систематических инвентаризаций.

Проведение инвентаризации перед составлением годовой отчетности — обязательная процедура для всех компаний, независимо от форм собственности, организационно-правовых форм, типа и вида учреждения. Требование закреплено на законодательном уровне:

Цель контрольных мероприятий — обеспечить достоверность учета и подтвердить данные бухгалтерской отчетности. Помимо этого систематические проверки позволяют обеспечить сохранность активов, уменьшить число хищений. Контроль выявит неиспользованные ресурсы, а также позволит избежать неэффективных трат.

Состав инвентаризируемого имущества

Ключевые принципы и порядок проведения инвентаризаций закреплен приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Так, обязательному контролю перед подготовкой финансовой отчетности подлежит все имущество и обязательства компании.

Перечень подлежащего инвентаризации:

1. Имущество — это все категории активов компании, которые находятся в собственности:

основные средства;
материалы и сырье;
готовая продукция;
деньги и денежные эквиваленты;
финансовые вложения;
дебиторка;
нематериальные активы, используемые в деятельности.

Помимо собственности, необходимо проконтролировать фактическое наличие активов, не принадлежащих субъекту. Например, переданное на ответственное хранение или арендованное имущество. Эти активы числятся на забалансовых счетах.

Отдельное внимание уделите объектам, неучтенным по каким-либо причинам.

2. Обязательства: включает в себя отдельные категории источников формирования имущества. Конкретно речь идет о кредиторской задолженности, а также о суммах заемных капиталов и кредитов, полученных для ведения деятельности.

Когда проводить инвентаризацию?

Конкретные сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности зависят от категории подконтрольного объекта. Но в целом следует соблюдать единые рекомендации, то есть завершить проверочные мероприятия до того, как начнется формирование отчетности по итогам года.

Учтите особые рекомендации при проведении инвентаризации.

Основные средства следует инвентаризировать не реже, чем раз в три календарных года. В отношении библиотечного фонда установлен более длительный срок — не реже одного раза в пять лет.
Остальное имущество, денежные активы и обязательства следует инвентаризировать не реже одного раза в год.
Для объектов, в отношении которых инвентаризация проводилась в период с октября по декабрь отчетного года, процедуру допускается не проводить.
Для компаний, расположенных в районах крайнего Севера, допускается проведение контрольных мероприятий в период наименьшего остатка.

Допускается предусмотреть дополнительные исключения и правила проведения контрольных мероприятий. Главное, чтобы исключительные правила не противоречили действующему законодательству и были закреплены документально. Например, отражены в учетной политике компании.

Этапы проведения мероприятия

Для обеспечения качественного и всестороннего контроля над обязательствами и активами требуется выполнить ряд определенных действий. Обозначим порядок проведения инвентаризации в поэтапной инструкции.

Шаг № 1. Издаем приказ о проведении инвентаризации

Провести инвентаризацию допускается только по соответствующему распоряжению руководства. Причем дирекция фирмы обязана закрепить в приказе следующую информацию:

Состав инвентаризационной комиссии.
Наименование активов, имущества и обязательств, подлежащих контролю.
Конкретная дата проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности. В приказе закрепите начало и конец проведения контрольных мероприятий.
Обозначьте причину проведения контрольных мер. Обратите внимание, что сверка должна проводиться не только перед подготовкой бухгалтерского баланса. Также провести контроль требуется и при смене материально ответственного лица, при ликвидации субъекта, при выявлении ущерба, при ЧС и иных случаях, закрепленных в п. 1.5 Приказа №49н.

Используйте унифицированную форму №ИНВ-22, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000).

Образец приказа

Шаг №2.

Обозначить остатки

До начала контрольного мероприятия требуется зафиксировать контрольные остатки по имуществу и активам, подлежащим инвентаризации. Необходимо проверить, все ли первичные и учетные документы, отражающие движение активов, переданы в бухгалтерию компании. Проконтролируйте, нет ли неучтенных актов на списание, накладных на отпуск товаров или не оприходованных товарных чеков.

Инвентаризационная комиссия получает от материально ответственных лиц отчеты о движении материальных ценностей или денежных средств. А также все приходные и расходные первичные документы, не отраженные в отчетности. Затем полученную документацию визирует председатель комиссии.

Помимо отчетов и первичной документации необходимо получить от материально ответственных лиц расписки. В расписке следует указать, что:

вся первичка сдана в бухгалтерию либо передана инвентаризационной комиссии;
поступившие ценности и материальные активы оприходованы соответствующим образом;
все материально-производственные запасы (МПЗ) и товарно-материальные ценности (ТМЦ), подлежащие выбытию, списаны с учета в установленном порядке.

Запросите аналогичные расписки и с подотчетных лиц, которые уполномочены на приобретение ТМЦ.

Образец расписки

Шаг №3. Основной этап проверки

Это само проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Суть мероприятия заключается в подсчете и проверке фактического наличия имущественных и неимущественных активов. То есть, комиссия проверяет, чего, где и, в каком количестве имеется в организации. Полученные данные отражаются в инвентаризационные описи. Причем акты следует оформлять не менее, чем в двух экземплярах.

Важно! Все контрольные мероприятия должны проводиться только в присутствии материально ответственно лица. Положение закреплено в п. 2.8 Приказа №49н.

Шаг №4. Оформляем результаты

По завершению выверки фактического наличия имущества и обязательств, комиссии необходимо оформить итоги. Для этого заполняется специальный документ — инвентаризационная ведомость по форме ИНВ-26.

Образец ведомости

В ведомости должны быть отражены все выявленные расхождения фактических показателей и данных бухгалтерского учета. На основании ведомости, руководитель издает приказ о об утверждении результатов инвентаризации. В распоряжении фиксируются сведения об излишках и недостачах, а также назначают виновных лиц.

Приказ и ведомость передается в бухгалтерию. Где уже на основании приказа, излишки или неучтенное имущество и обязательства, подлежат отражению в учете. А недостачи списывают, в установленном порядке. Все данные необходимо учесть при составлении годовой отчетности. Именно поэтому проведение инвентаризации обязательно перед составлением бухгалтерского баланса.

Материалы по теме

Приказ

Скачать

Расписка

Скачать

Ведомость

Скачать

Правовые документы

Инвентаризация имущества и обязательств / КонсультантПлюс

26. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

27. Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

28. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

(в ред. Приказа Минфина России от 30.12.1999 N 107н)

(см. текст в предыдущей редакции)

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

(в ред. Приказа Минфина России от 30.12.1999 N 107н)

(см. текст в предыдущей редакции)

Открыть полный текст документа

Что такое инвентаризация и в каких случаях она проводится

Обязанность ведения бухгалтерского учета установлена для всех организаций и некоторых ИП. Зачастую бывает так, что на бумаге учет ведется правильно, но данные его не отражают реального положения дел. Сравнить данные бухучета с фактическим наличием имущества и его состоянием поможет инвентаризация.

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация — проверка фактического наличия имущества и сравнение полученного результата с данными бухучета. Инвентаризация позволяет выявить недостачи и излишки имущества, оценить его состояние, проверить правильность ведения учета.

Все организации обязаны проводить инвентаризацию своих активов и обязательств (п. 1 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

ИП проводить обязательную инвентаризацию не обязаны, но могут это делать по своему усмотрению.

Периодичность и сроки инвентаризации вы вправе установить самостоятельно, кроме тех случаев, когда ее проведения требует закон.

Когда проведение инвентаризации обязательно?

Обязанность проведения внеплановой инвентаризации установлена:

п. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ;
п. 27 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н;
п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества…» (утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Эти правовые акты требуют обязательного проведения инвентаризации:

при выкупе, продаже или передаче имущества в аренду;
при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при хищении или порче имущества;
в случае пожара, аварии, потопа или другой чрезвычайной ситуации.

Также внеплановая инвентаризация проводится при коллективной матответственности, если меняется руководитель (бригадир), из коллектива выходит больше половины его членов или ее проведения требует один или несколько членов коллектива.

Инвентаризацию основных средств нужно проводить один раз в 3 года, а библиотечных фондов — раз в 5 лет (абз. 2 п. 27 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Какие виды инвентаризации существуют

Инвентаризация бывает:

Обязательная и добровольная.

Обязательная инвентаризация проводится в установленных законом случаях, добровольная — по решению работодателя.

Плановая и внеплановая.

Плановая инвентаризация осуществляется по установленному в организации графику, внеплановая — внезапно (как правило, для контроля за материально-ответственными лицами).

Сплошная и выборочная.

Сплошная инвентаризация затрагивает весь бухучет, а выборочная — отдельную часть (вид) имущества.

Натуральная и документальная.

Натуральная инвентаризация проводится путем измерения, взвешивания и подсчета имущества, ценных бумаг, денежных средств. При документальной проверке осуществляется анализ документов.

Что проверяется при инвентаризации?

Сплошная инвентаризация затрагивает все имущество, активы и обязательства организации, в том числе:

основные средства;
ТМЦ;
наличные денежные средства, ценные бумаги и финансовые вложения;
денежные документы и БСО;
расчеты с поставщиками, покупателями, кредиторами, контролирующими органами и внебюджетными фондами.

При инвентаризации проверяется имущество, принадлежащее организации и, в некоторых случаях, то имущество, прав на которое у компании нет (арендованное, переданное на ответственное хранение и т. д.).

Процедура проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации подробно прописан в п. 2-6 Методических указаний по инвентаризации имущества…» (утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Всего можно выделить 3 основных этапа инвентаризации:

Подготовительный.

На этом этапе происходит формирование инвентаризационной комиссии и издание приказа о проведении проверки. Комиссия собирает последние приходно-расходные ордера и отчеты о движении материальных ценностей (денежных средств).

Материально-ответственные лица дают ей расписки о том, что все ценности, находившиеся в их ответственности оприходованы, те, что выбыли — списаны, а все приходно-расходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии.

На этом этапе проводятся основные проверочные мероприятия и составляются инвентаризационные описи и акты. Завершается основной этап сравнением полученных данных с данными бухучета.

При выявлении расхождений составляются сличительные ведомости. В результате инвентаризации может быть выявлена недостача, излишек или пересортица.

На завершающем этапе происходит оформление результатов инвентаризации. После составления описей и сличительных ведомостей комиссия проводит заседание, на котором обсуждаются итоги инвентаризации.

По результатам заседания составляется протокол, после чего данные проверки заносятся в ведомость результатов, выявленных инвентаризацией. Два этих документа передаются руководителю и на их основании им выносится приказ об итогах инвентаризации.

Подробнее о каждом этапе вы сможете узнать в статьях:

Подводим итоги

Инвентаризация необходима для проверки фактического наличия имущества и сравнения полученных данных с данными бухгалтерского учета.
Она проводится по усмотрению руководителя организации, за исключением случаев, когда ее проведение требуется по закону.
Обязательная инвентаризация проводится перед составление годового бухгалтерского баланса, при смене материально-ответственных лиц, хищении или порче имущества.
Этапы инвентаризации включают в себя создание инвентаризационной комиссии, проверку имущества и обязательств компании, составление описей и сличительных ведомостей.
Завершается проверка актом об утверждении результатов инвентаризации.

24. Обязательное проведение инвентаризации. Бухгалтерский учет: Шпаргалка

Закон О бухгалтерском учете. Статья 11. Инвентаризация активов и обязательств 2016-2021г. ЮрИнспекция

Читайте статью 57, Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»
Началом процесса ликвидации является решение участников (акционеров) о добровольной ликвидации общества и назначении ликвидационной комиссии (п. 2 ст. 57 Закона N 14-ФЗ, п. 2 ст. 21 Закона N 208-ФЗ) .
В решении о ликвидации общества должны быть установлены порядок и сроки его ликвидации. О принятом решении нужно письменно сообщить в уполномоченный государственный орган (таковым является налоговый орган, в котором зарегистрировано юридическое лицо) для внесения в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) сведений о том, что организация находится в процессе ликвидации. Уведомление, согласно ст. 20 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации… » (далее — Закон о регистрации) , производится в трехдневный срок. Представляется оно по форме N Р15001, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.06.2002 N 439. Помимо этого требуется уведомить регистрирующий орган о формировании ликвидационной комиссии или о назначении ликвидатора (по форме N Р15002) с приложением соответствующего решения. Разъяснения по заполнению названных форм содержатся в Приказе ФНС России от 01.11.2004 N САЭ-3-09/16@.
Кроме того, организация обязана письменно сообщить о своей ликвидации в налоговый орган по местонахождению (также в трехдневный срок) (пп. 4 п. 2 ст. 23 НК РФ) . Форма сообщения N С-09-4 утверждена Приказом ФНС России от 21.04.2009 N ММ-7-6/252@.
Следует обратить внимание, что в соответствии с п. 11 ст. 89 НК РФ налоговые органы в связи с ликвидацией организации вправе провести выездную проверку (за предшествующие три календарных года) независимо от времени проведения и предмета предыдущей проверки.
С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами общества. Она должна прежде всего опубликовать сообщение о ликвидации организации и сроке заявления требований его кредиторами. Каждого кредитора нужно уведомить о ликвидации письменно. Минимальный срок предъявления требований — два месяца с момента публикации.
При ликвидации организации для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности обязательно проводится инвентаризация имущества и обязательств.
После окончания срока для предъявления требований кредиторами составляется промежуточный ликвидационный баланс, который содержит сведения о составе имущества ликвидируемой организации, перечне предъявленных кредиторами требований, а также о результатах их рассмотрения. Он утверждается решением общего собрания участников (акционеров) общества.
Форма такого баланса и конкретный состав показателей законодательством не установлены, поэтому его составляют в произвольной форме, отражая всю информацию, предусмотренную п. 2 ст. 63 ГК РФ. В то же время необходимо соблюдать требования ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации».
О составлении промежуточного ликвидационного баланса также нужно уведомить регистрирующий орган (п. 3 ст. 20 Закона о регистрации) . Форма N Р15003 представляется в регистрирующий орган в кратчайший срок, до того, как ликвидационная комиссия приступит к выплате денежных сумм кредиторам общества. Кроме того, согласно п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ необходимо подать в ПФР по месту регистрации организации сведения об основных и дополнительных пенсионных взносах. Сделать это нужно в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее дня представления в регистрирующий орган документов о ликвидации.
Следующий этап ликвидации — расчеты с кредиторами общества. Выплаты кредиторам производятся в порядке очередности, установленной ст. 64 ГК РФ, в соответствии с промежуточным ликвидационным балансом начиная со дня его утверждения. Исключением являются требования кредиторов третьей и четвертой очередей (по бюджетным платежам и обязательным платежам во внебюджетные фонды )

Инвентаризация перед сдачей годовой отчетности

Близится время сдачи годовой отчетности, а значит пора приниматься за тотальный пересчет. Мы решили рассказать о том, чем инвентаризация в конце года отличается от обычной и что и как именно нужно считать.

Кому и зачем нужно проводить инвентаризацию в конце года

Согласно приказу Минфина перед сдачей годовой отчетности нужно проводить пересчет материальных и нематериальных активов. Он должен обеспечить и подтвердить данные бухгалтерского учета и обязателен для всех, кто его ведет. Но фактически инвентаризация никак не прикрепляется к отчетам и не подается в ФНС. Поэтому некоторые предприниматели игнорируют ее, руководствуясь тем, что налоговая об этом не узнает.

Сразу скажем, что это весьма опрометчивое решение. Если ФНС что-то не понравится в вашем годовом отчете, к вам могут прийти с проверкой и запросить результаты пересчета. Если вы его не проводили, значит, нарушили закон.

Но не стоит воспринимать инвентаризацию как пустую формальность. Она помогает вовремя выявить недостачи, проверить сохранность имущества, найти ошибки налогового учета и предотвратить воровство. Поэтому мы советуем вам делать пересчеты регулярно, а не только в конце года. Так у вас всегда будут актуальные данные о положении дел.

Что и в какие сроки нужно считать

Годовая инвентаризация отличается от обычной тем, что под проверку попадают все активы и обязательства компании, среди которых:

оборудование, здания, транспорт и другие личные, арендованные и принятые на ответственное хранение основные средства;
товары, материалы и запчасти;
депозиты, финансовые вложения, долги дебиторов, ценные бумаги, деньги в кассе и на счетах;
товарные знаки, фирменные названия, программы, базы данных и прочие нематериальные активы;
кредиторские задолженности, займы, резервы и деньги, не выплаченные контрагентам и поставщикам.

То есть нужно проверить все: от наличия договоров и платежных документов по кредитам до количества купленных и установленных на ПК сотрудников лицензионных копий программ.

Проводят такую инвентаризация обычно в декабре, чтобы в начале нового года успеть сформировать и передать в ФНС бухгалтерскую отчетность. Хорошая новость в том, что вы можете не пересчитывать товары и имущество, которые инвентаризировали в октябре-декабре. А основные фонды, вообще, можно проверять раз в 3 года.

Как провести годовую инвентаризацию: пошаговый план

Чтобы правильно подготовиться к инвентаризации, ничего не забыть и все посчитать, придерживайтесь этого простого плана:

Шаг 1. Сформируйте инвентаризационную комиссию. В нее могут входить ваши сотрудники и представители сторонних компаний (аудиторы). Председателем лучше всего назначить того, кто знает, как проводить пересчет. При этом в законе не прописано, сколько человек должно быть в комиссии. Но желательно формировать ее из нечетного количества участников, чтобы исключить неопределенность результатов во время голосования. Составленная комиссия считается действующей и ее не нужно перед каждой проверкой набирать с нуля.

Шаг 2. Издайте приказ. Шаблон приказа можно разработать самостоятельно и издать в свободной форме. Главное, чтобы в нем были реквизиты, которые заносятся в журнал контроля, а именно:

номер и дата составления документа;
название фирмы;
цель и объекты проверки;
период проведения;
список задействованных подразделений;
сроки подачи результатов;
состав комиссии с указанием ФИО и должности каждого участника;
ФИО и подпись руководителя.

Шаг 3. Зафиксируйте остатки. Перед инвентаризацией нужно оценить остатки по данным учета: получить расписки от подотчетников и МОЛ (материально ответственных лиц), сформировать отчеты по движению ТМЦ и денег, составить реестры и приложить к ним собранную документацию. Комиссия должна будет сверить с учетом реальное положение дел.

Шаг 4. Проверьте обязательства и активы. На этом этапе комиссия физически пересчитывает имущество и активы: находит, составляет описи и присваивает инвентаризационные номера. Если что-то невозможно посчитать поштучно, делаются взвешивания и соответствующие обмеры. ТМЦ проверяют в присутствии всех членов комиссии и МОЛ. Наличие финансовых обязательств и невещественных активов устанавливают по документам и заносят информацию в инвентаризационные акты.Если хотя бы один участник комиссии отсутствовал во время проверки, ее результаты могут быть признаны недействительными.

Шаг 5. Сравните данные и подведите итоги. Сверьте полученную информацию с показателями бухучета. Затем проведите заседание комиссии по итогам инвентаризации, чтобы обобщить результаты, проанализировать причины расхождений и найти способы их устранения. Передайте инвентаризационные документы бухгалтеру, чтобы он привел в порядок данные учета: списал недостачи и оприходовал излишки. Все, вы справились с задачей! ?

Если вы не ведете бухучет и не хотите тратить время на тотальную инвентаризацию, посчитайте хотя бы запасы товаров, материалов и запчастей. Так вы начнете будущий год с чистого листа и с полной уверенностью в том, что на вашем складе все в порядке.

А мы желаем вам веселых и счастливых праздников и уходим на небольшие каникулы! ?? До встречи в Академии РемОнлайн в январе.

Определение долгосрочных активов

Что такое долгосрочные активы?

Долгосрочные активы — это активы, будь то материальные или нематериальные, которые будут приносить пользу компании более одного года. Также известные как внеоборотные активы, долгосрочные активы могут включать в себя основные средства, такие как основные средства компании, заводы и оборудование, но также могут включать другие активы, такие как долгосрочные инвестиции, патенты, авторское право, франшизы, деловая репутация, товарные знаки и торговые наименования, а также программное обеспечение.

Долгосрочные активы отражаются в балансе и обычно учитываются по цене, по которой они были приобретены, и поэтому не всегда отражают текущую стоимость актива.Долгосрочные активы можно сравнить с оборотными активами, которые можно удобно продать, потребить, использовать или исчерпать в ходе стандартных деловых операций в течение одного года.

Долгосрочные активы — это вложения в компанию, которые будут приносить пользу компании в течение многих лет.
Долгосрочные активы могут включать в себя основные средства, такие как основные средства компании, заводы и оборудование, но также могут включать нематериальные активы, которые нельзя физически затронуть, например долгосрочные инвестиции или товарный знак компании.
Изменения в долгосрочных активах могут быть признаком капиталовложений или ликвидации.

Понимание долгосрочных активов

Долгосрочные активы — это активы, находящиеся на балансе компании в течение многих лет. Долгосрочные активы могут включать в себя материальные активы, которые являются физическими, а также нематериальные активы, к которым нельзя прикоснуться, например товарный знак или патент компании.

Не существует стандартизированной формулы бухгалтерского учета, которая идентифицирует актив как долгосрочный, но обычно предполагается, что такой актив должен иметь срок полезного использования более одного года.

Вот некоторые примеры долгосрочных активов:

Основные средства, такие как основные средства, включая землю, машины, здания, приспособления и транспортные средства
Долгосрочные инвестиции, такие как акции и облигации или недвижимость, или инвестиции в другие компании.
Товарные знаки, списки клиентов, патенты
Гудвил, приобретенный в результате слияния или поглощения, который считается нематериальным долгосрочным активом

Изменения долгосрочных активов на балансе компании могут быть признаком капитальных вложений или ликвидации.Если компания инвестирует в свой долгосрочный рост, она будет использовать выручку, чтобы покупать больше активов, чтобы увеличить прибыль в долгосрочной перспективе. Однако инвесторы должны знать, что некоторые компании будут продавать свои долгосрочные активы, чтобы получить денежные средства для покрытия краткосрочных операционных расходов или выплатить долг, что может быть предупреждающим знаком о том, что компания испытывает финансовые трудности.

Текущие и долгосрочные активы

Два основных типа активов, отображаемых в балансе, — это оборотные и внеоборотные активы.Оборотные активы в балансе включают все активы и холдинги, которые могут быть конвертированы в денежные средства в течение одного года. Компании полагаются на свои оборотные активы для финансирования текущих операций и оплаты текущих расходов, таких как кредиторская задолженность. Оборотные активы будут включать такие статьи, как денежные средства, товарно-материальные запасы и дебиторская задолженность.

Внеоборотные активы — это долгосрочные активы, срок полезного использования которых составляет более одного года и обычно составляет несколько лет. Долгосрочные активы считаются менее ликвидными, что означает, что они не могут быть легко реализованы в денежные средства.

Амортизация долгосрочных активов

Амортизация — это стандарт бухгалтерского учета, который позволяет компаниям списывать на расходы часть долгосрочных операционных активов, используемых в текущем году. Это неденежные расходы, которые увеличивают чистую прибыль, но также помогают согласовать выручку с расходами того периода, в котором они были понесены.

Основные средства, такие как машины и оборудование (ОС), включаются в долгосрочные активы, за исключением части, предназначенной для амортизации (списания на расходы) в текущем году.Амортизация долгосрочных активов может производиться по линейному или ускоренному графику, что может обеспечить налоговый вычет для компании. Аналитики часто рассматривают прибыль компании до обесценивания активов (например, EBITDA) как ключевой фактор в понимании их финансового положения, поскольку обесценивание может скрыть истинную стоимость долгосрочных активов, поскольку они влияют на прибыльность компании.

Ограничения долгосрочных активов

Долгосрочные активы могут быть дорогими и требовать больших капиталовложений, которые могут истощить денежные средства компании или увеличить ее долг.Ограничением при анализе долгосрочных активов компании является то, что инвесторы часто не видят своих выгод в течение долгого времени, возможно, даже в ближайшие годы. Инвесторам остается доверять способности управленческой команды определять будущее компании и эффективно распределять капитал.

Не все долгосрочные активы приносят прибыль. Фармацевтические компании инвестируют миллиарды долларов в исследования и разработки новых лекарств, но лишь некоторые из них выходят на рынок и приносят прибыль.

Как и при анализе любых финансовых показателей, инвесторы должны иметь целостное представление о компании в отношении ее долгосрочных активов.При проведении финансового анализа компании лучше всего использовать несколько финансовых коэффициентов и показателей.

Пример из реального мира

Ниже представлена часть баланса Exxon Mobil Corporation (XOM) по состоянию на 30 сентября 2018 г.

Долгосрочные активы Exxon выделены зеленым цветом в балансе компании.
Долгосрочные активы ниже суммы текущих активов, выделенной синим цветом.
Долгосрочные активы Exxon включают инвестиции и долгосрочную дебиторскую задолженность на общую сумму 40 долларов.427 млрд за период.
Основные средства на общую сумму 249,153 миллиарда долларов, включая нефтяные вышки и буровое оборудование компании.
Прочие активы, включая нематериальные активы компании, составили 11,073 млрд долларов США.
Общие долгосрочные активы Exxon за отчетный период составили 300,653 миллиарда долларов или (40,427 долларов США + 249,153 доллара США + 11,073 доллара США).

Пример долгосрочных активов Exxon.
Инвестопедия

Оборотные и внеоборотные активы: разница

В финансовом учете активы — это ресурсы, которые требуются компании для ведения и развития своего бизнеса.Активы делятся на две категории: оборотные и внеоборотные активы, которые появляются на балансе компании и вместе образуют общие активы компании.

Оборотные и внеоборотные активы как статьи баланса

Часть баланса ExxonMobil, изображенная ниже, показывает, где вы можете найти текущие и внеоборотные активы.

Оборотные активы обычно находятся в верхней части баланса. Здесь они выделены зеленым цветом и включают дебиторскую задолженность Exxon, а также денежные средства и их эквиваленты, дебиторскую задолженность и товарно-материальные запасы.
Внеоборотные активы указаны ниже оборотных активов. Они выделены синим цветом и представляют собой долгосрочные инвестиции Exxon, такие как нефтяные вышки и производственные мощности, которые входят в состав основных средств (ОС).
Совокупные активов выделены желтым цветом.

Изображение Сабрины Цзян © Investopedia 2020

Понимание краткосрочных и долгосрочных активов

Вы можете рассматривать текущие активы как краткосрочные активы , которые необходимы для насущных нужд компании; тогда как внеоборотные активы являются l долгосрочными, так как они имеют срок полезного использования более года.

Оборотные активы: краткосрочные

Оборотные активы считаются краткосрочными активами, потому что они обычно конвертируются в денежные средства в течение финансового года фирмы и представляют собой ресурсы, необходимые компании для выполнения повседневных операций и оплаты текущих расходов. Оборотные активы обычно отражаются в балансе по их текущей или рыночной цене.

Оборотные активы могут включать такие позиции, как:

Денежные средства и их эквиваленты
Дебиторская задолженность
Предоплата
Опись
Биржевые ценные бумаги

Денежные средства и их эквиваленты (которые могут быть конвертированы) могут использоваться для выплаты краткосрочного долга компании.Дебиторская задолженность состоит из ожидаемых платежей от клиентов, которые должны быть получены в течение одного года. Запасы также являются оборотным активом, поскольку включают сырье и готовую продукцию, которые можно продать относительно быстро.

Еще один важный оборотный актив для любого бизнеса — товарно-материальные запасы. Для компании важно поддерживать определенный уровень запасов для ведения бизнеса, но ни высокие, ни низкие уровни запасов нежелательны. Прочие оборотные активы могут включать отложенный налог на прибыль и предоплаченную выручку.

Внеоборотные активы: долгосрочные

Внеоборотные активы — это долгосрочные инвестиции компании со сроком полезного использования более одного года. Внеоборотные активы нельзя легко конвертировать в наличные. Они необходимы для долгосрочных нужд бизнеса и включают такие вещи, как земля и тяжелое оборудование.

Внеоборотные активы отражаются в балансе по цене, уплаченной за них компанией, которая корректируется с учетом износа и амортизации и подлежит переоценке всякий раз, когда рыночная цена снижается по сравнению с балансовой ценой.

Внеоборотные активы могут включать такие статьи, как:

Земля
Основные средства (ОС)
Товарные знаки
Долгосрочные инвестиции и деловая репутация — когда компания приобретает другую компанию

Внеоборотные активы могут быть подразделены на материальные и нематериальные активы, такие как основные и нематериальные активы.

Основные средства включают основные средства, поскольку они являются материальными, что означает, что они являются физическими по своей природе; мы можем прикоснуться к ним.Компания не может легко ликвидировать свои основные средства. Например, производственное предприятие производителя автомобилей будет обозначено как внеоборотный актив.

Нематериальные активы являются нефизическими активами, такими как патенты и авторские права. Они считаются внеоборотными активами, поскольку обеспечивают ценность для компании, но не могут быть легко конвертированы в денежные средства в течение года. Долгосрочные инвестиции, такие как облигации и векселя, также считаются внеоборотными активами, поскольку компания обычно держит эти активы на своем балансе более года.

Чем отличаются оборотные и внеоборотные активы: быстрый взгляд

Текущие активы

Равно наличными или будет конвертировано в наличные в течение года
Используется для финансирования неотложных или текущих потребностей
Такие статьи, как денежные средства и их эквиваленты, краткосрочные инвестиции, дебиторская задолженность, запасы
По рыночным ценам
Налоговые последствия: Продажа оборотных средств приводит к получению прибыли от торговой деятельности
Оборотные активы, как правило, не подлежат переоценке — хотя в некоторых случаях запасы подлежат переоценке

Внеоборотные активы

Не конвертируется в наличные в течение одного года
Используется для финансирования долгосрочных или будущих потребностей
Статьи, такие как долгосрочные инвестиции, основные средства, гудвил, износ и амортизация, активы по долгосрочным отложенным налогам
Оценивается по первоначальной стоимости за вычетом амортизации
Налоговые последствия: Продажа активов приводит к приросту капитала, и применяется налог на прирост капитала
Обычная переоценка основных средств — например, когда рыночная стоимость материального актива снижается по сравнению с балансовой стоимостью, фирме необходимо переоценить этот актив

Типы активов — AccountingTools

Двумя основными типами активов являются оборотные активы и внеоборотные активы.Эти классификации используются для объединения активов в различные блоки баланса, чтобы можно было определить относительную ликвидность активов организации.

Типы оборотных активов

Ожидается, что оборотные активы будут израсходованы в течение одного года и обычно включают следующие статьи:

Типы внеоборотных активов

Внеоборотные активы также известны как долгосрочные активы, и ожидается, что они будут оставаться продуктивными для бизнеса более одного года.В эту классификацию обычно включаются следующие статьи:

Инвестиционные активы

Классификации, используемые для определения изменений активов, если смотреть с точки зрения инвестиций. В этой ситуации есть активы роста и защитные активы. Эти типы используются для различения способов получения инвестиционного дохода от различных типов активов.

Активы роста приносят доход держателю за счет арендной платы, повышения стоимости или дивидендов. Стоимость этих активов может возрасти, чтобы принести прибыль владельцу, но существует риск того, что их оценка также может снизиться.Примеры активов роста:

Долевые ценные бумаги
Арендуемая недвижимость
Антиквариат

Защитные активы приносят доход держателю в основном за счет процентов. Стоимость этих активов, как правило, остается неизменной или может снизиться после учета влияния инфляции, и поэтому, как правило, является более консервативной формой инвестиций. Примеры защитных активов:

Материальные и нематериальные активы

Активы также могут быть классифицированы как материальные и нематериальные активы.Нематериальные активы не имеют физического содержания, а материальные активы имеют обратную характеристику. Большинство активов организации обычно классифицируются как материальные активы. Примерами нематериальных активов являются авторские права, патенты и товарные знаки. Примерами материальных активов являются автомобили, здания и инвентарь.

Связанные курсы

Учет запасов
Учет инвестиций
Учет основных средств
Бухгалтерский баланс

12.30 Проведение материальных запасов | Финансовая политика

НАЗНАЧЕНИЕ:

Давать указания отделам университета по процедурам и требованиям к инвентаризации университета и спонсировать собственность, находящуюся в их владении.

ОРГАН:

Полномочия и обязанности президента Университета
Политика ABOR 3-801 и 3-802

Указанные ниже органы применимы ТОЛЬКО к федеральной собственности (в долларах или праве собственности):

48 Свод федеральных правил (CFR), часть 45
2 Свод федеральных правил (CFR), часть 200 («Единое руководство»)

ПОЛИТИКА: Капитал университета и передвижное оборудование, принадлежащее спонсорам, должны проходить инвентаризацию каждые два года, чтобы гарантировать, что при управлении и подотчетности ресурсов университета используются соответствующие меры.Эта инвентаризация должна быть инициирована и координироваться FSO-Property Management. Инвентаризация должна быть направлена и проведена персоналом депозитарного отдела. Если список имущества ведомства включает предметы, находящиеся во владении субподрядчика, главный исследователь несет ответственность за получение подтверждения физического существования собственности от субподрядчика. Персонал отдела, выполняющий инвентаризацию, не должен быть тем же физическим лицом, у которого находится собственность.

Своевременное завершение инвентаризации имущества является приоритетной задачей Университета. У департаментов будет 60 дней для проведения инвентаризации и возврата графика инвентаризации в FSO-Property Management. Отдел финансовых услуг должен предоставлять руководству Университета отчеты о том, что отделы не возвращают заполненные материальные запасы в установленные сроки. Несвоевременное завершение инвентаризации является предметом отрицательного заключения государственного аудита и неодобрения Университетского модуля капитальных активов (CAM).

Департаменты приложат все усилия, чтобы найти любые «НЕОБХОДИМЫЕ» предметы. Департаменты должны подавать в полицию отчеты обо всем утерянном, пропавшем или украденном капитальном оборудовании.

После возврата ведомственного графика инвентаризации FSO-Property Management затем проведет тест на случайной выборке инвентаризованных активов, чтобы определить общую точность инвентаризации в соответствии с письменным планом выборки.

По возвращении ведомственных таблиц инвентаризации, содержащих имущество, зарегистрированное государством, FSO-Property Management должно сообщать в Службу управления имуществом SPCS о любых несоответствиях в собственности, принадлежащей государству, обнаруженных в результате инвентаризации.

ПРОЦЕДУРА

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ	ДЕЙСТВИЕ
УПРАВЛЕНИЕ ИМУЩЕСТВОМ ФСО	Отправьте две копии Отчета о сертификации инвентаризации и инструкции в выбранные отделы. Этот список недвижимости представляет собой компьютерную распечатку, которая включает информацию обо всем капитальном оборудовании в отделе, как показано в записях, которые ведет FSO-Property Management.Также отправьте список недвижимости по комнатам.
ОТДЕЛ	Персонал отдела, выбранный для проведения физического подсчета, не должен быть теми же лицами, которые осуществляют опеку над имуществом. У отдела есть 60 дней на завершение инвентаризации. В интересах отделов провести инвентаризацию в кратчайшие сроки, чтобы избежать проблем и дополнительной работы, связанной с перемещением оборудования. Физическая инвентаризация включает проверку физического существования, маркировку (включая бирку государственного имущества), точность описания (включая производителя, номер модели и серийный номер) и местонахождение (номер здания и комнаты) каждого перечисленного объекта недвижимости на объекте. расписание. Если физические свойства, размер или использование предмета запрещают прикрепление метки свойства, проверьте физическое существование предмета с помощью обслуживающего персонала и используйте ведомственные записи для проверки описательной информации. По мере проверки каждого элемента отметьте все перечисленные. Для тех позиций, которые проверены, но с неточной или отсутствующей информацией, запишите исправления в режиме онлайн. Если во время физического подсчета будет обнаружено свойство с меткой A, которое не включено в расписание инвентаризации имущества, добавьте элемент (ы) в расписание инвентаризации имущества, напечатав номер тега, описательную информацию и информацию о местоположении внизу расписания. Если элемент не найден, установите флажок «Не обнаружен» по A-тегу элемента в расписании инвентаризации имущества.Ожидается, что в период инвентаризации отделы проведут тщательный поиск предмета (ов). Если будет установлено, что предмет был украден, необходимо подать полицейский отчет в Департамент полиции университета и, если применимо, форму отчета об утрате имущества в Департамент управления рисками. Если товар (-ы) имеет государственное или иное спонсорское право, копия полицейского отчета должна быть отправлена администратору собственности SPCS. Если расхождения остаются, например, в отношении предметов, отправленных в Surplus Property, укажите их в списке собственности и приложите любую подтверждающую документацию.FSO-Property Management проведет исследование и примет меры, если это возможно. Для предметов, находящихся за пределами кампуса, обновите форму авторизации за пределами кампуса. Когда персонал отдела завершил инвентаризацию, начальник отдела подписывает отчет, подтверждающий, что отчет точно отражает основное оборудование, за которое отвечает руководитель отдела. Верните оригинал отчета в FSO-Property Management и сохраните копию отчета в файлах инвентаризации отдела до завершения следующей двухгодичной инвентаризационной проверки.
УПРАВЛЕНИЕ ИМУЩЕСТВОМ ФСО	Введите изменения, внесенные в график инвентаризации собственности в модуле основных средств (CAM). Введите дату инвентаризации в записи собственности для каждого инвентаризуемого актива. Заявление о сертификации инвентаризации, подписанное руководителем отдела, заменит любую требуемую в противном случае форму запроса на разрешение на отчуждение собственности для активов, удаляемых из модуля капитальных активов (CAM).Сохраните заполненный график собственности до следующей двухгодичной инвентаризации. Если в график инвентаризации включены какие-либо предметы, имеющие государственное право, администратор собственности SPCS будет уведомлен о них. Не позднее, чем через 45 дней после возврата ведомством заполненного отчета об инвентаризации, выберите образец активов из графика инвентаризации имущества, заверенного руководителем отдела, и физически проверьте их наличие и точность местоположения и зарегистрированной информации.О несоответствиях следует сообщать начальнику отдела и помощнику директора FSO-Property Management. Если несоответствие касается объекта, озаглавленного правительством, сообщите об этом администратору собственности SPCS. Подайте официальное письмо в Управление военно-морских исследований и / или администратору собственности государственного учреждения, сообщив о проведенной инвентаризации, несоответствиях и соглашениях с записями об имуществе.
АДМИНИСТРАТОР СОБСТВЕННОСТИ SPCS	Запросить освобождение от ответственности за все утерянные, пропавшие или украденные предметы.Приложите копию полицейского отчета (ов). Укажите корректирующие действия, которые необходимо предпринять, чтобы предотвратить убытки в будущем.

Опись имущества

Глава

Глава 6510

Исправлено 19 января 2016 г .; 11 октября 2017 г .; 9 июля 2021 г.

Содержание

.010 Общая информация

.020 Обязанности

.025 Объекты собственности стоимостью менее 5000 долларов США

.030 Использование имущества университета вне кампуса

.040 Номера объектов

ПРОЦЕДУРЫ:

.050 Ежемесячный отчет об основных активах

.060 Передача основных средств

.065 Распоряжение имуществом

.070 Распоряжение одаренными активами

.075 Выбытие скота

.080 Утилизация автомобильных лицензионных бирок

.085 Утилизация компьютеров и других электронных запоминающих устройств

.090 Ежегодные процедуры в отношении основных средств в университете

.100 Расходные материалы и товары / капитальные затраты, приобретенные для перепродажи запасов

.110 Подарки или безвозмездное предоставление оборудования

. 120 вопросов

СВЯЗАННЫЙ СОДЕРЖАНИЕ

.130 Таблица кодов источников сбора данных

.140 Таблица кодов городов

.150 Таблица строительных норм

.160 Ежемесячный отчет об основных средствах — Часть 1

.170 Ежемесячный отчет об основных активах — Часть 2

.190 Передача основных средств

.200 Распоряжение имуществом

.210 Основные средства Отчет о сертификации 31 декабря

.220 Инвентаризация расходных материалов и товаров / капитальные затраты, приобретенные для перепродажи

.230 Соглашение о пользовании имуществом КГУ за пределами кампуса

.240 Исправления к инвентарной описи имущества

.010 Общая информация

Законодательное собрание Канзаса поручило директору Отдела счетов и отчетов вести учет основных средств всего основного и движимого имущества штата (K.S.A. 75-3729). Учет основных средств должен основываться на инвентаризации и отражаться на всех приобретениях основных средств и сокращаться при любой выбытии основных средств.Всем государственным агентствам предписывается представлять инвентаризацию всех основных средств, принадлежащих государству, по состоянию на 30 июня каждого года к 31 августа.

Предметы, обычно называемые оборудованием, мебелью, приспособлениями, механизмами, транспортными средствами, домашним скотом, книгами, зданиями и улучшениями к ним, землей, неструктурными улучшениями земель; и с удельной стоимостью не менее 5000 долларов и ожидаемым сроком службы более одного года считаются основными фондами. Сюда входят расходы, закодированные в сериях E32X9, E34X9 или E4000 объектов FIS (кроме E4810, E4970 и E4980, которые освобождены от требований к основным средствам).

Все основные средства, принадлежащие университету, должны быть включены в реестр основных средств и должны иметь указанную стоимость единицы; независимо от того, было ли оно куплено, изготовлено агентством, получено в подарок, куплено на средства Фонда KSU или получено из государственных или федеральных источников избыточной собственности. Порядок проведения государственных основных средств основан на единичном контроле. Каждому объекту основных средств присваивается постоянный номер государственной собственности.

Избыточное федеральное имущество подлежит учету.Федеральная избыточная собственность может быть получена путем подачи федеральной стандартной формы 122 «Распоряжение о передаче излишка личной собственности», как описано в главе 7050 PPM. Стоимость единицы актива — это сумма, указанная в SF 122.

Подарки или гранты основных средств должны быть включены в отчет. Основные средства, приобретенные на средства Фонда КГУ, считаются подарком университету и государству. Требования, касающиеся подарков, см. В главе 6510.110 PPM.

Основные средства, изготовленные, смонтированные или построенные отделом, должны быть включены в учет основных средств.Общая стоимость материалов и рабочей силы для изготовления, сборки или строительства объекта должна быть Себестоимостью единицы актива.

.020 Обязанности

Подразделение финансовых услуг отвечает за распространение всех политик и процедур управления активами штата и университета по всему университетскому городку, а также за ежегодную инвентаризацию Университета, в координации с департаментами. Кроме того, все государственные служащие и студенты несут ответственность за управление активами университета, переданными им / ей или иным образом находящимися под их контролем.

Заведующий отделом отвечает за ведение точного учета основных средств университета и своевременное сообщение обо всех изменениях по номеру собственности в Отдел финансовых услуг. Если возможно, вы должны прикрепить к каждому элементу постоянный номер собственности. Можно использовать перманентный маркер, травитель для металла или самоклеящуюся этикетку. Вы должны ежегодно проводить физическую инвентаризацию своих основных средств, чтобы удовлетворить требование штата о проведении полной физической ежегодной инвентаризации.Перечень основных средств по состоянию на 31 декабря рассылается всем отделам после 1 марта для рассмотрения и проверки.

Форма «Корректировка инвентарных записей собственности» должна использоваться для сообщения о некоторых изменениях в ваших записях об основных средствах. Это может быть добавление (подарок), удаление (объединение двух записей в одну), изменение (пересмотр описания) или передача (в другое агентство штата Канзас), которые из-за необычных обстоятельств не покрываются обычными средствами. или формы.

Мы рекомендуем каждому отделу вести файл типа базы данных вашей собственности на персональном компьютере.Формат записи основных средств университета должен содержать минимальный объем информации, но могут быть добавлены дополнительные поля информации, что может быть весьма полезным. Возможности компьютерного программного обеспечения «Поиск и сортировка» должны помочь вам сохранить контроль над основными фондами отдела. Отчет Discoverer, озаглавленный «Основные средства KSU», доступен каждому отделу со списком своих основных средств до конца последнего месяца основных средств системы финансовой информации (FIS) (этот месяц всегда будет меньше текущего месяца, чем месяц расчетов с поставщиками FIS) .

Книги стоимостью 5000 долларов и более должны быть инвентаризированы индивидуально с отдельным университетским номером собственности. Книги и публикации независимо от стоимости должны иметь пометку «Собственность Канзасского государственного университета».

Отдел обслуживания должен вести учет основных средств зданий и других неструктурных улучшений земли, расположенной в главном кампусе. Строительные кодовые номера для структур внутри и за пределами университетского городка присваиваются Отделом финансовых услуг в сотрудничестве с Управлением по планированию помещений.

.025 Предметы недвижимости стоимостью менее 5000 долларов США

Каждый департамент назначается ответственным за охрану государственных активов и ведение отдельной ведомственной инвентаризации предметов, не включенных в Учетную запись основных средств Университета, для целей внутреннего контроля. Об этом инвентаре не сообщается в Отдел финансовых услуг, а ведется отделом университета.

Номера собственности ведомства должны быть прикреплены к собственности так же, как и к предметам стоимостью более 5000 долларов.Однако не присваивайте этим объектам университетские номера. Мы рекомендуем каждому отделу вести базу данных или файл типа электронной таблицы с этими элементами. Этот перечень должен быть доступен для проверки университетом внутренними, а также внешними аудиторами.

.030 Использование университетской собственности вне кампуса

Использование университетской собственности (независимо от удельной стоимости) вне кампуса или официально назначенного рабочего места сотрудником должно быть одобрено уполномоченным органом их офиса или отдела.Перед таким использованием собственности сотрудник должен заполнить форму инвентаризации оборудования отдела и форму соглашения, а также получить подпись утверждающего органа. Форма может быть получена в электронном виде, и документ должен оставаться в архиве уполномоченного органа до тех пор, пока имущество не будет возвращено в удовлетворительном состоянии. Эта документация должна быть доступна для проверки во время аудита и должна проверяться на предмет обновления не реже одного раза в год утверждающим органом. Пожалуйста, обратитесь к главе 4045 PPM для получения информации об удаленной работе и удаленной работе.Сотрудник, использующий собственность университета за пределами кампуса или официально назначенного места работы, соглашается со следующими положениями, независимо от того, подписывает ли он документ, определяющий положения:

Имущество должно использоваться только в университетских целях, а не для собственного или другого личного использования или выгоды;
Использование или изъятие собственности за пределами университетского городка не должно мешать или препятствовать повседневной работе офиса, обучения, лаборатории или другим функциям, выполняемым на территории кампуса;
Сотрудник будет проявлять обычную осторожность при обращении с собственностью и ее сохранности; не позволит другим лицам владеть, получать или содержать собственность, и собственность будет возвращена университету в удовлетворительном состоянии, что означает в таком же хорошем состоянии, в каком она была предоставлена сотруднику, за вычетом любого разумного износа и рвать;
Любой ущерб, убытки или ответственность, возникшие в результате неиспользования работником таких обычных мер ухода, являются исключительной ответственностью работника, и в той мере, в какой из-за такого отказа, работник несет ответственность за расходы на ремонт и / или замену любых имущество не возвращено в удовлетворительном состоянии;
Сотрудник должен незамедлительно сообщать университету о любом повреждении или потере собственности и не будет производить ремонт, реставрацию или иным образом изменять собственность без предварительного письменного согласия университета;
Если служащий не будет использовать собственность или иным образом будет или отсутствовать или отсутствовать в собственности в течение длительного периода времени, служащий должен принять меры для возврата собственности в университетский городок до этого времени;
Университет может отозвать имущество немедленно по любой причине, и после такого отзыва сотрудник должен немедленно вернуть имущество.
После определения университетом ущерба, убытков или ответственности в отношении собственности университета, а затем после уведомления и объяснения, университет может удерживать, вычитать или отвлекать любую часть заработной платы сотрудника на справедливую рыночную стоимость или стоимость ремонт или замена имущества по усмотрению вуза. Это средство правовой защиты не является исключительным, и университет может использовать любые другие средства правовой защиты, предусмотренные законом, справедливостью или иным образом.

.040 Номера объектов недвижимости

«Номер собственности» используется штатом, университетом и департаментом для идентификации всех без исключения основных средств.Один и тот же номер не должен быть присвоен или прикреплен более чем к одному предмету, и предмету не должно быть присвоено или прикреплено более одного номера. Не назначайте новый номер свойства компоненту, который «добавляется» к существующему элементу. Не назначайте новый номер свойства каждый раз, когда вы производите периодический «платеж» за существующий элемент.

Номера собственности должны быть удалены или стерты с предметов, когда получено официальное разрешение на утилизацию предметов или удаление предметов из учетных записей основных средств.

Программа под названием PropNum доступна на домашней странице Отдела управления активами финансовых услуг для присвоения номеров университетской собственности. Веб-профиль поддерживается Отделом финансовых услуг для ограничения доступа к PropNum. Чтобы получить доступ к PROPNUM, вы сначала должны иметь веб-профиль отдела финансовых услуг. Если у вас нет веб-профиля, вы можете получить его, выбрав «Обслуживание веб-профиля» в меню PropNum. Инструкции для PropNum выводятся на экран.

При доступе к PropNum вы должны ввести две части информации: сколько чисел вам нужно и краткое описание элементов (не более 25 символов). Затем вам будет предоставлен следующий доступный серийный номер (а). По соображениям безопасности вы не можете редактировать любую запись после ее ввода. Пожалуйста, не используйте эти числа для определения предметов кафедры, которые не соответствуют критериям основных фондов университета.

Мы предлагаем вам получить номер собственности, когда основное средство получено и принято от поставщика.Таким образом, элемент может быть помечен, когда он не упакован, чтобы обеспечить немедленную надежную идентификацию и безопасность. При необходимости отдел финансовых услуг сможет присвоить номера недвижимости. Пожалуйста, ведите точный учет номеров собственности, которые вы получаете, чтобы вы могли полностью заполнить Ежемесячный отчет об основных активах.

.050 Ежемесячный отчет об основных активах

Примерно 5-го числа каждого месяца Отдел финансовых услуг будет отправлять электронную ежемесячную форму отчета об основных активах в департаменты, у которых в бухгалтерских записях FIS за последний месяц были расходы по объектам E32X9, E34X9 или E4000.Часть 1 представляет собой список платежей, а Часть 2 предназначена для того, чтобы отдел перечислял приобретенные основные средства вместе с необходимой информацией.

Вы можете включить другие дополнения основных средств в Часть 2. Если да, то приложите подтверждающие документы. Это может включать в себя, помимо прочего, изделия, изготовленные, собранные или построенные отделом (задокументируйте стоимость единицы), подарки от других лиц или товары, приобретенные за счет средств Фонда KSU (включая форму «Исправление в инвентарных записях собственности»), или предметы, переданные из других агентства (включите форму исправления в инвентаризационные записи собственности).

Если платеж разделен между двумя или более отделами, отдел-владелец должен сообщить об объекте (ах) в целом и включить примечание о разделенном платеже. Другой (ые) отдел (а) должен включать примечание только о раздельном платеже. Если платеж разделен между двумя (2) или более счетами, Отдел финансовых услуг определит, должен ли элемент иметь одно свойство с суффиксами для дополнительных источников средств. Необходимая информация для Части 2 выделена в образце курсивом.

ОТЧЕТНЫЙ МЕСЯЦ.Месяц, для которого составлен Отчет об основных средствах.
НОМЕР СОБСТВЕННОСТИ. Новый шестизначный серийный номер, присвоенный элементу программой PropNum. Или старый существующий номер, если вы хотите добавить этот платеж к другому товару, уже имеющемуся в наличии. Или оставьте поле пустым, и мы его назначим.
ОПИСАНИЕ. Опишите предмет как можно точнее, не превышая 80 символов. При необходимости сократите текст и не используйте знаки препинания. Пожалуйста, оформляйте так, без тире: обычное название — торговая марка — другая информация.Например, КОМПЬЮТЕР ZENITH Z15913 20MB HD.
КОД ОБЪЕКТА. Пятизначный объект FIS, указывающий, к какой категории расходов относится данная статья.
СЕРИЙНЫЙ НОМЕР. По возможности используйте номер производителя. Пожалуйста, не используйте знаки препинания.
КОД ПРИОБРЕТЕНИЯ ОСНОВНЫХ АКТИВОВ. Двухзначный код, указывающий, как предмет был приобретен.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ. Трехзначный код организации FIS отдела, которому «принадлежит» предмет. Это не обязательно должно быть то же самое, что и отдел, купивший товар.Если вы хотите передать товар другому отделу, введите его код и укажите примечание, поясняющее передачу.
НОМЕР ПРОЕКТА. Десятизначный номер проекта, использованный для покупки объекта.
НОМЕР РОДИТЕЛЯ ИМУЩЕСТВА. Оставьте поле пустым.
ПОСТАВЩИК / MFG. Название продавца или производителя.
НОМЕР МОДЕЛИ. По возможности используйте номера производителя или каталожный номер поставщика в качестве второго варианта. Пожалуйста, не используйте знаки препинания.
СТОИМОСТЬ ЕДИНИЦЫ. Обычно это сумма, уплаченная продавцу.Добавьте фрахт или почтовые расходы, если они указаны в части 1 отчета. Если кредит (например, обмен) был разрешен продавцом, добавьте сумму кредита к сумме платежа и включите примечание с объяснением. Округлите значение до ближайшего доллара.
ORG DESC (ВНУТРЕННИЙ). Это необязательное поле информации. Каждый отдел может использовать его по своему усмотрению для поддержания внутреннего контроля над своей собственностью. Пожалуйста, не вводите данные, которые предусмотрены в других полях инвентарной записи.
ИСТОЧНИК. 4-значный исходный код Государственного фонда.
НОМЕР ОРГАНИЗАЦИИ. Пятизначный организационный номер подразделения, владеющего основными средствами.
ГОРОД. Трехзначный буквенный код, указывающий, в каком городе находится объект или рядом с ним.
BLDG №. Пятизначный код здания, в котором находится объект или рядом с ним. ПРИМЕЧАНИЕ. Если у элемента есть объект E3409, E4400 или E4401, укажите номер здания, даже если элемент не может находиться внутри конструкции.
КОМНАТА. Трех- или пятизначный номер комнаты, в которой находится товар. Это поле ограничено 4 пробелами, которые могут быть буквенными или числовыми. (например, 123, A123, 123A, A1234 или 1234A). Пожалуйста, не используйте знаки препинания.

Отдел финансовых услуг добавляет элементы, перечисленные в Ежемесячном отчете об основных активах, в Систему основных средств Университета. Отчеты Discoverer будут доступны отделам для просмотра после закрытия каждого месяца основных средств. Пожалуйста, сообщайте о любых неточностях в Отдел финансовых услуг.

.060 Передача основных средств

Передачи собственности (независимо от удельной стоимости) между агентствами штата Канзас (межучрежденческими) должны сообщаться в Отдел финансовых услуг в форме «Исправления в инвентарных записях собственности».

Передача имущества основных средств (об объектах с первоначальной стоимостью единицы, равной или превышающей 5000 долларов США между факультетами университета, следует сообщать в Отдел финансовых услуг по форме передачи основных средств. Себестоимость единицы основных средств остается неизменной.Отправьте заполненную подписанную форму перевода в Отдел финансовых услуг. Копия будет возвращена в отделы после обновления централизованных записей основных средств.

Если речь идет об оплате, к бланку перевода должен прилагаться ваучер Interfund, и оба департамента должны подписать оба документа перед их отправкой в Отдел финансовых услуг. Код платежа — объект состояния 549800 и объект FIS E4980. Кодировка чека — это объект состояния 420500 и объект FIS R2205.Номер собственности должен быть включен в область описания IDV.

Передача объектов собственности с первоначальной стоимостью менее 5000 долларов между факультетами университета не требуется сообщать в Отдел финансовых услуг, но форма передачи основных средств должна быть заполнена и сохранена в каждом участвующем департаменте. Если имеется сбор, объект платежа должен быть таким же, как при покупке товаров у внешнего поставщика.

О перемещении транспортных средств между факультетами университета следует сообщать в Отдел финансовых услуг и Моторный пул помещений в форме передачи основных средств.Государственное избыточное имущество не должно быть задействовано. Если вы хотите купить подержанный автомобиль в State Surplus Property, а агентство, разместившее автомобиль, — Университет штата Канзас, вам необходимо:

1. Свяжитесь с отделом собственников и договоритесь об условиях передачи.
2. Попросите отдел владельцев отменить форму распоряжения собственностью и получить регистрационный титул транспортного средства.
3. Отправьте заполненную форму передачи основных средств и межведомственный ваучер в Отдел финансовых услуг.

.065 Распоряжение имуществом

Законодательное собрание Канзаса поручило Попечительскому совету контролировать процесс распоряжения избыточной государственной собственностью, принадлежащей государственному образовательному учреждению, как это определено в K.S.A. 76-711 (K.S.A 1010 SUPP. 75-6606). Попечительский совет уполномочил каждое учебное заведение штата разрабатывать и применять свою собственную политику, а политика Университета штата Канзас была рассмотрена и одобрена администрацией университета.

Для того, чтобы полностью использовать собственность Университета, отделы должны исчерпать все возможные варианты использования собственности в Университете, прежде чем объявить собственность излишками и запросить разрешение на отчуждение.Веб-сайт KSU Surplus Property был создан, чтобы помочь в этом. Имущество университета, которое все еще находится в рабочем состоянии, должно быть указано на веб-сайте как минимум в течение семи дней и автоматически удаляется с веб-сайта через 14 дней.

Если объект (ы) заявлен / не востребован для использования в сообществе университетского городка, укажите излишки собственности в форме распоряжения имуществом KSU. Отправьте оригинал формы в Отдел финансовых услуг с необходимыми подписями для рассмотрения и утверждения.Подписанная копия будет возвращена в отдел после утверждения.

Форма отчуждения собственности больше не требуется для утверждения в Отдел финансовых услуг для предметов, первоначальная стоимость единицы которых составляла 1000 долларов или меньше. Однако форма распоряжения имуществом должна быть заполнена и утверждена уполномоченным лицом отдела и сохранена отделом для целей аудита. Имущество, первоначальная стоимость единицы которого составляет 1000 долларов или меньше, подлежит утилизации одним из нижеперечисленных методов.

После того, как утвержденная форма отчуждения собственности будет возвращена в департамент, для утилизации можно использовать любой из перечисленных ниже методов. Сайт KSU Surplus Property — Public Listings был создан для облегчения рекламы лишней собственности, которая не может быть использована другим отделением университета. Предметы, перечисленные на этом веб-сайте, должны предлагаться общественности на сумму, равную или превышающую сумму, указанную на внутреннем веб-сайте с объявлениями. Если товар не будет продан в течение семи дней, цены могут быть скорректированы или согласованы с заинтересованными сторонами.

Даже несмотря на то, что собственность, которая была определена как избыточная, может иметь небольшую ценность или не иметь ее, ее нельзя передавать отдельным сотрудникам, друзьям или семье, если они не соответствуют требованиям авторизованного Кодекса распоряжения 4, приведенного ниже. Все излишки государственного имущества должны быть проданы или иным образом отчуждены в течение одного года после даты, когда имущество становится избыточным.

Департаменты, желающие продать имущество путем обмена на покупку (код распоряжения KSU 1), должны связаться с отделом закупок KSU по телефону (785) 532-6214 для получения информации о процедурах покупки.

В случае утери или кражи собственности требуются немедленные действия. См. Инструкции в главе 3030 PPM.

Когда собственность продается внешней стороне, выручка от продажи собственности должна использоваться для поддержки программ колледжа, который ее продал. Объект доходов FIS R2260 должен использоваться для депонирования полученных средств. См. Главу 6110 PPM для получения дополнительных инструкций по внесению квитанций. Департамент должен записать на своей копии формы распоряжения имуществом полученный доход, если таковой имеется, метод и дату распоряжения, а также сохранить форму в файле для целей аудита.

После того, как отчуждение было санкционировано Отделом финансовых услуг, отдел должен использовать один из методов, перечисленных ниже, чтобы избавиться от собственности:

Код распоряжения 1 — разрешает продажу собственности путем обмена на покупку нового объекта недвижимости.

Код распоряжения 2 — разрешает отчуждение собственности по объявленной фиксированной цене. Этот метод может включать предложение через веб-сайт KSU Surplus Property — Public Listing или продажу тегов, спонсируемых факультетом университета.Если товар не был продан после того, как он был предложен по фиксированной цене на веб-сайте публичного листинга в течение семи дней, цена может быть согласована с любыми заинтересованными сторонами. Если собственность является специализированной по своему характеру и общественные интересы будут ограничены, собственность может быть реализована путем переговоров о цене с конкретными заинтересованными сторонами.

Код распоряжения 3 — разрешает продажу собственности посредством объявленной запечатанной заявки или объявленного открытого аукциона. Вопросы, касающиеся требований к аукционным услугам, следует направлять в отдел закупок KSU.

Код распоряжения 4 — разрешает отчуждение собственности путем дарения некоммерческим организациям, а также юридическим и физическим лицам, имеющим право на участие в Федеральной программе избыточного имущества.

Код утилизации 5 — разрешает утилизацию собственности путем изъятия частей, пригодных для использования, перед утилизацией, переработкой, продажей на свалку или использованием обычных вывозов мусора или свалок.

«Рекламируемый» означает распространяемый в виде публикации для общего тиража или каким-либо другим способом, с помощью которого широкий круг широкой публики может быть осведомлен о фиксированной цене, запечатанной заявке или возможности аукциона.Размещение уведомления на доске объявлений или отправка уведомления по ограниченному списку недопустимо. Могут быть сделаны исключения для специализированного оборудования, если общественный интерес ограничен.

.070 Распоряжение подаренными активами

Если имущество, подаренное KSU, напрямую или через Фонд KSU, отчуждается в течение трех лет после передачи имущества, требуется дополнительная отчетность IRS. В случаях, когда оценочная стоимость превышает 500 долларов и университет получил отчет об оценке (форма IRS 8283, раздел B), департамент, располагающий недвижимостью, должен заполнить и подать форму IRS 8282.Копия частично заполненной формы 8282 должна сопровождать форму распоряжения имуществом. После завершения отчуждения полную копию формы 8282 следует направить в Отдел финансовых услуг с указанием номера формы отчуждения.

.075 Выбытие скота

Перед утилизацией всего домашнего скота Университета необходимо получить разрешение Отдела финансовых услуг. Чтобы получить предварительное разрешение на утилизацию домашнего скота, департаменты будут следовать тем же процедурам, которые описаны в разделе.065 Распоряжение собственностью. В случае смерти животного форма распоряжения имуществом должна быть завершена после фактического отчуждения животного.

Альтернативные процедуры могут использоваться, когда животные являются частью стада. Департаменты, управляющие стадами, должны проводить физический учет и ежемесячную инвентаризацию животных или домашнего скота. Ежемесячная инвентаризация должна включать в себя счета-фактуры, квитанции о продажах и журналы регистрации смерти, в которых четко указаны дополнения и вычитания из инвентарных запасов.В инвентаре также должно быть четко указано физическое местонахождение животных или домашнего скота. Департаменты должны предоставить Отделу финансовых услуг копию своей годовой инвентаризации. Определение животного или домашнего скота должно включать крупный рогатый скот, овец, лошадей, свиней, птицу или любое другое живое или мертвое существо, принадлежащее штату Канзас и обычно требующее предоставления отчета Университетом для утилизации.

.080 Утилизация автомобильных лицензионных бирок

Автомобильный пул управления объектами ведет университетский инвентарный список лицензионных бирок.Это используется Центральным автомобильным пулом в Топике для оценки ежегодных сборов за продление регистрации. Чтобы обеспечить точность этих данных, департамент должен выполнить следующие действия, чтобы избавиться от ярлыков с автомобильными лицензиями.

1. Чтобы избавиться от транспортного средства с меткой, отправьте лицензионную бирку и фотокопию формы распоряжения имуществом, запрашивающей разрешение на продажу транспортного средства, в Автопарк управления объектами.
2. Если помеченный автомобиль передается между отделениями университета, отдел продаж / передачи должен направить копию заполненной формы передачи основных средств в автомобильный пул управления объектами.Существующий регистрационный титул и лицензионный ярлык могут быть переданы вместе с транспортным средством. Тег нельзя использовать ни на каком транспортном средстве, кроме того, которому он назначен.

Все изменения в инвентарном перечне автомобильных лицензий Университета должны быть представлены в Автопарк управления помещениями не позднее 1 декабря. Это обеспечит точное выставление счетов-фактур Центральным автопарком в Топике. Отделу, в инвентаре которого номерной знак транспортного средства будет указан после 1 декабря, будет выставлен счет на оплату ежегодного регистрационного сбора.

.085 Утилизация компьютеров и других электронных запоминающих устройств

Департамент несет ответственность за удаление всей конфиденциальной информации с компьютеров и других электронных запоминающих устройств до их утилизации после получения разрешения на утилизацию на месте. Дополнительные сведения см. В разделе «Политика очистки и удаления носителей PPM», глава 3436.

Если излишек компьютер или другое электронное запоминающее устройство подлежит передаче другому субъекту, лицензия (-и) на любое программное обеспечение, оставшееся на излишках (-ах), например, операционная система, должна передаваться принимающей организации, чтобы соблюдение лицензионных соглашений на программное обеспечение.Отдел передачи несет ответственность за то, чтобы никакие другие копии не были сохранены, если это не разрешено лицензионным соглашением (-ями).

.090 Ежегодные процедуры университета в отношении основных средств

После 1 марта Отдел финансовых услуг отправит каждому отделу список их записей основных средств со всеми зарегистрированными изменениями (добавления, передачи и удаления) до 31 декабря включительно. Пожалуйста, исправьте записи об основных средствах на 31 декабря, как объяснено в следующие параграфы.Начальник отдела подписывает свидетельство на последней странице списка основных средств и возвращает оригинал в Отдел финансовых услуг. Образец формы см. В главе 6510.210 PPM. Департамент должен хранить копию для своих файлов.

Вы можете провести инвентаризацию своего отдела в любое время в течение года и обновить этот список в соответствии с текущими записями отдела, или вы можете провести инвентаризацию после получения списка и обновить его соответствующим образом. Вы можете изменить большую часть информации, проведя линию через ошибку и введя исправление над ней.Вы не можете изменить номер объекта или стоимость единицы. Если вы считаете, что необходимо изменить эти поля, позвоните финансовому аналитику по телефону (785) 532-6525.

Каждому объекту основных средств должен быть присвоен номер свойства, если это вообще возможно. Если предметы были помечены, и бирки отвалились или исчезли, новые бирки должны быть размещены на основных средствах. Другими способами прикрепления номера собственности к предметам являются перманентный маркер или гравер по металлу.

Основные средства, приобретенные до 31 декабря, но не включенные в список, необходимо добавить в список, указав данные инвентаризации на последней странице.Вот некоторые примеры: предметы, оставленные по ошибке, предметы, изготовленные кафедрой, и подарки университету.

Основные средства не могут быть переданы или удалены из инвентаризации до тех пор, пока не будут представлены соответствующие формы, включая «Передача основных средств» для передачи другим факультетам университета, «Исправление в инвентарных записях собственности» для межведомственных передач или «Распоряжение имуществом». «для всех остальных видов утилизации. Если надлежащим образом утвержденный и заявленный перенос или удаление были ошибочно пропущены, обратитесь в Отдел финансовых услуг.

Окончательные копии инвентаризации основных средств на 30 июня подготавливаются Отделом финансовых услуг путем объединения запасов на 31 декабря, проверенных или скорректированных фактическим физическим подсчетом департаментов, с операциями с основными средствами с января по июнь. Уведомление по электронной почте отправляется на рассылку FASSETS-L, когда 30 июня становятся доступны окончательные отчеты об основных средствах. Отчеты находятся в Oracle-KSU FIS User- Reports на вкладке «Основные средства ZFA». Отчет об учете основных средств от 30 июня направляется в административный департамент Канзаса.

.100 Расходные материалы и товары / предметы капитального ремонта, закупленные для перепродажи

Отдел финансовых услуг запросит заполнение формы «Перечень расходных материалов и товаров / капитальных затрат, приобретенных для перепродажи» и представление ее в Отдел финансовых услуг до конца июля. Отчет об инвентаризации товаров 30 июня направляется в административный департамент Канзаса.

Каждый отдел должен подсчитать свои товары в наличии по состоянию на 30 июня и сообщить стоимость, основанную на фактических затратах, в сводной форме.Включайте только те расходные материалы, которые хранятся на складе или в шкафу для хранения полными партиями, еще не выданными для использования. Включите все товары, приобретенные для перепродажи, по их фактической стоимости.

Если стоимость расходных материалов отдела по состоянию на 30 июня составляет менее 5000 долларов, отдел может отметить соответствующую область в форме, подписать сертификат и вернуть его в Отдел финансовых услуг вместо того, чтобы заполнять детализацию стоимости. Департамент несет ответственность за ведение и учет расходных материалов по состоянию на 30 июня.

Расходные материалы — это статьи, классифицируемые по статье расходов KSU серии E3XXO. Это предметы, потребляемые в процессе эксплуатации, материалы и детали, используемые при техническом обслуживании и ремонте, мелкие инструменты и все другие предметы, отнесенные к статьям расходов E3XX0. Товары и статьи капитальных затрат, приобретенные для перепродажи, — это статьи, классифицированные в статьях расходов KSU E3980 или E4980, приобретенные с явно выраженным намерением перепродать другим подразделениям-пользователям.

.110 Подарки или передача имущества

Дарение или передача имущества должны быть одобрены руководителем соответствующего отдела и его деканом или директором до принятия имущества.Если справедливая рыночная стоимость подаренного имущества равна или превышает 5000 долларов, об этом следует сообщить в Отдел финансовых услуг в форме «Исправление к инвентарной описи собственности».

Если подарок повлечет за собой значительные финансовые обязательства, требующие от департамента (1) изыскания дополнительного государственного финансирования в размере 50 000 долларов или более или (2) внутреннего перераспределения 100 000 долларов или более, подарок должен быть рассмотрен Попечительским советом Канзаса. до принятия подарка по К.С.А. 76-724. Пожалуйста, свяжитесь с финансовым директором и директором по бюджетному планированию для получения дополнительной информации.

.120 вопросов

Вопросы по этой главе следует направлять финансовому аналитику по финансовой отчетности и управлению активами по телефону (785) 532-6525.

.130 Таблица кодов приобретения основных средств

Это двузначный цифровой код. Первая цифра указывает на источник финансирования. Вторая цифра указывает на состояние предмета при приобретении или у кого он был приобретен.

Первая цифра	Пояснение
0	Приобретено за счет государственных или нефедеральных фондов
1		672	Приобретено за счет местных средств (только местное агентство)
3	Приобретено на средства частных спонсоров (только спонсируемые проекты)
4
Вторая цифра	Пояснение
0	Приобретено до июля 1963 года
1	Приобретено
3	Приобретено в качестве подарка
4	Приобретено из избыточной собственности штата или федерального правительства
5	Передача из другого агентства штата Канзас	Приобретено за счет федеральных средств до декабря 1972 года
7	Приобретено за счет заемных средств
8	Имущество, предоставленное в кредит в пользу KSU	901	Произведено отделом

ПРИМЕЧАНИЕ. Код приобретения появится в Части 1 Ежемесячного отчета об основных активах в столбце «Код ФА Src», если использовались федеральные средства.

ПРИМЕЧАНИЕ: Местные фонды (2X) относятся только к отделениям местных агентств.

.140 Таблица кодов городов

Список всех действующих кодов городов можно найти на странице 19 Руководства по политике и процедурам Отдела счетов и отчетов Топики, регистрационный номер 13 001.

.150 Таблица строительных норм

См. Таблицу строительных норм.

Управление активами для предприятий водоснабжения и канализации

На этой странице:

Обзор управления активами

Обновление и замена национальной инфраструктуры водоснабжения является постоянной задачей.Управление активами может помочь коммунальному предприятию максимизировать стоимость своего капитала, а также затраты на его операции и техническое обслуживание.

Управление активами предоставляет менеджерам коммунальных предприятий и лицам, принимающим решения, важную информацию о капитальных активах и сроках инвестиций. Некоторые ключевые шаги для управления активами — это инвентаризация критически важных активов, оценка их состояния и производительности, а также разработка планов обслуживания, ремонта и замены активов и финансирования этой деятельности.

Что такое управление активами?

Управление активами — это система управления технологическим водоснабжением и сточными водами, которую можно использовать для обеспечения возможности проведения планового технического обслуживания и основных средств (насосов, двигателей, труб и т. Д.).) могут быть отремонтированы, заменены или модернизированы вовремя и что на это достаточно денег.

Управление активами — это практика управления капитальными активами инфраструктуры для минимизации общих затрат на владение этими активами и их эксплуатацию при обеспечении желаемых уровней обслуживания. Многие коммунальные предприятия используют управление активами для создания устойчивой инфраструктуры. Эффективная программа управления активами включает в себя подробные инвентаризации активов, задачи по эксплуатации и техническому обслуживанию, а также долгосрочное финансовое планирование.

Каждая коммунальная компания несет ответственность за то, чтобы ее система оставалась в хорошем рабочем состоянии, независимо от возраста ее компонентов или наличия дополнительных средств. Программы управления активами с достоверными данными, включая атрибуты активов (например, возраст, состояние и критичность), расчет стоимости жизненного цикла, упреждающие операции и техническое обслуживание, а также планы замены капиталовложений, основанные на анализе затрат и выгод, могут быть наиболее эффективным методом удовлетворения требований. этот вызов.

Каковы преимущества управления активами?

Примеры результатов, которые могут быть достигнуты коммунальными предприятиями посредством управления активами:

Продление срока службы активов и улучшение решений по реабилитации, ремонту и замене активов
Удовлетворение потребностей потребителей с упором на устойчивость системы
Установление ставок на основе рационального операционного и финансового планирования
Составление бюджета с упором на критически важные виды деятельности для обеспечения стабильной производительности
Соответствие сервисным ожиданиям и нормативным требованиям
Улучшение реагирования на чрезвычайные ситуации
Повышение безопасности и сохранности активов
Снижение общих затрат как на производство, так и на капитальные затраты

Какие элементы практики управления активами?

Управление активами основано на пяти основных вопросах, которые составляют основу многих передовых методов управления активами:

Каково текущее состояние моих активов?
Какой у меня требуемый «устойчивый» уровень обслуживания?
Какие активы критически важны для стабильной работы?
Каковы мои минимальные затраты за жизненный цикл?
Какая моя лучшая стратегия долгосрочного финансирования?

EPA Asset Management: A Best Practices Guide (PDF) (4 стр., 242 K, About PDF) исследует пять основных вопросов и лучшие практики по каждому из них.Это руководство предназначено для владельцев, менеджеров и операторов систем водоснабжения общего пользования, местных должностных лиц, поставщиков технической помощи и государственного персонала.

Кто должен заниматься управлением активами?

Управление активами — это масштабируемый подход, который может использоваться системами любого размера. Независимо от того, работает ли небольшая система питьевой воды, обслуживающая 50 клиентов, или системы питьевой воды и сточных вод в крупнейших городах, управление активами означает разработку долгосрочного плана по обеспечению устойчивости этих систем и предоставляемых ими услуг.

Управление активами также используется в других секторах, где необходимо долгосрочное управление инфраструктурой, например, в транспортном и жилищном секторах. Некоторые ведущие сообщества внедряют межотраслевые программы управления активами, в которых инвестиции в инфраструктуру координируются и распределяются по приоритетам в различных областях инфраструктуры.

Семинары по управлению активами

Материалы семинара по расширенному управлению активами

Интернет-тренинг по управлению активами

Программа проверки EPA для малых систем (CUPSS) Модули самостоятельного обучения — CUPSS — это устаревшее программное приложение, которое было разработано более 10 лет назад для оказания помощи предприятиям водоснабжения и канализации в реализации плана управления активами.Хотя инструмент еще доступен для использования, он больше не обновляется и может быть несовместим с новейшими компьютерными операционными системами. Дополнительные инструменты и ресурсы для управления активами можно найти по адресу:
Вирджиния Tech’s Sustainable Water Infrastructure Asset Management Online Non-Degree Program — Департамент гражданской и экологической инженерии в Virginia Tech в партнерстве с EPA, GHD Consulting и Water Environment Research Foundation предлагает программу сертификации по основам устойчивой водной инфраструктуры. управление активами.

Ресурсы по управлению активами

Ресурсы по управлению активами Агентства по охране окружающей среды

Управление активами: руководство по передовой практике (PDF) (4 стр., 242 КБ, о PDF) — В этом руководстве объясняется, что такое управление активами, преимущества управления активами, передовой опыт управления активами и способы реализации плана управления активами. Он предназначен для владельцев, менеджеров и операторов общественных систем водоснабжения, местных чиновников, поставщиков технической помощи и государственного персонала.
Создание группы управления активами (PDF) (2 стр., 155 КБ, О PDF) — В этом руководстве объясняется, как наличие группы может помочь вашей системе успешно реализовать управление активами и компоненты успешной команды управления активами.Он предназначен для местных чиновников, владельцев и операторов общественных систем водоснабжения, поставщиков технической помощи и государственного персонала.
Asset Management: A Handbook for Small Public Water Systems — STEP Guide Series — Узнайте, как провести инвентаризацию активов системы и разработать долгосрочный план технического обслуживания, чтобы сэкономить деньги и избежать неожиданных проблем.
Программы управления активами для ливневых и канализационных систем: преодоление препятствий на пути разработки и внедрения — В этом документе представлена информация из тематических исследований и вклад коммунальных предприятий на различных этапах реализации программы управления активами.

Ресурсы партнеров по управлению активами

Следующие ссылки выходят с сайта

Фонд исследования водной среды (WERF) Программа устойчивого управления инфраструктурой (SIMPLE) — Интернет-инструмент, помогающий предприятиям по очистке сточных вод узнать об активе жизненного цикла планы управления. Доступ для членов WERF бесплатный.
Руководство по управлению активами Центра экологического финансирования Нью-Мексико (PDF) (112 стр., 1,1 МБ, О программе в формате PDF) — Предоставляет практическую дорожную карту для реализации программы управления активами.
Мэрилендский центр экологического обучения (MCET) — Центр разработал Руководство по управлению активами для предприятий канализации и Набор инструментов для инструкторов для программного обеспечения Total Enterprise Asset Management Systems (TEAMS). Этот инструментарий учит принципам управления активами и знакомит с программным обеспечением с открытым исходным кодом (TEAMS), поддерживающим предприятия по очистке сточных вод.
Вирджиния Tech’s Sustainable Water Infrastructure Asset Management Online Non-Degree Program — Департамент гражданской и экологической инженерии в Virginia Tech в партнерстве с EPA, GHD Consulting and Water Environment Research Foundation (WERF) предлагает программу сертификации по основам устойчивого развития. управление активами водной инфраструктуры.
Liquid Assets: The Story of Our Water Infrastructure — Общественные средства массовой информации и информационно-пропагандистская инициатива для информирования нации о роли водной инфраструктуры в защите здоровья населения и содействии экономическому процветанию. Сочетая 90-минутный документальный фильм с инструментарием сообщества для содействия участию местного населения, Liquid Assets исследует историю, инженерные, политические и экономические проблемы нашей инфраструктуры водоснабжения и вовлекает общины в обсуждение на местном уровне вопросов водоснабжения и канализации.

Разрешения на управление активами в Национальной системе ликвидации выбросов загрязняющих веществ (NPDES)

Муниципалитеты по всей стране сталкиваются с непростой задачей по управлению своими стареющими канализационными и ливневыми системами в условиях роста городского населения, строгих требований по защите качества воды и проблем с отказоустойчивостью . Муниципалитетам часто бывает трудно обеспечить финансирование для улучшения или замены инфраструктуры или поддерживать существующие уровни финансирования.Планирование управления активами — проверенный инструмент для поддержания и повышения уровня обслуживания систем сточных и ливневых вод, а также планирования обновления и модернизации систем.

Программа NPDES регулирует точечные источники, которые сбрасывают загрязнители в воды США, и служит для стандартизации практик, связанных с эксплуатацией и обслуживанием канализационных и ливневых систем сбора.

Включение положений о планировании управления активами в разрешения NPDES — в этом документе излагаются преимущества и основы решения вопросов управления активами в разрешениях NPDES.Он также предлагает потенциальные формулировки и методы реализации для включения в разрешения.

Примеры из практики — В тематических исследованиях изучается опыт нескольких муниципалитетов на различных этапах внедрения методов управления активами: Folsom California; Саут-Плэйсер, Калифорния; Южный Сан-Франциско, Калифорния; Сан-Диего, Калифорния; Миннеаполис, Миннесота; и Гранд-Рапидс, штат Мичиган.

Отслеживание запасов | Финансы и бизнес

Пошаговые инструкции по заполнению инвентаризации оборудования.

Физические запасы требуются только для предметов с первоначальной стоимостью приобретения, равной или превышающей текущий порог оборудования в 5000 долларов.

Физические запасы подлежат оплате 31 октября каждого второго года. Каждому кастодиальному коду присваивается сертификационный цикл 1 или цикл 2:

Цикл 1 Запасы кода хранения должны быть произведены 31 октября года с нечетным номером лет.
Цикл 2 Запасы кода хранения должны быть произведены 31 октября года с четными номерами лет.

Примечание. Центры затрат — это больница UCDMC (диаграмма H), эквивалентная кодам опеки университетского городка.

↑ Начало

Шаг 1. Определите, требуется ли инвентаризация

Что делать

Как это сделать

A. Определите ваши коды опеки

Используйте поиск кода хранения активов в KFS:

На вкладке «Главное меню» в разделе «Управление капитальными активами» щелкните ссылку Код депозита активов .
В поле Описание опекуна введите название вашего отдела. Лучше всего ввести часть названия отдела с подстановочными знаками (*) до и после названия, а затем нажать кнопку Search .
- Результаты поиска будут включать идентификатор пользователя представителя актива и учетную запись, присвоенную коду хранения.
- Если вы являетесь представителем актива, которому назначен кастодиальный код, также будет доступна ссылка Изменить .Как представитель актива, которому назначен кастодиальный код, вы можете щелкнуть ссылку Edit , чтобы получить доступ к документу Asset Custodial Code , чтобы внести изменения в информацию по умолчанию для кастодиального кода. Вы также можете назначить делегатов активов (до 3 человек) для оказания помощи в завершении инвентаризации для этого конкретного кода хранения.

B. Пересмотреть список кодов хранения, подлежащих уплате

Физическая инвентаризация должна производиться каждые два года 31.10.Результаты поиска Поиск кода хранения активов показывают, требуется ли код хранения для инвентаризации в:
- Нечетные годы ( Код типа цикла инвентаризации 01 )
- Четные годы ( Код типа цикла инвентаризации 02 ).

↑ Вверх

Шаг 2: Определите оборудование, которому присвоен код хранения

Что делать

Как это сделать

А.Проведите инвентаризацию оборудования (375)

Введите кастодиальный код в поля Custodial Code Range . Если вы ищете ТОЛЬКО один код хранения, введите ОДИН код в ОБЕИХ полях
Используйте поле Группа инвентаризации оборудования для сортировки по различным критериям.
Использовать пороговый фильтр оборудования
, чтобы определить, какие элементы вы хотите увидеть. В целях сертификации оборудования вы несете ответственность за физическую проверку всех элементов на уровне или выше порогового значения оборудования.
Таблица Формат часто лучше всего использовать для обработки инвентаризации.
Нажмите кнопку Обработать запрос .

Примечание : при выполнении запроса 375 из поля Организация учетной записи владельца необходимо ввести код организации, назначенный организации верхнего уровня для этой учетной записи владельца. Например, если учетная запись назначена коду организации ACCT, но организация верхнего уровня, которой ACCT отчитывается, является VFRM, VFRM следует ввести в это поле.

↑ Вверх

Шаг 3. Проведите физический осмотр

Что делать

Как это сделать

A. Физически найдите и просмотрите предметы с первоначальной стоимостью приобретения 5000 долларов или выше, указанные в инвентарной описи. Экран на предмет лишнего.

Физически просмотрите каждый актив в отчете 375. Проверять:

Номер тега UCOP * (это номер, напечатанный на наклейке объекта UC Davis)
Описание
Производитель
Номер модели
Серийный номер
Местоположение (проверьте ОБЕ здание И комнату **)
Код состояния (см. Список определений кодов состояния)
Наклейка об активах находится на лицевой стороне изделия
Главный исследователь *** (необязательно)

Отметьте любое дополнительное оборудование, которое вы наблюдаете, которое не отображается в вашем отчете по оборудованию, но, по вашему мнению, должно.

Отметьте любые ненужные / неиспользованные предметы.

ПРИМЕЧАНИЯ:

* Номер актива присваивается системой KFS, но НЕ печатается на наклейке актива.
** В рамках проверки местоположения необходимо подтвердить здание И помещение. Помещения, как и здания, необходимо выбирать на экране поиска ( Поиск помещений, ).
*** В поле «Главный исследователь » используются стандартизированные данные из поиска человек в KFS. Дополнительные сведения об использовании этого поиска см. На странице справки документа Asset .
Номер заказа на поставку недоступен в отчете 375. Активы не могут быть связаны с одним заказом на поставку (ЗП) , а ЗП не могут быть связаны с одним активом, поэтому это поле не было бы точным, если бы оно было включено в отчет. Чтобы найти информацию о ЗП для актива:
1. В главном меню KFS нажмите Поиск платежей актива .
2. Введите UCOP Tag # .
3. Щелкните Поиск .

Б.Обратите внимание на любые изменения / несоответствия

Расхождения по любому из вышеперечисленных пунктов должны быть отмечены в отчете об оборудовании. Эта информация понадобится для обновления информации в CAMS.
Отметьте любые элементы, которые не могут быть учтены в отчете. Соответствующие документы необходимо будет заполнить в CAMS после завершения инвентаризации.

↑ Вверх

Шаг 4. Правильно утилизируйте излишки

Что делать

Как это сделать

А.Пользователи кампуса связываются с Aggie Surplus.

Департаменты не имеют права напрямую распоряжаться оборудованием. Отделы Кодекса опеки кампуса и медицинской школы должны выполнить следующие действия:

Ознакомьтесь с инструкциями по утилизации на веб-сайте Aggie Surplus.
В отношении любых ненужных предметов заполните форму запроса на обслуживание Aggie Surplus.
Если у Aggie Surplus есть рынок для актива, заполните форму Aggie Surplus Excess / Surplus Property (доступно в UCD Buy, каталог № 71461-230).Aggie Surplus договорится с вашим отделом о передаче актива. Aggie Surplus инициирует документ Asset Transfer Global для перевода актива на соответствующий кастодиальный код Aggie Surplus.
Если у Aggie Surplus нет рынка для актива, и отдел желает избавиться от этого предмета, Aggie Surplus создаст глобальный документ о списании активов (AR) в KFS. Договоритесь с Aggie Surplus о том, чтобы забрать его через Salvage Operation.
Если ваш отдел решит разделить («изъять») оборудование для использования в другом оборудовании, Aggie Surplus создаст глобальный документ о списании активов.Департамент должен договориться с Aggie Surplus о вывозе оставшихся деталей.

B. Пользователи UCDMC (Центры затрат диаграммы H) обрабатывают перевод активов в UCDMC Surplus Warehouse для запрошенного списания.

Департаменты не имеют права напрямую распоряжаться оборудованием. Подразделения UCDMC (Chart H Cost Center) должны выполнить следующие шаги:

Заполните документ Asset Transfer Global , чтобы перенести все ненужные / избыточные запасы на склад излишков UCDMC.Кастодиальный код (МВЗ) для склада — 9993 . Документ будет автоматически перенаправлен Хайме Лозано, представителю актива в Центре затрат 9993. Документ необходимо будет перенаправить в произвольном порядке в зависимости от типа актива, запрашиваемого для выбытия:
- Медицинское оборудование: Специально направьте документ как FYI Джоэлен Родригес (идентификатор пользователя: JOELENE) в UCDHS Clinical Engineering.
- Все остальные запросы на утилизацию: Специальная маршрутизация не требуется.

↑ Вверх

Шаг 5. Обновите CAMS

Что делать

Как это сделать

A. Заполните документ Актив для обновлений оборудования

Документ об активах можно использовать для обновления информации, такой как серийный номер, производитель и номер модели. Его также можно использовать для обработки:

Заем / возврат оборудования: Используйте этот документ, чтобы сообщить об активах, которые физически переданы в аренду физическим лицам за пределами вашего отдела (код хранения), включая преподавателей, сотрудников, студентов или сторонние учреждения на период от года или дольше.ПЕРЕД оформлением ссуды на оборудование, пожалуйста, ознакомьтесь с требованиями к утверждению ссуд сторонним организациям и ссуд на оборудование, приобретенное за счет внешних фондов.
Для всех займов и большинства перемещений оборудования необходимо заполнить, подписать и прикрепить в электронном виде к вашему документу KFS форму Разрешение на перемещение или удаление собственности UCD .
Передача актива: Используйте этот документ для передачи актива на вашем оборудовании, который необходимо переместить в другой код депозита.

B. Заполните документы CAMS

Asset Transfer Global — Используйте этот документ, если у вас есть НЕСКОЛЬКО активов в отчете об оборудовании, которые необходимо переместить в другой код хранения.
Глобальное списание активов — Используйте этот документ, чтобы исключить пропавшие / украденные предметы из отчета об оборудовании.
Asset Global (Добавить) — Используйте этот документ для добавления любых элементов ниже порогового уровня оборудования, которые ваш отдел желает отслеживать.Этот документ также следует использовать для любых неприобретенных оборудования, приобретенных (например, ссуды или подарки) у сторонних агентств.
Местоположение актива Глобальное — Используйте этот документ для одновременного обновления местоположения актива (информации о помещении и здании) в активе (или группе активов).

↑ Вверх

Шаг 6. Завершите сертификацию оборудования

Что делать

Как это сделать

А.

By alexxlab24.02.1970РазноеLeave a Comment

Какой вид активов можно инвентаризировать раз в три года: Инвентаризация 2021 перед составлением годовой отчетности 2020, сроки проведения, порядок, этапы

Сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности в 2021 году

Законодательные основы

Состав инвентаризируемого имущества

Когда проводить инвентаризацию?

Этапы проведения мероприятия

Шаг № 1. Издаем приказ о проведении инвентаризации

Образец приказа

Шаг №2.

Образец расписки

Шаг №3. Основной этап проверки

Шаг №4. Оформляем результаты

Образец ведомости

Приказ

Расписка

Ведомость

Инвентаризация имущества и обязательств / КонсультантПлюс

Что такое инвентаризация и в каких случаях она проводится

Что такое инвентаризация?

Когда проведение инвентаризации обязательно?

Какие виды инвентаризации существуют

Что проверяется при инвентаризации?

Процедура проведения инвентаризации

Подводим итоги

24. Обязательное проведение инвентаризации. Бухгалтерский учет: Шпаргалка

Читайте также

1. Виды инвентаризации

1.7. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

40. Виды инвентаризации

85. Понятие инвентаризации и ее виды

86. Сроки проведения инвентаризации

87. Этапы инвентаризации

88. Отражение результатов инвентаризации в учет

4.16. Выявление излишков материалов при инвентаризации

Порядок оформления результатов инвентаризации

25. Виды инвентаризации. оформление результатов инвентаризации

35. СБОР ДОКАЗАТЕЛЬСТВ ПРИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Проведение инвентаризации основных средств

Проведение инвентаризации расчетов

Проведение инвентаризации хранящихся на складе ценностей

2.3.6. Проведение инвентаризации в учреждениях здравоохранения (3-й ур.)

Проведение инвентаризации

Закон О бухгалтерском учете. Статья 11. Инвентаризация активов и обязательств 2016-2021г. ЮрИнспекция

Инвентаризация перед сдачей годовой отчетности

Кому и зачем нужно проводить инвентаризацию в конце года

Что и в какие сроки нужно считать

Как провести годовую инвентаризацию: пошаговый план

Определение долгосрочных активов

Что такое долгосрочные активы?

Понимание долгосрочных активов

Текущие и долгосрочные активы

Амортизация долгосрочных активов

Ограничения долгосрочных активов

Пример из реального мира

Оборотные и внеоборотные активы: разница

Оборотные и внеоборотные активы как статьи баланса

Понимание краткосрочных и долгосрочных активов

Оборотные активы: краткосрочные

Внеоборотные активы: долгосрочные

Чем отличаются оборотные и внеоборотные активы: быстрый взгляд

Типы активов — AccountingTools

Типы оборотных активов

Типы внеоборотных активов

Инвестиционные активы

Материальные и нематериальные активы

Связанные курсы

12.30 Проведение материальных запасов | Финансовая политика

Опись имущества

Опись имущества

Глава 6510

Исправлено 19 января 2016 г .; 11 октября 2017 г .; 9 июля 2021 г.

.020 Обязанности

.025 Предметы недвижимости стоимостью менее 5000 долларов США

.030 Использование университетской собственности вне кампуса

.040 Номера объектов недвижимости

.050 Ежемесячный отчет об основных активах

.060 Передача основных средств

.065 Распоряжение имуществом

.070 Распоряжение подаренными активами

.075 Выбытие скота